Ausschreibung Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Ausschreibung Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Ausschreibung Dokumentenmanagementsystem (DMS)
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Bekanntmachung<br />
Formular Nr.: 1.0<br />
Veröffentlichungsplattform: Internetseite der IHK<br />
Nürnberg: www.ihk-nuernberg.de sowie Portal des<br />
Auftragsberatungszentrums Bayerns<br />
www.cats-plus.de und bund.de<br />
Vergabestelle:<br />
Industrie- und Handelskammer Nürnberg für<br />
Mittelfranken | Geschäftsbereich Zentrale Dienste<br />
z. Hd. Herrn Harald Brünner<br />
Postanschrift: 90331 Nürnberg<br />
Vergabenummer:<br />
2014-01<br />
Datum:<br />
10.Januar 2014<br />
Veröffentlichung einer Bekanntmachung<br />
Öffentliche <strong>Ausschreibung</strong> nach VOL/A<br />
Maßnahme:<br />
Beschaffung eines <strong>Dokumentenmanagementsystem</strong> (DMS) für Eingangsrechnungen<br />
Leistung:<br />
Die Einführung eines EDV-Systems, dass neben einer allgemeinen Rechnungsarchivierung<br />
für die Finanzbuchhaltung der IHK, dem gesamten Haus als digitales<br />
Informationsmedium zu den eingeholten Angeboten, erteilten Aufträgen, abgeschlossenen<br />
Verträgen, eingegangenen Rechnungen und durchgeführten Zahlungen dient.<br />
Veröffentlichung einer Bekanntmachung<br />
a) Öffentlicher Auftraggeber (Vergabestelle)<br />
Name:<br />
PLZ, Ort:<br />
Industrie- und Handelskammer Nürnberg für Mittelfranken<br />
Geschäftsbereich Zentrale Dienste<br />
zu Hd. Herrn Harald Brünner<br />
90331 Nürnberg<br />
Telefon: 0911-1335-129<br />
E-Mail:<br />
harald.bruenner@nuernberg.ihk.de<br />
b) Vergabeverfahren<br />
Öffentliche <strong>Ausschreibung</strong>, VOL/A<br />
Beschränkte <strong>Ausschreibung</strong><br />
Freihändige Vergabe<br />
c) Form, in der das Angebot oder der Teilnahmeantrag einzureichen ist:<br />
Das Angebot ist schriftlich in einem verschlossenen Umschlag unter der unter Punkt a) angegebenen<br />
Adresse einzureichen.<br />
d) Art und Umfang der Leistung:<br />
Lieferung von Software und Projektierung entsprechend Leistungsverzeichnis<br />
Bekanntmachung national Seite 1 von 3
Ort der Leistung:<br />
Hauptlieferadresse:<br />
IHK Nürnberg für Mittelfranken<br />
Hauptmarkt 25/27<br />
90331 Nürnberg<br />
e) Aufteilung in Lose<br />
nein<br />
ja, Angebote können abgegeben werden<br />
f) Nebenangebote<br />
nur für ein Los<br />
für ein oder mehrere Lose<br />
für alle Lose<br />
zugelassen<br />
nicht zugelassen<br />
g) Ausführungsfrist<br />
Start der Einführung: innerhalb 4 Wochen nach Ende Zuschlagsfrist<br />
Dauer der Leistung:<br />
h) Anforderung der Vergabeunterlagen:<br />
Die Vergabeunterlagen können auf der Internetseite der IHK Nürnberg<br />
heruntergeladen werden: www.ihk-nuernberg.de/ausschreibung.<br />
i) Ablauf der Angebotsfrist oder Teilnahmefrist am (Datum, Uhrzeit): 14. Februar 2014 12:00 Uhr;<br />
Ablauf Zuschlagsfrist: 14. März 2014; Ablauf der Bindefrist am 14.März 2014<br />
j) ggf. Sicherheitsleistungen:<br />
keine<br />
k) Zahlungsbedingungen:<br />
Nach VOL/B<br />
Bekanntmachung national Seite 2 von 3
Der Bewerber hat zum Nachweis seiner Eignung folgende Unterlagen mit dem Angebot oder<br />
Teilnahmeantrag vorzulegen:<br />
- Angebotsschreiben<br />
- Angebot entsprechend Leistungsbeschreibung mit Preisen<br />
- Eigenerklärungen zur Eignung + Referenzen<br />
- Zertifizierung durch Finanzbehörden<br />
m) Entgelt für die Vergabeunterlagen<br />
