Weiterentwicklung und Betrieb des BIBB-Internetangebotes

Weiterentwicklung und Betrieb
des BIBB-Internetangebotes
Leistungsbeschreibung
Stand: 10.07.2013

Inhalt
Inhalt ..................................................................................................................................... 2
1. Ziel des Auftrags ............................................................................................................. 3
2. Informationen zum Auftraggeber und zum Produkt ......................................................... 3
3. Rahmenbedingungen und Vorarbeiten ............................................................................ 4
3.1 Machbarkeitsstudie zur Weiterentwicklung des BIBB-Internetangebotes ............................. 4
3.2 Organisationsentwicklungsprojekt ...................................................................................... 5
3.3 Informationsarchitektur des neuen Auftritts ....................................................................... 5
3.4 Sonderlösungen .................................................................................................................. 6
4. Los 1: Entwicklung eines Design-Konzeptes, Unterstützung bei der Umsetzung ................ 7
4.1 Beschreibung der zu erbringenden Leistungen im Einzelnen................................................. 7
4.2 Form der Leistung ............................................................................................................. 10
4.3 Anforderungen an den Auftragnehmer .............................................................................. 10
4.4 Anforderungen an das Projektmanagement ...................................................................... 11
4.5 Urheberrecht und Datenschutz ......................................................................................... 11
4.6 Zeitplan ............................................................................................................................ 12
4.7 Informationen zur Angebotsabgabe .................................................................................. 12
4.8 Bewertungskriterien ......................................................................................................... 13
5. Los 2: Relaunch www.bibb.de, Weiterentwicklung des Gesamtangebotes...................... 15
5.1 Beschreibung der zu erbringenden Leistungen im Einzelnen............................................... 15
5.2 Form der Leistung ............................................................................................................. 24
5.3 Anforderungen an den Auftragnehmer .............................................................................. 25
5.4 Anforderungen an das Projektmanagement ...................................................................... 26
5.5 Urheberrecht und Datenschutz ......................................................................................... 26
5.6 Zeitplan ............................................................................................................................ 27
5.7 Informationen zur Angebotsabgabe .................................................................................. 27
5.8 Bewertungskriterien ......................................................................................................... 28
6. Los 3: Web-Hosting des Gesamtangebotes .................................................................... 32
6.1 Beschreibung der zu erbringenden Leistungen im Einzelnen............................................... 32
6.2 Form der Leistung ............................................................................................................. 38
6.3 Anforderungen an den Auftragnehmer .............................................................................. 39
6.4 Anforderungen an das Projektmanagement ...................................................................... 39
6.5 Urheberrecht und Datenschutz ......................................................................................... 40
6.6 Zeitplan ............................................................................................................................ 40
6.7 Informationen zur Angebotsabgabe .................................................................................. 41
6.8 Bewertungskriterien ......................................................................................................... 42
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1. Ziel des Auftrags
Das Bundesinstitut für Berufsbildung beabsichtigt für die Weiterentwicklung und den Betrieb des BIBB-
Internetangebotes einen Auftrag an einen oder mehrere externe Dienstleister zu vergeben.
Der Auftrag besteht aus drei Losen:
Los 1: Entwicklung eines Design-Konzeptes, Unterstützung bei der Umsetzung
Los 2: Relaunch www.bibb.de, Weiterentwicklung des Gesamtangebotes
Los 3: Web-Hosting des Gesamtangebotes
Die Lose umfassen jeweils eine Rahmenvereinbarung über Leistungen innerhalb eines Zeitraums von
vier Jahren.
2. Informationen zum Auftraggeber und zum Produkt
Das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) ist das Kompetenzzentrum für die berufliche Aus- und Weiterbildung
in Deutschland. Es identifiziert Zukunftsaufgaben der Berufsbildung, fördert Innovationen in
der nationalen wie internationalen Berufsbildung und entwickelt neue, praxisorientierte Lösungsvorschläge
für die berufliche Aus- und Weiterbildung. Es ist somit Bindeglied zwischen den Akteuren der
beruflichen Bildung in Wissenschaft, Politik und Praxis.
Mit seinem Internetauftritt stellt das BIBB eines der umfangreichsten Informationsangebote zur beruflichen
Bildung in Deutschland bereit. Auf über 600.000 Internetseiten und Dokumenten werden die
Dienstleistungen zu den Bereichen Forschung, Entwicklung und Beratung präsentiert. Das Leistungsangebot
besteht aus dem zentralen Internetauftritt www.bibb.de sowie mehr als 40 fachspezifischen Portalen
und Datenbanken.
Das zentrale Portal www.bibb.de richtet sich dabei an Ziel-/Dialoggruppen im In- und Ausland:
- Berufsbildungsplanung (Ministerien, Behörden, Ausschüsse, Kammern, Fachverbände),
- Berufsbildungspraxis (Aus- und Weiterbildungsstellen, ausbildende Betriebe, Schulen, Prüfer,
Personalverantwortliche) und
- Wissenschaft (Wissenschaftler an Hochschulen und von außeruniversitären Einrichtungen).
Internationale Zielgruppen finden über die Adresse www.bibb.de/en ein umfangreiches englischsprachiges
Angebot.
2014 ist eine umfangreiche Überarbeitung des Internetauftritts vorgesehen. Damit werden die folgenden
Ziele verfolgt:
- Inhalte schneller auffindbar machen
- Qualität der Inhalte verbessern (fachlich, redaktionell)
- Profil und Kompetenz des BIBB besser darstellen
- Wahrnehmbarkeit von BIBB-Positionen und Inhalten stärken
- Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit
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Um diese Ziele zu erreichen, wurde ein Organisationsentwicklungsprojekt initiiert, das die Teilbereiche
"Portalkonzeption und Implementierung" sowie "Organisatorische Veränderungen" umfasst.
3. Rahmenbedingungen und Vorarbeiten
Der in die Jahre gekommene Internetauftritt des Bundesinstituts bedarf einer grundlegenden Überarbeitung
(Relaunch). Er ist sowohl technisch als auch visuell veraltet und somit nur noch eingeschränkt tauglich,
das Profil und die Botschaft des BIBB nach außen zu tragen. Des Weiteren ist für das BIBB kennzeichnend,
dass es über eine sehr heterogene Internetlandschaft verfügt, die ebenfalls die Übermittlung
eines klaren BIBB-Profils erschwert. Das BIBB strebt deshalb eine Harmonisierung seiner Internetlandschaft
an.
Da es sich dabei um ein sehr umfangreiches Vorhaben handelt, wurde dem eigentlichen Relaunch eine
Machbarkeitsstudie vorangeschaltet.
Anknüpfend an die Ergebnisse der Machbarkeitsstudie wurde eine Grobplanung entwickelt und in diesem
Rahmen folgende Vorarbeiten geleistet:
- Kommentierung der Machbarkeitsstudie zur Weiterentwicklung des BIBB-Internetangebotes
- Start eines Organisationsentwicklungsprojektes
- Informationsarchitektur des neuen Auftritts
- Beschreibung von Sonderlösungen
- Wirtschaftlichkeitsbetrachtung CMS-Auswahl
3.1 Machbarkeitsstudie zur Weiterentwicklung des BIBB-Internetangebotes
Im Rahmen der Machbarkeitsstudie wurden kritische Punkte der aktuellen Webpräsenz sowie Möglichkeit
zu einer Verbesserung und Weiterentwicklung herausgestellt. Dabei wurde insbesondere deutlich,
dass nachhaltige Verbesserungen nur erreicht werden können, wenn mit dem Relaunch des Internetangebotes
auch organisatorische Änderungen im Bereich der Redaktionsprozesse angegangen werden.
Eine Kommentierung des Abschlussberichts zeigt entsprechende Umsetzungsmöglichkeiten auf Grundlage
der Empfehlungen der Machbarkeitsstudie auf.
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3.2 Organisationsentwicklungsprojekt
Für die Umsetzung des Relaunch wurde ein Organisationsentwicklungsprojekt initiiert. Das Gesamtprojekt
gliedert sich in die die Teilprojekte "Portalkonzeption und Implementierung" sowie "Organisatorische
Veränderungen". Über die Projektstruktur wird die Umsetzung des Relaunch seitens des Auftraggebers
begleitet.
Zudem wurden bereits erste organisatorische Veränderungen im BIBB umgesetzt. Künftig wird ein Entscheidungsgremium
die Verantwortung für den Gesamtauftritt und die strategische Ausrichtung des
Internetangebotes wahrnehmen. Für jede Abteilung wurden Abteilungsverantwortliche für den Internetauftritt
benannt. Diese unterstützen die Neukonzeption des BIBB-Portals und sind Ansprechpartner
für die Autoren und Autorinnen der jeweiligen Abteilung.
3.3 Informationsarchitektur des neuen Auftritts
Für die Grobplanung der Informationsarchitektur wurde ein Drahtgittermodell (siehe Anlage) entwickelt
und abgestimmt.
Künftig soll über die Gestaltung und einen "Claim" deutlich erkennbar sein, dass es sich um ein Portal für
Fachleute handelt.
Es soll eine stärkere Fokussierung auf wenige aktuelle Inhalte erfolgen. Dabei soll mehr Gewicht auf die
visuelle Kommunikation gelegt werden.
Die Hauptnavigation soll nur noch drei Navigationspunkte "Das BIBB", "Die Themen" und "Unser Service"
umfassen.
Über den Navigationspunkt "Die Themen" soll sich das gesamte Themenspektrum des BIBB in einer
standardisierten Form erschließen. Die dahinterliegende Baumstruktur und Aufbereitung der Inhalte soll
so erfolgen, dass eine schnellen Orientierung und ein "Scannen" von Inhalten möglich werden.
Um dies umzusetzen soll das gesamte Angebot stärker auf Formate ausgerichtet werden. Grundlegende
Formate sind Kategorien, Themen, Themenbeschreibungen und aktuelle Beiträge:
- Kategorie: Eine Seite mit einer Übersicht zugehöriger Themen, die kurz beschrieben werden.
- Thema: Eine Seite mit eigener Unternavigation, auf der ein Thema umfassend aufbereitet werden
kann. Im Kern besteht die Themenübersicht aus einer kurzen Themenvorstellung, differenzierten
Themenbeschreibungen, aktuellen Beiträgen sowie weiteren dem Thema zugehörigen
Inhalten wie Pressemitteilungen, Publikationen und Projekten.
- Themenbeschreibung: Eine Seite, die über einen Gliederungspunkt einem Thema oder einer
übergeordneten Themenbeschreibung zugeordnet wird. In der Regel handelt es sich, um Inhalte,
die über einen längeren Zeitraum Bestand haben. Eine Themenbeschreibung kann eine Unternavigation,
Anlagen und Verweise enthalten.
- Aktueller Beitrag: Eine Seite mit Beitragscharakter, die sich auf aktuelle Arbeitsergebnisse oder
aktuelle Anlässe bezieht. Aktuelle Beiträge können Verweise und Anlagen enthalten, jedoch keine
Unternavigation. Teaser zu aktuellen Beiträgen können auf Themenseiten, der Startseite und
möglicherweise weiteren Einstiegsseiten erscheinen.
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Die Strukturierung der Inhalte ist noch nicht abgeschlossen. Nach aktuellem Stand sind ca. 15 Kategorien
mit einer jeweils unterschiedlichen Anzahl von Themen vorgesehen.
Weiterhin sollen in vier Einstiegsportalen (Praxis, Forschung, Berufe, Programme) Informationen für
spezifische Zielgruppen anforderungsgerecht gebündelt werden. Es handelt sich dabei um einen schnellen
Zugang zu Inhalten, die primär in der Hauptnavigation verortet sind.
Bewährte Elemente der bisherigen Startseite wie "Top-Schlagworte", "Newsletter-Abo", "Neuerscheinungen"
und "Veranstaltungen" sollen in das neue Angebot übernommen werden.
Ein Login soll ein "Single-Sign-On" zu personalisierten Bereichen (u. a. Arbeitsplattform für Gremien und
Fachbeiräte, Bestellsystem, Kommentarfunktion, Veranstaltungsanmeldungen, Ausbilderforum Foraus.de)
ermöglichen. Weitere Ausführungen zur Umsetzung werden auf Seite 21 beschrieben.
Auf der Startseite soll auf eine Orientierungsseite für jugendliche Nutzer und Nutzerinnen verwiesen
werden. Auf dieser Orientierungsseite werden Online-Informationsangebote zu berufsbezogenen Fragen
für jugendliche Zielgruppen vorgestellt. Ebenso soll auf die Social Media-Angebote des BIBB verwiesen
werden.
3.4 Sonderlösungen
Unter dem Begriff "Sonderlösungen" verbergen sich Internetauftritte des BIBB, die nur für einen einzigen
Anwendungsbereich konzipiert und umgesetzt wurden. Sie sind in der Regel nicht an übergeordneten
redaktionellen Standards ausgerichtet. Sonder- und Individuallösungen nehmen aufgrund ihrer hohen
Zahl einen großen Raum im aktuellen Gesamtauftritt des BIBB im Internet ein.
Exkurs zur Entstehung von Sonderlösungen:
2003 wurde erstmals ein Themenkatalog ("Wissenslandkarte") als standardisiertes Instrument für die
Darstellung der BIBB-Arbeitsergebnisse eingeführt. Die Wissenslandkarte sah vor, dass jedes Thema
gemäß eines genau definierten Rasters für das Internet aufbereitet wird (Beispiel:
http://www.bibb.de/de/wlk54687.htm). So wurde eine vollständige Darstellung der im BIBB bearbeiteten
Themen erreicht, die bis heute weiter gepflegt wird. Es zeigte sich jedoch, dass diese Form der
Themendarstellung nicht alle Anforderungen einer Themenaufbereitung abdecken konnte. Das Instrument
war zu unflexibel, um unterschiedliche Kommunikationsbedürfnisse der Organisationseinheiten
und Projekte hinsichtlich der Quantität von Inhalten, nach bestimmten Funktionalitäten oder
hinsichtlich einer stärkeren Öffentlichkeitsarbeit angemessen Rechnung zu tragen. Infolgedessen sind
Parallelwelten und zahlreiche Eigenentwicklungen entstanden.
Das BIBB-Portal besteht heute aus einem "Flickenteppich" von Lösungen und Formaten, die nach der
durchgeführten Machbarkeitsstudie eine nicht mehr hinnehmbare Komplexität des Gesamtangebotes
verursachen. Konkret hat dies zur Folge, dass eine Orientierung der Nutzerinnen und Nutzer in weiten
Bereichen des Internetangebotes sehr schwierig geworden ist. Darüber hinaus ist der Aufwand für die
inhaltliche wie technische Weiterentwicklung und Pflege des Portals erheblich.
Aus den genannten Gründen ist die Reduzierung von Sonderlösungen eines der wichtigsten Anliegen mit
Blick auf den neuen Internetauftritt.
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In der Anlage werden die vorhandenen Sonderlösungen aufgelistet. Sie werden an dieser Stelle kurz
charakterisiert:
- Sonderlösungen, Typ 1: Dies sind Internetauftritte zu Datenerhebungen und –auswertungen des
BIBB, die in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden. Beispiele sind die BIBB-Erhebung
"Neu abgeschlossene Ausbildungsverträge zum 30.09." (www.bibb.de/naa309) und das Datensystem
Auszubildende (www.bibb.de/dazubi). Diese Sammlungen sind zurzeit sehr unterschiedlich
aufbereitet und bieten den Nutzern und Nutzerinnen unterschiedliche Benutzerschnittstellen.
Ziel ist es, für alle Datensammlungen eine Repräsentationsform sowie ein einheitliches User
Interface sowie komfortable Pflege-Prozesse zu entwickeln.
- Sonderlösungen, Typ 2: Ein zweiter Typ von Sonderlösungen umfasst alle übrigen eigenständigen
Internetauftritte innerhalb des BIBB-Portals, z. B. Projekt Qube (www.bibbe.de/qube), Forschungsdatenzentrum
(www.bibb.de/bibb-fdz), BWP (www.bibb.de/bwp). Diese sind gewissermaßen
als Internetauftritt im Internetauftritt entwickelt worden. Sie sollen in Zukunft möglichst
mit den Standardformaten (z. B. als Thema, als Organisationseinheit oder als Publikation) umgesetzt
werden und so in der neu zu schaffenden Struktur aufgehen.
- Sonderlösungen, Typ 3: Dabei handelt es sich um eigenständige Datenbanken bzw. Dokumentensammlungen,
z. B. Literaturdatenbank Berufliche Bildung (www.bibb.de/ldbb), Veröffentlichungsverzeichnis
(www.bibb.de/voevz), Berufe-Datenbank (www.bibb.de/berufe). Diese müssen
individuell betrachtet und weiterentwickelt werden. Teilweise können Elemente standardisiert
und die Anbindung an das Gesamtangebot verbessert werden.
- Sonderlösungen, Typ 4: Schließlich ist das BIBB Herausgeber einer Vielzahl von fachbezogenen
Internetportalen, z. B. Foraus.de (www.foraus.de), Anerkennungsportal (www.anerkennung-indeutschland.de),
Good Practice Center (www.good-practice.de), die das Gesicht des BIBB im Internet
mit prägen. Die Portale selbst sind nicht Gegenstand des Relaunch von www.bibb.de.
Teilweise sind aber Schnittstellen zu bedenken. Darüber hinaus gilt es umsetzbare Lösungen zu
entwickeln, wie die "Kernmarke BIBB" gestärkt und die Nutzerorientierung in der angebotenen
Vielfalt verbessert werden kann (Auftrags-Los 1). Darüber hinaus wird die technische Infrastruktur
