Extensible Markup Language (PDF) - IT-Dienstleistungszentrum Berlin
Extensible Markup Language (PDF) - IT-Dienstleistungszentrum Berlin Extensible Markup Language (PDF) - IT-Dienstleistungszentrum Berlin
ç Mit INAS können Vordrucke (zB Anträge) aus dem elektronischen Formularschrank ausgewählt werden und am Rechner ausgefüllt werden Die PDF-Formulare können mit einer Plausibilitätsprüfung ausgestattet sein, die beispielsweise auf fehlerhafte Eingaben in Datumsfeldern aufmerksam macht oder in Abhängigkeit von bereits beantworteten Fragen auf vollständige Beantwortung weiterer Pflichtfelder prüft Im folgenden werden die einzelnen Arbeitsschritte, wie sie in INAS realisiert wurden, etwas eingehender dargestellt: Vor der erstmaligen Nutzung von INAS muss sich ein Anwender registrieren, die Anforderungen hierfür (zB Name, Anschrift, eMail-Adresse oder ggf weitere Pflichteingaben) sind einstellbar Der Anwender kann schließlich die im Formular erfassten Daten in elektronischer Form – dh über eine sichere Verbindung – an die zuständige Stelle senden, und zwar ohne dass er diese konkret ausfindig machen muss Mit jedem Formular ist zunächst ein Sach- bzw Fachgebiet verbunden, mit dem die Zuordnung hinsichtlich der fachlichen Zuständigkeit sichergestellt wird Die Zuordnung hinsichtlich der örtlichen Zuständigkeit kann innerhalb der Formulare durch die Auswahl eines Bezirks erfolgen Im Ergebnis kann so der elektronische Antrag in einen konkreten Postkorb eines Sachbearbeiters einsortiert werden Wenn ein Formular während dieser kaskadenartigen Prüfung keiner der im Administrationstool vordefinierten Varianten zugeordnet werden kann, wird es in einem allgemeinen Postkorb abgelegt Für diesen allgemeinen Postkorb muss durch geeignete organisatorische Maßnahmen geregelt werden, wie die weitere Postverteilung zu erfolgen hat 2 Unmittelbar nach der automatischen Zuordnung generiert das System eine Eingangsbestätigung, die wiederum im INAS-Postkorb des Antragstellers abgelegt wird Der Sachbearbeiter seinerseits nutzt ebenfalls INAS für die Erstbearbeitung Dabei reicht ein Zugang zum Intranet und auf dem Arbeitsplatzrechner ist nur ein Browser und (für PDF-Dokumente) der Acrobat Reader nötig Nach der Durchsicht der neu eingegangenen Dokumente kann vom Sachbearbeiter die Vollständigkeit bestätigt werden oder – wenn dies nicht der Fall ist – können noch weitere Unterlagen angefordert werden Dabei kann gleichzeitig ein Wiedervorlage-Termin gesetzt werden Außerdem können zu dem Antrag auch Notizen (Hinweise für weitere Bearbeitung usw) gespeichert werden Zur Vorlage von Original-Belegen und ggf zur eigenhändigen Unterschrift des Antrages – soweit nicht bereits eine Komponente zur Nutzung der digitalen Signatur eingebunden ist - kann dem Antragsteller mit einer weiteren Nachricht ein Terminvorschlag unterbreitet werden Mit der abgeschlossenen “Erstprüfung” können die Daten des elektronischen Antrags über eine Import / Exportschnittstelle im XML-Format an das jeweilige Fachverfahren übertragen werden, wo mit einem eigenen Status für elektronische Anträge die klassische Bearbeitung fortgesetzt wird Dabei muss natürlich vor der Einführung dieser Möglichkeit geprüft werden, welchen Funktionsumfang das jeweilige Fachverfahren bietet So bieten neuere Entwicklungen oft schon eine umfangreiche Unterstützung zB der Unterlagenanforderung und ähnlicher Arbeitsschritte an, während in anderen Fachverfahren nur die Bescheiderstellung anhand