Digitaler Aktenplan für die Finanzverwaltung, Stand: April 2013
Digitaler Aktenplan für die Finanzverwaltung, Stand: April 2013 Digitaler Aktenplan für die Finanzverwaltung, Stand: April 2013
4. Gebrauch 4.1 Betreffseinheiten als Stufe der Aktenbildung sind grundsätzlich mit bewusst allgemein formulierten Oberbegriffen zu versehen. Hierunter können dann beliebig viele Akten mit sehr detaillierten Titeln gebildet werden, die sich in Bezeichnung und Inhalt völlig an den Erfordernissen der jeweiligen Bearbeitung orientieren, aufgrund der grob zusammengefassten Begriffe im Aktenplan jedoch schnell und über-sichtlich einer Betreffseinheit zuzuordnen sind. Die Beachtung dieses Grundsatzes erübrigt zahlreiche Ergänzungswünsche in vielen Fällen. Bei beabsichtigter Erweiterung des Aktenplans sind daher zunächst vorhandene Betreffseinheiten auf Brauchbarkeit - ggf. auch durch Umbenennen - zu prüfen. Die Beantragung zusätzlicher Betreffseinheiten ist primär auf neue Sachverhalte zu beschränken, um eine weitere Zergliederung der Aufgabenstruktur des Aktenplans zu vermeiden. Das Bundesministerium der Finanzen behält sich das Recht der endgültigen Entscheidung über Aufbzw. Nicht-Aufnahme vor, und damit ggf. auch die Ablehnung eines Antrags. 4.2 Der Aktenplan erscheint als Gesamtaktenplan in elektronischer Form im Internet auf der Homepage des Bundesministeriums der Finanzen und im IVBB-Intranet. Er wird regelmäßig elektronisch auf den neuesten Stand gebracht. 4.3 Aufbewahrung, Aussonderung, Abgabe an Archive, Benutzung für wissenschaftliche Zwecke und Aus-scheiden von Akten sind besonders geregelt (vgl. z. B. Vorschriftensammlung Bundesfinanzverwaltung O 09 50). 4.4 Änderungen und Ergänzungen des Aktenplans veranlasst das Bundesministerium der Finanzen, ggf. auf Anregung oder mit Zustimmung der Finanzministerien/-senaten der Länder.
Vorakten O O 1 Organisation und Verwaltung Gemeinsame Organisations- und Verwaltungsangelegenheiten O 10 Allgemeines O 1000 Allgemeine Angelegenheiten O 1002 Organisationsfragen im Zusammenhang mit dem Aufbau der O 1008 Finanzverwaltung in den neuen Ländern O 1003 Allgemeine Verwaltungsfragen zum Aufbau der Bundesrepublik O 1021 O 1006 Aufgaben, Organisation und Aufbau der Behörden O 1008 Organisatorische Angelegenheiten im Zusammenhang mit neuen Gesetzen, O 1022 Verordnungen und Verwaltungsanweisungen O 1009 Verwaltungsreform O 1010 Finanzverwaltungsgesetz (FVG) O 1003 O 1012 Durchführungsanordnungen zum FVG O 1003 O 1014 Durchführungsverordnungen zu den Organisationsgesetzen O 1015 Durchführungsanweisungen zu den Organisationsgesetzen O 1018 Verwaltungsverfahren O 1019 Vereinfachung der Verwaltung O 1010 O 1013 O 1020 Vorschlagwesen O 1010 O 1021 Dienstaufsichtsbeschwerden und sonstige Beschwerden in Organisations- O 1007 O 3162 und Verwaltungsangelegenheiten O 1022 Petitionen in Organisations- und Verwaltungsangelegenheiten O 1023 Organisatorische Angelegenheiten des Zivilschutzes O 1024 Behörden-Selbstschutz O 1023 O 1025 Organisatorische Angelegenheiten im Zusammenhang mit der allgemeinen O 1023 Wehrpflicht O 1030 Presseangelegenheiten; Pressekonferenzen; Rundfunk- und O 6045 Fernsehinterviews; Internet O 1031 Amtliche Veröffentlichungen in Presse, Rundfunk und Fernsehen sowie im O 1030 O 6045 Internet O 1032 Nichtamtliche Veröffentlichungen in Presse, Rundfunk und Fernsehen sowie O 1031 O 6045 im