zum größten Teil übergreifend bereitgestellt und weiterentwickelt (Auftrags-Lose 2 und 3).
4. Los 1: Entwicklung eines Design-Konzeptes, Unterstützung bei der Umsetzung
4.1 Beschreibung der zu erbringenden Leistungen im Einzelnen
Im Rahmen des zu vergebenden Auftrags muss eine visuelle Kommunikationsstrategie für den Internetauftritt
des BIBB erarbeitet und umgesetzt werden.
Folgende Vorgaben sind dabei zu berücksichtigen:
- Design-Handbuch des BIBB (Siehe Anlage)
- Barrierefreie Informationstechnik-Verordnung nach Behindertengleichstellungsgesetz (BITV 2)
Es ist ein umfassendes Design-Konzept zu erstellen, das den unterschiedlichen Anforderungen einer
großen Internetplattform Rechnung trägt.
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Grundlegende Anforderungen an das Screendesign
Das Screendesign soll vor allem die Wirksamkeit von Botschaften im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
des Instituts erhöhen und dem Nutzer Orientierung bieten. Es muss in sich konsistent gehalten sein und
die Identität des BIBB als Kompetenzzentrum zur Erforschung und Weiterentwicklung der beruflichen
Aus- und Weiterbildung in Deutschland widerspiegeln. Ziel ist eine intuitiv bedienbare Online-
Umgebung, die hinsichtlich Nutzerfreundlichkeit (Usability) und zeitgemäßem "Look and Feel" (User
Experience) überzeugt. Dazu sollen aktuelle Standards und Entwicklungen im Bereich des Interface-
Designs und der nutzerzentrierten Führung Berücksichtigung finden.
Ein besonderes Gewicht muss bei der Designentwicklung auf die Nutzbarkeit mit mobilen Endgeräten
mit Touchscreen-Bedienung wie Smartphones und Tablets gelegt werden. Ergebnis muss ein "Responsive
Design" sein, das eine fehlerfreie Darstellung und gute Nutzbarkeit in den gängigen Browsern und
Auflösungen sowie mit verbreiteten Endgeräten sicherstellt.
Das BIBB möchte sich mit dem Erscheinungsbild seines Internetauftritts an anderen Internetangeboten
von Bundesbehörden orientieren. Eine explizite Verpflichtung zur Anwendung des Corporate Design der
Bundesregierung besteht jedoch nicht. Da das BIBB häufig mit Ministerien kooperiert, sollte aber eine
gewisse "Kompatibilität" zum Styleguide der Bundesregierung (http://styleguide.bundesregierung.de)
gegeben sein.
Arbeitspaket 1: Startseite und zielgruppenspezifische Einstiegsportale
Es kann davon ausgegangen werden, dass die Startseite (deutsch und englisch) sowie die zielgruppenspezifischen
Einstiegsportale (Praxis, Forschung, Berufe, Programme) zu den am meisten frequentierten
Inhalten im neuen Internetauftritt gehören werden. Insofern werden dies die "Aushängeschilder" sein,
welche die oben genannten Anforderungen (Verstärken von Botschaften, Orientierungsfunktion) in besonderer
Weise erfüllen müssen. Daher müssen diese Seiten in der visuellen Kommunikation besonders
aufgegriffen und entsprechende Entwürfe erarbeitet werden.
Arbeitspaket 2: Navigation
Ein weiterer Schwerpunkt bei der Gestaltung ist die Navigation. Es müssen Vorschläge für eine Navigationssystematik
und -gestaltung entwickelt werden, die der Größe und Komplexität des Gesamtangebotes
gerecht werden. Dazu zählt die Nutzerorientierung über mehrere Ebenen sowie die Navigation innerhalb
von Sonder- bzw. Individuallösungen.
Die Weiterentwicklung der fachlichen Informationsarchitektur wird zeitgleich durch den Auftraggeber
bzw. im Rahmen von Los 2 der beabsichtigten Auftragsvergabe geleistet. Zu Auftragsbeginn ist eine detaillierte
Projektplanung für die Übergabe von Zuarbeiten zu vereinbaren.
Arbeitspaket 3: Formate
Es müssen Template-Entwürfe für die verschiedenen Formate im neuen Internetauftritt erstellt werden,
u. a. Vorstellung einer Organisationseinheit, Stellenangebote, Ausschreibungen, Wettbewerbe, Veranstaltungen,
Kategorien, Themen, Themenbeschreibungen, Aktuelle Beiträge, FAQ, Pressemitteilungen,
Datenerhebungen und -auswertungen.
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Der BIBB-Internetauftritt enthält viele Inhalte, die stark von Text geprägt sind. Für diese Formate muss
eine attraktive und klare Darstellungsweise gefunden werden, die es dem Leser ermöglicht, seine gewünschten
Inhalte schnell zu finden und sich nicht von der Menge der Informationen erschlagen zu fühlen.
Auch Grafiken, Bilder, Tabellen oder audio-visuelle Inhalte sollen sinnvoll eingebunden werden können.
Arbeitspaket 4: Sonder- und Individuallösungen
Es müssen Gestaltungsentwürfe für die folgenden Sonder- bzw. Individuallösungen erstellt werden:
Presse (www.bibb.de/presse)
Datenreport (www.bibb.de/datenreport)
Publikationen (www.bibb.de/voevz)
ELDOC (www.bibb.de/eldoc)
Datenbank der Projekte (www.bibb.de/dapro)
Forschungsdatenbank (www.bibb.de/fodb)
Newsletter (www.bibb.de/newsletter)
Literaturdatenbank (www.bibb.de/ldbb)
Arbeitspaket 5: Entwicklung einer Dachmarken-Konzeption mit Gestaltungsrichtlinien für Portale
Für die gesamte Portallandschaft sollen das Profil des BIBB und die Dachmarke "BIBB" besser zu Geltung
kommen. In diesem Zusammenhang sind gestalterische Mindeststandards und/oder gemeinsame Kommunikations-
und Gestaltungselemente für die BIBB-Portale zu entwickeln. Für die bestehenden Internetauftritte
des BIBB sollen diese Mindeststandards bzw. Gestaltungselemente mit einem überschaubaren
Aufwand implementiert werden können. Sie gehen ebenso in den Styleguide ein.
Darüber hinaus müssen zwei Musterlayouts (Startseite) für drittmittelgeförderte Portale erstellt werden.
Das erste Musterlayout zeigt die Anwendung der Mindeststandards, die im Rahmen der Dachmarken-Konzeption,
erstellt wurden. Das zweite Musterlayout ist eine Vorlage für eine stärkere Integration
eines Portals in das zentrale Angebot www.bibb.de.
Die Musterlayouts sollen in den Styleguide einfließen und bei Neuentwicklungen als Orientierung dienen.
Ein vollständige Übersicht der BIBB-Portale findet sich in der Anlage (Sonderlösungen im BIBB-
Internetangebot, Typ 4 Fachbezogene Internetportale).
Arbeitspaket 6: Erstellung eines Styleguide für Online-Medien
Der Styleguide muss alle gestaltungspezifischen Festlegungen dokumentieren und für die Weiterentwicklung
des Angebotes als Vorgabe dienen.
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Arbeitspaket 7: Umsetzung und Weiterentwicklung des Design-Konzeptes über einen Zeitraum von
vier Jahren
Der Auftragnehmer übernimmt Dienstleistungen zur grafischen Konzeption und Gestaltung der BIBB-
Internetangebote über einen Zeitraum von vier Jahren. Dazu zählen insbesondere:
- Erstellung von Illustrationen
- Aufbereitung von Schaubildern, Grafiken und Tabellen
- Grafische Konzeptionen und Entwicklung von Screedesigns
- Umsetzung von Templates in HTML
- Weiterentwicklung des Online-Styleguide
Die Beauftragung von Umsetzungsarbeiten und Weiterentwicklungen nach dem Relaunch erfolgt auf der
Grundlage gesonderter Angebote des Auftragnehmers. Eine Verpflichtung zur Abnahme besteht nicht.
4.2 Form der Leistung
Es muss eine Feinkonzeption für die gestalterische Umsetzung des Relaunchs von www.bibb.de erarbeitet
werden. In diesem Rahmen werden zunächst mehrere grundlegende Gestaltungsalternativen entwickelt
und abgestimmt.
Die unter 4.1 beschriebenen Leistungen werden im Folgenden auf der Grundlage eines abgestimmten
Entwurfs umgesetzt. Design-Vorlagen (Templates) werden in validem HTML erstellt. Sie dienen als
Grundlage für die spätere Implementierung. Die Implementierung von Templates im Content Management
System oder in Applikationen ist nicht Bestandteil dieses Auftrag-Loses.
Der Styleguide ist in einem Online-Format umzusetzen.
Alle Komponenten, Templates und Scripte sind zu dokumentieren und mit Anmerkungen zu versehen,
so dass eine spätere Bearbeitung möglich ist. Soweit Lizenzen, Handbücher und CDs im Rahmen des
Auftrages erworben werden, sind diese an das BIBB auszuhändigen.
Die Rechte des Quellcodes von HTML-Seiten und Web-Applikationen, die im Rahmen des Auftrages erstellt
werden, gehören vollständig und ausschließlich dem Bundesinstitut für Berufsbildung. Alle Bilddateien,
die im Rahmen des Auftrags erstellt werden, sind dem BIBB in einem bearbeitbaren Format zur
Verfügung zu stellen. Die Rechte am Bild und zur weiteren Bearbeitung werden dem BIBB vollständig
und ausschließlich übertragen.
4.3 Anforderungen an den Auftragnehmer
Der Auftragnehmer bzw. das eingesetzte Personal muss über folgende Fachkenntnisse und Erfahrungen
verfügen:
Konzeptions- und Planungskompetenz
- Allgemeine Projektmanagement-Standards
- Planerisches Knowhow bei der Integration mehrerer Akteure in einem Projekt
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Durchführungskompetenz (Umsetzung)
- Gestalterische Kreativität
- Webdesign-Kompetenz
- Erfahrung in der Durchführung von Design-Einführungen und -Implementierungen für große
Websites
- Kenntnisse wichtiger Rahmenbedingungen wie der Anwendung der BITV 2
Kommunikations-Kompetenz
- Offen und dialogorientiert
- Erfahrung in der Präsentation von Ergebnissen/Arbeitsprozessen/Arbeitsplanungen bei Auftraggebern
und gegenüber anderen beteiligten Dienstleistern
- Erfahrung in der Erstellung von Online-Styleguides, Anleitungen und Nutzbarmachung der gefertigten
Produkte
- Zuverlässigkeit, Beratungskompetenz, Flexibilität
Die Erfüllung der Anforderungen muss anhand von geeigneten Referenzen belegt werden.
4.4 Anforderungen an das Projektmanagement
Die vom Auftragnehmer zu erbringenden Dienstleistungen werden fachlich professionell mit allen in der
Ausschreibung benannten Kriterien umgesetzt.
Zur Konzeptspezifikation, zur Präsentation von (Zwischen-)Ergebnissen und für die direkte Kommunikation
zwischen den Vertragspartnern finden mindestens zwei Arbeitstreffen in Bonn statt, davon eines zu
Beginn der Vertragslaufzeit.
Umsetzungsverantwortung: Der Auftragnehmer gewährleistet eine verantwortliche und fristgerechte
Arbeitsplanung und Umsetzung. Für Abstimmungen werden ausreichend Zeitpuffer eingeplant.
Die Koordinierung des gesamten Relaunch-Projektes und damit auch die Zusammenarbeit von Dienstleistern
werden von der Projektleitung im BIBB gesteuert. Dennoch ist die direkte Zusammenarbeit verschiedener
Dienstleister in einzelnen Arbeitsschritten unerlässlich. Eine entsprechende Bereitschaft zur
Zusammenarbeit an Schnittstellen (siehe Arbeitspaket 2) und bei der Übergabe von Ergebnissen muss
vorhanden sein.
Grundsätzlicher Hinweis: Alle Entscheidungen erfolgen in enger Abstimmung mit und nur nach Freigabe
durch den Auftraggeber.
Arbeitssprache ist Deutsch.
4.5 Urheberrecht und Datenschutz
Das Design-Konzept wird exklusiv für den Auftraggeber erstellt. Sämtliche Werkstücke (Konzeption, Dateien,
Druckunterlagen etc.) gehen mit der Abnahme in den Besitz des Auftraggebers über. Sämtliche
Nutzungsrechte liegen uneingeschränkt beim Auftraggeber. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dafür
einzustehen, dass sämtliche von ihm erbrachte und zu erbringende Leistungen nicht mit Urheberrech-
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ten, Leistungsschutzrechten oder sonstigen Rechten Dritter belastet sind. Sollte der Auftragnehmer entgegen
dieser Verpflichtung urheberrechtlich geschützte Leistungen Dritter unberechtigt verwenden und
der Auftragnehmer insoweit von dem Urheber in Anspruch genommen werden, ist der Auftragnehmer
verpflichtet, den Auftraggeber insoweit freizustellen und sämtliche dadurch entstehende Kosten zu tragen.
Das BIBB übermittelt dem Auftragnehmer die notwendigen - auch personenbezogenen - Daten, die für
die Leistungserbringung erforderlich sind. Sie dürfen nur für den in der Leistungsbeschreibung festgelegten
Zweck verwendet werden. Die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), sowie weiterer
datenschutzrechtlicher Vorschriften im Einzelfall sind vom Auftragnehmer einzuhalten. Der Auftragnehmer
ist verantwortliche Stelle i.S.d. BDSG und haftet für Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben.
4.6 Zeitplan
Beabsichtigte Auftragsvergabe ist voraussichtlich der 1.10.2013. Alle Abstimmungsprozesse zu Gestaltungsfragen
in Bezug auf den Relaunch müssen zum 15.12.2013 abgeschlossen sein. Zu diesem Zeitpunkt
muss das Konzept mit der Feinplanung vorliegen.
Die Umsetzung von HTML-Vorlagen erfolgt bis 31.01.2014. Der Styleguide sowie die Gestaltungsrichtlinien
für Portale werden nach Absprache mit dem Auftraggeber bis 15.12.2014 erstellt.
Es ist beabsichtigt auf der Grundlage dieser Leistungsbeschreibung sowie der beigefügten Unterlagen
und dem Angebot des im Rahmen des Vergabeverfahrens ausgewählten Bieters ein EVB-IT Dienstvertrag
abzuschließen. Die Laufzeit des Rahmenvertrags beträgt vier Jahre.
4.7 Informationen zur Angebotsabgabe
Für die Bewertung des Angebotes benötigen wir
a) einen Festpreis für die Erstellung und Umsetzung des Designkonzeptes (Relaunch www.bibb.de,
Dachmarken-Konzeption/Richtlinien für Portale, Styleguide)
b) einen Preis (Tages- oder Stundensatz) für optionale Umsetzungen und Weiterentwicklungen über
einen Zeitraum von vier Jahren. Es sollte möglichst transparent dargestellt werden, welche Kosten
anfallen. Diese Preiskalkulation ist die Basis für spätere Angebote, zu denen über den Rahmenvertrag
individuell aufgefordert wird. Eine Verpflichtung zur Abnahme besteht nicht.
c) den Nachweis der Leistungsfähigkeit des sich bewerbenden Unternehmens (Nachweis nach § 6 EG
(6) VOL/A hinsichtlich Solvenz).
d) Nachweise zur fachlichen Eignung des Bieters/Projektteams. Hier sind Angaben und Nachweise von
aussagekräftigen Referenzprojekten sowie Aussagen zur Qualifikation der beteiligten Mitarbeiter
und Mitarbeiterinnen erforderlich.
e) ein Vorgehensmodell mit einer Arbeitsprobe. Dazu beschreiben Sie Ihr Vorgehen und wesentliche
Eckpunkte des Design-Konzeptes. Die Arbeitsprobe muss einen Einblick in die gestalterische Umset-
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zung ermöglichen. Dies kann ein erster Entwurf für die Startseite und/oder die facettenhafte Visualisierung
von den Eckpunkten Ihrer Konzeption sein.
Nebenangebote sind möglich, wenn sie grundsätzlich gleichwertig zum Hauptangebot sind. Die Vergleichbarkeit
zum Hauptangebot muss vom Bieter nachgewiesen werden. Verbindliche Anforderungen
der Leistungsbeschreibung sind auch von Nebenangeboten zu erfüllen.
Alle Arten von Angebotsvarianten, insbesondere aber Nebenangebote, sind in jedem Fall zu kennzeichnen
und gesondert vom (ersten) Hauptangebot in einer separaten Anlage inklusive separatem Kostenplan
einzureichen.
4.8 Bewertungskriterien
a) Formale Prüfung (Erste Wertungsstufe)
Formale Prüfung der Angebotsunterlagen (u. a. Vorhandensein aller wesentlichen Preisangaben, Vorhandensein
aller Unterschriften, Vollständigkeit der Unterlagen, fristgerechter Eingang). Angebote, die
die formale Prüfung nicht bestehen, werden von der weiteren Bewertung ausgeschlossen.
b) Eignungsprüfung (Zweite Wertungsstufe)
Mit der Eignungsprüfung wird überprüft, ob der Bieter das Vorhandensein der zur Erfüllung der vertraglichen
Verpflichtungen notwendigen Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit nachweisen
kann.
Als Ausschlusskriterien werden festgelegt:
- Nachweis der Fachkunde (siehe 4.3)
- Nachweis der Leistungsfähigkeit des sich bewerbenden Unternehmens (Nachweis nach § 6 EG (6)
VOL/A hinsichtlich Solvenz)
- Nachweis der Zuverlässigkeit: ausreichende personelle Ressourcen, qualifiziertes Personal
Angebote von Bietern, welche die hier genannten Ausschluss-Kriterien nicht erfüllen, finden im weiteren
Vergabeverfahren keine Berücksichtigung mehr.
c) Prüfung der Angemessenheit der Preise (Dritte Wertungsstufe)
Gemäß § 19 EG (6) 6 VOL/A wird eine Prüfung der Angemessenheit der Preise durchgeführt. Wenn eine
solche Überprüfung der Preise ergibt, dass ein Missverhältnis zwischen Preis und Leistung anzunehmen
ist (sowohl zu niedrige als auch zu hohe Preise), dann ist das betreffende Angebot von der weiteren
Wertung auszuschließen.
d) Ermittlung des wirtschaftlichen Angebotes (Vierte Wertungsstufe)
Der Zuschlag ist auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Die Wirtschaftlichkeit eines Angebotes
bestimmt sich regelmäßig aus den Faktoren Leistung und Preis.
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Für die Bewertung der Leistung gelten die folgenden Bewertungskriterien:
Qualität der
8-10 Punkte
4-7 Punkte
0-3 Punkte
Arbeitsprobe
(Berücksichtigung der
Anforderungen, Wirkung,
50 %
Die Arbeitsprobe ist besonders
ansprechend und sehr
gut geeignet, die gestellten
Anforderungen umzusetzen.
Die Arbeitsprobe ist ansprechend
und geeignet,
die gestellten Anforderungen
umzusetzen.
Die Arbeitsprobe ist weniger
ansprechend und nur
eingeschränkt geeignet, die
gestellten Anforderungen
umzusetzen.
Kreativität)
Vorgehensmodell mit
8-10 Punkte
4-7 Punkte
0-3 Punkte
Eckpunkten der
Konzeption
(Lösungsansätze,
strategisches Vorgehen,
Projektmanagement,
Kreativität)
50 %
Das Vorgehensmodell ist
sehr gut strukturiert und
nachvollziehbar. Die Eckpunkte
sind für die Umsetzung
des Design-Konzeptes
sehr gut geeignet.
Das Vorgehensmodell ist
gut strukturiert und weitgehend
nachvollziehbar.
Die Eckpunkte sind für die
Umsetzung des Design-
Konzeptes in Teilen geeignet.
Darüber hinaus besteht
noch Weiterentwicklungsbedarf.
Das Vorgehensmodell ist in
Teilen weniger gut strukturiert
und schwer nachvollziehbar.
Zu den Eckpunkten
besteht ein größerer Weiterentwicklungsbedarf,
bevor diese als Grundlage
