Rationelles Arbeitsmanagement optimiert Prozessabläufe - med-value
Rationelles Arbeitsmanagement optimiert Prozessabläufe - med-value
Rationelles Arbeitsmanagement optimiert Prozessabläufe - med-value
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Herzlich Willkommen<br />
Verpflegungsmanagement<br />
planen und ordnen<br />
<strong>Rationelles</strong><br />
<strong>Arbeitsmanagement</strong><br />
<strong>optimiert</strong><br />
Prozessabläufe
Uwe Ladwig<br />
KONDITOR, KOCH, KÜCHENMEISTER, FOODSTYLIST, AUTOR<br />
F&B Support Inhaber<br />
Trainer für EDV WAWI & POS Systeme<br />
Fachreferent der IFH – Akademie<br />
IFH - F&B Support, Trainer und Consultant<br />
Dozent für die Deutsche Hotel Akademie Köln<br />
F&B Betriebswirt, Hotelbetriebswirt und<br />
Verpflegungsbetriebswirt, Controller<br />
Trainer Suggestopädie (lern-und lehrgerechtes Lernen )<br />
Nestlé Schulungszentrum Frankfurt<br />
VKK Küchenleiter in Kliniken und VKD Verband der Köche<br />
Fachbuch Coautor „Der clevere Gastronom“ beim Matthaes Verlag<br />
Fachbuchautor und Herausgeber beim Behrs Verlag<br />
Schriftenreihe zum Küchenbetriebswirt
Unterlagen<br />
o Präsentation des Vortrages als PDF<br />
o Artikel zum Thema „<strong>Rationelles</strong> <strong>Arbeitsmanagement</strong>“<br />
o Interview von einem Teilnehmer des<br />
Seminars „<strong>Rationelles</strong> <strong>Arbeitsmanagement</strong> im<br />
Nestlé Schulungszentrum<br />
o Flyer Seminare Küchenbetriebswirt (F&BS)<br />
o Broschüre und Produkte F&B Support<br />
o Flyer Schriftenreihe Küchenbetriebswirt (Behrs Verlag)<br />
o Gratis Konzept „Kalkulation Speisen“ und<br />
Exceldatei Nachkalkulation
Ziele<br />
Ziele vom Thema <strong>Rationelles</strong><br />
<strong>Arbeitsmanagement</strong> in der Küche<br />
reibungslosere und strukturiertere Abläufe<br />
die eigene und die Effizienz der<br />
Mitarbeiter erhöhen<br />
wirtschaftliche Ergebnisse, Kosten „optimieren“<br />
Arbeitsplatzsicherung<br />
Produktivität erhöhen und die Motivation steigern<br />
frei werdende Potentiale NUTZEN<br />
NICHT schneller laufen!<br />
NICHT noch mehr Überstunden!
Stufenschema zur Analyse<br />
-<br />
und Verbesserung von Arbeitsabläufen<br />
Stufe 1: Aufnahme des IST-Zustandes<br />
• ABC – Analyse, Z.D.F, Video, Fotos, Brainstorming …<br />
• Anzahl BKT/ Gäste pro Arbeitsstunde<br />
• Umsatz pro Mitarbeiterstunde<br />
Stufe 2: Kritik des IST-Zustandes<br />
• Eigen- und Selbstkritik<br />
Stufe 3: Festlegen des SOLL-Zustandes<br />
gemeinsam & schriftlich<br />
Stufe 4: Einführung in die Praxis<br />
Stufe 5: Kontrolle der SOLL- Vereinbarung<br />
Stufe 6: JIT (just in time) und KVP (kontinuierlicher<br />
Verbesserungsprozess)
Entwicklung seit 1953
‣ Personalmangel<br />
‣ qualifiziertes<br />
Personal<br />
‣ Motivation,<br />
Ausbildung<br />
‣ Behördliche<br />
Anforderungen<br />
‣ Kostendruck<br />
‣ Zeit und Förderung<br />
Kreativität<br />
‣ MA Förderung<br />
‣ Sparsucht<br />
‣ interne Spannungen
83 % haben keine Ziele nach Z.D.F.<br />
14 % haben Ziele im Kopf<br />
3 x erfolgreicher<br />
3 % haben schriftliche Ziele<br />
10 x erfolgreicher
Ziele<br />
Ziele müssen messbar und konkret formuliert (Z.D.F.)<br />
sein:<br />
* A. durch Quantität<br />
B. durch Qualität<br />
Ziele müssen realistisch sein, sonst bleibt es unerreichbar<br />
und utopisch (=Frustration).<br />
Ziele müssen planbar sein, nämlich einen festen zeitlichen<br />
Bezug (Fristen, Termine) aufweisen.<br />
Ziele müssen schriftlich und gemeinsam<br />
festgelegt werden.<br />
Ziele müssen nachvollziehbar für Dritte sein.
