Leseprobe - Markt und Technik

3 Datenbanken
und Kontakte
Die Datenbank war lange Zeit keine Stärke der Personalcomputer. Speichermedien
kosteten in den Anfangsjahren zu viel Geld, und die Entwicklung
schneller Festplatten mit Datenkapazitäten ließ lange auf sich warten.
Die Verarbeitung großer Datenmengen war lange Zeit eine Domäne der
Großcomputer.
Mit der Entwicklung kompakterer Speicher kam der Durchbruch: Festplattenkapazitäten
im Terabyte-Bereich sind heute Standard, und Gigabytes
an Arbeitsspeicher ermöglichen die Verarbeitung großer und größter
Datenmengen auf PCs und Laptops.
Office ist für solche Aufgaben gerüstet, mit dem Datenbanksystem Access
können auch komplexe Datenmengen verarbeitet werden. Access spielt
seine Stärken in der Kombination der Daten aus, das „Modellieren“ einer
Datenbank mit Normalformen und Beziehungen gehört zu den wichtigsten
Kenntnissen des Office-Anwenders.
In der Praxis werden (zu) viele Mengendaten mit Excel verwaltet. Das hat
einen einfachen Grund: Excel ist schneller zu erlernen und flexibler,
wenn es um einzelne Tabellen geht. Filtern, Sortieren, Teilsummen
berechnen und Diagramme erstellen ist schnell erlernt, während das
Modellieren einer Datenbank schon gute Kenntnisse erfordert. Aber – die
Excel-Tabelle wird schnell zum „Bastelbogen“, wenn die Anforderungen
komplexer werden. Umgekehrt spart eine funktionelle Datenbank umso
mehr Zeit, je komplexer die Aufgaben werden.
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Datenbanken und Kontakte
Excel oder Access?
Die Entscheidung ist nicht einfach:
Wenn Sie einzelne Listen (Mitarbeiter, Lieferanten, Stundenabrechnungen)
verwalten, reicht die Excel-Tabelle völlig aus.
Müssen Ihre Daten miteinander verknüpft werden (Mitarbeiter und
Jahresplanungen, monatliche Umsätze mit Vorjahresvergleich, Rolling
Forecast etc.), dann entscheiden Sie sich für Access. Die Ergebnisse
können Sie immer noch nach Excel exportieren oder per ODBC verknüpfen.
Wenn Sie Daten verarbeiten, die regelmäßig aktualisiert werden (zum
Beispiel SAP-Exportdateien), sollten Sie diese als Verknüpfungen in
eine Access-Datenbank holen und mit Abfragen auswerten.
Datenbanken modellieren
Eine Datenbank zu gestalten erfordert Know-how und Erfahrung. Fehler,
die bei der Modellierung gemacht werden, lassen sich später sehr schwer
wiedergutmachen. Planen Sie deshalb viel Zeit für die Gestaltung der
Datenbank, der Feldstrukturen und der Beziehungen der Tabellen zueinander
ein.
Die Access-Hilfe liefert unter dem Stichwort Grundlagen einen ausführlichen
Beitrag zum Thema Datenbankmodellierung. Starten Sie Access,
drücken Sie (F1), und sehen Sie sich den Hilfetext an.
Abbildung 3.1: Hilfetext mit ausführlichen Erklärungen zur DB-Modellierung
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Datenbanken modellieren
3
Grundlagen
Zuerst die Begriffe: Die Daten in der Datenbank stehen in Tabellen. Eine
Tabelle besteht aus Datensätzen (Zeilen) und Feldern (Spalten). Damit
die Daten in den Feldern einheitlich aufgebaut sind, wird zu jeder
Tabelle eine Tabellenstruktur erstellt, in der den Feldern ein Datentyp
(Text, Zahl, Datum …) zugewiesen wird.
Abbildung 3.2: Tabelle und Feldstruktur
Erste Normalform
Tabellen müssen immer eindeutige Daten enthalten, die Daten dürfen
nicht redundant sein.
Abbildung 3.3: Der Lieferantenname wird über einen Schlüssel verknüpft.
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3
Datenbanken und Kontakte
Im Schnittpunkt von Zeile und Spalte darf nur ein Wert enthalten sein.
Eine Artikeltabelle speichert beispielsweise nur je einen Preis pro Artikel,
niemals mehrere Preise (z.B. aus Bestellungen oder mit Rabattabzug).
Eine Artikeltabelle, in der zu jedem Artikel der Lieferant eingetragen
wird, speichert redundante Daten und verstößt gegen die erste Normalform
(besser: zwei Tabellen und zwei Schlüssel zuweisen).
Schlüssel und zweite Normalform
Wenn Sie vorhaben, die Daten einer Tabelle mit anderen Tabellen zu
verknüpfen, müssen diese mit einer eindeutigen Nummer und einem
Primärschlüssel versehen sein. Dieser stellt sicher, dass ein Datensatz
nur einmal vorkommen kann. Er wird auch nicht neu vergeben, wenn
ein Satz gelöscht wird. Die zweite Normalform bestimmt, dass eine
Tabelle nicht mehr als einen eindeutigen Schlüssel enthalten kann.
Falsch wäre, Artikel und Bestellungen in einer Tabelle zusammenzufassen.
Die Bestellungen kommen in eine eigene Datei, und eine dritte enthält
die Bestelldatensätze.
Abbildung 3.4: Jede Tabelle hat eindeutige Schlüssel.
Weitere Designtipps
Es gibt noch eine dritte Normalform, die besagt, dass alle Felder ohne
Schlüssel ausschließlich von Primärschlüsseln abhängig sein müssen. Im
Klartext: Tabellen dürfen keine Felder enthalten, deren Inhalt von ande-
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Datenbanken modellieren
3
ren Feldern abhängig ist. Für ein Feld empfohlener Verkaufspreis in der
Artikeltabelle darf es zum Beispiel kein abhängiges Feld Rabatt geben.