Für das Herunterladen der Vergabeunterlagen von der IHK Homepage wird kein Entgelt erhoben.<br />
n) Zuschlagskriterien: siehe Leistungsbeschreibung<br />
Bekanntmachung national Seite 3 von 3
Angebotsschreiben<br />
Formular Nr.: 1.1<br />
Name und Anschrift des Bieters<br />
Vergabenummer: 2014-01<br />
Angebotsschlusstermin<br />
Datum: 14. Februar 2014 12:00 Uhr<br />
Ort:<br />
Telefon:<br />
Zuschlagsfrist<br />
endet am:<br />
14.März 2014<br />
Angebotsschreiben: "Beschaffung eines <strong>Dokumentenmanagementsystem</strong>s (DMS) für<br />
Eingangsrechnungen" der Industrie- und Handelskammer Nürnberg für Mittelfranken<br />
(Bekanntmachung vom 10. Januar 2014)<br />
1 Mein/Unser Angebot umfasst:<br />
1.1 folgende beigefügte Unterlagen<br />
- Angebotsschreiben<br />
- Angebot entsprechend Leistungsbeschreibung mit Preisen<br />
- Eigenerklärungen zur Eignung + Referenzen<br />
- Zertifizierung durch Finanzbehörden<br />
1.2 folgende nicht beigefügte Unterlagen<br />
- Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung (VOL/B bzw. VOB/B)<br />
2<br />
2.1 Ich bin/ Wir sind bevorzugte(r) Bewerber laut beigefügtem(n)/vorliegendem(n) Nachweis(en).<br />
2.2 Ich bin/ Wir sind ein ausländisches Unternehmen aus einem<br />
EWR-Staat bzw. Staat des WTO Abkommens<br />
anderen Staat/ Nationalität:<br />
3 Ich/ Wir biete(n) die Ausführung der beschriebenen Leistungen zu den von mir/ uns eingesetzten<br />
Preisen und mit allen den Preis betreffenden Angaben wie in der Anlage beschrieben an. An mein/<br />
unser Angebot halte ich mich/halten wir uns bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist gebunden.<br />
4 Ich bin mir/ Wir sind uns bewusst, dass eine wissentlich falsche Erklärung im Angebotsschreiben<br />
meinen/ unseren Ausschluss von weiteren Auftragserteilungen zur Folge haben kann.<br />
5 Die nachstehende Unterschrift gilt für alle Teile des Angebots.<br />
Angebotsschreiben Seite 1 von 2
Ort, Datum, Stempel und Unterschrift<br />
wird das Angebotsschreiben an dieser Stelle nicht unterschrieben, gilt das Angebot als nicht<br />
abgegeben.<br />
Angebotsschreiben Seite 2 von 2
Eigenerklärung<br />
Formular Nr.: 1.2<br />
Eigenerklärungen zur Eignung – VOL zur <strong>Ausschreibung</strong> „Beschaffung eines<br />
<strong>Dokumentenmanagementsystem</strong>s (DMS) für Eingangsrechnungen“ der IHK<br />
Nürnberg für Mittelfranken<br />
Bei Eintragung in die Bieterdatenbank PQ-VOL ersetzt eine Kopie des Zertifikats diese Erklärung<br />
(Auszufüllen soweit von der Vergabestelle angekreuzt)<br />
Bieter<br />
Umsatz des Unternehmens in den letzten 3<br />
abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen<br />
betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind<br />
unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen<br />
Unternehmen ausgeführten Leistungen<br />
Jahr €<br />
Ich/Wir erkläre(n), dass ich/mir in den letzten drei Geschäftsjahren Leistungen erbracht habe(n), die mit<br />
der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind.<br />
Angabe von Referenzen<br />
1. Referenz: Leistung, Auftragswert und Auftraggeber (Ansprechpartner und Telefonnr.)<br />
2. Referenz: Leistung, Auftragswert und Auftraggeber (Ansprechpartner und Telefonnr.)<br />
3. Referenz: Leistung, Auftragswert und Auftraggeber (Ansprechpartner und Telefonnr.)<br />
Zahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten<br />
Arbeitskräfte :<br />
1. Jahr 2. Jahr 3.Jahr<br />
Mein/ Unser Betrieb ist in folgender Berufsgenossenschaft:<br />
