Vollständiger Text - Kontrollamt der Stadt Wien
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KA IV - 13/4-1/09 Seite 28 von 50<br />
Wird die Wirksamkeit <strong>der</strong> internen Kontrolle von <strong>der</strong><br />
GF periodisch mit dem Aufsichtsrat bzw.<br />
Bilanzausschuss erörtert?<br />
Gibt es ein Organigramm, aus dem die Aufgaben und<br />
Zuständigkeiten <strong>der</strong> einzelnen Abteilungen und<br />
Bereiche des Unternehmens mit den entsprechenden<br />
Verantwortlichkeiten im Instanzenweg ersichtlich<br />
sind?<br />
Ist das Organigramm den Mitarbeiterinnen bzw. den<br />
Mitarbeitern im erfor<strong>der</strong>lichen Umfang bekannt?<br />
Gibt es ein Organisationshandbuch für die wesentlichen<br />
Prozessabläufe?<br />
Gibt es für sämtliche Funktionsgruppen einer Abteilung<br />
schriftliche Dienstanweisungen, in denen die<br />
Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche klar<br />
abgegrenzt sind?<br />
Erhält jede Funktionsgruppe nur die für sie geltenden<br />
Arbeitsanweisungen?<br />
Gibt es darüber hinaus individuelle Arbeitsanweisungen<br />
für die wesentlichen Tätigkeiten <strong>der</strong> einzelnen<br />
Sachbearbeiterinnen bzw. Sachbearbeiter und<br />
die dabei von ihnen zu beachtenden Vorschriften und<br />
durchzuführenden Kontrollen?<br />
Wurden dabei IKS-Maßnahmen wie beispielsweise<br />
Vieraugenprinzip, Funktionstrennung, Unvereinbarkeitsprinzip<br />
etc. berücksichtigt?<br />
Existiert ein aktualisiertes Verzeichnis aller mit Vollmachten<br />
und beson<strong>der</strong>en Befugnissen ausgestatteten<br />
Personen (Unterschriftenberechtigungen,<br />
StellvertreterInnenregelungen, Bankvollmachten mit<br />
Unterschriftsproben und Wertgrenzen, Zahlungs- und<br />
Buchungsanweisungen)?<br />
Sind die Handlungs- und Unterschriftsvollmachten<br />
den Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern in erfor<strong>der</strong>lichem<br />
Umfang bekannt?<br />
Werden im Rahmen von MIS (Kennzahlen, Kostenrechnung,<br />
Businessplänen) jene Zahlen (zeitgerecht)<br />
geliefert, die zur Steuerung des Unternehmens im<br />
Hinblick auf die Erreichung von Unternehmenszielen<br />
erfor<strong>der</strong>lich sind?<br />
Werden monatlich Zwischenabschlüsse (Liquidität,<br />
Rentabilität, Kosten- und Umsatzanalyse, Soll/Ist-<br />
Vergleich) erstellt und ausgewertet?<br />
Erfolgt eine regelmäßige (zumindest vierteljährig)<br />
Berichterstattung an den Aufsichtsrat?<br />
Sind diese Zwischenabschlüsse auch genügend aussagefähig,<br />
um ungewöhnliche Schwankungen erkennen<br />
zu lassen?<br />
Besteht eine eindeutige Regelung, wer innerhalb <strong>der</strong><br />
GF für Bilanzierungs- und Bewertungsfragen<br />
zuständig ist?<br />
Besteht ein ausreichen<strong>der</strong> Versicherungsschutz<br />
gegen Gefahren des Verlustes von Vermögenswerten<br />
des Unternehmens (Betriebshaftpflicht, Betriebsstillstände,<br />
sonstige Risiken) mit ausreichen<strong>der</strong><br />
Deckungssumme?<br />
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