Kleinste Einheiten im Tabellenentwurf
Trennen Sie alle Informationen in kleinste Einheiten auf. Statt Name je
ein Vorname- und Nachname-Feld, Werksnummer und Werksbezeichnung
statt Werk usw. Aber – nicht übertreiben: Für Straße und Hausnummer
brauchen Sie keine zwei Felder.
Keine berechneten Felder
Gerechnet wird in den Tabellen nicht, Rabatt- oder Steuerabzüge, Zwischensummen
haben im Tabellenentwurf nichts verloren. Access rechnet
nur in Abfragen, Formularen und Berichten. Lassen Sie die Abfrage
berechnen, was zu berechnen ist, zum Beispiel das Alter des Mitarbeiters
oder die Jahre bis zur ATZ (Ruhestand).
Beziehungen 1:n und n:m
Machen Sie sich mit den Beziehungsarten vertraut. Eine 1:n-Beziehung
liegt vor, wenn ein einmaliger Datensatz mehrfach in einer anderen
Tabelle vorkommen kann. (Beispiel: Eine eindeutige Lieferantennummer
kommt mehrfach in der Artikeltabelle vor). n:m-Beziehungen
bezeichnen meist Verknüpfungen in Detail- oder Zwischentabellen.
(Beispiel: Mehrere Kunden können mehrere Artikel bestellt haben).
Referenzielle Integrität
Die referenzielle Integrität lässt sich für jede Beziehung zwischen zwei
Tabellen einschalten. Sie verhindert, dass Datensätze „verwaisen“ oder
Aktualisierungen nicht durchgereicht werden. Wenn Sie beispielsweise
Artikel aus der Preisliste löschen, für die noch offene Bestellungen vorliegen,
löscht die referenzielle Integrität auch diese Bestellungen.
Namenskonventionen
Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte können Sie natürlich nach
eigenen Vorstellungen benennen. Mit Namenskonventionen erleichtern
Sie die Arbeit mit der Datenbank, wenn diese komplexer wird. Dazu
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Datenbanken und Kontakte
wird jedem Objekt ein dreistelliges Präfix vorangestellt (optional mit
Unterstrich):
Tabellen: tbl
Formulare: frm
Hier finden Sie die Namenskonventionen für Access-Objekte:
http://de.wikipedia.org/wiki/Namenskonvention
http://www.access-tutorial.de/04-namenskonventionen.htm
Abbildung 3.5: Namenskonventionen für Access
Vorlagen und Beispieldatenbank Nordwind
Tipps und Vorschläge für Datenbankdesign können Sie sich aus den Vorlagen
holen, die Access bereithält. Die Beispieldatenbank Nordwind 2007
ist besonders zu empfehlen, sie enthält ein vollständig ausgearbeitetes
Datenbankmodell. Die Firma Northwind Traders vertreibt Feinkostspezialitäten
aller Art, in der Datenbank werden neben Artikel- und Kundendaten
auch Bestellungen, Lieferanten und Personaldaten verwaltet.
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Datenbanken modellieren
3
1. Klicken Sie im Erste-Schritte-Fenster auf Lokale Vorlagen.
2. Wählen Sie Nordwind 2007, und klicken Sie auf Erstellen.
3. Die Datenbank wird aus der Vorlage produziert, melden Sie sich mit
einem beliebigen Namen an, und sehen Sie sich die Objekte im Navigationsbereich
(links) an.
Abbildung 3.6: Nützlich und vielseitig: die Beispieldatenbank Nordwind
Tipp
Nordwind ist sehr umfangreich und vielseitig, oft aber auch umständlich
und unkomfortabel programmiert. Holen Sie sich Anregungen
aus dieser Datenbank, suchen Sie parallel dazu in anderen Informationsquellen
nach guten Techniken und nützlichen Designtipps. In
Internet-Foren und auf guten Webseiten werden Sie sicher fündig.
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Datenbanken und Kontakte
Weblinks Access-Datenbankentwicklung
Nützliche Webadressen für Access-Datenbankentwickler:
www.access-hilfe.de
www.donkarl.com
www.freeaccess.de
microsoft.public.de.access (Newsgroup)
www.dbwiki.de (Datenbankentwickler-Wiki)
Erste Schritte mit Access
Eine neue Datenbank
1. Starten Sie Access über Programme/Microsoft Office aus dem Windows-Startmenü.
2. Access erscheint mit dem Fenster Erste Schritte. Klicken Sie auf das
Symbol Leere Datenbank, um eine neue Datenbank anzulegen.
3. Geben Sie den Namen der neuen Datenbank ein:
Chefdatenbank
4. Die Endung accdb fügt Access automatisch an. Klicken Sie auf das
Ordnersymbol, um den Speicherort zu bestimmen, und bestätigen
Sie mit Klick auf Erstellen.
Die Datenbank wird erstellt und sofort gespeichert. Sie können die ersten
Objekte erstellen. Mit Datenbank schließen im Office-Menü schließen Sie
die Datenbank wieder, und Datenbank öffnen aktiviert sie wieder. Das
Erste-Schritte-Fenster bietet die zuletzt aktivierten Datenbanken in der
rechten Spalte zum Anklicken an.
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Erste Schritte mit Access
3
Abbildung 3.7: Eine neue Datenbank entsteht.
Tipp
Damit Sie das Startsymbol schneller zur Verfügung haben, können
Sie es in die Schnellstartleiste der Taskleiste ziehen oder eine Verknüpfung
auf dem Desktop erstellen (rechte Maustaste, Kontextmenü).
