Referenzbericht als PDF-Download - Ceyoniq Technology GmbH

Im Finanz wesen der GoLDbeck GmbH bestand das Problem, dass geprüfte eingangs-
rechnungen zeit verzögert ein trafen. Rechnungs erfassung und -verbuchung erfolgten im
Anschluss daran in manuellen Schritten. Parallel zur buchung und Zahlung über die enter-
prise Resource Planning (eRP)-Suite Microsoft Dynamics AX existierten zwecks Nach voll-
zieh barkeit kontierte eingangs rechnungen in Ansicht des Akten schrankes.
Defizitär für die Außen stellen war, dass die Projektleiter zwar über Projekt biblio theken in
Micro soft SharePoint verfügten, aller dings nicht über die wesent lichen bau vorhaben-
abrechnungen. Somit wurde in den Außen stellen ein zusätz liches Papier archiv über projekt-
relevante Schluss rechnungen, Anzahlungen und Abschläge geführt, eine „Schatten kopie“
zum Akten archiv in der zentralen Geschäfts stelle in bielefeld.
Für die Informations technik war besonders wichtig, die Stamm daten anbindung nicht nur in
Richtung ecM vor zuhalten. Anstelle einer einbahn straße sollte ein synchroner Abgleich aus
beiden Lösungen möglich sein. Diese business logik war anvisiert, um eruierte Work flow-
ergebnisse (bspw. Freigabe, Datum, kommentar) unmittelbar nach Rechnungs prüfungs-
abschluss in Microsoft Dynamics AX zu importieren. Dadurch, dass dem Work flow alle
relevanten Infor mationen zur buchung vorlagen, konnte eine doppelte Daten erfassung
vermieden werden.
Die Realisierung
bei der Imple mentierung der Lösung war zunächst die Abbildung der GoLDbeck-Struk-
turen und -Mandanten in nscale vor gesehen. Die Mandanten fähigkeit der nscale Plattform
gab der Abteilung Finanzen eine zentrale Sicht auf alle Unternehmens bereiche. Im Dialog
mit GoLDbeck wurde der Rechnungs prüfungs prozess skizziert und im integrierten nscale
Prozess designer abgebildet.
ein professioneller kodak i4200 Dokumenten-Scanner wurde mit nscale konfiguriert. Das
erfassungs system für Dokumente in Papier form wurde zentral in der Abteilung Finanzen
implementiert. Neben der auto matischen Vorgangs trennung über barcode, verfügt
die Lösung über eine bild optimierung. Hierzu zählen u. a. das entfernen von Flecken, die
Ausrichtung oder die kontrast optimierung.
Das Unter nehmen AlfaPeople führte zu diesem Zeit punkt parallel die Integration in Microsoft
Dynamics AX durch. Die Ziel setzung bestand darin, den direkten Aufruf der digitalisierten
eingangs rechnung über die zugehörige buchung zu gewähr leisten.
Desweiteren erfolgte die Implementierung einer batch-Verarbeitung auf basis XML. Mittels
dieser konnten frei gegebene Rechnungen aus nscale direkt an Microsoft Dynamics AX
übertragen werden. Das Journal innerhalb der Dynamics AX-Rechnungs erfassung wurde
für das Finanz wesen dahin gehend erweitert, dass ein Import von frei gegebenen eingangs-
rechnungen auf knopf druck per XML erfolgen konnte.
Der konzipierte nscale Rechnungs prüfungs-
Work flow bindet nach Rechnungs erfassung
durch das Finanz wesen alle weiteren Teilnehmer
standort über greifend ein. Hier bei
generiert nscale eine e-Mail, welche über
den Micro soft exchange Server an die
kosten stellen verant wort lichen Teil nehmer
ent sandt wird. Innerhalb von outlook haben
die zu ständigen Mit arbeiter einen Link zum
direkten Auf ruf des Work flows, sowie einsicht
in bei liegende Rechnungs dokumente.
Mit nscale höchste Ansprüche
im Informations- und Dokumentenmanagement erfüllen.
Nach ent sprechender Sichtung besteht für
den Mit arbeiter die Möglich keit, den Workflow
frei zugeben oder ab zulehnen. Durch
die Rechnungs frei gabe gelangt der Workflow
zurück in die Ab teilung Finanzen. Durch
die Import schnitt stelle zu Dynamics AX
werden die Rech nungen mit Attri buten
importiert und nach gelagert weiter verarbeitet.
Unmittelbar nach dem Import der
eingangs rechnungen wird die Ver knüpfung
über nscale aus Dynamics AX gewährleistet.
Hier durch haben die Mit arbeiter
die Möglich keit, Rech nungen aus Ihrer
gewohnten Arbeits umgebung auf zurufen
und ein zusehen.
Des weiteren wird über nscale ein Link
des Rechnungs dokumentes an Microsoft
SharePoint über tragen. Hier durch werden in
der Projekt bibliothek, ergänzend zur Projektakte,
die zugehörigen Rech nungen bereitgestellt.
ein Zugriff wird den GoLDbeck-Mitarbeitern
über Microsoft Dynamics AX,
nscale und Micro soft SharePoint jeder zeit
gewährleistet.
Die Informationsplattform nscale
Der einsatz von nscale optimiert die Geschäfts- und Verwaltungs abläufe von GoLDbeck
und wird gleich zeitig den hohen gesetz lichen Anforderungen an eine revisions sichere Archivierung
gerecht. Die Lösungs band breite und der modulare Auf bau von nscale ermöglicht
zudem eine anwender orientierte Verwendung in den verschiedenen Arbeits bereichen der
GoLDbeck GmbH.