Alex Ausgabe 4/2012 (Vorschau)
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Das Magazin für Office-Professionals<br />
4<br />
<strong>2012</strong><br />
5,00 €<br />
alex<br />
Testen Sie Ihr Wissen<br />
Allgemeinbildung<br />
Fokus Büromöbel<br />
Highlights von der Messe<br />
Ordnung muss sein<br />
Optimale Organisation<br />
Travelmanagement<br />
Tagen & Entspannen<br />
www.alex-magazin.de
Steh auf<br />
wenn du ein<br />
ALEX bist.<br />
ALEXe proben den Aufstand!<br />
ALEXe arbeiten auch im Stehen.<br />
Durch mehr Bewegung steigern ALEXe<br />
Vitalität und Wohlbefinden.<br />
Experten empfehlen für die Büroarbeit:<br />
70% sitzen, 20% stehen, 10% bewegen<br />
ALEXe benötigen aktive Tische – Schreibtische<br />
für alle Höhen und Tiefen.<br />
Foto: Forgiss/fotolia.com<br />
ALEX steht für Aktivität, Leistungsfähigkeit,<br />
Ergonomiebewusstsein und EXzellenz.<br />
Unterstützt von:<br />
Eine Aktion der<br />
I. O. E. Initiative Office-Excellence<br />
zur stärkeren Nutzung von<br />
Sitz-Steh-Lösungen im Büro.<br />
www.büro-aufstand.de<br />
MAGAZIN FÜR OFFICE-EXCELLENCE<br />
Mit Beilage<br />
t
Editorial 3<br />
Wie gut wissen<br />
Sie Bescheid?<br />
Foto: B. Volke<br />
Wann fiel die Berliner Mauer? Wie lautet Murphys Gesetz? Wann wurde der<br />
Euro eingeführt? Na, müssten Sie nachschauen? Bei Fragen wie diesen ist das<br />
Allgemeinwissen bzw. die allgemeine Bildung gefragt. Natürlich, heute haben<br />
wir Schnellzugriff auf Google und Wikipedia. Es gibt aber auch Situationen, in<br />
denen das nicht der Fall ist.<br />
Dr. Robert Nehring<br />
Bei Einstellungsgesprächen in unserem Verlag werden zum Beispiel mittlerweile<br />
auch ein paar allgemeine Fragen gestellt. Sie sind dem Fragensteller immer<br />
ein bisschen peinlich, weil sie doch recht einfach sind: Wie heißt der Bundespräsident?<br />
Mit wie vielen »M« schreibt man aktuell »Schwimmmeister«<br />
usw. Aber Sie glauben nicht, was wir zum Teil für Antworten bekommen – von<br />
Menschen mit Universitätsabschluss. Unsere Lieblingsantwort lautet übrigens<br />
»Spanien«. Sie stammt von einer Doktorandin. Gefragt wurde nach der Hauptstadt<br />
von Portugal. Vielleicht die Aufregung. Egal.<br />
Auf den Seiten 6/7 können Sie Ihre Allgemeinbildung testen. Zusammen mit<br />
dem Dudenverlag suchen wir den »Duden-Champion Allgemeinbildung«. Zu<br />
gewinnen gibt es dabei ein schönes Kulturwochenende in Berlin. Mitmachen<br />
lohnt sich also!<br />
PS: Vielen Dank an die<br />
zahlreichen Teilnehmer<br />
unserer Leserbefragung.<br />
Wir freuen<br />
uns über ein im Ganzen<br />
sehr gutes Zeugnis.<br />
Wir haben aber auch<br />
erfahren, was wir besser<br />
machen können.<br />
Und das setzen wir nun<br />
Schritt für Schritt um.<br />
In dieser <strong>Ausgabe</strong> erfahren ALEXe auch, welche neuen Büromöbeltrends es<br />
gibt. Die Redaktion hat sich auf der Branchenmesse Orgatec nach solchen umgesehen.<br />
Organisation, Mode, Wellness, Tagen, Ergonomie, Work-Life-Balance,<br />
Perfektionismus – zu diesen und vielen weiteren Themen finden Sie ebenfalls<br />
interessante Beiträge.<br />
Passend zur nahenden Weihnachtszeit wurden auch Geschenkideen für Sie zusammengetragen.<br />
Und Caroline Krüll verrät Ihnen, wie Sie beim Weihnachtsfeier-Small-Talk<br />
glänzen können.<br />
Wir wünschen Ihnen bereits ein frohes Fest und einen guten Rutsch ins neue<br />
Jahr!<br />
Ihr Robert Nehring<br />
Chefredakteur<br />
RN@OfficeABC.DE<br />
<strong>Alex</strong> 04/12
4<br />
Inhalt<br />
Testen Sie Ihr<br />
Allgemeinwissen<br />
Allgemeinbildung ist ein weites<br />
Feld. Wie ist es um Ihre bestellt?<br />
Testen Sie Ihr Wissen und werden<br />
Sie mit etwas Glück »Duden-<br />
Champion Allgemeinbildung«.<br />
Seiten 6/7<br />
Möbel fürs Büro<br />
Messe-Highlights<br />
Stühle zum Bewegen, Tische<br />
zum Stehen, Ergonomisches und<br />
Skurriles – Highlights von der<br />
Büromöbelmesse Orgatec.<br />
Seiten 8–11<br />
Erst tagen,<br />
dann entspannen<br />
Warum nicht das Nützliche mit<br />
dem Angenehmen verbinden?<br />
Wir zeigen Ihnen ausgezeichnete<br />
Tagungs- und Wellness-<br />
Locations.<br />
Seiten 18–21<br />
Small Talk auf der<br />
Weihnachtsfeier<br />
Die Weihnachtsfeier – viele<br />
freuen sich darauf, ihren Kollegen<br />
hier einmal näher zu kommen,<br />
manche fürchten sich<br />
davor. Wie Sie den Xmas-Small-<br />
Talk gut überstehen.<br />
Seiten 48/49<br />
Foto: Fotowerk/Fotolia.com<br />
<strong>Alex</strong> 04/12<br />
www.alex-magazin.de
fokus<br />
Testen Sie Ihr Wissen Duden-Champion Allgemeinbildung gesucht 6<br />
Neue Möbel fürs Büro Highlights von der Branchenmesse 8<br />
Still und leise Akzeptanz fürs Großraumbüro 12<br />
Der Stilpapst Bernhard Roetzel – Gentleman aus Leidenschaft 14<br />
Rundum glücklich Estrel Berlin – konferieren und wohlfühlen 18<br />
Tagen & Entspannen Das Hotel Sellhorn 19<br />
Arbeiten wie Rockefeller Tagungsräume leichter buchen 20<br />
greenmeetings & events Umweltminister ist Schirmherr 21<br />
Die Kunst des Kofferpackens Platz und Gebühren sparen 22<br />
praxis<br />
Neuigkeiten für Office-Professionals 24<br />
Organisation ist alles! Bewährtes und Innovatives 26<br />
Ordnung ist<br />
das halbe Leben, …<br />
… Organisation der Rest. Oder<br />
fast. Wir präsentieren Ihnen<br />
u. a. zehn goldene Regeln für<br />
die Ablage und zehn goldene<br />
Regeln für den effizienten<br />
E-Mail-Einsatz.<br />
Seiten 26–31<br />
10 goldene Ablage-Regeln Der Weg zu einer effizienten Ordnung 28<br />
10 goldene E-Mail-Regeln Wider die Informationsflut 30<br />
Geschenke für jeden Für Genießer, Mobile und Stilbewusste 32<br />
Mind Mapping ® Die passende Software finden 34<br />
Schicke Office-IT Schönes und Ergonomisches fürs Büro 38<br />
Microsoft Office 2010 PowerPoint im Zusammenspiel 42<br />
Attraktive Adressen Partner für aktive Office-Professionals 64<br />
karriere<br />
Lesestoff für ALEXe 44<br />
Lost in Translation Das richtige Übersetzungsbüro finden 46<br />
Small Talk Nie wieder sprachlos bei der Weihnachtsfeier 48<br />
Business English Guideline on meeting and greeting visitors 50<br />
Die Perfektionismus-Falle Die Illusion des Ideals 52<br />
Worum geht es? Professioneller Umgang mit Akquise-Anrufen 54<br />
Stress Wie Mitarbeiter unterstützt werden können 56<br />
Sind Sie dominant? Machen Sie den Selbsttest 58<br />
Wer die Wahl hat … Top-Bewerber als Mitarbeiter gewinnen 60<br />
Richtig führen Wie Coaches helfen können 62
6<br />
Wettbewerb<br />
Testen Sie Ihr Wissen<br />
Wir suchen den Duden-Champion Allgemeinbildung<br />
Wie gut ist es um Ihre Allgemeinbildung<br />
bestellt? An den folgenden 20 Fragen können<br />
Sie es feststellen. Der Dudenverlag kürt in<br />
Zusammenarbeit mit den Magazinen <strong>Alex</strong> und<br />
Das Büro den Duden-Champion Allgemeinbildung.<br />
Mitmachen lohnt sich.<br />
6<br />
Eine Personengesellschaft entsteht, wenn sich<br />
zwei Personen in der Rechtsform der Gesellschaft<br />
zusammenschließen. Welche der folgenden<br />
gehört nicht zu dieser Gesellschaftsform?<br />
A AG B KG<br />
C OHG D GbR<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
Die folgende Redensart lautet korrekt:<br />
»Ein Leben führen wie Gott in …«<br />
A Spanien B Italien<br />
C England D Frankreich<br />
Wann fiel die Berliner Mauer?<br />
A 9. November 1989<br />
B 8. Juli 1990<br />
C 17. Juni 1956<br />
D 3. Oktober 1990<br />
Wer redensartlich die Nase hoch trägt, ist …<br />
A neugierig<br />
B schadenfroh<br />
C gut rasiert<br />
D eingebildet<br />
An welchem Tag wurde der Euro<br />
als Bargeld eingeführt?<br />
A 1. Januar 2001<br />
B 1. Januar 2002<br />
C 1. Januar 2003<br />
D 1. Januar 2004<br />
Wann wurde der erste Döner Kebab<br />
in Deutschland verkauft?<br />
A 1951 B 1961<br />
C 1971 D 1981<br />
7<br />
8<br />
9<br />
10<br />
Ein »Bug« heißt übersetzt ins Deutsche<br />
»Käfer«. Was aber versteht man in Fachkreisen<br />
darunter?<br />
A einen Programmfehler<br />
B ein Virus<br />
C ein teures Programm<br />
D ein BUS-System<br />
In welcher Größe wird die Wirtschaftsleistung<br />
eines Landes gemessen?<br />
A EWS B BIP<br />
C VGR D HDI<br />
Wie lautet Murphys Gesetz?<br />
A Alles, was schiefgehen kann, wird auch<br />
schiefgehen.<br />
B Wo auch immer man sich anstellt, in der<br />
anderen Schlange gehts schneller.<br />
C Ein Gegenstand fällt immer so, dass er<br />
den größten Schaden anrichtet.<br />
D Klappt ein Experiment, stimmt etwas nicht.<br />
Nach einer Rabattaktion kostet ein<br />
Multimedia-PC 799,– € und ist damit 20 %<br />
günstiger als zuvor. Wie viel kostete der PC<br />
vor der Rabattaktion?<br />
A 1099,55 € B 1757,80 €<br />
C 998,75 € D 1465,65 €<br />
Lösungsbuchstaben: ____________________<br />
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Foto: Gordon Gross/pixelio.de<br />
Senden Sie uns Ihre Lösungsbuchstaben in der richtigen<br />
Reihenfolge per E-Mail bis 14. Januar 2013 an<br />
Gewinn@OfficeABC.DE (Betreff: Duden-Cham pion).<br />
Aus den richtigen Einsendungen wird der Sieger<br />
ausgelost. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen. Mit<br />
etwas Glück gewinnen Sie ein Kultur-Wochen ende<br />
in Berlin – mit Übernachtung, Anreise und einigem<br />
mehr.<br />
Wettbewerb 7<br />
11<br />
Was verbirgt sich hinter der Abkürzung DIN<br />
(z. B. in DIN A4 oder DIN 5008)?<br />
A Deutsche Industrienummer<br />
B Deutsche Industrienorm<br />
C Deutsches Institut für Normung<br />
D Dauerhafte Indexnummerierung<br />
17<br />
Im Wappen welches Bundeslandes der Bundesrepublik<br />
Deutschland ist kein Tier abgebildet?<br />
A Nordrhein-Westfalen<br />
B Sachsen<br />
C Baden-Württemberg<br />
D Schleswig-Holstein<br />
12<br />
13<br />
14<br />
15<br />
16<br />
Welcher dieser Philosophen formulierte<br />
den kategorischen Imperativ?<br />
A Karl Marx<br />
B Immanuel Kant<br />
C Georg Wilhelm Friedrich Hegel<br />
D Gottfried Wilhelm Leibniz<br />
Welches ist die weltweit größte Computermesse?<br />
A CeBIT B Systems<br />
C Comdex D Internet-World<br />
Wofür steht die Abkürzung GPS?<br />
A Global Positioning System<br />
B Global Proton System<br />
C Great Pollution Synthesis<br />
D Glutamat-Pyruvat-Synthese<br />
Wo findet jährlich die weltweit größte<br />
Buchmesse statt?<br />
A Leipzig B Frankfurt am Main<br />
C Chicago D London<br />
Was bedeutet »Latte macchiato« in deutscher<br />
Übersetzung?<br />
A geschlagene Milch<br />
B gefleckte Milch<br />
C geschäumte Milch<br />
D gebräunte Milch<br />
18<br />
Im Jahr 1943 prognostizierte der damalige IBM-<br />
Chef Thomas Watson den weltweiten Bedarf an<br />
Computern. An welche Zahl dachte er dabei?<br />
A 50000 B 500<br />
C 5 D 5000000<br />
19 Welches dieser Begriffspaare ist kein<br />
Oxymoron?<br />
A beredtes Schweigen<br />
B weißer Schimmel<br />
C junger Greis<br />
D sinnvoller Unsinn<br />
20<br />
Und welches der folgenden Länder hatte 2010<br />
mit 9,9 kg pro Person den höchsten Kaffeeverbrauch?<br />
A Dänemark B Niederlande<br />
C Finnland D Deutschland<br />
Literaturtipp:<br />
Duden (Hg.):<br />
»Testen Sie Ihre<br />
Allgemeinbildung«,<br />
Dudenverlag <strong>2012</strong>,<br />
128 S., 5 €.<br />
<strong>Alex</strong> 04/12
8<br />
Messe<br />
Neue Möbel<br />
fürs Büro<br />
Foto: Bene<br />
<strong>Alex</strong> 04/12<br />
www.alex-magazin.de
Highlights von der<br />
Branchenmesse<br />
Messe 9<br />
Vom 23. bis 27. Oktober fand in Köln wieder die<br />
große Büromöbelmesse Orgatec statt. <strong>Alex</strong> hat<br />
sich für Sie umgeschaut. Die Eindrücke fasst<br />
Dr. Robert Nehring zusammen.<br />
Die Orgatec – das große Treffen der Büromöbler –<br />
war auch dieses Mal wieder ein schöner, interessanter<br />
Event mit viel guter Stimmung. In diesem<br />
Jahr kamen ca. 50.000 Besucher aus 123 Ländern in<br />
die Domstadt. Sie konnten sich an den Ständen von<br />
622 Unternehmen aus 35 Ländern informieren.<br />
Stuhl & Tisch<br />
Bei den Bürostühlen war auch in diesem Jahr wieder<br />
der Trend zum bewegenden Möbel deutlich<br />
spürbar. Moderne Modelle animieren zu Haltungswechseln<br />
und tragen so zu Gesundheit, Produktivität<br />
und Wohlbefinden bei. Ergänzend zu den Stühlen<br />
kommen auch immer mehr Stehhilfen auf den<br />
Markt. Sie bieten den Stehenden etwas zum Anlehnen,<br />
Abstützen bzw. Sitzen im Stehen.<br />
Bei den Bürotischen, aber auch vielen Schränken,<br />
Regalen etc., ist die Farbe Weiß immer noch<br />
sehr angesagt. Korrespondierte sie auf der vorangegangenen<br />
Orgatec noch häufig mit dunklen<br />
Nuss hölzern, herrschte nun raue, helle Eiche als<br />
Kontrast vor. Außerdem auf dem Vormarsch: Sitz-<br />
Steh-Tische, Schreibtische also, an denen man auch<br />
bequem im Stehen arbeiten kann.<br />
Kommunikation & Akustik<br />
Ein großes Thema in der Branche ist die Kommunikation.<br />
In Köln waren viele Lösungen zu sehen, die<br />
diese fördern sollen. Vor allem große Anbieter wie<br />
Vitra, Bene, König + Neurath, Sedus und Haworth<br />
haben sich in diesem Zusammenhang auf das Thema<br />
Großraum fokussiert. Mittlerweile werden die<br />
angebotenen Büro-Komplettlandschaften aber zunehmend<br />
ergänzt von separaten Rückzugsräumen<br />
für konzentrierte Arbeit, Raum-in-Raum-Boxen<br />
und Couch-Separees mit hohen, schalldämmenden<br />
Wänden sowie von Trennwänden verschiedenster<br />
Art.<br />
Weiterhin ist das Thema Akustik sehr wichtig für<br />
die Branche. Auf der Messe war es omnipräsent –<br />
z. B. in Form der Oberflächenbeschaffenheit bei<br />
Korpusmöbeln oder von kleinen und großen, mitunter<br />
mobilen Wänden.<br />
Wie zu Hause<br />
Es gibt weiterhin eine spürbare Tendenz der Büromöbel-Hersteller<br />
in Richtung Wohnumfeld. Viele<br />
Büromöbel werden so designt, dass sie optisch<br />
auch im Loungebereich und eben daheim gut passen<br />
würden. Damit möchte man in ein neues lukratives<br />
Segment vorstoßen. Zugleich ist das eine gute<br />
Nachricht für die Home-Office-Worker.<br />
In diesem Zusammenhang kann auch betrachtet<br />
werden, dass das Thema Wohlfühlen bei einigen<br />
Herstellern weiterhin sehr groß geschrieben wird.<br />
Studien zeigen regelmäßig, dass, wer sich in seinem<br />
Büroumfeld wohlfühlt, auch besser arbeitet.<br />
Dazu passend war ebenfalls ein zunehmender Mut<br />
zur Farbe festzustellen. Nun kommt es nur noch darauf<br />
an, dass Büromöbel in modernen Farben auch<br />
gekauft werden. Denn in der Branche heißt es, dass<br />
bunte Modelle zwar oft viel Lob ernten, am Ende<br />
aber z. B. zu ca. 90 % schwarze Stühle gekauft würden.<br />
Bis zur nächsten Orgatec ist es wieder zwei Jahre<br />
hin. Sie findet vom 21. bis 25. Oktober 2014 statt.<br />
Näheres unter: www.orgatec.de<br />
<strong>Alex</strong> 04/12
10<br />
Messe<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
6<br />
7<br />
1 Mit AURAY präsentierte König +<br />
Neurath eine neue Stuhlfamilie mit<br />
überzeugendem Design.<br />
2 Gemeinsam mit Moment AB hat<br />
Designer Peter Opsvik ein neues<br />
Konzept für die moderne und flexible<br />
Arbeitswelt entwickelt. Globe<br />
Concept weckt Neugier und inspiriert<br />
zu aktivem Sitzen.<br />
3 YÖTI von LÖFFLER, ein Drehstuhl<br />
mit langhaarigem Lammfellsitz,<br />
schafft angenehmen Sitzkomfort<br />
bei Kälte und Hitze. Design: Thomas<br />
S. Bley.<br />
4 Mal was anderes: FLAMBOYANT<br />
von SMV.<br />
5 Der Sitz-Steh-Tisch Tyde von Vitra.<br />
Design: Ronan & Erwan Bouroullec.<br />
6 Mit LifeSpan kann Büroarbeit<br />
im Gehen erledigt werden – sehr<br />
zeitgemäß.<br />
7 BuzziTemp von BuzziSpace bietet<br />
durch seine akustische Haut nicht<br />
nur eine visuelle Abtrennung, sondern<br />
verringert auch störende Umgebungsgeräusche.<br />
<strong>Alex</strong> 04/12<br />
www.alex-magazin.de
Messe 11<br />
8<br />
9<br />
10<br />
11<br />
12 13 14<br />
8 Belux präsentierte die neue LED-<br />
Spotfamilie U-Turn. Über ein magnetisches<br />
Kugelgelenk lässt sich der<br />
Spot leicht von Hand in einem maximalen<br />
Aktionsradius verstellen und<br />
sogar komplett umdrehen.<br />
9 Crossworxs von Ceka. Dieses<br />
innovative Raummöbel bietet eine<br />
Vielfalt an Möglichkeiten, die tägliche<br />
Arbeitsroutine aufzulösen<br />
und individuell nutzbare Zonen zu<br />
schaffen.<br />
10 Der RAY von Labofa ermöglicht<br />
es, die Hüfte aufzurichten und<br />
den Oberkörper in der natürlichen<br />
Balance zu halten.<br />
11 Sóley, »Die Sonneninsel«, ist<br />
wieder da. Der Kultklappstuhl 2750<br />
Sóley aus den 80ern wurde von<br />
Kusch+Co neu aufgelegt.<br />
12 Sharko von Mobica+.<br />
Modern, mobil, bissig. Design:<br />
Martin Ballendat.<br />
13 Noblesse oblige: der Graph von<br />
Wilkhahn, ein Konferenzsessel der<br />
Designer Markus Jehs und Jürgen<br />
Laub.<br />
14 Papierkorb und spontane<br />
Sitzmöglichkeit in einem: Meet von<br />
Abstracta.<br />
<strong>Alex</strong> 04/12
12<br />
Räume<br />
Asymmetrisch geschwungene und lineare Fassadenvorhangelemente<br />
prägen die Corporate Architecture der neuen<br />
Kaffee-Partner-Unternehmenszentrale in Osnabrück.<br />
Still und leise<br />
Akzeptanz fürs Großraumbüro<br />
In der neuen Unternehmenszentrale von Kaffee<br />
Partner, Anbieter von Kaffeevollautomaten, wird<br />
das Großraumbüro voll akzeptiert. Denn die Büroflächen<br />
wurden nach neuesten wissenschaftlichen<br />
und raumakustischen Erkenntnissen gestaltet.<br />
Auf einer U-förmigen Grundfläche von 9.800 m²<br />
erstreckt sich seit März <strong>2012</strong> das dreiteilige, futuristisch<br />
anmutende Ensemble aus Logistikhalle,<br />
Werkstatt und Verwaltungsgebäude der Kaffee-<br />
Partner-Unternehmenszentrale in Osnabrück. Mit<br />
einer Fläche von 5.000 m² bietet das Verwaltungsgebäude<br />
den derzeit 250 Mitarbeitern ein großzügig<br />
dimensioniertes Arbeitsumfeld.<br />
Von der Gebäudetransparenz profitiert der Innenraum<br />
mit tageslichtdurchfluteten Flächen, die zugunsten<br />
freier Kommunikation in den Abteilungen<br />
als Großräume strukturiert wurden. Von Büro-Nomaden<br />
wollte man bei Kaffee Partner nichts wissen.<br />
Jeder Mitarbeiter – ob im Call-Center, in der Finanzabteilung<br />
oder im Personalwesen – hat seinen eigenen<br />
Sitz-Steh-Arbeitsplatz mit durch Bewegungsmelder<br />
gesteuerten Stehleuchten für Direkt- und<br />
Indirektlicht.<br />
Akzeptanz durch Raumakustik<br />
Bei Kaffee Partner wusste man, dass eine zu laute<br />
Arbeitsumgebung das häufigste Akzeptanzproblem<br />
von Großraumbüros darstellt. Daher wurde<br />
das Akustikbüro Oldenburg beauftragt, ein Gesamtkonzept<br />
für ein gedämpftes, nahezu störungsfreies<br />
Arbeitsumfeld zu erstellen. »Die Bedingungen im<br />
Bürotypus Großraum sind nicht mit einfachen, kubischen<br />
Räumen zu vergleichen. Mit Standard-Konzepten<br />
kommt man hier nicht weiter. Man muss die<br />
Raumakustik ortsspezifisch betrachten«, erklärt<br />
Rainer Machner, Konzeptentwickler für Büroakustik<br />
bei Ecophon.<br />
Gestalterische Vielfalt<br />
»In offenen Raumstrukturen hat die akustische Eigenschaft<br />
der Deckenfläche den entscheidenden<br />
Einfluss auf den Schalltransport und somit auf die<br />
räumlich betrachtete Pegelminderung im Raum«,<br />
erläutert der Akustikexperte Rainer Machner. »Eine<br />
Fotos: HG Esch für Ecophon<br />
<strong>Alex</strong> 04/12<br />
www.alex-magazin.de
Räume 13<br />
a<br />
b<br />
a In den Call-Centern wurden die Arbeitsplätze<br />
mittels absorbierender Trennelemente abgeschirmt,<br />
damit Störungen bereits auf kurzen Distanzen reduziert<br />
werden.<br />