Sicherheitsoptionen
Achten Sie beim Öffnen der Datenbank auf die Sicherheitswarnung
unterhalb der Multifunktionsleiste. Sie warnt vor aktiven Elementen
wie Makros, die selbstständig aktiv werden können, und erscheint auch
bei leeren Datenbanken ohne Makros. Klicken Sie auf Optionen, und
aktivieren Sie die aktiven Inhalte. Ausschalten könnten Sie diese Sicherheitswarnung
in den Makroeinstellungen des Vertrauensstellungscenters
(Access-Optionen), was aber nicht zu empfehlen ist.
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Datenbanken und Kontakte
Abbildung 3.8: Die Sicherheitswarnung muss bestätigt werden.
Datenbankoptionen
Alle Voreinstellungen für die Oberfläche, die aktuelle und zukünftig
angelegte Datenbanken finden Sie in den Access-Optionen. Aktivieren
Sie diese über die gleichnamige Schaltfläche aus dem Office-Menü.
Unter Häufig verwendet finden Sie allgemeine Optionen wie das Farbschema
und das Standarddateiformat für neue Datenbanken. Stellen Sie
dieses auf eine Vorgängerversion zurück, wenn andere Benutzer mit solchen
auf Ihre Datenbank zugreifen müssen. Der Standarddatenbankordner
sollte auf den Pfad verweisen, in dem Ihre Datenbanken gespeichert sind.
Das Register Aktuelle Datenbank enthält die Optionen für die aktive Datenbank.
Wenn Sie unter Dokumentfensteroptionen Überlappende Fenster einstellen,
werden die Objekte wie in den Vorgängerversionen angezeigt,
ansonsten in Registerkartenansicht.
Die übrigen Optionen können Sie wie eingestellt übernehmen, mit
zunehmender Erfahrung mit Access werden Sie evtl. einzelne Optionen
anpassen müssen.
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Erste Schritte mit Access
3
Abbildung 3.9: Die Access-Optionen mit Voreinstellungen zur aktuellen Datenbank
Praxisbeispiel: Datenbank für Verkaufsleitung
und Marketing
Als Leiter der Verkaufs- und Marketingabteilung sollten Sie nicht nur einen
aktuellen Überblick über das Produktportfolio Ihres Unternehmens haben,
sondern auch über Kundendaten, Bestellungen und Reklamationen
Bescheid wissen. Legen Sie eine Datenbank mit diesen Datenbeständen an.
In der Praxis werden Sie die Daten aus einem Vorsystem wie SAP, Navision
oder einem Warenwirtschaftssystem übernehmen. Wenn eine
ODBC-Quelle besteht, können Sie einzelne Tabellen und Abfragen verknüpfen,
andernfalls sollten Sie die Möglichkeit schaffen, aktuelle Datenberichte
in Dateiform (Textdaten, Excel-Format o.Ä.) zur Verfügung zu
stellen. Auch diese Daten lassen sich in die Datenbank verknüpfen.
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3
Datenbanken und Kontakte
Die erste Tabelle: Artikelportfolio
Für das Produktportfolio erstellen Sie zunächst die Tabellenstruktur.
Die Daten holen Sie anschließend aus einer Excel-Tabelle. Sie können
die Excel-Daten auch gleich mit der Kopfzeile kopieren und in die leere
Datenbank einfügen und anschließend den Entwurf korrigieren.
CD-ROM
Auf der CD zum Buch finden Sie die Excel-Datei mit den Datensätzen
der Artikeltabelle:
Ordner: Kapitel 3
Datei: Preisliste_GolfStore.xlsx
1. Klicken Sie auf Erstellen/Tabellen/Tabelle.
2. Schalten Sie unter Tabellentools/Entwurf/Ansicht um auf Entwurf.
Die Tabelle muss dazu gleich gespeichert werden, geben Sie den
Tabellennamen ein:
tbl_Artikel
3. Geben Sie die Feldnamen ein, und bestimmen Sie den Felddatentyp.
In der Spalte Beschreibung können Sie zu jedem Feld einen Beschreibungstext
eintragen.
4. Speichern Sie den Tabellenentwurf mit Klick auf das Diskettensymbol
in der Symbolleiste für den Schnellzugriff.
5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Register der Tabelle, und
wählen Sie Schließen.
6. Um die Tabelle zu öffnen, klicken Sie doppelt auf den Eintrag im
Navigationsbereich.
Das Kontextmenü des Registers sollten Sie weiterhin nutzen, um zwischen
Entwurfsansicht und Datenblattansicht umzuschalten oder den
Entwurf zu speichern und zu schließen.
Das ID-Feld, das in neuen Tabellen automatisch an erster Stelle steht,
löschen Sie in diesem Fall. Es würde den Datenimport blockieren, Sie
können nach dem Einfügen der Daten oben eine neue Zeile einfügen
und den Felddatentyp AutoWert zuweisen. Klicken Sie auch auf das
Primärschlüssel-Symbol, um diesen zuzuweisen.
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Erste Schritte mit Access
3
Achten Sie auf die Feldeigenschaften der einzelnen Felder: Für Textfelder
wird die Feldgröße 255 (Zeichen) vorgeschlagen, Sie können hier
auch kleinere Werte eintragen. Zahlenfelder sind vom Typ Double, das
ist der größtmögliche Zahlentyp. Wenn Sie ein Zahlenfeld ohne Nachkommastellen
brauchen, wählen Sie Long Integer.