abschließend geprüfter Daten unterstützt wird Auch diese Besonderheiten lassen sich jeweils gesondert festlegen Schon jetzt technisch realisierbar wäre auch, den fertigen Bescheid wieder aus dem Fachverfahren in den INAS-Postkorb des Antragsstellers zu exportieren, wobei damit natürlich noch rechtliche Probleme verbunden sind Jedoch spätestens mit Nutzung der digitalen Signatur könnte auch zur Vermeidung dieses letzten “Medienbruchs” im gesamten Arbeitsprozess die nötige Verbindlichkeit und Rechtssicherheit hergestellt werden 1/02 2 40 Noch ist damit nicht der letzte Schritt zur papierlosen Vorgangsbearbeitung getan Denn wann und wie wird die Vorlage von Originalbelegen bewerkstelligt? Auch dies ist in Zeiten von Scanning-Systemen kein technisches Problem, sondern eine Frage der Organisation, rechtlicher Rahmenbedingungen und der Glaubwürdigkeit elektronisch vorgelegter Dokumente Diese beschriebene und strukturell sehr einfache Unterstützung der Arbeitsprozesse unter Vermeidung der unerwünschten Medienbrüche führt offensichtlich zu einer deutlichen Verbesserung des Dienstleistungsangebots der Verwaltung Im Rahmen des soeben vorgestellten eGovernment-Masterplans der Berliner Verwaltung soll INAS im Bezirk Marzahn-Hellersdorf als eines der Pilotprojekte zum Einsatz kommen Nur am Rande sei angemerkt, dass dabei der nicht zutreffende Name INAS (A für Antragsbearbeitung) deutlich wird: es ist eben nicht nur ein Antragsbearbeitungssystem, sondern es ist der elektronische Brückenschlag zwischen Front-Office und Back-Office, dient also der medienbruchfreien Datenübermittlung für jegliche Kommunikation (Anträge, Mitteilungen, Anfragen usw) zwischen Dienstleistungsangeboten im Internet und der fachlich und örtlich zuständigen Bereiche der Verwaltung Denn im Pilotbetrieb in Marzahn- Hellersdorf sollen auch die bereits einleitend genannten institutionellen Verwaltungspartner in die Erprobung einbezogen werden Städtische Unternehmen und Genossenschaften mit größeren Wohnungsbeständen im Bezirk können dann ihren Mitteilungspflichten (zB Leerstand, Bezugsfertigkeit, Zweckentfremdung) mit INAS auf elektronischem Wege nachkommen Damit ist für diesen Anwenderkreis sicherlich ein Nutzen verbunden, der mit den im Pilotbetrieb gewonnenen Erfahrungen auch besser quantifiziert werden kann JÜRGEN SCHILKE T-Systems GEI GmbH, GS Berlin, Applications Development u
Ein Freund – ein guter Freund Was Sie von einer guten Beratungsgesellschaft erwarten sollten Wahre Freunde, so sagt man, stehen in Zeiten der Not zueinander So gesehen sind Berater wohl Freunde Meist werden sie spätestens dann gerufen, wenn das Kind wenigstens mit einem Bein im Brunnen ist Welche Eigenschaften zeichnen sie aus, dass immer wieder gern auf sie zurückgegriffen wird? Was leistet eine gute Beratungsgesellschaft bei der strategischen Ausrichtung und im Rahmen von Prozessen der Organisationsentwicklung für ihre Klienten? Bleiben wir bei der Parallele zu den Freunden Hier wie dort spielen Offenheit, Vertrauen und Verschwiegenheit eine große Rolle Berater erfahren meist Interna, die oft selbst den eigenen Führungskräften verborgen bleiben Damit sorgfältig umzugehen, Erkenntnisse zwar zu nutzen aber Personen nicht zu beschädigen, ist eine der wichtigen Herausforderungen Verschwiegenheit und Loyalität, aber auch ein differenziertes Kommunikationsvermögen sind daher typische Anforderungen an den Berater Das Umfeld berücksichtigen Zu Erkenntnissen über die Art