b Die Ecophon Solo Deckensegel ermöglichen eine<br />
effiziente Kontrolle der Ausbreitung des Sprachschallpegels<br />
und tragen signifikant zur Mitarbeiter-Akzeptanz<br />
der offenen Bürostruktur bei.<br />
c In der Buchhaltung sorgt die vollflächig verlegte<br />
Akustikdecke Ecophon Focus höchstwirksam für ein<br />
leises Arbeitsumfeld.<br />
c<br />
Gleichverteilung hochabsorbierender Materialien<br />
an der Deckenfläche ermöglicht eine effiziente Kontrolle<br />
der Ausbreitung des Sprachschallpegels.« Bei<br />
Kaffee Partner entschied man sich daher für eine<br />
akustisch wirksame Deckengestaltung, die zugunsten<br />
gestalterischer Vielfalt aus einem Mix hochwirksamer<br />
Ecophon Solo Deckensegel und dem Akustikdecken-System<br />
Ecophon Focus realisiert wurde.<br />
In den Call-Centern schweben die Segel in geringem<br />
Abstand zueinander über den Arbeitsplätzen und belegen<br />
die Decke zu etwa 60 %. Eine zusätzliche akustische<br />
Wirksamkeit ergibt sich aus der Tatsache, dass<br />
die Segel auch an den der Decke zugewandten Oberflächen<br />
die Schallreflexionen absorbieren. Die Arbeitsplätze<br />
in den Call-Centern werden zusätzlich<br />
durch Stellwände abgeschirmt, um den Direktschall<br />
zu minimieren. »An Call-Center-Arbeitsplätzen, aber<br />
auch in Teams, die viel Informationsaustausch benötigen<br />
und entsprechend häufig kommunizieren, ist es<br />
daher notwendig, den Sprachschall bereits auf kurzen<br />
Distanzen zu reduzieren. Das funktioniert mittels absorbierender<br />
Stellwände zwischen den Arbeitsplätzen.<br />
Zusätzlich zu einer akustisch wirksamen Decke<br />
sind sie unverzichtbar, damit die Mitarbeiter ihre Arbeitsumgebung<br />
Großraum akzeptieren«, so Machner.<br />
Obwohl die Mitarbeiter sehr viel telefonieren, erweist<br />
sich die angenehm gedämpfte offene Fläche in<br />
den Kaffee-Partner-Call-Centern als akustisch nahezu<br />
störungsfreies Umfeld, in dem sich jeder Mitarbeiter<br />
auf seine Aufgaben konzentrieren kann. In<br />
den Gangzonen befinden sich attraktive, ebenfalls<br />
offen gestaltete Pausenbereiche mit eleganten Küchenzeilen,<br />
Tischen und Stehhockern und – natürlich<br />
– Kaffeevollautomaten. Für Drucker, Fax & Co.<br />
wurden zentrale Aufstellungsorte gewählt, damit<br />
die Arbeitsplätze gar nicht erst mit störenden Gerätegeräuschen<br />
behelligt werden. Ein besonders dicker,<br />
textiler Spezialbelag auf dem Boden eliminiert<br />
den Gehschall und trägt damit zum akustischen Gesamtkonzept<br />
bei.<br />
In den anderen offenen Bürostrukturen und in den<br />
Besprechungsräumen, die durch gläserne und somit<br />
schallharte Systemwände von der jeweiligen<br />
Gesamtfläche abgetrennt sind, sorgen vollflächige<br />
Akustikdecken-Systeme (Ecophon Focus Ds) für ein<br />
leises Umfeld.<br />
Näheres unter:<br />
www.kaffee-partner.de und www.ecophon.de<br />
<strong>Alex</strong> 04/12
14<br />
Mode<br />
Der Stilpapst<br />
Bernhard Roetzel –<br />
Gentleman aus Leidenschaft<br />
Bernhard Roetzel, Jahrgang 1966, Buchautor, Journalist und einer der<br />
besten Kenner des klassischen Gentle man-Stils in Deutschland. Er ist<br />
ein gefragter Referent, Trainer und Berater. Im TV und Radio gibt er<br />
fachkundige und unterhaltsame Interviews zu Fragen des Stils und der<br />
Bekleidung. Sein Bestseller »Der Gentleman« aus dem Jahr 1999 wurde<br />
bereits in 18 Sprachen übersetzt.<br />
Foto: Erill Fritz
Mode 15<br />
Die richtige Kleidung ist oft entscheidend für<br />
beruflichen Erfolg. Wir fragten Bernhard Roetzel,<br />
Stilpapst und Gentleman, nach der passenden<br />
Garderobe für Männer.<br />
Das Buch »Der Gentleman« von 1999 hat sich nicht<br />
nur zum Bestseller entwickelt, sondern ist längst<br />
ein anerkanntes Standardwerk. In seinem neuesten<br />
Buch, dem »Mode Guide für Männer«, wendet<br />
sich Bernhard Roetzel an eine jüngere Zielgruppe<br />
– an Männer zwischen 20 und 40, aber auch an<br />
Junggebliebene, die erfolgreich sind im Beruf und<br />
im Privatleben. Roetzel gibt praktische Tipps für alle<br />
Situationen, von Geschäftstreffen und festlichen<br />
Anlässen bis zu Freizeitaktivitäten. Ideal für Modemuffel,<br />
aber auch für ALEXe mit Trendbewusstsein.<br />
<strong>Alex</strong> traf Bernhard Roetzel bei der Präsentation<br />
seines neuen Buches beim Berliner Herrenausstatter<br />
cove&co.<br />
<strong>Alex</strong>: Mit »Der Gentleman. Handbuch der<br />
klassischen Herrenmode« und »Der Style-Guide«,<br />
den Sie für Men’s Health geschrieben haben, sind<br />
Sie überaus erfolgreich. Wie erklären Sie sich den<br />
großen Zuspruch?<br />
Bernhard Roetzel: Die Männer suchen Orientierung,<br />
da ihnen diese nirgendwo sonst gegeben<br />
wird. Väter und Verkäufer fallen in aller Regel als<br />
Berater aus.<br />
Covert Coats, rahmengenähten Schuhen, Tweedjacken<br />
und schönen Kaschmirpullovern. In München<br />
gibt es auch viele gut angezogene Herren. Ruhrgebiet<br />
und Rheinland sind nicht gerade das bevorzugte<br />
Revier für Freunde des Gentleman-Looks.<br />
Alles in allem sind die wirklichen Kenner gut auf<br />
Deutschland verteilt, ihr Anteil an der Gesamtbevölkerung<br />
ist jedoch verschwindend gering.<br />
Woher stammt Ihr großes Wissen<br />
um Fragen der Etikette?<br />
Wieso, weshalb, warum, wer nicht fragt, bleibt<br />
dumm.<br />
Eine konkrete Frage: Einstecktücher gehören<br />
zum klassischen Outfit. Gilt dies auch für junge<br />
Leute, z. B. bei Vorstellungsgesprächen?<br />
Oder wirken diese dann eher »overdressed«?<br />
Es kann vorkommen, dass ein Einstecktuch beim<br />
Personalentscheider als »overdressed« rüberkommt.<br />
Dennoch sollte man zu seinem Stil stehen.<br />
Wer vorher nie Einstecktuch getragen hat und es<br />
auch später nicht tun wird, sollte es beim Vorstellungsgespräch<br />
weglassen. Authentizität ist wichtig.<br />
Klassischer Einreiher –<br />
bestens geeignet für den<br />
Berufseinsteiger.<br />
Fotos: cove&co<br />
Sind Deutschlands Männer<br />
wirklich alle so schlecht gekleidet?<br />
Man müsste zunächst definieren, nach welchen<br />
Maßstäben jemand gut gekleidet ist. Ich würde nie<br />
so weit gehen, meinen Kleidungsstil, also den klassischen<br />
Look, als die einzig wahre Lösung für alle<br />
Männer zu propagieren. Schlecht gekleidet ist für<br />
mich – unabhängig von Stilrichtung oder Mode –<br />
derjenige, dessen Kleidung nicht zu seiner Persönlichkeit<br />
passt, nicht dem Anlass angemessen ist und<br />
nicht das Beste aus den physischen Gegebenheiten<br />
macht.<br />
Konnten Sie auf Ihren vielen Reisen<br />
regionale Stil-Unterschiede feststellen?<br />
In Deutschland sind die Leute in Hamburg am klassischsten<br />
angezogen, man sieht viele Herren in<br />
Zur Grundausstattung<br />
eines jeden Herren-<br />
Kleiderschrankes<br />
gehören mindestens<br />
zwei Anzüge, vier hellblaue<br />
Hemden und ein weißes,<br />
fünf Krawatten und zwei Paar<br />
schwarzer Schuhe.
16<br />
Mode<br />
Beim Einstellungsgespräch schauen Personaler häufig<br />
zuerst auf die Schuhe. Diese sollten möglichst klassisch<br />
sein und rahmengenäht.<br />
Farbige Strümpfe sollte<br />
nur derjenige tragen, der<br />
sich das erlauben kann.<br />
Sie zeigen oftmals viel Mut zur Farbigkeit.<br />
Sollte mehr Farbe in deutsche Büros?<br />
Nein. Im Büro sind grundsätzlich dunkle Farben<br />
beim Anzug angeraten. Farbe sollte sich auf Krawatte<br />
und Einstecktuch beschränken. Farbige<br />
Strümpfe sollte nur derjenige tragen, der sich das<br />
erlauben kann.<br />
Was sollte jeder junge Mann für die Arbeit<br />
im Büro als modische Grundausstattung im<br />
Schrank hängen haben?<br />
Das absolute Minimum sind zwei Anzüge, einer in<br />
Dunkelblau, einer in Dunkelgrau. Dazu vier hellblaue<br />
Hemden und ein weißes, fünf Krawatten und<br />
zwei paar schwarze Schuhe. Die Schuhe möglichst<br />
klassisch und rahmengenäht. Außerdem ein klassischer<br />
Slipon oder Trenchcoat.<br />
Und was passt am besten zu wem?<br />
Die Kleidung, die zugleich Ernsthaftigkeit ausstrahlt<br />
und zur Branche passt. Ein Softwareentwickler<br />
muss nicht wie ein Banker aussehen.<br />
Mit »Mode Guide für Männer« wenden Sie sich an<br />
jüngere Männer. Kennzeichnet diese Generation<br />
ein mangelndes Modeinteresse jenseits von H&M<br />
& Co.?<br />
Nein. Die jüngeren Männer sind wesentlich klassischer<br />
eingestellt als ihre Väter und Großväter. Betrachten<br />
Sie nur einmal den Aufwand, der heute für<br />
den Abi-Ball betrieben wird. Das gab es bei mir Ende<br />
der Achtziger nicht.<br />
Was zählt Ihrer Meinung nach zu den »No Gos«<br />
in der Geschäftswelt?<br />
Socken statt Kniestrümpfe, Kurzarmhemden, Motivkrawattenklammern,<br />
sichtbare Piercings und getönte<br />
Haare.<br />
Vielen Dank für das Gespräch.<br />
Der modische Herr zeigt Hemdärmel.<br />
Bernhard Roetzel:<br />
»Mode Guide für Männer«,<br />
h.f.ullmann Verlag <strong>2012</strong>, 240 S.,<br />
14,99 €. Das Buch vermittelt<br />
u. a., wie man sich beruflich<br />
und privat ins rechte Mode-<br />
Licht rückt.<br />
Fotos: cove&co<br />
<strong>Alex</strong> 04/12<br />
www.alex-magazin.de
ITB BUSINESS<br />
TRAVEL DAYS 2013<br />
DAS BERUFLICHE<br />
FITNESSPROGRAMM MIT<br />
HAUPTSTADT-FLAIR FÜR<br />
TRAVEL UND EVENT MANAGER<br />
Unabhängig: Best of Travel<br />
und Event Management<br />
Tonangebend: Impulse und<br />
Erfolgsfaktoren für Ihre<br />
Wertschöpfung<br />
Anerkannt: Man trifft sich<br />
im März in Berlin – wo sonst?<br />
Offizielles Partnerland<br />
ITB Berlin 2013<br />
6. – 10. März 2013<br />
itb-kongress.de/businesstravel<br />
WERDEN<br />
SIE FAN<br />
FOLGEN<br />
SIE UNS
18<br />
Wellness<br />
Für Entspannung und Erholung sorgt seit Anfang Oktober<br />
<strong>2012</strong> der neu gestaltete Sauna- und Fitnessbereich.<br />
Rundum<br />
glücklich<br />
Estrel Berlin – konferieren<br />
und wohlfühlen<br />
Individueller Stil und Großzügigkeit prägen den<br />
unverwechselbaren Charakter der 1.125 Zimmer<br />
im Estrel Berlin. Eine Pantryküche für Langzeitgäste<br />
sowie ein neu gestalteter Wellness-Bereich<br />
vervollständigen jetzt das Angebot.<br />
Die mediterrane Atmosphäre des Atriums lädt zum<br />
Verweilen ein und rund um die wie eine Piazza angelegte<br />
Lobby finden sich internationale Restaurants<br />
und Treffpunkte für eine kulinarische Weltreise.<br />
Neben der Convention Hall für bis zu 6.000 Gäste<br />
stehen der 1.050 m² große Saal Estrel sowie 60<br />
weitere neu gestaltete multifunktionale, vollklimatisierte<br />
Tagungsräume zur Verfügung. Insgesamt<br />
verfügt das Convention Center über eine Fläche von<br />
15.000 m².<br />
Entspannung und Erholung<br />
Auf 400 m² präsentiert sich seit Oktober ein neuer<br />
Wellness-Bereich mit Finnischer Sauna, Dampfsauna,<br />
Erlebnis-Duschen, Eisbrunnen sowie einem eleganten<br />
und lichtdurchfluteten Ruheraum. Hier kann<br />
man nach einem anstrengenden Konferenztag bei<br />
einer Massage relaxen oder sich bei einer Ganzkör-<br />
Neben der Convention Hall für bis zu 6.000 Gäste stehen<br />
60 weitere neu gestaltete Tagungsräume von 20 bis 800 m²<br />
zur Ver fügung. Im Bild: Raum Strassburg.<br />
perbehandlung von Kopf bis Fuß verwöhnen lassen.<br />
Der angrenzende Fitnessraum lädt mit Laufbändern,<br />
Crosstrainern, Sitzfahrrädern & Co. zu Workout<br />
und effektivem Training ein. Der Fitnessraum ist<br />
täglich 24 Stunden geöffnet, der Sauna- und Kosmetikbereich<br />
täglich von 14.00 bis 22.00 Uhr.<br />
Massage-Angebot:<br />
Rückenmassage<br />
(Dauer: 30 Minuten, Preis: 39 €)<br />
Entspannungsmassage<br />
(Dauer: 45 Minuten, Preis: 59 €)<br />
Ganzkörpermassage<br />
(Dauer: 60 Minuten, Preis: 79 €)<br />
Hot-Oil-Massage<br />
(Dauer: 60 Minuten, Preis: 89 €)<br />
Aroma-Massage<br />
(Dauer: 60 Minuten, Preis: 99 €)<br />
Herren-Spezial:<br />
Anti-Age-Spezial mit Reinigung, Peeling, Massage,<br />
Maske (Dauer: 45 Minuten, Preis: 69 €)<br />
Damen-Spezial:<br />
Seidenproteinbehandlung mit Reinigung, Peeling,<br />
Maske mit Seidenserum und Ampulle<br />
(Dauer: 60 Minuten, Preis: 99 €)<br />
Kontakt:<br />
Tel.: 030 6831-22522<br />
Mail: reservierung@estrel.com<br />
Web: www.estrel.com<br />
Fotos: Links: vision photos, Rechts: Hobbiesiefken<br />
Foto: Estrel Bild<br />
<strong>Alex</strong> 04/12<br />
www.alex-magazin.de
Wellness 19<br />
Tagungsraum »Wiesengrund«: Auf 56 m² finden, je nach<br />
Bestuhlung, zwischen 22 und 28 Personen Platz.<br />
Tagen &<br />
Entspannen<br />
Hotel Sellhorn: Den Wetterbericht<br />
einfach vergessen<br />
Tagen ist Arbeit, bei der Konzentration und<br />
Durchhaltevermögen erwartet werden. Im Hotel<br />
Sellhorn in der Lüneburger Heide kann die<br />
Pflicht mit der Kür verbunden werden, denn ein<br />
umfangreiches Wellness-Angebot sorgt für Entspannung<br />
nach einem langen Arbeitstag.<br />
Die ruhige Lage im Grünen, die gute Luft und ein<br />
aufmerksamer Service schaffen ideale Voraussetzungen<br />
für erfolgreiche Konferenzen und Tagungen.<br />
Die Großräumigkeit und Vielseitigkeit der Hotelanlage<br />
bieten ideale Bedingungen für effektives<br />
Arbeiten in kleineren wie in größeren Gruppen. Die<br />
Tagungs- und Konferenzräume bieten Tageslicht<br />
und verfügen natürlich auch über die notwendige<br />
Technik (mit Tagungspauschalen ab 38 € pro Person<br />
und Tag).<br />
Wellness-Center<br />
Um nach einer anstrengenden Tagung neue Kraft<br />
zu schöpfen, hilft das Wellness-Center, das persönliche,<br />
energetische Gleichgewicht wiederzuerlangen.<br />
Im Hallenbad kann inmitten aromatischer<br />
Dämpfe im wohligen Wasser entspannt werden. Ob<br />
Sauna ist nicht gleich Sauna. Gäste im Hotel Sellhorn<br />
können wählen, was ihnen am besten bekommt.<br />
hohe oder niedrige Temperaturen, mit Dampf oder<br />
trocken, in der Saunenwelt findet man, was einem<br />
am besten bekommt: Dampfbad, Bio-Sauna (60° C),<br />
Finnische Blockhaus-Sauna im Freien (90° C) oder<br />
Erlebnis-Dusche mit kalter Schwallbrause und<br />
Massagedüsen. Verschiedene Massagen und Therapien<br />
sorgen außerdem für Wohlgefühl, z. B.:<br />
Apfelöl-Rückenmassage<br />
Sich verwöhnen lassen und den Duft frischer grüner<br />
Äpfel des erwärmten Öls genießen (Dauer:<br />
30 Minuten, Preis: ca. 30 €).<br />
Wirbelsäulentherapie nach Dorn<br />
Wirbel-, Kreuzdarmbein-, Knie-, Hüft-, Schulterund<br />
Armgelenke werden aus Fehlstellungen in ihre<br />
richtige physiologische Lage zurückgeschoben.<br />
Die einzelnen Wirbelabschnitte werden sanft gestreckt,<br />
massiert und gerichtet, sodass sich die<br />
Bandscheiben erholen können (Dauer: ca. 60 Minuten,<br />
Preis: 61 €).<br />
Rücken Fit<br />
1 x Wirbelsäulentherapie, 2 x Wärmebehandlung<br />
von Hautarealen und Akupunkturpunkten, 1 x Energetische<br />
Wirbelsäulenbehandlung mit Akupunkturmassage<br />
(Dauer: 2 x 90 Minuten, Preis: 157 €).<br />
Kontakt:<br />
Tel.: 04184 8010<br />
Mail: info@hotel-sellhorn.de<br />
Web: www.hotel-sellhorn.de<br />
<strong>Alex</strong> 04/12
20<br />
Konferenzen<br />
Arbeiten wie<br />
Rockefeller<br />
Tagungsräume leichter und<br />
schneller buchen<br />
Schon John Davison Rockefeller wusste im<br />
19. Jahrhundert, dass man bei der Arbeit Zeit<br />
sinnvoll einsparen sollte. Mit Hilfe des Info- und<br />
Buchungsportals für Tagungsräume in Hotels<br />
Konferenzline.de können dieses Prinzip auch<br />
Sekretärinnen, Assistenten und Office-Manager<br />
anwenden.<br />
Vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen<br />
ist es oft die Aufgabe der Sekretärin, Tagungsräume<br />
zu buchen – was oft jede Menge Zeit<br />
kostet. Buchungen über KonferenzLine sind jetzt<br />
noch einfacher geworden, da das Portal ab sofort<br />
mit neuen Funktionalitäten zur Verfügung steht.<br />
Firmen erfahren innerhalb von zwei Stunden, ob<br />
die gewünschten Kapazitäten frei sind und erhalten<br />
binnen 24 Stunden ein unterschriftsreifes Angebot.<br />
Für Standard-Veranstaltungen wie Seminare oder<br />
Trainings stehen ab sofort vordefinierte Tagungspakete<br />
zur Verfügung, die je nach Bedarf und Budget<br />
direkt über das Portal gebucht werden können.<br />
Auch komplexe Veranstaltungen können online<br />
organisiert werden. Zusätzlich stehen Veranstaltungsexperten<br />
werktäglich von 8.00 bis 18.00 Uhr<br />
telefonisch unter 0800 5052110 zur Verfügung.<br />
Tagungen direkt buchen<br />
Betrieben wird Konferenzline.de von der QGD Hotelmanagement,<br />
die bundesweit für 20 Hotels der<br />
Marken Holiday Inn, Best Western und Queens<br />
Hotel verantwortlich ist. Vertriebsleiter Matthias<br />
Dalchow rechnet damit, »dass durch die neuen<br />
Funktionalitäten, die Technologiedienstleister<br />
Meetingmasters.de in das System integriert<br />
hat, noch mehr Firmen ihre Tagungen direkt über<br />
die Kon ferenzLine buchen«. Ziel der Neuerungen<br />
bei KonferenzLine sei es, »die Bedürfnisse der Firmenbucher<br />
optimal zu erfüllen«, so Dalchow. Das<br />
zeige sich beispielsweise bei den neuen Verwaltungsfunktionen:<br />
Alle Schritte werden während des<br />
Prozesses dokumentiert. Der Nutzer hat jederzeit<br />
Einblick in den aktuellen Status und Bearbeitungsstand<br />
seiner Anfrage. Darüber hinaus könnten Tagungsplaner<br />
ihre Anfragen archivieren und jederzeit<br />
darauf zugreifen. Das sei besonders hilfreich<br />
für erneute Anfragen. Dalchow: »Daten kopieren,<br />
die neuen Ter mine eingeben und schon ist die neue<br />
Anfrage fertig.« Das Tool mache es Sekretärinnen<br />
ganz leicht, sich einmal wie Rockefeller zu fühlen.<br />
Näheres unter: www.konferenzline.de<br />
Nach einem anstrengenden Seminar- oder Tagungstag ist<br />
die Bar im Holiday Inn Wolfsburg oft gut besucht.<br />
Das Holiday Inn Frankfurt CitySouth verfügt<br />
über modernste Technik in den Tagungsräumen.<br />
<strong>Alex</strong> 04/12<br />
www.alex-magazin.de
Konferenzen 21<br />
greenmeetings<br />
& events<br />
Umweltminister übernimmt<br />
Schirmherrschaft<br />
Bundesumweltminister Peter Altmaier übernimmt die<br />
Schirmherrschaft der greenmeetings und events Konferenz<br />
2013.<br />
Tagen im Grünen? – okay. Aber: grün tagen?<br />
Dass auch dies möglich ist, zeigt vom 26. bis<br />
27. Februar 2013 die zweite greenmeetings und<br />
events Konferenz in Darmstadt, in der von den<br />
ersten Schritten nachhaltiger Tagungen bis hin<br />
zu den heute geltenden Richtlinien alle Facetten<br />
beleuchtet werden.<br />
Für die greenmeetings und events Konferenz 2013<br />
konnte Bundesumweltminister Peter Altmaier als<br />
Schirmherr gewonnen werden. »Als Organisatoren<br />
der Konferenz freuen sich das GCB German Convention<br />
Bureau e. V. und der Europäische Verband der<br />
Veranstaltungs-Centren e. V. (EVVC) sehr über diese<br />
Zusage«, so EVVC-Präsident Joachim König. »Für<br />
uns ist es sozusagen der ›Ritterschlag‹ für unser jahrelanges<br />
Bemühen um das Thema Nachhaltigkeit.«<br />
Mit der greenmeetings und events Konferenz<br />
2013 knüpfen die Veranstalter an den Erfolg der<br />
letzten Konferenz im Jahr 2011 in Mainz an. »Die erste<br />
greenmeetings und events Konferenz hat gezeigt:<br />
Das Thema Nachhaltigkeit ist in der Branche angekommen.<br />
Mit der Konferenz 2013 entwickeln wir<br />
das Thema weit über den ökologischen Aspekt hinaus.<br />
So sollen auch soziale Themen wie Corporate<br />
Social Responsibility (CSR), Mitarbeiterkomfort<br />
und Compliance in die Diskussion einbezogen und<br />
die Positionierung des Tagungsstandortes Deutschland<br />
gleichermaßen gefestigt werden«, betont Matthias<br />
Schultze, Geschäftsführer des GCB.<br />