Abbildung 3.10: Der erste Tabellenentwurf
Excel-Daten kopieren
Kopieren Sie die Daten aus der Excel-Tabelle in die Access-Tabelle. Voraussetzung
dafür ist natürlich, dass die Datentypen korrekt eingehalten
wurden, d.h., Datumsspalten dürfen auch nur Datumswerte enthalten,
Zahlenspalten nur Zahlen. Kontrollieren Sie Ihre Excel-Daten vorher.
Wenn die Daten nicht übernehmbar sind, erhalten Sie eine Fehlermeldung,
und die fehlerhaften Datensätze werden in einer Tabelle Importfehler
abgelegt.
1. Aktivieren Sie Excel, und öffnen Sie die Datei Preisliste_Golf-
Store.xlsx.
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3
Datenbanken und Kontakte
2. Markieren Sie die Daten in der Tabelle Preisliste ohne die Kopfzeile,
und kopieren Sie sie mit (Strg)+[C] in die Zwischenablage.
3. Wechseln Sie zu Access, und öffnen Sie die Tabelle tbl_Artikel per Doppelklick
auf den Eintrag im Navigationsbereich (nicht im Entwurf).
4. Markieren Sie mit der rechten Maustaste die erste (leere) Zeile per
Klick am linken Zeilenrand, und wählen Sie Einfügen.
5. Bestätigen Sie die Meldung, dass 75 Datensätze eingefügt werden,
mit Klick auf OK.
6. Passen Sie die Spaltenbreiten der einzelnen Spalten an, klicken Sie
dazu doppelt auf die Spaltenzwischenlinie im Spaltenkopf.
Abbildung 3.11: Die Daten wurden aus Excel importiert.
Normalisierung: Kategorien, Hersteller und Lieferanten
Ihre nächste Aufgabe besteht in der Normalisierung des Entwurfes.
Damit keine redundanten Daten gespeichert werden, lagern Sie einzelne
Felder in neue Tabellen aus und verknüpfen diese mit der Haupttabelle.
Beginnen Sie mit den Kategorien.
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Erste Schritte mit Access
3
Kategorien
1. Wählen Sie Erstellen/Tabellen/Tabelle.
2. Erstellen Sie eine neue Tabelle mit der Bezeichnung tbl_Kategorien.
3. Das ID-Feld ist bereits erstellt, auch der Primärschlüssel und der
Datentyp AutoWert sind zugewiesen. Tragen Sie das zweite Feld ein,
und speichern Sie den Entwurf:
Feldname: Kategorie
Felddatentyp: Text, Feldgröße 100
4. Tragen Sie die Kategorien in das Datenblatt ein. Die ID wird automatisch
hochgezählt.
Abbildung 3.12: Die Kategorien in der Tabelle tbl_Kategorien
Verknüpfen Sie diese Tabelle mit der Artikeltabelle. Schalten Sie dazu in
den Tabellenentwurf der ersten Tabelle, und ändern Sie den Felddatentyp
des Kategorienfeldes:
1. Wählen Sie in der Tabelle tbl_Artikel im Feld Kategorie den Felddatentyp
Nachschlage-Assistent.
2. Bestätigen Sie die vorgeschlagene Option in der ersten Abfrage des
Assistenten:
3. Das Nachschlagefeld soll die Werte einer Tabelle oder Abfrage entnehmen.
4. Bestätigen Sie die vorgeschlagene Tabelle tbl_Kategorien.
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Datenbanken und Kontakte
5. Klicken Sie auf das Feld Kategorie, und holen Sie dieses per Klick auf
das Pfeilsymbol in die Auswahl.
6. Sortieren Sie die Nachschlageliste aufsteigend nach dem Feld Kategorie.
7. Passen Sie die Spaltenbreite an, und blenden Sie die Schlüsselspalte
aus.
8. Bestätigen Sie den Namensvorschlag Kategorie mit Fertig stellen, und
bestätigen Sie alle weiteren Meldungen.
Das Kategoriefeld wird jetzt durch den Schlüssel aus der Tabelle Kategorie
ersetzt. Wenn Sie die gleichen Kategorien verwendet hatten, sollten
die ursprünglichen Feldinhalte erhalten bleiben, ansonsten müssen Sie
diese nachkorrigieren. Schalten Sie um auf die Datenblattansicht, und
öffnen Sie das Auswahlfeld in der Spalte Kategorie.
Abbildung 3.13: Das Kategorie-Feld in der Artikel-Tabelle
Beziehung überprüfen
Der Nachschlage-Assistent hat mit dieser Aktion eine relationale Verknüpfung
zwischen den beiden Tabellen hergestellt. Überprüfen Sie
diese, und passen Sie die referenzielle Integrität an:
1. Schließen Sie die beiden Tabellen tbl_Artikel und tbl_Kategorien.
2. Wählen Sie Datenbanktools/Einblenden/Ausblenden/Beziehungen.
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Erste Schritte mit Access
3
3. Die Beziehungen werden angezeigt, klicken Sie doppelt auf die Linie
zwischen dem ID-Feld und dem Feld Kategorie.
4. Schalten Sie die referenzielle Integrität ein, und kreuzen Sie auch die
beiden Optionen an.
5. Bestätigen Sie mit OK, und schließen Sie die Beziehungen wieder.
Abbildung 3.14: Die referenzielle Integrität wird eingestellt.
Damit haben Sie sichergestellt, dass keine Änderungen gemacht werden
können, die der Beziehung widersprechen. Löschen Sie eine Kategorie,
werden automatisch auch alle Datensätze aus den anderen Tabellen entfernt,
die mit dieser Kategorie verknüpft sind.
Lieferanten
Ein zusätzliches Feld in der Artikeltabelle soll den Lieferanten enthalten.
