Referenzbericht als PDF-Download - Ceyoniq Technology GmbH

GOLDBECK GmbH
Auf effiziente
Lösungen bauen
Die Rechnungseingangsbearbeitung mit nscale

Herausforderung
Das Dokumenten- und
Informations aufkommen bei
der Unter nehmens gruppe
GoLDbeck ist enorm. Dies
ist der Tat sache geschuldet,
dass verschiedene geschäft-
liche bereiche durch die Unter-
nehmens gruppe verwaltet und
gesteuert werden. Auf der Suche
nach mehr Wert schöpfung
initiierte GoLDbeck im Jahr
2009 einen Auswahl prozess
für eine enter prise content
Management (ecM)-Suite.
Im Fokus der Abteilung Finanzen
sowie eDV/organisation stand
die optimierung der dezentral
gelagerten Rechnungs eingangs-
bearbeitung. Über eine Markt-
recherche wurden ecM-Hersteller
gesucht, die in der Lage waren,
die hohen An forderungen von
GoLDbeck über eine standardi-
sierte ecM-Suite abzudecken.
Ziel
Durch die ecM-Lösung sollte die
Rechnungs eingangs bearbeitung
zukünftig standort über greifend
digital erfolgen. Des weiteren war
eine Inte gration zwischen ecM
und Microsoft SharePoint not-
wendig, um die digitalisierten
eingangs rechnungen
den zugehörigen Projekt-
bibliotheken bereit zu stellen.
Die GoLDbeck GmbH
verfolgte das konsequente
Ziel, die dezentralen Papier-
archive aufzulösen. Zeit gleich
sollten die bau vorhaben-
akten mit den zu gehörigen
bau vorhaben abrechnungen
in Microsoft SharePoint
komplettiert werden.
Lösung
Nachdem sich GoLDbeck
strate gisch für ceyoniq als
ecM-Hersteller und AlfaPeople
als Microsoft Dynamics AX
Partner entschieden hatte,
erfolgte die Imple men tierung
der anvisierten Lösung. In
mehreren Teil schritten erfolgte
die sukzessive Umsetzung der
ecM-Suite nscale in Anbindung
an Microsoft Dynamics AX.
Durch die Archi vierung mit
nscale ist die Rechts sicherheit
hoch sensibler, digitaler Informationen
garantiert.
Der ein satz der durch die
Informations plattform nscale
zur Ver fügung gestellten
Work flow-Techno logien
schafft neue Synergien in
den Geschäftsabläufen.
Durch die Anbindung
an das eRP-System
Microsoft Dynamics AX sowie die
Portal lösung Microsoft SharePoint
werden optimale Voraus setzungen
geschaffen, um die digitalen
Inhalte, hier ins besondere
die eingangs rechnungen, zu
erfassen, zu archi vieren und
intelligent den entsprechenden
Geschäfts prozessen zuzuführen.
Der schnelle Zu griff auf die
wich tigen Infor ma tionen kann
durch den ein satz von nscale
inner halb der ganzen Unternehmens
gruppe ohne eine
Mehrfacherfassung erfolgen.
Über die GoLDbeck GmbH
Als mittel ständische, inhaber geführte Unter nehmens gruppe zählt GoLDbeck zu den
treibenden kräften im gewerb lichen und kommunalen Hoch bau. Der Schwer punkt ihres
Leistungs spektrums liegt auf dem konzipieren, bauen und betreuen von büro gebäuden,
Hallen und Park häusern. GoLDbeck baut mit systemati sierten elementen, die sie größtenteils
selbst her stellen. Daher ist das Unter nehmen in der Lage, Auf träge besonders wirtschaftlich
und schnell aus zuführen. Darüber hinaus schafft das bauen mit System die besten
Voraus setzungen für hohe energie effizienz.
GoLDbeck unterstützt bau herren und Investoren weit über das bau geschehen hinaus.
Zum beispiel bei der Aus wahl des passenden Grund stücks und seiner erschließung, bei
der erstellung von Wirt schaft lichkeits konzepten und der objekt vermarktung. Auf Wunsch
betreut das GoLDbeck Gebäude management die Immobilien auch nach der Schlüsselübergabe
und sichert somit den lang fristigen Wert erhalt. Die kunden profitieren von ganzheit
lichen Lösungen aus einer Hand – und aus nächster Nähe über ein flächen deckendes Netz
von Nieder lassungen.

