Thomas Kreutzer, Die NeuerschlieÃung der Baurechtsakten im
Thomas Kreutzer, Die NeuerschlieÃung der Baurechtsakten im
Thomas Kreutzer, Die NeuerschlieÃung der Baurechtsakten im
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b) Verzeichnung. <strong>Die</strong> Neuerschließung verfolgt zum einen das äußere Ziel, ein<br />
einheitliches Signatursystem für den gesamten Bestand zu schaffen, um damit die<br />
bisherige Ordnung nach mehreren Signaturgruppen zu überwinden. Zum an<strong>der</strong>en gilt es,<br />
gewisse inhaltliche Beson<strong>der</strong>heiten und Schwierigkeiten zu berücksichtigen, die für die<br />
künftige Benutzung von Interesse sein dürften und den Grundsätzen einer mo<strong>der</strong>nen<br />
Erschließung Genüge leisten.<br />
Eine typischer Vorgang innerhalb einer Baurechtsakte enthält in chronologischer Ordnung<br />
(von unten nach oben) fast <strong>im</strong>mer Baupläne (<strong>im</strong> allgemeinen mit Angabe des Architekten),<br />
Lagepläne, den Antrag auf Baugenehmigung (mit Angaben zu Bauherr, Architekt,<br />
Grundstück, Art <strong>der</strong> Baumaßnahme und Bauwert) und die abschließende Genehmigung<br />
o<strong>der</strong> Ablehnung des Baus von Seiten des Baurechtsamtes (mit erteilten Auflagen und mit<br />
Begründung <strong>im</strong> Falle einer Ablehnung); bei den älteren Akten bis ins frühe 20. Jahrhun<strong>der</strong>t<br />
sind meist Protokolle <strong>der</strong> beteiligten Behörden über die Verhandlung <strong>der</strong> Baugesuche<br />
vorhanden. Zu diesem Grundbestand kommen häufig ergänzende Schriftstücke wie<br />
Baukontrollunterlagen, interne Vermerke und Notizen, Korrespondenzen,<br />
Einspruchsverfahren und Empfangsquittungen, seltener statische Berechnungen 67 und<br />
Photos hinzu. <strong>Die</strong> einzelnen Vorgänge bzw. Bauvorhaben werden in einem Aktenbüschel<br />
meist chronologisch (mit dem jüngsten Fall oben) abgelegt, was vor allem dann zu<br />
Problemen be<strong>im</strong> Ausheben führt, wenn in <strong>der</strong> Akte mehrere Hausnummern<br />
zusammengefasst sind, so dass bei <strong>der</strong> Suche nach einem best<strong>im</strong>mten Grundstück alles<br />
durchgeschaut werden muss. <strong>Die</strong> zeitliche Reihung wird aber insbeson<strong>der</strong>e bei<br />
mehrteiligen Aktenbüscheln nicht <strong>im</strong>mer eingehalten.<br />
Für die Verzeichnung stellt sich grundsätzlich das Problem <strong>der</strong> Tiefenschärfe, die<br />
angestrebt werden soll, um den Bestand und seine Inhalte angemessen zu erfassen, und<br />
dabei in erster Linie die Frage, welche Informationen außer Straßenname und<br />
Hausnummer <strong>im</strong> Findbuch erscheinen sollen: Hinsichtlich <strong>der</strong> Laufzeiten und <strong>der</strong> daraus<br />
resultierenden Sperrfristen erscheint es wenig sinnvoll, für Aktenbüschel, die mehrere<br />
Grundstücke bzw. Hausnummern erfassen, eine Gesamtlaufzeit anzugeben, wie es bei <strong>der</strong><br />
Verzeichnung <strong>der</strong> Magazin-Kartei geschieht; über das Ziel hinausgeschossen ist dagegen<br />
die <strong>im</strong> Findbuch geübte Praxis, die verschiedenen Laufzeiten <strong>der</strong> Vorgänge innerhalb eines<br />
Büschels anzugeben, da sich hier jede (Bestell-)Einheit sowieso nur auf ein best<strong>im</strong>mtes<br />
67 <strong>Die</strong> Statikunterlagen, die seit mehr als 10 Jahren mikroverfilmt werden, wurden früher <strong>im</strong> allgemeinen<br />
nicht zusammen mit den übrigen <strong>Baurechtsakten</strong> abgegeben, son<strong>der</strong>n von <strong>der</strong> Behörde entsorgt. Eine<br />
Archivierung <strong>der</strong> Mikrofiches wie auch <strong>der</strong> noch vorhandenen älteren Originalakten ist von Seiten des<br />
Transferarbeit <strong>Kreutzer</strong>.doc 02.04.2004 12:14