Extensible Markup Language (PDF) - IT-Dienstleistungszentrum Berlin

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ç (Fax, Voice, Voice-Access und SMS) über eine Server-Anwendung unterstützt Fax • Versand von Fax-Dokumenten aus jeder Mail-fähigen Applikation (zB Outlook oder Word) am Arbeitsplatz • Automatische Weiterleitung von empfangenen Fax-Dokumenten an beliebige Mail-Clients als TIFF-Grafik mit gleichzeitiger Signalisierung am Telefon/Handy • Serien-Faxversand mit Microsoft Word • Automatische Weiterleitung von empfangenen Fax-Dokumenten an interne oder externe Faxgeräte • Server-basierte Konvertierung von ausgehenden Fax-Dokumenten, Unterstützung aller gängigen Office-, Acrobat- und Grafikformate Voice • Versand von E-Mails als Sprachnachrichten • Automatische Weiterleitung von Sprachnachrichten an beliebigen Mail-Clients als WAVE-Datei Voice-Access • Vorlesen aller eingegangenen E- Mails am Telefon • Abhören der Sprachnachrichten am Telefon (durch Weiterleitung) oder mit jedem multimediafähigen PC • Die telefonische Stimme ist eine synthetische Stimme in acht internationalen Sprachen, die durch eine zusätzliche Speak-Engine verbessert wird • Sprachumstellung direkt beim Vorlesen am Telefon möglich • Über eine persönliche Geheimzahl für Voice-Access können persönliche Eingaben (Ansage, Geheimzahl ändern, etc) ohne weiteres geändert werden 2 • Löschen, beantworten und weiterleiten von E-Mails direkt am Telefon vornehmen SMS • Versand von SMS-Nachrichten aus jedem Mail-Client • Benachrichtigung über Mail-Eingang am Handy Weitergehende Informationen sind über den Vertrieb und den Servicebereich KISS des L<strong>IT</strong> auf Anfrage erhältlich: vertrieb@litverwalt-berlinde, kiss@litverwalt-berlinde u Bund und Länder wollen künftig mehr Aufträge über das Internet vergeben Wie Behörden durch den elektronischen Einkauf sparen Witten (ots) - Um die Steuerzahler zu entlasten, wollen Bund und Länder weiter die Effizienz der Behörden steigern So soll „Bund Online 2005“, eine Initiative von Innenminister Schily, weiter vorangetrieben werden 1,6 Milliarden DM wurden dabei bisher investiert, wie der „Behörden Spiegel“ jüngst berichtet hat Künftig will man die Verwaltungen besser elektronisch vernetzen und vor allem das Internet häufiger als bisher zur Beschaffung nutzen - so, wie es die Industrie schon seit einigen Jahren vormacht In der Tat ein Schritt in die richtige Richtung: 400 Milliarden Mark geben die Behörden jährlich für öffentliche Aufträge aus Nach Berechnungen vom Bund der Steuerzahler werden immer noch jährlich 323 Milliarden Mark investiert, allein um diese Einkäufe auf herkömmliche Weise zu organisieren Eine effizientere Organisation des dabei entstehenden Verwaltungsaufwands 1/02 2 38 könnte zehn Milliarden Mark einsparen, so eine aktuelle Studie der Beratungsgesellschaft KPMG In den USA seien es bereits bis zu zwanzig Prozent, die durch die Internet-Nutzung an öffentlichen Beschaffungskosten eingespart werden Wie groß das Einsparpotenzial hierzulande ist, wird am Beispiel von Deutschlands erstem Behörden-Einkaufsportal im Internet deutlich, das der Softwareanbieter und Marktplatzbetreiber, die cosinex GmbH seit zwei Jahren betreibt „Wir haben von 1,6 Millionen Klopapierrollen über komplexe Bauausschreibungen bis hin zu 200 Strandkörben nahezu alle denkbaren Einkäufe abgewickelt“, sagt cosinex- Geschäftsführer Stephan A Jansen Im Jahr 2001 haben die Behörden 10700 Ausschreibungen auf der Plattform wwwcosinexcom bekannt gemacht Knapp 1800 Unternehmen haben sich neu registrieren lassen, um künftig über das Internet an öffentliche Aufträge zu kommen Interessant dabei: Es sind zu 52 Prozent Unternehmen, die bisher überhaupt nicht mit dem Staat Geschäfte gemacht haben „Eine ganz spezifische Form von Mittelstandsförderung“, wie Jansen die Beschaffungsdienstleistungen der cosinex GmbH beschreibt „Würden Bund und Länder das Internet künftig noch intensiver zur Beschaffung nutzen, wären mittelfristig sechzig Prozent der deutschen Unternehmen bereit, sich auf diesem Weg um öffentliche Aufträge zu bemühen“, weiß der cosinex-Geschäftsführer und Buchautor („Electonic Government“) von der Universität Witten/Herdecke Grundsätzlich sei bereits ein Umdenken im Beschaffungsmanagement der öffentlichen Institutionen erkennbar: „Zum Ende des Jahres haben wir eine deutlich gestiegene Nachfrage nach Softwarelösungen für die Unterstützung der Verwaltungsprozesse wie auch für eigene Portallösungen mit Katalogsystemen registriert“, beschreibt Jansen die Tendenz zu Eigenlösungen der Öffentlichen Hand u