Diskussions- und Fachforen<br />
In Vorträgen, Diskussionsforen und zahlreichen<br />
Fallbeispielen vermitteln Referenten konkrete, praxistaugliche<br />
Lösungen zur nachhaltigen Durchführung<br />
von Veranstaltungen, wie z. B. Prof. Dr. Uwe<br />
Schneidewind, Präsident vom Wuppertal Institut<br />
für Klima, Umwelt, Energie in seinem Vortrag »Impulse<br />
für nachhaltiges Veranstaltungsmanagement<br />
der Zukunft«.<br />
In drei Fachforen stellen Experten anhand praktischer<br />
Beispiele die Implementierung und Umsetzung<br />
von Managementkonzepten für Green<br />
Meetings dar. Was verbirgt sich hinter dem Nachhaltigkeitskonzept?<br />
Welche Ansätze sind realistisch?<br />
Wie lassen sich diese künftig etablieren?<br />
Stattfinden wird die Konferenz natürlich an einem<br />
nachhaltigen Veranstaltungsort, im Green-Globe-zertifizierten<br />
Wissenschafts- und Kongresszentrum<br />
darmstadtium, das sich konsequent nachhaltig<br />
zu einer »grünen« Konferenz verpflichtet.<br />
Detaillierte Informationen zum Programm<br />
der greenmeetings und events Konferenz<br />
2013 finden Sie unter: www.greenmeetingsund-events.de<br />
<strong>Alex</strong> 04/12
22<br />
Travelmanagement<br />
Foto: Andrea Sachs/fotolia.com<br />
Kofferpacken ist eine Kunst, die beherrscht sein will, wenn Sie viel auf Reisen sind.<br />
Die Kunst des<br />
Kofferpackens<br />
Auf Geschäftsreisen Platz und<br />
Gebühren sparen<br />
Geschäftsreisende kommen oftmals nicht umhin,<br />
auch mal Gepäckstücke am Flughafen aufgeben<br />
zu müssen. Schlagen Sie dem Gebührenwahn<br />
mancher Airlines ein Schnäppchen und<br />
legen Sie Ihre Sachen platzsparend im Handgepäck<br />
zusammen, um Gewicht im Koffer und<br />
damit Gebühren zu sparen. Von Oliver Graue.<br />
Koffer lege, sondern mit einem Sweatshirt darunter<br />
polstere. Meine Krawatten rolle ich zusammen<br />
und stecke sie in einen Schuh.« Es klingt banal, trifft<br />
aber den Kern: Kofferpacken ist eine Kunst. Das gilt<br />
umso mehr in Zeiten, in denen immer mehr Fluggesellschaften<br />
Extra-Gebühren fürs Gepäck berechnen.<br />
Mehr denn je sollten sich Business-Traveller<br />
fragen, was wirklich mit muss und was vielleicht<br />
sogar noch ins Handgepäck passt – um Gewicht und<br />
Platz im Koffer zu sparen. Vorausgesetzt natürlich,<br />
man faltet es richtig. Und überhaupt und abseits<br />
der Gebührendebatte: Wie schaffen es manche Kollegen,<br />
immer tadellos gekleidet zu sein? Obwohl sie<br />
ihren Anzug doch auch im engen Koffer transportiert<br />
haben? Ordentlich und zugleich platzsparend<br />
packen. Hier einige Tipps für Sie:<br />
Er steht an der Spitze des weltgrößten Kofferherstellers<br />
Samsonite und ist selbst permanent unterwegs.<br />
Klar, dass Tim Parker jede Menge Pack-Tipps<br />
kennt. »Es spart Platz, Jeans nur zweimal statt dreimal<br />
zu falten und Hemden mit den Krägen entgegengesetzt<br />
aufeinanderzulegen«, berichtet er aus<br />
eigener Erfahrung. Und: »Hosen und Hemden bleiben<br />
fast faltenfrei, wenn ich sie nicht flach in den<br />
1. Schwere Teile wie Schuhe, Kulturbeutel und<br />
Beautycase kommen an die Stellen, die beim<br />
Koffertransport unten sind – bei Trolleys also<br />
direkt über den Rollen.<br />
2. Schuhe in einen Beutel stecken und mit Zeitungspapier<br />
ausstopfen, damit sie nicht zerdrückt<br />
werden. Wildleder-Schuhe in flauschige Socken<br />
einpacken: Ein solcher »Schlafrock« schützt.<br />
<strong>Alex</strong> 04/12<br />
www.alex-magazin.de
Travelmanagement 23<br />
3. Mit Unterhosen, Schlafanzug und anderen unempfindlichen<br />
Sachen die erste Ebene »auffüllen«.<br />
Eventuell alles mit einem leichten Handtuch<br />
oder Seidenpapier bedecken.<br />
4. Hosen und Röcke auf Kofferlänge falten. Längs<br />
in die Koffermitte legen.<br />
5. Darüber kommen die empfindlichen Sachen<br />
wie Blusen, Hemden und Sakkos. Bei Ersteren<br />
zunächst etwa jeden zweiten Knopf schließen,<br />
dann falten und aufs Sakko legen. Restliche Unterwäsche<br />
einrollen und in die Schulterpolster<br />
des Sakkos legen. Dann Sakkoärmel nach innen<br />
auf die Hemden und Blusen falten und das Sakko<br />
von unten nach oben falten. Bei großen Koffern<br />
ganz nach oben legen, sonst über die Hosen.<br />
6. T-Shirts, Polo-Shirts, Socken und restliche Kleidung<br />
einrollen und als weitere Schicht in den<br />
Koffer packen. Mit Socken und Gürteln lassen<br />
sich bei größeren Gepäckstücken alternativ<br />
auch Hohlräume gut füllen.<br />
7. Jacken und Pullover als Knautschzone darüberlegen.<br />
8. Innendeckel im Koffer darüber klappen. Darüber<br />
wiederum feine und leichtere Stücke unterbringen<br />
wie beispielsweise den Seidenschal.<br />
Diesen besser vorher auf eine Papprolle wickeln,<br />
um Knickkanten zu vermeiden.<br />
9. In die Kofferseitentasche gehören Gürtel, Buch,<br />
Handy-Ladegerät, Adapter etc.<br />
10. Empfindliche Gegenstände wie die Brille, teurer<br />
Schmuck oder Laptop/Tablet-PC (auch der<br />
Fotoapparat) sollten in jedem Fall ins Handgepäck.<br />
Und sollten Sakko oder Kleid doch knüllen:<br />
Nach dem Auspacken auf einen Bügel spannen<br />
und im Bad aufhängen. Der beim Duschen<br />
entstehende Wasserdampf lässt die Falten verschwinden.<br />
Oliver Graue,<br />
Chefredakteur BizTravel.<br />
www.biztravel.de<br />
Leicht & knitterfrei<br />
Oliver Graue sprach mit Susanne Höhenberger,<br />
die als Vice President Sales das Geschäftsreisesegment<br />
bei Air Berlin betreut und selbst<br />
oft unterwegs ist.<br />
Graue: Worauf kommt es Ihnen beim Kofferpacken<br />
an?<br />
Höhenberger: Es muss schnell und unkompliziert<br />
gehen. Für spontane Geschäftsreisen habe<br />
ich einen fertig gepackten Kulturbeutel, der<br />
rasch im Koffer verstaut ist. Wichtig ist, dass<br />
ich stressfrei packen kann, um keine wichtigen<br />
und grundlegenden Dinge zu vergessen.<br />
Worauf achten Sie besonders?<br />
Dass ich bei Geschäftsreisen Kleidung für jeden<br />
Anlass dabei habe, die man prima miteinander<br />
kombinieren kann. Natürlich dürfen<br />
auch all die wichtigen Unterlagen nicht fehlen.<br />
Wie sparen Sie Gewicht beim Packen?<br />
Ich reise schon aus Prinzip nur mit leichtem<br />
Gepäck! Das macht das Reisen bequemer und<br />
entspannter.<br />
Wie schaffen Sie es, immer tadellos gekleidet<br />
zu sein – Kostüme im Koffer bekommen ja<br />
schnell Falten?<br />
Ich benutze einen Kleidersack statt eines Koffers.<br />
Dort kann ich meine Blusen, Hemden und<br />
Hosen prima auf einem Kleiderbügel aufhängen<br />
und sie deutlich besser vor dem Knittern<br />
schützen. Wer keinen Kleidersack verwenden<br />
möchte, dem empfehle ich Seidenpapier, das<br />
man zwischen die Kleidung legen kann.<br />
Worauf können Sie bei Reisen nicht<br />
verzichten?<br />
Ohne mein Ladegerät für mein Mobiltelefon<br />
geht es nicht, da ich immer und überall mobil<br />
erreichbar sein muss. Auch nehme ich meinen<br />
Laptop mit, um E-Mails und das Geschehen im<br />
Unternehmen verfolgen zu können.<br />
<strong>Alex</strong> 04/12
24<br />
News<br />
Foto: Tony Hegewald/pixelio.de<br />
Neuigkeiten für<br />
Office-Professionals<br />
Paperworld 2013<br />
Ende Januar<br />
Die große Bürobedarfsmesse Paperworld<br />
findet 2013 vom 26. bis<br />
29. Januar in Frankfurt/M. statt.<br />
Zwei Partner – eine Zielgruppe:<br />
Die internationale Leitmesse für<br />
die PBS-Branche kooperiert 2013<br />
mit dem Markenverbund Office<br />
Gold Club (OGC), um so ein noch<br />
attraktiveres Angebot für Einkäufer<br />
des gewerblichen Bürobedarfs<br />
aus Unternehmen und öffentlichen<br />
Verwaltungen bieten zu können.<br />
www.paperworld.de<br />
Ständige<br />
Erreichbarkeit<br />
Eine Studie des Instituts für Arbeit<br />
und Gesundheit (IAG) der Deutschen<br />
Gesetzlichen Unfallversicherung<br />
hat ergeben, dass fehlende<br />
Absprachen einer der Gründe dafür<br />
sind, warum viele Menschen auch<br />
am Feierabend dienstlich erreichbar<br />
sind. Eine Möglichkeit, den<br />
Stress durch Kommunikation zu<br />
verringern, seien daher mehr klare<br />
Absprachen. Die Studie kann kostenfrei<br />
heruntergeladen werden.<br />
www.dguv.de/iag<br />
Ökologisch<br />
schreiben<br />
Phoenix Design hat für die Berendsohn<br />
AG ein ökologisches Schreibgeräte-Set<br />
namens Slim entworfen. Das<br />
hochwertige Duo aus Druckbleistift<br />
und Kugelschreiber ist im Rahmen<br />
der »Blue Line«-Kollektion, die für<br />
langlebige und nachhaltige Premiumprodukte<br />
steht, im Sommer <strong>2012</strong><br />
auf den Markt gekommen. So besteht<br />
der Griff z. B. aus ökologisch<br />
zertifiziertem Ahornholz.<br />
www.phoenixdesign.com<br />
Foto: Petra Welzel/Messe Frankfurt Exhibition GmbH<br />
IAG Report 1/<strong>2012</strong><br />
Ständige Erreichbarkeit:<br />
Wie belastet sind wir?<br />
Ursachen und Folgen ständiger Erreichbarkeit<br />
<strong>Alex</strong> 04/12<br />
www.alex-magazin.de
News 25<br />
Exklusiv für die Leser von<br />
<strong>Alex</strong> verlosen wir den hier<br />
abgebildeten Rocking-<br />
Chair. Schicken Sie uns bei<br />
Interesse bis zum 28. Dezember<br />
<strong>2012</strong> eine E-Mail<br />
mit dem Betreff »Pro-Idee«<br />
an Gewinn@OfficeABC.DE.<br />
Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.<br />
Foto: amazon<br />
Etiketten einfach<br />
und schnell erstellen<br />
Epson hat seinen ersten Etikettendrucker<br />
für PC- und Remote-Betrieb<br />
vorgestellt. Der LabelWorks<br />
LW-700 ist sowohl als Desktopgerät<br />
am PC als auch unabhängig als<br />
tragbares Gerät einsetzbar. Viele<br />
mitgelieferte Vorlagen erleichtern<br />
dabei das Design sowie die Erstellung<br />
professioneller Etiketten.<br />
www.epson.de<br />
Rocking-Chair<br />
zu verlosen<br />
Dieser Rocking-Chair von Pro-Idee<br />
ist ein Blickfang in jeder Wohnung.<br />
Umfasst man die Softgrip-ummantelten<br />
Aluminiumreifen, beginnt<br />
der Rocking-Chair schon mit einem<br />
leichten Zug, sanft zu schwingen.<br />
Die rutschhemmende Kunststoff-Ummantelung<br />
schützt die<br />
Böden und das Gestell vor Kratzern.<br />
Integrierte Stopper verhindern<br />
ein zu weites Schaukeln nach<br />
hinten. Preis: 99 € (UVP).<br />
www.proidee.de<br />
E-Books liegen<br />
im Trend<br />
Eine Umfrage des Hightech-Verbands<br />
Bitkom hat ergeben, dass<br />
11 % der deutschen Bürger bereits<br />
elektronische Bücher nutzen. Dies<br />
sind rund acht Millionen Menschen,<br />
die zunehmend auch Zeitungen<br />
und Magazine auf Tablet-<br />
PCs und E-Readern lesen. Grund<br />
dafür seien u. a. neue, günstigere<br />
Geräte sowie attraktive Inhalte, so<br />
die Ergebnisse der Umfrage.<br />
www.bitkom.org<br />
<strong>Alex</strong> 04/12
26<br />
Organisation<br />
Organisation<br />
Bewährtes und Innovatives für<br />
Mobil- und Schubladenbox von helit:<br />
Die Mobilbox mit Rollo-Verschluss bietet Platz für<br />
25 Hängemappen oder zwei A4-Aktenordner bzw.<br />
Laptop plus Hängemappe. Integriert ist ebenfalls ein<br />
herausnehmbarer Köcher. Die stoßfeste Schubladenbox<br />
besteht aus fünf leicht herausnehmbaren Schüben,<br />
die in sieben Farben erhältlich und bis zu 2,5 kg<br />
pro Schub belastbar sind. Mit einer Größe von 26,5 x<br />
34 x 25 cm passt die Box auf jeden Schreibtisch.<br />
www.helit.de<br />
ACCUSHRED von Egon Schmid Antriebstechnik:<br />
Ausgestattet mit einem Eingabeschacht für den<br />
Schredder und einem zusätzlichen separaten Einwurf<br />
für restlichen Papierabfall, ist dieses Modell<br />
im schicken Bosse-Container Aktenvernichter und<br />
klassischer Papierkorb zugleich. Dank kabellosem<br />
Accu-Betrieb (Normalbetrieb 2–3 Monate) ist es<br />
zudem überall platzierbar. Für die sichere Aktenvernichtung<br />
werden zwei Cross-Cut-Varianten in den<br />
Sicherheitsstufen P-5 und P-7 angeboten.<br />
www.accushred.de<br />
iPoint von Acme United Westcott:<br />
Diese Serie macht aus dem einfachen Anspitzer ein<br />
echtes Highlight auf dem Tisch. Bei den elektronischen<br />
(batteriebetriebenen) Anspitzern évolution<br />
und curve startet der Anspitz-Vorgang automatisch.<br />
Zudem sehen sie sehr ansprechend aus. Und<br />
dank der Titaniumbeschichtung bleiben auch Klingen<br />
und Schneidwerk bedeutend länger scharf.<br />
www.acmeunited.de<br />
<strong>Alex</strong> 04/12<br />
www.alex-magazin.de
Organisation 27<br />
ist alles!<br />
Ihren Arbeitsplatz<br />
SAX-Design-Linie von Brevillier Urban & Sachs:<br />
Die neue, erfrischende Line, bestehend aus einem robusten Hefter und Locher, erhältlich in den trendigen<br />
Farben Magenta, Hellblau, Hellgrün und Orange, ermöglicht durch die rutschfeste Oberfläche ein ermüdungsfreies<br />
Arbeiten.<br />
Der Locher ist mit einer kompakten Auffangschale und einer anwenderfreundlichen Anlegeschiene aus<br />
formstabilem Kunststoff ausgestattet. Der Hefter punktet mit einer Automatiklade zum einfachen Nachfüllen<br />
der Klammern. Neben zwei verschiedenen Heftungsarten ist auch Tackern möglich.<br />
www.sax.info<br />
alpha von Officeflexx:<br />
Durch die einfache Steckbarkeit der Trennelemente<br />
(Stangen, Bügel und Bögen) garantiert das<br />
flexible Ordnungssystem ein optimales Dokumenten-Management<br />
für jeden Bedarf. Der attraktive<br />
und übersichtliche »Ordnungshüter« aus poliertem<br />
Edelstahl besteht lediglich aus einer Grundplatte<br />
mit vier montierten Zargenpuffern und zwei übereinander<br />
liegenden Lochreihen, die je nach Ausführung<br />
mit 16 Stangen oder 8 Bügeln bzw. Bögen<br />
bestückt werden können.<br />
www.officeflexx.de<br />
TÜV-geprüfte Etiketten von Avery-Zweckform:<br />
Diese Universal- und Versand-Etiketten laufen<br />
garantiert staufrei durch den (Laser-)Drucker.<br />
Das bescheinigt der TÜV Süd nach einem Härtetest,<br />
bei dem insgesamt 15.000 Etikettenbögen<br />
bedruckt wurden. Untersucht wurden unter anderem<br />
das Einzugsverhalten der Bögen, die mögliche<br />
Verschmutzung des Druckers und der reibungslose<br />
Durchlauf durch den Drucker. Fazit: Klarer, unverwischter<br />
Etikettenaufdruck und staufreier Lauf.<br />
www.avery-zweckform.de<br />
<strong>Alex</strong> 04/12
28<br />
Organisation<br />
10 goldene<br />
Ablage-Regeln<br />
Der Weg zu einer<br />
effizienten Ordnung<br />
Foto: Eva-Maria Roßmann/pixelio.de<br />
Finden Sie auf Ihrem Schreibtisch noch genügend<br />
Platz für den Schreibblock? Gehen bei<br />
Ihnen manchmal wichtige Informationen verloren?<br />
Dann hat Nicole Sehl, Trainerin, Autorin<br />
und Coach für Büroorganisation, ein paar Tipps<br />
für mehr Ordnung und Motivation für Sie.<br />
Mit diesen einfachen Regeln ist es auch für bisher<br />
Ordnungs- und Ablage-Resistente möglich, ihre Arbeits-<br />
und Lebensqualität zu verbessern und die<br />
Effizienz zu erhöhen.<br />
1. Regel:<br />
Keine Unterlagen mehr, die von den Kollegen auf<br />
Stühle, Sideboards oder direkt auf den Schreibtisch<br />
gelegt werden. Der gesamte Informationsfluss in<br />
Papierform läuft ausschließlich über die gut sichtbar<br />
markierten Eingangsfächer auf den Schreibtischen.<br />
Sonst herrscht nie wirklich Ordnung auf<br />
Ihrem Schreibtisch und Sie müssen immer prüfen,<br />
welche neuen Unterlagen möglicherweise herumliegen,<br />
nachdem Sie eine Zeit lang nicht an Ihrem<br />
Platz waren.<br />
Meiden Sie Stapel auf dem Tisch und arbeiten Sie mit Einund<br />
Ausgangskörben. Sie verlieren sonst den Überblick<br />
über bereits erledigte und anstehende Aufgaben.<br />
2. Regel:<br />
Wenn Sie an Ihrem Schreibtisch anwesend sind,<br />
sollte Ihr Eingangsfach immer leer sein. Sie wissen<br />
sonst nie genau, wie viele Millimeter Papier wohl<br />
in der letzten Stunde dazugekommen sind, und<br />
dadurch bleiben Sie dauerhaft in dem unsicheren<br />
Gefühl, keinen ausreichenden Überblick über Ihre<br />
Papiere zu haben.<br />
3. Regel:<br />
Es ist sehr wichtig, dass der Briefkorb »Eingang« in<br />
Griffweite auf Ihrem Schreibtisch steht und nicht<br />
neben der Tür auf einem Sideboard. Das mag zwar<br />
für diejenigen, die Ihnen etwas bringen, einfacher<br />
sein, aber wenn Sie aufstehen müssen, um an den<br />
Inhalt des Fachs zu kommen, ist dies so unpraktisch<br />
und aufwändig, dass es nicht funktionieren wird.<br />
<strong>Alex</strong> 04/12<br />
www.alex-magazin.de
Organisation 29<br />
4. Regel:<br />
Der Briefkorb »Ausgang« muss spätestens abends<br />
komplett leer sein. Er kann nicht für den Ausgang<br />
der nächsten Tage verwendet werden, sondern ist<br />
immer ausschließlich für den heutigen Tag reserviert.<br />
Ansonsten gewöhnen Sie sich von Anfang an<br />
daran, dass sich in diesem Briefkorb immer Papier<br />
befindet. Die Signalwirkung, die Ihnen dabei hilft,<br />
daran zu denken, entfällt damit.<br />
5. Regel:<br />
Kein Notizpapier darf kleiner sein als A4, weil kleine<br />
Zettel zu schnell verschwinden. Sie dürfen Papier<br />
verschwenden, weil Papier günstiger ist als Arbeitszeit.<br />
Diese Regel sollten Sie beachten, weil Sie<br />
sonst das Geld Ihres Unternehmens zum Fenster hinauswerfen<br />
– im falsch verstandenen Bemühen, es<br />
zu sparen.<br />
6. Regel:<br />
Verwenden Sie Haftnotizen nur für Informationen,<br />
die verloren gehen könnten, ohne dadurch großen<br />
Schaden anzurichten. Andernfalls laufen Sie Gefahr,<br />
Notizen zu verlieren, da der Klebstoff austrocknen<br />
kann. Ein Arbeitsplatz mit Klebezetteln bleibt immer<br />
in einer optischen Unruhe.<br />
7. Regel:<br />
Verwenden Sie kein Schmierpapier. Nutzen Sie für<br />
jede neue Notiz ein neues, reines weißes A4-Papier.<br />
Schmeißen Sie benutzte Papiere weg, auch wenn<br />
die Rückseite noch leer ist. Denn sonst besteht die<br />
Gefahr, durch die »falsche« Seite bei Ihren Kollegen<br />
Verwirrung zu stiften, die ebenfalls Geld kostet. Außerdem<br />
sind Sie mehr wert, als mit »Abfall« zu arbeiten.<br />
8. Regel:<br />
Für besonders eilige Aufgaben nutzen Sie rotes<br />
Papier. Das rote »Feuerwehr«-Papier sollten Sie<br />
hauptsächlich für Ihre eigenen Angelegenheiten<br />
verwenden. Aber gehen Sie achtsam und sparsam<br />
damit um und überlegen Sie es sich gut, ob Sie ein<br />
rotes Blatt weitergeben, denn es setzt andere unter<br />
Stress. Zudem gewöhnen sie sich sonst sehr<br />
schnell daran und niemand reagiert mehr auf das<br />
»Glockenläuten«.<br />
Seit sie sich 1996 mit ihrem größten Talent, der Organisation,<br />
selbstständig machte, berät und trainiert Nicole Sehl<br />
Firmen und Einzelpersonen in Sachen Büroorganisation.<br />
9. Regel:<br />
Verwenden Sie weder eine Pinnwand noch die<br />
Wand selbst, auch nicht Ihre Schreibtischunter lage<br />
oder Ihren Bildschirm, als Orte für Informationssammlungen.<br />
Sorgen Sie für eine ruhige Optik an<br />
Ihrem Arbeitsplatz, die Ihre Konzentration fördert.<br />
Sonst müssen Sie einen großen Teil Ihrer Kraft dafür<br />
aufbringen, gegen die optischen Ablenkungen<br />
um Sie herum anzukämpfen.<br />
10. Regel:<br />
Der Briefkorb »zu lesen« muss von oben durch<br />
einen anderen Briefkorb begrenzt werden, er darf<br />
nicht nach oben offen stehen. Der obere Briefkorb<br />
darf sich nicht bewegen. Diese Regel sollten Sie beachten,<br />
weil Sie sonst niemals ohne Stapel leben<br />
und arbeiten werden.<br />
Diese und mehr Tipps finden<br />
Sie im Buch von Nicole Sehl:<br />
»Nie wieder Stapel«,<br />
Wiley-VCH <strong>2012</strong>, 286 S.,<br />
16,95 €.<br />
Nicole Sehl<br />
Nie<br />
wieder<br />
Stapel!<br />
In fünf<br />
einfachen<br />
Schritten zum<br />
perfekt<br />
organisierten<br />
Schreibtisch!<br />
<strong>Alex</strong> 04/12