Bezeichnung:<br />
Mitgliedsnummer:<br />
Eigenerklärung VOL Seite 1 von 3
Eintragung in das<br />
Berufsregister ihres Sitzes oder<br />
Wohnsitzes<br />
Ich bin/Wir sind eingetragen<br />
im Handelsregister unter der<br />
Nummer:<br />
beim Amtsgericht:<br />
Ich bin/Wir sind nicht zur<br />
Eintragung in das Handelsregister<br />
verpflichtet.<br />
Angabe, ob ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes<br />
Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder der Antrag mangels<br />
Masse abgelehnt wurde.<br />
ja<br />
nein<br />
Ich erkläre/Wir erklären, dass keine schwere Verfehlung vorliegt, die meine/unsere Zuverlässigkeit als<br />
Bewerber in Frage stellt z.B.<br />
- wirksames Berufsverbot (§ 70 StGB),<br />
- wirksames vorläufiges Berufsverbot (§ 132a StPO),<br />
- wirksame Gewerbeuntersagung (§ 35 GewO),<br />
- rechtskräftiges Urteil innerhalb der letzten 2 Jahre gegen Mitarbeiter mit Leitungsaufgaben wegen<br />
o Mitgliedschaft in einer kriminellen Vereinigung(§ 129 StGB),<br />
o Geldwäsche (261 StGB),<br />
o Bestechung (§ 334 StGB),<br />
o Vorteilsgewährung (§ 333 StGB),<br />
o Diebstahl (§ 242 StGB),<br />
o Unterschlagung (§ 246 StGB),<br />
o Erpressung (§ 53 StGB),<br />
o Betrug (§ 263 StGB) ,<br />
o Subventionsbetrug (§ 264 StGB),<br />
o Kreditbetrug (§ 265b StGB),<br />
o Untreue (§ 266 StGB),<br />
o Urkundenfälschung (§ 267 StGB),<br />
o Fälschung technischer Aufzeichnungen (§ 268 StGB),<br />
o Delikte im Zusammenhange mit Insolvenzverfahren(§ 283 ff. StGB),<br />
o Wettbewerbsbeschränkende Absprachen bei <strong>Ausschreibung</strong>en (§ 298 StGB),<br />
o Bestechung im geschäftlichen Verkehr (§ 299 StGB),<br />
o Brandstiftung (§ 306 StGB),<br />
o Baugefährdung (§ 319 StGB),<br />
o Gewässer- und Bodenverunreinigung (§§ 324,324a StGB),<br />
o unerlaubter Umgang mit gefährlichen Abfällen<br />
die mit Freiheitsstrafe von mehr als 3 Monaten oder Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen geahndet<br />
wurde.<br />
Ich/Wir erkläre(n), dass ich/wir in den letzten 2 Jahren nicht<br />
- gem. § 21 Abs. 1 Satz 1 oder 2 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz oder<br />
- § 21 Arbeitnehmerentsendegesetz mit einer Freiheitsstrafe von mehr als 3 Monaten oder einer<br />
Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 € belegt worden<br />
bin/sind. Einem Verstoß gegen die vorgenannten Vorschriften gleichgesetzt sind Verstöße gegen<br />
entsprechende Strafnormen anderer Staaten.<br />
Ich erkläre/Wir erklären, dass ich/wir meine/unsere Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und<br />
Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt habe/haben.<br />
Ort, Datum, Stempel und Unterschrift<br />
Eigenerklärung VOL Seite 2 von 3
Eigenerklärung VOL Seite 3 von 3
Bewerbungsbedingungen<br />
Formular Nr.: 1.3<br />
Bewerbungsbedingungen zur <strong>Ausschreibung</strong><br />
"Beschaffung eines <strong>Dokumentenmanagementsystem</strong>s (DMS) für<br />
Eingangsrechnungen"<br />
der Industrie und Handelskammer Nürnberg für Mittelfranken“<br />
1 Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen<br />
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, so hat er<br />
unverzüglich die Vergabestelle vor Angebotsabgabe in Textform darauf hinzuweisen.<br />
2 Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen<br />
Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer<br />
unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen (z.B. Preisabsprachen, Austausch von<br />
