Telefonanlage für Kanzleien - FS Fernsprech-Systeme (Nürnberg) GmbH

FS Fernsprech-Systeme (Nürnberg) GmbH
Spezielle Lösungen für Kanzleien
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Inhalt
1 Einführung Seite 3
2 Wie können Sie die Arbeitsabläufe in Ihrer Kanzlei optimieren und
dadurch die Kundenzufriedenheit erhöhen?
Seite 3
3 Sinnvolle Lösungen für Kanzleien Seite 3
3.1 Anbindung Ihrer Kundendatenbank Seite 3
3.2 Kostenstellenzuordnung Seite 4
3.3 Mitschneiden von Mandatengesprächen Seite 4
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
VoiceMail
Anwesenheitsanzeige
Weiterleitung
FMC Handy Integration
Headsets
Seite 5
Seite 5
Seite 5
Seite 6
Seite 7
FS Fernsprech-Systeme Fon: 0911 / 96 86 86 - 0
(Nürnberg) GmbH Fax: 0911 / 96 86 86 - 14
Neulichtenhofstr. 14a
Web: www.fs-nuernberg.de
90461 Nürnberg mail: info@fs-nuernberg.de
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1. Einführung
Effiziente Kommunikation
ist gerade für Steuerberater,
Wirtschaftsprüfer
und Rechtsanwaltskanzleien
ein Schlüssel
zum Erfolg.
Telefonieren Sie abgehend
mittels CTI
Computertelefonie direkt
aus Ihrer Datev- oder
Rechtsanwaltssoftware
(z.B. RA Micro oder
AnNoText).
Rechnen Sie die
telefonische Beratung
Ihrer Mandanten bequem
per Knopfdruck bzw.
Eingabe der Mandantennummer
über die
Kostenstellenwahl per PC-
Ausdruck ab.
Einfaches Mitschneiden
des Gesprächs per
Knopfdruck spart Ihnen
enorme Arbeitszeit, da
nicht alles besprochene
notiert werden muss. Das
Aufgezeichnete Gespräch
wird per WAV-Datei an
Ihre hinterlegte E-Mail-
Adresse versandt.
Durch die integrierte VoiceMail geht kein Anruf mehr verloren. Auch wenn Sie
sich gerade nicht an Ihrem Arbeitsplatz befinden können Sie entgangene
Anrufe am Telefon abrufen.
Vor allem Rechtsanwälte befinden sich oft zu Mandanten- und
Gerichtsterminen außer Haus. Durch die Fixed Mobile Handyanbindung an
Ihre Telefonanlage sind Sie auch unterwegs auf Ihrem Mobiltelefon unter der
Geschäftsnummer erreichbar und telefonieren auch abgehend unter dieser
Rufnummer. Somit sind Sie stets erreichbar und müssen Ihre Handynummer
nicht im Kunden- und Mandantenkreis publizieren.
Unsere angebotenen Systeme sind perfekt konzipiert für die vielschichtigen
Aufgaben und Anforderungen von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und
Rechtsanwaltskanzleien!
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2. Wie können Sie die Arbeitsabläufe in Ihrer Kanzlei optimieren und
dadurch die Kunden- und Mandantenzufriedenheit erhöhen?
Telefonie direkt aus Ihrer Kundendatenbank
(z.B. Datev, RA Micro, AnNoText)
Kostenstellenzuordnung und einfache Abrechnung der telefonischen
Mandantenberatung
Mitschneiden von Mandantengesprächen
Durch die VoiceMail geht kein Anruf mehr verloren.
FMC Handy Integration
Optimierung der Arbeitsplätze durch Headsets
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3. Sinnvolle Lösungen für Kanzleien
3.1 Anbindung Ihrer Kundendatenbank
CTI Computertelefonie
Die Aastra OfficeSuite ist eine Applikation für
die PC-basierte Anrufverwaltung. Sie ist mit
umfangreichen Funktionen und Optionen
ausgestattet, mit deren Hilfe die Anruf- und
Mitteilungsverwaltung noch einfacher von der
Hand geht. Das übersichtlich gestaltete
Journal erlaubt den schnellen Zugriff auf
Anruflisten, Mitteilungen und eigene Notizen.
Im Telefonbuch sind alle verfügbaren
Adressbücher sowie persönliche Kontakte
integrierbar. Über die in Teamtasten
integrierte Anwesenheitsanzeige ist der
aktuelle Telefon- und Anwesenheitsstatus
aller hinterlegten Teilnehmer ersichtlich – bei
Integration von Microsoft Exchange sogar mit
Kalenderinformationen.
