Erfolgsfaktoren virtueller Kooperationen - Bertelsmann Stiftung

Die Phase der Aufnahme
der Zusammenarbeit:
„Es sei!“
In der zweiten Phase legen die Teamleiter die
Schritte für den Beginn der Gruppenarbeit und
deren weitere Ausgestaltung fest.
Nach übereinstimmender Auffassung der befragten
Manager ist für die Aufnahme der
virtuellen Zusammenarbeit ein face-to-face-
Treffen, zu dem alle Beteiligten zusammenkommen,
unverzichtbar. Bei operativen Aufgaben,
die sich wiederholen sind oder in der
Vergangenheit bereits vom Team bearbeitet
wurden, werden solche Meetings nicht als notwendig
erachtet.
Face-to-face-Treffen sind aufgabenbezogen und
gelten als offizieller Start (Kick-off) des Projektes.
Hier tauschen die Teilnehmer projektbezogene
Team- und Kontaktdaten aus, entwickeln
einen Plan für das Erreichen des
Projektzieles und stellen Regeln für die Kommunikation
zwischen den Beteiligten und für
den Statusbericht auf: „Einige Grundregeln sind
absolut wichtig, wenn die Gruppe sich darauf
geeinigt hat, damit die Kommunikation in gleichen
Bahnen läuft. Z. B. Regeln im Bereich der
Kommunikation und im Bereich des Statusberichtes
sind absolut einzuhalten.“ Regeln sind
insbesondere dann wichtig, wenn Partner mit
unterschiedlichen Kulturen in das Projekt integriert
werden sollen. Eine gute Grundlage dafür
bieten die bereits vorhandenen Leitlinien für
die eigene Unternehmenskultur. Ein Manager
drückt es so aus: „Als sehr effizient haben sich
Projekte erwiesen, in denen einmalig ein Kickoff
mit persönlichem Treffen stattfand, wo man
sich kennen lernen konnte und gemeinsam ein
Plan erarbeitet wurde, der sich auch auf die
Nutzung der Kommunikationskanäle bezieht,
und wöchentliche conference calls zur Statusabfrage
erfolgten, an der sich alle beteiligt haben.“
Dazu gehöre aber auch, kulturelle Aspekte zu
thematisieren: „Wenn man das Team das erste
Mal zusammen hat, muss man darauf aufmerksam
machen, welche Dinge nicht gehen, z. B.
nicht offene Kommunikation.“
Wichtig ist dabei: „Regeln sollten vereinbart sein.
Die Frage ist immer, wie stark man so etwas vorgibt.
Es ist besser, gemeinsam die Regularien zu
erarbeiten.“ Dadurch entsteht nicht nur eine größere
Verpflichtung zur Einhaltung dieser Regeln,
ein weiterer Vorteil liegt darin, dass es diese Vorgehensweise
ermöglich, die Regeln individuell
anzupassen und zu differenzieren: „Die Gruppe
stellt gemeinsame Regeln auf, der eine möchte
öfter angerufen werden, möchte ein wöchentliches
one-to-one, möchte ein bisschen tiefer gemanaged
werden. Es ist sehr individuell.“
Teamleiter und Mitarbeiter sollten sich mindestens
einmal im Monat im Rahmen von virtuellen
Meetings – z. B. Telefonkonferenzen – über
arbeitstechnische Belange und über zwischenmenschliche
Aspekte bei der Zusammenarbeit
austauschen (monatliche calls). Mindestens jedes
halbe Jahr sollten sie sich persönlich treffen.
Manche Manager ziehen es vor, persönliche Meetings
einmal im Quartal abzuhalten.
Einigkeit besteht aber darüber, dass face-to-face-
Meetings nicht nur zu Beginn der virtuellen
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