30<br />
Organisation<br />
Heute stehen Mitarbeiter im Büro<br />
täglich vor der Herausforderung,<br />
die wachsende E-Mail-Flut zu verwalten<br />
und zu bearbeiten. Stress ist<br />
dabei oft die logische Folge.<br />
Foto: Uwe Annas/fotolia<br />
10 goldene E-Mail-Regeln<br />
So bekommen Sie die Informationsflut in den Griff<br />
Die rasche und einfache Form der Kommunikation<br />
via E-Mail führt häufig dazu, dass sie zu<br />
oft und unökonomisch eingesetzt wird oder<br />
sich Mitarbeiter durch ein volles »cc-Feld« absichern.<br />
Stefan Pieper von Atos fordert ein Umdenken<br />
und gibt wertvolle Tipps.<br />
Obwohl die E-Mail für die externe Kommunikation<br />
nicht mehr wegzudenken ist, führt ein zu häufiger<br />
oder falscher Einsatz intern oft zu überfüllten Posteingängen<br />
und genervten Nutzern. So erhält knapp<br />
die Hälfte der Mitarbeiter unseres Unternehmens<br />
beispielsweise über 50 E-Mails täglich, jeder fünfte<br />
sogar über 100. Tatsächlich sind jedoch nur ca. 10 %<br />
der E-Mails für die Arbeit direkt nützlich. Die Meldung<br />
»Sie haben eine neue Nachricht« verleitet darüber<br />
hinaus zum ständigen Unterbrechen der Arbeit.<br />
Das kostet wertvolle Zeit: Nach dem Lesen von<br />
E-Mails braucht der Empfänger im Durchschnitt<br />
64 Sekunden, bis er sich wieder voll auf die vorherige<br />
Tätigkeit konzentrieren kann. Forscher an der<br />
Cardiff University haben nachgewiesen, dass allein<br />
Pop-ups, die das Eintreffen einer neuen E-Mail anzeigen,<br />
die Konzentration negativ beeinflussen, beziehungsweise<br />
unterbrechen.<br />
Ein typisches Beispiel<br />
Die Kollegen sprechen per E-Mail ab, wohin denn<br />
der diesjährige Betriebsausflug hingehen soll. Bis<br />
man sich auf eine Aktivität geeinigt hat, gehen unzählige<br />
Nachrichten mit Fragen, Vorschlägen und<br />
Anhängen hin und her. Als Folge werden alle beteiligten<br />
Personen durch zu viele halb-informative<br />
E-Mails und ständig eingeblendete Pop-up-Fenster<br />
abgelenkt. Einige kurze Telefonate oder, noch besser,<br />
der Gang ins Nachbarbüro wären hier weitaus<br />
effektiver – und auch gut für die Beziehungen zu<br />
den Kollegen.<br />
Auch in Sachen Büroorganisation bringt das beschriebene<br />
Phänomen Nachteile mit sich, etwa wenn<br />
es um die Archivierung von Informationen geht. Verlässt<br />
ein Mitarbeiter die Firma, wird auch seine Mail-<br />
<strong>Alex</strong> 04/12<br />
www.alex-magazin.de
Organisation 31<br />
box in der Regel deaktiviert. Somit geht seine gesamte<br />
individuelle Wissensdatenbank verloren.<br />
Neue Wege wagen<br />
Langsam aber sicher setzt in den verschiedenen Unternehmensebenen<br />
ein Umdenken ein. Mitarbei ter<br />
wünschen sich vor allem eine persönliche Entlastung,<br />
denn die wachsenden Mailvolumina werden<br />
von ihnen zunehmend als Stressfaktor empfunden.<br />
Manager versprechen sich von einem verringerten<br />
E-Mail-Aufkommen vor allem eine ökonomischere<br />
Nutzung wertvoller personeller Ressourcen.<br />
Geeignete Mittel, die E-Mail-Fluten einzudämmen<br />
und so zu einem produktiven Arbeitsumfeld<br />
im Büro beizutragen, gibt es inzwischen zuhauf.<br />
Ein Teil der internen Kommunikation lässt sich gut<br />
durch Kollaborations- und Social-Media-Tools ersetzen.<br />
Laut einer Studie von Avanade und Kelton<br />
Research können Teams mit modernen Social-Media-Werkzeugen<br />
leichter länder- und standortübergreifend<br />
arbeiten. Bei richtigem Einsatz bringen<br />
diese Software-Tools auch intern Vorteile, da sie<br />
eine synchrone Kommunikation ermöglichen und<br />
sich offene Fragen schneller klären lassen.<br />
Doch Technik ist nicht alles. Umdenken ist angesagt.<br />
Damit auch wirklich jeder von einer optimierten<br />
Kommunikationskultur profitiert, müssen<br />
zwei Schritte vollzogen werden. Zunächst müssen<br />
die Mitarbeiter ein Bewusstsein für den sich vollziehenden<br />
Wandel entwickeln. Durch Schulungen<br />
werden sie auf die Verwendung alternativer Instrumente<br />
vorbereitet und für einen überdachten<br />
E-Mail-Verkehr sensibilisiert. Erst dann geht es darum,<br />
die Geschäftsprozesse, die schließlich zu einer<br />
Mail-Reduzierung beitragen sollen, zu analysieren<br />
und neu aufzusetzen. Atos konnte mit diesem Stufenprogramm<br />
schon erste Erfolge erzielen und reduzierte<br />
in ausgewählten Bereichen den internen<br />
Mail-Verkehr schon um bis zu 30 %.<br />
Stefan Pieper,<br />
Pressesprecher,<br />
Atos Deutschland.<br />
www.atos.net<br />
10 Tipps für einen<br />
effizienten E-Mail-Einsatz<br />
1. Stellen Sie sich grundsätzlich die Frage, ob<br />
eine E-Mail überhaupt notwendig ist und<br />
wenn ja, für wen. Offene Fragen wie »Kann<br />
ich helfen?« lassen sich durch einen Anruf<br />
oder ein kurzes Gespräch oft besser klären.<br />
2. Formulieren Sie eine präzise Betreffzeile,<br />
um dem Empfänger Zeit zu ersparen. Hierzu<br />
eignen sich vor allem gängige Abkürzungen<br />
wie FYI (For Your Information) oder AF<br />
(Ask For).<br />
3. Wählen Sie Empfänger- und Kopiekreis<br />
bewusst und halten Sie ihn klein, denn in<br />
der Regel erhält man auf jede versendete<br />
E-Mail auch eine Antwort.<br />
4. Die cc-Funktion ist überlegt einzusetzen.<br />
Fragen Sie sich, ob die Information tatsächlich<br />
wichtig für die Person ist. Dies gilt erst<br />
recht für die Funktion »Antworten an alle«.<br />
5. Lesen Sie jede E-Mail nur einmal und entscheiden<br />
Sie sofort, was weiter zu tun ist:<br />
erledigen, löschen, weiterleiten, speichern<br />
oder als Aufgabe vormerken.<br />
6. Lassen Sie sich nicht von als besonders wichtig<br />
gekennzeichneten E-Mails unter Druck<br />
setzen. Wie relevant eine E-Mail ist, legen Sie<br />
als Empfänger selbst fest. Ausnahmen stellen<br />
E-Mails dar, die mit einer Deadline versehen<br />
sind.<br />
7. Achten Sie auf prägnante Formulierungen,<br />
gliedern Sie Ihre E-Mail übersichtlich und<br />
markieren Sie wichtige Schlagworte. Achten<br />
Sie auch auf eine korrekte Sprache und<br />
Rechtschreibung.<br />
8. Wenn Sie es mit einer langen E-Mail-Korrespondenz<br />
zu tun haben, kürzen Sie die Historie<br />
ab und passen Sie die Betreffzeile an, falls<br />
sich das Thema geändert hat.<br />
9. Hängen Sie immer ihre aktuelle Signatur an,<br />
sodass der Empfänger Ihre Kontakt daten<br />
stets zur Hand hat.<br />
10. Die üblichen Antwortzeiten variieren zwischen<br />
Unternehmen und Branchen. In jedem<br />
Fall müssen die Verantwortlichen den Mitarbeitern<br />
klare Vorgaben kommunizieren.<br />
<strong>Alex</strong> 04/12
32<br />
Geschenke<br />
Action & Entspannung in der Autostadt Wolfsburg:<br />
Erleben Sie die faszinierenden Ange bote<br />
im AUTOSTADT-Freizeitpark und im Phaeno-Wissenschaftspark.<br />
Erholen darf man sich danach im<br />
hoteleigenen Schwimmbad und der Sauna des<br />
Holiday Inn Wolfsburg. Nähere Informationen zu<br />
den bundesweit 20 Hotels von QGD Hotelmanagement:<br />
www.qgd-hotels.com<br />
Geschenke<br />
für jeden<br />
Für Praktische, Genießer,<br />
Mobile und Stilbewusste<br />
VERLOSUNG. Exklusiv für die Leser von <strong>Alex</strong><br />
verlosen wir für zwei Erwachsene und zwei Kinder<br />
bis 12 Jahre zwei Übernachtungen im Holiday<br />
Inn – inkl. Tageseintritt in den AUTOSTADT-Freizeitpark<br />
sowie den Phaeno-Wissenschaftspark.<br />
Schicken Sie für eine Teilnahme an der Verlosung<br />
bis zum 28. Dezember <strong>2012</strong> eine E-Mail mit dem<br />
Betreff »QGD« an Gewinn@OfficeABC.DE. Der<br />
Rechtsweg ist ausgeschlossen.<br />
Geschenk-Set »Brunch« von Nordland-Lachs:<br />
Dieses Set beinhaltet alles, was anspruchsvolle<br />
Feinschmecker wünschen: 300 Gramm feinsten<br />
Nordland-Räucherlachs von den schottischen<br />
Nordatlantikinsel liegen in der dekorativen Geschenkbox<br />
Seite an Seite mit einer prämierten<br />
Flasche Prosecco »Villa Sandi« sowie einer Flasche<br />
Alleé Bleue »Cuvée Prestige Salmon«. Dieser<br />
edle Weißwein in limitierter Auflage wurde<br />
exklusiv als Begleiter zum Räucherlachs kreiert.<br />
Verschenken Sie einen Gourmet-Gutschein<br />
und Ihr Kunde darf selbst wählen, wann er diese<br />
Köstlichkeit frisch geliefert bekommt. Das<br />
Präsent-Set (34,50 € netto) ist ganzjährig lieferbar.<br />
www.nordland-lachs.de<br />
CONCEPTUM®-Kalender von Sigel: Die neue<br />
Kollektion mit neun originellen Motiven greift aktuelle<br />
Lifestyle-Trends wie den »Animal Touch«<br />
auf. Die Kalender punkten neben einem hochwertig<br />
veredelten Cover mit einem übersichtlichen<br />
Kalendarium und vielen praktischen Infoseiten<br />
wie Ferien und Feiertage, Weltzeitzonen-Karte,<br />
internationale Notrufnummern u. v. m. Die Kalender<br />
gibt es in A6 und A5 sowie mit den beliebten<br />
CONCEPTUM®-Funktionen wie Stiftschlaufe,<br />
Gummiband-Verschluss und perforierten Notizseiten<br />
zum Heraustrennen. UVP: ab 15,99 €.<br />
www.sigel.de<br />
<strong>Alex</strong> 04/12<br />
www.alex-magazin.de
Geschenke 33<br />
»UP TO DATE«-Kalender von DuMont: Dieser<br />
pfiffige Buchkalender mit Spiralbindung<br />
und im handlichen Format (21 x 14,8 cm) eignet<br />
sich zum Mitnehmen, Ablegen und Aufhängen.<br />
Erhältlich ist er für Tisch, Tasche und<br />
Tapete in vier Versionen: City, Garden, Homemade<br />
und Wallpaper.<br />
www.dumontkalender.de<br />
VERLOSUNG. Für die Leser von <strong>Alex</strong> verlosen<br />
wir je einen Kalender im Wert von 14,99 €. Schicken<br />
Sie uns für eine Teilnahme an der Verlosung<br />
bis zum 28. Dezember <strong>2012</strong> eine E-Mail mit<br />
dem Betreff „UP TO DATE“ an Gewinn@Office-<br />
ABC.DE. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.<br />
boardingbag von reisenthel: Die geräumige<br />
Tasche aus der neuen Business-Kollektion<br />
black series besitzt ein großes Hauptfach, ein<br />
verschließbares Organizer-Fach und viel Stauraum<br />
für Dokumente, Reiseutensilien oder<br />
einen Laptop. Als praktisches Detail ist auf der<br />
Rückseite eine Trolley-Lasche mit aufgesetztem<br />
Reißverschlussfach angebracht. Mit ihrem gepolsterten<br />
Tragegurt aus reißfestem Polyester<br />
lässt sich die boardingbag den ganzen Tag über<br />
bequem tragen.<br />
www.reisenthel.com<br />
Schokoträume von Hochland Kaffee: Hauchdünne<br />
Schokoladenblättchen, gepaart mit<br />
dem nussigen Aroma des Espresso Rassico,<br />
machen Träume wahr. Dazu gibt es raffinierte<br />
Aufstriche – verführerische, handgerührte<br />
Karamellcreme pur, edle Haselnuss-Nougat-<br />
Kakaocreme pur sowie die mit feinen Kekskrümeln<br />
verfeinerte Kakaocreme Krümelmonster.<br />
Alles verpackt in einer dekorativen<br />
Holzkiste. Preis: 38,40 € zzgl. Versand.<br />
www.hochland-kaffee.de<br />
VERLOSUNG. Exklusiv für die Leser von <strong>Alex</strong> verlosen wir zwei boardingbags im Wert von je 89,90 €.<br />
Schicken Sie für eine Teilnahme an der Verlosung bis zum 28. Dezember <strong>2012</strong> eine E-Mail mit dem Betreff<br />
„boardingbag“ an Gewinn@OfficeABC.DE. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.<br />
<strong>Alex</strong> 04/12
34<br />
Software<br />
Welcome to the Jungle!<br />
Die passende Mind-Mapping ® -Software finden<br />
In der vorangegangenen <strong>Ausgabe</strong> hat der Kommunikationsexperte<br />
Thorsten H. Bradt das Prinzip<br />
Mind Mapping ® vorgestellt. Jetzt verrät er, welche<br />
professionelle Mind-Mapping ® -Software es gibt<br />
und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.<br />
Die Suche nach dem geeigneten Programm für die<br />
individuellen Anwenderbedürfnisse hängt nicht<br />
nur vom jeweiligen Funktionsumfang der Applikationen<br />
ab, sondern auch von der Höhe der erhobenen<br />
Lizenzgebühren, die bei den kommerziellen<br />
Lösungen sehr stark voneinander abweichen.<br />
Im Hinblick auf den Funktionsumfang gilt es abzuwägen,<br />
ob schon eine einfache Mind-Mapping ® -<br />
Funktion bereits ausreichend sein würde oder ob<br />
auch Projektmanagement- und Präsentationselemente<br />
genutzt werden sollten bzw. ob ein webbasiertes<br />
Arbeiten, zumal in einer ortsunabhängig<br />
organisierten Projektgruppe, von grundlegender<br />
Bedeutung sein könnte. Für manche User mag sogar<br />
das alleinige Arbeiten im Web die optimale Alternative<br />
sein.<br />
MindMeister der MeisterLabs GmbH ist eine ausschließlich<br />
webbasierte Lösung, mit der man hochdifferenzierte<br />
Mind Maps® auch kooperativ erstellen kann.<br />
Die Lizenzgebühren für Desktop-Anwendungen<br />
schwanken zwischen wenigen und einigen Hundert<br />
Euro. Teilweise werden von den Software-Herstellern<br />
mittlerweile auch Lizenzmodelle angeboten,<br />
über die ein Programm monats- oder jahresweise<br />
lizenziert, also gemietet werden kann. Kostenpflichtige<br />
ausschließliche Online-Alternativen werden<br />
ohnehin regulär zu einem Monats- bzw. Jahrestarif<br />
angeboten.<br />
Im Folgenden werden bewusst nur kommerzielle<br />
Lösungen beschrieben, die allesamt den Vorzug<br />
aufweisen, dass sie als Produktstandards auf professionellem<br />
Niveau entwickelt worden sind und<br />
jeweils im regelmäßigen (verlässlichen) Turnus<br />
Upgrades bzw. Updates erfahren. Zumeist stehen<br />
30-tägige Testversionen zum Download im Internet<br />
bereit. Nicht unerwähnt bleiben soll aber, dass gerade<br />
zum Einstieg auch einige entgeltfrei nutzbare<br />
Programme wie z. B. FreeMind erhältlich sind.<br />
iMindMap<br />
Die Applikation iMindMap ist die offizielle Software<br />
des Mind-Mapping ® -Begründers Tony Buzan.<br />
Der entscheidende Vorteil dieses Programms<br />
ist, dass sein »Look and Feel« beim Erstellen digitaler<br />
Mind Maps ® dem manuellen Ablauf sehr<br />
nahe kommt. So werden beispielsweise Knotenpunkte<br />
(Themen) untereinander nicht durch statische<br />
Strecken verbunden, sondern durch dynamische,<br />
geschwungene Linien. Diese sind zudem über<br />
den gesamten Entwicklungsprozess einer Mind<br />
Map ® vielfältig editierbar. Darüber hinaus zeichnet<br />
sich die Anwendung überhaupt dadurch aus,<br />
dass gleich eine Vielzahl von Visualisierungskomponenten<br />
wie etwa Farben und Symbolgrafiken zur<br />
Verfügung stehen. Dieser Umstand forciert insbesondere<br />
die Aktivierung beider Gehirnhälften, was<br />
elementar für den einfallsreichen Kreativitätsprozess<br />
ist.<br />
<strong>Alex</strong> 04/12<br />
www.alex-magazin.de
Software 35<br />
Mindjet gibt es als umfassende<br />
Desktopversion und als abgespeckte<br />
Webversion.<br />
iMindMap empfiehlt sich im professionellen Office-Kontext<br />
in der Version Ultimate. Als Desktop-<br />
Variante der Applikation ist diese in hohem Maße<br />
kompatibel mit diversen Programmen aus dem<br />
Hause Microsoft ® . Daneben existiert eine große Anzahl<br />
von Dateiformaten für den Export, so zum Beispiel<br />
das Adobe ® -Format PDF. Für ein mobiles Mind<br />
Mapping ® werden plattformabhängige Apps angeboten.<br />
Daten können über eine integrierte Cloud<br />
unter iMindMap Ultimate geteilt werden. Diese besitzt<br />
in der aktuellen Programmfassung auch eine<br />
3D-Darstellungsoption, die den Nutzerkomfort<br />
noch einmal deutlich erhöht.<br />
Mindjet<br />
Bisher wurde das führende Mind-Mapping ® -Programm<br />
als Desktop-Edition unter dem Namen Mind<br />
Manager von der Mindjet GmbH vertrieben. Nun<br />
ist diese Software Bestandteil eines ganz neuen<br />
Produkts und heißt wie das Unternehmen selbst:<br />
Mindjet. Derzeit ist es auf der Basis eines mietbasierten<br />
Lizenzmodells einsetzbar.<br />
Mindjet wird auch in einer ausschließlich webbasierten<br />
Fassung angeboten, die jedoch vom Funktionsumfang<br />
stark beschränkt ist. Umgekehrt gilt:<br />
Die Desktop-Variante umfasst sämtliche Funktionen<br />
des Web-Pendants.<br />
Ohne Zweifel stellt sich Mindjet nach wie vor als<br />
die ausdifferenzierteste Anwendung im Kanon einschlägiger<br />
Applikationen dar und forciert besonders<br />
Organisations- und Aufgabenmanagementprozesse.<br />
Die Kompatibilität nicht nur zu Software-Produkten<br />
aus dem Hause Microsoft ® ist optimal. Mindjet<br />
unterstützt zudem das Arbeiten auf mobilen Endgeräten<br />
und erlaubt auch ein gruppenorientiertes<br />
Arbeiten im Web. Mindjet darf im Rahmen des<br />
digitalen Mind Mappings ® nach wie vor als der eigentliche<br />
Quasi-Standard bezeichnet werden. Seine<br />
intuitive Nutzbarkeit ist exzellent und ihm ist anzumerken,<br />
dass es nunmehr seit fast zwanzig Jahren<br />
permanent evaluiert wird.<br />
Creative MindMap<br />
Die bisher beschriebenen Produkte offenbaren sich<br />
als wahre High-End-Lösungen. Eine äußerst kostengünstige,<br />
dennoch aber professionelle Alternative<br />
ist das Programm Creative MindMap aus dem<br />
Hause Data Becker, Düsseldorf. Leider erscheint<br />
die Benutzeroberfläche ein wenig antiquiert, was<br />
jedoch nicht darüber hinwegtäuschen sollte, dass<br />
für eine tatsächlich sehr geringe Lizenzgebühr eine<br />
sehr große Funktionalität geboten wird. Aus diesem<br />
Grunde stellt sich die Applikation als Low-Budget-Alternative<br />
dar, die gerade auch im Hinblick auf<br />
ihre Export-Möglichkeiten überzeugt.<br />
Unter databecker.de ist eine Testversion erhältlich,<br />
die unbedingt genutzt werden sollte, um festzustellen,<br />
ob Creative MindMap nicht zumindest als Einstiegsalternative<br />
auf Profi-Niveau in Frage kommen könnte.<br />
MindView<br />
MindView reiht sich wieder in die Liste der hochpreisigen<br />
Anwendungen ein, die aber eben auch<br />
weit mehr als nur ein Mind-Mapping ® -Werkzeug<br />
<strong>Alex</strong> 04/12
36<br />
Software<br />
MindView von der Matchware<br />
GmbH verbindet Mind-Mapping ® -<br />
Funktionalität mit der des<br />
Projektmanagements.<br />
darstellen. Das Interessante an diesem Programm<br />
ist, dass es ein sehr komfortables Aufgabenmanagement<br />
in unterschiedlichen Ansichten ermöglicht.<br />
Es empfiehlt sich, MindView dann als Alternative<br />
zu testen, wenn ein Projektmanagement erforderlich<br />
ist.<br />
MindMeister<br />
Eine ausschließlich webbasierte Lösung ist Mind-<br />
Meister. Sie ermöglicht es, in Echtzeit selbst hochdifferenzierte<br />
Mind Maps ® zu erstellen, welche<br />
nicht nur individuell, sondern auch kooperativ bzw.<br />
kollaborativ entwickelt werden können.<br />
Regelmäßig sollte auf der Basis einer bereits bestehenden<br />
Mind Map ® deren synchrone oder asynchrone<br />
Anpassung innerhalb der Gruppenarbeit beginnen:<br />
Die durchgeführten Änderungen werden durch<br />
personenbezogene Farbeffekte gekennzeichnet und<br />
sind somit unmittelbar den Beteiligten schlüssig zuzuordnen.<br />
Die Projektevaluation ist darüber hinaus<br />
in Form einer sogenannten Zeitreise über den gesamten<br />
Arbeitsprozess hin für den entsprechenden<br />
Personenkreis einseh- und damit nachvollziehbar.<br />
Der Gedankenaustausch im Rahmen der zeitgleichen<br />
Bearbeitung im Team wird ferner durch eine integrierte<br />
Chatfunktion begünstigt.<br />
Das Dashboard als Startoberfläche präsentiert sich<br />
nicht nur äußerst aufgeräumt, es ist vielmehr intuitiv<br />
begreifbar und zudem hochfunktionell.<br />
Erfahrene Anwender des Mind Mapping ® werden<br />
sich sofort zurechtfinden und MindMeister effektiv<br />
nutzen können. Eine seiner besonderen Vorzüge<br />
liegt im Übrigen in der Kompatibilität mit<br />
gängigen Dateiformaten. Diese erlaubt, etwa mit<br />
Mindjet entwickelte Mind Maps ® zu importieren, zu<br />
editieren und schließlich zu teilen.<br />
Creativ MindMap aus dem<br />