für die Umsetzung des
Design-Konzeptes verwendet
werden können.
Das Leistungs-Preis-Verhältnis wird mit der Erweiterten Richtwertmethode ermittelt. Dabei wird eine
Kennzahl aus den Faktoren Leistung (Gesamtsumme der Leistungspunkte: Bewertung x Gewichtung)
und Preis (Euro) ermittelt. Der in der Erweiterten Richtwertmethode geforderte Schwankungsbereich
zum besten Angebot wird auf 10 Prozent festgelegt, d. h. Angebote deren Kennzahl bis zu 10 Prozent
unter dem führenden Angebot liegen, gelangen in eine Vorauswahl.
Unter allen vorausgewählten Angeboten wird das wirtschaftlichste Angebot bestimmt
a) durch das Ergebnis einer Präsentation oder
b) die Gesamtleistung (Leistungspunkte)
Die Bieter, deren Angebote innerhalb des Schwankungsbereichs liegen, können zu einer Präsentation in
das Bundesinstitut nach Bonn eingeladen werden. Die Präsentation gibt den Bietern Gelegenheit, Ihre
Unterlagen zu erläutern. Das Ergebnis der Präsentation wird nach folgenden Kriterien bewertet und
entscheidet in diesem Fall über die Vergabe:
- Schlüssigkeit und Qualität der Präsentation
- Kompetente Beantwortung von Rückfragen
Der Auftraggeber behält sich vor, auf die Einladung zu einer Präsentation zu verzichten. In diesem Fall
entscheidet die Gesamtleistung (Leistungspunkte) unter den Angeboten im Schwankungsbereich über
den Zuschlag.
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5. Los 2: Relaunch www.bibb.de, Weiterentwicklung des Gesamtangebotes
5.1 Beschreibung der zu erbringenden Leistungen im Einzelnen
Das Auftrags-Los umfasst die Feinplanung und Implementierung des Relaunch für www.bibb.de (Arbeitspaket
1), einen Rahmenvertrag für Supportdienstleistungen (Arbeitspaket 2) sowie die Übernahme
von Dienstleistungen zur Weiterentwicklung des gesamten BIBB-Internetangebotes (Arbeitspaket
3) über einen Zeitraum von vier Jahren.
Das Bundesinstitut für Berufsbildung ist den Sicherheitsanforderungen und Standards des BSI unterworfen.
Daher muss der Auftragnehmer einen zertifizierten IT-Grundschutz, z.B. nach ISO 27001,BSI-
Standard 100-1 oder vergleichbaren Standards nachweisen. Die zertifizierten Bereiche sind auf Seite 25
beschrieben. Die Zertifizierung ist idealerweise vorhanden und muss ansonsten zeitnah nach Auftragsvergabe
auf Kosten des Auftragnehmers erfolgen.
Der Relaunch knüpft dabei an die unter 3. beschriebenen Rahmenbedingungen und Vorarbeiten an. Im
Einzelnen sind dabei zu leisten:
Arbeitspaket 1.1: Erstellung eines Pflichtenheftes für den Relaunch, Feinplanung
Das Pflichtenheft wird im Dialog mit dem Auftraggeber erstellt und führt die bisherigen Überlegungen
fort. Der Auftragnehmer beschreibt dabei, wie die Anforderungen des Auftraggebers hinsichtlich der
Feinplanung und Implementierung des Relaunch weiter umgesetzt werden. Das Dokument ist darüber
hinaus eine Planungsgrundlage, um über Prioritäten und Ressourceneinsatz für einzelne Arbeitspakete
zu entscheiden sowie ggf. Zuarbeiten durch andere Dienstleister abzustimmen. Erst nach Abnahme des
Pflichtenheftes durch den Auftraggeber wird mit den weiteren Arbeitsschritten begonnen.
Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Feinplanung aller Veränderungsschritte und
Arbeitspakete, die für den Relaunch erforderlich sind. Die Dokumentation der Feinplanung liegt beim
Auftragnehmer.
Arbeitspaket 1.2: Weiterentwicklung der Informationsarchitektur
Der Auftragnehmer entwickelt die Informationsarchitektur für den neuen Auftritt auf der Grundlage der
Vorarbeiten weiter. Dazu werden Drahtgittermodelle (Bevorzugte Visualisierung mit Balsamiq Mockups)
für die verschiedenen Inhaltsbereiche und Funktionen erstellt. Mit Hilfe der Drahtgittermodelle werden
zu klärende Fragen mit dem Auftraggeber besprochen und abgestimmt. Ziel ist die Entwicklung eines
konsistenten Content-Modells mit standardisierten Formaten, Schnittstellen, Pflege- und Archivierungsprozessen.
Die inhaltliche Gliederung des Hauptnavigationspunktes "Themen" liefert der Auftraggeber zu.
Startseite und zielgruppenspezifische Einstiegsportale
Es kann davon ausgegangen werden, dass die Startseite (deutsch und englisch) sowie die zielgruppenspezifischen
Einstiegsportale (Praxis, Forschung, Berufe, Programme) zu den am meisten frequentierten
Inhalten im neuen Internetauftritt gehören werden. Insofern werden dies die "Aushängeschilder" sein,
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die in allen Planungsprozessen besonders bearbeitet und abgestimmt werden müssen. Die Anforderungen
und Vorarbeiten hierzu wurden unter dem Gliederungspunkt 3.3 beschrieben.
Navigation
Ein weiterer Schwerpunkt bei der Konzeption des neuen Auftritts wird auf die Navigation gelegt. Dazu
sollen mit dem Auftraggeber ein Strukturbaum für das Kernangebot entwickelt und Drahtgittermodelle
für verschiedene Navigationsbereiche erstellt werden. Die neue Navigation soll der Größe und Komplexität
des Gesamtangebotes gerecht werden. Dazu zählt die Nutzerorientierung über mehrere Ebenen
sowie die Navigation innerhalb von Sonder- bzw. Individuallösungen.
Die grafische Gestaltung der Navigation wird im Rahmen von Los 1 der beabsichtigten Auftragsvergabe
geleistet. Zu Auftragsbeginn ist eine detaillierte Projektplanung für die Übergabe von Zuarbeiten zu vereinbaren.
Formate
Es sollen Drahtgittermodelle für die verschiedenen Formate im neuen Internetauftritt konzipiert werden,
u. a. Vorstellung einer Organisationseinheit, Stellenangebote, Ausschreibungen, Wettbewerbe,
Veranstaltungen, Kategorien, Themen, Themenbeschreibungen, Aktuelle Beiträge, FAQ, Pressemitteilungen,
Publikationen, Datenerhebungen und -auswertungen.
Der BIBB-Internetauftritt enthält viele Inhalte, die stark von Text geprägt sind. Für diese Formate sollte
eine attraktive und klare Darstellungsweise gefunden werden, die es dem Leser ermöglicht, seine gewünschten
Inhalte schnell zu finden und sich nicht von der Menge der Informationen erschlagen zu fühlen.
Grafiken, Bilder, Tabellen oder audio-visuelle Inhalte sollen durch den bearbeiteten Redakteur flexibel
und sinnvoll eingebunden werden können.
Arbeitspaket 1.3: Feinplanung zu Sonder- und Individuallösungen
Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Entwicklung einer Strategie zum Umgang mit
Sonder- und Individuallösungen. Grundlage hierfür bilden die unter Gliederungspunkt 3.3 beschriebenen
Vorarbeiten sowie die Auflistung von Sonderlösungen in der Anlage.
Sonderlösungen, Typ 1: Internetauftritte zu Datenerhebungen und -auswertungen
Von den unter Typ 1 aufgelisteten Internetauftritten soll die BIBB-Erhebung "Neu abgeschlossene Ausbildungsverträge
zum 30.09." beispielhaft neu konzeptioniert werden. Dies soll in einer Art und Weise
geschehen, dass sich daraus Standards und Komponenten für die übrigen Internetauftritte zu Datenerhebungen
und -auswertungen ergeben.
Der Auftragnehmer entwickelt dazu Vorschläge und übernimmt die Feinplanung.
Aus Ressourcengründen soll im Rahmen des Relaunch nur die BIBB-Erhebung "Neu abgeschlossene Ausbildungsverträge
zum 30.09." umfassend überarbeitet und in eine Datenbankstruktur überführt werden.
Die übrigen Auftritte sollen lediglich an das neue Design-Konzept ohne inhaltliche Veränderungen angepasst
werden.
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Sonderlösungen, Typ 2: Internetauftritt im Internetauftritt
Diese Internetangebote sollen im neuen Auftritt weitestgehend mit Standardformaten (z. B. als Thema,
als Organisationseinheit oder als Publikation) umgesetzt werden, d. h. in der geplanten Informationsarchitektur
aufgehen. Teilweise können Inhalte auch entfallen. Die dazu erforderliche interne Abstimmung
leistet der Auftraggeber.
Der Auftragnehmer entwickelt Lösungen für die Aufbereitung der Inhalte, die nicht über Formate sondern
nur als Individuallösung umgesetzt werden können.
Sonderlösungen, Typ 3: Eigenständige Datenbanken bzw. Dokumentensammlungen
Sonderlösungen in dieser Kategorie bleiben als Individuallösung erhalten. Es ist aber zu prüfen, ob Elemente
standardisiert und die Anbindung an das Gesamtangebot verbessert werden kann.
Für folgende Internetauftritte werden im Rahmen der Vergabe von Los 1 besondere Gestaltungsentwürfe
entwickelt:
Presse (www.bibb.de/presse)
Datenreport (www.bibb.de/datenreport)
Publikationen (www.bibb.de/voevz)
ELDOC (www.bibb.de/eldoc)
Datenbank der Projekte (www.bibb.de/dapro)
Forschungsdatenbank (www.bibb.de/fodb)
Newsletter (www.bibb.de/newsletter)
Die Gestaltungsentwürfe müssen entsprechend für die Implementierung des neuen Auftrittes adaptiert
werden.
Die Bearbeitung der Literaturdatenbank (www.bibb.de/ldbb) ist nicht Gegenstand des Auftrags.
Sonderlösungen, Typ 4: Fachbezogene Internetportale
Die Fachportale sind nicht Gegenstand des Relaunch. In Teilbereichen sind aber Abhängigkeiten zu berücksichtigen.
So werden Kontaktformulare, das Newsletter-Tool und die Suche bisher übergreifend
genutzt.
Arbeitspaket 1.4: Simulationen ("Klick-Dummies"), HTML, Templating
Für die weitere Abstimmung sollen "Klick-Dummies" zu den in den Arbeitspakten 1.2 und 1.3 aufgeführten
Inhalten erstellt werden. Dabei werden die im Rahmen von Los 1 der Auftragsvergabe erstellten
Gestaltungsentwürfe (Zulieferung in validem HTML) mit den Überlegungen aus der Feinplanung erweitert,
so dass die spätere Umsetzung in Teilbereichen simuliert wird.
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Nach Abnahme der Simulationen, kann die Implementierung des Relaunch erfolgen.
Der Auftragnehmer erarbeitet dazu zunächst auf Basis vorliegender HTML-Gestaltungsentwürfe das
notwendige Grundgerüst (HTML, CSS, Scripte) für die Implementierung von Templates im Content Management
System sowie für die mit dem Internetauftritt www.bibb.de verbundenen Web-
Applikationen.
Arbeitspaket 1.5: Implementierung im Content Management System
Das BIBB setzt für den neuen Internetauftritt das Content Management System OpenText WebSolutions
in der Version 11 ein.
Der Auftragnehmer erstellt das technische Feinkonzept für das Aufsetzen des Projektknotens und ist für
den gesamten Prozess der Implementierung verantwortlich. Er stimmt Rechte/Rollen/Workflows mit
dem Auftraggeber ab und übernimmt das CMS-Customizing.
Folgende Rollen werden unterschieden:
Globale Administratoren | haben alle Rechte für alle Projektknoten und Zugang zum SmartTree und
Server Manager
Lokale Administratoren | haben alle Rechte für einen Projektknoten und Zugang zum SmartTree
Redakteure | haben weitgehende Rechte im SmartEdit und Zugang zu allen Inhalten im Projektknoten
Autoren | haben beschränkte Rechte im SmartEdit und nur auf bestimmte Inhaltsbereiche im Projektknoten
Zugriff
Redakteure sind Mitglieder der zentralen Internetredaktion und als solche "Power User", während als
Autoren vor allem die dezentralen Zulieferer aus den Fachabteilungen bezeichnet werden. Dabei handelt
es sich um Gelegenheitsnutzer wie z. B. Wissenschaftler und Wissenschaftlerinnen.
Es besteht grundsätzlich die Absicht, Inhaltszulieferungen möglichst strukturiert zu erfassen. Offen sind
die Bereiche, für die eine dezentrale Pflege ermöglicht werden soll. Darüber hinaus ist zu klären, ob die
dezentrale Inhaltspflege direkt über einen Zugriff auf das CMS, Formulare oder eine andere Art von Autorensystem
erfolgen soll. Hierzu ist eine Beratung und Unterstützung seitens des Auftragnehmers gewünscht.
Allgemeine Anforderungen an die Implementierung im Content Management System:
- Optimierung von Geschwindigkeit und Performance (z. B. Verwendung des Navigation Manager)
- Erarbeitung einer schlüssigen Template-Struktur (z. B. "Baukasten" vs. Seitentemplates)
- Optimierung des CMS-Benutzerinterface (SmartEdit) für Redakteure (z. B. durch Optimierung der
Formularansicht)
- Optimierung des CMS-Benutzerinterface (SmartEdit) für Autoren (z. B. durch intuitive Platzierung
und verständliche Benennung von Bedienelementen)
- Abstimmung und Umsetzung eines Workflows zur Qualitätssicherung und Freigabe von Inhalten
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Arbeitspaket 1.6: Englische Sprachversion
Der Internetauftritt erhält neben der deutschen eine englische Sprachversion. Inhalte in anderen Sprachen
als Deutsch und Englisch sind nur in ganz wenigen Ausnahmefällen (u. a. Ausbildungsprofile, Zeugniserläuterungen,
BIBB-Film) vorgesehen.
Die Startseite des englischsprachigen Auftritts sowie die Einstiegsportale (Praxis, Forschung, Berufe,
Programme) sollen individuell, also unabhängig vom deutschen Auftritt, mit dem Fokus auf internationale
Zielgruppen zusammengestellt und gepflegt werden.
Darüber hinaus wird ein Teilbaum des deutschen Auftritts übersetzt. Auch hier sollen englischsprachige
Inhalte stärker als bisher mit Blick auf internationale Zielgruppen redigiert werden. Die Seitenstruktur
bleibt aber (außer bei der Startseite und den Einstiegsportalen) zum deutschen Auftritt identisch.
Seiten und Teilbäume, die nicht übersetzt sind, werden im englischsprachigen Auftritt ausgeblendet.
Dabei soll weder auf die deutschsprachigen Inhalte verwiesen, noch auf die fehlenden Informationen
(bisher: "This page is not available […]") aufmerksam gemacht werden.
Bei durchlaufenden Inhalten wie Beiträgen und Pressemitteilungen soll ausgewählt werden können,
welche Inhalte übersetzt werden und im englischsprachigen Auftritt erscheinen.
Es soll sichergestellt werden, dass im englischsprachigen Auftritt nur übersetzte und qualitätsgesicherte
Inhalte erscheinen. Eine Mischung von deutsch- und englischsprachigen Inhalten muss bereits über die
CMS-Implementierung (z. B. Workflow-Steuerung) ausgeschlossen werden.
Arbeitspaket 1.7: Implementierung Datenbank-Inhalte und Web-Applikationen
Der Relaunch von www.bibb.de umfasst alle im Layout des Gesamtauftritts erstellten Internetseiten.
Neben den im CMS gepflegten Inhalten gehören dazu auch Datenbank-Inhalte und Web-Applikationen:
- BIBB-Erhebung "Neu abgeschlossene Ausbildungsverträge zum 30.09." (www.bibb.de/naa309),
soll neu als Datenbank-Lösung implementiert werden
- Datensystem DAZUBI, Datensystem Fortbildungsprüfungen (www.bibb.de/dazubi)
- Modellversuchs-Datenbank (www.bibb.de/mido)
- Strukturierte Suche im Portal Nachhaltigkeit (www.bibb.de/nachhaltigkeit)
- Berufe-Datenbank (www.bibb.de/berufe)
- Datenbank der Projekte, Forschungsdatenbank (www.bibb.de/dapro)
- ELDOC (www.bibb.de/eldoc)
- Werkzeugkasten (www.bibb.de/werkzeugkasten)
- Newsletter-Verwaltung (www.bibb.de/newsletter), die bisherige Mietlösung ist ggf. zu ersetzen
- Veranstaltungsdatenbank (www.bibb.de/veranstaltungen), beinhaltet Schnittstellen zum Internetangebot
www.kibb.de und in das BIBB-Intranet.
- Veröffentlichungsverzeichnis (www.bibb.de/voevz)
- Workspace (www.bibb.de/workspace)
- Kontaktformulare (Schnittstelle zum Intranet-Telefonverzeichnis)
- Suche (Zugriff auf Google-API)
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Der Auftragnehmer leistet für die aufgeführten Datenbanken und Web-Applikationen die Anpassung an
das neue Layout sowie die Implementierung der im Rahmen der Feinplanung (Arbeitspakete 1-4) festgelegten
Veränderungen.
Besondere Anforderung für einzelne Applikationen:
Der Internetauftritt zur BIBB-Erhebung "Neu abgeschlossene Ausbildungsverträge zum 30.09." wird im
Rahmen der Feinplanung neu konzipiert (Arbeitspaket 3). Entsprechend muss die Applikation technisch
neu entwickelt und im Zuge des Relaunch implementiert werden.
Das Veröffentlichungsverzeichnis muss so weiterentwickelt werden, dass BIBB-Publikationen wie die
BWP besser integriert sind. Es soll keine parallelen Zugänge bzw. Auftritte mehr geben.
Die Volltext-Suche auf Basis der Google Such-API muss in den neuen Auftritt übernommen werden.
Lizenzkosten an Google übernimmt der Auftraggeber.
Die Bearbeitung der Literaturdatenbank (www.bibb.de/ldbb) selbst ist nicht Gegenstand des Auftrags.
Eine bestehende Schnittstelle zur Anzeige verwandter Literatur auf Themenseiten soll jedoch übernommen
werden. Dazu ist das bestehende System zur Verschlagwortung von Themen für den neuen
Auftritt zu adaptieren.
Die Datenbank der Projekte und die damit verbundene Forschungsdatenbank (www.bibb.de/dapro)
sollen stärker überarbeitet werden, da hierüber künftig die gesamte Projektdokumentation
und -kommunikation erfolgt. Auf der Startseite der Datenbank soll der Inhalt kurz vorgestellt und zwischen
einer einfachen und erweiterten Suche unterschieden werden. Die einzelnen Projektseiten sollen
Raum für eine kurze Vorstellung des Projektes sowie eine strukturierte Ablage von Projektinformationen
bieten.
Arbeitspaket 1.8: Implementierung von Funktionaltäten und Services
Der bestehende Internetauftritt des BIBB bietet eine Reihe von Funktionalitäten bzw. Services, die in das
neue Angebot übernommen werden müssen. Teilweise sind Anpassungen bzw. Neuentwicklungen notwendig.
Funktionaltäten und Services, die übernommen werden:
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- RSS-Feeds
- Vorlesefunktion
- Automatische Sprachwahl über Browserweiche
- Web-Statistik (PIWIK)
- Seite empfehlen-Funktion
Funktionalitäten und Services, die neu erstellt oder weiterentwickelt werden sollen:
- Die bisherige "Seiten bewerten-Funktion" muss durch eine seitenbezogene Feedback-Möglichkeit
(z. B. um Fehler zu melden) ersetzt werden.
- Es muss eine öffentlich sichtbare Möglichkeit zum Kommentieren von Seiten neu implementiert
werden (inkl. zugehöriger Workflows wie Benachrichtigung der Redaktion, Löschfunktion)

