Ausschreibung Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Bekanntmachung
Formular Nr.: 1.0
Veröffentlichungsplattform: Internetseite der IHK
Nürnberg: www.ihk-nuernberg.de sowie Portal des
Auftragsberatungszentrums Bayerns
www.cats-plus.de und bund.de
Vergabestelle:
Industrie- und Handelskammer Nürnberg für
Mittelfranken | Geschäftsbereich Zentrale Dienste
z. Hd. Herrn Harald Brünner
Postanschrift: 90331 Nürnberg
Vergabenummer:
2014-01
Datum:
10.Januar 2014
Veröffentlichung einer Bekanntmachung
Öffentliche Ausschreibung nach VOL/A
Maßnahme:
Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystem (DMS) für Eingangsrechnungen
Leistung:
Die Einführung eines EDV-Systems, dass neben einer allgemeinen Rechnungsarchivierung
für die Finanzbuchhaltung der IHK, dem gesamten Haus als digitales
Informationsmedium zu den eingeholten Angeboten, erteilten Aufträgen, abgeschlossenen
Verträgen, eingegangenen Rechnungen und durchgeführten Zahlungen dient.
Veröffentlichung einer Bekanntmachung
a) Öffentlicher Auftraggeber (Vergabestelle)
Name:
PLZ, Ort:
Industrie- und Handelskammer Nürnberg für Mittelfranken
Geschäftsbereich Zentrale Dienste
zu Hd. Herrn Harald Brünner
90331 Nürnberg
Telefon: 0911-1335-129
E-Mail:
harald.bruenner@nuernberg.ihk.de
b) Vergabeverfahren
Öffentliche Ausschreibung, VOL/A
Beschränkte Ausschreibung
Freihändige Vergabe
c) Form, in der das Angebot oder der Teilnahmeantrag einzureichen ist:
Das Angebot ist schriftlich in einem verschlossenen Umschlag unter der unter Punkt a) angegebenen
Adresse einzureichen.
d) Art und Umfang der Leistung:
Lieferung von Software und Projektierung entsprechend Leistungsverzeichnis
Bekanntmachung national Seite 1 von 3

Ort der Leistung:
Hauptlieferadresse:
IHK Nürnberg für Mittelfranken
Hauptmarkt 25/27
90331 Nürnberg
e) Aufteilung in Lose
nein
ja, Angebote können abgegeben werden
f) Nebenangebote
nur für ein Los
für ein oder mehrere Lose
für alle Lose
zugelassen
nicht zugelassen
g) Ausführungsfrist
Start der Einführung: innerhalb 4 Wochen nach Ende Zuschlagsfrist
Dauer der Leistung:
h) Anforderung der Vergabeunterlagen:
Die Vergabeunterlagen können auf der Internetseite der IHK Nürnberg
heruntergeladen werden: www.ihk-nuernberg.de/ausschreibung.
i) Ablauf der Angebotsfrist oder Teilnahmefrist am (Datum, Uhrzeit): 14. Februar 2014 12:00 Uhr;
Ablauf Zuschlagsfrist: 14. März 2014; Ablauf der Bindefrist am 14.März 2014
j) ggf. Sicherheitsleistungen:
keine
k) Zahlungsbedingungen:
Nach VOL/B
Bekanntmachung national Seite 2 von 3

Der Bewerber hat zum Nachweis seiner Eignung folgende Unterlagen mit dem Angebot oder
Teilnahmeantrag vorzulegen:
- Angebotsschreiben
- Angebot entsprechend Leistungsbeschreibung mit Preisen
- Eigenerklärungen zur Eignung + Referenzen
- Zertifizierung durch Finanzbehörden
m) Entgelt für die Vergabeunterlagen
Für das Herunterladen der Vergabeunterlagen von der IHK Homepage wird kein Entgelt erhoben.
n) Zuschlagskriterien: siehe Leistungsbeschreibung
Bekanntmachung national Seite 3 von 3