Die CTI Computertelefonie Lösung ermöglicht Ihnen durch die Anbindung an die Aastra Telefonanlage neben
dem komfortablen Wählen von Telefonnummern direkt aus Ihren Kundendatenbanken auch die Signalisierung
eingehender Anrufe. Hierbei können die wichtigsten Informationen Ihrer Kunden bereits vor dem Annehmen
direkt am PC angezeigt werden
3.2. Kostenstellenzuordnung
Mittels OIP (Offene IP Schnittstelle) ist es
möglich, Mandantengespräche per
Kostenstellenwahl pro Gespräch abzurechnen.
Die aufgekommenen Kosten können entweder
mit Ihrer Mandantensoftware sofern diese
Funktion unterstützt wird, oder mit einem
externen Gesprächsdatenerfassungsprogramm
ausgedruckt werden. Außerdem ist die
Weiterverarbeitung von Gesprächszeiten via
SQL-Datenbank möglich.
3.3 Mitschneiden von Mandatengesprächen
Mit Telekommunikationssystemen von Aastra haben sie die Möglichkeit Gespräche aufzunehmen. Sobald ein
Gespräch aufgebaut ist, erscheint automatisch im Display des Telefons eine „Aufzeichnen“-Taste. Sobald
diese durch einen Knopfdruck aktiviert ist, wird das Gespräch aufgezeichnet. Das mitgeschnittene Telefonat
wird Ihnen automatisch als WAV-Datei an Ihre hinterlegte Email-Adresse zugesandt.
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3.4 Voicemail: Kein Anruf geht verloren
Auch wenn der gewünschte
Gesprächspartner gerade
nicht erreichbar ist oder
bereits ein Telefonat führt,
geht der Anruf nicht verloren:
Er wird automatisch an die
Voicemailbox weitergeleitet.
Dort kann der Anrufer oder die
Anruferin eine Nachricht
hinterlassen
und
gegebenenfalls um Rückruf
bitten.
Die Voicemailbox bietet
ebenfalls die Möglichkeit,
individuelle Einstellungen
vorzunehmen. So kann
beispielsweise eingestellt
werden, dass Anrufer
außerhalb
der
Geschäftszeiten Nachrichten
aufsprechen können,
während der
Betriebsferien aber
lediglich eine Ansage
hören. Das Aastra
Voicemail-System lässt
sich sehr leicht mit den
Systemendgeräten
bedienen. Es ist
einfach
zu
konfigurieren, die
Anwendungsmöglichkei
ten sind flexibel und
können problemlos an
die Bedürfnisse jedes
Benutzers angepasst
werden.
Darüber hinaus können
Sie individuell
entscheiden, wie Sie
über neue Nachrichten
informiert werden:
Als Anzeige auf dem Display des
Systemendgeräts
Als Meldung auf dem DECT-Endgerät
Oder per Mail, wobei die Nachricht
selbst als Datei angehängt ist
3.5. Anwesenheitsanzeige
Bereits vor dem Wählen wissen, ob der gewünschte
Kollege gerade am Arbeitsplatz oder in einer
Besprechung ist? Mit den Aastra 400 Lösungen zur
Anwesenheitsanzeige können alle Teilnehmer die
aktuelle Verfügbarkeit von Kolleginnen und Kollegen
einsehen. Darüber hinaus lässt sich die
Anwesenheitsanzeige an PC-Anwendungen
(z. B. Microsoft) anbinden. Diese so genannte
«Exchange Anbindung» sorgt für die automatische
Synchronisation des Kalenders mit der
Anwesenheitsanzeige. Das bedeutet: Kolleginnen
und Kollegen haben stets Zugriff auf die Verfügbarund
Erreichbarkeit des gesamten Teams –
selbstverständlich unter Einhaltung der individuellen
Zugriffsrechte. Bereits während der Namenssuche
wird signalisiert, ob der gewünschte
Gesprächspartner.
gerade am Arbeitsplatz oder abwesend ist. Dabei
spielt es keine Rolle, ob der Tischapparat, ein
schnurloses Endgerät, ein Mobiltelefon oder eine
CTI-Applikation, wie die Aastra OfficeSuite
verwendet werden (Computer Telephony
Integration). Befindet sich der gewünschte
Gesprächspartner in einer Besprechung, wird sogar
angezeigt, wann diese beendet ist. Mit dem Aastra
Mobile Client wird ein Benutzer sogar als besetzt
angezeigt, wenn er gerade mit dem Mobiltelefon
telefoniert!
Die Praktischen Weiterleitungsoptionen der
Aastra 400 Produkte sorgen dafür, dass kein
Anruf unbeantwortet bleibt!
3.6 Weiterleitung
Jeder Mitarbeitende hat die Möglichkeit, eigene
Anrufweiterleitungen einzurichten und diese per
Knopfdruck
zu aktivieren oder zu deaktivieren. So gehen
beispielsweise während einer Besprechung die
Anrufe zur persönlichen Voicemailbox, während
einer Ferienabwesenheit zu einem Kollegen oder
einem Stellvertreter.