- Es muss eine übergreifende Grundlage für personalisierte Inhalte und ein "Single-Sign-On" geschaffen
werden. Dazu soll ein personalisierter Bereich für die Nutzerinnen und Nutzer des BIBB-
Internetangebotes konzipiert und implementiert werden. Bezüglich des Single-Sign-On soll eine
technische Grundlage geschaffen werden, so dass neue Funktionalitäten und Services darauf zurückgreifen
können. Neu zu entwickelnde personalisierte Funktionalitäten und Services wie die
oben aufgeführte Kommentierungsfunktion müssen dann auf dieser Grundlage entwickelt werden.
Es werden differenzierte Rechte und individuelle Workflows bezogen auf die einzelnen Applikationen
benötigt. Beispiel: Bei Anmeldung zu einem BIBB-Newsletter, werden nur sehr wenige
Daten (E-Mail-Adresse) abgefragt. Bestellen Nutzer ein Buch, müssen Sie weitere erforderliche
Angaben (Anschrift) hinzufügen. Bei Anmeldung zu einem geschützten Forum muss zusätzlich die
Legitimation geprüft werden. Im Hintergrund sollten alle Informationen auf einem Konto zusammenlaufen,
so dass im Weiteren mit einem Benutzernamen und einem Passwort die BIBB-
Services einheitlich angesprochen und Nutzer-Daten übersichtlich gepflegt werden können. Der
Registrierungsprozess kann für jede Applikation unterschiedlich erfolgen und muss den jeweiligen
(rechtlichen) Anforderungen (z. B. Double Opt-In bei Newsletter-Anmeldung) angepasst sein.
- Darüber hinaus sollen Bestandslösungen daraufhin überprüft werden, mit welchem Anpassungsaufwand
sie in das Konzept des Single-Sign-On übernommen werden können. Im Einzelnen sind
dies: Arbeitsplattform für Gremien und Fachbeiräte (www.bibb.de/workspace), Bestellsystem
(www.bibb.de/voevz), Veranstaltungsanmeldungen, Ausbilderforum Foraus.de
(www.bibb.de/foraus). Die Implementierung eines Single Sign On für die Bestandslösungen ist
nicht Gegenstand des Auftrags zur Umsetzung des Relaunch. Die Umsetzung erfolgt nach einer
Priorisierung durch den Auftraggeber ggf. über separate Beauftragungen.
Arbeitspaket 1.9: Migration von Inhalten
Der Auftragnehmer übernimmt die Migration folgender Inhalte:
- Internetauftritte zu Datenerhebungen und -auswertungen (Siehe Sonderlösungen Typ 1 in der
Anlage)
- Bereich "Veranstaltungen" inkl. Veranstaltungsdokumentationen, Veranstaltungsarchiv und Besuchergruppen
(www.bibb.de/veranstaltungen)
- Bereich "Veröffentlichungen" inkl. der zugehörigen Publikationen aller Periodika und Reihen
(u. a. BWP, BIBB Report, BIBB-Datenreport, Fachbeiträge im Internet) (www.bibb.de/voevz)
- Bereich "Presse" (Pressemitteilungen, etc.) (www.bibb.de/presse)
- Häufige Fragen/FAQ (www.bibb.de/faq)
- Bereich "Berufe" inkl. Ausbildungsprofile (www.bibb.de/berufe)
- ELDOC (www.bibb.de/eldoc)
- Portal Nachhaltigkeit (www.bibb.de/nachhaltigkeit)
- Forschungsdatenbank (www.bibb.de/fodb) bzw. Datenbank der Projekte (www.bibb.de/dapro),
hier soll auf den Projektseiten jeweils die Kurzvorstellung aus dem bisherigen Themenkatalog
(www.bibb.de/wissenslandkarte) neu hinzugefügt werden
- Newsletter-Verwaltung, Newsletter-Archive (www.bibb.de/newsletter)
Die Migration der übrigen Inhalte, insbesondere die Aufbereitung von Themen im CMS, wird durch den
Auftraggeber geleistet.
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Arbeitspaket 1.10: Archiv
Für den neuen Internetauftritt soll eine Archivlösung für die neuen Formate konzipiert und umgesetzt
werden. Dabei ist zu klären, nach welchen Bedingungen Formate wie Kategorien, Themen, Themenbeschreibungen
und Beiträge archiviert werden und ob dies zentral in einem Archiv oder dezentral bei den
aktuellen Kategorien und Themen erfolgen soll. Im Rahmen der Feinplanung des Archivs stellt sich darüber
hinaus die Frage des Zugangs zu den archivierten Inhalten (Berücksichtigung bzw. Auswahl in der
Suche, etc.).
Arbeitspaket 1.11: Dokumentation
Der Auftragnehmer liefert nach Abschluss der Implementierung folgende Dokumentationen:
- Technische Dokumentation zum CMS-Projektknoten
- Technische Dokumentation zu Änderungen an Web-Applikationen
- Aktualisierung des vorhandenen Notfall- und Datensicherheitskonzeptes
- Manual für Redakteure
Arbeitspaket 1.12: Schulung
Der Auftragnehmer führt Schulungen für die Systembetreuer und Redakteure durch. Das flexibel abrufbare
Schulungskontingent umfasst max. 12 Unterrichtsstunden a 45 Minuten. Die Schulungen werden
im BIBB in Bonn durchgeführt.
Arbeitspaket 2: Support über 4 Jahre (Rahmenvertrag)
Es ist ein umfassender Support zu bestehenden und neuen Web-Applikationen zu leisten, insbesondere
zu dem im BIBB eingesetzten Content Management System OpenText WebSolutions. Mit dem Support
sollen die Ansprechpartner im BIBB in technischen Fragen beraten und entlastet werden.
Der Support umfasst im Einzelnen:
Problembehebung
- Problembehebung im Bereich des Content Management Systems OpenText und weiterer Web-
Applikationen des BIBB
- Bei Bedarf kurzfristiges Troubleshooting
- Hotline per E-Mail und Telefon innerhalb der üblichen Geschäftszeiten
Administration
- Durchführung von CMS-Updates/Upgrades (inkl. Testing)
- Unterstützung bei der CMS-Konfiguration (z. B. Abbildung von Rechten und Workflows)
- Ansprechpartner gegenüber OpenText: OpenText-Support, Klärung von Lizenzfragen, Übernahme
der bestehenden Update/Upgrade-Verträge
- Gewährleistung von Datensicherheit und Datenschutz auf Applikationsebene
- Wartung von Web-Applikationen und Softwareimplementierungen, regelmäßige Patchs, Behebung
von bekannten Sicherheitslücken
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Weiterentwicklung
- Beratung bei der Weiterentwicklung der BIBB-Internetangebote und Betreuung des Content Management
Systems (Anlegen von Projektknoten, Einweisung von weiteren Dienstleistern, etc.)
- Schwierige Systemanpassungen, Realisierung von zusätzlichen Features, Anpassung von Templates
- Erstellung von CMS-Plugins, Tools und Schnittstellen
- Weiterentwicklungen zur Gewährleistung von Datenschutz und Datensicherheit
Aufgrund der Komplexität des Angebots beinhaltet der Support schwierige Aufgaben, die in hohem Maße
technische Problemlösungskompetenz erfordern. Es wird erwartet, dass der Auftragnehmer den Anforderungen
entsprechend qualifiziertes Personal für den Support einsetzt.
Die Sicherheitsanforderungen des BIBB sind zu berücksichtigen.
Bei Ausfällen und Störungen soll werktags in der Zeit von 8.00 bis 18.00 Uhr eine Reaktion spätestens
nach 1 Stunde erfolgen. Die Abwicklung des Supports und damit verbundene Kommunikation zwischen
Auftragnehmer und Auftraggeber ist durch eine geeignete Software (z.B. Mantis) transparent darzustellen
und zu unterstützen.
Soweit technisch erforderlich, muss eine Abstimmung mit dem BIBB-Dienstleister für das Web-Hosting
(Auftragsvergabe über Los 3) erfolgen. Zu Auftragsbeginn wird dazu zwischen den Beteiligten eine Verfahrensvereinbarung
zur Übergabe von Zuarbeiten abgestimmt.
Für den Support ist ein festes Stundenkontingent in Höhe von 80 Stunden im Monat vorzuhalten, dessen
Abnahme garantiert wird. Dieses Kontingent wird aus drei Organisationseinheiten des BIBB abgerufen:
- Arbeitsbereich 1.3 Internet, Anfragenkoordination und internes Wissensmanagement
für www.bibb.de und Gesamtangebot
50 Stunden
- Arbeitsbereich 3.1 Übergänge in Ausbildung und Beruf, Berufsorientierung
für Good Practice Center
15 Stunden
- Arbeitsbereich 3.2 Digitale Medien, Fernlernen, Bildungspersonal
für Foraus.de
15 Stunden
Der Auftragnehmer unterstützt die Verwaltung und optimale Nutzung der Supportstunden im BIBB. Zur
Dokumentation seiner Leistungen erstellt der Auftragnehmer einen monatlichen Report über den geleisteten
Support, der nach den abrufenden Organisationseinheiten gegliedert ist. Alternativ kann der Leistungsnachweis
(Report) auch über eine Software erfolgen. Der Report ist Grundlage der Rechnungstellung.
Neben dem festen Support-Kontingent ist es erforderlich, nach Bedarf zusätzliche Stunden abzurufen.
Der Auftragnehmer gewährleistet als OpenText-Partner die Modernisierung des Content Management
Systems und anderer CMS-Komponenten. Hierzu wird ein Update/Upgrade-Vertrag abgeschlossen, in
dem jährliche Kosten für Software-Aktualisierungen vereinbart werden.
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Arbeitspaket 3: Weiterentwicklung des Gesamtangebotes über 4 Jahre (Rahmenvertrag)
Alle Organisationseinheiten im BIBB (inkl. Drittmittelprojekte) können sich auf den Rahmenvertrag berufen
und Aufgaben der Web-Entwicklung an den Auftragnehmer übertragen.
Die Beauftragung erfolgt jeweils nach gesonderter Leistungsbeschreibung des Auftraggebers und einem
Angebot des Auftragnehmers basierend auf den Bedingungen des Rahmenvertrags. Eine Verpflichtung
zur Abnahme besteht nicht.
Aufträge können beispielsweise sein:
- Unterstützung bei der Konzeptionierung und Entwicklung von Internetauftritten
- Implementierung von fachspezifischen Internetangeboten und Projektauftritten auf Grundlage
der im BIBB vorhandenen technischen Infrastruktur
- Erweiterung einer bestehenden Web-Applikation um neue Features
- (Weiter-)Entwicklung von Templates und CMS-Funktionalitäten
- Erstellung von Online-Fragebögen, Veranstaltungsanmeldungen, etc.
- Vollständiger Relaunch eines bestehenden Angebotes
- Aufbereitung von komplexen Inhalten (z. B. Erstellung und Implementierung von Datenbanken,
Realisierung von Recherchefunktionen, Multimediale Angebote)
- Realisierung von Schnittstellen zum Austausch von Daten zwischen Web-Applikationen
- Realisierung von Schnittstellen in der Medienproduktion (Crossmedia-Publishing), medienübergreifende
Aufträge
- Unterstützung bei der Migration von Daten
- Umsetzung von Maßnahmen zur Datensicherheit, zum Datenschutz sowie zur Gewährleistung
der Barrierefreiheit nach BITV 2.
- Erstellung von (technischen) Dokumentationen und Guidelines
5.2 Form der Leistung
Die im Arbeitspaket 1 beschriebene Leistung besteht aus der Übergabe eines Internetauftrittes (Relaunch)
entsprechend der gesetzten Vorgaben, einer teilweiser Datenmigration sowie der Dokumentation.
Es werden voll funktionsfähige Produkte ("schlüsselfertige Übergabe") für die technische Umgebung
des BIBB erwartet. Ein Fehler- und Qualitätsmanagement sowie Usability-Checks werden vorausgesetzt.
Arbeitspaket 2 beinhaltet eine monatliche Supportdienstleistung sowie zusätzlichen optionalen Support.
Der Dienstleister wickelt zudem als Open Text-Partner die CMS-Softwarewartung, bei Bedarf den Erwerb
zusätzlicher Lizenzen sowie den OpenText-Support ab. Arbeitspaket 3 beinhaltet die Weiterentwicklung
des BIBB-Gesamtangebotes über einen Zeitraum von vier Jahren. Eine Abnahme von Leistungen wird bei
Arbeitspaket 3 nicht garantiert.
Das BIBB entwickelt Internetangebote nach definierten Standards (BITV 2, SAGA 1 ), die entsprechend für
alle Arbeitspakete zu berücksichtigen sind. Darüber hinaus sind die verschiedenen Komponenten für die
Nutzung mit gängigen Browsern, Auflösungen und für mobile Endgeräte zu optimieren.
1 SAGA 5 für die Bundesverwaltung, http://www.cio.bund.de/DE/Architekturen-und-
Standards/SAGA/saga_node.html
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Die Gewährleistung des IT-Grundschutzes ist für die Bereiche Softwareentwicklung / Support / Updateservice
nachzuweisen. Dies geschieht durch eine Zertifizierung nach ISO 27001 oder IT-Grundschutz
(100-1) oder vergleichbare Standards. Die Zertifizierung ist idealerweise vorhanden und muss ansonsten
zeitnah nach Auftragsvergabe auf Kosten des Auftragnehmers erfolgen.
Nach der Fertigstellung einer Komponente ist eine Testphase für den Auftraggeber vorgesehen. Im Anschluss
sind aufgetretene Fehler vom Auftragnehmer zu korrigieren und in angemessenem Umfang Änderungen
zur Verbesserung der Zielgruppenorientierung und Nutzerfreundlichkeit durchzuführen.
Alle Komponenten, Templates und Scripte sind zu dokumentieren und mit Anmerkungen zu versehen,
so dass eine spätere Bearbeitung möglich ist. Soweit Lizenzen, Handbücher und CDs im Rahmen des
Auftrages erworben werden, sind diese an das BIBB auszuhändigen.
Die Rechte des Quellcodes von HTML-Seiten und Web-Applikationen, die im Rahmen des Auftrages erstellt
werden, gehören vollständig und ausschließlich dem Bundesinstitut für Berufsbildung. Alle Bilddateien,
die im Rahmen des Auftrags erstellt werden, sind dem BIBB in einem bearbeitbaren Format zur
Verfügung zu stellen. Die Rechte am Bild und zur weiteren Bearbeitung werden dem BIBB vollständig
und ausschließlich übertragen.
5.3 Anforderungen an den Auftragnehmer
Der Auftragnehmer bzw. das eingesetzte Personal soll über folgende Fachkenntnisse und Erfahrungen
verfügen:
Konzeptions- und Planungskompetenz
- Fundierte Kenntnisse im Bereich Projektmanagement und Umsetzung von großangelegten Relaunch-Prozessen
- Erfahrung und Beratungskompetenz zur Einführung technikgestützter Workflows und Redaktionsprozesse
(CMS-Workflow, Autorensystem)
- Bereitschaft, sich in die besonderen Anforderungen eines Behördenauftrittes einzuarbeiten
- Planerisches Knowhow bei der Integration mehrerer Akteure in einem Projekt
Durchführungskompetenz (Umsetzung)
- Fundierte Kenntnisse und Erfahrungen bei der Umsetzung von Internetprojekten mit dem CMS
OpenText WebSolutions, Open Text-Partner und Supportberechtigung für WebSolutions
- Fähigkeit zur standardkonformen Programmierung von Web-Applikationen, inklusive Schnittstellen
zum Datenaustausch zwischen Web-Applikationen und hausinternen Anwendungen (Geschäftsprozesse/SAP)
- Sichere Beherrschung der erforderlichen Basis-Technologien (u. a. XHTML, HTML5, CSS3, XML,
SSL, Java Script, PHP, SQL, RQL) und Datenbank-Standards (mySQL, Microsoft SQL-Server, Microsoft
Access)
- Kenntnisse der bei BIBB-Angeboten eingesetzten Frameworks Bootstrap, jQuery, Symfony und
Smarty
- Methoden-Knowhow zu Portalkonzeption, Accessibility, Usability und Webdesign sowie zur Aufbereitung
von komplexen Inhalten und umfangreichen Informationsbeständen
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- Referenzen im Bereich der Social Media-Einbindung und Einbindung von Dialog-Funktionalitäten
(wie z.B. Foren) in Webpräsenzen
- Kenntnisse im Bereich der Programmierung für mobile Endgeräte mit iOS, Android oder Windows
- Kenntnisse wichtiger Rahmenbedingungen wie der Anwendung der BITV 2
- Gewährleistung von Datenschutz und Datensicherheit
Kommunikations-Kompetenz
- Offen und dialogorientiert
- Erfahrung in der Präsentation von Ergebnissen/Arbeitsprozessen/Arbeitsplanungen bei Auftraggebern
und gegenüber anderen beteiligten Dienstleistern
- Erfahrung in der Erstellung von Dokumentationen, Anleitungen und Nutzbarmachung der gefertigten
Produkte
- Zuverlässigkeit, Beratungskompetenz, Flexibilität
Die Erfüllung der Anforderungen muss durch vergleichbare Referenzprojekte (Feinplanung und Implementierung
von großen, komplexen Internetauftritten) belegt werden.
5.4 Anforderungen an das Projektmanagement
Die vom Auftragnehmer zu erbringenden Dienstleistungen werden mit allen in der Ausschreibung benannten
Kriterien umgesetzt.
Zur Konzeptspezifikation, zur Präsentation von (Zwischen-)Ergebnissen und für die direkte Kommunikation
zwischen den Vertragspartnern finden mindestens vier Arbeitstreffen in Bonn statt, davon eines zu
Beginn der Vertragslaufzeit.
Umsetzungsverantwortung: Der Auftragnehmer gewährleistet eine verantwortliche und fristgerechte
Arbeitsplanung und Umsetzung. Für Abstimmungen werden ausreichend Zeitpuffer eingeplant.
Die Koordinierung des gesamten Relaunch-Projektes und damit auch die Zusammenarbeit von Dienstleistern
werden von der Projektleitung im BIBB gesteuert. Dennoch ist die direkte Zusammenarbeit verschiedener
Dienstleister in einzelnen Arbeitsschritten unerlässlich. Eine entsprechende Bereitschaft zur
Zusammenarbeit an Schnittstellen und bei der Übergabe von Ergebnissen muss vorhanden sein.
Grundsätzlicher Hinweis: Alle Entscheidungen erfolgen in enger Abstimmung mit und nur nach Freigabe
durch den Auftraggeber.
Arbeitssprache ist Deutsch.
5.5 Urheberrecht und Datenschutz
Sämtliche Werkstücke (Konzeption, Templates, Applikationen etc.) werden exklusiv für den Auftragnehmer
erstellt und gehen mit der Abnahme in den Besitz des Auftraggebers über. Sämtliche Nutzungsrechte
liegen uneingeschränkt beim Auftraggeber. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dafür einzustehen,
dass sämtliche von ihm erbrachte und zu erbringende Leistungen nicht mit Urheberrechten,
Leistungsschutzrechten oder sonstigen Rechten Dritter belastet sind. Sollte der Auftragnehmer entgegen
dieser Verpflichtung urheberrechtlich geschützte Leistungen Dritter unberechtigt verwenden und
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der Auftragnehmer insoweit von dem Urheber in Anspruch genommen werden, ist der Auftragnehmer
verpflichtet, den Auftraggeber insoweit freizustellen und sämtliche dadurch entstehende Kosten zu tragen.
Das BIBB übermittelt dem Auftragnehmer die notwendigen - auch personenbezogenen - Daten, die für
die Leistungserbringung erforderlich sind. Sie dürfen nur für den in der Leistungsbeschreibung festgelegten
Zweck verwendet werden. Die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), sowie weiterer
datenschutzrechtlicher Vorschriften im Einzelfall sind vom Auftragnehmer einzuhalten. Der Auftragnehmer
ist verantwortliche Stelle i.S.d. BDSG und haftet für Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben.
5.6 Zeitplan
Beabsichtigte Auftragsvergabe ist der 1.10.2013. Die Erstellung des Pflichtenheftes, die Informationsarchitektur
sowie wesentliche Elemente der Feinplanung (Arbeitspakete 1.1 – 1.3) in Bezug auf den Relaunch
müssen zum 15.12.2013 abgeschlossen sein. Der Relaunch erfolgt zum 1.07.2014. Die Dokumentation
und weitere Abschlussarbeiten können nach Absprache mit dem Auftraggeber bis 15.12.2014
erstellt werden.
Es ist beabsichtigt auf der Grundlage dieser Leistungsbeschreibung sowie der beigefügten Unterlagen
und dem Angebot des im Rahmen des Vergabeverfahrens ausgewählten Bieters ein EVB-IT Dienstvertrag
abzuschließen. Die Laufzeit des Rahmenvertrags beträgt vier Jahre.
5.7 Informationen zur Angebotsabgabe
Für die Bewertung des Angebotes benötigen wir
a) einen Festpreis für die Feinplanung und Implementierung des Relaunch für www.bibb.de (Arbeitspaket
1)
b) die monatlichen Kosten für das bereitzustellende Supportkontingent von 80 Stunden sowie einen
Stundensatz für zusätzliche, optionale Supportstunden (Arbeitspaket 2). Lizenzkosten für Softwareaktualisierungen
durch OpenText sowie die Kosten des OpenText-Supports müssen nicht kalkuliert
werden. Diese werden an den Auftraggeber durchgereicht.
c) einen Preis (Tages- oder Stundensatz) für optionale Umsetzungen und Weiterentwicklungen über
einen Zeitraum von vier Jahren (Arbeitspaket 3). Diese Preiskalkulation ist die Basis für spätere Angebote,
zu denen über den Rahmenvertrag individuell aufgefordert wird. Eine Verpflichtung zur Abnahme
besteht nicht.
d) den Nachweis der Leistungsfähigkeit des sich bewerbenden Unternehmens (Nachweis nach § 6 EG
(6) VOL/A hinsichtlich Solvenz).
e) Nachweise zur fachlichen Eignung des Bieters/Projektteams. Hier sind Angaben und Nachweise von
aussagekräftigen Referenzprojekten sowie Aussagen zur Qualifikation der beteiligten Mitarbeiter
und Mitarbeiterinnen erforderlich
27

