Vollständiger Text - Kontrollamt der Stadt Wien

KA IV - 13/4-1/09 Seite 45 von 50
2.6 Information und Kommunikation
Erfahrungen und Erkenntnisse, welche sich im Zuge der Arbeits- und Prozessabläufe
als auch geänderter externer Rahmenbedingungen ergeben, müssen im Hinblick auf
die Umsetzung interner Kontrollziele möglichst aktuell erfasst, aufbereitet und an die
verantwortlichen Stellen weitergeleitet werden, damit sich die Führungskräfte bei der
Ausübung ihrer Management- und Kontrollfunktion auf gesicherte Grundlagen stützen
können. Informationen sollten daher auf das Wesentliche beschränkt, zielgerichtet, korrekt
und möglichst zeitnah im Rahmen eines internen Informations- und Kommunikationssystems
zur Verfügung gestellt werden.
Zum regelmäßigen Informationsaustausch in Angelegenheiten der Geschäftsgebarung
finden so genannte Jour fixe-Sitzungen sowohl auf Ebene der GF als auch zwischen
der GF und sämtlichen Bereichsleitungen im administrativen Bereich sowie sämtlichen
Abteilungsvorständen im künstlerischen Bereich statt. Darüber hinaus werden im
künstlerisch-pädagogischen Bereich zumindest zweimal pro Jahr für jede angebotene
fachspezifische Ausbildungsrichtung so genannte Abteilungskonferenzen abgehalten,
die dem Informationsaustausch zwischen den Abteilungsvorständen, Lehrenden und
Vertreterinnen bzw. Vertretern der Studierenden dienen.
Im Rahmen von monatlich abgehaltenen Senatssitzungen, an welchen neben dem
künstlerischen Geschäftsführer auch die Abteilungsvorstände sowie VertreterInnen der
Lehrenden und Studierenden teilnehmen, werden die lt. Satzung vorgegebenen Angelegenheiten
bzgl. der Erstellung von Vorschlägen zur Weiterentwicklung der Privatuniversität
z.B. strategische Empfehlungen für den Einsatz von Personal- und Finanzressourcen
unter besonderer Berücksichtigung der abteilungsübergreifenden Sicherung
der Qualität des Studienbetriebes, allfällige Satzungsänderungen etc. behandelt.
Die Inhalte und Ergebnisse dieser Sitzungen und Meetings werden jeweils in einem
Protokoll schriftlich festgehalten.
Weiters finden regelmäßig Sitzungen der Studienkommission (TeilnehmerInnen: Abteilungsvorstand,
gewählte VertreterInnen der Lehrenden und Studierenden), der Gleich-