Diese Lieferanten stehen zur Auswahl:
Sportdiscount GmbH
Golf 2000 AG
GolfDiscount AG
Golf & More
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Datenbanken und Kontakte
Erstellen Sie zuerst die Tabellenstruktur von tbl_Lieferanten, und verknüpfen
Sie diese anschließend mit dem Nachschlage-Assistenten in ein
neues Feld Lieferant in der Tabelle tbl_Artikel.
Abbildung 3.15: Die Lieferantentabelle
Hersteller
Die Herstellerliste können Sie aus einer Excel-Tabelle übernehmen.
CD-ROM
Die Arbeitsmappe finden Sie auf der CD zum Buch:
Ordner: Kapitel 3
Datei: Hersteller.xlsx
1. Wählen Sie Externe Daten/Importieren/Excel.
2. Der Assistent startet, suchen Sie die Arbeitsmappe Hersteller.xlsx.
3. Kreuzen Sie die Option an:
Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften
4. Bestätigen Sie den Feldnamen und den Felddatentyp (Text), und
fügen Sie im nächsten Schritt einen Primärschlüssel hinzu.
5. Speichern Sie die Tabelle unter der Bezeichnung tbl_Hersteller.
Verknüpfen Sie auch diese Tabelle über den Nachschlage-Assistenten mit
der Haupttabelle tbl_Artikel. Im Beziehungsfenster können Sie die Beziehungen
wieder bearbeiten und überprüfen. Klicken Sie mit der rechten
Maustaste in das Beziehungsfenster, und wählen Sie Alle anzeigen.
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Erste Schritte mit Access
3
Abbildung 3.16: Die Herstellertabelle wird aus einer Excel-Mappe importiert.
Abbildung 3.17: Alle Beziehungen in der Datenbank
Tabellen gruppieren im Navigationsbereich
Am rechten Rand des Access-Programmfensters steht die Schaltzentrale
für die Datenbank, der Navigationsbereich. Hier finden Sie alle Objekte
in verschiedenen Gruppierungen. Ein Klick auf das Doppelpfeilsymbol
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Datenbanken und Kontakte
rechts an der Kopfzeile öffnet und schließt den Navigationsbereich. Im
Kontextmenü können Sie Ihre Objekte nach eigenen Wünschen gruppieren:
1. Klicken Sie in die Kopfzeile des Navigationsbereiches.
2. Schalten Sie um auf Objekttyp, wenn Sie alle Objekte nach Typ sortiert
sehen wollen, und wählen Sie Tabellen, Abfragen, Formulare oder
Berichte.
3. Klicken Sie auf Benutzerdefiniert, um eine neue Gruppe zu erstellen.
4. Benennen Sie die Gruppe über das Kontextmenü Verkauf und Marketing.
5. Ziehen Sie die Tabellenobjekte mit gedrückter Maustaste in diese
Gruppe.
Abbildung 3.18: Eine neue Gruppe für die Tabellen
Tabellendaten erfassen und verwalten
Zur Datenpflege sollten Sie zwar Formulare einsetzen, für eine schnelle
Überprüfung oder kurze „Reparaturen“ können Sie natürlich auch die
Tabellen benutzen. Die verknüpften Felder bieten die Inhalte der anderen
Tabellen in Form von Auswahllisten an.
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Erste Schritte mit Access
3
1. Öffnen Sie die Tabelle tbl_Artikel per Doppelklick im Navigationsbereich.
2. Mit der (¢)-Taste schalten Sie von Feld zu Feld, (ª)+(¢) schaltet
ein Feld zurück.
3. Drücken Sie die Pfeiltasten oder [Bild½] und [Bild¼], um in den
Datensätzen zu blättern.
4. Am unteren Ende sehen Sie im Datensatznavigator die Satznummer
und die Anzahl der Datensätze. Klicken Sie auf die Pfeilsymbole zum
Blättern.
5. Tragen Sie in das Feld Suchen einen Suchbegriff (auch teilweise oder
mit *) ein, und drücken Sie (¢), um das nächste Feld zu markieren,
das den Begriff enthält.
Abbildung 3.19: Daten editieren in der Tabelle mit Datensatznavigator
Bilder einfügen
Die Tabelle kann zwar keine Bilder anzeigen, bei der Datenerfassung
können Sie diese aber bereits integrieren. Zur Anzeige der Bilder in
einem Feld mit dem Datentyp Objekt brauchen Sie ein Formular.
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3
Datenbanken und Kontakte
1. Kopieren Sie die Bilder für Ihre Datenbank in einen Ordner Ihrer
Wahl. Verwenden Sie ein gängiges Bildformat, zum Beispiel JPG, GIF
oder PNG-Bilder.
2. Markieren Sie das Bildfeld im Datensatz mit der rechten Maustaste,
und wählen Sie Objekt erstellen.
3. Klicken Sie auf Neu, und wählen Sie den Objekttyp. Sie können Bilder
zum Beispiel mit dem Zeichenprogramm Paint oder mit Adobe Photoshop
erstellen.
4. Holen Sie das Bild in das neue Objekt, und schließen Sie es wieder.
5. Kreuzen Sie die Option Verknüpfen an, wenn Sie das Bild mit der
Datei verknüpfen wollen, und schließen Sie mit OK ab.
Damit ist das Bild im Datensatz, angezeigt wird nur das Wort Paket oder
Bitmap, aber mit einem Doppelklick in das Feld können Sie Ihr Bildbearbeitungsprogramm
zusammen mit dem Bild aktivieren.
Tipp
Eine einfache Technik, um Bilder einzufügen (gilt auch für Formulare):
Kopieren Sie das Bild aus dem Bildprogramm in die Zwischenablage.
Markieren Sie das Bildfeld des Datensatzes, und drücken Sie
(Strg)+[V], um das Bild in dieses zu holen.