Hause Data Becker bietet einen<br />
relativ kostengünstigen Einstieg<br />
ins professionelle Mind<br />
Mapping ® .<br />
Die Funktionalität von MindMeister kann auch<br />
mit gängigen mobilen Endgeräten genutzt werden.<br />
InLoox<br />
Wie schon angedeutet, begünstigt das Mind Mapping<br />
® als Methode zur effektiven Ideensammlung<br />
und -strukturierung ein professionelles Management<br />
im Hinblick auf neu zu initiierende Projekte.<br />
InLoox der InLoox GmbH ist kein originäres Mind-<br />
Mapping ® -Instrument, jedoch steht innerhalb des<br />
Desktop-Programms, und auch nur dort, ein einfaches<br />
Mind-Mapping ® -Tool bereit. InLoox PM steht<br />
als professionelle Projektmanagement-Software<br />
nicht nur als Desktop-, sondern auch in Form einer<br />
Web-Applikation zur Verfügung.<br />
Die Desktop-Variante ist nach der Installation<br />
integriert in Microsoft ® Outlook ® und bietet so<br />
sämtliche Vorteile einer gewohnten Arbeitsumgebung<br />
im Office-Bereich. Sowohl Desktop- als auch<br />
Webvariante unterstützen als besonderes Feature<br />
den Import von Microsoft ® -Project ® -Dateien.<br />
Testversionen und Produktdownloads unter:<br />
www.thinkbuzan.com, www.mindjet.de,<br />
www.databecker.de, www.matchware.de,<br />
www.mindmeister.de, www.inloox.de<br />
Kostenlose Webinare möglich<br />
Anmeldung über www.mapping-techniken.de.<br />
Unter den Teilnehmern werden Software- Pakete<br />
im Wert von über 1.000 € verlost.<br />
Thorsten H. Bradt,<br />
Freelancer im Bereich professionelle Visualisierung<br />
und Kommunikation, Autor und Schulungsleiter<br />
für die Mind-Mapping ® -Methode.<br />
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<strong>Alex</strong> 04/12<br />
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ist danach mit einer Frist von 6 Wochen<br />
vor Ende des Bezugszeitraums kündbar.<br />
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für 4 <strong>Ausgabe</strong>n 19,00 Euro (inkl. MwSt.<br />
und Versand; Auslandspreis Europa auf<br />
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in Textform (Brief, Fax, E-Mail) beim Verlag Frank Nehring, Zimmerstraße 56, 10117 Berlin,<br />
Fax: 030 479071-20 oder info@OfficeABC.DE widerrufen. Zur Fristwahrung genügt die<br />
rechtzeitige Absendung.<br />
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Kreditinstitut:<br />
Unterschrift:<br />
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Coupon einsenden an: Verlag Frank Nehring GmbH · Zimmerstraße 56 · D-10117 Berlin · Telefax: 030 479071-20 · info@OfficeABC.DE
38<br />
Office-Ergonomie<br />
Schicke Office-IT<br />
Schönes und Ergonomisches fürs Büro<br />
1 FlexTop 270 von BakkerElkhuizen:<br />
Der mobile Laptophalter ist in sieben Stufen höhenverstellbar<br />
und mit nur 380 Gramm sehr leicht<br />
und mobil. Studien belegen, dass der Gebrauch eines<br />
Laptophalters den Arbeitskomfort verbessert<br />
und die Produktivität erhöht. In Verbindung mit externer<br />
Tastatur und Maus verringert sich die Nackenbelastung<br />
und führt so zu entspanntem Arbeiten.<br />
Der Laptophalter ist geeignet für alle Laptops<br />
bis 15,6 Zoll.<br />
www.bakkerelkhuizen.com<br />
2 PerformanceMouseMX von Logitech:<br />
Diese ergonomische Maus hinterlässt auf jedem<br />
Schreibtisch einen bleibenden Eindruck. Ihre für<br />
Rechtshänder konzipierte Form, die mit vier Daumentasten<br />
schnell und einfach erreichbare Bedienelemente<br />
bietet, sorgt auch nach Stunden noch für<br />
eine angenehme und gesunde PC-Arbeit. Dank Logitech<br />
Darkfield Laser Tracking funktioniert die<br />
Abtastung selbst auf schwierigen Oberflächen, wie<br />
z. B. Glastischen mit einer Stärke von 4 mm, noch<br />
äußert präzise.<br />
www.logitech.de<br />
3 Sculpt Comfort Keyboard von Microsoft:<br />
Die ergonomische Tastatur ist dank ihrer Formgebung<br />
bestens geeignet für alle Vieltipper. Das dreidimensional<br />
geschwungene und zur Mitte hin ansteigende<br />
Tastenfeld ermöglicht eine natürliche<br />
Handhaltung, während die gepolsterte Handgelenkauflage<br />
für ein angenehmes und entspanntes<br />
Gefühl bei der Computerarbeit sorgt. Maximalen<br />
Schreibkomfort bieten außerdem die nach vorne<br />
abgerundeten Tastenkappen und der angenehm<br />
kurze Anschlag.<br />
www.microsoft.de/hardware<br />
4 STREAM XT T2 von Cherry:<br />
Die Tastatur überzeugt besonders durch die Blaue-<br />
Engel-Zertifizierung und das AGR-Gütesiegel, die<br />
eine hohe Arbeitsergonomie garantieren. Für Office-Anwender<br />
besonders interessant: Die Europa-<br />
Variante verfügt außerdem über ein Tasten-Layout<br />
nach DIN 2137. Durch die erweiterte Auswahl<br />
an Sonderzeichen, die durch schnelle Tastenkombinationen<br />
genutzt werden können, werden Briefverkehr<br />
und E-Mails ins europäische Ausland zum<br />
Kinderspiel.<br />
www.cherry.de<br />
5 XPS 12 von Dell:<br />
Der innovative Klappmechanismus ermöglicht einen<br />
schnellen Wechsel zwischen Notebook und Tablet-PC.<br />
Im Tablet-Modus verdeckt der Bildschirm<br />
die Tastatur und schützt sie so optimal. Das Display<br />
bietet 90 % mehr Pixel als ein Standard-HD-<br />
Display und liefert ein brillantes Bild für Texte, Fotos<br />
und Videos. Das XPS 12 arbeitet mit dem neuen<br />
Betriebssystem Windows 8 und verfügt somit über<br />
die neuesten, touch-basierten Anwendungen sowohl<br />
für die Arbeit als auch für Spiele.<br />
www.dell.de<br />
6 ATIV Smart PC von Samsung:<br />
Die Arbeitswelt wird immer mobiler, also müssen<br />
zeitgemäße Geräte auch für die notwendige Ergonomie<br />
beim Arbeiten von unterwegs sorgen. Der<br />
ATIV Smart PC leistet dies mithilfe der cleveren magnetischen<br />
Tastaturhalterung, die das Gerät wahlweise<br />
zum Tablet-PC oder Notebook macht, ganz<br />
wie es der jeweiligen Nutzungssituation am besten<br />
entspricht. Zudem kann der Smart PC per Samsung<br />
AllShare auf daheim oder im Büro gespeicherte Inhalte<br />
problemlos zugreifen.<br />
www.samsung.de<br />
<strong>Alex</strong> 04/12<br />
www.alex-magazin.de
Office-Ergonomie 39<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
6<br />
<strong>Alex</strong> 04/12
40<br />
Office-Ergonomie<br />
7 Tischpult 2 von officeplus:<br />
Das schicke, transparente Tischpult 2 unterstützt<br />
bei der ergonomischen Arbeitshaltung und sieht<br />
dabei auch noch gut aus. Der Nutzer sitzt aufrecht,<br />
rückenschonend, ohne Verdrehungen und Nackenschmerzen.<br />
Die Augen bleiben entspannt, da die<br />
Blickrichtung nicht mehr zwischen Monitor und<br />
dem zu bearbeitenden Dokument wechseln muss.<br />
Zusätzlich macht das Tischpult das Lesen und Abtippen<br />
über die erhöhte und geneigte Dokumentenauflage<br />
effizienter.<br />
www.officeplus.de<br />
8 IRISNotes Executive 2 von I.R.I.S.:<br />
Für alle, die unterwegs nicht auf handgeschriebene<br />
Notizen verzichten möchten, bietet dieser digitale<br />
Stift die Möglichkeit, mit nur einem Klick Notizen<br />
und Skizzen in gängige Textformate umzuwandeln.<br />
Mit dem Executive 2 lassen sich Notizen bequem<br />
auf das iPhone oder iPad übertragen, um sie sofort<br />
z. B. per E-Mail zu versenden. Zu Hause oder im Büro<br />
können die Notizen dann einfach per USB auf<br />
den PC übertragen werden.<br />
www.iriscorporate.com<br />
9 ErgoSensor-Monitor von Philips:<br />
Der ErgoSensor-Monitor von MMD, Lizenznehmer<br />
der Marke Philips, gibt Hinweise zum gesünderen<br />
Arbeiten, bevor z. B. durch falsche Sitzhaltungen<br />
länger anhaltende Schäden entstehen. Dies<br />
leistet eine kleine, im Monitor eingebaute Kamera,<br />
die Hinweise an den Nutzer weitergibt. Diese<br />
Daten werden nur an den Anwender und nicht an<br />
den angeschlossenen Computer oder das Netzwerk<br />
weitergegeben, sodass die Haltungsdaten nicht zur<br />
Chefsache werden.<br />
www.ergosensormonitor.com<br />
E2422PY von LG Electronics:<br />
Der Monitor aus der E-Serie verfügt über einen<br />
höhenverstellbaren Dreh-Neigefuß sowie Pivot-<br />
Funktion. Das 24 Zoll große Display ist mit umweltfreundlichem<br />
LED-Backlight ausgestattet und<br />
erfüllt alle Anforderungen, die die Bundesanstalt<br />
für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin an Office-<br />
Monitore stellt. Der E2422PY ist ausreichend groß,<br />
stabil und zudem flimmerfrei. USB-Hub und integrierte<br />
Lautsprecher bereiten das Display zudem auf<br />
alle Multimedia-Herausforderungen vor.<br />
www.lg.com/de<br />
VG36/VG39 von ViewSonic:<br />
Die beiden speziell für den ergonomisch gestalteten<br />
Arbeitsbereich entwickelte Monitorreihen lassen<br />
sich in der Höhe verstellen, schwenken und<br />
neigen und sorgen so für den jeweils optimalen Betrachtungswinkel.<br />
Per Pivot-Funktion werden die<br />
Full-HD-Displays in Sekundenschnelle zu Hochkant-Monitoren.<br />
Bis zu 300cd/m² Leuchtdichte<br />
sorgen auch in heller Umgebung für brillante Darstellungen.<br />
Dank LED-Backlights sind die Modelle<br />
besonders sparsam und erfüllen so zahlreiche Umweltzertifikate.<br />
www.viewsonic.de<br />
CLX 3305W von Samsung:<br />
Das neue Farblaser-Multifunktionsgerät im zweifarbigen<br />
Design überzeugt besonders durch seine<br />
3-in-1-Funktionalität. Dank einer einfachen Benutzerführung,<br />
die in wenigen Schritten zum Ziel<br />
führt, sind alle Aufgaben schnell erledigt. Das Modell<br />
verfügt über eine WLAN-Funktionalität, die<br />
über die WPS-Taste mühelos eingerichtet werden<br />
kann. Zudem ist der Direktdruck von mobilen Endgeräten<br />
aus möglich. So profitieren auch Anwender<br />
im Heimbüro von gestochen scharfen Texten und<br />
Grafiken.<br />
www.samsung.de<br />
<strong>Alex</strong> 04/12<br />
www.alex-magazin.de
Office-Ergonomie 41<br />
7<br />
8<br />
<br />
9<br />
<br />
<br />
<strong>Alex</strong> 04/12
42<br />
Ratgeber<br />
Microsoft<br />
Office 2010<br />
Folge 5:<br />
PowerPoint im Zusammenspiel<br />
mit Word und Excel<br />
Im fünften Teil unserer Microsoft-Office-Serie<br />
geht es um den Datenaustausch zwischen Word,<br />
Excel und PowerPoint. Viele Präsentationen<br />
entstehen mithilfe von vorher erstellten Texten<br />
und Tabellen. Um Zeit zu sparen, sollte man die<br />
verschiedenen Möglichkeiten der Interak tion<br />
kennen.<br />
Aus Word eine Präsentation erzeugen<br />
PowerPoint übernimmt aus Word alle die Textteile,<br />
die mit den Formatvorlagen »Überschrift 1« bis<br />
»Überschrift 9« formatiert wurden, alle anderen<br />
Texte werden ignoriert. Überschriften der ersten<br />
Ebene werden zum Folientitel, alle weiteren Überschriftebenen<br />
als gegliederte Texte in die Textplatzhalter<br />
der Folie geschrieben. Wichtig ist daher eine<br />
durchdachte Gliederung des Word-Textes mit<br />
den Formatvorlagen »Überschrift 1«, »Überschrift<br />
2« usw.<br />
TIPP Es ist nicht empfehlenswert, zu viele Gliederungsebenen<br />
auf einer Folie zu verwenden. Beschränken<br />
Sie sich schon der Übersicht wegen in Word auf maximal<br />
vier Ebenen.<br />
Absätze, denen Sie in Word keine Überschriftformatvorlage<br />
zugewiesen haben, werden nicht in<br />
PowerPoint übernommen. Ungegliederte Texte, in<br />
denen gar keine Überschriftformatvorlagen verwendet<br />
wurden, versucht PowerPoint selbst zu<br />
strukturieren. Eingerückte Texte und Absätze mit<br />
Aufzählungszeichen werden dabei als Überschrift<br />
verstanden. Allerdings haben Sie keinen Einfluss<br />
auf das Geschehen, PowerPoint erarbeitet eine Präsentation<br />
nach seinen Regeln.<br />
TIPP Um die entstandenen Folien möglichst schnell<br />
auf das Design und auf das angezeigte Layout zu bringen,<br />
markieren Sie in der Normalansicht oder besser<br />
in der Foliensortierung alle Folien. Wählen Sie dann<br />
»Start/Folien/Zurücksetzen«.<br />
Zwischenablage nutzen – Normalfall<br />
Die einfachste Variante, Texte zu übernehmen, ist<br />
das Kopieren aus Word und das anschließende Einfügen<br />
in PowerPoint, per »copy/paste«. Dabei erzeugen<br />
Sie eine unabhängige Kopie des Textes auf<br />
der Folie. Änderungen, die Sie in Word später am<br />
Text vornehmen, werden nicht an PowerPoint weitergereicht.<br />
Direkt nach dem Einfügen bietet sich eine Schaltfläche<br />
mit Einfügeoptionen an, die die Formatierung<br />
steuert:<br />
◗ »Zieldesign verwenden«: Der Text aus Word erhält<br />
die zum Design gehörenden Formate des Folienmasters<br />
oder des Textfeldes. Direkt zugewiesene<br />
Zeichenformate aus Word bleiben erhalten.<br />
◗ »Ursprüngliche Formatierung beibehalten«: Der<br />
Text behält die Formate aus Word bei. Allerdings<br />
wird die Schriftgröße an PowerPoint angepasst.<br />
◗ »Grafik«: Ein Bild wird eingefügt.<br />
◗ »Nur den Text übernehmen«: Der Text wird in<br />
der Formatierung des Ziels übernommen.<br />
Diese Art des Informationsaustauschs ist auch die<br />
einfachste, um Zellinhalte eines Arbeitsblattes<br />
ohne zusätzlichen Tippaufwand (und damit unter<br />
Vermeidung von Fehlern) auch von Excel nach PowerPoint<br />
zu bringen. Sie markieren die gewünschten<br />
Zellen und wählen »Kopieren« in der Gruppe<br />
»Zwischenablage« auf der Registerkarte »Start«.<br />
Dann wechseln Sie zu Ihrer Präsentation und fügen<br />
das ›Gemerkte‹ über »Einfügen« an der ausgewählten<br />
Stelle ein. Wiederum haben Sie die Gelegenheit,<br />
durch Einfügeoptionen die Dinge im Griff zu behalten.<br />
<strong>Alex</strong> 04/12<br />
www.alex-magazin.de
Ratgeber 43<br />
Die Auswahl ist hier etwas anders als bei Word-Importen:<br />
◗ »Zielformatvorlagen verwenden«: Es wird die<br />
Formatierung von PowerPoint-Tabellen benutzt.<br />
◗ »Ursprüngliche Formatierung beibehalten«: Der<br />
Text behält die Formate aus Excel bei. Das betrifft<br />
auch die Schriftgröße.<br />
◗ »Einbetten«: Der markierte Ausschnitt wird als<br />
Excel-Arbeitsblattausschnitt eingefügt, erscheint<br />
wie ein Bild und öffnet nach Doppelklick Excel<br />
mit dem Fokus auf den Ausschnitt. Die eingebettete<br />
Arbeitsmappe ist eine Kopie der Quelle!<br />
◗ »Grafik«: Ein Bild wird eingefügt.<br />
◗ »Nur den Text übernehmen«: Der Text wird in<br />
der Formatierung des Ziels übernommen. Spalten<br />
werden durch Tabulatoren, Zeilen durch Umbrüche<br />
umgesetzt.<br />
Tabellen aus Word verwenden<br />
Am einfachsten ist das Einfügen einer Tabelle auf<br />
eine Folie des Layouts »Nur Titel«. Die Tabelle wird<br />
dabei mittig auf der Folie eingefügt und behält das<br />
Aussehen aus Word bei. Die Einfügeoptionen sind<br />
nahezu identisch mit denen beim Excel-Import.<br />
Diagramme aus Excel übergeben<br />
Natürlich lassen sich auch Diagramme per Zwischenablage<br />
übertragen. Beim Kopieren und Einfügen<br />
wird sofort wieder ein Excel-Diagramm angelegt.<br />
Ein solches Diagramm behandeln Sie in der<br />
gewohnten Art.<br />
Verknüpfungen anlegen<br />
Um eine Verknüpfung mit einer Word- oder Excel-<br />
Datei herzustellen, markieren und kopieren Sie den<br />
Text oder die Tabelle in Word bzw. Excel, so wie Sie<br />
es beim alltäglichen Kopieren gewohnt sind. Lediglich<br />
der Befehl für das Einfügen unterscheidet sich:<br />
1. Speichern Sie die Word-/Excel-Datei, die das zu<br />
Kopierende enthält.<br />
2. Markieren Sie den Text oder die Zellen und kopieren<br />
Sie den markierten Ausschnitt zum Beispiel<br />
mit (Strg)+(C).<br />
3. Wechseln Sie zu PowerPoint und klicken Sie auf<br />
die Folie, auf der die Verknüpfung erfolgen soll.<br />
4. Wählen Sie »Start/Einfügen/Inhalte einfügen«<br />
und aktivieren Sie die Option »Verknüpfung einfügen«.<br />
5. Es gibt nur noch einen Eintrag von Interesse<br />
(»Microsoft Word-Dokument-Objekt« bzw. »Excel<br />
Arbeitsmappe-Objekt«); bestätigen Sie mit<br />
»OK«.<br />
Verknüpfte Objekte werden immer als neues Objekt<br />
auf der Folie eingefügt. Sie können den Text daher<br />
nicht in einen Textplatzhalter einfügen. Bearbeitet<br />
wird das verknüpfte Objekt ausschließlich in der<br />
Ursprungsanwendung (Doppelklick oder Öffnen<br />
des Originals).<br />
Hinweis: In einem größeren Firmennetz kann es<br />
einen Moment dauern, bis Änderungen im Original<br />
in PowerPoint wirksam werden. Dann hilft es in der<br />
Regel, das Original zu speichern.<br />
Beim Öffnen der PowerPoint-Präsentation wird<br />
ein Sicherheitshinweis eingeblendet, der auf die<br />
Verknüpfung hinweist und Ihnen die Möglichkeit<br />
gibt, die Daten jetzt zu aktualisieren. Sie können die<br />
Schaltfläche »Verknüpfungen aktualisieren« verwenden,<br />
damit Änderungen des Originals auf der<br />
Folie gezeigt werden. Entscheiden Sie sich für »Abbrechen«,<br />
wird der letzte bekannte Stand auf der<br />
Folie gezeigt.<br />
Mehr Informationen<br />
zum Thema finden<br />
Sie in:<br />
Schiecke/Simon/<br />
Pfeifer: »Microsoft<br />
PowerPoint 2010 –<br />
Das Handbuch«,<br />
inkl. E-Book auf CD,<br />
Microsoft Press 2010,<br />
576 S., 29,90 €, ISBN:<br />
978-3-86645-143-8.<br />
<strong>Alex</strong> 04/12
44<br />
Bücher<br />
Lesestoff für ALEXe<br />
Die berechtigte<br />
»Frauenfrage«<br />
Woran liegt es, dass noch immer<br />
erst so wenige Frauen Führungspositionen<br />
innehaben? Dieser<br />
Frage geht Barbara Schneider in<br />
ihrem Buch »Frauen auf Augenhöhe«<br />
nach, ohne jedoch den Anspruch<br />
zu erheben, die einzig<br />
wahre Antwort dafür liefern zu<br />
können – ein ›Opinion Book‹ eben.<br />
So plädiert die Autorin dafür, einen<br />
Schlussstrich unter die Diskussion<br />
»böse Männer« vs. »arme<br />
Frauen« zu setzen, da nur eine<br />
echte Diversity-Debatte für mehr<br />
Geschlechtergleichheit auf Führungsebene<br />
führen könne.<br />
Barbara Schneider:<br />
»Frauen auf Augenhöhe«,<br />
Gabal Verlag <strong>2012</strong>, 192 S., 19,90 €.<br />
Die Ideenschmieden<br />
<strong>2012</strong><br />
TV-Moderator Ranga Yogeshwar<br />
präsentiert in diesem Buch die 100<br />
innovativsten Unternehmen des<br />
deutschen Mittelstandes <strong>2012</strong>. Hier<br />
beschreiben außerdem verschiedene<br />
Branchen-Experten, wie die<br />
Wirtschaft weiter wachsen kann<br />
und welche Rolle dabei innovative<br />
Köpfe spielen. Empfehlenswert<br />
u. a.: Günther Greßler und Stephan<br />
Rahn gewähren einen Blick hinter<br />
die Kulissen von 3M – einem der<br />
innovativsten Unternehmen weltweit.<br />
So dient das Buch nicht nur<br />
als Nachschlagewerk, sondern<br />
ebenfalls als innovativer Ideengeber.<br />
Ranga Yogeshwar (Hg.):<br />
»Ideenschmieden«,<br />
Redline Verlag <strong>2012</strong>, 208 S., 19,90 €.<br />
Stark wie<br />
ein Bambus<br />
Viele Menschen spüren besonders<br />
im Berufsleben einen enormen<br />
Druck. Um ihm standzuhalten,<br />
muss man resilient sein. Diese<br />
Resilienz, also die innere Widerstandsfähigkeit,<br />
ist laut Katharina<br />
Maehrlein trainierbar. »Die Bambusstrategie«<br />
veranschaulicht<br />
mithilfe von Tests zur Selbsteinschätzung<br />
und anhand von Checklisten<br />
sehr schön, wie man durch<br />
tägliche Anforderungen wachsen<br />
kann. Einfache, schnelle Tipps<br />
helfen, so resilient wie ein Bambus<br />
zu sein und somit schwierige Situationen<br />
im Berufsleben bambusleicht<br />
zu meistern.<br />
Katharina Maehrlein:<br />
»Die Bambusstrategie«,<br />
Gabal Verlag <strong>2012</strong>, 208 S., 19,90 €.<br />
<strong>Alex</strong> 04/12<br />
www.alex-magazin.de
Bücher 45<br />
Plädoyer fürs<br />
Querdenken<br />
Die Kernbotschaft des Buches ist:<br />
Jeder Mensch ist kreativ – es gilt<br />
nur, diese vorhandene Kreativität<br />
zu entfalten und zu nutzen. Neben<br />
fundierten Hintergrundinformationen<br />