f) eine Darlegung Ihrer Herangehensweise zum Relaunch www.bibb.de sowie zur Weiterentwicklung
des Gesamtangebotes. Diese beinhaltet:
- ein Vorgehensmodell für die Feinplanung und Implementierung des Relaunch für
www.bibb.de (Arbeitspaket 1). Dazu beschreiben Sie Ihr Vorgehen und wesentliche Eckpunkte
der Feinplanung. Das Vorgehensmodell soll den Umsetzungsprozess verdeutlichen
und Lösungsansätze zu einzelnen Arbeitspaketen aufzeigen.
- Grundzüge einer Strategie zur Erhöhung der Geschwindigkeit und Usability des OpenText-
CMS (Oberfläche für Redakteure)
- eine Darstellung zur Organisation des Supports (Arbeitspaket 2)
- Vorschläge zum Umgang mit Microsites und Fachportalen. Bitte zeigen Sie umsetzbare Möglichkeiten
zur Verbindung des Kernangebotes (www.bibb.de) mit den vielfältigen Internetaktivitäten
des BIBB (Siehe Anlage zu Sonderlösungen, Typ 4) sowie zur Steuerung des Gesamtauftritts
auf.
g) Nachweis zum Datenschutz und zur Datensicherheit (zertifizierter IT-Grundschutz nach ISO 27001,
BSI-Standard 100-1 oder vergleichbarer Standards, z.B. durch spezifische Qualifikation der im Projekt
beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des/der Auftragnehmers/in) bzw. Aussage darüber
bis wann der Nachweis erbracht wird.
Nebenangebote sind möglich, wenn sie grundsätzlich gleichwertig zum Hauptangebot sind. Die Vergleichbarkeit
zum Hauptangebot muss vom Bieter nachgewiesen werden. Verbindliche Anforderungen
der Leistungsbeschreibung sind auch von Nebenangeboten zu erfüllen.
Alle Arten von Angebotsvarianten, insbesondere aber Nebenangebote, sind in jedem Fall zu kennzeichnen
und gesondert vom (ersten) Hauptangebot in einer separaten Anlage inklusive separatem Kostenplan
einzureichen.
5.8 Bewertungskriterien
a) Formale Prüfung (Erste Wertungsstufe)
Formale Prüfung der Angebotsunterlagen (u. a. Vorhandensein aller wesentlichen Preisangaben, Vorhandensein
aller Unterschriften, Vollständigkeit der Unterlagen, fristgerechter Eingang). Angebote, die
die formale Prüfung nicht bestehen, werden von der weiteren Bewertung ausgeschlossen.
b) Eignungsprüfung (Zweite Wertungsstufe)
Mit der Eignungsprüfung wird überprüft, ob der Bieter das Vorhandensein der zur Erfüllung der vertraglichen
Verpflichtungen notwendigen Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit nachweisen
kann.
Als Ausschlusskriterien werden festgelegt:
- Nachweis der Fachkunde (siehe 5.3)
- OpenText-Partner, OT-Supportberechtigung für WebSolutions
- Nachweis der Leistungsfähigkeit des sich bewerbenden Unternehmens (Nachweis nach § 6 Nr. 5
VOL/A hinsichtlich Solvenz)
28

