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Besonderheiten der Istbesteuerung in Lexware buchhalter
Inhalt
1. Besondere Geschäftsfälle mit bestimmten Buchungsabläufen ............................................... 2
1.1. Gutschrift ................................................................................................................................. 2
1.1.1. Gutschriften in Lexware buchhalter buchen .................................................................... 2
1.1.2. Gutschrift aus der Warenwirtschaft übergeben ............................................................... 2
1.2. Storno ...................................................................................................................................... 4
1.2.1. Storno in Lexware buchhalter buchen ............................................................................. 4
1.2.2. Storno aus Lexware warenwirtschaft............................................................................... 4
1.3. Rücklastschrift ......................................................................................................................... 5
1.4. Zahlungseingang vor Rechnung.............................................................................................. 5
1.5. Forderungsverlust .................................................................................................................... 6
1.6. Import von Buchungsdaten ...................................................................................................... 6
2. Weitere Fragen zur Istbesteuerung ............................................................................................. 7
2.1. Welche Ursachen können fehlende Steuerumbuchung haben? ............................................. 7
2.2. Welche Minderungskonten sollen verwendet werden? ........................................................... 8
2.3. Kann die Besteuerungsart gewechselt werden? ..................................................................... 8
2.4. Warum können Offene Posten nicht zurückgesetzt werden? ................................................. 9
2.5. Wie entstehen Rundungsdifferenzen auf dem Konto 'Umsatzsteuer nicht fällig'? .................. 9
2.6. Übernahme einer bestehenden Buchhaltung .......................................................................... 9
2.7. Anzahlungen bei Einnahmen-Überschussrechnung mit Jahreswechsel .............................. 10
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1. Besondere Geschäftsfälle mit bestimmten Buchungsabläufen
Buchen Sie die nachfolgenden Geschäftsfälle ausschließlich mit der beschriebenen Buchungssystematik.
Wenn Sie von der Vorgehensweise abweichen, kann die Steuerautomatik die Umbuchung auf
das Konto' Umsatzsteuer fällig' nicht erzeugen.
1.1. Gutschrift
1.1.1. Gutschriften in Lexware buchhalter buchen
Erfassen Sie Gutschriften für Rücklieferungen oder Mängelnachlässe als Umkehrbuchung über ein
Interimskonto. Buchen Sie im zweiten Schritt den Offenen Posten (OP) aus.
Beispiel
Sie haben Ware für 3.570 brutto an einen Kunden geliefert. Sie nehmen falsch gelieferte Ware im
Wert von 1.190 brutto zurück.
Buchungssätze Gutschrift
Konto Soll
SKR-03/SKR-04
Betrag
EUR
Konto Haben
SKR-03/SKR-04
8400/4400 Erlöse 19% 1.190 1590/1370
Durchlaufende Posten
1590/1370
Durchlaufende Posten
Hinweise
Die Umsatzsteuer über 190 EUR
wird auf das Konto 'Umsatzsteuer
19%' im Soll umgebucht
1.190 10000 Debitor Führen Sie den Restbetrag im
Assistenten 'Ausbuchen Offener
Posten' als Differenzbetrag weiter
Hinweis Jahreswechsel: Wenn Rechnung/Gutschrift und Zahlungseingang in unterschiedlichen
Wirtschaftsjahren liegen, starten Sie den Jahresabschluss oder die Vortragsaktualisierung. Damit wird
die Forderung und die Umsatzsteuer als Eröffnungsbilanz-Wert vorgetragen.
1.1.2. Gutschrift aus der Warenwirtschaft übergeben
Sie haben Rechnung und Gutschrift in Lexware faktura+auftrag oder Lexware warenwirtschaft erstellt.
Mit Übertrag der Buchungsliste übernimmt Lexware buchhalter die Verwaltung der Offenen Posten.
Für die Gutschrift wird ein negativer Offener Posten erzeugt.
Beispiel
Sie liefern Waren für 23.800 EUR brutto an einen Kunden. Der Kunde schickt falsch gelieferte Ware
im Wert von 1.190 EUR zurück.
