Schneller, besser und kostengünstiger – so lässt sich ... - IQPC.com
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<strong>Schneller</strong>, <strong>besser</strong> <strong>und</strong> <strong>kostengünstiger</strong> <strong>–</strong> <strong>so</strong> <strong>lässt</strong><br />
<strong>sich</strong> der Abschlussprozess gestalten<br />
Die Methodologien r<strong>und</strong> um Lean / Six Sigma gewinnen im<br />
administrativen Bereich immer mehr an Bedeutung. Sehr gut lassen sie<br />
<strong>sich</strong> in der Shared Services- <strong>und</strong> BPO-Industrie anwenden, um Prozesse<br />
schlanker zu gestalten <strong>und</strong> Abläufe zu beschleunigen <strong>–</strong> ohne dabei auf<br />
Qualität <strong>und</strong> optimales Kostenniveau verzichten zu müssen.<br />
Etwa 30% der Aktivitäten im Bereich Rechnungswesen bringen keinen<br />
Mehrwert<br />
Nachfolgend finden Sie einige Beispiele der Aktivitäten im Bereich<br />
Rechnungswesen, die keinen Mehrwert für den K<strong>und</strong>en bringen:<br />
• Unvollständige Dokumentation<br />
• Warten auf fehlende Unterlagen<br />
• Häufiges zusätzliches Nachhaken ist notwendig<br />
• Manuelle Datenübertragung<br />
• Zeitaufwändige Pflege von Excel-Spreadsheets<br />
• Kontenplan, der nicht Reporting-konform ist<br />
Erwartungen an den Abschlussprozess<br />
Jetzt zu einem praktischen Beispiel: Nehmen wir einmal an, wir wollen den<br />
Abschlussprozess verkürzen. Unser Ziel ist, dass der kon<strong>so</strong>lidierte Abschluss am<br />
Ultimo+6 dem Adressaten zur Verfügung steht <strong>–</strong> ohne dabei auf Qualität<br />
verzichten zu müssen. Das können wir erreichen, indem wir den Prozess unter<br />
die Lupe nehmen <strong>und</strong> die Aktivitäten eliminieren, die Non-Value-Added-<br />
Charakter haben.<br />
Process Mapping<br />
Im Rahmen des Process Mappings teilen wir den Monatsabschlussprozess auf<br />
Sub-Prozesse auf (z. B. Nebenbücher-Closing, Hauptbuch-Closing, Kon<strong>so</strong>lidierung<br />
<strong>so</strong>wie Berichterstattung). Die Sub-Prozesse verteilen wir weiter auf kleinere<br />
Einheiten, z. B:
Abbildung 1. Abschlussprozess: Process Mapping<br />
Sub-Ledgers<br />
Closing<br />
General<br />
Ledger Closing<br />
Kon<strong>so</strong>lidierung<br />
Berichterstattung<br />
Transaktionen:<br />
Verkauf &<br />
Fakturierung,<br />
Debitoren,<br />
Vorräte &<br />
Materialaufwand,<br />
Sachanlagen,<br />
Gehaltsabrechnung,<br />
Kreditoren,<br />
Cash Management<br />
Abschluss:<br />
Kontenabstimmung,<br />
Inter-Company<br />
Abstimmung,<br />
Neubewertung,<br />
Abgrenzungen &<br />
Rückstellungen<br />
Kon<strong>so</strong>lidierung:<br />
Inter-Company<br />
Eliminierung,<br />
Kapitalkon<strong>so</strong>lidierung,<br />
Fremdwährungsbewertung<br />
Berichterstattung:<br />
Monats-, Quartals-,<br />
<strong>und</strong> Jahresberichterstattung,<br />
Management,<br />
Reporting,<br />
Anhang<br />
Fehler-Ursachen-Analyse<br />
Im Rahmen der Fehler-Ursachen-Analyse werden die Inputs (Ursachen <strong>und</strong><br />
Gründe) <strong>so</strong>wie die Outputs (Probleme oder Ereignisse) analysiert. In unserem<br />
Beispiel <strong>lässt</strong> <strong>sich</strong> die Analyse in Form des Ishikawa-Diagramms graphisch wie<br />
folgt darstellen:<br />
Abbildung 2. Abschlussprozess: Fehler-Ursachen-Analyse<br />
Mensch<br />
Motivation<br />
Schulung<br />
Fachkenntnisse<br />
Kontrolle<br />
ERP Systeme<br />
Verfügbarkeit<br />
Verfügbarkeit<br />
Schnittstellen<br />
Prozess:<br />
Abschlussvorbereitung<br />
Ergebnis:<br />
Kon<strong>so</strong>lidierter Abschluss am U+6<br />
Genauigkeit<br />
Qualität<br />
Verfügbarkeit<br />
Abstimmung<br />
Wesentlichkeit<br />
Analysen<br />
Kontrolle<br />
Manuelle Verarbeitung<br />
Daten<br />
Methoden<br />
Vertiefte Analysen<br />
Nach der Fehler-Ursachen-Analyse kommen wir zur detaillierten Analyse, mithilfe<br />
statistischer Methoden. Im Rahmen dieser Analyse <strong>so</strong>llen die kritischen Inputs<br />
untersucht werden (in unserem Falle sind das die Schnittstellen, die
Datenverfügbarkeit <strong>so</strong>wie der Abstimmungsprozess <strong>und</strong> die manuelle<br />
Datenverarbeitung). Danach erfolgt die Benchmarking-Analyse.<br />
Implementierung<br />
Nachdem unser Prozess detailliert ausgewertet worden ist, <strong>lässt</strong> <strong>sich</strong> dessen<br />
zukünftige Gestaltung modellieren. Es <strong>so</strong>llten al<strong>so</strong> die Anforderungen an die ERP-<br />
Systeme gestellt werden <strong>und</strong> über die Einführung eines neuen Systems (bzw.<br />
Tools) nachgedacht werden, um die Anzahl der Schnittstellen zu reduzieren <strong>und</strong><br />
die manuelle Datenverarbeitung zu automatisieren.<br />
Ergebnis<br />
Nachdem die früheren Schritte erfolgreich abgeschlossen worden sind, können<br />
wir erwarten, dass unser kon<strong>so</strong>lidierter Abschluss dem Adressaten am Ultimo+6<br />
zur Verfügung steht. Dabei haben wir die Anzahl manueller Sub-Prozesse <strong>so</strong>wie<br />
die Anzahl der Fehler deutlich reduziert. Darüber hinaus steht uns ein qualitativ<br />
guter Abschluss zur Verfügung, der auf verlässigen Daten <strong>und</strong> Informationen<br />
basiert.<br />
Magdalena Szarafin<br />
http://www.szarafin.info | mszarafin@web.de
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