In nscale haben wir ein Produkt gefunden, das den sich ständig

Hellmann WorldWide logistics
WeltWeit Komfortabel auf
doKumente zugreifen

PerfeKte
Portalintegration
seit 2001 arbeitet Hellmann Worldwide
logistics erfolgreich mit der ceyoniq
technology gmbH zusammen. in dieser zeit
wurden erfolgreich Projekte von der
revisionssicheren archivierung bestehender
und neuer dokumente über scan-lösungen
bis hin zu komplexen migrationslösungen
für alle dokumententypen durchgesetzt.
besonders wichtig war die reibungslose
integration in das unternehmensweit
eingesetzte Hellmann Worldwide logistics
(HWl) Portal system.
www.hellmann.net
Ziele:
auf Java basierende Webservices
zur integration des
ceyoniq backendsystems in
die vorhandenen HWl applikation
mussten implementiert
werden. Klare zielvorgabe
war, den zugriff über
das Hellmann Kunden- und
benutzerportal zu realisieren.
die benutzerverwaltung
sollte durch den einsatz der
ldaP – technologie vereinfacht,
das Handling komfortabler
gestaltet werden. eine
weitere Vorgabe war der
ersatz von fat clientinstallationen
sowie auslaufender
middlewaresysteme.
Lösung:
für den anwender wird der
zugriff auf archivierte, teils
vorher durch scan-mechanismen
erfasste dokumente
unternehmensweit vereinheitlicht.
so ist der uniforme
Prozessablauf für alle
beteiligten im unternehmen
gewährleistet und erhöhte
zeitaufwende durch unterschiedliche
benutzerführung
werden vermieden. die integration
der ceyoniq nscale
lösung erfolgt durch die
einbindung in das menü des
HWl Portal systems.

Hellmann
WorldWide
logistic
die Hellmann Worldwide logistic ist ein
traditionsunternehmen mit ausgezeichneter
marktpositionierung und zählt zu den
großen, international operierenden logistik-
anbietern. Von carl Heinrich Hellmann
buchstäblich als „ein-mann-unternehmen“
im Jahre 1871 gegründet – damals noch mit
einem Pferdefuhrwerk ausgestattet, um
transporte in und um osnabrück als
dienstleistung anzubieten – entwickelte sich
daraus eine einmalige erfolgsgeschichte.
stetiges, gesundes Wachstum und eine
orientierung an die bedürfnisse des marktes
ließen die Hellmann Worldwide logistics
zu einem internationalem unternehmen
expandieren, welches über 440 büros in 157
ländern betreibt.
eine erfolgsgescHicHte
dieser ausgeprägte dienstleistungsgedanke
verbunden mit einer flexiblen geisteshaltung
um den bedürfnissen am markt gerecht
zu werden waren der garant für die
erfolgsgeschichte der Hellmann Worldwide
logistics gmbH. um dem hohen anspruch
an flexibilität und sicherer archivierung des
vorhandenen und stets wachsenden
dokumentenbestandes rechnung zu tragen,
entschied sich Hellmann Worldwide logistics
für nscale, welches nahtlos in das bestehende
HWl Portal system integriert werden konnte.

einbindung in
das besteHende
system und
sicHere
VerWaltung der
doKumente
Weltweit sind für die Hellmann Worldwide
logistics mehr als 8.500 mitarbeiter
beschäftigt. Über 200 mitarbeiter sind direkt
mit der bearbeitung revisionsrelevanter
dokumente beschäftigt, so dass eine lösung
gesucht wurde, die sich problemlos in die
von den benutzern gewohnte it-infrastruktur
einbetten ließ. 2001 entschied sich das
unternehmen, auf nscale als archivierungs-
lösung zu setzen und schuf damit den
grundstein für eine langjährige und
erfolgreiche zusammenarbeit. auf basis der
ibm server Hardware wurde nscale in die
vorhandenen strukturen integriert. in
diesem zusammenhang wurde nscale über
einen menüpunkt im unternehmenseigenen
HWl Portal system für die nutzer zugänglich
gemacht. besonders wichtig war, dass
vorhandene Prozesse und arbeitsabläufe
nicht negativ beeinflusst, sondern durch eine
sinnvolle erweiterung um dokumenten-
management-funktionalitäten ergänzt
wurden. dieses gelang mit der
inbetriebnahme von nscale als voll
integriertes dokumenten-management-
system.
Internationale Logistik erfordert klare
und definierbare Prozesse, ein hohes
Maß an Flexibilität und Offenheit, auf
veränderte Strukturen schnell im Kundensinne
reagieren zu können. Starre
und nicht skalierbare Software-Lösungen
zur Verwaltung großer Datenmengen
würde dieses Prinzip stören.