Buchungssätze nach Übertragung der Buchungsliste
Konto Soll
SKR-03/SKR-04
Betrag
EUR
Konto Haben
SKR-03/SKR-04
10000 Debitor 23.800 8400/4400 Erlöse 19% USt.
8400/4400 Erlöse 19% 1.190 10000 Debitor
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Vorgehen in Lexware buchhalter
Beachten Sie die unterschiedliche Vorgehensweise bei Teilgutschriften und Vollgutschriften.
Teilgutschrift
Wenn Sie eine Gutschrift über einen Teilbetrag erstellen, verrechnen Sie die Gutschrift bei Zahlungseingang.
Beispiel
Der Kunde zahlt die Rechnung abzüglich Gutschrift über 22.610 EUR (23.800 minus 1.190).
Buchungssatz
Konto Soll
SKR-03/SKR-04
Betrag
EUR
Konto Haben
SKR-03/SKR-04
Hinweis
1200/1800 Bank 22.610 10000 Debitor Buchen Sie den Offenen Posten
aus.
Wichtig: Markieren Sie im Assistenten 'Ausbuchen Offener Posten' Rechnung und Gutschrift:
Tipp: Wenn Buchungsbetrag und OP-Betrag nicht übereinstimmen, z. B. bei Skonti, ist die Schaltfläche
'Weiter' aktiv. Auf der Seite 'Optionen' wählen Sie 'Ausbuchen des Differenzbetrages als Minderung'.
Vollgutschrift
Wenn die Gutschrift über den vollen Rechnungsbetrag lautet und es weitere Offene Posten des Debitors
gibt, verrechnen Sie die Gutschrift mit einer anderen, offenen Rechnung. Wenn es keine weiteren
Offenen Posten des Kunden gibt (Einmaldebitor), buchen Sie über ein Interimskonto.
Buchungssätze
Konto Soll
SKR-03/SKR-04
Betrag
EUR
Konto Haben
SKR-03/SKR-04
Hinweise
1 1590/1370
Durchlaufende Posten
23.800 10000 Debitor Buchen Sie den Offenen Posten
aus.
2 10000 Debitor 23.800 1590/1370
Durchlaufende Posten
Buchen Sie den Offenen Posten
aus.
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1.2. Storno
1.2.1. Storno in Lexware buchhalter buchen
Nutzen Sie in Lexware buchhalter ausschließlich die Stornofunktion im Programm. Erfassen Sie keine
manuellen Umkehrbuchungen oder Buchungen mit negativen Vorzeichen.
Beispiel
Nach Prüfung Ihrer Unterlagen stellen Sie fest, dass eine Kundenrechnung mit falschem Betrag gebucht
wurde.
Vorgehen
1. Öffnen Sie das Menü 'Ansicht – Journal'.
2. Markieren Sie die Fehlbuchung.
3. Wählen Sie über die rechte Maustaste 'Stornieren'.
4. Prüfen Sie das Datum der Stornobuchung.
5. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit 'OK'.
6. Bestätigen Sie folgende Meldung: 'Soll die stornierte Buchung zur Neubuchung in die Buchungsmaske
übertragen werden?'
7. Korrigieren Sie in der Buchungsmaske den Rechnungsbetrag.
1.2.2. Storno aus Lexware warenwirtschaft
Storno in Lexware faktura+auftrag
Stornos aus Lexware faktura+auftrag werden nicht in Lexware buchhalter übergeben. Wenn Sie in
Lexware faktura+auftrag eine Rechnung stornieren, muss der Storno zusätzlich in Lexware buchhalter
erfolgen. Nutzen Sie in Lexware buchhalter ausschließlich die Stornofunktion im Programm.
Storno aus Lexware warenwirtschaft
Wenn Sie eine Rechnung in Lexware warenwirtschaft stornieren, wird der Storno an Lexware buchhalter
übergeben. Die Programmautomatik stellt sicher, dass die Datenbestände in Lexware warenwirtschaft
und Lexware buchhalter konsistent sind. Die Offene Posten-Liste wird automatisch aktualisiert.