der vorzunehmenden Veränderungen und ihre Umsetzung zu kommen, verlangt Fachwissen und Überblick Die Bereitstellung von Know-How zu Themen, die bislang in der Organisation nicht präsent waren (z B Kosten- und Leistungsrechnung, Vertriebsthemen) ist daher eine weitere Aufgabe Dabei kommt es darauf an, den theoretischen Unterbau an den Bedürfnissen des Klienten auszurichten Vorgefertigte Standard-Lösungen „aus der Schublade“ passen nie Die Entwicklung von Konzepten muss sich immer eng an den Anforderungen des Marktes und den Rahmenbedingungen der Klienten orientieren Dabei gilt es zusätzlich, die besondere Situation von Auftraggebern aus dem öffentlichen Bereich zu beachten Marktund Kundensituation sind hier nicht direkt mit der von privaten Anbietern vergleichbar Für den guten Freund heißt das: Er wird immer das Umfeld berücksichtigen und sich nicht auf Kosten des anderen „selbst verwirklichen“ Ganzheitliche Sicht ermöglichen Die Veränderung wirklich ganzheitlich zu gestalten, sich nicht an einem „Lieblingsproblem“ festzuhalten und so andere wichtige Aspekte zu vernachlässigen, ist eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg von Organisationsentwicklungsprozessen Ohne externe Unterstützung ist dies kaum zu leisten Denn je tiefer und fester die eigene Verbindung zu den Prozessen ist, desto schwerer wird es, das Ganze einschließlich seiner Einzelheiten zu sehen und in Frage zu stellen Der Volksmund nennt diesen Effekt „Betriebsblindheit“ Den Freund zieht man zu Rate, um dessen An- und Einsichten aufzunehmen und so diesem Effekt vorzubeugen Aufgabe des Beraters ist es ebenso, Fachwissen und Detailkenntnisse, Erfahrungen und Einschätzungen der Mitarbeitenden nutzbar zu machen Dazu muss der Beratungsprozess so gestaltet werden, dass die Betroffenen zu Beteiligten werden Als beste Kenner ihres Fachgebietes sind sie unter fachkundiger Leitung selbst in der Lage, Konzepte zu entwickeln Mit der Überwindung der „Betriebsblindheit“ geht dabei die Hilfe zur Selbsthilfe einher So, wie man es von einem guten Freund erwartet Verfahrenssicherheit herstellen Vor der Beteiligung der Mitarbeitenden schreckt derjenige zurück, der Angst hat vor unbeherrschbaren „basisdemokratischen“ Vorgehensweisen und den daraus resultierenden Verwässerungen von Ergebnissen und zeitlichen Verzögerungen Da aber gegen die Mitarbeitenden gar nichts verändert werden kann, mit ihnen jedoch alles, gilt es Verfahrenssicherheit zu schaffen Die Rolle des Beraters liegt hier in der Unterstützung beim Aufbau einer differenzierten, tragfähigen Projektorganisation Diese ermöglicht die kreative Beteiligung der Mitarbeitenden, ohne die Entscheidungsverantwortung der Auftraggeber einzuschränken Eine Termin- und Aufgabenplanung, die an der Verfügbarkeit der Ressourcen und den zu erreichenden Zielen orientiert ist, rundet das Instrumentarium ab Bei Bedarf kann dazu noch ein professionelles Projektmanagement angeboten werden, um den Fortgang des Projektes inhaltlich und formal zu überwachen und zu steuern Mit dem Berater Ihres Vertrauens können Sie offen darüber sprechen, welche Erfahrungen, Kenntnisse und Fähigkeiten in Ihrer Organisation für die erfolgreiche Durchführung eines Organisationsentwicklungsprojektes fehlen Er wird mit Ihnen gemeinsam prüfen, welche Faktoren eventuell den Erfolg Ihres Vorhabens gefährden könnten und Ihnen eine maßgeschneiderte Unterstützung anbieten Eben wie ein guter Freund, der Ihnen hilft, sich selbst zu helfen KAREN LAHMANN MSI Unternehmensberatung, Tel: 0421 1 69 23 60, E-Mail MSI-Lahmann@t-onlinede u 1/02 2 41 7
