Anbietung und Aussonderung - Landesarchivverwaltung Rheinland ...
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Möchten Sie sich näher informieren?<br />
LANDESARCHIVVERWALTUNG<br />
Ihre Ansprechpartner im Archiv:<br />
Landeshauptarchiv Koblenz<br />
Dr. Beate Dorfey<br />
Karmeliterstraße 1/3<br />
56068 Koblenz<br />
Telefon 0261 9129-0<br />
0261 9129-103<br />
Telefax 0261 9129-112<br />
E-Mail post@landeshauptarchiv.de<br />
b.dorfey@landeshauptarchiv.de<br />
Landesarchiv Speyer<br />
Dr. Franz Maier<br />
Otto-Mayer-Straße 9<br />
67346 Speyer<br />
Telefon 06232 9192-0<br />
06232 9192-126<br />
Telefax 06232 9192-100<br />
E-Mail post@landesarchiv-speyer.de<br />
f.maier@landesarchiv-speyer.de<br />
Weitere Hinweise <strong>und</strong> Formulare für die <strong>Anbietung</strong>s- <strong>und</strong><br />
Übergabeverzeichnisse zum Download finden Sie auf unserer<br />
Homepage unter: www.landeshauptarchiv.de<br />
LANDESARCHIVVERWALTUNG<br />
Herausgeber<br />
Landeshauptarchiv Koblenz<br />
Karmeliterstraße 1/3<br />
56068 Koblenz<br />
Telefon 0261 9129-0<br />
Telefax 0261 9129-100<br />
E-Mail post@landeshauptarchiv.de<br />
Stand Februar 2010<br />
<strong>Anbietung</strong> <strong>und</strong><br />
<strong>Aussonderung</strong><br />
Hinweise <strong>und</strong> Informationen
<strong>Anbietung</strong> <strong>und</strong> <strong>Aussonderung</strong><br />
Jede staatliche Behörde des Landes <strong>Rheinland</strong>-Pfalz ist gesetzlich<br />
verpflichtet, ihre zur Aufgabenerledigung nicht mehr benötigten<br />
Unterlagen dem zuständigen Landesarchiv anzubieten<br />
(Landesarchivgesetz § 1 <strong>und</strong> § 7). Das Archiv entscheidet<br />
dann im Benehmen mit der anbietenden Stelle, welche Unterlagen<br />
von bleibendem Wert <strong>und</strong> damit als archivwürdig dauerhaft<br />
zu verwahren sind <strong>und</strong> welche vernichtet werden dürfen<br />
(LArchG § 8).<br />
In einem ersten Schritt informiert die Behörde ihren Ansprechpartner<br />
im Archiv, dass sie Unterlagen aussondern <strong>und</strong> dem<br />
Archiv anbieten möchte. Je präziser dabei die Angaben sind,<br />
desto leichter ist das Verfahren für beide Seiten. Bitte bereiten<br />
Sie sich auf folgende Fragen vor:<br />
– Welche Unterlagen werden angeboten (Aktenzeichen,<br />
Sach gebiete, Abteilungen, Referate etc.)?<br />
– Welchen Zeitraum umfassen die Unterlagen?<br />
– Welchen Umfang haben die Unterlagen?<br />
– In welcher Form liegen die Unterlagen vor (Papierakten,<br />
Karten, Fotos, Broschüren, digitale Unterlagen etc.)?<br />
– Wo befinden sich die Unterlagen?<br />
Zur Erleichterung haben wir für Sie Formulare für ein <strong>Anbietung</strong>sverzeichnis<br />
entwickelt, die Ihnen die Arbeit erleichtern<br />
werden.<br />
Im zweiten Schritt bewertet das Archiv die angebotenen Unterlagen<br />
im Benehmen mit der Behörde. Dies geschieht zum<br />
einen im Rahmen von Behördenbesuchen vor Ort durch persönliche<br />
Akteneinsicht (Autopsie), häufig jedoch können wir<br />
bereits anhand der <strong>Anbietung</strong>sverzeichnisse entscheiden, ob<br />
eine Akte archivwürdig (= A) ist oder bewertet (=B), d.h. einer<br />
Autopsie unterzogen werden muss, oder vernichtet (=V)<br />
werden kann.<br />
Auf der Gr<strong>und</strong>lage unseres schriftlichen Bescheids über die<br />
Bewertungsentscheidung der Unterlagen erfolgen dann die<br />
nächsten Schritte. In einem dritten Schritt bitten wir Sie,<br />