Programmautomatik
Voraussetzungen
Die Rechnung steht im Journal.
Der Offene Posten der Rechnung steht in der
Offene Posten-Liste.
Die Rechnung steht im Buchungsstapel.
Es gibt deshalb noch keinen Offenen Posten.
Programmautomatik
Die Stornobuchung wird erzeugt. Diese Buchung
wird sofort in das Journal gebucht.
Der Offene Posten wird aus der Offene Posten-
Liste gelöscht.
Die Stapelbuchung der Rechnung wird gelöscht.
Für den übertragenen Storno wird keine Buchung
erzeugt.
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1.3. Rücklastschrift
Um eine bereits ausgeglichene Forderung wieder herzustellen, buchen Sie die Rücklastschrift an ein
Interimskonto.
Beispiel
Sie haben eine Lastschrift über 3.570 EUR vom Kunden eingezogen. Die Lastschrift ist auf Ihrem
Bankkonto gutgeschrieben. Mangels Deckung wurde die Lastschrift zurückgegeben.
Buchungssätze
Konto Soll
SKR-03/SKR-04
Betrag
EUR
Konto Haben
SKR-03/SKR-04
1591/1371 Rückläufer 3.570 1200/1800 Bank
8400/4400 Erlöse 19% 3.570 1591/1371 Rückläufer
10000 Debitor 3.570 8400/4400 Erlöse 19%
Hinweis: Zusätzlich anfallende Gebühren buchen Sie über eigene Konten.
Tipp: Legen Sie für Rückläufer zur besseren Übersicht ein eigenes Interimskonto an. Nutzen die Kopierfunktion.
1.4. Zahlungseingang vor Rechnung
Wenn Sie den Zahlungseingang vor der Rechnung erfassen, buchen Sie über ein Interimskonto. Zahlung
vor Rechnung ist z. B. im Internet-Handel üblich. Die Ware wird erst nach Zahlungseingang geliefert.
Beispiel
Sie erhalten über den Online-Shop eine Kundenbestellung. Die Ware im Wert von 500 EUR + 95 EUR
USt. erhält der Kunde nur gegen Vorkasse.
Buchungssatz Zahlungseingang
Konto Soll
SKR-03/SKR-04
Betrag
EUR
Konto Haben
SKR-03/SKR-04
1200/1800 Bank 595 10000 Debitor
Buchungssatz Rechnung
Konto Soll
SKR-03/SKR-04
Betrag
EUR
Konto Haben
SKR-03/SKR-04
Hinweis
1590/1370
Durchlaufende Posten
595 8400/4400 Erlöse 19%
10000 Debitor 595 1590/1370
Durchlaufende Posten
Buchen Sie den Offenen Posten
aus.
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1.5. Forderungsverlust
Wenn Sie bei einer uneinbringlichen Forderung auch die Umsatzsteuer korrigieren, buchen Sie über
ein Interimskonto, z. B. Konto 'Durchlaufende Posten'.
Beispiel
Die Forderung an einen Kunden über 5.950 EUR brutto ist uneinbringlich.
Buchungssätze
Im ersten Schritt buchen Sie die noch offene Rechnung als Forderungsverlust.
Im zweiten Schritt wird die Umsatzsteuer über 950 EUR korrigiert und auf das Konto 'Umsatzsteuer
19%' im Soll umgebucht.
Konto Soll
SKR-03/SKR-04
Betrag
EUR
Konto Haben
SKR-03/SKR-04
1 1590/1370 Durchlaufende Posten 5.950 10000 Kunde
2 2406/6936 Forderungsverlust 19% USt. 5.950 1590/1370 Durchlaufene Posten
1.6. Import von Buchungsdaten
Sie können Buchungsdaten über die ASCII-Schnittstelle oder die DATEV-Schnittstelle importieren.