Angebotsteilen), werden ausgeschlossen. Zur Bekämpfung von Wettbewerbsbeschränkungen hat<br />
der Bieter auf Verlangen Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art der Bieter wirtschaftlich<br />
und rechtlich mit Unternehmen verbunden ist.<br />
3 Angebot<br />
3.1 Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen.<br />
3.2 Für das Angebot sind die von der Vergabestelle vorgegebenen Vordrucke zu verwenden; das<br />
Angebot ist an der dafür vorgesehenen Stelle zu unterschreiben.<br />
3.3 Unterlagen, die von der Vergabestelle nach Angebotsabgabe verlangt werden, sind zu dem von der<br />
Vergabestelle bestimmten Zeitpunkt einzureichen. Werden die Unterlagen nicht vollständig<br />
fristgerecht vorgelegt, wird das Angebot ausgeschlossen.<br />
3.4 Enthält die Leistungsbeschreibung bei einer Teilleistung eine Produktangabe mit Zusatz "oder<br />
gleichwertig" und wird vom Bieter dazu eine Produktangabe verlangt, ist das Fabrikat (insbesondere<br />
Herstellerangabe und genaue Typenbezeichnung) auch dann anzugeben, wenn der Bieter das<br />
vorgegebene Fabrikat anbieten will.<br />
3.5 Alle Eintragungen müssen dokumentenecht sein.<br />
3.6 Entspricht der Gesamtbetrag einer Ordnungszahl (Position) nicht dem Ergebnis der Multiplikation<br />
von Mengenansatz und Einheitspreis, so ist der Einheitspreis maßgebend.<br />
3.7 Alle Preise sind in Euro mit höchstens drei Nachkommastellen anzugeben.<br />
Die Preise (Einheitspreise, Pauschalpreise, Verrechnungssätze usw.) sind ohne Umsatzsteuer<br />
anzugeben. Der Umsatzsteuerbetrag ist unter Zugrundelegung des geltenden Steuersatzes am<br />
Schluss des Angebotes hinzuzufügen.<br />
Es werden nur Preisnachlässe gewertet, die<br />
- ohne Bedingungen als Vomhundertsatz auf die Abrechnungssumme gewährt werden und<br />
- an der im Angebotsschreiben bezeichneten Stelle aufgeführt sind.<br />
Nicht zu wertende Preisnachlässe bleiben Inhalt des Angebotes und werden im Fall der<br />
Auftragserteilung Vertragsinhalt.<br />
Bewerbungsbedingungen Seite 1 von 2
3.8 Beiliegende AGB´s des Bieters stellen eine Änderung der Vergabeunterlagen dar und führen<br />
zwingend zum Ausschluss.<br />
4 Unterlagen zum Angebot<br />
4.1 Der Bieter hat auf Verlangen der Vergabestelle Unterlagen zur Preisermittlung zu dem von der<br />
VergabesteIle bestimmten Zeitpunkt vorzulegen.<br />
4.2 Soweit Bescheinigungen verlangt werden, haben ausländische Bewerber/ Bieter eine gleichwertige<br />
Bescheinigung ihres Herkunftslandes in beglaubigter deutscher Übersetzung vorzulegen.<br />
5 Bietergemeinschaften<br />
5.1 Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung<br />
abzugeben,<br />
- in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist,<br />
- in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte<br />
Vertreter bezeichnet ist,<br />
- dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich<br />
vertritt,<br />
- dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.<br />
6.2 Sofern nicht öffentlich ausgeschrieben wird, werden Angebote von Bietergemeinschaften, die sich<br />
erst nach der Aufforderung zur Angebotsabgabe aus aufgeforderten Unternehmen gebildet haben,<br />
nicht zugelassen.<br />
6 Unterauftragnehmer<br />
Beabsichtigt der Bieter Teile der Leistung von Unterauftragnehmern ausführen zu lassen, muss er in<br />
seinem Angebot Art und Umfang der durch Unterauftragnehmer auszuführenden Leistungen<br />
angeben und auf Verlangen die vorgesehenen Unterauftragnehmer benennen.<br />