Abbildung 3.20: Das Bild ist Bestandteil des Datensatzes.
270

Daten auswerten mit Abfragen
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Daten auswerten mit Abfragen
Die Tabellen sind die Datenpools in der Datenbank, die Abfrage ist das
Werkzeug, mit dem diese Datenpools ausgewertet werden. Es gibt mehrere
Arten von Abfragen:
Die Auswahlabfrage präsentiert die Daten aus einer oder mehreren
Tabellen gefiltert und sortiert, auf Wunsch auch berechnet.
Mit der Tabellenerstellungsabfrage produzieren Sie eine neue Tabelle
aus dem Abfrageergebnis.
Um Daten gezielt an eine Tabelle anzufügen, verwenden Sie die Anfügeabfrage.
So können Sie beispielsweise schnell neue Felder befüllen.
Die Aktualisierungsabfrage ändert die Daten in einer Tabelle nach
bestimmten Kriterien. Sie wird zum Beispiel zum Update von Preisfeldern,
Lagermengen etc. verwendet.
Löschabfragen kommen zum Einsatz, wenn eine Datenmenge gezielt
aus der Tabelle zu entfernen ist. Löschen Sie damit beispielsweise alle
Daten, die ein bestimmtes Datum überschritten haben.
Die Kreuztabelle produziert eine Liste, in der ein Feld der Tabelle die
Zeilen füllt und ein weiteres die Spalten. Im Schnittpunkt der beiden
Felder wird der Wert aus einem dritten Feld eingetragen. Beispiel: Artikel,
Monatsnamen und Bestellmengen.
Kompliziert, weil als SQL-Befehl zu schreiben, ist die UNION-Abfrage,
in der zwei oder mehr Tabellen mit gleicher Feldstruktur zusammengefasst
sind.
Nicht jeder Abfragetyp lässt sich bereits bei der Erstellung der Abfrage
einrichten. Produzieren Sie am besten eine Auswahlabfrage, und
ändern Sie den Abfragetyp anschließend in den Abfragetools.
Abbildung 3.21: Die Abfragetools stellen verschiedene Abfragetypen zur Auswahl.
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Datenbanken und Kontakte
Eine Auswahlabfrage
Mit der Auswahlabfrage produzieren Sie eine gezielt gefilterte Datenmenge
aus einer oder mehreren Tabellen. Geben Sie die Anzahl und
Reihenfolge der Spalten an, und tragen Sie Filterkriterien für einzelne
Felder ein.
1. Wählen Sie Erstellen/Andere.
2. Klicken Sie auf Abfrage-Assistent, und entscheiden Sie sich für den
Auswahlabfrage-Assistenten.
3. Der Assistent startet und präsentiert die Liste aller Tabellen und Abfragen.
Markieren Sie die passende Tabelle, und holen Sie die Felder in
die Auswahl, die Sie im Ergebnis sehen wollen.
Abbildung 3.22: Feldauswahl im Abfrage-Assistenten
4. Mit dem Doppelpfeil-Symbol schicken Sie alle Felder in die Auswahl,
klicken Sie einzelne Felder an, und verschieben Sie sie mit dem Pfeilsymbol.
5. Im nächsten Schritt entscheiden Sie, ob Sie einzelne Felder zusammenfassen
wollen. In den Zusammenfassungsoptionen werden dazu
die Funktionen Summe, Max, Min und Mittelwert angeboten.
6. Geben Sie der Abfrage noch einen Namen, und schließen Sie den
Assistenten ab.
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Daten auswerten mit Abfragen
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Das Abfrageergebnis wird angezeigt, Sie können die Abfrage speichern.
Nach den Namenskonventionen sollten Abfragen grundsätzlich mit
dem Präfix qry (query) versehen werden.
Um die Abfrage zu bearbeiten, schalten Sie um in die Entwurfsansicht,
klicken Sie dazu auf das Ansicht-Symbol unter Start/Ansichten oder mit
der rechten Maustaste in das Register der Abfrage.
Schalten Sie im Navigationsbereich auf Alle Access-Objekte, sehen Sie
anschließend die neue Abfrage in der gleichnamigen Gruppe.
Abbildung 3.23: Die neue Abfrage ist ein Objekt der Datenbank.
Tipp
Eine Auswahlabfrage ist auch schnell ohne Assistentenhilfe erstellt,
Gruppierungen und Zusammenfassungen inklusive. Klicken Sie
unter Erstellen/Andere auf Abfrageentwurf, und wählen Sie die
Tabellen oder Abfragen, die an der neuen Abfrage beteiligt sind. Sie
können mit (ª)- oder (Strg)-Taste mehrere Tabellen markieren.
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3
Datenbanken und Kontakte
Praxisbeispiel: Informationsabfragen für
Verkauf und Marketing
Für Ihren Verkaufsbericht brauchen Sie verschiedene Auswertungen
aus der Datenbank, die Sie mithilfe von Abfragen produzieren können:
Artikelliste nach Hersteller gefiltert
Legen Sie eine Auswahlabfrage an, die alle Artikel nach Herstellernamen
sortiert ausgibt. Damit Sie diese gezielt filtern können, brauchen
Sie auch die Herstellertabelle in der Abfrage. Das Feld Hersteller enthält
nämlich nicht den Namen, sondern die ID aus der verknüpften Tabelle.
1. Wählen Sie Erstellen/Andere/Abfrageentwurf.
2. Holen Sie die Tabellen tbl_Artikel und tbl_Hersteller in die Abfrage,
und klicken Sie auf Schließen.
3. Ziehen Sie die Felder in den Abfrageentwurf, und wählen Sie eine
aufsteigende Sortierung für das Herstellerfeld.
