Thomas Kreutzer, Die NeuerschlieÃung der Baurechtsakten im

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16 laufenden Dienstgeschäft heraus, als auch über externe (,fachfremde’) Kräfte, also über ABM, Werkverträge, Praktikanten oder Auszubildende, bewältigt werden. Die Darstellung der Bestands- und Behördengeschichte im Findbuch müsste in solchen Fällen allerdings von demjenigen, der zuvor schon die Bestandsanalyse durchgeführt hat, übernommen werden. Zusätzlich ermöglicht eine eindeutige sachliche und zeitliche Abgrenzung auch die komplette Auslagerung eines Projekts durch Vergabe an auswärtige Dienstleister (,outsourcing’) oder zumindest die Einwerbung von zusätzlichen, konkret gebundenen Geldmitteln. Abgesehen von Drittmitteln für wissenschaftlich gestützte Projekte ließe sich dabei an Zuschüsse von historischen Vereinen, Berufsverbänden - im Falle der Bauakten käme z. B. ein Architektenverband in Betracht - oder unter Umständen der abliefernden Behörde denken, aber auch an Sponsoring durch Wirtschaftsunternehmen, welches sich allerdings wegen der relativ bescheidenen Publikumswirkung von Erschließungsprojekten und des zusätzlich notwendigen Planungsaufwandes eher schwierig gestalten dürfte. 42 4. Der Umgang mit Baurechtsakten Unter dem allgemeinen Begriff der Bauakten können ganz verschiedene Arten von Unterlagen unterschiedlicher Provenienz verstanden werden. 43 Es handelt sich dabei um Aktenschriftgut, Karten, Skizzen, Pläne, Photos, Mikrofiches und elektronische Dateien, die im Zusammenhang mit einer umfassenden Städteplanung sowie mit Planung, Vermessung, Genehmigung, Ausführung, Beaufsichtigung und Unterhalt von Bauwerken jeder Form bei mehreren Behörden auf unterschiedlichen Verwaltungsebenen, bei Wirtschaftunternehmen und bei sonstigen privaten Bauherren entstehen. In dieser Gruppe nehmen die Akten der Bauaufsichts- bzw. Baurechtsämter als unteren Verwaltungsbehörden in Städten und Gemeinden, bei denen vor allem die Aufgaben Baugenehmigung, -prüfung und -aufsicht zusammenlaufen, vom Gesamtumfang her den größten Raum ein, da sie sämtliche Bauvorhaben im Zuständigkeitsbereich, seien sie 42 Zu letzterem vgl. Frank MEININGER, Möglichkeiten, Grenzen und Praxis des Sponsoring der Öffentlichen Verwaltung. Die Öffentliche Verwaltung in ihrer Eigenschaft als Sponsor und Gesponserte. Verw. Diss., Speyer 2000, bes. S. 105-12. 43 Vgl. zum folgenden grundlegend Dietmar FLACH, Die Archivierung von Bauakten und Bauplänen aus der Sicht der Landesarchivare, in: Unsere Archive. Mitteilungen aus den Rheinland-Pfälzischen und Saarländischen Archiven H. 17 (1982), S. 5-10; Doris BRAUN, Die Archivierung von Bauakten und Bauplänen aus der Sicht der Stadtarchivare, in: Ebd., S. 10-11; Barbara GÜNTHER, Die Archivierung von Bauakten und Bauplänen aus der Sicht der Kirchenarchivare, in: Ebd., S. 11-12; Robert KRETZSCHMAR, „Dauernd beim Hochbauamt aufzubewahren“. Aussonderung und Bewertung von Unterlagen der Staatlichen Hochbauverwaltung in Baden-Württemberg, in: Der Archivar 43 (1990), Sp. 548-59; Andreas PILGER/Martin FRÜH, Die Archivierung von Unterlagen über Bauvorhaben des Landes Hessen. Transferarbeit am Hessischen Staatsarchiv Marburg/Archivschule Marburg, 2003; Veronique TÖPEL, Zur Bewertung von Bauakten in Wirtschaftsarchiven, in: Archiv und Wirtschaft 31 (1998), S. 22-28. Transferarbeit Kreutzer.doc 02.04.2004 12:14