eGovernment - neue Möglichkeiten zur Geschäftsprozessoptimierung am Beispiel von INAS Seit ungefähr zwei Jahren ist, wenn von Verwaltung und Internet im Zusammenhang gesprochen wird, das Schlagwort vom eGovernment in aller Munde Aber so überzeugend die Konzepte, so bequem die ersten Webservices auch sein mögen – auf dem Weg zu eGovernment gibt es noch jede Menge zu tun Die Aufgabe lautet jetzt: aus der Selbstdarstellung muss echter Kundenservice werden “Während sich in der Wirtschaft der elektronische Service durchsetzt”, heißt es in einer Studie der Unternehmensberatung Mummert und Partner, Hamburg, “gerät die Verwaltung ins Hintertreffen” Was als virtuelles Rathaus angepriesen wird, ist oft nicht mehr als ein Infokasten in Form einer Internet-Seite Darum sind in einer kurzfristigen Entwicklung zwingend die einfachen Informationsangebote um Kommunikationsaspekte bis hin zu echten Transaktionsmöglichkeiten zu vervollständigen Dabei müssen auch die internen Prioritäten überprüft werden Natürlich ist es zunächst naheliegend, bestehende Fachverfahren, die direkt der Leistung für Bürgerinnen und Bürger dienen, webfähig zu machen Aber auch eine Strukturierung der praktischen Anwendungsfälle mit dem Lebenslagenmodell wird nicht ändern, dass die Frequenzen, in denen “Otto Normalverbraucher” mit einer Internet-Dienstleistung der Behördengang erspart wird, eher niedrig Der Blick sollte daher verstärkt auf institutionelle Partner der öffentlichen Verwaltung gerichtet werden In diesem Bereich sind die Frequenzen der Kommunikation höher, entsprechend größer ist der Nutzen beiderseits, wenn im Internet Dienstleistungen 24 Stunden täglich verfügbar gemacht und dabei Arbeitsabläufe durchgängig elektronisch gestaltet werden Eine Aufgabe für die Geschäftsprozessoptimierung also, bei der natürlich auch die professionelle Ausführung und Nutzung der an der Schnittstelle zu Bürgern und Unternehmen angebotenen Dienstleistungen im Back-Office einbezogen werden muss Die Diskussion, welche Grundfunktionen das kommunale Portal wenigstens haben muss und welche konkreten Dienstleistungen zunächst verfügbar gemacht werden sollen, wird also laufend weiter zu führen sein Gleichzeitig werden aber auch schnelle und wahrnehmbare Erfolge in der Serviceverbesserung erwartet Um dieser Anforderung zu genügen und gleichzeitig Arbeitsabläufe zu optimieren, bietet sich der Bereich Front-Office (im Internet) an Dort können schnell Verbesserungen im Sinne der durchgängig elektronischen Interaktion und Transaktion erreicht werden, die auch sofort spürbar sind Solch ein schon oft realisierter Nutzer ist der Formularservice – also die Bereitstellung von Formularen (Anträge, Ausfüllanleitungen, Merkblätter, Mitteilungen usw) in einem elektronischen Formularschrank Dabei werden aber noch sehr oft einfache Dateien im <strong>PDF</strong>-Format ohne jede weitere Logik (Plausibilitätsprüfungen usw) verwendet Dagegen fehlt noch in den meisten Fällen die Komponente einer Erstbearbeitung, zu der die Weiterleitung zur abschließenden Bearbeitung an eine Fachbehörde bzw ein Fachverfahren ohne Medienbrüche gehört Dies beinhaltet die Möglichkeiten, Formulare nicht nur online auszufüllen, sondern selbstverständlich auch in elektronischer Form abzusenden, wobei in diesem Zusammenhang auch eine Vollständigkeitsund Plausibilitätskon-trolle der eingegebenen Daten vorzusehen ist Diesem zuletzt genannten Aspekt, nämlich dem Lückenschluss zwischen Online- Formular und Fachverfahren, dient das von T-Systems in Kooperation mit der Verwaltung entwickelte Integrierte Antragsbearbeitungssystem (INAS) Wie bereits erwähnt, ist die aktuelle Situation dadurch geprägt, dass es häufig schon Vordrucke in elektronischer Form gibt Aber bei der Nutzung dieser Vordrucke findet gegenwärtig regelmäßig ein vierfacher (!!!) Medienbruch statt! Analog vorhandene Daten werden in das digitale Formular geschrieben, werden danach wieder per Ausdruck in analoge Form gebracht, der Sachbearbeiter erfasst die Antragsdaten wieder in digitaler Form im Fachverfahren, das wiederum schließlich und viertens einen analogen Bescheid erzeugt Diese häufige Konvertierung von Daten ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehlerträchtig Dieser Arbeitsprozess ist absolut nicht optimiert! Eine Lösung für dieses Problem bietet INAS an Ein durchgängig elektronisch organisierter, also optimierter Prozess, wie er in der Abbildung dargestellt wird è 1/02 2 39 7
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