7 Bevorzugte Bewerber<br />
7.1 Bieter, die als „Bevorzugte Bewerber“ berücksichtigt werden wollen, müssen dies im Angebot<br />
erklären und auf Verlangen den Nachweis für das Vorliegen der Voraussetzungen rechtzeitig vor<br />
Auftragserteilung führen. Wird der Nachweis nicht geführt, so wird das Angebot wie die Angebote<br />
nicht bevorzugter Bieter behandelt.<br />
7.2 Bietergemeinschaften, denen bevorzugte Bewerber als Mitglieder angehören, haben zusätzlich den<br />
Anteil nachzuweisen, den die Leistungen dieser Mitglieder am Gesamtangebot haben.<br />
8 Angebotsfrist<br />
Die Angebotsfrist läuft mit dem im Formular " Veröffentlichung einer Bekanntmachung" genannten<br />
Termin ab.<br />
Bewerbungsbedingungen Seite 2 von 2
Leistungsverzeichnis zur <strong>Ausschreibung</strong>:<br />
<strong>Dokumentenmanagementsystem</strong> für Eingangs-<br />
Rechnungen<br />
IHK Nürnberg für Mittelfranken<br />
Hauptmarkt 25-27<br />
90403 Nürnberg
LEISTUNGSVERZEICHNIS – DMS-Kreditoren I<br />
Inhaltsverzeichnis<br />
1 Einführung ................................................................................................................ 3<br />
1.1 IHK Nürnberg für Mittelfranken ................................................................................. 3<br />
1.2 Projektvorhaben ....................................................................................................... 3<br />
1.3 Zielstellung ............................................................................................................... 3<br />
1.3.1 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit ..................................................... 4<br />
2 Leistungsbeschreibung / Anforderungen .................................................................. 5<br />
2.1 Preisblatt .................................................................................................................. 8<br />
2.2 Wertungskriterien ..................................................................................................... 8<br />
3 Sonstiges ................................................................................................................. 9<br />
3.1 Lieferung .................................................................................................................. 9<br />
3.2 Zeitplan und Ansprechpartner .................................................................................. 9<br />
3.3 Nachweise / Bescheinigungen ................................................................................. 9<br />
3.4 Bieterfragen.............................................................................................................. 9<br />
3.5 Geschäftsbedingungen .......................................................................................... 9<br />
Datum 11. Dezember 2013 Seite 2 von 9
LEISTUNGSVERZEICHNIS – DMS-Kreditoren I<br />
1 Einführung<br />
1.1 IHK Nürnberg für Mittelfranken<br />
Die Industrie- und Handelskammer Nürnberg für Mittelfranken (IHK) ist eine<br />
Körperschaft des öffentlichen Rechts. Sie ist nicht nur die unabhängige<br />
Selbstverwaltung der Wirtschaft, sondern bietet ihren Mitgliedern, dem Staat und<br />
der Region auch zahlreiche Dienstleistungen an.<br />
1.2 Projektvorhaben<br />
Die IHK plant im Rahmen einer öffentlichen <strong>Ausschreibung</strong> (VOL) die Beschaffung<br />
einer Software-Lösung zum Dokumenten-Management ihrer Kreditoren-<br />
