SPLITTER 4-2009 - IT-Dienstleistungszentrum Berlin

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SPLITTER verlautet, dass renommierte eingeborene Office-Trainer hinzugezogen werden sollen. Auch das spricht wieder für ein Überspringen der Version 2007, denn so müssen die Anwender nicht die teilweise hanebüchenen Bezeichnungen „zwi-schenlernen“. Fazit: Funktionsvielfalt in OneNote Die halbherzige Ausstattung von Office 2007 und die damit verbundenen Probleme beim Erlernen des neuen Bedienkonzeptes sprechen deutlich dagegen, diese Software noch jetzt irgendwo in Großbetrieben einzuführen. Die neue Version steht in den Startlöchern, behebt die meisten Mängel der Vorversion und bringt nützliche neue Features mit. Und wenn Sie dann gerade beim Updaten sind, empfiehlt sich natürlich als Grundlage ein Update auf Windows 7 unter Auslassung der Nervensäge Vista. Erfahrungsberichte von freiwilligen Testern belegen die Microsoft-Aussage, dass Office 2010 optimal auf Windows 7 abgestimmt ist. So macht man User glücklich! (vgl. SPLITTER 3/09, S. 59) BURKHARD OERTTEL Kommunix GmbH bietet Terminverwaltungslösung für Kommunalbehörden Schnellen Schrittes durch Termine und Mails mit Outlook-Quicksteps Um eigenen Bereich ergänzte Funktionsleiste Unna - Die Firma Kommunix GmbH bietet mit ihrem jüngsten Produkt „Terminverwaltung“ eine Unterstützung zur Bürgerfreundlichkeit und vermindert den Stress in den Kommunalverwaltungen. Der Bürger lässt sich einen Termin reservieren und muss nur noch geringe bis keine Wartezeiten mehr in Kauf nehmen und weiß, welche Unterlagen er 4/09 26
mitbringen muss damit sein Anliegen reibungslos abgeschlossen werden kann. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung können sich gezielt auf den Termin vorbereiten und, wenn nötig, bestimmte Verwaltungsvorgänge bereits im Vorfeld abarbeiten. So sind alle Beteiligten gut vorbereitet und informiert und es gibt keine unliebsamen Überraschungen mehr, weder für die Verwaltung, noch für den Bürger. Die Bürger sprechen bei der Verwaltung vor, weil sie ein Anliegen haben. Für viele, sei es aus kulturellen oder sprachlichen Gründen, ist das mit Unwägbarkeiten verbunden. Unstimmigkeiten bei den Wartenden auf den Fluren sorgen immer wieder für Unruhe und der Behördengang wird als eine unangenehme Angelegenheit gesehen. Niemand nimmt gerne lange Wartezeiten in Kauf oder gar ein nochmaliges „Kommen müssen“, weil die Unterlagen nicht komplett sind. Manche Antragsteller nehmen sich extra von ihrer Arbeit frei, müssen lange warten und sind trotzdem nicht erfolgreich, weil irgend etwas fehlt. Das schafft Unmut und nicht zuletzt, warum auch immer, wird der Verwaltung die Schuld gegeben. Bei den Behörden geht es um die Einhaltung von Rechtsvorschriften. Der Ausländer möchte zum Beispiel einen Aufenthaltstitel, die Verwaltung braucht die rechtlichen Grundlagen bestätigt. So ein Verwaltungsvorgang kann je nach Anliegen auch mal etwas länger dauern und deshalb verschiebt sich ein „der Nächste bitte“ immer weiter nach hinten. In den meisten Fällen sind Anfragen bei Bundesbehörden notwendig, und somit ein Folgetermin in der Verwaltung unabdingbar. Ein zweimaliges Erscheinen ist noch vermittelbar, aber drei- oder gar viermal, weil Unterlagen fehlten oder Bundesanfragen noch nicht beantwortet wurden, das muss nicht sein und erhöht nur unnötig den Arbeitsaufwand in der Behörde. Die ist nicht daran interessiert und schon gar nicht Schuld. Abhilfe für ein solches Dilemma schafft eine gut strukturierte Terminvergabe. SPLITTER Der Bürger weiß, wann er sich an wen wenden muss und wo er diesen Mitarbeiter findet. Mit seinem speziellen Termin hat er auch eine dem Anliegen entsprechende Mitbringliste erhalten und seine Unterlagen hoffentlich komplett. Das Besondere an dieser Software ist die enge Verknüpfung zu den Fachanwendungen der Kommunix GmbH. Ein Termin wird direkt aus dem Fachprogramm vergeben und spiegelt sich in beiden, dem Fachverfahren sowie der Terminverwaltung, wieder. Die Nutzungsmöglichkeiten sind sehr vielfältig und von den jeweiligen Anwendern für Publikums steuernde und ebenso für Verwaltungs interne Zwecke auf den eigenen Workflow einzurichten. Bürger und Verwaltung sind sich sicher, einen wirklich effektiven und erfolgreichen Termin zu haben. Und mit der noch folgenden Web-Komponente ist für den Bürger ein Termin auch bequem über die Homepage der Stadt oder des Kreises online vereinbar. Service für Behördentermine in Berlin: eAppointment Foto: Frank Zapf - Fotolia.de Einen Wunschtermin mit Behörden in Berlin über das Internet: Das IT- Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ Berlin) unterstützt gemeinsam mit BerlinOnline Stadtportal GmbH & Co. KG und dem Heinrich-Hertz-Institut das Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten (LABO) bei der Realisierung dieses Service. Weitere Teilnehmer des Pilotprojekts sind die Bürgerämter in Friedrichshain- Kreuzberg, Marzahn-Hellersdorf und Pankow. Mit dem Angebot haben die Berliner die Möglichkeit, ihren Besuchstermin bei zunächst ausgewählten Bürgerämtern online zu reservieren. Das Projekt des elektronischen Systems zur Terminvereinvereinbarung (eAppointment) ist ein Baustein zur Entwicklung von eGovernment-Angeboten der Berliner Verwaltung. Die teilnehmenden Behörden gehen mit dem Service einen Schritt auf den Bürger zu: bei ihnen können Kundinnen und Kunden jetzt ihren Wunschtermin sofort über das Internet buchen. Die Terminbestätigung erfolgt wahlweise als druckfähiges Dokument, per Mail oder per SMS. Darüber hinaus können sich die Kunden per SMS zu einem frei wählbaren Zeitpunkt an den Termin erinnern lassen. Diese Dienstleistung, die sich zurzeit noch in der Erprobungsphase befindet, ist für die Bürger kostenlos. Das Terminvereinbarungssystem kann auch als umfassendes Zeitmanagementsystem genutzt werden. Es basiert auf dem Zeitmanagementsystem für Behörden des Fraunhofer-Instituts für Nachrichtentechnik - Heinrich-Hertz-Institut. Das System wird kunden- und behördenseitig über einen Webbrowser bedient. (PB/EB) 4/09 27
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