Wer das Ziel kennt, kann<br />
entscheiden,<br />
wer entscheidet, findet Ruhe,<br />
wer Ruhe findet, ist sicher,<br />
wer sicher ist, kann überlegen,<br />
wer überlegt, kann verbessern.
Stufe 1: Aufnahme des IST-Zustandes Z.D.F.<br />
A – Zahlen - Kennzahlen. Daten. Fakten.<br />
‣ Wareneinsatz € pro KG im Durchschnitt ø<br />
‣ Wareneinsatz in Gramm pro BKT*<br />
‣ Wareneinsatz pro BKT in €<br />
‣ Personalkosten pro BKT in €<br />
‣ Anzahl der BKT pro Mitarbeiterstunde<br />
‣ Umsatz pro MA-Stunde in €<br />
‣ Conveniencegrad in%<br />
‣ Personalkosten pro Stunde und Minute in €<br />
*BKT = Beköstigungstag
Schlüssel-<br />
KENNZAHLEN muss<br />
jedes Team-Mitglied<br />
verstehen,<br />
interpretieren und<br />
planen können.
Prioritätensystem?<br />
‣ Kennen Sie eins?<br />
‣Haben Sie eins?<br />
‣Verwenden Sie eins?<br />
‣Welches System haben Sie?<br />
‣Wo haben Sie es gelernt?
ABC – Analyse<br />
Die Bibel des Unternehmers!<br />
‣ Vilfredo Pareto 1848 – 1923<br />
Italienischer Ökonom<br />
durch statistische Untersuchungen herausgefunden,<br />
dass:<br />
20% der Bevölkerung über<br />
80% des Vermögens verfügen.
ABC - Analyse<br />
20% der Verkaufsartikel sorgen für<br />
80% Rohertrag!<br />
20% der Produktionsfehler verursachen<br />
80% des Ausschusses!<br />
20% der Kosten verursachen<br />
80% der Ausgaben!
ABC - Analyse<br />
20% der Zeit sorgen für 80% Erfolg!<br />
20% der Produkte eines BKT´s verursachen<br />
80% des Wareneinsatzes!<br />
20% der Mitarbeiter verursachen<br />
80% der Personalkosten!<br />
20% der Lebensmittel<br />
(= A – Lebensmittel) verursachen<br />
80% des Wareneinsatzes!
ABC – Analyse<br />
Die Bibel des Unternehmers<br />
‣ Ziel der Analyse ( Schlüsselsatz )<br />
‣ Aufstellung der zu analysierenden Bereiche<br />
‣ Anwendung der ABC – Analyse<br />
‣ A, B, C – Ergebnisse definieren<br />
‣ Festlegen der Prioritäten und zeitlichen<br />
Bearbeitungsrhythmen<br />
( täglich, wöchentlich, monatlich und jährlich )<br />
‣ Maßnahmenplan ( Aktionsplan ) wenn feststeht, welche<br />
Bereiche/Teilbereiche verbessert werden können und sollen<br />
10 Ideen sind gut, eine umgesetzte Idee<br />
ist besser!
ABC – Kosten in der Küche<br />
A- Kosten<br />
Personalkosten inklusive Lohnnebenkosten<br />
Lebensmittel<br />
Pacht<br />
B- Kosten<br />
Verwaltung<br />
Marketing/ Werbung<br />
Energie<br />
C- Kosten<br />
Instandhaltung<br />
AfA,<br />
Gebühren<br />
Zinsen
BWA Costcenter<br />
2. Wareneinsatz<br />
1. Personalkosten
A – Kosten der Küche<br />
Costcenter<br />
Lebensmittel<br />
Personalkosten<br />
40 – 45% + 50 – 55%<br />
90 – 100%
A – Kosten der Küche<br />
Profitcenter<br />
Personalkosten<br />
Lebensmittel TEAM<br />
28 – 32% + 30 – 35%<br />
58 – 67%
Wechselwirkung Kosten der Küche<br />
Lebensmittel<br />
+<br />
Personalkosten<br />
interdependent<br />
wechselwirkend<br />
WE pro BKT<br />
+<br />
PK pro BKT<br />
WE + PK pro BKT
Durch Rationalisierung<br />
von Prozessabläufen<br />
lässt sich mehr<br />
„optimieren“<br />
als mit jedem<br />
Warenwirtschaftssystem!<br />
.
