Archivierung für SAP - Ceyoniq Technology GmbH

ECM für SAP-Anwender
FACTS & FEATurES
Die betriebswirtschaftliche Archivierung in der vertrauten
SAP-Oberfläche: Transparent, flexibel und unkompliziert mit
der Archivierungslösung nscale for SAP.
ErP-Systeme wie SAP bilden häufig den Dreh- und Angelpunkt
eines unternehmens. Hier laufen eine Vielzahl von komplexen
Funktionen und verschiedensten Dokumenten zusammen. Von
rechnungen über Lieferscheine bis zu Bestellungen, u. v. m.:
Ein unmittelbarer und schneller Zugriff auf diese unternehmenskritischen
Daten muss für die Mitarbeiter daher jederzeit sicher
gewährleistet sein. Dabei darf es keine rolle spielen, ob die Anwender
die SAPGuI oder den nscale Desktop als ihre rechercheoberfläche
nutzen. Durch die integrierten ECM-Funktionen bietet
nscale for SAP einen erheblichen Mehrwert für SAP Geschäfts -
anwendungen.
Facts
nscale for SAP vereinigt alle relevanten SAP Schnittstellen (SAP
ArchiveLink, HTTP Content Server, …) in der zentralen Komponente
nscale Server Application Layer. Damit stehen automatisch
alle ECM-Funktionen des Application Layers auch für archivierte
SAP Dokumente zur Verfügung. Dazu gehört neben der Volltextunterstützung,
der Festlegung von Aufbewahrungsfristen auch die
Nutzung des nscale Business Process Management.
Die recherche nach SAP Dokumenten kann neben der SAPGuI
auch direkt in nscale Desktop erfolgen. Eine komfortable Suche
kann durch Anreicherung der Dokumente mit fachlichen Attributen
durch entsprechende Plug-Ins im Application Layer ermöglicht
werden. nscale bietet zu diesem Zweck eine Vielzahl von Templates
unterschiedlicher SAP Objekte (Buchhaltungsbelege, Vertriebsdokumente
etc.). Die Darstellung in individuellen Aktenstrukturen
ist dabei selbstverständlich. Neben den SAP Dokumenten
können solche Akten aber auch Office-Dokumente, E-Mails etc.
beinhalten. Damit stehen auch dem non-SAP-Anwender alle
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KEy FEATurES
• Vollständig SAP zertifiziert
• Integration in SAP Benutzeroberfläche
(SAPGuI)
• unterstützung aller SAP Ablageund
Archivierungsszenarien
(Dokumenten- & Datenarchivierung)
• Integration in nscale Server
• Volltextunterstützung
• Komfortable Suche nach SAP
Dokumenten in nscale Desktop
bzw. nscale Desktop Web
• Abbildung individueller Aktenstrukturen
in nscale
inkl. Dokumente aus SAP
• Verwendung nscale BPM (Workflow)
• Integration beliebiger Erfassungssysteme
(z. B. Kofax Capture)
• Anbindung Output-Management-
Systeme
• Standardlösungen,
wie z. B. die automatische
Eingangsrechnungsverarbeitung
ECM für SAP-AnwEnDEr

ECM für SAP-AnwEnDEr
Dokumente zentral in einer Oberfläche zur Verfügung. Das gilt auch
für die recherche im Browser über nscale Desktop Web. Dem SAP
Anwender bietet nscale die Möglichkeit, aus der SAPGuI über
einen definierten Hotkey direkt in die gewünschte Akte in nscale zu
wechseln (nscale SmartSearch).
Die Schnittstellen des nscale Server Application Layers ermöglichen
die Integration unterschiedlicher Erfassungssysteme für sog. ein-
gehende Dokumente. Die Papierdokumente können, neben der
Standardapplikation nscale Imaging, auch mit Fremdsystemen wie
z. B. Kofax Capture gescannt und verarbeitet werden. Im Falle des
SAP Szenarios „Ablegen für spätere Erfassung“ wird nach der Archi-
vierung in nscale automatisch ein Workitem im Eingang des SAP
Business Workplace generiert. Der Sachbearbeiter am Scanarbeits-
platz benötigt dafür keine SAPGuI. Der Prozess kann durch den
Einsatz von Workflow-Lösungen, z. B. der automatischen Eingangs-
rechnungsverarbeitung, weiter optimiert und vereinfacht werden.
Auch für das Einstiegsszenario „Spätes Ablegen mit Barcode“ gilt:
Barcodes werden automatisch erkannt, Dokumente in nscale
archiviert und die Daten an SAP gemeldet. Die Verwendung der
SAPGuI ist nicht erforderlich.
Die Integration von externen Scandienstleistern in den Erfassungs-
prozess ist mit nscale genauso einfach wie die Anbindung von
Output-Management-Systemen. Offene Schnittstellen sorgen hier
für ein Höchstmaß an Flexibilität. Mit dem Einsatz von nscale for
SAP ist ein praktischer Einstieg in Dokumenten- bzw. Enterprise
Content Management gegeben.
Function
SAPGuI
Frontend
OLE
nscale Imaging
SAP Server
Backend
http
nscale Server
Architektur nscale for SAP
rFC
http
nscale for SAP Content Service
nscale for SAP replication Service
Die Abbildung zeigt die Darstellung der über SAP ArchiveLink archivierten Dokumente in nscale Desktop. Stand: November 2010