- Nachweis der Zuverlässigkeit: ausreichende personelle Ressourcen, qualifiziertes Personal
Angebote von Bietern, welche die hier genannten Ausschluss-Kriterien nicht erfüllen, finden im weiteren
Vergabeverfahren keine Berücksichtigung mehr.
c) Prüfung der Angemessenheit der Preise (Dritte Wertungsstufe)
Gemäß §§ 16 EG (6), 2 EG (1) bzw. §§ 19 EG (6), 2 EG (1) VOL/A wird eine Prüfung der Angemessenheit
der Preise durchgeführt. Wenn eine solche Überprüfung der Preise ergibt, dass ein Missverhältnis zwischen
Preis und Leistung anzunehmen ist (sowohl zu niedrige als auch zu hohe Preise), dann ist das betreffende
Angebot von der weiteren Wertung auszuschließen.
d) Ermittlung des wirtschaftlichen Angebotes (Vierte Wertungsstufe)
Der Zuschlag ist auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Die Wirtschaftlichkeit eines Angebotes
bestimmt sich regelmäßig aus den Faktoren Leistung und Preis.
29

Für die Bewertung der Leistung gelten die folgenden Bewertungskriterien:
Vorgehensmodell mit Eckpunkten
der Feinplanung
zu Arbeitspaket 1
(Konzeptionelle Herangehensweise,
Lösungsansätze,
Projektmanagement für
die Entwicklungsarbeiten)
60 %
8-10 Punkte
Das Vorgehensmodell ist
sehr gut strukturiert und
nachvollziehbar. Die aufgezeigten
Lösungsansätze
sind für die Umsetzung des
Relaunch sehr gut geeignet.
Die konzeptionelle
Herangehensweise und das
Projektmanagement zum
Relaunch wurden sehr
überzeugend dargestellt.
4-7 Punkte
Das Vorgehensmodell ist
gut strukturiert und weitgehend
nachvollziehbar.
Die aufgezeigten Lösungsansätze
sind für die Umsetzung
des Relaunch gut
geeignet. Die konzeptionelle
Herangehensweise und
das Projektmanagement
zum Relaunch wurden
überzeugend dargestellt.
0-3 Punkte
Das Vorgehensmodell zeigt
Schwächen und ist in Teilbereichen
schwer nachvollziehbar.
Die aufgezeigten
Lösungsansätze sind
für die Umsetzung des
Relaunch nur bedingt oder
weniger gut geeignet. Die
konzeptionelle Herangehensweise
und das Projektmanagement
zum
Relaunch überzeugen
weniger.
Grundzüge CMS-Strategie
10% 8-10 Punkte
4-7 Punkte
0-3 Punkte
(Performance, Usability)
Der Bieter kann in umfassender
Weise relevante
Faktoren für die Performance
des OpenText-CMS
und Usability eines CMS-
Projektes anschaulich
darstellen und fundiert
beschreiben.
Der Bieter kann relevante
Faktoren für die Performance
des OpenText-CMS
und Usability eines CMS-
Projektes darstellen und
beschreiben, allerdings
weniger umfassend, anschaulich
und fundiert.
Die dargelegten Grundzüge
einer CMS-Strategie sind
als Arbeitsgrundlage nur
bedingt geeignet, da wesentliche
Ansätze fehlen
und/oder die Aufbereitung
nur mit Nachfragen verständlich
wäre.
Qualität des Supports
10% 8-10 Punkte
4-7 Punkte
0-3 Punkte
(Organisation, Projektmanagement)
Der Bieter stellt die Organisation
sowie das Projektmanagement
zum
Support besonders überzeugend
dar.
Der Bieter stellt die Organisation
sowie das Projektmanagement
zum
Support in ausreichender
Form dar.
Die Organisation sowie das
Projektmanagement zum
Support wurden nur unzureichend
dargestellt.
Portalstrategie
10 % 8-10 Punkte
4-7 Punkte
0-3 Punkte
(Umgang mit Microsites
und Fachportalen)
Der Bieter kann sehr gut
belegen, dass er über das
Potential zur Gestaltung
sowie Weiterentwicklungen
einer komplexen Portallandschaft
verfügt.
Der Bieter kann belegen,
dass er das Potential zur
Gestaltung sowie Weiterentwicklungen
einer komplexen
Portallandschaft
verfügt.
Die Ausführungen des
Bieters reichen nicht aus,
um nachvollziehbar das
Potential zur Gestaltung
und Weiterentwicklungen
einer komplexen Portallandschaft
zu belegen.
Gewährleistung von
10 % 8-10 Punkte
4-7 Punkte
0-3 Punkte
Datenschutz und Datensicherheit
(Umsetzung IT-
Grundschutz bei der Softwareentwicklung)
Der Bieter kann eine Umsetzung
des IT-
Grundschutzes für den
Prozess der Softwareentwicklung
entsprechend
anerkannter Standards
(ISO 27001 oder BSI-
Standard 100 zertifiziert
oder vergleichbare Standards)
nachweisen.
Der Bieter kann überzeugend
darlegen, wie eine
Umsetzung des IT-
Grundschutzes für den
Prozess der Softwareentwicklung
entsprechend
anerkannter Standards
(ISO 27001 oder BSI-
Standard 100 zertifiziert
oder vergleichbare Standards)
im Projektverlauf
gewährleistet wird.
Die Ausführungen des
Bieters reichen nicht aus,
um die Umsetzung des IT-
Grundschutzes für den
Prozess der Softwareentwicklung
bewerten zu
können.
Das Leistungs-Preis-Verhältnis wird mit der Erweiterten Richtwertmethode ermittelt. Dabei wird eine
Kennzahl aus den Faktoren Leistung (Gesamtsumme der Leistungspunkte: Bewertung x Gewichtung)
30

und Preis (Euro) ermittelt. Der in der Erweiterten Richtwertmethode geforderte Schwankungsbereich
zum besten Angebot wird auf 10 Prozent festgelegt, d. h. Angebote deren Kennzahl bis zu 10 Prozent
unter dem führenden Angebot liegen, gelangen in eine Vorauswahl.
Unter allen vorausgewählten Angeboten wird das wirtschaftlichste Angebot bestimmt
a) durch das Ergebnis einer Präsentation oder
b) die Gesamtleistung (Leistungspunkte)
Die Bieter, deren Angebote innerhalb des Schwankungsbereichs liegen, können zu einer Präsentation in
das Bundesinstitut nach Bonn eingeladen werden. Die Präsentation gibt den Bietern Gelegenheit, Ihre
Unterlagen zu erläutern. Das Ergebnis der Präsentation wird nach folgenden Kriterien bewertet und
entscheidet in diesem Fall über die Vergabe:
- Schlüssigkeit und Qualität der Präsentation
- Kompetente Beantwortung von Rückfragen
Der Auftraggeber behält sich vor, auf die Einladung zu einer Präsentation zu verzichten. In diesem Fall
entscheidet die Gesamtleistung (Leistungspunkte) unter den Angeboten im Schwankungsbereich über
den Zuschlag.
31

6. Los 3: Web-Hosting des Gesamtangebotes
6.1 Beschreibung der zu erbringenden Leistungen im Einzelnen
Nachfolgend werden die Anforderungen des Web-Hostings für die verschiedenen Web-Applikationen
und Internetangebote des Bundesinstituts für Berufsbildung beschrieben.
Der Auftragnehmer übernimmt das Web-Hosting für das Internet-Informationsangebot des BIBB über
einen Zeitraum von vier Jahren (Rahmenvertrag). Neben der Gewährleistung des Betriebs wird die Weiterentwicklung
des Web-Hostings unterstützt.
Beim Web-Hosting besteht die Möglichkeit,
a) dass die erforderliche Hardware durch den Auftraggeber mit Herstellersupport bereitgestellt wird,
b) die erforderliche Hardware durch den Auftragnehmer bereitgestellt wird.
In jedem Fall leistet der Auftragnehmer einen umfassenden Service für das Gesamtsystem (Full-Service).
Das Bundesinstitut für Berufsbildung ist umweltzertifiziert. Das Web-Hosting soll in einem nachweislich
klimaneutralen Rechenzentrum erfolgen. Darüber hinaus muss ein zertifizierter IT-Grundschutz, nach
ISO 27001 oder BSI-Standard 100-1 oder vergleichbarer Standards nachgewiesen werden.
Die Aufgaben umfassen:
- Einrichtung und Betrieb der Hardware
- Installation und Wartung von Software, inkl. Wartung und Pflege Administration (Anpassung von
Benutzerrechten, Updates etc.) Virenschutz, Firewall
- Migration der bestehenden Systemlandschaft für die Internetangebote des BIBB
- Migration und Hosting der Top-Level-Domain-Adressen im Auftrag des BIBB
- Gewährleistung von Datenschutz und Datensicherheit, regelmäßige Sicherung und externe Archivierung
der Daten
- Gewährleistung von Systemraumsicherheit (ausschließlicher Zugang berechtigter Personen)
- Sicherstellung der Systemverfügbarkeit im Rahmen eines Stufenmodells auch außerhalb der regulären
Geschäftszeiten
- Gewährleistung von Basisvoraussetzungen wie Klimaanlage in Systemräumen
- Einhaltung von Brandschutzbestimmungen, Einbruchsicherheit etc.
- Aktualisierung und Anwendung des Notfall- und Sicherheits-Konzeptes
- Sicherstellung eines deutschsprachigen Hotline-Supports (per Telefon und E-Mail) für den Auftraggeber
- Support und Beratung des Auftraggebers bezogen auf neue Entwicklungen und Anforderungen
zum Web-Hosting, Entwicklung einer Strategie zur Weiterentwicklung
- Ausbau des Web-Hosting in Absprache mit dem Auftraggeber über einen Zeitraum von vier Jahren.
32

Es folgt eine Beschreibung der Arbeitspakete:
Arbeitspaket 1: Web-Hosting
Das Hosting der Web-Applikationen und Internet-Angebote des Bundesinstituts für Berufsbildung erfolgt
derzeit in einem Rechenzentrum in Berlin.
Eine Beschreibung der aktuellen Serverstruktur erhalten Sie auf Anforderung. Die Weiternutzung vorhandener
Hardware ist ausgeschlossen.
Der Auftragnehmer hat durch geeignete Maßnahmen nach Zuschlagserteilung sicherzustellen, dass die
Internet-Informationsangebote des BIBB nahtlos ab dem 01.01.2014 weitergeführt werden.
Aufbau des Systems und Physikalische Umgebung
Für die Hardware gelten folgende Mindestanforderungen:
- Unterbringung aller dedizierten BIBB-Server in einem klimatisierten, mehrfach zugangsgeschützten
Rechenzentrum mit 24/7 Zugang und unterbrechungsfreier Stromversorgung
- Installation des Masterswitch zum ferngesteuerten Reboot der Maschinen
- individuell konfigurierte Firewalls für die Server: Zentrale Firewall vor den Systemen plus individuell
konfigurierte lokale Firewalls direkt auf den Servern
- aktueller Antivirenschutz
Das Hosting der Server für die Web-Auftritte des BIBB erfordert definierte Umgebungsbedingungen:
Anbindung ab Backbone ("Internet")
- Anbindung jedes Servers an zwei LANs (internes Netz zur Kommunikation zwischen den Servern,
externes Netz für die Internetkommunikation) mit jeweils 100 bzw. 1000 MBit/s, ist
kurzfristig, on-demand an neue Anforderungen anpassbar.
- "Vor-"Filterung durch Firewall auf ISP-Seite
- IDS-System
- IP-Accounting mit tagesaktueller Protokollierung des angefallenen Traffics pro verwendeter
IP in 15min/24h-Werten, grafische Ausgabe über personalisierte Webschnittstelle
- Zuteilung/Zuordnung der notwendigen Anzahl an dedizieren IP-Adressen
- Verwaltung des DNS, forward/reverse für die Server
Stromversorgung
- Absicherung durch mehrere unabhängige Stromkreise zur Versorgung der Server
- Absicherung aller Stromkreise durch USV, mit möglichst langer Überbrückungszeit
Klimatisierung
- Klimatisierung für konstante, niedrige Umgebungstemperatur und Luftfeuchtigkeit
- Lokale (am Rack) Überwachung der Klimatisierung
33