Angebotsschreiben
Formular Nr.: 1.1
Name und Anschrift des Bieters
Vergabenummer: 2014-01
Angebotsschlusstermin
Datum: 14. Februar 2014 12:00 Uhr
Ort:
Telefon:
Zuschlagsfrist
endet am:
14.März 2014
Angebotsschreiben: "Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für
Eingangsrechnungen" der Industrie- und Handelskammer Nürnberg für Mittelfranken
(Bekanntmachung vom 10. Januar 2014)
1 Mein/Unser Angebot umfasst:
1.1 folgende beigefügte Unterlagen
- Angebotsschreiben
- Angebot entsprechend Leistungsbeschreibung mit Preisen
- Eigenerklärungen zur Eignung + Referenzen
- Zertifizierung durch Finanzbehörden
1.2 folgende nicht beigefügte Unterlagen
- Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung (VOL/B bzw. VOB/B)
2
2.1 Ich bin/ Wir sind bevorzugte(r) Bewerber laut beigefügtem(n)/vorliegendem(n) Nachweis(en).
2.2 Ich bin/ Wir sind ein ausländisches Unternehmen aus einem
EWR-Staat bzw. Staat des WTO Abkommens
anderen Staat/ Nationalität:
3 Ich/ Wir biete(n) die Ausführung der beschriebenen Leistungen zu den von mir/ uns eingesetzten
Preisen und mit allen den Preis betreffenden Angaben wie in der Anlage beschrieben an. An mein/
unser Angebot halte ich mich/halten wir uns bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist gebunden.
4 Ich bin mir/ Wir sind uns bewusst, dass eine wissentlich falsche Erklärung im Angebotsschreiben
meinen/ unseren Ausschluss von weiteren Auftragserteilungen zur Folge haben kann.
5 Die nachstehende Unterschrift gilt für alle Teile des Angebots.
Angebotsschreiben Seite 1 von 2

Ort, Datum, Stempel und Unterschrift
wird das Angebotsschreiben an dieser Stelle nicht unterschrieben, gilt das Angebot als nicht
abgegeben.
Angebotsschreiben Seite 2 von 2

Eigenerklärung
Formular Nr.: 1.2
Eigenerklärungen zur Eignung – VOL zur Ausschreibung „Beschaffung eines
Dokumentenmanagementsystems (DMS) für Eingangsrechnungen“ der IHK
Nürnberg für Mittelfranken
Bei Eintragung in die Bieterdatenbank PQ-VOL ersetzt eine Kopie des Zertifikats diese Erklärung
(Auszufüllen soweit von der Vergabestelle angekreuzt)
Bieter
Umsatz des Unternehmens in den letzten 3
abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen
betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind
unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen
Unternehmen ausgeführten Leistungen
Jahr €
Ich/Wir erkläre(n), dass ich/mir in den letzten drei Geschäftsjahren Leistungen erbracht habe(n), die mit
der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind.
Angabe von Referenzen
1. Referenz: Leistung, Auftragswert und Auftraggeber (Ansprechpartner und Telefonnr.)
2. Referenz: Leistung, Auftragswert und Auftraggeber (Ansprechpartner und Telefonnr.)
3. Referenz: Leistung, Auftragswert und Auftraggeber (Ansprechpartner und Telefonnr.)
Zahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten
Arbeitskräfte :
1. Jahr 2. Jahr 3.Jahr
Mein/ Unser Betrieb ist in folgender Berufsgenossenschaft:
Bezeichnung:
Mitgliedsnummer:
Eigenerklärung VOL Seite 1 von 3