Wenn Sie Zahlungen zu Offenen Posten importierten wird der Offene Posten nicht automatisch abgeglichen.
Deshalb kann die Umbuchung auf 'Umsatzsteuer fällig' nicht automatisch gebucht werden.
Gleichen Sie nach dem Import die Rechnungen und Zahlungen ab. Die Umsatzsteuer wird automatisch
umgebucht.
Vorgehen
1. Öffnen Sie das Menü 'Buchen – Offene Posten abgleichen'.
2. Markieren Sie im Debitorenbereich Rechnung und Zahlung.
3. Klicken Sie auf 'Durchführen'
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2. Weitere Fragen zur Istbesteuerung
2.1. Welche Ursachen können fehlende Steuerumbuchungen haben?
Sie haben Rechnung und Zahlungseingang gebucht. Bei der Buchung der Zahlung fehlt der automatisch
erzeugte Buchungssatz 'Umsatzsteuer nicht fällig' an 'Umsatzsteuer 19%'.
Folgende Ursachen können für fehlende Steuerumbuchungen vorliegen:
Ursache Beschreibung Lösung
Erlöskonto ohne Steuer
Die Ausgangsrechnung wurde auf
ein Konto ohne Steuer gebucht.
Wählen Sie ein Erlöskonto, das
mit dem korrekten Steuersatz
hinterlegt ist, z. B. 'USt 19%'.
Erlöskonto mit falscher
Kategorie.
Das Erlöskonto hat die falsche
Kontenkategorie.
Beispiel: Wenn das Konto z. B.
die Kategorie 'Erhaltene Anzahlungen'
hat, wird die Umsatzsteuer
sofort fällig gestellt.
Wählen Sie ein Konto mit der
Kontenkategorie 'Einnahmen'.
Buchungsablauf falsch:
Zahlung vor Rechnung
Sie haben das Erlöskonto ohne
Interimskonto gebucht.
Eine Beschreibung finden Sie im
Abschnitt 'Zahlungseingang vor
Rechnung'.
Buchungsablauf falsch:
Forderungsverlust
Sie haben Forderungsverluste
ohne Interimskonto gebucht.
Eine Beschreibung finden Sie im
Abschnitt 'Forderungsverlust'.
Buchungsablauf falsch:
Gutschrift
Buchungsablauf falsch:
Rücklastschrift
Sie haben Gutschriften als Umkehrbuchung
ohne Interimskonto
oder mit Minusvorzeichen erfasst.
Sie haben Rücklastschriften ohne
Interimskonto gebucht.
Eine Beschreibung finden Sie im
Abschnitt 'Gutschrift'.
Eine Beschreibung finden Sie im
Abschnitt 'Rücklastschrift '.
Buchungsablauf falsch:
Import der Buchungsdaten
Sie haben nach dem Import die
Offenen Posten nicht abgeglichen.
Gleichen Sie die Offenen Posten
ab. Menü 'Buchen – Offene Posten
abgleichen.
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2.2. Welche Minderungskonten sollen verwendet werden?
Verwenden Sie für Erlösminderungen (z. B. Skonti, Boni, Rabatte) die Standardkonten. In Lexware
buchhalter steht dafür die Kontoart 'Erlösminderung' zur Verfügung.
Beispiel SKR-03
Wenn das Minderungskonto mit einer abweichenden Kontoart, z. B. 'Umsatzerlöse' hinterlegt ist,
kommt beim Buchen folgende Meldung:
Wählen Sie ein Konto mit der Kontenart 'Erlösminderung'.
2.3. Kann die Besteuerungsart gewechselt werden?
Sie können die Besteuerungsart jederzeit in der Firmenverwaltung wechseln. Voraussetzung ist, dass
sich keine Buchungen nach dem Umstellungszeitpunkt im Stapel oder Journal befinden. Maßgebend
ist das Belegdatum.
Offene Posten aus dem Zeitraum vor dem Wechsel der Besteuerungsart werden weiterhin auf Grundlage
der zuvor eingestellten Besteuerungsart behandelt.