zum Begriff »Kreativität«<br />
überzeugen besonders die zahlreichen<br />
Interviews der Autoren zum<br />
Thema mit bekannten Persönlichkeiten,<br />
wie z. B. Hans Magnus<br />
Enzensberger oder Henryk M. Broder.<br />
Abgerundet wird das Buch<br />
von einer kommentierten Bibliographie,<br />
die zum kreativen Weiterdenken<br />
und -forschen anregt.<br />
Ernst Pöppel/Beatrice Wagner:<br />
»Von Natur aus kreativ«,<br />
Hanser Verlag <strong>2012</strong>, 256 S., 19,90 €.<br />
Fiesen Intrigen<br />
vorbeugen<br />
So gut wie jeder kennt sie: die<br />
alltäglichen Machtspielchen im<br />
Büro. Die Audio-CD von Bernd<br />
M. Wittschier bietet auf unterhaltsame<br />
Art und Weise eine Hilfe für<br />
alle, die Machtspiele an ihrem<br />
Arbeitsplatz erkennen, bekämpfen<br />
und vorbeugen wollen. Die Hördauer<br />
von 2 x 30 Minuten ist für<br />
alle geeignet, die zu wenig Zeit<br />
zum Lesen finden. Der perfekte<br />
Begleiter z. B. auf dem Weg zur<br />
Arbeit, um bestens gerüstet dem<br />
Büroalltag zu begegnen.<br />
Bernd M. Wittschier:<br />
»Machtspielchen im Büro«,<br />
Gabal Verlag <strong>2012</strong>, Audio-CD, Laufzeit<br />
ca. 60 Minuten, 16,90 €.<br />
Home-Office-<br />
Ergonomie<br />
Zu häufig wird noch übersehen,<br />
dass das Arbeiten mit PC und<br />
Laptop sowie das stundenlange<br />
Sitzen vor dem Bildschirm nicht<br />
spurlos am Körper vorbei gehen.<br />
Dieses Buch zielt genau auf diesen<br />
Aspekt ab. Und zwar dort, wo<br />
Unternehmen nicht reglementierend<br />
eingreifen können, nämlich<br />
zu Hause! So liefern die vier Experten<br />
einen Ansatzpunkt, wie<br />
jeder im Home-Office, auch bei<br />
geringem Platz und mit wenig<br />
Geld, die nötigen ergonomischen<br />
Grundanforderungen für die PC-<br />
Arbeit schaffen kann.<br />
Horst Werner et al. (Hg.):<br />
»BÜRO ist in der kleinsten Hütte«,<br />
Verlag Dr. Steinert <strong>2012</strong>, 185 S., 18 €.<br />
<strong>Alex</strong> 04/12
46<br />
Büroservice<br />
Lost in Translation<br />
So finden Sie das richtige Übersetzungsbüro<br />
Für die optimale<br />
Übersetzung ist es<br />
empfehlenswert,<br />
dass der Übersetzer<br />
oder Korrektor im<br />
»Mutterland« der<br />
Zielsprache lebt.<br />
Die <strong>Alex</strong>-Redaktion hat sich genauer mit dem<br />
Thema »Übersetzungsservice« beschäftigt und<br />
recherchiert, wie man den richtigen Dienstleister<br />
findet und welche Versprechungen kritisch<br />
hinterfragt werden sollten.<br />
»Könnten Sie das bitte noch schnell zum Übersetzen<br />
geben?« Wer kennt diese Frage nicht? Sie klingt<br />
so, als müsse man nur eine E-Mail an ein Übersetzungsbüro<br />
schreiben und damit sei die Sache erledigt.<br />
In der Regel ist das jedoch nicht der Fall. Es<br />
passiert immer wieder, dass die Qualität der Übersetzung<br />
zu wünschen übrig lässt, Lieferzeiten zu<br />
unflexibel oder Verwaltungsaufwände zu hoch<br />
sind. Daher sollte man bei der Auswahl des Übersetzungsservices<br />
folgende zehn Fragen beachten.<br />
1 Wie lange ist der Dienstleister am Markt?<br />
Erfahrung ist immer ein Vorteil, gerade im Übersetzungsbereich.<br />
Deshalb sollten Sie darauf achten,<br />
dass der Dienstleister etabliert ist und Kunden vorweisen<br />
kann, die ihm schon lange die Treue halten.<br />
2 Wie viele Korrekturstufen beinhaltet das<br />
Angebot?<br />
Lange zählte das 4-Augen-Prinzip zum Standard,<br />
d. h., dass ein Übersetzer und ein Korrektor einen<br />
Text bearbeiten. Es gibt auch Dienstleister, die ein<br />
zusätzliches »Augenpaar« einbinden – ganz wenige<br />
schaffen das auch kostenneutral. Darüber hinaus<br />
haben wir mit Mytranslate einen Dienstleister recherchiert,<br />
der besonders kostengünstige Übersetzungen<br />
ohne Korrekturstufe anbietet.<br />
3 Ist der Dienstleister im gewünschten Fachgebiet<br />
qualifiziert?<br />
Es gibt fachspezifische Texte, die nicht einmal deutsche<br />
Muttersprachler verstehen. Umso wichtiger<br />
<strong>Alex</strong> 04/12<br />
www.alex-magazin.de
Büroservice 47<br />
ist es, dass der Übersetzungsdienstleister Erfahrung<br />
im betreffenden Fachgebiet hat – sei es in Jura,<br />
Technik, Medizin oder Wirtschaft. Einige Anbieter<br />
stellen bei Bedarf auch feste Teams zur Verfügung.<br />
4 Wie sieht der Übersetzerpool aus?<br />
Erkundigen Sie sich nach der Qualifikation und<br />
Größe des Übersetzerpools. Werden neue Mitarbeiter<br />
vom Dienstleister ausreichend geprüft? Und ist<br />
der Pool in den erforderlichen Sprachen groß genug,<br />
um jederzeit den passenden Übersetzer einsetzen<br />
zu können?<br />
»Als international tätige Rechtsanwaltskanzlei<br />
sind wir auf punktgenaue Fachübersetzungen<br />
angewiesen, die schnell und zuverlässig geliefert<br />
werden.«<br />
Dr. Daniel Sven Smyrek, Diem & Partner Rechtsanwälte<br />
5 Kann der Dienstleister gute Referenzen<br />
vorweisen?<br />
Referenzen bieten eine gute Orientierung. Aber<br />
Achtung: Wer viele Kunden auflistet, der sagt damit<br />
nicht, dass er für jeden von ihnen wichtige Projekte<br />
wie z. B. Geschäftsberichte abgewickelt hat. Fragen<br />
Sie deshalb lieber nach, was genau gemacht wurde.<br />
6 Kann der Dienstleister gewährleisten,<br />
dass auch kulturelle Feinheiten berücksichtigt<br />
werden?<br />
Die Zusammenarbeit mit Muttersprachlern gehört<br />
mittlerweile zum Standard von Übersetzungsbüros.<br />
Noch besser ist es, wenn wie bei 24trans late<br />
der Übersetzer oder Korrektor im »Mutterland«<br />
der Zielsprache lebt. Nur wer dauernd mit der Kultur<br />
in Berührung ist, kennt neue sprachliche Entwicklungen.<br />
Das spielt zum Beispiel bei Werbetexten<br />
und Jugendsprache eine wichtige Rolle.<br />
7 Steht mir der Dienstleister jederzeit zur<br />
Verfügung?<br />
24-Stunden-Services sind manchmal unabdingbar,<br />
zum Beispiel wenn man abends noch einen wichtigen<br />
Text bekommt, der wenige Stunden später<br />
in den USA benötigt wird. Aber Achtung: Wenn ein<br />
Dienstleister 24 Stunden lang Aufträge annimmt,<br />
bedeutet das nicht, dass er auch rund um die Uhr<br />
ausliefert – oder dass er auch am Wochenende verfügbar<br />
ist.<br />
8 Kann mir der Dienstleister garantieren,<br />
dass meine Firmen- und Fachterminologie<br />
berücksichtigt wird?<br />
Über sogenannte Glossare können terminologische<br />
Besonderheiten berücksichtigt werden, solange<br />
der Übersetzer sie gewissenhaft anwendet. Wer<br />
auf Nummer sicher gehen will, der erkundigt sich,<br />
ob der Dienstleister über Software verfügt, die automatisch<br />
Fehler in der Terminologiewahl aufspürt.<br />
Nur so hat man eine Garantie, dass alle Begriffe und<br />
Schreibweisen wie im Glossar vorgegeben angewandt<br />
werden.<br />
9 Wie kann ich durch die Wahl des richtigen<br />
Dienstleisters administrative Aufwände verringern?<br />
Viele Übersetzungsbüros bieten eine Online-Maske,<br />
über die Aufträge unkompliziert eingestellt werden<br />
können. Was an der Oberfläche gut aussieht,<br />
hält jedoch nicht immer das, was es verspricht.<br />
Zum Beispiel erhält man bei den meisten Online-<br />
Dienstleistern nach Upload der Quelldatei nur ein<br />
unverbindliches Angebot. Oder der Auftrag wird<br />
nicht umgehend bearbeitet. Lesen Sie also unbedingt<br />
das Kleingedruckte. Es gibt übrigens Dienstleister,<br />
die durch speziell entwickelte Auftragsportale<br />
Ihre Administration noch stärker vereinfachen.<br />
10 Worauf muss ich achten, wenn ich alle Übersetzungen<br />
aus einer Hand haben möchte?<br />
Wer seinen organisatorischen Zeitaufwand reduzieren<br />
will, der sollte nach einem einzigen Dienstleister<br />
Ausschau halten, statt immer wieder unterschiedliche<br />
Büros zu beauftragen. Konzentrieren Sie<br />
sich bei Ihrer Suche auf qualifizierte Dienstleister,<br />
die eine große fachliche Palette abdecken, technisch<br />
auf der Höhe sind und flexibel sowie wirtschaftlich<br />
arbeiten. In der Regel sind das die größeren Anbieter,<br />
die über mehrere tausend Übersetzer verfügen.<br />
Dienstleister zum Übersetzen finden Sie u. a. unter<br />
www.24translate.de, www.mytranslate.com oder<br />
www.intertext.de/wp/.<br />
<strong>Alex</strong> 04/12
48<br />
Kommunikation<br />
Foto: Stephanie Hofschlaeger/pixelio.de<br />
Christmas<br />
Small Talk<br />
Nie wieder sprachlos bei der<br />
Firmen-Weihnachtsfeier<br />
In wenigen Wochen ist es wieder so weit. Weihnachten<br />
steht vor der Tür und somit auch die für<br />
einige Menschen unangenehme Weihnachtsfeier.<br />
Wie Sie das Beste aus diesem Event herausholen,<br />
verrät Ihnen Kommunikations expertin<br />
Caroline Krüll.<br />
»Und dann steh ich da wieder sowieso nur mit meinen<br />
Kollegen rum und komm nie ins Gespräch mit<br />
anderen interessanten Mitarbeitern oder Vorgesetzten«,<br />
solche Aussagen begegnen mir immer<br />
wieder. Dabei ist es doch so einfach, mit Leuten ins<br />
Gespräch zu kommen und sich angeregt auszutauschen,<br />
wenn man es ein wenig trainiert.<br />
Perfekter Eisbrecher<br />
Small Talk ist keine Zeitverschwendung, sondern<br />
ein elegantes Mittel, um Kollegen, Geschäftspartner<br />
Bei einer Weihnachtsfeier geht es eigentlich um entspanntes<br />
Beisammensein und um die Stärkung der<br />
Zusammen gehörigkeit. Mit Small Talk kann man hier<br />
schnell eine lockere Atmosphäre schaffen.<br />
und Freunde kennen zu lernen, Kontakte zu knüpfen<br />
und eine angenehme Atmosphäre zu schaffen.<br />
Überall da, wo es darauf ankommt, eine Gesprächsbasis<br />
zu schaffen, wo Menschen neu aufeinandertreffen,<br />
ist Small Talk der perfekte Eisbrecher.<br />
Gesprächspartner können sich bei einer ersten lockeren<br />
Plauderei besser aufeinander einstellen und<br />
eine gemeinsame Wellenlänge finden. Deshalb gilt:<br />
Erst einmal ein paar freundliche Worte zu einem<br />
unverfänglichen Thema wechseln, bevor es ans Wesentliche<br />
geht. Das gilt auch auf der Weihnachtsfeier.<br />
Denn schließlich geht es hier um entspanntes<br />
Beisammensein und um die Stärkung der Zusammengehörigkeit.<br />
Und gerade hier lässt sich eine<br />
zwischenmenschliche Beziehung ganz unkompliziert<br />
aufbauen.<br />
Small Talk trainieren<br />
Doch was tun, wenn der erste Schritt zum Small<br />
Talk schwer fällt? Small Talk kann man am besten in<br />
alltäglichen Situationen trainieren: im Sportverein,<br />
im Zug oder an der Supermarktkasse. Es geht darum,<br />
sich mit bislang unbekannten Personen angenehm<br />
zu unterhalten. In meinem Buch »Small Talk«<br />
<strong>Alex</strong> 04/12<br />
www.alex-magazin.de
Kommunikation 49<br />
Foto: Fotowerk/Fotolia.com<br />
Ziehen Sie das Beste aus einer Feier.<br />
habe ich verschiedene Beispiele aufgeführt, welche<br />
Themen sich für einen Einstieg besonders gut<br />
eignen, wie man seine Körpersprache kontrolliert<br />
oder wie man sich aus einer unangenehmen Talk-<br />
Situationen elegant verabschiedet.<br />
Small-Talk-Tipps<br />
Mit den folgenden zehn Tipps können Sie auf der<br />
nächsten Weihnachtsfeier wunderbar mit Small<br />
Talk punkten:<br />
1. Weihnachten, die Zeit des Tannenbaumes:<br />
Können Sie mir einen guten Tannenbaumverkauf<br />
empfehlen?<br />
2. Finden Sie Weihnachtsmärkte auch so toll?<br />
Ich habe mir schon den Marktveranstaltungskalender<br />
aus der Zeitung ausgeschnitten.<br />
3. Weihnachten goes App: Kennen Sie schon die<br />
Weihnachtsmarkt-App für Smartphones? Einfach<br />
irre, was es alles gibt.<br />
4. Meistens geht ja kurz vor Weihnachten der<br />
Run auf die Geschenke los. Wie organisieren<br />
Sie das denn?<br />
5. Schon wieder neigt sich das Jahr dem Ende zu.<br />
War Ihr Sommer denn auch erfolgreich?<br />
6. Weihnachten ist die Jahreszeit der Plätzchen.<br />
Was ist denn Ihre Lieblingssorte?<br />
7. Essen und Trinken hält Leib und Seele zusammen.<br />
Köstlich, was Weihnachten alles auf den<br />
Tisch kommt. Auf was freuen Sie sich denn<br />
besonders – im kulinarischen Sinne?<br />
8. Der Weihnachtsmann hatte ja ursprünglich<br />
keinen roten Mantel an. Wussten Sie, dass er<br />
von Coca-Cola so »angezogen« wurde?<br />
9. Wie wurde denn bei Ihnen als Kind Weihnachten<br />
gefeiert? Hatten Sie auch schöne Rituale?<br />
10. Fahren Sie über Weihnachten in die Ferien<br />
oder feiern Sie mit Ihrer Familie?<br />
Noch mehr Tipps zur hohen<br />
Kunst des »kleinen Gesprächs«<br />
gibt Caroline Krüll in dem Ratgeber<br />
»Small Talk« der Reihe<br />
Beck kompakt.<br />
Caroline Krüll: »Small Talk«,<br />
C.H.Beck 2008, 128 S., 6,80 €.<br />
Caroline Krüll,<br />
Expertin in Sachen Kommu nikation,<br />
Networking und Selbstmarketing,<br />
hat bereits fünf Bücher zu diesen<br />
Themen veröffentlicht, kürzlich<br />
auch zwei zum Thema Körpersprache.<br />
Extra zu Weihnachten verschickt<br />
sie handsignierte Bücher<br />
(www.carolinekruell.de/buecher).<br />
<strong>Alex</strong> 04/12
50<br />
Fremdsprachen<br />
Zur Begrüßung gehört das<br />
Händeschütteln dazu. Doch nicht<br />
nur das – auch ein gewisses Maß<br />
an Small Talk sollte nicht fehlen.<br />
Foto: Petra Bork/pixelio.de<br />
Business<br />
English<br />
Folge 5: Guideline on meeting<br />
and greeting visitors<br />
Gehören Sie auch zu denjenigen im Büro, die Besucher<br />
und Geschäftskunden in Empfang nehmen?<br />
Dann interessiert Sie wahrscheinlich der<br />
fünfte Teil unserer Business-English-Serie, in<br />
dem Sprachtrainer Gary Castle hilfreiche Tipps<br />
gibt, wie Sie souverän Ihren Gästen gegenübertreten.<br />
You never get a second chance to make the first impression.<br />
If you are one of the thousands of office<br />
workers whose job it is to welcome visitors and<br />
bring them to other people in your company, you<br />
are the visitors’ first impressions of your company.<br />
To help you with this situation, here’s a step-bystep<br />
guideline on meeting and greeting visitors, and<br />
tips and tricks for successful small talk.<br />
First sentences<br />
The first sentences are easy, you say “Good morning”<br />
(before 12 o’clock) or “Good afternoon” (after<br />
12 o’clock) and then something like “How may<br />
I help you?”, “Can I help you?” or “What can I do<br />
for you?” The visitor says, “Good morning, I have<br />
an appointment with Mr Musterman at 10:30”. You<br />
say, “Certainly, may I have your name please?” “It’s<br />
Ann Naim from A and B International.” “One moment<br />
please, Ms Naim, I’ll call Mr Musterman to<br />
let him know you’re here” or “I’ll tell Mr Musterman<br />
you’ve arrived” or “Mr Musterman is expecting<br />
you”. If you’ve met before you can say, “It’s nice<br />
to see you again, Ms Naim”. If you haven’t met before,<br />
you could say, “Have you been here before, Ms<br />
Naim?” The perfect answer for small talk is, “No,<br />
it’s my first time here”. You can say, “Was it easy to<br />
find the way here?” or, “Did you find us OK?”, “Is this<br />
your first time in this city?“<br />
Another way to start small talk with is, “Have<br />
you met Mr Musterman before?” If she says, “No,<br />
not yet” you can say, “He’s a very nice man, I’m sure<br />
you’ll get on with him”.<br />
<strong>Alex</strong> 04/12<br />
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Fremdsprachen 51<br />
Here are some phrases when waiting for the lift<br />
to come, “We shouldn’t have to wait too long, the<br />
lifts are pretty quick here” or, if you are waiting for<br />
a long time, “It seems that everybody wants to use<br />
the lift today”.<br />
Leaving the lift<br />
There’s often a minute or two when you leave the<br />
lift together and walk to an office. Here are a few<br />
sentences for this situation, “Mr Musterman’s office<br />
(or the conference room or meeting) is the<br />
third door on the left” or, “If you’d like to wash your<br />
hands, there’s a bathroom just over there” (this is<br />
a nice way to say if she’d like to go to the toilet or<br />
to freshen up – it also offers friendly service from<br />
you).<br />
If you have to go inside an office, tell the visitor<br />
what you’re doing, “I’ll just tell Mr Musterman that<br />
you’re here”. If you have to explain that Mr Musterman<br />
is busy then say, “Mr Musterman will be ready<br />
to see you shortly” (this can mean a minute or half<br />
an hour. If you say he will see you in a minute, then<br />
the visitor may feel angry after waiting five minutes).<br />
If you have to take her jacket, ask “May I take<br />
you coat/jacket?”<br />
Coffee, tea, water?<br />
“Would you like something to drink?” is fine, but<br />
when the client asks for green tea, or a decaffeinated<br />
coffee, this might cause some problems if you<br />
don’t have these available. If you give a clear choice,<br />
“Can I offer you something to drink? Coffee, tea, water?”<br />
or, “Would you like some coffee?” then it might<br />
be easier for both of you.<br />
You could show the visitor where she can hang<br />
her jacket up and tell her to help herself to drinks.<br />
“If you’d like to hang your jacket up, there’s a hook/<br />
coat stand over there. If you’d like something to<br />
drink, please help yourself – the drinks are over<br />
there.”<br />
If people are already waiting for the visitor in a<br />
meeting, knock on the door and say, “Ms Naim has<br />
just arrived” or, “Ann Naim is here”. You can then<br />
say, “Goodbye, Ms Naim” and, “(Hope you) have a<br />
nice day” or say this later if you know you’ll see her<br />
again as she leaves.<br />
WHAT?<br />
We all know this situation, you ask a question<br />
and the visitor gives an answer you don’t understand.<br />
It’s too much English, the accent is<br />
too heavy, or the visitor’s English is bad. You<br />
say, “I’m sorry, could you repeat that?” or,<br />
“Excuse me, what did you say?”, but after the<br />
visitor has repeated it and you still haven’t<br />
understood, say something like, “I’m sorry, I<br />
don’t understand, my English isn’t so good”.<br />
This sounds as if you have the problem and<br />
the visitor can save face. If you say, “I don’t<br />
understand you” it could mean that you think<br />
the visitor’s English isn’t good enough, and<br />
even if it is true, you shouldn’t give the visitor<br />
this feeling. Asking questions is a good<br />
way to improve understanding, “Excuse me,<br />
what does ‘thingamajig’ mean?” (It’s English<br />
for ‘Dingsbums’!)<br />
Miss, Mrs or Ms?<br />
The word ‘Mr’ doesn’t tell us if the man is<br />
married or not. Is it important to know this<br />
fact? Or to hide it? Is this private information?<br />
Many women would like the same status<br />
and it is common in English to use ‘Ms’,<br />
which doesn’t say if she’s married or not. So,<br />
if she calls herself Mrs Janet Brown, you can<br />
say Mrs Brown, if she just says (or writes) Janet<br />
Brown you should say Ms Brown.<br />
Gary Castle,<br />
Geschäftsführer und<br />
English Trainer,<br />
City English, Hamburg.<br />
www.city-english.de<br />
<strong>Alex</strong> 04/12
52<br />
Selbstmanagement<br />
Foto: Gerd Altmann/Shapes: AllSilhouettes.com/pixelio.de<br />
Wer nie mit seiner Leistung zufrieden ist, macht<br />
meist nicht nur sich selbst, sondern auch den<br />
Menschen in seinem Umfeld das Leben schwer.<br />
Die Perfektionismus-Falle<br />
Wie Sie sich von der Illusion des Ideals verabschieden<br />
Sitzen Sie auch oft noch spät im Büro und feilen<br />
an der Präsentation für Ihren Chef, damit wirklich<br />
jedes Komma sitzt? Überarbeiten Sie Dokumente<br />
häufig mehrmals, um nur ja sicher zu<br />
gehen, dass alles perfekt ist? Positionierungs-<br />
Coach Heide Liebmann zeigt Ihnen Wege aus<br />