Eintragung in das
Berufsregister ihres Sitzes oder
Wohnsitzes
Ich bin/Wir sind eingetragen
im Handelsregister unter der
Nummer:
beim Amtsgericht:
Ich bin/Wir sind nicht zur
Eintragung in das Handelsregister
verpflichtet.
Angabe, ob ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes
Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder der Antrag mangels
Masse abgelehnt wurde.
ja
nein
Ich erkläre/Wir erklären, dass keine schwere Verfehlung vorliegt, die meine/unsere Zuverlässigkeit als
Bewerber in Frage stellt z.B.
- wirksames Berufsverbot (§ 70 StGB),
- wirksames vorläufiges Berufsverbot (§ 132a StPO),
- wirksame Gewerbeuntersagung (§ 35 GewO),
- rechtskräftiges Urteil innerhalb der letzten 2 Jahre gegen Mitarbeiter mit Leitungsaufgaben wegen
o Mitgliedschaft in einer kriminellen Vereinigung(§ 129 StGB),
o Geldwäsche (261 StGB),
o Bestechung (§ 334 StGB),
o Vorteilsgewährung (§ 333 StGB),
o Diebstahl (§ 242 StGB),
o Unterschlagung (§ 246 StGB),
o Erpressung (§ 53 StGB),
o Betrug (§ 263 StGB) ,
o Subventionsbetrug (§ 264 StGB),
o Kreditbetrug (§ 265b StGB),
o Untreue (§ 266 StGB),
o Urkundenfälschung (§ 267 StGB),
o Fälschung technischer Aufzeichnungen (§ 268 StGB),
o Delikte im Zusammenhange mit Insolvenzverfahren(§ 283 ff. StGB),
o Wettbewerbsbeschränkende Absprachen bei Ausschreibungen (§ 298 StGB),
o Bestechung im geschäftlichen Verkehr (§ 299 StGB),
o Brandstiftung (§ 306 StGB),
o Baugefährdung (§ 319 StGB),
o Gewässer- und Bodenverunreinigung (§§ 324,324a StGB),
o unerlaubter Umgang mit gefährlichen Abfällen
die mit Freiheitsstrafe von mehr als 3 Monaten oder Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen geahndet
wurde.
Ich/Wir erkläre(n), dass ich/wir in den letzten 2 Jahren nicht
- gem. § 21 Abs. 1 Satz 1 oder 2 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz oder
- § 21 Arbeitnehmerentsendegesetz mit einer Freiheitsstrafe von mehr als 3 Monaten oder einer
Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 € belegt worden
bin/sind. Einem Verstoß gegen die vorgenannten Vorschriften gleichgesetzt sind Verstöße gegen
entsprechende Strafnormen anderer Staaten.
Ich erkläre/Wir erklären, dass ich/wir meine/unsere Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und
Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt habe/haben.
Ort, Datum, Stempel und Unterschrift
Eigenerklärung VOL Seite 2 von 3

Eigenerklärung VOL Seite 3 von 3

Bewerbungsbedingungen
Formular Nr.: 1.3
Bewerbungsbedingungen zur Ausschreibung
"Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für
Eingangsrechnungen"
der Industrie und Handelskammer Nürnberg für Mittelfranken“
1 Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, so hat er
unverzüglich die Vergabestelle vor Angebotsabgabe in Textform darauf hinzuweisen.
2 Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen
Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer
unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen (z.B. Preisabsprachen, Austausch von
Angebotsteilen), werden ausgeschlossen. Zur Bekämpfung von Wettbewerbsbeschränkungen hat
der Bieter auf Verlangen Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art der Bieter wirtschaftlich
und rechtlich mit Unternehmen verbunden ist.
3 Angebot
3.1 Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen.
3.2 Für das Angebot sind die von der Vergabestelle vorgegebenen Vordrucke zu verwenden; das
Angebot ist an der dafür vorgesehenen Stelle zu unterschreiben.
3.3 Unterlagen, die von der Vergabestelle nach Angebotsabgabe verlangt werden, sind zu dem von der
Vergabestelle bestimmten Zeitpunkt einzureichen. Werden die Unterlagen nicht vollständig
fristgerecht vorgelegt, wird das Angebot ausgeschlossen.
3.4 Enthält die Leistungsbeschreibung bei einer Teilleistung eine Produktangabe mit Zusatz "oder
gleichwertig" und wird vom Bieter dazu eine Produktangabe verlangt, ist das Fabrikat (insbesondere
Herstellerangabe und genaue Typenbezeichnung) auch dann anzugeben, wenn der Bieter das
vorgegebene Fabrikat anbieten will.
3.5 Alle Eintragungen müssen dokumentenecht sein.
3.6 Entspricht der Gesamtbetrag einer Ordnungszahl (Position) nicht dem Ergebnis der Multiplikation
von Mengenansatz und Einheitspreis, so ist der Einheitspreis maßgebend.
3.7 Alle Preise sind in Euro mit höchstens drei Nachkommastellen anzugeben.
Die Preise (Einheitspreise, Pauschalpreise, Verrechnungssätze usw.) sind ohne Umsatzsteuer
anzugeben. Der Umsatzsteuerbetrag ist unter Zugrundelegung des geltenden Steuersatzes am
Schluss des Angebotes hinzuzufügen.
Es werden nur Preisnachlässe gewertet, die
- ohne Bedingungen als Vomhundertsatz auf die Abrechnungssumme gewährt werden und
- an der im Angebotsschreiben bezeichneten Stelle aufgeführt sind.
Nicht zu wertende Preisnachlässe bleiben Inhalt des Angebotes und werden im Fall der
Auftragserteilung Vertragsinhalt.
Bewerbungsbedingungen Seite 1 von 2