4. Testen Sie den Abfrageentwurf mit Klick auf Ausführen.
Abbildung 3.24: Artikel- und Herstellertabelle liefern die Felder für die Abfrage.
Die nächste Abfrage soll gezielt die Artikel eines bestimmten Herstellers
anzeigen. Erstellen Sie eine neue Abfrage, und schreiben Sie das Kriterium
in die Kriterienzeile:
Cobra Golf
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Daten auswerten mit Abfragen
3
Oder
Wie "Cobra" & "*"
Es gibt zahlreiche Varianten für diese Kriterien. Sie können mehrere
Filterbegriffe untereinander schreiben und produzieren damit eine
ODER-Verknüpfung:
Hersteller
Cobra Golf
Callayway
Oder so:
="Cobra Golf" Oder "Callaway"
Ziehen Sie das Feld zweimal mit unterschiedlichen Kriterien in die
Abfrage, erhalten Sie eine UND-Verknüpfung:
EinkaufspreisEinkaufspreis
>100

3
Datenbanken und Kontakte
Eine Parameterabfrage
Wenn Sie sich erst bei der Ausführung der Abfrage für das Kriterium
entscheiden wollen, tragen Sie die Eingabeaufforderung in eckigen
Klammern in die Kriterienzeile ein:
[Bitte geben Sie den Hersteller ein]
Mit dieser Version ist auch die Eingabe eines Bruchstücks des Kriterienausdrucks
erlaubt, die *-Platzhalter suchen automatisch nach allen
Datensätzen, in denen die Eingabe vorkommt:
Wie "*" & [Bitte geben Sie den Hersteller ein:] & "*"
Abbildung 3.26: Die Eingabeaufforderung der Parameterabfrage
Deckungsbeitrag berechnen
Abfragen berechnen auch Ergebnisse aus den Feldinhalten anderer
Felder. Um den Deckungsbeitrag als Differenz zwischen Verkaufspreis
und Einkaufspreis zu berechnen, legen Sie ein neues Feld an. Arbeiten
Sie gleich mit dem Zoom-Fenster:
1. Legen Sie eine neue Abfrage auf die Tabelle tbl_Artikel an, fügen Sie
alle Felder ein. Klicken Sie dazu doppelt auf das *-Symbol in der Feldliste.
2. Setzen Sie den Cursor in das nächste freie Feld, und drücken Sie
(ª)+(F2).
3. Schreiben Sie die Formel in das Fenster, ändern Sie unter Schriftart
die Schriftgröße, wenn diese zu klein ausfällt. Die eckigen Klammern
fügt Access automatisch ein, wenn die Feldnamen keine Leerzeichen
enthalten.
276

Daten auswerten mit Abfragen
3
Mit dem * listet die Abfrage automatisch alle Felder. Das neue, berechnete
Feld wird als letztes im Abfrageergebnis angezeigt, wenn Sie die Abfrage
ausführen.
Abbildung 3.27: Ein berechnetes Feld für die Artikelliste
Gruppieren nach Hersteller und Kategorie
Eine gruppierte Abfrage listet die Daten nicht nur, sie berechnet auch
die Summen oder zählt die Datensätze. Schalten Sie die Gruppierung
ein, und suchen Sie die passende Gruppierungsfunktion.
Erstellen Sie eine Abfrage, die zählt, wie viele Artikel pro Kategorie sich
im Produktportfolio befinden.
1. Legen Sie einen neuen Entwurf mit den Tabellen tbl_Artikel und
tbl_Kategorie an.
2. Schalten Sie unter Abfragetools/Entwurf mit dem Summe-Symbol die
Gruppierung ein. Die Abfrage bekommt damit eine neue Zeile Funktion.
3. Ziehen Sie das Feld Kategorie zweimal in den Abfrageentwurf.
4. Schalten Sie für das zweite Feld die Funktion Anzahl ein. Das erste
Feld hat die Funktion Gruppierung.
5. Tragen Sie den Feldnamen Anzahl Artikel mit Doppelpunkt vor dem
zweiten Feldnamen ein. Das ist die Spaltenbeschriftung für das
berechnete Feld.
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3
Datenbanken und Kontakte
Abbildung 3.28: Abfrage mit Gruppierung und der Funktion Anzahl
Das Ergebnis ist eine Liste mit allen Kategorien in der Artikelliste und
der berechneten Anzahl. Wenn Sie das zweite Feld noch absteigend
sortieren, erhalten Sie die Kategorien, die am häufigsten auf Lager sind,
als erste angezeigt.
Abbildung 3.29: Das Ergebnis der gruppierten, berechneten Abfrage
278

Daten auswerten mit Abfragen
3
Temporäre Verknüpfungen in Abfragen
In der Praxis werden Sie Abfragen nicht nur zur Analyse interner Tabellen
benutzen, sondern auch externe Daten mit einbeziehen. Da diese häufig
temporär sind oder ständig aktualisiert werden, ist eine Einbeziehung in
das Datenbankmodell mit Beziehungen nicht immer möglich. Greifen Sie
in diesem Fall zur temporären Verknüpfung in Abfragen.
1. Holen Sie die externen Daten in das Tabellenmodul, verknüpfen Sie
Dateien, die ständigen Updates unterliegen.
2. Erstellen Sie eine Abfrage mit den Bestandsdaten und den externen
Daten.
3. Ziehen Sie im Abfrageentwurf die Verknüpfungslinie zwischen den
Feldern per Hand, und überprüfen Sie die Verknüpfungsrichtung.
4. Stellen Sie die Felder bereit, und geben Sie die Abfrage aus.
Eine temporäre Verknüpfung schlägt sich nicht auf die Beziehungen der
Datenbank nieder, sie gilt nur für die Abfrage selbst.