17 staatlicher, kommunaler oder privater Art, widerspiegeln. Die einzelnen Baurechtsakten 44 setzen sich materiell meist sehr heterogen zusammen, da sie sämtliche der genannten Schriftgutarten beinhalten können, doch folgen sie im inhaltlichen Aufbau im allgemeinen einem einheitlichen, gleichförmigen Muster und grenzen sich voneinander nach dem jeweils bearbeiteten Gegenstand eindeutig ab, so dass ein ganzer Bestand solcher Akten unter strukturellen Gesichtspunkten den massenhaften ,Fallaktenserien’ zuzurechnen ist. 45 Eine Besonderheit für den archivischen Umgang mit Baurechtsakten stellt das Problem der Aufbewahrungsfrist in der Verwaltungsregistratur dar, denn die in den Behörden gängige Praxis, die geschlossenen Unterlagen eines Genehmigungs- und Bauaufsichtsverfahrens mindestens bis zum Abriss der betroffenen Bauwerke aufzubewahren, widerspricht den üblichen archivgesetzlichen Bestimmungen, wonach das Schriftgut nach Ablauf einer festen Frist, im allgemeinen spätestens nach 30 Jahren, nach Aktenschluss dem Endarchiv zu übergeben ist. 46 Die Baurechtsbehörden können in diesem Zusammenhang darauf verweisen, dass sie die Unterlagen „für den laufenden Dienstbetrieb“ weiterhin „benötigen“ 47 , da z. B. im Falle von Umbauten an einem bestehenden Gebäude auch noch nach Jahrzehnten den Akten neue Vorgänge hinzugefügt werden. Ähnliche Unstimmigkeiten bestehen auch in anderen kommunalen und staatlichen Bauverwaltungen, bei denen die Akten ,auf Dauer’ bis zur Veräußerung oder zum Abriss verwahrt werden. 48 Von Seiten des Archivs muss daher auf klare Absprachen mit den Behörden Wert gelegt oder gar die Präzisierung entsprechender Rechtsvorschriften betrieben werden, um den Ablieferungs- und Übernahmepflichten in angemessener Form Genüge zu leisten und auch die Benutzung von Akten noch bestehender Bauwerke zu gewährleisten. Mögliche Lösungen bestünden in der Einrichtung eines Zwischenarchivs für die verfahrensmäßig abgeschlossenen Bauakten, die dann erst nach dem Abriss dem Endarchiv zugeführt 44 Der Begriff ,Baurechtsamt’ (bzw. ,-akte’) scheint ein baden-württembergisches Spezifikum zu sein, das auf die Formulierungen der Landesbauordnung für Baden-Württemberg (aktuelle Fassung vom 8. August 1995, zuletzt geändert durch Gesetz vom 19. Dezember 2000; http://www.badenwuerttemberg.de/dat/dwn/LBO_19-12-00.pdf), § 46 u. 47, zurückzuführen ist, und ist gleichbedeutend mit ,Bauaufsichtsamt’. 45 Vgl. BÜTTNER/KRETZSCHMAR/STAHLSCHMIDT, S. 6. Zum konkreten Aufbau von Baurechtsakten siehe das folgende Kapitel. 46 Für Baden-Württemberg vgl. Landesarchivgesetz Baden-Württemberg, § 3 Abs. 1 Satz 2: „spätestens 30 Jahre nach [...] Entstehung [der Unterlagen]“, allerdings eingeschränkt durch mögliche andere Rechtsvorschriften. In der Archivordnung Stuttgart, § 2 Abs. 1 Satz 1, wird etwas weicher formuliert: „normalerweise [...] 30 Jahre nach [...] Entstehung“. 47 Vgl. Aktenordnung der Landeshauptstadt Stuttgart vom 1. Februar 1979, § 19 Abs. 1; Archivordnung Stuttgart, § 2 Abs. 1 Satz 1; Landesarchivgesetz Baden-Württemberg, § 3 Abs. 1 Satz 1. 48 Vgl. KRETZSCHMAR, Hochbauamt, Sp. 549f. Vgl. weiterhin Franz GÖTZ, Schriftgutbewertung und Aufstellung von Bewertungskatalogen durch Kommunalarchivare, in: Der Archivar 43 (1990), Sp. 559- 63, bes. 559f. u. 561. Transferarbeit Kreutzer.doc 02.04.2004 12:14
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