Thomas Kreutzer, Die Neuerschließung der Baurechtsakten im

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zu können. Ergänzt wird diese Sammlung durch Listen mit Laufzeiten, die den im Lesesaal
aufbewahrten älteren Legscheinen entnommen sind.
5.5. Vorgehensweise bei der Projektplanung
Im Stadtarchiv stehen mehrere Informationsquellen zur Verfügung, die für die vorliegende
Analyse ausgewertet wurden. Der anfallende Schriftverkehr zum Baurechtsamt und seinen
Akten befindet sich vornehmlich in den Ordnern „Baurechtsamt 1-...“ und „7051.
Erfassung und Übernahme von Schriftgut städtischer Dienststellen. Baurechtsamt“ im
Repertorienzimmer im Magazingebäude sowie in der Registratur im Hauptgebäude, jedoch
werden Mitteilungen des Baurechtsamtes über bevorstehende Gebäudeabbrüche von einem
Mitarbeiter getrennt verwahrt. Ältere Unterlagen bis in die 1960er Jahre sind in der
Altregistratur des Stadtarchivs im Magazingebäude enthalten. Durch Gespräche mit den
Mitarbeitern konnten Auskünfte über konkrete Schwierigkeiten beim alltäglichen Umgang
mit den Baurechstakten und Vorschläge zur Verbesserung der Situation eingeholt werden,
mit zum Teil aufschlussreichen Ergebnissen hinsichtlich des unterschiedlichen
Informationsstands. Unklarheiten bezüglich der Signaturvergabe und der Feuerbacher
Ablieferungen konnten zudem über ein Telefonat mit dem Baurechtsamt ausgeräumt
werden. Die Aussagekraft und Nutzbarkeit der Findmittel im Verhältnis zum Bestand
wurde über den eingehenden Vergleich von Karteien, Findbuch und Abgabelisten sowie
durch stichprobenartige Einsichtnahme in die Akten untersucht. Eine weitergehende,
systematische Autopsie, bei der die verschiedenen Signaturgruppen, Ablieferungsdaten
und Verzeichnungszustände zu berücksichtigen waren, wurde zur Klärung des
tatsächlichen Ordnungszustands der Akten unternommen.
5.6. Problemfelder: Benutzung, Verzeichnung, Bestandserhaltung
Bei der Bearbeitung des Baurechtsaktenbestandes ergeben sich in den Bereichen
Benutzung, Verzeichnung, Bestandserhaltung und Behördengeschichte 66 jeweils
spezifische Probleme, die im Rahmen einer Neuverzeichnung berücksichtigt und daher im
Vorfeld möglichst genau identifiziert werden müssen.
a) Benutzung. Die Mangelhaftigkeit der Findmittel stellt aus Sicht der Benutzung das
dringendste Problem des ganzen Bestandes dar, denn der dadurch bedingte Zeitverlust bei
Recherche, Bestellung und Aushebung wirkt sich auf Archivbenutzer und Personal
gleichermaßen aus. Hinzu kommen erhebliche Informationslücken im inhaltlichen Bereich
66 Zur Behördengeschichte siehe oben Punkt 5.2.
Transferarbeit Kreutzer.doc 02.04.2004 12:14