sKalierbare lösungen bilden die basis fÜr
erfolgreicHes WacHstum
Hellmann Worldwide logistics expandiert – und so war ein system notwendig, das sich den wachsenden und stets verändernden
strukturen eines internationalen Konzerns anpasst. das schlüsselwort zum erfolg steckt dabei bereits im Produktnamen nscale: die
skalierbarkeit. denn ein sich ständig veränderndes und erweiterndes netzwerk – in dem über 5.000 lKW güter transportieren und
Kooperationen mit zahlreichen schifffahrtsgesellschaften und airlines bestehen – benötigt ein mitwachsendes und skalierbares dokumenten-
management. zuerst wurde eine lösung zum scannen der Papierdokumente gefunden. Kofax, Hersteller von lösungen zur dokumenten-
erfassung konnte mit Kofax capture die passende software zur Verfügung stellen. mit fujitsu und Kodak Hochleistungs-scannern erfasst
und durch Kofax capture verarbeitet wurden die dokumente automatisiert zur archivierung und Verwaltung mit nscale weitergegeben.
ein wichtiger schritt in die richtung des papierarmen büros war getan. um den gestiegenen anforderungen gerecht zu werden und den
neuesten innovationen im bereich des dokumenten-managements rechnung zu tragen, erfolgte 2006 schließlich die vollständige
migration von nscale. Weitere teilprojekte, die kooperativ aufgesetzt und realisiert wurden, waren unter anderem die Webservice-
funktionalitäten und die integration einer dynamischen suche im HWl Portal. im weiteren Verlauf wurde im rahmen der Webservices
(ab 2008) die migration aller im unternehmen vorhandener dokumenten typen erfolgreich umgesetzt.
„Wir sind ständig bestrebt, unsere Leistungen zu verbessern,
um so unsere Kunden besser bedienen zu können.“
Außendarstellung, HWL - Homepage
„Ein flexibles und sicheres Dokumenten-Management, das
sich problemlos in unsere vorhandenen IT-Infrastrukturen
integriert ist die Basis, um unseren enormen Datenbestand
zu verwalten. Seit 2001 setzen wir auf die nscale Lösung von
Ceyoniq – sie garantiert uns, dass unsere Prozesse optimal
ablaufen und wir uns auf unsere Kernkompetenzen
konzentrieren können.“
Manuel Wetzel, IS-Application Manager bei Hellmann Worldwide Logistics

VerlässlicHKeit
und flexibilität:
WeicHen stellen
fÜr die zuKunft
ausschlaggebend bei der entscheidung für
nscale war laut manuel Wetzel das stabile
backend-system und die flexible sdK
(software development Kit) nutzung von
nscale. so wurde ein dokumenten-
management-system im unternehmen
etabliert, welches verlässlich funktioniert
und gleichzeitig so flexibel ist, dass es
jederzeit um notwendige Komponenten
erweitert werden kann. und so sind auch
für die zukunft schon die nächsten
teilprojekte geplant und stehen vor der
realisierung: neben der revisionssicheren
belegarchivierung rückt auch das thema
e-mail-archivierung immer weiter in den
fokus. als email-client setzt die HlW auf
lotus notes. ceyoniq bietet mit der lösung
„nscale for lotus notes“ das perfekte
instrument, um auch den e-mail-Verkehr zu
archivieren, ohne dass sich die mitarbeiter
auf eine neue arbeitsumgebung einstellen
müssen. die umstellung von den
vorhandenen archive storage systemen
ist ein weiterer wichtiger meilenstein, der in
zukunft zu bewältigen ist, um dem
steigenden datenvolumen gerecht zu
werden. immerhin wurden bisher 2,7
terrabyte an daten, was 130.000.000
dokumenten entspricht mit nscale verwaltet.
manuel Wetzel prognostiziert einen anstieg
des gesamtvolumens von 40 % in den
nächsten vier Jahren, rechnet also bis 2014
mit mehr als 180.000.000 zu archivierenden
dokumenten. auch die Webservice-
funktionalitäten werden im rahmen des
flexiblen ausbaus des dokumenten-
managements um wichtige features wie z.b.
update-routinen erweitert.

auf einen blicK
die Hellmann Worldwide logistics setzt seit
2001 zum revisionssicheren dokumenten-
management nscale ein, welches nahtlos
in die vorhandene it-landschaft integriert
wurde. es war wichtig, vorhandene
strukturen und eingespielte geschäfts-
prozesse nicht störend zu beeinflussen,
sondern durch die dokumenten-manage-
ment-funktionalität zu erweitern. in
diesem zuge wurde nscale in das genutzte
HWl Portal system eingebunden. nach
erfolgreichem abschluss verschiedenster
teilprojekte mit der zielsetzung, die
vorhandenen strukturen dem Wachstum
fließend anzupassen, sind weitere konkrete
aufgaben, wie die umstellung auf ibm
server Hardware oder eine e-mail-
archivierung bereits definiert und fest
eingeplant.
„In nscale haben wir ein Produkt gefunden, das den sich
ständig verändernden und expandierenden Ansprüchen der
Hellmann Worldwide Logistics durch seine Skalierbarkeit
gewachsen ist.“
Manuel Wetzel, IS-Application Manager bei Hellmann Worldwide Logistics

Über die ceyoniq tecHnology gmbH
ceyoniq technology gmbH
boulevard 9
33613 bielefeld
tel.: +49 521 9318-1000
fax: +49 521 9318-1111
e-mail: info@ceyoniq.com
www.ceyoniq.com
die ceyoniq technology gmbH ist der Premiumhersteller der informationsplattform
nscale 7 vecto . diese Plattform umfasst softwarelösungen vom branchenübergreifend
einsetzbarem dokumentenmanagement und enterprise content
management bis hin zu intelligenten systemen zur Verarbeitung komplexer
geschäfts- und Kommunikationsprozesse (e-mail-management, rechnungseingangsverarbeitung,
etc.). am Hauptsitz in bielefeld und den standorten
in berlin, Hamburg, nürnberg und Wien sind über 100 mitarbeiter beschäftigt. die
ceyoniq technology gmbH ist mitglied der vermögensverwaltenden gesellschaft
ceyoniq Holding, zu der auch die ceyoniq media gmbH mit sitz in bielefeld und die
ceyoniq consulting gmbH mit sitz in aachen gehören.