3.8 Beiliegende AGB´s des Bieters stellen eine Änderung der Vergabeunterlagen dar und führen
zwingend zum Ausschluss.
4 Unterlagen zum Angebot
4.1 Der Bieter hat auf Verlangen der Vergabestelle Unterlagen zur Preisermittlung zu dem von der
VergabesteIle bestimmten Zeitpunkt vorzulegen.
4.2 Soweit Bescheinigungen verlangt werden, haben ausländische Bewerber/ Bieter eine gleichwertige
Bescheinigung ihres Herkunftslandes in beglaubigter deutscher Übersetzung vorzulegen.
5 Bietergemeinschaften
5.1 Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung
abzugeben,
- in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist,
- in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte
Vertreter bezeichnet ist,
- dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich
vertritt,
- dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
6.2 Sofern nicht öffentlich ausgeschrieben wird, werden Angebote von Bietergemeinschaften, die sich
erst nach der Aufforderung zur Angebotsabgabe aus aufgeforderten Unternehmen gebildet haben,
nicht zugelassen.
6 Unterauftragnehmer
Beabsichtigt der Bieter Teile der Leistung von Unterauftragnehmern ausführen zu lassen, muss er in
seinem Angebot Art und Umfang der durch Unterauftragnehmer auszuführenden Leistungen
angeben und auf Verlangen die vorgesehenen Unterauftragnehmer benennen.
7 Bevorzugte Bewerber
7.1 Bieter, die als „Bevorzugte Bewerber“ berücksichtigt werden wollen, müssen dies im Angebot
erklären und auf Verlangen den Nachweis für das Vorliegen der Voraussetzungen rechtzeitig vor
Auftragserteilung führen. Wird der Nachweis nicht geführt, so wird das Angebot wie die Angebote
nicht bevorzugter Bieter behandelt.
7.2 Bietergemeinschaften, denen bevorzugte Bewerber als Mitglieder angehören, haben zusätzlich den
Anteil nachzuweisen, den die Leistungen dieser Mitglieder am Gesamtangebot haben.
8 Angebotsfrist
Die Angebotsfrist läuft mit dem im Formular " Veröffentlichung einer Bekanntmachung" genannten
Termin ab.
Bewerbungsbedingungen Seite 2 von 2

Leistungsverzeichnis zur Ausschreibung:
Dokumentenmanagementsystem für Eingangs-
Rechnungen
IHK Nürnberg für Mittelfranken
Hauptmarkt 25-27
90403 Nürnberg

LEISTUNGSVERZEICHNIS – DMS-Kreditoren I
Inhaltsverzeichnis
1 Einführung ................................................................................................................ 3
1.1 IHK Nürnberg für Mittelfranken ................................................................................. 3
1.2 Projektvorhaben ....................................................................................................... 3
1.3 Zielstellung ............................................................................................................... 3
1.3.1 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit ..................................................... 4
2 Leistungsbeschreibung / Anforderungen .................................................................. 5
2.1 Preisblatt .................................................................................................................. 8
2.2 Wertungskriterien ..................................................................................................... 8
3 Sonstiges ................................................................................................................. 9
3.1 Lieferung .................................................................................................................. 9
3.2 Zeitplan und Ansprechpartner .................................................................................. 9
3.3 Nachweise / Bescheinigungen ................................................................................. 9
3.4 Bieterfragen.............................................................................................................. 9
3.5 Geschäftsbedingungen .......................................................................................... 9
Datum 11. Dezember 2013 Seite 2 von 9