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ç Mit INAS können Vordrucke (zB<br />
Anträge) aus dem elektronischen<br />
Formularschrank ausgewählt werden<br />
und am Rechner ausgefüllt werden Die<br />
<strong>PDF</strong>-Formulare können mit einer<br />
Plausibilitätsprüfung ausgestattet sein,<br />
die beispielsweise auf fehlerhafte Eingaben<br />
in Datumsfeldern aufmerksam macht<br />
oder in Abhängigkeit von bereits beantworteten<br />
Fragen auf vollständige Beantwortung<br />
weiterer Pflichtfelder prüft<br />
Im folgenden werden die einzelnen<br />
Arbeitsschritte, wie sie in INAS realisiert<br />
wurden, etwas eingehender dargestellt:<br />
Vor der erstmaligen Nutzung von INAS<br />
muss sich ein Anwender registrieren, die<br />
Anforderungen hierfür (zB Name,<br />
Anschrift, eMail-Adresse oder ggf weitere<br />
Pflichteingaben) sind einstellbar Der<br />
Anwender kann schließlich die im Formular<br />
erfassten Daten in elektronischer<br />
Form – dh über eine sichere Verbindung<br />
– an die zuständige Stelle senden,<br />
und zwar ohne dass er diese konkret<br />
ausfindig machen muss Mit jedem Formular<br />
ist zunächst ein Sach- bzw Fachgebiet<br />
verbunden, mit dem die Zuordnung<br />
hinsichtlich der fachlichen Zuständigkeit<br />
sichergestellt wird Die Zuordnung<br />
hinsichtlich der örtlichen Zuständigkeit<br />
kann innerhalb der Formulare<br />
durch die Auswahl eines Bezirks<br />
erfolgen Im Ergebnis kann so der elektronische<br />
Antrag in einen konkreten<br />
Postkorb eines Sachbearbeiters einsortiert<br />
werden Wenn ein Formular während<br />
dieser kaskadenartigen Prüfung<br />
keiner der im Administrationstool vordefinierten<br />
Varianten zugeordnet werden<br />
kann, wird es in einem allgemeinen<br />
Postkorb abgelegt Für diesen allgemeinen<br />
Postkorb muss durch geeignete organisatorische<br />
Maßnahmen geregelt<br />
werden, wie die weitere Postverteilung<br />
zu erfolgen hat<br />
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Unmittelbar nach der automatischen<br />
Zuordnung generiert das System eine<br />
Eingangsbestätigung, die wiederum im<br />
INAS-Postkorb des Antragstellers abgelegt<br />
wird Der Sachbearbeiter<br />
seinerseits nutzt ebenfalls INAS für die<br />
Erstbearbeitung Dabei reicht ein Zugang<br />
zum Intranet und auf dem<br />
Arbeitsplatzrechner ist nur ein Browser<br />
und (für <strong>PDF</strong>-Dokumente) der Acrobat<br />
Reader nötig Nach der Durchsicht der<br />
neu eingegangenen Dokumente kann<br />
vom Sachbearbeiter die Vollständigkeit<br />
bestätigt werden oder – wenn dies nicht<br />
der Fall ist – können noch weitere Unterlagen<br />
angefordert werden Dabei kann<br />
gleichzeitig ein Wiedervorlage-Termin<br />
gesetzt werden Außerdem können zu<br />
dem Antrag auch Notizen (Hinweise für<br />
weitere Bearbeitung usw) gespeichert<br />
werden<br />
Zur Vorlage von Original-Belegen und<br />
ggf zur eigenhändigen Unterschrift des<br />
Antrages – soweit nicht bereits eine<br />
Komponente zur Nutzung der digitalen<br />
Signatur eingebunden ist - kann dem<br />
Antragsteller mit einer weiteren Nachricht<br />
ein Terminvorschlag unterbreitet<br />
werden Mit der abgeschlossenen “Erstprüfung”<br />
können die Daten des elektronischen<br />
Antrags über eine Import /<br />