Praxisbeispiel: Bestellungen auswerten
CD-ROM
Die Textdatei mit den Bestellungen finden Sie auf der CD zum
Buch:
Ordner: Kapitel 3
Datei: Bestellungen_GolfStore08.xlsx
Um gezielt Informationen über den Absatz Ihrer Produkte zu bekommen,
haben Sie aus dem SAP-System einen Bericht mit den jährlichen
Bestelldaten angefordert. Der Bericht enthält diese Felder:
Artikelnummer
Kundennummer
Bestelldatum
Bestellmenge
Die Datei wird wöchentlich in Form einer Excel-Datei Bestellungen_Golf-
Store08.xlsx auf einem Netzlaufwerk abgelegt.
279

3
Datenbanken und Kontakte
Bestellbericht verknüpfen
Verknüpfen Sie den Bericht aus der Textdatei in die Datenbank.
1. Wählen Sie Externe Daten/Importieren/Excel.
2. Suchen Sie die Datei, und erstellen Sie eine Verknüpfung zur Datenquelle.
3. Bestätigen Sie die nächste Frage des Assistenten, diese Option ist
angekreuzt:
Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften
4. Verknüpfen Sie die Tabelle mit der Bezeichnung tbl_Bestellungen08
in die Datenbank.
Im Tabellenmodul sehen Sie anschließend die neue Tabelle. Das Excel-
Symbol kennzeichnet diese eindeutig als Verknüpfung. Klicken Sie den
Eintrag mit der rechten Maustaste an, und wählen Sie Tabellenverknüpfungs-Manager,
wenn Sie die Verknüpfung reparieren wollen.
Abbildung 3.30: Die Excel-Tabelle mit den Bestellungen ist verknüpft.
280

Daten auswerten mit Abfragen
3
Bestelldaten und Artikeltabelle verknüpfen
1. Erstellen Sie unter Erstellen/Andere/Abfrageentwurf eine neue Abfrage.
Fügen Sie die Tabelle tbl_Bestellungen08 hinzu.
2. Schalten Sie um auf Abfragen, und fügen Sie die Abfrage qry_Artikel
mit DB hinzu. Wenn Sie diese noch nicht erstellt haben, wählen Sie
tbl_Artikel.
3. Schließen Sie die Tabellenliste, und ziehen Sie das Artikelnr-Feld aus
der ersten Tabelle auf das Artikelnr-Feld der zweiten Tabelle (Richtung
ist egal).
4. Klicken Sie doppelt auf die Verknüpfungslinie, und überprüfen Sie
die Verknüpfungsart.
Abbildung 3.31: Die temporäre Verknüpfung zwischen den Bestellungen und
den Artikeln
In den Verknüpfungseigenschaften können Sie die Richtung der Verknüpfung
(Join) einstellen. Die Linie wird diese Richtung anschließend mit
einer Pfeilspitze kennzeichnen. Mit dem ersten „Join“ werden nur Artikel
angezeigt, die in beiden Tabellen vorkommen, während die zweite
Verknüpfungsart immer alle Bestellungen anzeigt. Die dritte zeigt auch
Artikel an, für die keine Bestellungen eingegangen sind.
281

3
Datenbanken und Kontakte
Die Abfrage bekommt jetzt die Felder aus beiden Tabellen, die für die
Auswertung benötigt werden. Es empfiehlt sich, eine „große“ Abfrage
mit allen Feldern anzulegen und weitere Abfragen auf Basis dieser
Abfrage zu produzieren, die Detailinformationen liefern. Diese können
auch gruppiert und mit berechneten Feldern versehen sein.
Abbildung 3.32: Diese Abfrage ist die Basis für weitere Abfragen.
Berechnen Sie in dieser Abfrage noch die Brutto- und Nettoerlöse und
den Rabattabzug pro Bestellung:
Bezeichnung
Kosten: Einkaufspreis
Bestellmenge
Bruttoerlös: [Verkaufspreis]*[Bestellmenge]
Rabattabzug: [Bestellmenge]*[Verkaufspreis]*[Rabatt]/100
Nettoerlös: [Bestellmenge]*[Verkaufspreis]-[Rabattabzug]
282

Daten auswerten mit Abfragen
3
Gruppierungsabfrage: Bestellsumme pro Artikel
In der nächsten Abfrage können Sie die Bestellsummen der einzelnen
Artikel ermitteln. Fügen Sie die Abfrage qry_Bestellungen08 in den Entwurf
ein, und gruppieren Sie mit dem Summe-Symbol. Schalten Sie die
Funktion Summe für die Erlöse ein. Wenn Sie die Spalte formatieren
wollen, aktivieren Sie in den Abfragetools das Eigenschaftenblatt und
weisen der Spalte das Euro-Währungsformat zu.
Abbildung 3.33: Die Umsatzauswertung nach Artikeln
Weitere Abfragen
Mithilfe berechneter Felder, Gruppierungen und Gruppenfunktionen
lassen sich jetzt Auswertungen aller Art aus der Basisabfrage holen. Sie
können beispielsweise die Umsätze pro Kategorie ermitteln, zählen, wie
viele Artikel pro Kategorie gekauft oder von den einzelnen Lieferanten
bezogen wurden.
CD-ROM
Auf der CD zum Buch finden Sie auch die Kundenkartei mit den
Kundennummern, die in den Bestellungen angegeben sind. Holen
Sie diese in die Datenbank, und fügen Sie die Kundennamen zur
großen Abfrage hinzu. Damit eröffnen Sie die Möglichkeit, Umsatzanalysen
nach Kunden oder Regionen zu erstellen.
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