dieser Perfektionismus-Falle.<br />
Wenn Sie erst bei 150 % das Gefühl haben, Sie hätten<br />
wirklich etwas erledigt, dann gehören Sie wahrscheinlich<br />
zu den Menschen, die in der Perfektionismus-Falle<br />
sitzen. Das ist eine sehr effektive<br />
Selbstsabotage-Technik, weil die Betroffenen innerlich<br />
nie wirklich zufrieden sind mit ihrer Leistung<br />
und all das Lob von außen nicht wirklich ernst nehmen<br />
können. Wer nie mit seiner Leistung zufrieden<br />
ist, macht dabei meist nicht nur sich selbst, sondern<br />
auch den Menschen in seinem Umfeld das Leben<br />
schwer – aber das können Sie ändern!<br />
20 % Einsatz für 80 % Ergebnis<br />
Haben Sie schon einmal vom Pareto-Prinzip gehört?<br />
Der Wirtschaftswissenschaftler und Soziologe<br />
Vilfredo Pareto fand heraus, dass Anfang des<br />
20. Jahrhunderts 80 % des Besitzes in den Händen<br />
von 20 % der Familien war. Diese Relation lässt sich<br />
auch auf viele andere Bereiche übertragen. So werden<br />
zum Beispiel in sehr vielen Unternehmen 80 %<br />
des Umsatzes mit 20 % der Kunden erzielt. Und<br />
auch im Hinblick auf die Arbeitszeit gilt dieser Zusammenhang:<br />
Mit nur 20 % unserer Arbeitszeit<br />
erhalten wir normalerweise 80 % des Ergebnis-<br />
<strong>Alex</strong> 04/12<br />
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Selbstmanagement 53<br />
ses. Für die nächsten 10 % des Ergebnisses benötigen<br />
wir dann noch einmal 30 % Aufwand, und die<br />
letzten 10 % kosten genauso viel Aufwand wie die<br />
ersten 90 %. Faszinierend, oder? In diesem Lichte<br />
besehen sind 100 % eigentlich nur eines: eine ungeheure<br />
und völlig unangemessene Kraftverschwendung!<br />
Die fehlende Folie in der Präsentation für Ihren<br />
Chef, die Ihnen eine schlaflose Nacht beschert hat,<br />
fällt dem Großteil der Zuhörer wahrscheinlich gar<br />
nicht auf. »Wo gearbeitet wird, passieren nun mal<br />
Fehler«, sagten meine Professoren immer. Was<br />
bedeutet, dass Sie Fehler nur dann vermeiden<br />
können, wenn Sie gar nicht arbeiten. Und das ist ja<br />
keine Alternative.<br />
Micky Maus gegen Perfektion<br />
Vielleicht sehen Sie durchaus ein, dass Ihr Perfektionismus<br />
Ihnen auf Dauer schadet. Aber etwas zu<br />
verstehen und es dann auch umzusetzen, sind bekanntlich<br />
zwei Paar Schuhe. Wie können Sie nun also<br />
Ihr unter rationalen Gesichtspunkten völlig sinnloses<br />
perfektionistisches Verhalten korrigieren?<br />
Probieren Sie es einmal wie folgt:<br />
◗ Achten Sie darauf, wie Sie innerlich mit sich<br />
selbst sprechen, wenn Sie sich dazu antreiben,<br />
noch mehr Leistung zu bringen. Wie lautet der<br />
Satz, den Sie sich innerlich immer wieder sagen?<br />
◗ Kommt Ihnen die Stimme bekannt vor oder erinnert<br />
sie Sie an jemanden?<br />
◗ Ist sie laut oder leise? Wo im Raum oder in Ihrem<br />
Körper hören Sie sie? Wie würden Sie den<br />
Tonfall beschreiben? Spricht die Stimme schnell<br />
oder langsam, deutlich oder undeutlich? Ist die<br />
Tonlage tief oder eher hoch?<br />
◗ Jetzt kommt Micky Maus ins Spiel, denn nun verändern<br />
Sie die Eigenschaften der Stimme solange,<br />
bis Sie merken, dass eine Entlastung eintritt:<br />
◗ Sie können z. B. die Lautstärke erhöhen oder reduzieren,<br />
oder Sie verändern den Ort im Raum,<br />
von wo aus Sie die Stimme hören.<br />
◗ Lassen Sie die Antreiber-Stimme doch mal so<br />
hoch und näselnd sprechen wie Micky Maus, sodass<br />
sie kaum noch zu verstehen ist! Oder verlangsamen<br />
Sie die Stimme ganz extrem.<br />
◗<br />
Sie können auch die Tonlage noch weiter variieren:<br />
von brummig zu normal, von schrill zu angenehmem<br />
Säuseln.<br />
Überprüfen Sie jetzt, wie Sie sich fühlen, wenn Sie<br />
an den Ausgangssatz denken. Sollte noch immer ein<br />
leichtes Unwohlsein spürbar sein, verändern Sie<br />
einfach weitere Faktoren und überprüfen Sie Ihr<br />
Gefühl erneut. Erst wenn Sie sich richtig erleichtert<br />
fühlen, hören Sie mit der Übung auf.<br />
Affirmationen für neues Denken<br />
Weil der Mensch ein Gewohnheitstier ist, ertappen<br />
wir uns oft dabei, in alte Verhaltensweisen zurückzufallen.<br />
Deshalb erinnern Sie sich regelmäßig daran,<br />
dass Sie nun anders handeln möchten. Bejahende<br />
Formulierungen sind dafür hilfreich. Schreiben<br />
Sie sich einige für Sie passende Sätze auf Haftnotizen<br />
und kleben Sie diese an Stellen, die Sie mehrmals<br />
täglich sehen, wie an Ihren PC-Monitor, in<br />
Ihren Kalender oder ans Armaturenbrett Ihres Wagens<br />
etc.<br />
Wählen Sie einen oder mehrere der folgenden Sätze,<br />
oder lassen Sie sich davon zu eigenen Formulierungen<br />
inspirieren:<br />
◗ Perfektion ist eine Illusion.<br />
◗ Wer arbeitet, macht Fehler.<br />
Aus Fehlern lerne ich täglich dazu.<br />
◗ Hinfallen, aufstehen, Krone richten,<br />
weiter gehen.<br />
◗ Ich werde unabhängig von meiner Leistung<br />
geliebt.<br />
So nehmen Sie Ihrem Perfektionismus auf Dauer<br />
seinen negativen Einfluss auf Ihr Leben und gewinnen<br />
damit an innerer Zufriedenheit und Ausgeglichenheit.<br />
Wäre das nicht ein perfektes Ziel?<br />
Heide Liebmann,<br />
Positionierungs-Coach<br />
»mit dem Nasenfaktor«.<br />
www.heide-liebmann.de<br />
<strong>Alex</strong> 04/12
54<br />
Kommunikation<br />
Worum<br />
geht es?<br />
Professioneller Umgang<br />
mit Akquise-Anrufen<br />
Wenn Sie angerufen werden, haben Sie einen entscheidenden Vorteil:<br />
Sie können mit dem Anruf ohne Erfolgsdruck umgehen.<br />
Hinter jedem Anruf könnte sich ein interessanter<br />
Businesspartner verbergen – wenn Sie wissen,<br />
auf welche Punkte Sie achten müssen und<br />
wie Sie spannende von uninteressanten Anrufen<br />
unterscheiden. Der Akquisitionsexperte<br />
Tim Taxis zeigt, wie Sie am besten auf Akquise-<br />
Anrufe reagieren.<br />
»Guten Tag, die Firma Druckerfrisch, Maier mein Name.<br />
Könnten Sie mich bitte zu Ihrem Chef durchstellen?«<br />
Antwort: »Worum geht es?« So oder so ähnlich<br />
beginnen sicherlich viele Akquise-Anrufe Ihres<br />
Büroalltags. Wenn vom Anrufer als Antwort auf Ihre<br />
Frage dann eine nervös-unsichere oder gar unangenehme<br />
Reaktion folgt und Sie ihn mit einer kleinen<br />
Lüge abwimmeln, dann spiegelt das den Normalfall.<br />
Vielleicht ärgern Sie sich über die oftmals unprofessionelle<br />
Art der Anrufer, die zwar viel reden,<br />
aber nicht wirklich etwas zu sagen haben. Vielleicht<br />
ist es Ihnen auch schlicht lästig, dass Ihnen jemand<br />
Ihre wertvolle Zeit stiehlt. Dabei haben Sie die entscheidenden<br />
Karten in der Hand: Sie wissen, was<br />
für Ihr Unternehmen wirklich interessant ist, der<br />
Anrufer weiß das nicht! Er hat aber vielleicht etwas<br />
im Angebot, das spannend ist – und das können Sie<br />
im Gespräch herausfinden. Sie haben einen zweiten<br />
entscheidenden Vorteil: Sie können mit dem Anruf<br />
gelassen, ohne (Erfolgs-)Druck umgehen.<br />
Der Anrufer verspürt oft Angst<br />
Wie kommt es zu solchen Situationen, wie »ticken«<br />
diejenigen, die Akquise-Anrufe tätigen? Seit Jahren<br />
arbeite ich mit tausenden Trainingsteilnehmern<br />
daran, dass sie so mit Ihnen umgehen, wie<br />
Sie es verdienen und wie es business-adäquat ist:<br />
klar und verbindlich in der Sache, charmant und<br />
freundlich in der Art. (Business-)Kommunikation<br />
von Mensch zu Mensch eben. Deshalb kann ich Ihnen<br />
versichern: Die meisten Anrufer empfinden ein<br />
negatives Gefühl bei Akquise-Telefonaten. Es reicht<br />
von emotionalem Unbehagen bis hin zu Angst.<br />
Schließlich tragen Verkäufer ja selbst die Verantwortung<br />
für das Ergebnis ihrer vielfach leider unprofessionellen<br />
Kommunikation.<br />
Der Anrufer, der mit negativer Einstellung in das<br />
Telefonat einsteigt, geht automatisch in die Defen-<br />
<strong>Alex</strong> 04/12<br />
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Kommunikation 55<br />
Foto: helix/fotolia.com<br />
sive. Dieses unglückliche Schutzverhalten resultiert<br />
in unterschiedlichsten Vorgehensweisen am Telefon:<br />
von unmotiviert über devot bis geringschätzend<br />
Ihnen gegenüber. Wenn Sie dann nachfragen,<br />
worum es geht, interpretiert er Ihre völlig berechtigte<br />
Frage als Abblockversuch, und es ist vorbei<br />
mit einer angenehmen Kommunikation.<br />
Wie kommen Sie aus diesem Dilemma heraus?<br />
Trennen Sie bei Akquise-Anrufen gedanklich das<br />
Wie vom Was: Denn nur, weil es dem Anrufer nicht<br />
immer gelingt, professionell auf den Punkt zu kommen<br />
und sein Anliegen charmant zu kommunizieren<br />
(das Wie), bedeutet das nicht, dass er nicht<br />
vielleicht doch ein für Sie bzw. Ihr Unternehmen relevantes<br />
Angebot hat (das Was).<br />
Echte Perlen finden Sie am besten durch konkretes<br />
und – falls nötig – wiederholtes Nachfragen. Auf<br />
die Frage »Worum geht es?« bekommen Sie sicherlich<br />
gelegentlich ausschweifende oder vielleicht sogar<br />
brüske Antworten. Fragen Sie in solchen Fällen<br />
einfach erneut konkret nach.<br />
mir das nach).« Das ist menschlich vollkommen in<br />
Ordnung – und professionell obendrein.<br />
Dadurch, dass Sie dem Anrufer ein wenig seines<br />
Unbehagens nehmen, werden die Gespräche nicht<br />
nur für beide Seiten angenehmer, Sie können auch<br />
leichter die Zeitdiebe von interessanten Angeboten<br />
trennen. Im Falle eines für Ihr Unternehmen sinnvollen<br />
Angebots sparen Sie Ihrem Vorgesetzten zusätzlich<br />
Zeit, weil Sie ihm kurz und bündig sagen<br />
können, was der Anrufer für ihn hat, und dieser<br />
kann seinerseits direkt auf die relevanten Punkte<br />
eingehen. Damit steht dann nicht nur der Akquisiteur<br />
gut da, sondern auch Sie. So verlieren Akquise-Anrufe<br />
den unangenehmen »Beigeschmack« –<br />
selbst wenn Sie hier und da auch künftig »einen<br />
Korb geben« müssen.<br />
Buchtipp:<br />
Drei Beispiele für konkrete Nachfragen:<br />
1. »Sagen Sie mir bitte kurz, worum es genau<br />
geht.«<br />
2. »Bitte sagen Sie mir: Ihrer Meinung nach,<br />
was haben wir davon?« oder<br />
3. »Inwiefern ist das Ihrer Meinung nach für<br />
unsere Firma interessant?«<br />
Wenn Sie den Anrufer freundlich auf diese Art bitten,<br />
den Grund seines Anrufs zu nennen, nimmt<br />
ihm das etwas von seinem Unbehagen, und er lässt<br />
die eingenommene Schutzhaltung leichter fallen.<br />
Und Sie erfahren, ob der Anrufer etwas für Ihr Unternehmen<br />
Relevantes hat.<br />
Geben Sie ruhig »einen Korb«<br />
Wenn Sie keine in der Art freundliche und in der Sache<br />
klare Antwort auf Ihre Fragen erhalten, können<br />
Sie das Gespräch höflich beenden. Falls Sie sich damit<br />
schwertun bzw. Ihnen das unangenehm ist, hier<br />
ein Vorschlag zur Formulierung: »Danke für Ihr Interesse<br />
an einer Zusammenarbeit, allerdings möchte<br />
ich nicht weiter darauf eingehen (Bitte sehen Sie<br />
Tim Taxis: »Heiß auf Kaltakquise. So vervielfachen Sie<br />
Ihre Erfolgsquote am Telefon«, Haufe 2011, 232 S., 24,80 €.<br />
Für Schnellleser gibt es das Buch seit kurzem auch als<br />
Minibook. Tim Taxis: »Heiß auf Kaltakquise in 45 Minuten«,<br />
BoD <strong>2012</strong>, 92 S., 9,80 €.<br />
Tim Taxis,<br />
Experte für nachhaltige<br />
Geschäftskunden-Akquisition,<br />
Dozent an der ESB Business<br />
School der Hochschule<br />
Reutlingen.<br />
www.tim-taxis-trainings.de<br />
(Trainings)<br />
www.tim-taxis.de (Vorträge)<br />
<strong>Alex</strong> 04/12
56<br />
Work-Life-Balance<br />
Viele – vor allem junge Menschen – wollen beides: Sie möchten Zeit für ihre Familie haben, dabei aber auf die Karriere<br />
nicht verzichten. Und das gilt inzwischen gleichermaßen für Frauen und Männer.<br />
Stress in Beruf<br />
und Freizeit<br />
Wie Mitarbeiter unterstützt<br />
werden können<br />
Zu einem straffen Pensum im Büro kommen oft<br />
private Anforderungen hinzu, die auf den ersten<br />
Blick nahezu unlösbar erscheinen: Für das<br />
Kind muss z. B. das passende Betreuungsangebot<br />
gefunden werden und für die Älteren will<br />
auch gesorgt sein. Ein Beitrag von der Expertin<br />
Gabi Strasser.<br />
Noch vor wenigen Jahren galten solche Situationen<br />
in vielen Unternehmen als »Privatprobleme«, mit<br />
denen die Beschäftigten alleine gelassen wurden.<br />
Doch das Blatt wendet sich: Immer mehr Arbeitgeber<br />
wissen um den Spagat zwischen Beruf und<br />
Familie, der ihren Mitarbeitern zu schaffen macht,<br />
und stellen ihnen Unterstützungsprogramme zur<br />
Verfügung.<br />
Externe Hilfe<br />
Rund um den Bereich Work-Life-Balance oder Mitarbeiterunterstützung<br />
hat sich in den letzten Jahren<br />
eine neue Branche von Dienstleistungsagen turen<br />
entwickelt. Denn in den meisten Unternehmen fehlen<br />
die Kapazitäten und das Know-how, um auf die<br />
unterschiedlichen Problemstellungen der Beschäftigten<br />
angemessen eingehen zu können. Und nicht<br />
zuletzt hat es sich gezeigt, dass Mitarbeiter lieber<br />
externe Angebote nutzen, weil sie dabei die Vertraulichkeit<br />
eher gewährleistet sehen.<br />
Kinderbetreuung und Eldercare<br />
Eine gute bedarfsgerechte Kinderbetreuung ist für<br />
Eltern Grundvoraussetzung dafür, dass sie erfolgreich<br />
berufstätig sein können. Doch die Suche danach<br />
kann mühsam und schwierig sein. Dass Berufstätige<br />
schnell die passende Kinderbetreuung<br />
finden und mit freiem Kopf arbeiten können, dafür<br />
sorgen Dienstleister wie z. B. die pme Familienservice<br />
Gruppe. Sie werden von Arbeitgebern beauftragt,<br />
sich um die Anliegen der Mitarbeiter bei<br />
der Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu kümmern.<br />
Eltern werden dort ausführlich beraten und<br />
bekommen die Betreuung vermittelt, die zu ihren<br />
Anforderungen passt – beispielsweise eine Ta-<br />
<strong>Alex</strong> 04/12<br />
www.alex-magazin.de
Work-Life-Balance 57<br />
gesmutter, eine Kinderfrau, ein Au-pair oder eine<br />
Kinderbetreuungseinrichtung. Auch bei unvorhergesehenen<br />
Notfällen wie z. B. bei Krankheit des<br />
Kindes oder Überstunden der Eltern können Agenturen<br />
gute Dienste leisten, etwa mit der Vermittlung<br />
von privater Notbetreuung oder Back-up-Einrichtungen.<br />
Auch die Sorge um hilfe- und pflegebedürftige<br />
Angehörige rückt bei Berufstätigen immer mehr<br />
in den Vordergrund. Wenn z. B. ein Angehöriger<br />
schwer erkrankt oder pflegebedürftig wird, muss<br />
schnell die passende Betreuung oder Pflege gefunden<br />
werden. Eine gute Beratung und Vermittlung<br />
von passenden Pflegelösungen entlastet Berufstätige<br />
enorm: Ihnen wird nicht nur die Suche abgenommen,<br />
sondern sie erhalten auch Beratung zur<br />
Finanzierung von Pflege und nicht zuletzt auch psychosoziale<br />
Beratung, denn ein Pflegefall in der Familie<br />
kann für viele auch psychisch belastend sein.<br />
Neue Herausforderung: Stress<br />
Nun kristallisiert sich allerdings heraus, dass es mit<br />
der Entlastung bei der Kinderbetreuung oder der<br />
Pflege oft nicht getan ist. Immer häufiger macht Berufstätigen<br />
Stress zu schaffen (im Privatleben wie<br />
auch im Beruf), der auf Dauer zu Erkrankungen<br />
führt. Wie aktuelle Studien führender Krankenkassen<br />
belegen, haben Fehlzeiten aufgrund psychischer<br />
Erkrankungen in den letzten Jahren deutlich<br />
zugenommen. Gründe dafür sind unter anderem<br />
die rasante Entwicklung der Arbeitswelt und die<br />
ständige Erreichbarkeit. Kommen dazu noch private<br />
Probleme, kann der Druck ins Unermessliche<br />
steigen und schließlich zu Erkrankungen führen.<br />
Employee Assistance Programs<br />
Doch was kann man tun, wenn sich familiäre oder<br />
berufliche Probleme zu einer ernsthaften Belastung<br />
entwickeln? Wenn etwa Stress am Arbeitsplatz<br />
eine Mitarbeiterin erdrückt, wenn eine Trennung<br />
oder Scheidung jemanden in eine akute Krise<br />
stürzt? Hier helfen Beratungsangebote nach dem<br />
Vorbild der »Employee Assistance Programs«<br />
(EAP), wie sie in den USA schon seit vielen Jahren<br />
angeboten werden. Sie basieren auf einem systemischen<br />
Beratungsansatz. Ziel ist es, die Betroffenen<br />
zunächst zu entlasten und dann gemeinsam mit ih-<br />
Der Nutzen von Programmen zur Mitarbeiterunterstützung<br />
liegt auf der Hand: Wo Arbeitnehmer entlastet werden,<br />
reduzieren sich Fehlzeiten und innere Abwesenheit<br />
am Arbeitsplatz.<br />
nen konkrete Lösungswege zu entwickeln. Dabei<br />
kann die Beratung im persönlichen Gespräch oder<br />
telefonisch über eine Hotline erfolgen. Im Idealfall<br />
wird beides angeboten und die Hotline ist rund um<br />
die Uhr erreichbar, denn persönliche Probleme halten<br />
sich nicht an Bürozeiten. Die Berater sollten erfahrene<br />
und speziell geschulte Fachkräfte sein, zum<br />
Beispiel Psychologen, Sozialpädagogen oder Psychotherapeuten.<br />
Gabi Strasser,<br />
freie Redakteurin und Texterin,<br />
Mitarbeiterin im Bereich Unternehmensstrategie<br />
und -kommunikation der pme Familienservice<br />
GmbH.<br />
www.familienservice.de<br />
<strong>Alex</strong> 04/12
58<br />
Psychologie<br />
Sind Sie<br />
dominant?<br />
Machen<br />
Sie den<br />
Selbsttest<br />
Finden Sie heraus, ob Sie zu den<br />
Menschen mit bevorzugtem<br />
Dominanz-System gehören und<br />
warum dies für Sie im Beruf von<br />
Bedeutung sein kann.<br />
Foto: Benjamin Thorn/pixelio.de<br />
<strong>Alex</strong> 04/12<br />
www.alex-magazin.de
Psychologie 59<br />
Die Beschäftigung mit dem eigenen Emotionssystem<br />
hat viele Vorteile: Ihre Stärken können Sie<br />
zielführend einsetzen und Veränderungen dort<br />
einleiten, wo Ihre emotionale Wirkung von anderen<br />
Menschen eher negativ wahrgenommen wird.<br />
Besonders im beruflichen Umfeld kann es sich positiv<br />
auswirken, wenn Sie über Ihr persönliches<br />
Emotionssystem Bescheid wissen. Der dominante<br />
Typus wird oft anerkannt, weil er gerne führt, Verantwortung<br />
übernimmt und Dinge vorantreibt. Wie<br />
Sie herausfinden, ob Sie zum bevorzugten Dominanzsystem<br />
gehören, zeigt folgender Test.<br />
Schnelltest<br />
Wenn Sie sich in der folgenden Beschreibung wiederfinden,<br />
gehören Sie mit einiger Wahrscheinlichkeit<br />
zu den Menschen mit bevorzugtem Dominanz-<br />
System. Den ausführlichen Schnelltest finden Sie<br />
online (siehe Kasten).<br />
• Dominante Menschen brauchen Erfolg, sie suchen<br />
ihn, sie sind fast süchtig danach. Leistungsorientierung<br />
und Härte sind selbstverständliche Faktoren<br />
ihres Lebens.<br />
• Alles ist auf Effektivität und Effizienz ausgerichtet.<br />
Zahlen, Ziele und messbare Resultate sind für<br />
sie ebenso bedeutsam wie Gewinne, Vorteile und<br />
Kosteneinsparungen.<br />
• Wenn sie ihre Interessen durchsetzen können,<br />
wird ihr Belohnungszentrum aktiviert. Darum dominieren<br />
sie gern Gesprächsrunden, rücken sich<br />
in den Vordergrund, wollen andere führen und<br />
stets bestimmen, »wo es langgeht«.<br />
• Ergebnisorientierung und Machtbewusstsein führen<br />
dazu, dass sie als aktive und handlungsfähige<br />
Menschen anerkannt werden und besser sein wollen<br />
als andere. Sie möchten einen Wettbewerbsvorsprung<br />
erringen, an der Spitze stehen, andere<br />
hinter sich lassen.<br />
Wenn Sie sich in der Beschreibung wiedererkennen<br />
und sich überdies in Ihrem Wertekanon Durchsetzungsvermögen,<br />
Freiheit, Stolz, Ehre, Leistung, Effizienz,<br />
Expansion, Mut, Sieg und Ehrgeiz befinden,<br />
sollten Sie davon ausgehen, dass Ihr berufliches<br />
und privates Umfeld Sie als dominanten Menschen<br />
wahrnimmt.<br />
Konsequenzen<br />
Wer weiß, dass er zu dem dominanten Typus gehört,<br />