Physikalischer Zugriff auf die Server
- Zutrittsbeschränkung: Nur ein kleiner, bekannter Kreis von Personen hat Zugriff auf die Server,
die sich in abgeschlossenen Räumen befinden.
- Zutrittsüberwachung durch Protokollierung des Zutritts und Video-Überwachung
- Brandlöscheinrichtung
- Brandfrüherkennungssystem
Verfügbarkeit, Problemmanagement und Reaktionszeiten
Bei allen Komponenten werden hohe Anforderungen an die Verfügbarkeit gestellt. Nach Vergabe des
Auftrags ist das bestehende Notfall- und Sicherheitskonzept zu aktualisieren. Im Notfall- und Sicherheitskonzept
werden mögliche Risiken beschrieben und die Vorgehensweise bei Server-Ausfall und Störungen
geregelt. Die Anwendung des Notfall- und Sicherheitskonzeptes und ggf. Umsetzung der darin
beschriebenen Maßnahmen ist für die Vertragslaufzeit sicherzustellen.
Es wird erwartet, dass Live-Systeme in Worst-Case-Szenarien nicht länger als einen Tag vom Netz gehen,
Redaktionssysteme nicht länger als drei Tage.
Bei Server-Ausfall und Störungen soll werktags in der Zeit von 8.00 bis 18.00 Uhr eine Reaktion spätestens
nach 1 Stunde erfolgen, in der übrigen Zeit sowie an nationalen Feiertagen ist für dringende Fälle
eine Reaktionszeit von max. 3 Stunden sicherzustellen.
Der Auftraggeber behält sich vor, für nicht eingehaltene Reaktionszeiten eine Vertragsstrafe in Höhe von
350 € je angefangene zusätzliche Stunde geltend zu machen. Einzelheiten können im Notfall- und Sicherheitskonzept
spezifiziert werden.
Datensicherheit
Nach Vergabe des Auftrags ist ein überarbeitetes Notfall- und Sicherheitskonzept auf Grundlage des BSI
IT-Grundschutzkataloges bis zum 31.03.2014 vorzulegen, das die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität
der Inhalte und Daten regelt. In diesem Konzept ist zudem die regelmäßigen Sicherung und externen
Archivierung der Daten dazulegen.
So ist u. a. sicherzustellen, dass die Hauptfestplatten permanent auf Sicherungsfestplatten gespiegelt
werden (RAID). Zusätzlichen Schutz bietet die kontinuierliche Sicherung auf ein drittes Laufwerk im gleichen
Server. Schließlich ist es unabdingbar, den gesamten Auftragnehmer-Account in regelmäßigen
Abständen auch auf Band oder vergleichbarem Medium zu sichern. Dieses Band ist in einem anderen
Brandabschnitt unterzubringen.
Ebenso soll es ein plausibles Firewall-Konzept beinhalten. Der Virenschutz hat dem aktuellsten Stand der
technologischen Entwicklung zu entsprechen. Darüber hinaus muss ein zertifizierter IT-Grundschutz des
Anbieters nach ISO 27001 oder BSI-Standard 100-1 oder vergleichbare Standards nachgewiesen werden.
34

Datenschutz
Mit der Angebotsabgabe ist die Vereinbarung nach § 11 BDSG zur Auftragsdatenverarbeitung abzuschließen.
Der Bieter muss darin die technisch-organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz erläutern.
Unterauftragnehmer dürfen nur mit vorheriger Zustimmung des Auftraggebers tätig werden.
Der Bieter hat bis zum 31.03.2014 ein Datenschutzkonzept vorzulegen, in dem folgende Punkte aufzugreifen
sind:
- nachweisbare Umsetzung des IT-Grundschutzes (ISO 27001 oder BSI-Standard 100 zertifiziert o-
der vergleichbare Standards);
- Erläuterung, wie personenbezogene Daten der Nutzer der Produkte und Dienste erhoben, verarbeitet
und genutzt werden. Insbesondere ist sicherzustellen, dass personenbezogene Daten von
Nutzern nur erhoben und genutzt werden, soweit sie für die Vertragsbegründung und
-abwicklung sowie zu Abrechnungszwecken erforderlich sind;
- Erläuterung wie die Rechte der Betroffenen (z.B. Auskunftsrechte) gewährleistet werden;
- Zugriffs- und Berechtigungskonzept für Beschäftigte des Auftragnehmers;
- Verpflichtung auf das Datengeheimnis gem. § 5 BDSG für Beschäftigte des Auftragnehmers, die
Zugriff auf Systeme und Daten haben;
- Erläuterung der Standards zur Datensicherung und Archivierung sowie dem Löschen und Vernichten
von Daten gem. BSI Standard;
- Verpflichtung einschlägige Rechtsnormen zum Datenschutz, dem TMG, Urheberrecht und Lizenzregelungen
einzuhalten;
- Benennung einer/eines Datenschutzbeauftragten.
Arbeitspaket 2: Domain-Hosting
Das Hosting der Domain-Adressen des Bundesinstituts für Berufsbildung erfolgt derzeit beim Deutschen
Forschungsnetz/WiNShuttle sowie einem weiteren Provider.
Eine aktuelle Übersicht der dort gehosteten Adressen befindet sich in Anlage 6 (Web-Hosting BIBB: Beschreibung
der aktuellen Infrastruktur).
Die Domain www.bibb.de wird für die E-Mail-Adressen aller BIBB-Mitarbeiter genutzt (Anbindung an
den Informationsverbund Berlin-Bonn IVBB). Diese Domain soll daher dauerhaft beim Deutschen Forschungsnetz/WiNShuttle
verbleiben.
Die interne Service-Adresse bibb-service.de wird direkt beim BIBB-Rahmenvertragspartner für Weiterentwicklung
des Internetangebotes (Los 2) geführt.
Die übrigen Adressen können in eine neue Umgebung/Rechenzentrum migriert werden. Der Auftragnehmer
hat durch geeignete Maßnahmen nach Zuschlagserteilung sicherzustellen, dass die Domain-
35

Adressen des BIBB (bis auf die genannten Ausnahmen) nahtlos ab dem 01.01.2014 erreichbar und administrierbar
sind.
Arbeitspaket 3: Migration
Für die Migration der bestehenden Systemlandschaft in ein neues Rechenzentrum ist der Auftragnehmer
verantwortlich. Die Auswahl des Rechenzentrums gemäß den Anforderungen dieser Leistungsbeschreibung
obliegt dem Auftragnehmer. Der Auftragnehmer ist alleiniger Vertragspartner des Auftraggebers.
Es bestehen folgende Möglichkeiten:
a) Die erforderliche Hard- und Software ggf. mit Herstellersupport wird durch den Auftraggeber
neu bereitgestellt. Für die Beschaffung erfolgt eine Abstimmung zwischen Auftraggeber und
Auftragnehmer zu Vertragsbeginn. Die Entscheidung über den Einsatz von Hard- und Software
liegt nach Beratung durch den Auftragnehmer beim Auftraggeber.
b) Die erforderliche Hard- und Software wird durch den Auftragnehmer bereitgestellt. Bitte beschreiben
Sie für diesen Fall möglichst genau die angebotenen Leistungen und weisen Sie die
Kosten für Hard- und Software getrennt aus, so dass eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung durch
den Auftraggeber möglich ist.
In jedem Fall leistet der Auftragnehmer einen umfassenden Service für das Gesamtsystem (Full-Service).
Die Migration muss sich für die internen und externen Nutzer möglichst nahtlos vollziehen. Dort, wo
dies nur mit erheblichem Aufwand möglich wäre (z. B. bei dynamischen Applikationen), wird eine maximale
Ausfallzeit von Fr 16 Uhr - Mo 9.30 Uhr hingenommen. Die Nutzer sind stets auf nicht funktionierende
Teilbereiche und Ausfallzeiten hinzuweisen. Unkontrollierte Fehlermeldungen müssen weitestgehend
ausgeschlossen werden. Für die Migration wird nach Auftragsvergabe eine detaillierte Zeit- und
Ablaufplanung mit dem Auftraggeber abgestimmt.
Da die Internetangebote des Bundesinstituts eine erhebliche Außenwirkung haben, wird eine Vertragsstrafe
in Höhe von 3.000 EUR für jeden Tag festgelegt, um den sich die vereinbarte Ausfallzeit verlängert.
Bei einer nicht vereinbarten Ausfallzeit in Teilbereichen des Angebots fällt die Vertragsstrafe anteilig,
abhängig von der Bedeutung des Schadens für das BIBB, an.
Arbeitspaket 4: Support über 4 Jahre
Für das Web-Hosting sowie die Gewährleistung von Datenschutz und Datensicherheit soll ein umfassender
Support geleistet werden.
Alle während der Vertragslaufzeit erforderlichen Software-Updates sind vom Auftragnehmer zu installieren.
Der Auftragnehmer ist insbesondere verantwortlich für Updates, die das Betriebssystem, die Datenbank-Software
(Microsoft SQL-Server, MySQL) und andere Standard-Software (Web-Server, FTP-
Software, Fernwartung, PHP, etc.) betreffen. Updates für spezielle Software (z.B. OpenText CMS, Fachanwendungen),
werden in Absprache mit dem Auftraggeber bzw. beauftragten Implementierungspartnern
(Vergabe über Los 2) installiert.
36

Der Auftragnehmer muss sich soweit in das OpenText CMS, Fachanwendungen und spezielle Web-
Applikationen einarbeiten, wie dies für die Erfüllung des Auftrags erforderlich ist.
Der Auftragnehmer setzt in Abstimmung mit dem Auftraggeber die Anforderungen der Datensicherheit
und des Datenschutzes um.
Detaillierte Beschreibung der Anforderungen an den Support:
- Betrieb und Wartung aller BIBB-Server
- 24/7 Monitoring aller auf den Servern aktiven Dienste
- (VNC, SSH, HTTP, HTTPS, FTP, SMTP, SQL, Ping, ...)
- 24/7 Monitoring aller Systemparameter (CPU-Auslastung, Memory-Auslastung, Festplatten-
Auslastung, Netzwerkkarten-Last, CPU-Temperatur, Lüfter-Drehgeschwindigkeit ...)
- Einschreiten bei Systemversagen oder Absturz von Diensten etc.
- Aktualisierung und Wartung Virenschutz
- Aktualisierung und Anwendung des Notfall- und Sicherheitskonzeptes. Hier sollen die Zeitfenster
und das genaue Verfahren bei Störungen beschrieben werden.
- Hotline per E-Mail und Telefon, Notfall-Telefon auch außerhalb der Geschäftszeiten.
- Vor-Ort-Reparatur der Systeme im Fehlerfall
- Manuelle Installation aller notwendigen Hotfixes und Patches für Betriebssysteme und Betriebssystem-zugehörige
Applikationen wie MSIE, Internet Information Server etc. innerhalb von 10
Tagen nach Verfügbarkeit, bei ausdrücklich von den Herstellern als sicherheitskritisch gekennzeichneten
Patches innerhalb von 2 Tagen, keine Installation von Patches, die mit einem der installierten
Produkte (z.B. OpenText) Konflikte verursachen. (Sowohl für die Server mit Windows
als auch für Linux.)
- Betrieb und Monitoring des MSSQL-Servers, Installation von Patches und Hotfixes, individuelle
Einrichtung von Datenbanken und Benutzern, Zugriffsrechten etc. auf Zuruf
- tägliches Incremental-Backup aller relevanten Daten, einschließlich OpenText, mySQL-
Datenbanken, MSSQL-Datenbanken etc.
- monatliches externes Backup aller relevanten Daten
- Monitoring von Betriebssystem-Logfiles (Event-Log, messages) und Applikationslogfiles (SQL-
Server, OpenText-CMS, FTP-Server)
- Maintaining der Firewall-Rules (ggf. Hinzufügen/Ändern von Konfigurationen auf Zuruf)
- Maintaining der Webserver-Konfigurationen (Hinzufügen, Ändern und Testen von Konfigurationen
und virtuellen Hosts in Apache- und IIS- Konfiguration sowie bei Apache Tomcat)
- Maintaining der FTP-Konfiguration, Anlegen und Ändern von FTP-Accounts unter Linux (proftpd)
und Windows (WARFTPD).
- Maintaining der OpenText-Konfiguration
- Maintaining sonstiger Betriebssystem-Konfigurationen und Einstellungen sowie zugehöriger Basissoftware,
beispielsweise der RAID-Systeme, Java-Versionen etc.
- Übernahme von Daten, z.B. Einspielen von großen Datenmengen, die per Upload/DVD angeliefert
werden, Bereitstellen bestimmter Daten per E-Mail, Download oder DVD auf Zuruf
37

Arbeitspaket 5: Beratung und Weiterentwicklung zum Web-Hosting
Der Auftragnehmer berät und unterstützt den Auftraggeber bei der Weiterentwicklung der technischen
Systeme. Der Auftrag beinhaltet einen Rahmenvertrag für die Realisierung von bedarfsgerechten Erweiterungen
des Web-Hostings, die Implementierung von zusätzlichen Komponenten und Ausweitung des
technischen Supports für einen Zeitraum von maximal vier Jahren.
6.2 Form der Leistung
Die in den Arbeitspaketen 1 und 2 beschriebenen Leistungen umfassen die Betreuung des Web- und
Domain-Hostings für das Bundesinstitut für Berufsbildung über einen Zeitraum von vier Jahren. Der Auftragnehmer
ist zentraler Ansprechpartner des BIBB für das Web-Hosting des Gesamtangebotes.
Arbeitspaket 3 beinhaltet die Migration der Systemlandschaft.
In Arbeitspaket 4 werden fortlaufende Supportleistungen zum Web-Hosting beschrieben, die vom Auftragnehmer
zu erbringen sind.
Arbeitspaket 5 umfasst die Weiterentwicklung des Web-Hostings über 4 Jahre. Die Beauftragung von
Leistungen erfolgt hier nach gesondertem Angebot des Auftragnehmers. Eine Verpflichtung zur Abnahme
von Leistungen zu diesem Arbeitspaket besteht nicht.
Alle Leistungen sind mit dem Auftraggeber zu spezifizieren und in enger Abstimmung umzusetzen. Ein
Fehler- und Qualitätsmanagement wird vorausgesetzt.
Die Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit anderen Auftragnehmern des BIBB muss vorhanden sein. Zur
Installation, Wartung und Weiterentwicklung von Web-Applikationen müssen dem Auftraggeber sowie
von ihm beauftragten Dienstleistern weitreichende Administrationsrechte bis hin zu einem physischen
Zugang zu den Servern, entsprechend des Notfall- und Sicherheitskonzeptes, eingeräumt werden.
Wesentliche Arbeiten sind zu dokumentieren. Insbesondere sind bis 31.03.2014 die unter Datensicherheit
und Datenschutz genannten Dokumente zu aktualisieren bzw. zu erstellen. Soweit Programme und
Scripte erstellt werden, sind diese ebenfalls zu dokumentieren und mit Anmerkungen zu versehen. Soweit
Lizenzen, Handbücher und CDs im Rahmen des Auftrags erworben werden, sind diese an das BIBB
auszuhändigen. Die Leistungen sind stets so auszuführen, dass eine Fortführung grundsätzlich durch
jeden geeigneten Dienstleister möglich ist.
Die Rechte an Quellcodes, die im Rahmen des Auftrags erstellt werden, gehören vollständig und ausschließlich
dem Bundesinstitut für Berufsbildung.
38