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2.4. Warum können Offene Posten nicht zurückgesetzt werden?
Die Steuerautomatik der Istbesteuerung wird durch das Ausbuchen des Offenen Postens initialisiert.
Die Funktion 'Offene Posten rückzusetzen' ist deshalb inaktiv.
Vorgehen
Wenn Sie Rechnung und Zahlung nachträglich miteinander abgleichen wollen, nutzen Sie das Menü
'Buchen – Offene Posten abgleichen'.
1. Markieren Sie im Debitorenbereich Rechnung und Zahlung.
2. Klicken Sie auf 'Durchführen'
Der Offene Posten wird abgeglichen. Die Umsatzsteuer wird automatisch umgebucht.
2.5. Wie entstehen Rundungsdifferenzen auf dem Konto 'Umsatzsteuer nicht
fällig'?
Die automatische Umbuchung der Steuer von 'nicht fällig' auf 'fällig' kann zu Rundungsdifferenzen
führen.
Wenn das Umsatzsteuerkonto 'nicht fällig' trotz Ausbuchung aller Offenen Posten nicht ausgeglichen
ist, buchen Sie den Saldo erfolgswirksam auf ein Erlös- oder Aufwandskonto.
2.6. Übernahme einer bestehenden Buchhaltung
Sie wollen die Daten einer bestehenden Buchhaltung in Lexware buchhalter übernehmen. Die Umsatzsteuer
offener Forderungen soll über die Steuerautomatik korrekt gebucht werden. Legen Sie
deshalb bei Firmenneuanlage das Vorjahr an.
Beispiel
Sie übernehmen eine Buchführung in Lexware buchhalter zum Wirtschaftsjahr 01.01.2014
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Vorgehen
1. Bei der Firmenneuanlage wählen Sie als erstes Buchungsjahr das Jahr 2013.
2. Buchen Sie im Buchungsjahr 2013 die noch offenen Forderungen (Ausgangsrechnungen).
3. Mit der Funktion 'Jahreswechsel/Jahresabschluss' werden die Offenen Posten automatisch
in das Jahr 2014 übernommen.
4. Bei Zahlungseingang 2014 gleichen Sie den bestehenden OP aus.
Mit dem OP-Abgleich wird die automatische Umbuchung der Umsatzsteuer erzeugt.
2.7. Anzahlungen bei Einnahmen-Überschussrechnung mit Jahreswechsel
In Firmen mit Einnahmen-Überschussrechnung werden bei Jahresabschluss/Vortragsaktualisierung
Konten mit der Kategorie 'Erhaltene Anzahlungen' nicht vorgetragen.
Wenn Sie die Schlussrechnung im Folgejahr erfassen, buchen Sie ohne Anzahlungsbetrag. Die Erhaltene
Anzahlung ist bereits erfolgswirksam in den Gewinn des Vorjahrs geflossen.
Beispiel
Der Gesamtwert eines Auftrags umfasst netto 4.000 EUR + 760 EUR USt. Im Jahr 2013 erhalten Sie
eine Anzahlung über 2.000 EUR + 380 EUR USt. Im Jahr 2014 erstellen Sie die Schlussrechnung
über 4.760 EUR, abzüglich der erhaltenen Anzahlung 2.380,00 EUR.
Buchungssatz Schlussrechnung abzüglich Anzahlung
Konto Soll
SKR-03/SKR-04
Betrag
EUR
Konto Haben
SKR-03/SKR-04
10000 Kunde 2.380 8400/4400 Erlöse 19% USt.
Buchungssatz Zahlungseingang mit OP-Ausgleich
Konto Soll
SKR-03/SKR-04
Betrag
EUR
Konto Haben
SKR-03/SKR-04
1200/1800 Bank 2.380 10000 Debitor
1766/3816
Umsatzsteuer 19% nicht fällig
380 1776/3806
Umsatzsteuer 19%
Hinweis
Die Umsatzsteuer wird
über die Programmautomatik
umgebucht.
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