Rechnungen durchzuführen.<br />
1.3 Zielstellung<br />
Ziel des Projektes ist die Einführung eines EDV-Systems, dass neben einer<br />
allgemeinen Rechnungsarchivierung für die Finanzbuchhaltung der IHK, dem<br />
gesamten Haus als digitales Informationsmedium zu den eingeholten Angeboten,<br />
erteilten Aufträgen, abgeschlossenen Verträgen, eingegangenen Rechnungen und<br />
durchgeführten Zahlungen dient und hierbei einen kompletten und prozesssicheren<br />
Überblick über die Dokumente zu Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträgern und<br />
Projekten verschaffen kann. Ein digitaler Workflow vom Rechnungseingang bis zur<br />
Archivierung der bezahlten Rechnung muss ebenso selbstverständlich sein wie die<br />
Gewährleistung der Datensicherheit, die problemfreie Schnittstellen-Nutzung zur<br />
Diamant-Software und eine Zertifizierung durch Finanzbehörden. Die wichtigsten<br />
Anforderungen an das System sind:<br />
1. Dezentraler Posteingang (an 5 räumlich getrennten Orten)<br />
2. Schnittstelle zur Diamant®3-Software<br />
3. Erfassung/Erkennung der zu scannenden Eingangsrechnungen<br />
4. Vorgangsbearbeitung (Prüfung/Freigaben etc.)<br />
5. Volltextrecherchemöglichkeit<br />
6. Installation<br />
7. Schulung der Anwender<br />
Datum 11. Dezember 2013 Seite 3 von 9
LEISTUNGSVERZEICHNIS – DMS-Kreditoren I<br />
1.3.1 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit<br />
Stellen Sie Ihr Unternehmen und Ihr Leistungsportfolio kurz dar. Gehen Sie auf<br />
wesentliche unternehmensbezogene Informationen wie z.B. Niederlassungen in<br />
Deutschland, Hauptsitz, Gründungsjahr, Mitarbeiteranzahl, Leistungen in der<br />
öffentlichen Verwaltung etc. ein (Bitte beschränken Sie sich in Ihrer Darstellung<br />
insgesamt auf max. 3 DINA4 Seiten).<br />
Datum 11. Dezember 2013 Seite 4 von 9
LEISTUNGSVERZEICHNIS – DMS-Kreditoren I<br />
2 Leistungsbeschreibung / Anforderungen<br />
Geben Sie an, ob die angebotene Softwarelösung die genannten<br />
Anforderungen erfüllt.<br />
lfd.<br />
Nr.<br />
Bezeichnung/Beschreibung<br />
1 Daten-Erfassung/Programmstruktur<br />
1.1 Mandantenbezogene Erfassung eingehender papiergebundener<br />
Eingangsrechnung<br />
(IHK, BgA Weiterbildung, Kulturstiftung, Stiftung Handelskasse …)<br />
1.2 Möglichkeit der Verarbeitung elektronisch eingehender<br />
Rechnungen<br />
Anforderung<br />
erfüllt<br />
Ja / Nein<br />
Ja / Nein<br />
1.3 Sicherheit der Dublettenerkennung/-vermeidung Prozentangabe<br />
(Forderung 99,9%)<br />
1.4 bestehende und funktionsfähige Programmstruktur (keine Beta-<br />
Version, keine gemeinsame Entwicklung (Pilot-Projekt) mit<br />
Anwender IHK-Nürnberg<br />
1.5 unmittelbarer (direkter) Anbieter für die wesentlichen Teile oder<br />
Module (keine Subunternehmerrealisierung)<br />
Ja / Nein<br />
Ja / Nein<br />
1.6 telefonischer Support 5 Tage (Montag bis Freitag), 10 Stunden<br />
(7:30 Uhr bis 17:30 Uhr) auch über Netviewer o. ä. Ja / Nein<br />
1.7 Worst-Case Szenario:<br />
vor Ort Service innerhalb von 3 Werktagen<br />
Muss-Kriterium<br />
1.8 Schnittstellenkonformität zu Diamant ® /3 Muss-Kriterium<br />
1.9 Schnittstellenkonformität zu GfI/EVA Diamant®3-Software<br />
(z. B. für Kreditorenstammdaten)<br />
Ja / Nein<br />
1.10 Volltextrecherche/-verschlagwortung Ja / Nein<br />
1.11 Zertifizierung durch Finanzbehörden<br />
Verzicht auf Aufbewahrung der Originalunterlagen zu 100 %<br />
1.12 Prüfertauglichkeit<br />
Prüfer kann unveränderlichen Vermerk auf/zu Dokument anlegen<br />