Keine Küche ohne System
„Der Leerlauf,<br />
der durch unorganisierte<br />
Arbeitsplatzgestaltung<br />
und Planung entsteht,<br />
kann nach verschiedenen Untersuchungen<br />
bei mehreren Firmen<br />
2 - 3 Stunden<br />
pro Tag und Arbeitsplatz betragen.<br />
Hier lohnt es sich für Sie, Zeit einzusetzen, um zu<br />
prüfen, wie oft Sie „leer laufen“.
Herkömmliche Arbeitsweisen …
„Teamarbeit …<br />
erhöht<br />
die Effektivität<br />
und Produktivität<br />
um bis zu 50%<br />
gegenüber<br />
herkömmlichen Arbeitsweisen.
3. Arbeitsorganisation<br />
Teamarbeit an<br />
10. Stelle der<br />
Wichtigkeit
„Ein Team ist eine kleine Gruppe<br />
von Personen,<br />
deren Fähigkeiten einander ergänzen<br />
und die sich für eine<br />
gemeinsame Sache,<br />
gemeinsame Leistungsziele<br />
und einen gemeinsamen Arbeitseinsatz<br />
engagieren und gegenseitig<br />
zur Verantwortung ziehen.“
Ohne Beteiligung<br />
keine Bindung,<br />
ohne Bindung kein<br />
Erfolg bei der<br />
Umsetzung!
Team Einsatzplanung<br />
Qualitäts-, Service- und Umsatzverluste bei<br />
Unterbesetzung<br />
Leer- und Wartezeiten gepaart mit geringer<br />
Dienstleistungsproduktivität<br />
unnötige Überstunden und überhöhte<br />
Personalkosten pro „Arbeits- und Umsatzstunde“<br />
Streß und Arbeitsüberlastung für die Mitarbeiter<br />
Motivationshürden bei Mitarbeiter-Überbesetzung -<br />
keine „zeitleistungsgerrechte Bezahlung“<br />
Fehlende Zeitsouveränität - Selbstbestimmbarkeit<br />
seitens der Mitarbeiter (Anstieg von Fehl- und<br />
Krankheitstagen)
Zeitmanagement<br />
3<br />
7
Planung<br />
beinhaltet die einzige<br />
und berechtigte Hoffnung<br />
auf zukünftige Verbesserungen<br />
in unserem<br />
Entscheidungsverhalten!
Produktivitätskontrolle<br />
in Leistungseinheiten<br />
Analyse der<br />
Leer- und<br />
Streßzeiten<br />
Prognose des<br />
stündlich zu<br />
erwartenden<br />
Geschäftsvolumen<br />
Anreizsysteme<br />
für unattraktive<br />
Dienstzeiten<br />
Dienstplan<br />
-<br />
technik<br />
Berechnung der<br />
erforderlichen<br />
Mitarbeiteranzahl<br />
Flexibilisierung<br />
mit Zeitkonten<br />
14tägige<br />
Dienstpläne<br />
Steigerung<br />
der Zeitsouveränität<br />
Wunschdienstpläne<br />
Staffelung<br />
der kapazitätsorientierten<br />
Arbeitszeiten
Berechnung des Wareneinsatzes
1.<br />
Überproduktion<br />
2.<br />
Falsche<br />
Portionsgrößen<br />
Diebstahl<br />
4.<br />
Falscher Einkauf<br />
Gründe für die<br />
Differenzen<br />
beim Wareneinsatz<br />
3.<br />
Conveniencegrad<br />
Warenannahme-,<br />
Lagerungsund<br />
Ausgabefehler
Rezepturen/ Kalkulationen ABC-Schema<br />
A- Lebensmittel<br />
Fleisch, Fisch, Soße<br />
WIEGEN<br />
B- Lebensmittel<br />
Gemüse, Salate, Obst, MoPro<br />
STANDARDISIEREN<br />
C- Lebensmittel<br />
Öl, Butter, Reis, Mehl, Gewürze<br />
Pauschalisieren
Maßnahmen Wareneinsatz<br />
Lebensmittel<br />
‣ Lebensmittel mit Einkaufspreisen erfassen<br />
‣ Rezepturen, Mengen in Gramm und<br />
Kalkulationen erstellen<br />
‣ Gewichtstabellen für die Mitarbeiter<br />
‣ Kalibrierungstabellen auf jedem Arbeitsplatz<br />
‣ Kellenplan auf jedem Posten (Band)<br />
‣ Preisvergleiche mit 3 Lieferanten bei A –<br />
Artikeln<br />