Exportschnittstelle im XML-Format an<br />
das jeweilige Fachverfahren übertragen<br />
werden, wo mit einem eigenen Status<br />
für elektronische Anträge die klassische<br />
Bearbeitung fortgesetzt wird Dabei muss<br />
natürlich vor der Einführung dieser<br />
Möglichkeit geprüft werden, welchen<br />
Funktionsumfang das jeweilige Fachverfahren<br />
bietet So bieten neuere Entwicklungen<br />
oft schon eine umfangreiche<br />
Unterstützung zB der Unterlagenanforderung<br />
und ähnlicher Arbeitsschritte<br />
an, während in anderen Fachverfahren<br />
nur die Bescheiderstellung<br />
anhand abschließend geprüfter Daten<br />
unterstützt wird Auch diese Besonderheiten<br />
lassen sich jeweils gesondert festlegen<br />
Schon jetzt technisch realisierbar wäre<br />
auch, den fertigen Bescheid wieder aus<br />
dem Fachverfahren in den INAS-Postkorb<br />
des Antragsstellers zu exportieren,<br />
wobei damit natürlich noch rechtliche<br />
Probleme verbunden sind Jedoch<br />
spätestens mit Nutzung der digitalen<br />
Signatur könnte auch zur Vermeidung<br />
dieses letzten “Medienbruchs” im gesamten<br />
Arbeitsprozess die nötige Verbindlichkeit<br />
und Rechtssicherheit hergestellt<br />
werden<br />
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Noch ist damit nicht der letzte Schritt<br />
zur papierlosen Vorgangsbearbeitung<br />
getan Denn wann und wie wird die<br />
Vorlage von Originalbelegen bewerkstelligt?<br />
Auch dies ist in Zeiten von<br />
Scanning-Systemen kein technisches<br />
Problem, sondern eine Frage der Organisation,<br />
rechtlicher Rahmenbedingungen<br />
und der Glaubwürdigkeit<br />
elektronisch vorgelegter Dokumente<br />
Diese beschriebene und strukturell sehr<br />
einfache Unterstützung der Arbeitsprozesse<br />
unter Vermeidung der unerwünschten<br />
Medienbrüche führt offensichtlich<br />
zu einer deutlichen Verbesserung des<br />
Dienstleistungsangebots der Verwaltung<br />
Im Rahmen des soeben vorgestellten<br />
eGovernment-Masterplans der <strong>Berlin</strong>er<br />
Verwaltung soll INAS im Bezirk<br />
Marzahn-Hellersdorf als eines der Pilotprojekte<br />
zum Einsatz kommen Nur am<br />
Rande sei angemerkt, dass dabei der<br />
nicht zutreffende Name INAS (A für<br />
Antragsbearbeitung) deutlich wird: es<br />
ist eben nicht nur ein Antragsbearbeitungssystem,<br />
sondern es ist der<br />
elektronische Brückenschlag zwischen<br />
Front-Office und Back-Office, dient also<br />
der medienbruchfreien Datenübermittlung<br />
für jegliche Kommunikation (Anträge,<br />
Mitteilungen, Anfragen usw) zwischen<br />
Dienstleistungsangeboten im Internet und<br />
der fachlich und örtlich zuständigen Bereiche<br />
der Verwaltung<br />
Denn im Pilotbetrieb in Marzahn-<br />
Hellersdorf sollen auch die bereits einleitend<br />
genannten institutionellen<br />
Verwaltungspartner in die Erprobung<br />
einbezogen werden Städtische Unternehmen<br />
und Genossenschaften mit größeren<br />
Wohnungsbeständen im Bezirk<br />
können dann ihren Mitteilungspflichten<br />
(zB Leerstand, Bezugsfertigkeit, Zweckentfremdung)<br />
mit INAS auf elektronischem<br />
Wege nachkommen Damit ist<br />
für diesen Anwenderkreis sicherlich ein<br />
Nutzen verbunden, der mit den im Pilotbetrieb<br />
gewonnenen Erfahrungen auch<br />
besser quantifiziert werden kann<br />
JÜRGEN SCHILKE<br />
T-Systems GEI GmbH, GS <strong>Berlin</strong>,<br />
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