die archivwürdigen von den zu vernichtenden Unterlagen zu<br />
trennen <strong>und</strong> unter Beachtung ihrer bisherigen Ordnung (Aktenzeichen,<br />
Jahrgang, Bandzählung) mit einer fortlaufenden<br />
Nummer zu versehen. Die entnommenen <strong>und</strong> nummerierten<br />
Unterlagen werden von Ihnen anschließend in einem Übergabeverzeichnis<br />
erfasst. Dieses dient Ihnen zum einen als<br />
sicherer Nachweis über die ordnungsgemäße Übergabe der<br />
bezeichneten Unterlangen an uns. Zum anderen ist es bis zur<br />
endgültigen Erschließung der Unterlagen ein wichtiges Hilfsmittel,<br />
im Bedarfsfall Ihre Unterlagen schnell wiederzufinden,<br />
falls sie zwischenzeitlich doch nochmals von Ihnen benötigt<br />
werden.<br />
Anschließend werden die Unterlagen von Ihnen in Kartons<br />
gepackt, die Kartons fortlaufend analog der Reihenfolge der<br />
aufgelisteten Positionen des Übergabeverzeichnisses nummeriert<br />
<strong>und</strong> mit der Aufschrift „Abgabe an das Landeshauptarchiv<br />
Koblenz“ oder „Abgabe an das Landesarchiv Speyer“<br />
versehen.<br />
Nach terminlicher Absprache mit uns bringen Sie in einem<br />
letzten Schritt die archivwürdigen Unterlagen zu uns ins<br />
Archiv.<br />
Archivierung <strong>und</strong> Benutzung<br />
Die aufgr<strong>und</strong> unserer Bewertung von Ihnen übernommenen<br />
Unterlagen werden mit einer Archivsignatur versehen, inhaltlich<br />
erschlossen <strong>und</strong> in den jeweiligen Archivbestand eingearbeitet.<br />
Unterlagen, denen im Rahmen der Erschließung unseres<br />
Erachtens kein bleibender Wert zukommt, werden nach<br />
Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet. Wir teilen Ihnen<br />
die Signatur Ihrer hier archivierten Unterlagen in Form eines<br />
Datenbankauszuges mit, damit Sie als abgebende Stelle im<br />
Bedarfsfall darauf zurückgreifen können. Weiterhin werden<br />
die Unterlagen von uns inhaltlich erschlossen <strong>und</strong> den Benutzern,<br />
soweit Sperrfristen dem nicht entgegenstehen, zur<br />
Verfügung gestellt.<br />
Wir tragen auch für die dauerhafte Erhaltung Ihrer Unterlagen<br />
Sorge. Durch ideale klimatische Bedingungen, konservatorische<br />
Schutzmaßnahmen, Sicherungsverfilmung bis hin zu<br />
Restaurierungen in unserer eigenen, auf die Anforderungen<br />
der Papierrestaurierung abgestimmten Werkstatt sind wir<br />
bemüht, Ihre Unterlagen für zukünftige Generationen zu erhalten.<br />
Zuständigkeit des Landeshauptarchivs Koblenz<br />
(LHA)<br />
Das Landeshauptarchiv Koblenz ist zuständig für die obersten<br />
<strong>und</strong> oberen Landesbehörden mit landesweiter Zuständigkeit<br />
sowie die staatlichen Behörden mit regionaler Zuständigkeit<br />
im nördlichen <strong>Rheinland</strong>-Pfalz in den ehemaligen Regierungsbezirken<br />
Koblenz <strong>und</strong> Trier.<br />
Die Betreuung der aktuell über 330 anbietungspflichtigen<br />
Stellen im Zuständigkeitsbereich des Landeshauptarchivs<br />
Koblenz ist Aufgabe der Abteilung 400.<br />
Zuständigkeit des Landesarchivs Speyer (LASP)<br />
Das Landesarchiv Speyer ist zuständig für die SGD Süd <strong>und</strong><br />
die staatlichen Behörden mit regionaler Zuständigkeit im Süden<br />
des Landes in den ehemaligen Bezirken Rheinhessen <strong>und</strong><br />
Pfalz.<br />
Innerhalb des Landesarchivs Speyer ist die Abteilung 700 mit<br />
der Betreuung der über 200 anbietungspflichtigen Stellen im<br />
südlichen <strong>Rheinland</strong>-Pfalz beauftragt.