‣ Preisvergleiche mit 2 Lieferanten bei B –<br />
Artikeln<br />
‣ Festpreise für 1 Jahr bei C – Produkten<br />
Mitarbeiter qualifizieren und informieren<br />
Aufgaben
Zitat<br />
„Es ist besser, die richtige Arbeit zu<br />
tun, als eine Arbeit richtig zu tun!“<br />
• (Peter Drucker)
Make or Buy<br />
„Ich arbeite nach dem<br />
Prinzip, dass man niemals<br />
etwas tun soll, was ein<br />
Anderer für Einen günstiger<br />
erledigen kann.“ (John D. Rockefeller)
Die wichtigsten Sofortmaßnahmen<br />
‣ Ziele, Prioritäten, Kennzahlen in Z.D.F. für die Abteilung<br />
Küche festlegen und ermitteln<br />
‣ Mitarbeitereinsatz nach Bedarf und Berechnung durchführen<br />
‣ Rezepturen/ Kalkulationen der Küchenprodukte anfertigen<br />
‣ Organisation des Einkaufs nach A,B und C<br />
‣ Spielregeln für die Küche festlegen<br />
‣ Ablaufbeschreibungen, Fotos und Handbücher erstellen<br />
‣ Einsatz von Checklisten und Verfahrensbeschreibungen<br />
‣ Das Küchenangebot mit Fotos dokumentieren<br />
‣ Lagerordnung überprüfen und Lagerplätze beschriften<br />
‣ Geräteeinsatz auf Wirtschaftlichkeit prüfen<br />
‣ Bestehende Posten/Aufgabenbeschreibungen aktualisieren<br />
‣ Conveniencegrad der Küche ermitteln
Niemand kann ein Geschäft<br />
aus dem Kopf heraus führen,<br />
dem Glück – Zufall<br />
überlassen!<br />
Dafür gib es zu viele Zahlen,<br />
Daten, Fakten.<br />
Niemand!
Maßnahmenplan mit Prioritäten<br />
Maßnahmen Nutzen Aufwand<br />
niedrig1 – 3 h n 1 – 3 hoch<br />
Dienstplan 3 1<br />
Kalkulationen 3 2<br />
WaWi 1 3<br />
Checklisten 3 2 einmalig<br />
Fotos 3 1<br />
Kellenplan 3 1<br />
5
Maßnahmenplan mit Prioritäten<br />
3<br />
Nutzen<br />
2<br />
1<br />
3<br />
Aufwand<br />
2 1<br />
5
Organisationspyramide<br />
Ziele der GF<br />
Ziele der Abteilungsleiter<br />
Organigramm<br />
- wer ist wem über-/unterstellt ? -<br />
Aufgabenbeschreibung<br />
- was soll von wem gemacht werden ?-<br />
Arbeits-/Ablaufbeschreibungen/Checklisten/ Excel/Fotos<br />
- wie soll es gemacht werden ?-<br />
Unternehmensleitbild/Philo
Maßnahmen<br />
‣ Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter Ihre Anweisungen eindeutig<br />
verstehen!<br />
‣ Dokumentieren Sie Arbeitsschritte!<br />
‣ Verwenden Sie statt seitenlanger Verfahrensanleitungen lieber Fotos!<br />
‣ Schaffen Sie Ordnungs- und Übersichtssysteme<br />
(z. B. Beschriftung von Regalen)!<br />
‣ Ein Küchenchef muss nicht alles selbst machen. Lernen Sie zu<br />
delegieren!<br />
‣ Nutzen Sie die Effizienz von Checklisten (z. B. für Routinearbeiten)<br />
in Ihrem Betrieb!<br />
‣ Erfassen Sie Gewinneinflussfaktoren und nutzen Sie EDV-gestützte<br />
Systeme!<br />
‣ Messen Sie die Produktivität Ihrer Küche, in dem Sie Wareneinsatz<br />
und Personalkosten dokumentieren!<br />
5
Maßnahmen<br />
‣ Messen Sie die Produktivität Ihrer Küche, in dem Sie<br />
Wareneinsatz und Personalkosten dokumentieren!<br />
‣ Nutzen Sie ein Kalkulationsprogramm für Ihre<br />
Speiseplangestaltung und Mengenberechnung!<br />
‣ Unterscheiden Sie nach A-Tätigkeiten und B- und C-<br />
Tätigkeiten<br />
‣ Gestalten Sie Ihre Einkäufe effizienter, in dem Sie für Ihre A-, B-<br />
und C-Produkte nur so viele Lieferanten nutzen, wie Sie<br />