Über AlfaPeople
AlfaPeople ist einer der wichtigsten Micro-
soft-Partner und bietet auf Micro soft
basierende Lösungen für das enter prise
Resource Manage ment (eRP) und customer
Relation ship Manage ment. Mit mehr als 250
bestens qualifizierten Mit arbeitern welt weit
hilft AlfaPeople Unter nehmen, erfolg reich
am Markt zu sein. AlfaPeople unter stützt
gezielt Unter nehmen jeder branche – vom
industriell fertigenden betrieb bis hin zu
vertrieb lich orientierten Unter nehmen und
Anbietern aus dem Dienst leistungs sektor.
Mit den Lösungen Microsoft Dynamics AX,
Microsoft Dynamics cRM und xRM stehen
mächtige Werk zeuge zur Verfügung, um
die Waren wirtschaft und das kundenmanagement
nach haltig zu optimieren. Die
Leistungen der AlfaPeople in der beratung,
der Imple men tierung und Umsetzung passgenauer
Lösungen trägt wesent lich dazu
bei, die Wert schöpfung inner halb von Unternehmen
nach haltig zu verbessern.
www.alfapeople.de
Die Ansprüche der GoLDbeck GmbH sind hoch,
das Dokumenten aufkommen des Unter nehmens enorm.
So musste eine enter prise content Manage ment-Lösung
gefunden werden, die diesen Anforderungen gerecht
wird. Dabei stand ins besondere die optimierung der
Rechnungs eingangs bearbeitung im Fokus.
Die Rechnungseingangsbearbeitung:
optimierung und Integration
in Microsoft Dynamics AX
Das Finanz wesen der GoLDbeck GmbH verarbeitet täglich bis zu 800 eingangs rechnungen
(Stand bei Druck legung). Hinder lich für die Rechnungs prüfung war bis dato die dezentrale
Infra struktur der 37 europäischen Nieder lassungen der GoLDbeck Gruppe. Der postalische
sowie auf Fax basierende Prozess sah vor, den zuständigen Projekt leitern die Rechnungen zur
Frei gabe zu senden. Nach standort über greifender Sichtung und Prüfung der bau vorhaben
gelangten die Informationen über denselben kommunikations weg zurück in die Abteilung.
Trans parenz oder eine zeitnahe Auskunfts bereitschaft waren zu diesem Zeit punkt für das
Team im bereich Finanzen nicht gewähr leistet.
Dem Team Finanzen der GoLDbeck GmbH war besonders die tiefe Integration in
Microsoft Dynamics AX wichtig. Die einzelnen Schritte sahen die zentrale Rechnungserfassung
in bielefeld vor. Die Auto matisierung der Rechnungs bearbeitung sollte durch
eine Stamm daten anbindung erfolgen. Ziel setzung war, die zugehörigen Referenzen aus
Microsoft Dynamics AX (z. b. kosten stelle, Mandant, betrag) zu über nehmen und über einen
Work flow in den Rechnungs freigabe prozess zu überführen.

