Thomas Kreutzer, Die Neuerschließung der Baurechtsakten im

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b) Verzeichnung. Die Neuerschließung verfolgt zum einen das äußere Ziel, ein
einheitliches Signatursystem für den gesamten Bestand zu schaffen, um damit die
bisherige Ordnung nach mehreren Signaturgruppen zu überwinden. Zum anderen gilt es,
gewisse inhaltliche Besonderheiten und Schwierigkeiten zu berücksichtigen, die für die
künftige Benutzung von Interesse sein dürften und den Grundsätzen einer modernen
Erschließung Genüge leisten.
Eine typischer Vorgang innerhalb einer Baurechtsakte enthält in chronologischer Ordnung
(von unten nach oben) fast immer Baupläne (im allgemeinen mit Angabe des Architekten),
Lagepläne, den Antrag auf Baugenehmigung (mit Angaben zu Bauherr, Architekt,
Grundstück, Art der Baumaßnahme und Bauwert) und die abschließende Genehmigung
oder Ablehnung des Baus von Seiten des Baurechtsamtes (mit erteilten Auflagen und mit
Begründung im Falle einer Ablehnung); bei den älteren Akten bis ins frühe 20. Jahrhundert
sind meist Protokolle der beteiligten Behörden über die Verhandlung der Baugesuche
vorhanden. Zu diesem Grundbestand kommen häufig ergänzende Schriftstücke wie
Baukontrollunterlagen, interne Vermerke und Notizen, Korrespondenzen,
Einspruchsverfahren und Empfangsquittungen, seltener statische Berechnungen 67 und
Photos hinzu. Die einzelnen Vorgänge bzw. Bauvorhaben werden in einem Aktenbüschel
meist chronologisch (mit dem jüngsten Fall oben) abgelegt, was vor allem dann zu
Problemen beim Ausheben führt, wenn in der Akte mehrere Hausnummern
zusammengefasst sind, so dass bei der Suche nach einem bestimmten Grundstück alles
durchgeschaut werden muss. Die zeitliche Reihung wird aber insbesondere bei
mehrteiligen Aktenbüscheln nicht immer eingehalten.
Für die Verzeichnung stellt sich grundsätzlich das Problem der Tiefenschärfe, die
angestrebt werden soll, um den Bestand und seine Inhalte angemessen zu erfassen, und
dabei in erster Linie die Frage, welche Informationen außer Straßenname und
Hausnummer im Findbuch erscheinen sollen: Hinsichtlich der Laufzeiten und der daraus
resultierenden Sperrfristen erscheint es wenig sinnvoll, für Aktenbüschel, die mehrere
Grundstücke bzw. Hausnummern erfassen, eine Gesamtlaufzeit anzugeben, wie es bei der
Verzeichnung der Magazin-Kartei geschieht; über das Ziel hinausgeschossen ist dagegen
die im Findbuch geübte Praxis, die verschiedenen Laufzeiten der Vorgänge innerhalb eines
Büschels anzugeben, da sich hier jede (Bestell-)Einheit sowieso nur auf ein bestimmtes
67 Die Statikunterlagen, die seit mehr als 10 Jahren mikroverfilmt werden, wurden früher im allgemeinen
nicht zusammen mit den übrigen Baurechtsakten abgegeben, sondern von der Behörde entsorgt. Eine
Archivierung der Mikrofiches wie auch der noch vorhandenen älteren Originalakten ist von Seiten des
Transferarbeit Kreutzer.doc 02.04.2004 12:14