Aus dem Nebeneinander unseres AS/400-basierten ERP- Systems ...

Ostfriesische tee Gesellschaft laurens spethmann Gmbh & cO. KG
Zentrales DOKumentenmanaGement
mit nscale

Anforderungen:
• Zusammenspiel von
as/400-basiertem erpsystem
(buchhaltung) und
dem archiv
• Workflow zum rechnungseingang
• modernes Vertragsmanagement
• compliance-richtlinien des
unternehmens im bereich
e-mail umsetzen
Lösung:
• nscale 6 als zentrales Dms
• aufbau verschiedener
Dms-bereiche (rechnungswesen,rohstoffspezifikationen,
Verträge,
etc.)
• nscale for microsoft
exchange zur rechtskonformen
• archivierung der unternehmens-e-mails
Erfolge:
• maßgeschneiderte bearbeitung
von eingangs
rechnungen
• Zeit- und Kostenvorteile
bei der rechnungsbearbeitung
• schnelles und gezieltes
handhaben sämtlicher
Verträge
• eindeutiger nachweis aller
versendeten und empfangenen
e-mails

Über Die Ostfrisische tee
Gesellschaft
Die Ostfriesische tee Gesellschaft laurens spethmann Gmbh & co. KG gehörtzur
laurens spethmann holding aG & co. KG mit sitz in seevetal,südlich von hamburg.
heute zählt die Ostfriesische tee Gesellschaft mit ihrer 100-jährigen tradition zu den
führenden tee-marken im deutschen markt. mit 520 millionen euro Gruppenumsatz
zählt das familienunternehmen zu dengroßen mittelständischen nahrungs-
mittelanbietern. in der 4. Generation geführt, besteht ihr angebot aus tee, süßstoffen,
riegeln und cerealien. tee ist mit rund 75 prozent anteil wichtigstes Geschäftsfeld und
meßmer die bedeutendste marke im portfolio neben milfOrD und OnnO behrends.
www.otg.de
Über aDVice it
Die advice it ist ein beratungshaus für Dokumentenmanagement-system,
prozessoptimierung und archivierung. advice it berät und realisiert in allen
aufgabenstellungen vom Dokumenteneingang bis zur digitalen archivierung. Die
leistungen der advice it reichen von der Konzeption und systemauswahl über die
implementierung von system und schnittstellen bis zur erstellung oder prüfung von
Verfahrensdokumentationen.
www.advice-it.de.

unternehemens-
Weite
archiVierunG
in der Zentrale in seevetal bei hamburg
werden schon seit 1994 viele
kaufmännische ausgangsbelege vor Ort
digital archiviert. anfang des neuen
Jahrtausends war dann eine kritische
situation zu bestehen, als das
verwendete archivsystem aufgekündigt
wurde. bei der suche nach einem
geeigneten nachfolgesystem fiel die
Wahl auf ein die lösung der ceyoniq
technology Gmbh.
in den folgenden Jahren wurde das
Dokumentenmanagement stück für
stück ausgebaut und modernisiert.
Kernstück ist die maßgeschneiderte
bearbeitung von eingangsrechnungen im
Zusammenspiel von archivsystem und
erp-anwendung. sie wurde inzwischen
durch advice it auf die plattform nscale 6
aktualisiert und vereinheitlicht. Zeitgleich
wurde auch die e-mail-archivierung
durch nscale for exchange eingeführt.

„Aus dem Nebeneinander unseres AS/400-basierten ERP-
Systems mit dem Archiv wurde ein Miteinander, das große
Zeit- und Kostenvorteile bei der Rechnungsbearbeitung
gebracht hat.
Die Integrationslösung ist genau auf unsere Bedürfnisse
zugeschnitten und erleichtert den Kollegen in der
Buchhaltung ihre Arbeit wesentlich. Auch das Update auf
die neue Plattform nscale 6 wurde durch die advice-
Mitarbeiter professionell und zügig durchgeführt.“
Thorsten Mamerow, IT bei der Ostfriesischen Tee Gesellschaft Laurens Spethmann GmbH & Co. KG

Die lösunG
fÜr Das
VertraGsarchiV
Die zahlreichen Verträge des Konzerns
werden stets aktuell digital archiviert
und stehen damit jederzeit den
Verantwortlichen auf Knopfdruck zur
Verfügung. mehr noch: per e-mail erinnert
das system den zuständigen bearbeiter
an anstehende Wiedervorlage-termine.
„Durch die praxisgerechte archivlösung
haben wir erstmals eine wirklich
handhabbare Übersicht bestehender
Verträge. trotzdem ist die Vertraulichkeit
der Verträge zuverlässig gewahrt.
Zudem lässt die aufbereitung der
archivdaten verschiedene auswertungen
zu – informationen, die wir früher
mühselig zusammensuchen mussten.
besonders wichtig ist die neuerung der
„erinnerungsmail“ – kein termin rutscht
mehr durch.“
sabine mohr, Verantwortliche im
bereich recht ein ausgefeiltes, klares
berechtigungssystem sorgt dafür, dass
jeder mitarbeiter genau die Verträge
einsehen kann, für die er zuständig ist.
Die von advice it entwickelte, auf
standard-tools basierende „erinnerungsmail“
enthält alle wichtigen informationen
zum anstehenden Vertrag auf einen blick
und verweist auf die fundstelle im
archivsystem.

e-mail
archiVierunG:
cOmpliance im
VOrDerGrunD
Die Geschäftsführung der OtG setzt zur
Wahrung der compliance auf klare
regeln – und auf nscale for microsoft
exchange von ceyoniq. Zum
Jahresbeginn 2008 ging die lösung
offiziell in den produktivbetrieb. „Das
war ein großer Schritt, nicht nur
technisch, sondern auch in der
„Denke“, mit der man überhaupt an
E-Mails herangeht. Wir haben deshalb
bewusst mehr Zeit auf die Konzeption
und Entscheidungsfindung verwendet.“
christa struwe, projektleiterin bei der
OtG
„Wieder ist die OTG vorne mit dabei,
wenn es um das tatsächliche
„Anpacken“ neuer Themen geht. Hier
ging es nicht um das „schnelle
Wegarchivieren“ von nebensächlichen
Kurzmitteilungen, sondern um den
korrekten Umgang mit elektronischen
Geschäfts- und Handelsbriefen. Das ist
ein sehr spannendes Projekt!“
uwe Johann, projektleiter bei advice it

Über Die ceyOniq technOlOGy Gmbh
ceyoniq technolgy Gmbh
boulevard 9
33613 bielefeld
tel.: +49 521 9318-1000
fax: +49 521 9318-1111
e-mail: info@ceyoniq.com
www.ceyoniq.com
Die ceyoniq technology Gmbh ist der premiumhersteller der informationsplattform
nscale 7 vecto . Diese plattform umfasst softwarelösungen vom branchenübergreifend
einsetzbarem Dokumentenmanagement und enterprise content management bis
hin zu intelligenten systemen zur Verarbeitung komplexer Geschäfts- und Kommunikationsprozesse
(e-mail-management, rechnungseingangsverarbeitung, etc.). am
hauptsitz in bielefeld und den standorten in berlin, hamburg, nürnberg und Wien
sind über 100 mitarbeiter beschäftigt.