Ja / Nein<br />
Ja / Nein<br />
Datum 11. Dezember 2013 Seite 5 von 9
LEISTUNGSVERZEICHNIS – DMS-Kreditoren I<br />
lfd.<br />
Nr.<br />
Bezeichnung/Beschreibung<br />
1.13 Angabe von Referenzen (siehe Formular Eigenerklärung) Muss-Kriterium<br />
1.14 Lernfähigkeit<br />
Erkennbarkeit der Dokumente auf der Grundlage bereits<br />
vorhandener schon einmal bearbeiteter Belege<br />
Ja / Nein<br />
1.15 leichte Handhabbarkeit Ja / Nein<br />
1.16 Daten-Sicherheit gegenüber Datenverlust und -manipulation Muss-Kriterium<br />
1.17 geringer Nachbearbeitungsaufwand durch Anwender (Nachpflegen<br />
erfasster Belege)<br />
1.18 Möglichkeit der Komplettierung von Unterlagen<br />
- Hinzufügen von Angeboten, <strong>Ausschreibung</strong>sunterlagen,<br />
Vergabevermerken etc.<br />
1.19 Möglichkeit der Verschiebung in anderen Mandanten (z. B. durch<br />
kopieren aller bisherigen Belege/Dokumente in den richtigen<br />
Mandanten und Sperrung weiterer Bearbeitung im<br />
Ursprungsmandanten).<br />
1.20 Möglichkeit zur Bewältigung eines Mindest-Ver-/Bearbeitungs-<br />
Volumens von ca. 30.000 Rechnungen p.a.<br />
2 Dokumentenerfassung/Scannen<br />
2.1<br />
2.2<br />
- vollständiges, prozesssicheres Scannen von<br />
Eingangsrechnungen (Vor- und Rückseite, alternativ<br />
Vorderseite wenn Rückseite leer zzgl. Zertifizierung für<br />
sicheres Erkennen leerer Seiten und Dokumentation durch<br />
Kennzeichen, Hinweistest oder ähnlichem<br />
- dezentrales Erfassen an derzeit fünf räumlich getrennten<br />
Stellen (erweiterbar)<br />
2.3 Sichere Kommunikation zwischen Scanort und zentralem<br />
Speicherort<br />
Ja / Nein<br />
Ja / Nein<br />
Ja / Nein<br />
Muss-Kriterium<br />
Anforderung<br />
erfüllt<br />
Muss-Kriterium<br />
Muss-Kriterium<br />
Muss-Kriterium<br />
2.4 automatisierte Sicherung der Daten Muss-Kriterium<br />
3 Bearbeitung<br />
3.1 Möglichkeit der strukturierten Bearbeitung der Belege in<br />
festgelegtem Workflow<br />
- rechnerische richtig<br />
- sachlich richtig<br />
- zur Zahlung freigegeben<br />
Anforderung<br />
erfüllt<br />
Muss-Kriterium<br />
Datum 11. Dezember 2013 Seite 6 von 9
LEISTUNGSVERZEICHNIS – DMS-Kreditoren I<br />
lfd.<br />
Nr.<br />
Bezeichnung/Beschreibung<br />
3.2 Bearbeitungsmöglichkeit in/durch die Mitarbeiter der einzelnen<br />
Geschäftsbereiche mit entsprechender Rechtesteuerung<br />
(KST/KTR-basiert)<br />
3.3 Kontierungsmöglichkeit (mit Splittbuchungen)<br />
- Sachkonto<br />
- Mandant<br />
- Kostenstelle<br />
- Kostenträger<br />
- Projekt<br />
3.4 rechnerische Prüfung<br />
- Abgleich der Summe der Einzelbeträge je Konto/KST/KTR<br />
und der Gesamtsumme je Rechnung<br />
3.5 Möglichkeit zur personifizierten, freien Erfassung von Texten und<br />
Anmerkungen in unveränderlicher Form.<br />
Ja / Nein<br />
Ja / Nein<br />
Ja / Nein<br />
Ja / Nein<br />
3.6 ggf. Möglichkeit zur Streichung eigener Textanmerkungen Ja / Nein<br />
3.7 personifizierte Historie für Veränderungen und Anpassungen Ja / Nein<br />
3.8 unkomplizierte Rechtesteuerung mit Einrichtungsmöglichkeiten von<br />
Vertreterregelungen<br />
3.9 Informationen über Sachstand des Beleges für FiBu-Mitarbeiter<br />
(Wo ist er (virtuell), welchen Status hat er, …)<br />
3.10 E-Mail-Erinnerung zur Bearbeitung an Sachbearbeiter/Vertreter<br />
- neue Belege liegen zum Bearbeiten vor<br />
- Beleg x ist überfällig<br />
3.11 Eskalationsunterstützung für FiBu bei Nichtbearbeitung, fehlender<br />
Reaktion<br />
4 Sonstiges<br />