LEISTUNGSVERZEICHNIS – DMS-Kreditoren I
1 Einführung
1.1 IHK Nürnberg für Mittelfranken
Die Industrie- und Handelskammer Nürnberg für Mittelfranken (IHK) ist eine
Körperschaft des öffentlichen Rechts. Sie ist nicht nur die unabhängige
Selbstverwaltung der Wirtschaft, sondern bietet ihren Mitgliedern, dem Staat und
der Region auch zahlreiche Dienstleistungen an.
1.2 Projektvorhaben
Die IHK plant im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung (VOL) die Beschaffung
einer Software-Lösung zum Dokumenten-Management ihrer Kreditoren-
Rechnungen durchzuführen.
1.3 Zielstellung
Ziel des Projektes ist die Einführung eines EDV-Systems, dass neben einer
allgemeinen Rechnungsarchivierung für die Finanzbuchhaltung der IHK, dem
gesamten Haus als digitales Informationsmedium zu den eingeholten Angeboten,
erteilten Aufträgen, abgeschlossenen Verträgen, eingegangenen Rechnungen und
durchgeführten Zahlungen dient und hierbei einen kompletten und prozesssicheren
Überblick über die Dokumente zu Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträgern und
Projekten verschaffen kann. Ein digitaler Workflow vom Rechnungseingang bis zur
Archivierung der bezahlten Rechnung muss ebenso selbstverständlich sein wie die
Gewährleistung der Datensicherheit, die problemfreie Schnittstellen-Nutzung zur
Diamant-Software und eine Zertifizierung durch Finanzbehörden. Die wichtigsten
Anforderungen an das System sind:
1. Dezentraler Posteingang (an 5 räumlich getrennten Orten)
2. Schnittstelle zur Diamant®3-Software
3. Erfassung/Erkennung der zu scannenden Eingangsrechnungen
4. Vorgangsbearbeitung (Prüfung/Freigaben etc.)
5. Volltextrecherchemöglichkeit
6. Installation
7. Schulung der Anwender
Datum 11. Dezember 2013 Seite 3 von 9

LEISTUNGSVERZEICHNIS – DMS-Kreditoren I
1.3.1 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Stellen Sie Ihr Unternehmen und Ihr Leistungsportfolio kurz dar. Gehen Sie auf
wesentliche unternehmensbezogene Informationen wie z.B. Niederlassungen in
Deutschland, Hauptsitz, Gründungsjahr, Mitarbeiteranzahl, Leistungen in der
öffentlichen Verwaltung etc. ein (Bitte beschränken Sie sich in Ihrer Darstellung
insgesamt auf max. 3 DINA4 Seiten).
Datum 11. Dezember 2013 Seite 4 von 9

LEISTUNGSVERZEICHNIS – DMS-Kreditoren I
2 Leistungsbeschreibung / Anforderungen
Geben Sie an, ob die angebotene Softwarelösung die genannten
Anforderungen erfüllt.
lfd.
Nr.
Bezeichnung/Beschreibung
1 Daten-Erfassung/Programmstruktur
1.1 Mandantenbezogene Erfassung eingehender papiergebundener
Eingangsrechnung
(IHK, BgA Weiterbildung, Kulturstiftung, Stiftung Handelskasse …)
1.2 Möglichkeit der Verarbeitung elektronisch eingehender
Rechnungen
Anforderung
erfüllt
Ja / Nein
Ja / Nein
1.3 Sicherheit der Dublettenerkennung/-vermeidung Prozentangabe
(Forderung 99,9%)
1.4 bestehende und funktionsfähige Programmstruktur (keine Beta-
Version, keine gemeinsame Entwicklung (Pilot-Projekt) mit
Anwender IHK-Nürnberg
1.5 unmittelbarer (direkter) Anbieter für die wesentlichen Teile oder
Module (keine Subunternehmerrealisierung)
Ja / Nein
Ja / Nein
1.6 telefonischer Support 5 Tage (Montag bis Freitag), 10 Stunden
(7:30 Uhr bis 17:30 Uhr) auch über Netviewer o. ä. Ja / Nein
1.7 Worst-Case Szenario:
vor Ort Service innerhalb von 3 Werktagen
Muss-Kriterium
1.8 Schnittstellenkonformität zu Diamant ® /3 Muss-Kriterium
1.9 Schnittstellenkonformität zu GfI/EVA Diamant®3-Software
(z. B. für Kreditorenstammdaten)
Ja / Nein
1.10 Volltextrecherche/-verschlagwortung Ja / Nein
1.11 Zertifizierung durch Finanzbehörden
Verzicht auf Aufbewahrung der Originalunterlagen zu 100 %
1.12 Prüfertauglichkeit
Prüfer kann unveränderlichen Vermerk auf/zu Dokument anlegen
Ja / Nein
Ja / Nein
Datum 11. Dezember 2013 Seite 5 von 9