Internet O 1033 Teilnahme an Tagungen von Verbänden usw. O 6001 O 1034 Sabotageschutz O 1035 Materieller Geheimschutz (VS-Vorschriften) O 1036 Personeller Geheimschutz (Sicherheitsüberprüfung, Pflichten der O 1035 Geheimnisträger) O 1037 Sonstige Sicherheitsangelegenheiten O 1035 O 1040 Auskünfte über Dienststellen der Finanzverwaltung O 1041 O 1041 Besichtigung usw. von Dienststellen der Finanzverwaltung O 1042 O 1043 O 1042 Material über ausländische Finanzverwaltungen O 1050 O 1043 Besichtigung usw. von Einrichtungen ausländischer Finanzverwaltungen O 1042 O 1045 Repräsentationsangelegenheiten; Allgemeine Feierlichkeiten O 1034 O 1046 Besondere Feierlichkeiten und Veranstaltungen (Jubiläen, Amtseinführungen O 1034 usw.) O 1047 Beflaggung O 1034 O 1048 Führung von Standern H 4120 O 1510 O 1050 Besondere Vorkommnisse (Einbruch, Beschädigungen usw.) O 1052 Wirtschaftliche Betätigung der Behörden O 1053 Behördenhandel; Sammlung in Dienstgebäuden O 1054 Werbung in Diensträumen O 1053 O 4570 O 1055 Förderung des Sports in der Finanzverwaltung O 1033 P 3316 O 1057 Vertretung des Fiskus im Bereich der Finanzverwaltung O 1432 O 1058 Rechts- und Amtshilfe O 1570 O 1571 O 1620 O 1670 O 1060 Übertragung von Aufgaben auf andere Verwaltungen und Körperschaften des öffentlichen Rechts O 1707 O 2110 O 3114 O 4130 O 6013
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4. Gebrauch<br />
4.1 Betreffseinheiten als Stufe der Aktenbildung sind grundsätzlich mit bewusst allgemein<br />
formulierten Oberbegriffen zu versehen. Hierunter können dann beliebig viele Akten mit sehr<br />
detaillierten Titeln gebildet werden, <strong>die</strong> sich in Bezeichnung und Inhalt völlig an den<br />
Erfordernissen der jeweiligen Bearbeitung orientieren, aufgrund der grob zusammengefassten<br />
Begriffe im <strong>Aktenplan</strong> jedoch schnell und über-sichtlich einer Betreffseinheit zuzuordnen sind.<br />
Die Beachtung <strong>die</strong>ses Grundsatzes erübrigt zahlreiche Ergänzungswünsche in vielen Fällen.<br />
Bei beabsichtigter Erweiterung des <strong>Aktenplan</strong>s sind daher zunächst vorhandene<br />
Betreffseinheiten auf Brauchbarkeit - ggf. auch durch Umbenennen - zu prüfen. Die Beantragung<br />
zusätzlicher Betreffseinheiten ist primär auf neue Sachverhalte zu beschränken, um eine<br />
weitere Zergliederung der Aufgabenstruktur des <strong>Aktenplan</strong>s zu vermeiden. Das<br />
Bundesministerium der Finanzen behält sich das Recht der endgültigen Entscheidung über Aufbzw.<br />
Nicht-Aufnahme vor, und damit ggf. auch <strong>die</strong> Ablehnung eines Antrags.<br />
4.2 Der <strong>Aktenplan</strong> erscheint als Gesamtaktenplan in elektronischer Form im Internet auf der<br />
Homepage des Bundesministeriums der Finanzen und im IVBB-Intranet. Er wird regelmäßig<br />
elektronisch auf den neuesten <strong>Stand</strong> gebracht.<br />
4.3 Aufbewahrung, Aussonderung, Abgabe an Archive, Benutzung <strong>für</strong> wissenschaftliche Zwecke<br />
und Aus-scheiden von Akten sind besonders geregelt (vgl. z. B. Vorschriftensammlung<br />
Bundesfinanzverwaltung O 09 50).<br />
4.4 Änderungen und Ergänzungen des <strong>Aktenplan</strong>s veranlasst das Bundesministerium der<br />
Finanzen, ggf. auf Anregung oder mit Zustimmung der Finanzministerien/-senaten der Länder.
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