6.3 Anforderungen an den Auftragnehmer
Die Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit des Anbieters ist für die Erbringung der einzelnen Leistungen
von besonderer Bedeutung. Der Auftrag kann nur an Anbieter vergeben werden, die über entsprechende
Qualifikationen und Erfahrungen bei der Umsetzung vergleichbarer Projekte verfügen. Der Auftragnehmer
bzw. das eingesetzte Personal soll darüber hinaus über folgende Fachkenntnisse und Erfahrungen
verfügen:
Konzeptions- und Planungskompetenz
- Fundierte Kenntnisse im Bereich Projekt- und Servicemanagement
- Bereitschaft, sich in die besonderen Anforderungen eines Behördenauftrittes einzuarbeiten
- Bereitschaft zu einer engen Kooperation mit weiteren Dienstleistern des Auftraggebers
Durchführungskompetenz (Umsetzung)
- Bereitstellung von individuellen und zugleich modularen Lösungen, die exakt auf spezifische Anforderungen
des Auftraggebers abgestimmt sind
- "Komplett-Management" von Serverplattformen
- Gewährleistung von Datenschutz und Datensicherheit (Zertifizierung nach ISO 27001 oder BSI-
Standard 100 oder vergleichbare Standards)
Kommunikations-Kompetenz
- Offen und dialogorientiert
- Aktives Eskalationsmanagement mit individuellen Leistungsgarantien
- Erfahrung in der Erstellung von Dokumentationen, Anleitungen und Nutzbarmachung der gefertigten
Produkte
- Flexibilität und Zuverlässigkeit
- Zielgerichteter Kunden-Support und Beratungskompetenz
Die Erfüllung der Anforderungen muss durch vergleichbare Referenzprojekte belegt werden.
6.4 Anforderungen an das Projektmanagement
Die vom Auftragnehmer zu erbringenden Dienstleistungen werden mit allen in der Ausschreibung benannten
Kriterien umgesetzt.
Zur Konzeptspezifikation, zur Präsentation von (Zwischen-)Ergebnissen und für die direkte Kommunikation
zwischen den Vertragspartnern findet mindestens ein Arbeitstreffen zu Beginn der Vertragslaufzeit
in Bonn statt.
Umsetzungsverantwortung: Der Auftragnehmer gewährleistet eine verantwortliche und fristgerechte
Arbeitsplanung und Umsetzung. Für Abstimmungen werden ausreichend Zeitpuffer eingeplant.
Grundsätzlicher Hinweis: Alle Entscheidungen erfolgen in enger Abstimmung mit und nur nach Freigabe
durch den Auftraggeber.
39

Arbeitssprache ist Deutsch.
6.5 Urheberrecht und Datenschutz
Sämtliche Werkstücke (Dokumentationen, Tools, Applikationen etc.) werden exklusiv für den Auftragnehmer
erstellt und gehen mit der Abnahme in den Besitz des Auftraggebers über. Sämtliche Nutzungsrechte
liegen uneingeschränkt beim Auftraggeber. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dafür einzustehen,
dass sämtliche von ihm erbrachte und zu erbringende Leistungen nicht mit Urheberrechten,
Leistungsschutzrechten oder sonstigen Rechten Dritter belastet sind. Sollte der Auftragnehmer entgegen
dieser Verpflichtung urheberrechtlich geschützte Leistungen Dritter unberechtigt verwenden und
der Auftragnehmer insoweit von dem Urheber in Anspruch genommen werden, ist der Auftragnehmer
verpflichtet, den Auftraggeber insoweit freizustellen und sämtliche dadurch entstehende Kosten zu tragen.
Im Rahmen des Auftrages verarbeitet der Auftragnehmer personenbezogene Daten gem. § 11 BDSG. Die
Vereinbarung über die Datenverarbeitung im Auftrag ist in der Anlage beigefügt und ist Bestandteil des
Vertrages. Die unterzeichnete Erklärung muss mit dem Angebot eingereicht werden. Die Nichteinreichung
führt zum Ausschluss.
Anlage „Vereinbarung über die Datenverarbeitung im Auftrag gemäß § 11 BDSG“
6.6 Zeitplan
Die Auftragsvergabe ist für den 1.10.2013 beabsichtigt. Ab diesem Zeitpunkt kann mit den Vorbereitungen
für die Migration begonnen werden (Arbeitspaket 3). Der Wirkbetrieb (Arbeitspakete 1, 2 und 4) ist
ab dem 1.01.2014 zu gewährleisten.
Weitergehende Auftragsvergaben im Rahmen des Arbeitspakets 5 sind über die gesamte Laufzeit möglich.
Es ist beabsichtigt auf der Grundlage dieser Leistungsbeschreibung sowie der beigefügten Unterlagen
und dem Angebot des im Rahmen des Vergabeverfahrens ausgewählten Bieters ein EVB-IT Dienstvertrag
abzuschließen. Die Laufzeit des Rahmenvertrages beträgt vier Jahre.
40

6.7 Informationen zur Angebotsabgabe
Für die Bewertung des Angebotes benötigen wir
a) einen Festpreis für die Migration der vorhandenen Systemlandschaft (Arbeitspaket 3) sowie
Kosten der erstmaligen Einrichtung und Bereitstellung
b) soweit Angebote mit der Bereitstellung der Hard- und Software durch den Auftragnehmer abgegeben
werden:
- Darlegung der Gleichwertigkeit
- ausführliche Beschreibung der angeboten Leistungen (inkl. möglicher Bindungsfristen)
- separat ausgewiesene Kostenkalkulation für die Bereitstellung von Hard- und Software
c) die monatlichen Kosten für das Web- und Domain-Hosting sowie den Support (Arbeitspakete 1,
2 und 4). Bitte weisen Sie ggf. auch volumenabhängige Kosten (Traffic) pro GB aus.
d) einen Preis (Tages- oder Stundensatz) für optionale Umsetzungen und Weiterentwicklungen
über einen Zeitraum von vier Jahren (Arbeitspaket 5). Diese Preiskalkulation ist die Basis für spätere
Angebote, zu denen über den Rahmenvertrag individuell aufgefordert wird. Eine Verpflichtung
zur Abnahme besteht nicht.
Typische Leistungen eines Rechenzentrums oder Registrars (Kosten für zusätzliche Domain-
Registrierungen, neue SSL-Zertifikate) können bei Weiterentwicklungen an den Auftraggeber
durchgereicht werden und müssen somit nicht im Tages- oder Stundensatz kalkuliert werden.
Ebenso werden die Kosten für Hard- und Softwareerweiterungen durch den Auftraggeber getragen.
Nebenangebote mit Bereitstellung der Hard- und Software durch den Auftragnehmer sind
möglich.
e) den Nachweis der Leistungsfähigkeit des sich bewerbenden Unternehmens (Nachweis nach § 6
EG (6) VOL/A hinsichtlich Solvenz).
f) Nachweise zur fachlichen Eignung des Bieters/Projektteams. Hier sind Angaben und Nachweise
von aussagekräftigen Referenzprojekten sowie Aussagen zur Qualifikation der beteiligten Mitarbeiter
und Mitarbeiterinnen erforderlich
g) eine Darlegung Ihrer Herangehensweise und Konzeption. Diese beinhaltet:
- ein Vorgehensmodell für die Migration der Systemlandschaft und Gewährleistung des
laufenden Betriebs (inkl. Support und Weiterentwicklung)
- eine Beschreibung Ihrer Herangehensweise für eine bedarfsgerechte Ermittlung der
Hard- und Softwarekomponenten für das Web-Hosting. Beschreiben Sie bitte, wie Sie
den Auftraggeber bei der Beschaffung unterstützen können. Geben Sie Hinweise auf eine
Ausstattung, die den Anforderungen dieser Leistungsbeschreibung genügt sowie auf
Performance, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit ausgerichtet ist. Es ist beabsichtigt, die
Hardware mit Auslaufen dieser Rahmenvereinbarung nach vier Jahren zu ersetzen.
- einer Darlegung zur Leistungsfähigkeit des Rechenzentrums
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h) Nachweis zum Datenschutz und zur Datensicherheit (zertifizierter IT-Grundschutz nach ISO
27001, BSI-Standard 100-1 oder vergleichbare Standards)
i) Nachweis zur Klimaneutralität des Rechenzentrums
Nebenangebote sind möglich, wenn sie grundsätzlich gleichwertig zum Hauptangebot sind. Die Vergleichbarkeit
zum Hauptangebot muss vom Bieter nachgewiesen werden. Verbindliche Anforderungen
der Leistungsbeschreibung sind auch von Nebenangeboten zu erfüllen.
Alle Arten von Angebotsvarianten, insbesondere aber Nebenangebote, sind in jedem Fall zu kennzeichnen
und gesondert vom (ersten) Hauptangebot in einer separaten Anlage inklusive separatem Kostenplan
einzureichen.
6.8 Bewertungskriterien
a) Formale Prüfung (Erste Wertungsstufe)
Formale Prüfung der Angebotsunterlagen (u. a. Vorhandensein aller wesentlichen Preisangaben, Vorhandensein
aller Unterschriften, Vollständigkeit der Unterlagen, fristgerechter Eingang). Angebote, die
die formale Prüfung nicht bestehen, werden von der weiteren Bewertung ausgeschlossen.
b) Eignungsprüfung (Zweite Wertungsstufe)
Mit der Eignungsprüfung wird überprüft, ob der Bieter das Vorhandensein der zur Erfüllung der vertraglichen
Verpflichtungen notwendigen Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit nachweisen
kann.
Als Ausschlusskriterien werden festgelegt:
- Nachweis der Fachkunde (Siehe 6.3)
- Gewährleistung eines zertifizierten IT-Grundschutz nach ISO 27001 oder BSI-Standard 100-1 oder
vergleichbarer Standards
- Vereinbarung über die Auftragsdatenverarbeitung nach § 11 BDSG
- Nachweis der Leistungsfähigkeit des sich bewerbenden Unternehmens (Nachweis nach § 6 EG (6)
VOL/A hinsichtlich Solvenz)
- Nachweis der Zuverlässigkeit: ausreichende personelle Ressourcen, qualifiziertes Personal
Angebote von Bietern, welche die hier genannten Ausschluss-Kriterien nicht erfüllen, finden im weiteren
Vergabeverfahren keine Berücksichtigung mehr.
c) Prüfung der Angemessenheit der Preise (Dritte Wertungsstufe)
Gemäß §§ 16 EG (6), 2 EG (1) bzw. §§ 19 EG (6), 2 EG (1) VOL/A wird eine Prüfung der Angemessenheit
der Preise durchgeführt. Wenn eine solche Überprüfung der Preise ergibt, dass ein Missverhältnis zwischen
Preis und Leistung anzunehmen ist (sowohl zu niedrige als auch zu hohe Preise), dann ist das betreffende
Angebot von der weiteren Wertung auszuschließen.
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d) Ermittlung des wirtschaftlichen Angebotes (Vierte Wertungsstufe)
Der Zuschlag ist auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Die Wirtschaftlichkeit eines Angebotes
bestimmt sich regelmäßig aus den Faktoren Leistung und Preis.
Für die Bewertung der Leistung gelten die folgenden Bewertungskriterien:
Herangehensweise und
8-10 Punkte
4-7 Punkte
0-3 Punkte
Konzeption
(Vorgehensweise zur
Migration und zum laufenden
Betrieb, Hardund
Softwareplanung,
Rechenzentrum)
70 %
Das Vorgehensmodell ist
sehr gut strukturiert und
nachvollziehbar. Die
konzeptionelle Herangehensweise,
die Hard- und
Softwareplanung sowie
die Leistungsfähigkeit des
Rechenzentrums wurden
sehr überzeugend dargestellt.
Das Vorgehensmodell ist gut
strukturiert und weitgehend
nachvollziehbar. Die konzeptionelle
Herangehensweise, die
Hard- und Softwareplanung
sowie die Leistungsfähigkeit des
Rechenzentrums wurden noch
überzeugend dargestellt.
Das Vorgehensmodell
zeigt Schwächen und ist in
Teilbereichen schwer
nachvollziehbar. Die
konzeptionelle Herangehensweise,
die Hard- und
Softwareplanung sowie
die Leistungsfähigkeit des
Rechenzentrums überzeugen
weniger.
Qualität des Supports
(Organisation, Projektmanagement)
Klimaneutralität
(Zertifizierung des Rechenzentrums,
Klima-
Zertifikate) 15 %
15 % 8-10 Punkte
Der Bieter stellt die Organisation
sowie das Projektmanagement
zum
Support besonders überzeugend
dar.
8-10 Punkte
Der Bieter kann die geforderte
Klimaneutralität des
Rechenzentrums durch
eine anerkannte Zertifizierung
(z. B. Blauer Engel,
TÜV „Energieeffizientes
Rechenzentrum“, TÜV
SÜD Zertifizierung Klimaneutralität)
belegen.
Die Maßnahmen zum
Klimaschutz sind insgesamt
sehr überzeugend.
4-7 Punkte
Der Bieter stellt die Organisation
sowie das Projektmanagement
zum Support in ausreichender
Form dar.
4-7 Punkte
Der Bieter kann die Klimaneutralität
durch Klima-Zertifikate
(Emissionsminderungszertifikate)
belegen. Die Maßnahmen zum
Klimaschutz sind noch überzeugend.
0-3 Punkte
Die Organisation sowie
das Projektmanagement
zum Support wurden nur
unzureichend dargestellt.
0-3 Punkte
Die Ausführungen des
Bieters reichen nicht aus,
um die geforderte Klimaneutralität
umfassend
zu bewerten.
Das Leistungs-Preis-Verhältnis wird mit der Erweiterten Richtwertmethode ermittelt. Dabei wird eine
Kennzahl aus den Faktoren Leistung (Gesamtsumme der Leistungspunkte: Bewertung x Gewichtung)
und Preis (Euro) ermittelt. Der in der Erweiterten Richtwertmethode geforderte Schwankungsbereich
zum besten Angebot wird auf 10 Prozent festgelegt, d. h. Angebote deren Kennzahl bis zu 10 Prozent
unter dem führenden Angebot liegen, gelangen in eine Vorauswahl.
Unter allen vorausgewählten Angeboten wird das wirtschaftlichste Angebot bestimmt
a) durch das Ergebnis einer Präsentation oder
b) die Gesamtleistung (Leistungspunkte)
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Die Bieter, deren Angebote innerhalb des Schwankungsbereichs liegen, können zu einer Präsentation in
das Bundesinstitut nach Bonn eingeladen werden. Die Präsentation gibt den Bietern Gelegenheit, Ihre
Unterlagen zu erläutern. Das Ergebnis der Präsentation wird nach folgenden Kriterien bewertet und
entscheidet in diesem Fall über die Vergabe:
- Schlüssigkeit und Qualität der Präsentation
- Kompetente Beantwortung von Rückfragen
Der Auftraggeber behält sich vor, auf die Einladung zu einer Präsentation zu verzichten. In diesem Fall
entscheidet die Gesamtleistung (Leistungspunkte) unter den Angeboten im Schwankungsbereich über
den Zuschlag.
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Anlagen:
Anlage 1: "Machbarkeitsstudie zur Weiterentwicklung des BIBB-Internetangebotes" (auf Anforderung)
Anlage 2: "Kommentierung der Machbarkeitsstudie, Vorschläge zur Umsetzung" (auf Anforderung)
Anlage 3: "Drahtgittermodell Startseite" (Grobplanung) (Download)
Anlage 4: "Design-Handbuch des BIBB" (Download)
Anlage 5: "Sonderlösungen im BIBB-Internetangebot" (auf Anforderung)
Anlage 6: "Web-Hosting BIBB, Beschreibung der aktuellen IT-Landschaft" (auf Anforderung)
Anlage 7: “Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung nach § 11 BDSG“ (Download)
Anlage 8: “EVB-IT Dienstvertrag“ und “Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-
Dienstleistungen (Muster) (Download)
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