Ja / Nein<br />
Ja / Nein<br />
Ja / Nein<br />
Ja / Nein<br />
Anforderung<br />
erfüllt<br />
4.1 Programminstallation Muss-Kriterium<br />
4.2 Dokumentation Muss-Kriterium<br />
4.3 Mitarbeiter-/Anwenderschulung<br />
- Sachbearbeiter (bearbeitende/sachlich freigebende MA,<br />
Auftraggeber)<br />
- Mitarbeiter der FiBu<br />
4.4 Hardware-Empfehlung (Scanner, Server, Betriebssysteme PC etc.)<br />
incl. Preisangabe<br />
Muss-Kriterium<br />
Ja / Nein<br />
Datum 11. Dezember 2013 Seite 7 von 9
LEISTUNGSVERZEICHNIS – DMS-Kreditoren I<br />
lfd.<br />
Nr.<br />
Bezeichnung/Beschreibung<br />
5 nicht geplante/nicht notwendige Faktoren<br />
5.1 Altdatenarchivierung<br />
5.2 Im Angebotspreis enthaltene zusätzliche Leistungen<br />
5.3 Hardwarelieferung<br />
Werden Muss-Kriterien nicht erfüllt, wird das Angebot ausgeschlossen. Geben Sie<br />
an, ob alle Muss-Kriterien erfüllt werden. Geben Sie bei allen Anforderungen an, ob<br />
diese erfüllt werden. Geben Sie bei Punkt 1.3 die Prozentquote an, mit der die<br />
Anforderung erfüllt wird.<br />
2.1 Preisblatt<br />
Geben Sie in Ihrem Angebot mindestens folgende Einzelpreise und einen<br />
Gesamtpreis an:<br />
- Preis DMS (Programmkosten incl. Grund-/Erstinstallation sowie sämtlicher<br />
anfallender Nebenkosten wie Reisekosten etc.)<br />
- Preis Grundlagenschulung (Erstschulung)<br />
- Preis Jährliche Wartungs-/Updatekosten<br />
- Preis für die empfohlene Hardware<br />
- Gesamtpreis<br />
(Preis = monatliche Kosten x 12 oder jährliche Kosten)<br />
Das Angebot muss sämtliche Kosten für die durch den Bieter zu erbringenden<br />
Dienstleistungen enthalten. Alle Preise enthalten sämtliche Nebenkosten,<br />
insbesondere Lieferkosten und sind exklusive der gesetzlichen Mehrwertsteuer<br />
anzugeben. Die Mehrwertsteuer ist separat auszuweisen.<br />
2.2 Wertungskriterien<br />
Die Kriterien für die Bewertung der Angebote sind:<br />
- Preis<br />
- Erfüllen der Anforderungen<br />
Datum 11. Dezember 2013 Seite 8 von 9
LEISTUNGSVERZEICHNIS – DMS-Kreditoren I<br />
3 Sonstiges<br />
3.1 Lieferung<br />
Die Lieferung erfolgt an die Adresse: IHK Nürnberg für Mittelfranken<br />
Hauptmarkt 25-27 90403 Nürnberg<br />
3.2 Zeitplan<br />
Zeitplan: Der Start für die Umsetzung des Projektes ist innerhalb von vier Wochen<br />
ab Ende der Zuschlagsfrist geplant. Bitte geben Sie einen orientierenden Zeitplan<br />
für die Umsetzung / Einführung der Software an.<br />
3.3 Nachweise / Bescheinigungen<br />
Folgende Nachweise/Bescheinigungen sind zwingend vorzulegen<br />
(Ausschlusskriterien):<br />
<br />
<br />
Formular „Eigenerklärung zur Eignung“ – VOL mit Referenzen<br />
Zertifizierung der Software durch Finanzbehörden<br />
3.4 Bieterfragen<br />
Bieterfragen sind schriftlich zu stellen an Lorenz Funck; E-Mail:<br />
Lorenz.Funck@nuernberg.ihk.de. Bieterfragen und Antworten werden veröffentlicht<br />
unter www.ihk.nuernberg.de/ausschreibung<br />
3.5 Geschäftsbedingungen<br />
Es gelten die allgemeinen Geschäftsbedingungen nach VOL/B. Die Abgabe eigener<br />
Geschäftsbedingungen führt zwingend zum Ausschluss des Angebotes.<br />
Datum 11. Dezember 2013 Seite 9 von 9
Anlage Aufkleber für Umschlag mit Angebot<br />
Bitte nicht öffnen!<br />
Angebot für:<br />
<strong>Ausschreibung</strong> "DMS"<br />
Zu Händen von:<br />
Harald Brünner<br />
Abgabetermin spätestens:<br />
14. Februar 2014 12:00 Uhr<br />
Bitte nicht öffnen!<br />
Bitte ausschneiden und auf den verschlossenen Umschlag<br />
mit dem Angebot kleben!