brauchen!<br />
‣ Beteiligung, Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiter in der<br />
Küche im Bereich Kennzahlen, wirtschaftliche Küchenführung,<br />
Arbeitsorganisation, Zeitmanagement<br />
5
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung<br />
für ein rationelles <strong>Arbeitsmanagement</strong>.<br />
Gerne unterstützen wir Sie mit den Produkten des<br />
F&B Support im Betrieb.<br />
F&B Support<br />
Uwe Ladwig<br />
Postfach 300 205<br />
47863 Willich<br />
02154 – 953 52 45<br />
info@f-bsupport.de<br />
www.f-bsupport.de
Gratis Konzept
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‣ Management der<br />
Küchenorganisation 23. – 24.10.12 München<br />
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-
Veranstaltungshinweise<br />
o Seminare des F&B Supports 2. Halbjahr 2012<br />
‣ Management der<br />
Küchenorganisation 23. – 24.10.12 München<br />
‣ BWL in der Küche 25. – 26.04.12 München<br />
‣ Excel Anwendungen 13.11.2012 München<br />
‣ Controlling im F&B 14. – 15.11.12 München<br />
‣Wirtschaftliche Betriebsführung<br />
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‣ Küchenbetriebswirt (F&BS) 4 Seminare zzgl. Prüfung<br />
‣ Seminare 2012 unter www.f-bsupport.de
Webinare 2012 – 2013<br />
1. Webinar am 09.07.2012 "Grundlagen der Kalkulation von Speisen"<br />
2. Webinar am 06.08.2012 "ABC-Analyse - Die Bibel des Unternehmens"<br />
3. Webinar am 10.09.2012 "Anwendung der Speisendiagnose "<br />
4. Webinar am 08.10.2011 "Break-Even-Analyse im F&B-Management"<br />
5. Webinar am 12.11.2012 "Gewinneinflussfaktoren im F&B-Bereich"<br />
6. Webinar am 10.12.2012 "Kalkulation von Veranstaltungen und Banketten"<br />
7. Webinar am 01./2013 "Soll-Umsatz pro Mitarbeiterstunde"<br />
8. Webinar am 02./2013 "Mitarbeitereinsatzplanung in Excel„<br />
9. Webinar am 03./2013 "Getränkekalkulation"<br />
10. Webinar am 04./2012 "MS Excel Grundlagen"<br />
11. Webinar am 05./2012 "MS Excel für fortgeschrittene Anwendungen"<br />
12. Webinar am 06./2012 "Erstellung von Pivottabellen in MS Excel"
Schriftenreihe Küchenbetriebswirt<br />
Hier eine Meinung zur Schriftenreihe von:<br />
Marcus Möller-Lüneburg Küchenmeister, Johnson und Johnson Medical GmbH, Noerderstedt<br />
"Mit dieser kompletten Schriftenreihe hat man das richtige Instrument, um in seinen Betrieb<br />
kostenbewusst zu handeln.<br />
Die Inhalte sind leicht zu verstehen und die dazugehörenden Excel-Dateien auf CD-ROM sind<br />
für jeden Betrieb anwendbar. Wer seine Kosten im Griff haben will und seinen Gewinn steigern<br />
möchte, sollte auf diese fundierte Schriftenreihe nicht verzichten!"<br />
o Schriftenreihe 1 Das „Küchen ABC“ – Die wichtigsten Kennzahlen<br />
o Schriftenreihe 2 Mitarbeitereinsatzplanung<br />
o Schriftenreihe 3 Kalkulation und Speisendiagnose<br />
o Schriftenreihe 4 Kalkulation unter Verwendung des Deckungsbeitrages<br />
o Schriftenreihe 5 Das Erfolgskennzahlensystem<br />
o Schriftenreihe 6 Die praktische Umsetzung der Erfolgszahlen
Es ist keine Frage mehr ob<br />
Sie sich verändern<br />
müssen, die einzige Frage<br />
ist, ob Sie es schnell<br />
genug sein werden.
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