hat einen Ansatzpunkt, sein Verhalten gezielt<br />
zu steuern. Sind Sie in einer Führungsposition, so<br />
ist es von Vorteil, wenn Sie wissen, dass Sie von Ihren<br />
Kollegen als dominant eingeschätzt werden.<br />
Sie können Ihr Verhalten entsprechend anpassen.<br />
Ebenso ist es von Bedeutung, wenn Sie mit Kunden<br />
in Kontakt stehen, denn der dominante Typus wird<br />
zuweilen als eitel und arrogant angesehen und dies<br />
kann im Kundenkontakt ein starker Nachteil sein.<br />
Wer über sein Emotionssystem Bescheid weiß, hat<br />
im Berufsalltag viele Möglichkeiten, dieses Wissen<br />
zielführend einzusetzen.<br />
Unter www.intem.de/schnelltest finden Sie einen<br />
kostenlosen Schnelltest, mit dem Sie Ihrem<br />
Emo tionssystem auf die Spur kommen. Der<br />
Test hilft, eine erste Einschätzung der emotionalen<br />
Persönlichkeitsstruktur vorzunehmen.<br />
<strong>Alex</strong> 04/12
60<br />
Bewerbungsmanagement<br />
Foto: Picture-Factory/fotolia.com<br />
Top-Bewerber (und ALEXe) haben oftmals mehrere Eisen im Feuer.<br />
Wer die<br />
Wahl hat …<br />
scheidet sich nach dem Auswahlverfahren dann für<br />
einen anderen Arbeitgeber – worauf Unternehmen<br />
beim Gestalten des Einstellungsprozesses achten<br />
sollten.<br />
Wie Sie Top-Bewerber als<br />
Mitarbeiter gewinnen<br />
Oft begehen Unternehmen im Personalauswahlund<br />
Einstellungsprozess kleine, aber folgenreiche<br />
Fehler – mit der Konsequenz, dass sich heiße<br />
Kandidaten für eine vakante Stelle gegen sie<br />
entscheiden. Von <strong>Alex</strong>ander Walz, Experte für<br />
Personal- und Managementberatung.<br />
Gute Bewerber sind häufig rar und haben die Wahl:<br />
Für wen will ich künftig arbeiten? Und die Unternehmen?<br />
Sie müssen um die Gunst der Top-Bewerber<br />
buhlen und sich bei ihnen als Top-Arbeitgeber<br />
profilieren. Viele Unternehmen gestalten den Einstellungsprozess<br />
aber noch zu nachlässig. Mit folgender<br />
Konsequenz: Manch Top-Kandidat ent-<br />
Auf Augenhöhe kommunizieren<br />
Top-Bewerber haben meist mehrere Optionen, und<br />
sie wechseln ihre Stelle nur, wenn sie von einem<br />
Unternehmen 100-prozentig überzeugt sind. Also<br />
sollten Firmen alles vermeiden, was bei Bewerbern<br />
das Gefühl erzeugt: Die behandeln mich wie einen<br />
Bittsteller. Das fängt mit den Fragen an. Schreibt<br />
das Unternehmen einen Vorstellungstermin vor<br />
oder sucht es mit dem Bewerber einen passenden<br />
Termin? Und gleicht das Vorstellungsgespräch eher<br />
einem Verhör oder ist es ein Gespräch auf Augenhöhe?<br />
Gewinnt ein Bewerber das Gefühl »Ich werde<br />
nicht mit Respekt behandelt«, geht er innerlich auf<br />
Distanz zum Unternehmen und schenkt einem anderen<br />
Betrieb seine Sympathie.<br />
Den Einstellungsprozess definieren<br />
Top-Bewerber haben meist mehrere Eisen im Feuer.<br />
Also muss das Unternehmen die Mitbewerber aus-<br />
<strong>Alex</strong> 04/12<br />
www.alex-magazin.de
Foto: Benjamin Thorn/pixelio.de<br />
stechen – auch mit Hilfe der Professionalität, die<br />
es beim Gestalten des Einstellungsprozesses beweist.<br />
Denn der Bewerber muss zur Überzeugung<br />
ge langen: Diesem Unternehmen kann ich mich und<br />
meine weitere berufliche Laufbahn anvertrauen.<br />
Das erfordert es, den Einstellungsprozess zu definieren.<br />
Viele Betriebe haben zwar im Vertrieb klar definierte<br />
Arbeitsprozesse. Doch bei der Personalsuche<br />
und -auswahl agieren sie oft nach der Maxime:<br />
Auf zwei, drei Tage kommt es nicht an. Die Folge:<br />
Bei den guten Bewerbern stellt sich zunehmend ein<br />
schlechtes Gefühl ein, weil Kleinigkeiten sie irritieren.<br />
Letztendlich unterschreiben sie den Vertrag<br />
dann nicht, weil sie Zweifel hegen oder schlicht,<br />
weil ein anderes Unternehmen schneller und professioneller<br />
war.<br />
Wertschätzung signalisieren<br />
Wenn ein Kandidat ein Unternehmen besucht, ist<br />
er dessen Gast. Also behandeln Sie ihn auch so, z. B.<br />
indem Sie dafür sorgen, dass in dem Gespräch auch<br />
mal der »Big Boss« vorbeischaut – selbst wenn es<br />
inhaltlich nicht nötig wäre. Und sagen Sie ab und zu<br />
auch mal ein paar lobende Worte, z. B. über die Ausbildung<br />
des Bewerbers. Oder über seine bisherige<br />
Tätigkeit. Oder über sein Gesprächsverhalten. Das<br />
schafft eine angenehme Atmosphäre. Auch Angebote<br />
wie »Sollen wir mal an Ihrem möglichen künftigen<br />
Arbeitsplatz vorbeischauen?« werden meist<br />
begrüßt.<br />
Über das Vorgehen informieren<br />
Viele Firmen versenden keine Eingangsbestätigungen<br />
mehr, in denen<br />
kurz das Prozedere erläutert<br />
wird. Das macht auf Bewerber<br />
keinen guten Eindruck. Ähnlich<br />
ist es, wenn nach Bewerbungs-<br />
Bewerbungsmanagement 61<br />
gesprächen das weitere Vorgehen in der Schwebe<br />
bleibt. Warum nicht mit offenen Karten spielen und<br />
zum Beispiel sagen: »Sie sind der erste von vier Bewerbern,<br />
die wir zu einem Vorstellungsgespräch<br />
eingeladen haben. Haben Sie deshalb circa zwei<br />
Wochen Geduld, was unsere Entscheidung angeht.<br />
Denn der vierte Bewerber hat erst nächste Woche<br />
Zeit.« Das schafft Vertrauen.<br />
Ankündigungen einhalten<br />
Oft begehen Unternehmen folgenden Fauxpas: Die<br />
Fachabteilung ist sich mit einem Bewerber einig<br />
und sichert ihm zu, dass er im Laufe der Woche den<br />
Arbeitsvertrag erhält. Sie weiß aber nicht, dass die<br />
Personalabteilung bis Freitag auf einer Fortbildung<br />
ist. Die Folge: Der Arbeitsvertrag trifft erst eine Woche<br />
später als versprochen beim Stellensucher ein.<br />
Wenn solche Versprechen nicht eingehalten werden,<br />
fängt bei den Bewerbern das Gedankenkarussell<br />
an zu kreisen: Spielt das Unternehmen mit gezinkten<br />
Karten? Bin ich vielleicht doch nur zweite<br />
Wahl? Erhält der Bewerber zwischenzeitlich ein<br />
anderes attraktives Angebot, schlägt er zu.<br />
Kontakt und Beziehung pflegen<br />
Bei Top-Positionen erstreckt sich der Auswahlund<br />
Einstellungsprozess oft über mehrere Monate.<br />
Da schadet es nicht, zwischenzeitlich mal zum<br />
Telefonhörer zu greifen, um mit den heißen Kandidaten<br />
einen Plausch zu führen – selbst wenn sich<br />
im Verfahren nichts Neues ergeben hat. Und was<br />
spricht dagegen, ihnen mit ein, zwei handschriftlichen<br />
Zeilen zum Beispiel die neueste <strong>Ausgabe</strong><br />
der Mitarbeiterzeitung zu senden? Auch das vermittelt<br />
Bewerbern das Gefühl: Ich werde als Person<br />
wahr- und ernstgenommen und bin ein heißer<br />
und begehrter Kandidat.<br />
Gute Bewerber haben die<br />
Wahl, für wen sie künftig<br />
arbeiten wollen. Unternehmen<br />
müssen sich als<br />
Top-Arbeitgeber profilieren.<br />
<strong>Alex</strong>ander Walz,<br />
Geschäftsführer,<br />
Conciliat GmbH.<br />
www.conciliat.de<br />
<strong>Alex</strong> 04/12
62 Coaching<br />
Unternehmensberaterin<br />
Christiane Gräfin<br />
Matuschka sagt:<br />
»Führung kann ge- oder<br />
erlernt werden.« Das richtige<br />
Coaching spielt dabei<br />
aber eine wesentliche Rolle.<br />
Richtig<br />
führen<br />
Foto: kbuntu/fotolia.de<br />
Wie Coaches helfen können<br />
Die richtige Art und Weise, andere Menschen<br />
zu führen, will erlernt sein und bedarf einiges<br />
an Training. Coach Christiane Gräfin Matuschka<br />
verrät, wie sich Führungskräfte die nötige Kompetenz<br />
aneignen können.<br />
Wenn sich Probleme im Büro aufbauen, hat das fast<br />
immer mit Kommunikation zu tun: Vielleicht ist sie<br />
missverständlich, zu schwammig oder zu barsch,<br />
sie reicht nicht aus oder sie fehlt ganz. Kaum einer<br />
ist hier perfekt, jeder macht Fehler. Das ist vollkommen<br />
normal. Menschen dürfen Fehler machen.<br />
Denn sie können sie korrigieren und daraus lernen.<br />
Das ist dann sehr bereichernd – und bringt einen<br />
viel weiter, als man vor Beginn des Prozesses<br />
erwartet.<br />
Erfolgsfaktor Coach<br />
Ein guter Coach kann bei diesem Prozess entscheidend<br />
helfen. Durch ein geeignetes Coaching können<br />
unerwartete Potenziale freigesetzt oder ganz<br />
neue Ziele erreicht werden. Coaching unterstützt<br />
die Persönlichkeitsentwicklung. Auch und gerade<br />
als Führungskraft kann es ganz andere Sichtweisen<br />
eröffnen, die einen in seiner Führungskompetenz<br />
weiterbringen, zur wirklichen Akzeptanz der Autorität<br />
beitragen und beim Ausbau der Führungsqualitäten<br />
sowie beim Umgang mit und im Verständnis<br />
für die Mitarbeiter unterstützen.<br />
Ich habe in meiner langen Beratungspraxis hunderten<br />
von Managern und Führungskräften geholfen,<br />
besser zu erkennen, was gute Führungskompetenz<br />
ausmacht. Einer der Kernpunkte ist es, sich selbst<br />
kennen zu lernen. Dabei hilft Coaching ungemein.<br />
Durch die Distanz des Coaches können viele Zusammenhänge<br />
offen gelegt werden. Das ist der erste<br />
Schritt, Blockaden zu erkennen – und danach dann<br />
zu überwinden und im Prozess Selbstvertrauen und<br />
neue Kraft zu gewinnen. Oder auch Wege zu entdecken,<br />
die es zuvor für sie so nicht gab. Hier ist auch<br />
das Beispiel Karrierecoaching/Karriereberatung zu<br />
nennen. Viele Klienten finden in diesem Coachingprozess<br />
eine neue berufliche Herausforderung. Es ist<br />
die »Hilfe zur Selbsthilfe«, deren Erfolg sich in dem<br />
Finden eines neuen Jobs widerspiegelt.<br />
Suche nach Orientierung<br />
Klienten gehen ins Coaching, weil sie nach Orientierung<br />
in wichtigen Fragen des Daseins suchen.<br />
Oftmals sind die Klienten nicht in der Lage, sie gegenüber<br />
dem Coach zu formulieren. In solch einem<br />
Fall ist es die Aufgabe des Coaches, das eigentliche<br />
Anliegen freizulegen. Dann geht es darum, Ziele zu<br />
<strong>Alex</strong> 04/12<br />
www.alex-magazin.de
Coaching<br />
63<br />
Foto: Picture-Factory/Fotolia.com<br />
definieren und mittels erprobter Methoden in einen<br />
Prozess einzusteigen. Er sollte bis zu jenem Punkt<br />
führen, an dem der Klient seine Handlungsalternativen<br />
selbst überblicken kann. Gelingt dies, wie zum<br />
Beispiel bei der Work-Life-Balance, dem Stressmanagement<br />
oder auch im Vertriebs coaching, ist das<br />
Coaching von unschätzbarem Wert.<br />
Rückblickend können die Klienten sehr explizit erklären,<br />
was ihnen die gemeinsame Arbeit brachte<br />
und wie sie das Vorgehen des Coaches empfanden.<br />
Also seien Sie mutig und gehen Sie mit dem Coachingprozess<br />
Ihren nächsten Karriereschritt. Der<br />
Coachee hat dann alle Instrumente für eine bessere<br />
Zusammenarbeit mit den Kollegen und Chefs in der<br />
Hand – von der Erkenntnis, dass auch Chefs Fehler<br />
machen bis zu einem klaren Gerüst für bessere<br />
Kommunikation im Büro.<br />
Eine bessere Kommunikation<br />
Je klarer die Absprachen, desto besser ist die Kommunikation.<br />
In gut funktionierenden Büros gibt es<br />
Rituale und eine klare Ordnung, die Orientierung<br />
gibt. Es geht um die Wiederentdeckung der Werte<br />
Verlässlichkeit und Glaubhaftigkeit, die so oft verloren<br />
gegangen sind. Um diesen Wertewandel im Büro<br />
zu meistern, müssen sich alle Beteiligten ändern<br />
– vom Chef abwärts. Doch das Gute ist, dass Führungskompetenz<br />
erlernt werden kann.<br />
Das braucht Zeit und Ausdauer, um tief sitzende<br />
Muster zu modifizieren. Es setzt voraus, dass der<br />
Coachee bereit ist für eine Bewusstseinsänderung.<br />
Ein Coaching ist keine schnelle Schönheits-OP, sondern<br />
meist ein längerfristiger Prozess, der auf freiwilliger<br />
Basis beruht. Vom Coaching als Mittel zum<br />
»besser performen« rate ich ab. Wer mit überhöhten<br />
Erwartungen in einem Coaching an sich selbst<br />
arbeitet oder arbeiten lässt, kann dadurch so überfordert<br />
werden, dass der ursprünglich positive Wille<br />
zur Optimierung im frustrierenden Gefühl des<br />
Scheiterns endet.<br />
Klienten sind oft nicht in der Lage, wichtige Fragen<br />
gegenüber dem Coach zu formulieren. Die Aufgabe des<br />
Coaches ist dann, das eigentliche Anliegen zu benennen.<br />
Negative Effekte und Erfolg<br />
In einer Gesellschaft, in der die permanente Weiterentwicklung<br />
nicht nur begrüßt, sondern auch zur<br />
Pflicht erhoben wird, können bedenkliche Sogwirkungen<br />
entstehen. Bei Perfektionisten, die überhöhte<br />
Leistungsansprüche an sich stellen, kann dies<br />
sogar dazu führen, dass die Leistung sinkt. Wenn<br />
die Nutzung von Chancen zur Pflicht wird und nach<br />
einem kostspieligen Coaching die Forderung im<br />
Raum steht, endlich besser zu »performen«, dann<br />
entsteht für den Klienten neuer Stress. Der aufgebaute<br />
Druck kann zu einem Missbrauch vom Coaching<br />
führen, denn Coaching sollte darauf zielen,<br />
für den Klienten erst einmal einen Schonraum des<br />
Zwiegesprächs zu eröffnen. Wer etwas Bestimmtes<br />
im Coachingprozess erreichen will und dafür<br />
sowohl Geld als auch Zeit aufwendet, der hat auch<br />
einen Anspruch auf Resultate. Dies ist ganz klar in<br />
einem Auftragsklärungsgespräch festzu legen. Ohne<br />
Erfolgskontrolle sollte auch kein Coaching enden.<br />
Christiane Gräfin Matuschka,<br />
Unternehmensberaterin,<br />
Coach im Bereich<br />
Veränderungsmanagement.<br />
www.matuschka-haarmann.de<br />
<strong>Alex</strong> 04/12
64<br />
Adressen<br />
Attraktive<br />
Adressen<br />
Partner für aktive<br />
Office-Professionals<br />
Geschenke & pause<br />
aveato Business Catering<br />
eatat System AG<br />
Ringbahnstraße 22–30<br />
12099 Berlin<br />
Tel.: 030 263996-0<br />
www.aveato.de<br />
JURA Gastro Vertriebs-GmbH<br />
An der Zugspitze 1<br />
82491 Grainau<br />
Tel.: 08821 96673-0<br />
www.juragastroworld.de<br />
Lebkuchen-Schmidt GmbH & Co. KG<br />
Zollhausstraße 30<br />
90469 Nürnberg<br />
Tel.: 0911 8966-0<br />
www.lebkuchen-schmidt.de<br />
multiMEDIACS<br />
New Media Marketing & Productions<br />
Abteilung: Yovite.com<br />
Forsmannstraße 8B<br />
22303 Hamburg<br />
Tel.: 040 27806-174<br />
www.yovite.com<br />
Gesundheit<br />
ergo: luebbert<br />
Ulrike Lübbert<br />
Sven-Hedin-Straße 17<br />
14163 Berlin<br />
Tel.: 030 801087-45<br />
www.ergo-luebbert.de<br />
Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG)<br />
Ihre gesetzliche Unfallversicherung<br />
Deelbögenkamp 4<br />
22297 Hamburg<br />
Tel.: 040 5146-0<br />
www.vbg.de<br />
Korrespondenz<br />
Bibliographisches Institut GmbH<br />
Dudenverlag<br />
Dudenstraße 6<br />
68167 Mannheim<br />
Tel.: 0621 3901-01<br />
www.bi-media.de<br />
CITY ENGLISH<br />
English Language Service<br />
Wohlers Allee 18<br />
22767 Hamburg<br />
Tel.: 040 839801-45<br />
www.city-english.de<br />
Möbel<br />
aeris-Impulsmöbel GmbH & Co. KG<br />
Ahrntaler Platz 2–6<br />
85540 Haar bei München<br />
Tel.: 089 900506-0<br />
www.aeris.de<br />
VARIO BüroEinrichtungen GmbH & Co. KG<br />
Rossertstraße 6<br />
65835 Liederbach a. Ts.<br />
Tel.: 06196 7615-0<br />
www.vario.com<br />
Wilkhahn<br />
Wilkening+Hahne GmbH+Co. KG<br />
Fritz-Hahne-Straße 8<br />
31848 Bad Münder<br />
Tel.: 05042 999-0<br />
www.wilkhahn.de<br />
WINI Büromöbel<br />
Georg Schmidt GmbH & Co. KG<br />
Auhagenstraße 79<br />
31863 Coppenbrügge<br />
Tel.: 05156 979-0<br />
www.wini.de<br />
<strong>Alex</strong> 04/12<br />
www.alex-magazin.de
Adressen 65<br />
Organisation<br />
ACCO Deutschland GmbH & Co. KG<br />
Arnoldstraße 5<br />
73614 Schorndorf<br />
Tel.: 07181 887-0<br />
www.acco.com<br />
Classei-Büroorganisation<br />
Egon Heimann GmbH<br />
Staudacher Str. 7e<br />
83250 Marquartstein<br />
Tel.: 08641 9759-0<br />
www.classei.de<br />
Esselte LEITZ GmbH & Co KG<br />
Siemensstraße 64<br />
70469 Stuttgart<br />
Tel.: 0711 8103-0<br />
www.leitz.de<br />
MAPPEI-Organisationsmittel GmbH & Co. KG<br />
Eiserfelder Straße 316<br />
57080 Siegen-Eiserfeld<br />
Tel.: 0271 2388-0<br />
www.mappei.de<br />
Personalmanagement<br />
DIS AG<br />
Neumarkt 1c<br />
50667 Köln<br />
Tel.: 0211 2773-306<br />
www.dis-ag.com<br />
GESS & Partner GmbH<br />
Assistance & Office Management<br />
Oststraße 41–43<br />
40211 Düsseldorf<br />
Tel.: 0211 179221-0<br />
www.gess-assistenz.de<br />
Secretary Plus GmbH<br />
Landsberger Straße 312<br />
80687 München<br />
Tel.: 089 56827-0<br />
www.secretary-plus.de<br />
Postbearbeitung<br />
Francotyp Postalia<br />
Vertrieb und Service GmbH<br />
Triftweg 21–26<br />
16547 Birkenwerder<br />
Tel.: 0800 372-6268<br />
www.francotyp.de<br />
Pitney Bowes Deutschland<br />
Tiergartenstraße 7<br />
64646 Heppenheim<br />
Tel.: 06252 708-400<br />
contact.de@pb.com, www.pbdirect.com<br />
Technik<br />
Grundig Business Systems GmbH<br />
Weiherstraße 10<br />
95448 Bayreuth<br />
Tel.: 0911 4758-1<br />
www.grundig-gbs.com<br />
HSM GmbH + Co. KG<br />
Austraße 1–9<br />
88699 Frickingen<br />
Tel.: 07554 2100-0<br />
www.hsm.eu<br />
Jabra, GN GmbH<br />
Traberhofstraße 12<br />
83026 Rosenheim<br />
Tel.: 08031 2651-0<br />
www.jabra.com.de<br />
KODAK GmbH<br />
Hedelfinger Straße 60<br />
70327 Stuttgart<br />
Tel.: 0711 406-2535<br />
www.kodak.de<br />
Mitsubishi Electric Europe B. V.<br />
Visual Information Systems<br />
Gothaer Straße 8<br />
40880 Ratingen<br />
Tel.: 02102 486-9250<br />
www.mitsubishi-vis.de<br />
TA Triumph-Adler GmbH<br />
Südwestpark 23<br />
90449 Nürnberg<br />
Tel.: 0911 6898-0<br />
www.triumph-adler.de<br />
travel<br />
Accor Deutschland SMARD GmbH<br />
Hanns-Schwindt-Straße 2<br />
81829 München<br />
Tel.: 089 6300-2539<br />
www.accorhotels.com<br />
HRS – HOTEL RESERVATION SERVICE<br />
Robert Ragge GmbH<br />
Blaubach 32<br />
50676 Köln<br />
Tel.: 0221 2077-600<br />
www.hrs.de<br />
TMB Tourismus-Marketing<br />
Brandenburg GmbH<br />
Am Neuen Markt 1<br />
14467 Potsdam<br />
Tel.: 0331 29873-18<br />
www.tagen-brandenburg.de<br />
<strong>Alex</strong> 04/12
66<br />
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Das Team vom Office Forum bedankt sich bei seinen<br />
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alex<br />
<strong>Ausgabe</strong> 04/12<br />
www.alex-magazin.de<br />
Verlag:<br />
Verlag Frank Nehring GmbH,<br />
Zimmerstraße 56, 10117 Berlin,<br />
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Herausgeber/Geschäftsführer:<br />
Frank Nehring, Tel. +49 30 479071-11,<br />
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(Alleiniger Inhaber und Gesellschafter,<br />
Wohnort Berlin)<br />
Chefredakteur/Verlagsleiter:<br />
Dr. Robert Nehring, Tel. +49 30 479071-18,<br />
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Redaktion:<br />
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Titelmotiv: Koelnmesse (interstuhl)<br />
Erscheinungsweise, Einzelverkaufsund<br />
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<strong>Alex</strong> erscheint vier Mal jährlich zzgl. Sonderausgaben.<br />
Der Einzelverkaufspreis beträgt 5 €. Der Abonnementpreis<br />
beträgt 19 € inklusive Versandkostenanteil. Darin enthalten<br />
ist der kostenlose Bezug von Sonderheften und anderen<br />
zusätz lichen Veröffentlichungen.<br />
Gesamtherstellung:<br />
Druckhaus Dresden GmbH. ISSN 2194-0673. Alle Rechte vorbehalten.<br />
Nach druck oder Kopien nur mit vorheriger schriftlicher<br />
Genehmigung des Verlages. Namentlich gekennzeichnete<br />
Beiträge entsprechen nicht in jedem Fall der Meinung<br />
der Redaktion. Für unverlangt eingesandte Manuskripte bzw.<br />
Daten träger übernehmen wir keine Garantie.<br />
Redaktionsschluss: 26.10.<strong>2012</strong><br />
<strong>Alex</strong> 04/12<br />
www.alex-magazin.de
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