Anbietung und Aussonderung - Landesarchivverwaltung Rheinland ...

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LANDESARCHIVVERWALTUNG
Ihre Ansprechpartner im Archiv:
Landeshauptarchiv Koblenz
Dr. Beate Dorfey
Karmeliterstraße 1/3
56068 Koblenz
Telefon 0261 9129-0
0261 9129-103
Telefax 0261 9129-112
E-Mail post@landeshauptarchiv.de
b.dorfey@landeshauptarchiv.de
Landesarchiv Speyer
Dr. Franz Maier
Otto-Mayer-Straße 9
67346 Speyer
Telefon 06232 9192-0
06232 9192-126
Telefax 06232 9192-100
E-Mail post@landesarchiv-speyer.de
f.maier@landesarchiv-speyer.de
Weitere Hinweise und Formulare für die Anbietungs- und
Übergabeverzeichnisse zum Download finden Sie auf unserer
Homepage unter: www.landeshauptarchiv.de
LANDESARCHIVVERWALTUNG
Herausgeber
Landeshauptarchiv Koblenz
Karmeliterstraße 1/3
56068 Koblenz
Telefon 0261 9129-0
Telefax 0261 9129-100
E-Mail post@landeshauptarchiv.de
Stand Februar 2010
Anbietung und
Aussonderung
Hinweise und Informationen

Anbietung und Aussonderung
Jede staatliche Behörde des Landes Rheinland-Pfalz ist gesetzlich
verpflichtet, ihre zur Aufgabenerledigung nicht mehr benötigten
Unterlagen dem zuständigen Landesarchiv anzubieten
(Landesarchivgesetz § 1 und § 7). Das Archiv entscheidet
dann im Benehmen mit der anbietenden Stelle, welche Unterlagen
von bleibendem Wert und damit als archivwürdig dauerhaft
zu verwahren sind und welche vernichtet werden dürfen
(LArchG § 8).
In einem ersten Schritt informiert die Behörde ihren Ansprechpartner
im Archiv, dass sie Unterlagen aussondern und dem
Archiv anbieten möchte. Je präziser dabei die Angaben sind,
desto leichter ist das Verfahren für beide Seiten. Bitte bereiten
Sie sich auf folgende Fragen vor:
– Welche Unterlagen werden angeboten (Aktenzeichen,
Sach gebiete, Abteilungen, Referate etc.)?
– Welchen Zeitraum umfassen die Unterlagen?
– Welchen Umfang haben die Unterlagen?
– In welcher Form liegen die Unterlagen vor (Papierakten,
Karten, Fotos, Broschüren, digitale Unterlagen etc.)?
– Wo befinden sich die Unterlagen?
Zur Erleichterung haben wir für Sie Formulare für ein Anbietungsverzeichnis
entwickelt, die Ihnen die Arbeit erleichtern
werden.
Im zweiten Schritt bewertet das Archiv die angebotenen Unterlagen
im Benehmen mit der Behörde. Dies geschieht zum
einen im Rahmen von Behördenbesuchen vor Ort durch persönliche
Akteneinsicht (Autopsie), häufig jedoch können wir
bereits anhand der Anbietungsverzeichnisse entscheiden, ob
eine Akte archivwürdig (= A) ist oder bewertet (=B), d.h. einer
Autopsie unterzogen werden muss, oder vernichtet (=V)
werden kann.
Auf der Grundlage unseres schriftlichen Bescheids über die
Bewertungsentscheidung der Unterlagen erfolgen dann die
nächsten Schritte. In einem dritten Schritt bitten wir Sie,
die archivwürdigen von den zu vernichtenden Unterlagen zu
trennen und unter Beachtung ihrer bisherigen Ordnung (Aktenzeichen,
Jahrgang, Bandzählung) mit einer fortlaufenden
Nummer zu versehen. Die entnommenen und nummerierten
Unterlagen werden von Ihnen anschließend in einem Übergabeverzeichnis
erfasst. Dieses dient Ihnen zum einen als
sicherer Nachweis über die ordnungsgemäße Übergabe der
bezeichneten Unterlangen an uns. Zum anderen ist es bis zur
endgültigen Erschließung der Unterlagen ein wichtiges Hilfsmittel,
im Bedarfsfall Ihre Unterlagen schnell wiederzufinden,
falls sie zwischenzeitlich doch nochmals von Ihnen benötigt
werden.
Anschließend werden die Unterlagen von Ihnen in Kartons
gepackt, die Kartons fortlaufend analog der Reihenfolge der
aufgelisteten Positionen des Übergabeverzeichnisses nummeriert
und mit der Aufschrift „Abgabe an das Landeshauptarchiv
Koblenz“ oder „Abgabe an das Landesarchiv Speyer“
versehen.
Nach terminlicher Absprache mit uns bringen Sie in einem
letzten Schritt die archivwürdigen Unterlagen zu uns ins
Archiv.
Archivierung und Benutzung
Die aufgrund unserer Bewertung von Ihnen übernommenen
Unterlagen werden mit einer Archivsignatur versehen, inhaltlich
erschlossen und in den jeweiligen Archivbestand eingearbeitet.
Unterlagen, denen im Rahmen der Erschließung unseres
Erachtens kein bleibender Wert zukommt, werden nach
Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet. Wir teilen Ihnen
die Signatur Ihrer hier archivierten Unterlagen in Form eines
Datenbankauszuges mit, damit Sie als abgebende Stelle im
Bedarfsfall darauf zurückgreifen können. Weiterhin werden
die Unterlagen von uns inhaltlich erschlossen und den Benutzern,
soweit Sperrfristen dem nicht entgegenstehen, zur
Verfügung gestellt.
Wir tragen auch für die dauerhafte Erhaltung Ihrer Unterlagen
Sorge. Durch ideale klimatische Bedingungen, konservatorische
Schutzmaßnahmen, Sicherungsverfilmung bis hin zu
Restaurierungen in unserer eigenen, auf die Anforderungen
der Papierrestaurierung abgestimmten Werkstatt sind wir
bemüht, Ihre Unterlagen für zukünftige Generationen zu erhalten.
Zuständigkeit des Landeshauptarchivs Koblenz
(LHA)
Das Landeshauptarchiv Koblenz ist zuständig für die obersten
und oberen Landesbehörden mit landesweiter Zuständigkeit
sowie die staatlichen Behörden mit regionaler Zuständigkeit
im nördlichen Rheinland-Pfalz in den ehemaligen Regierungsbezirken
Koblenz und Trier.
Die Betreuung der aktuell über 330 anbietungspflichtigen
Stellen im Zuständigkeitsbereich des Landeshauptarchivs
Koblenz ist Aufgabe der Abteilung 400.
Zuständigkeit des Landesarchivs Speyer (LASP)
Das Landesarchiv Speyer ist zuständig für die SGD Süd und
die staatlichen Behörden mit regionaler Zuständigkeit im Süden
des Landes in den ehemaligen Bezirken Rheinhessen und
Pfalz.
Innerhalb des Landesarchivs Speyer ist die Abteilung 700 mit
der Betreuung der über 200 anbietungspflichtigen Stellen im
südlichen Rheinland-Pfalz beauftragt.