Im Finanz wesen der GoLDbeck GmbH bestand das Problem, dass geprüfte eingangs-
rechnungen zeit verzögert ein trafen. Rechnungs erfassung und -verbuchung erfolgten im
Anschluss daran in manuellen Schritten. Parallel zur buchung und Zahlung über die enter-
prise Resource Planning (eRP)-Suite Microsoft Dynamics AX existierten zwecks Nach voll-
zieh barkeit kontierte eingangs rechnungen in Ansicht des Akten schrankes.
Defizitär für die Außen stellen war, dass die Projektleiter zwar über Projekt biblio theken in
Micro soft SharePoint verfügten, aller dings nicht über die wesent lichen bau vorhaben-
abrechnungen. Somit wurde in den Außen stellen ein zusätz liches Papier archiv über projekt-
relevante Schluss rechnungen, Anzahlungen und Abschläge geführt, eine „Schatten kopie“
zum Akten archiv in der zentralen Geschäfts stelle in bielefeld.
Für die Informations technik war besonders wichtig, die Stamm daten anbindung nicht nur in
Richtung ecM vor zuhalten. Anstelle einer einbahn straße sollte ein synchroner Abgleich aus
beiden Lösungen möglich sein. Diese business logik war anvisiert, um eruierte Work flow-
ergebnisse (bspw. Freigabe, Datum, kommentar) unmittelbar nach Rechnungs prüfungs-
abschluss in Microsoft Dynamics AX zu importieren. Dadurch, dass dem Work flow alle
relevanten Infor mationen zur buchung vorlagen, konnte eine doppelte Daten erfassung
vermieden werden.
Die Realisierung
bei der Imple mentierung der Lösung war zunächst die Abbildung der GoLDbeck-Struk-
turen und -Mandanten in nscale vor gesehen. Die Mandanten fähigkeit der nscale Plattform
gab der Abteilung Finanzen eine zentrale Sicht auf alle Unternehmens bereiche. Im Dialog
mit GoLDbeck wurde der Rechnungs prüfungs prozess skizziert und im integrierten nscale
Prozess designer abgebildet.
ein professioneller kodak i4200 Dokumenten-Scanner wurde mit nscale konfiguriert. Das
erfassungs system für Dokumente in Papier form wurde zentral in der Abteilung Finanzen
implementiert. Neben der auto matischen Vorgangs trennung über barcode, verfügt
die Lösung über eine bild optimierung. Hierzu zählen u. a. das entfernen von Flecken, die
Ausrichtung oder die kontrast optimierung.
Das Unter nehmen AlfaPeople führte zu diesem Zeit punkt parallel die Integration in Microsoft
Dynamics AX durch. Die Ziel setzung bestand darin, den direkten Aufruf der digitalisierten
eingangs rechnung über die zugehörige buchung zu gewähr leisten.
Desweiteren erfolgte die Implementierung einer batch-Verarbeitung auf basis XML. Mittels
dieser konnten frei gegebene Rechnungen aus nscale direkt an Microsoft Dynamics AX
übertragen werden. Das Journal innerhalb der Dynamics AX-Rechnungs erfassung wurde
für das Finanz wesen dahin gehend erweitert, dass ein Import von frei gegebenen eingangs-
rechnungen auf knopf druck per XML erfolgen konnte.
Der konzipierte nscale Rechnungs prüfungs-
Work flow bindet nach Rechnungs erfassung
durch das Finanz wesen alle weiteren Teilnehmer
standort über greifend ein. Hier bei
generiert nscale eine e-Mail, welche über
den Micro soft exchange Server an die
kosten stellen verant wort lichen Teil nehmer
ent sandt wird. Innerhalb von outlook haben
die zu ständigen Mit arbeiter einen Link zum
direkten Auf ruf des Work flows, sowie einsicht
in bei liegende Rechnungs dokumente.
Mit nscale höchste Ansprüche
im Informations- und Dokumentenmanagement erfüllen.
Nach ent sprechender Sichtung besteht für
den Mit arbeiter die Möglich keit, den Workflow
frei zugeben oder ab zulehnen. Durch
die Rechnungs frei gabe gelangt der Workflow
zurück in die Ab teilung Finanzen. Durch
die Import schnitt stelle zu Dynamics AX
werden die Rech nungen mit Attri buten
importiert und nach gelagert weiter verarbeitet.
Unmittelbar nach dem Import der
eingangs rechnungen wird die Ver knüpfung
über nscale aus Dynamics AX gewährleistet.
Hier durch haben die Mit arbeiter
die Möglich keit, Rech nungen aus Ihrer
gewohnten Arbeits umgebung auf zurufen
und ein zusehen.
Des weiteren wird über nscale ein Link
des Rechnungs dokumentes an Microsoft
SharePoint über tragen. Hier durch werden in
der Projekt bibliothek, ergänzend zur Projektakte,
die zugehörigen Rech nungen bereitgestellt.
ein Zugriff wird den GoLDbeck-Mitarbeitern
über Microsoft Dynamics AX,
nscale und Micro soft SharePoint jeder zeit
gewährleistet.
Die Informationsplattform nscale
Der einsatz von nscale optimiert die Geschäfts- und Verwaltungs abläufe von GoLDbeck
und wird gleich zeitig den hohen gesetz lichen Anforderungen an eine revisions sichere Archivierung
gerecht. Die Lösungs band breite und der modulare Auf bau von nscale ermöglicht
zudem eine anwender orientierte Verwendung in den verschiedenen Arbeits bereichen der
GoLDbeck GmbH.

Über die ceyoniq Technology GmbH
ceyoniq Technology GmbH
boulevard 9
33613 bielefeld
Tel.: +49 521 9318-1000
Fax: +49 521 9318-1111
e-Mail: info@ceyoniq.com
www.ceyoniq.com
Die ceyoniq Technology GmbH ist der Premium hersteller der Informations plattform
nscale 7 vecto . Diese Platt form umfasst Software lösungen vom branchen übergreifend
einsetz baren Dokumenten management und enterprise content Management bis hin zu
intelligenten Systemen zur Verarbeitung komplexer Geschäfts- und kommunikations-
prozesse (e-Mail-Management, Rechnungs eingangs verarbeitung, etc.).
Am Hauptsitz in bielefeld und den Stand orten in berlin, Hamburg, Nürnberg und Wien sind
über 100 Mitarbeiter beschäftigt. Die ceyoniq Technology GmbH ist Mitglied der vermögens-
verwaltenden Gesellschaft ceyoniq Holding, zu der auch die ceyoniq Media GmbH mit Sitz in
bielefeld und die ceyoniq consulting GmbH mit Sitz in Aachen gehören.