LEISTUNGSVERZEICHNIS – DMS-Kreditoren I
lfd.
Nr.
Bezeichnung/Beschreibung
1.13 Angabe von Referenzen (siehe Formular Eigenerklärung) Muss-Kriterium
1.14 Lernfähigkeit
Erkennbarkeit der Dokumente auf der Grundlage bereits
vorhandener schon einmal bearbeiteter Belege
Ja / Nein
1.15 leichte Handhabbarkeit Ja / Nein
1.16 Daten-Sicherheit gegenüber Datenverlust und -manipulation Muss-Kriterium
1.17 geringer Nachbearbeitungsaufwand durch Anwender (Nachpflegen
erfasster Belege)
1.18 Möglichkeit der Komplettierung von Unterlagen
- Hinzufügen von Angeboten, Ausschreibungsunterlagen,
Vergabevermerken etc.
1.19 Möglichkeit der Verschiebung in anderen Mandanten (z. B. durch
kopieren aller bisherigen Belege/Dokumente in den richtigen
Mandanten und Sperrung weiterer Bearbeitung im
Ursprungsmandanten).
1.20 Möglichkeit zur Bewältigung eines Mindest-Ver-/Bearbeitungs-
Volumens von ca. 30.000 Rechnungen p.a.
2 Dokumentenerfassung/Scannen
2.1
2.2
- vollständiges, prozesssicheres Scannen von
Eingangsrechnungen (Vor- und Rückseite, alternativ
Vorderseite wenn Rückseite leer zzgl. Zertifizierung für
sicheres Erkennen leerer Seiten und Dokumentation durch
Kennzeichen, Hinweistest oder ähnlichem
- dezentrales Erfassen an derzeit fünf räumlich getrennten
Stellen (erweiterbar)
2.3 Sichere Kommunikation zwischen Scanort und zentralem
Speicherort
Ja / Nein
Ja / Nein
Ja / Nein
Muss-Kriterium
Anforderung
erfüllt
Muss-Kriterium
Muss-Kriterium
Muss-Kriterium
2.4 automatisierte Sicherung der Daten Muss-Kriterium
3 Bearbeitung
3.1 Möglichkeit der strukturierten Bearbeitung der Belege in
festgelegtem Workflow
- rechnerische richtig
- sachlich richtig
- zur Zahlung freigegeben
Anforderung
erfüllt
Muss-Kriterium
Datum 11. Dezember 2013 Seite 6 von 9

LEISTUNGSVERZEICHNIS – DMS-Kreditoren I
lfd.
Nr.
Bezeichnung/Beschreibung
3.2 Bearbeitungsmöglichkeit in/durch die Mitarbeiter der einzelnen
Geschäftsbereiche mit entsprechender Rechtesteuerung
(KST/KTR-basiert)
3.3 Kontierungsmöglichkeit (mit Splittbuchungen)
- Sachkonto
- Mandant
- Kostenstelle
- Kostenträger
- Projekt
3.4 rechnerische Prüfung
- Abgleich der Summe der Einzelbeträge je Konto/KST/KTR
und der Gesamtsumme je Rechnung
3.5 Möglichkeit zur personifizierten, freien Erfassung von Texten und
Anmerkungen in unveränderlicher Form.
Ja / Nein
Ja / Nein
Ja / Nein
Ja / Nein
3.6 ggf. Möglichkeit zur Streichung eigener Textanmerkungen Ja / Nein
3.7 personifizierte Historie für Veränderungen und Anpassungen Ja / Nein
3.8 unkomplizierte Rechtesteuerung mit Einrichtungsmöglichkeiten von
Vertreterregelungen
3.9 Informationen über Sachstand des Beleges für FiBu-Mitarbeiter
(Wo ist er (virtuell), welchen Status hat er, …)
3.10 E-Mail-Erinnerung zur Bearbeitung an Sachbearbeiter/Vertreter
- neue Belege liegen zum Bearbeiten vor
- Beleg x ist überfällig
3.11 Eskalationsunterstützung für FiBu bei Nichtbearbeitung, fehlender
Reaktion
4 Sonstiges
Ja / Nein
Ja / Nein
Ja / Nein
Ja / Nein
Anforderung
erfüllt
4.1 Programminstallation Muss-Kriterium
4.2 Dokumentation Muss-Kriterium
4.3 Mitarbeiter-/Anwenderschulung
- Sachbearbeiter (bearbeitende/sachlich freigebende MA,
Auftraggeber)
- Mitarbeiter der FiBu
4.4 Hardware-Empfehlung (Scanner, Server, Betriebssysteme PC etc.)
incl. Preisangabe
Muss-Kriterium
Ja / Nein
Datum 11. Dezember 2013 Seite 7 von 9