Auch bezüglich der Weiterleitung lassen sich
verschiedene Regeln festlegen:
Anrufe aus einem ausgewählten Rufnummernkreis
können zum Beispiel an einen bestimmten Kollegen
weitergeleitet werden. Ebenso lässt sich etwa
definieren, dass Anrufe einer besonderen
Rufnummer auch während Besprechungen auf das
Mobiltelefon vermittelt werden.
Zusätzlich können Anrufe an die Voicemailbox
weitergeleitet werden.
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3.7 Handy Integration
Erreichbar unter nur einer Rufnummer
FMC bindet Ihr Mobiltelefon als
Nebenstelle in das Firmennetz ein. Alle
Büroanrufe können wahlweise am
Mobiltelefon oder am Festnetztelefon
angenommen bzw. initiiert werden.
Mobile Mitarbeiter wie z. B. Verkäufer
oder Abschlepp- und Notfalldienste und
Hol- und Bringservice sind somit unter
einer einzigen Geschäftsnummer (Büro –
Festnetznummer) erreichbar und
handlungsfähig. Dabei stehen alle
Komfortfunktionen der Nebenstelle auch
am Mobiltelefon zur Verfügung.
One Number Konzept – abgehender Ruf
PSTN
PSTN
GSM
Bei abgehenden externen Rufen:
-der Ruf wird durch das System geleitet
-die Mobilfunknummer wird verdeckt
-die Büronummer wird angezeigt
Bei abgehenden internen Rufen:
-Ziel wird als „intern“ erkannt
-Ruf wird intern vermittelt
-Mobilfunknummer wird verdeckt
-Anruf wird als „intern“ angezeigt
Aastra Mobile Client
Rufnummer 0173 / xxxxxxx
Anzeige am Ziel:
Extern:
Ruf von 0911/968686-0
Intern:
Ruf von Kurt Voigt 800
Vorteile von FMC One Number Konzept:
Erreichbarkeit unter einer Telefonnummer (Geschäftsnummer)
Ihre Handynummer ist nach außen nicht bekannt / sichtbar
Bei eingehenden Anruf signalisieren Handy und Festnetztelefon gleichzeitig
Der Angerufene sieht immer die gleiche Nummer, egal von wo aus die Verbindung aufgebaut wird
Mehrere abgehende Verbindungen können parallel initiert werden
Gewohnte Systemfunktionen wie z. B. Makeln, Rückfrage, Verbinden etc. auch auf dem Mobiltelefon
Nur noch eine Voice Mail
Übernahme von Gesprächen von Mobiltelefon auf Tischapparat oder andersherum
Abgehend vom Mobiltelefon zu Festnetzkonditionen telefonieren
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3.8 Headsets
Telefonieren, die Mandantenakte heraus suchen,
gleichzeitig Notizen aufnehmen und Termine
vereinbaren, die Kunden und Mandaten beraten
und nebenher zu Fax oder Drucker laufen –
alltägliche Selbstverständlichkeit in Kanzleien.
Man verbringt einen Großteil des Tages am Telefon
und soll dem Kunden kompetente Auskünfte liefern.
Trotz kontinuierlichem Stimmengewirr, Tastaturgeklapper
und Telefonklingeln.
Manchmal bräuchte man um all das gleichzeitig
erledigen zu können mehr als 2 Hände….???
NEIN…Ein Headset ist mehr als nur ein Hilfsmittel
zum Telefonieren. Arbeitsplätze werden optimiert
und eine komfortable Ausstattung gewährleistet.
Die Ergonomievorteile
Gehen Sie beim Telefonieren keine Kompromisse in Sachen Komfort ein. Mit einem
Headset müssen Sie keinen Telefonhörer mehr zwischen Kopf und Schulter klemmen. Nie
wieder Muskelschmerzen und Nackenverspannungen!
Die Vorteile freier Hände
Genießen Sie die Freiheit und den Komfort, keinen Telefonhörer mehr halten zu müssen.
Anrufe sind kein Grund, dass Ihnen die Hände gebunden sind!
Die Effizienzvorteile
Erledigen Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig und erhöhen Sie dabei Ihre tägliche
Produktivität. Machen Sie sich Notizen, schlagen Sie in Unterlagen nach und tippen Sie auf
Ihrer Tastatur - all das, während Sie telefonieren.
Die Mobilitätsvorteile
Mit einem schnurlosen Headset haben Sie im Büro völlige Bewegungsfreiheit. Holen Sie
Informationen ein, fragen Sie Kollegen oder gehen Sie zu einem anderen Schreibtisch bzw.
in einen anderen Raum - und das, ohne Ihr Telefonat unterbrechen zu müssen.
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