LEISTUNGSVERZEICHNIS – DMS-Kreditoren I
lfd.
Nr.
Bezeichnung/Beschreibung
5 nicht geplante/nicht notwendige Faktoren
5.1 Altdatenarchivierung
5.2 Im Angebotspreis enthaltene zusätzliche Leistungen
5.3 Hardwarelieferung
Werden Muss-Kriterien nicht erfüllt, wird das Angebot ausgeschlossen. Geben Sie
an, ob alle Muss-Kriterien erfüllt werden. Geben Sie bei allen Anforderungen an, ob
diese erfüllt werden. Geben Sie bei Punkt 1.3 die Prozentquote an, mit der die
Anforderung erfüllt wird.
2.1 Preisblatt
Geben Sie in Ihrem Angebot mindestens folgende Einzelpreise und einen
Gesamtpreis an:
- Preis DMS (Programmkosten incl. Grund-/Erstinstallation sowie sämtlicher
anfallender Nebenkosten wie Reisekosten etc.)
- Preis Grundlagenschulung (Erstschulung)
- Preis Jährliche Wartungs-/Updatekosten
- Preis für die empfohlene Hardware
- Gesamtpreis
(Preis = monatliche Kosten x 12 oder jährliche Kosten)
Das Angebot muss sämtliche Kosten für die durch den Bieter zu erbringenden
Dienstleistungen enthalten. Alle Preise enthalten sämtliche Nebenkosten,
insbesondere Lieferkosten und sind exklusive der gesetzlichen Mehrwertsteuer
anzugeben. Die Mehrwertsteuer ist separat auszuweisen.
2.2 Wertungskriterien
Die Kriterien für die Bewertung der Angebote sind:
- Preis
- Erfüllen der Anforderungen
Datum 11. Dezember 2013 Seite 8 von 9

LEISTUNGSVERZEICHNIS – DMS-Kreditoren I
3 Sonstiges
3.1 Lieferung
Die Lieferung erfolgt an die Adresse: IHK Nürnberg für Mittelfranken
Hauptmarkt 25-27 90403 Nürnberg
3.2 Zeitplan
Zeitplan: Der Start für die Umsetzung des Projektes ist innerhalb von vier Wochen
ab Ende der Zuschlagsfrist geplant. Bitte geben Sie einen orientierenden Zeitplan
für die Umsetzung / Einführung der Software an.
3.3 Nachweise / Bescheinigungen
Folgende Nachweise/Bescheinigungen sind zwingend vorzulegen
(Ausschlusskriterien):
Formular „Eigenerklärung zur Eignung“ – VOL mit Referenzen
Zertifizierung der Software durch Finanzbehörden
3.4 Bieterfragen
Bieterfragen sind schriftlich zu stellen an Lorenz Funck; E-Mail:
Lorenz.Funck@nuernberg.ihk.de. Bieterfragen und Antworten werden veröffentlicht
unter www.ihk.nuernberg.de/ausschreibung
3.5 Geschäftsbedingungen
Es gelten die allgemeinen Geschäftsbedingungen nach VOL/B. Die Abgabe eigener
Geschäftsbedingungen führt zwingend zum Ausschluss des Angebotes.
Datum 11. Dezember 2013 Seite 9 von 9

Anlage Aufkleber für Umschlag mit Angebot
Bitte nicht öffnen!
Angebot für:
Ausschreibung "DMS"
Zu Händen von:
Harald Brünner
Abgabetermin spätestens:
14. Februar 2014 12:00 Uhr
Bitte nicht öffnen!
Bitte ausschneiden und auf den verschlossenen Umschlag
mit dem Angebot kleben!