Automatisiertes Erkennen und Vergleichen von PDF-Dateien

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OEM
SUPPLIER 2013
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Dienstleister
Automatisiertes Erkennen und
Vergleichen von PDF-Dateien
Mit ReqMan, einem Softwareprodukt der :em AG, lassen sich PDF-Dateien
schnell, zuverlässig und mit höchster Ergebnisqualität analysieren, in ihre Informations-Bestandteile
zerlegen und in weitere Bearbeitungsprozesse überführen.
Automatisches Erkennen und Hervorheben von inhaltlichen Änderungen
unterstützen zudem den Bearbeiter umfassend.
Ingenieure, Einkäufer, Juristen und andere
Personengruppen müssen alle
mit einer Vielzahl von Informationen
umgehen und darauf basierend Entscheidungen
treffen. Oft müssen sie dazu
Inhalte aus PDF-Dateien, die sie von Geschäftspartnern
erhalten, verarbeiten –
seien es beschriebene Anforderungen an
ein Produkt, Vertragstexte, Angebote
oder AGB. Befürchtungen, dass man
Änderungen an einem Vertragstext übersieht,
dass man hinzugefügte Worte un-
Ingenieure, Juristen
und Einkäufer sind
typische Anwender.
beachtet lässt (z.B. das Wort „nicht“ in
einem Lastenheft) oder herausgelöschte
Passagen in einer neuen Version eines
Angebotes einem nicht ins Auge fallen,
bestimmen oft das Tagesgeschäft.
ReqMan ist die Lösung
Genau an dieser Stelle setzt ReqMan
an: Ein Software-Tool, das PDF-Dateien
auf ihren Inhalt hin überprüft, die einzelnen
Informationseinheiten extrahiert
und Änderungen gegenüber Vorversionen
der PDF-Datei identifiziert.
Typische Anwender der Software
sind Personen, für die die folgenden Aspekte
wichtig sind:
W Informationseinheiten müssen einzeln
bearbeitet werden (Bewertung
einzelner Lastenheft-Anforderung
bezüglich Umsetzbarkeit).
W Änderungen an Informationseinheiten
müssen erkannt werden, unabhängig
davon, an welcher Stelle in
der PDF-Datei diese vorkommen
(Beispiel: Der Geschäftspartner hat
in der finalen Version der Vertrages
die Reihenfolge der sich über mehrere
Seiten erstreckenden Penalties
umgestellt und an einigen Festlegungen
Änderungen zu ihren Ungunsten
einfließen lassen).
Die Funktionen von ReqMan lassen sich
in fünf Bereiche clustern: regelbasiertes
Scannen und Erkennen, Vergleichen,
Hinzufügen und Zerlegen, Kommentieren
und Exportieren
W Scannen und Erkennen: Auf Basis
von konfigurierbaren Regeln wird eine
PDF-Datei in ihre Informationseinheiten
zerlegt, interpretiert und klassifiziert
(automatische Unterscheidung
zwischen Anforderungen und Überschriften).
Dabei spielt es keine Rolle,
ob es sich um 40 oder 400.000 Informationseinheiten
handelt.
W Vergleichen: Die erkannten Informationseinheiten
werden einerseits mit
der Vorversion des Dokumentes,
andererseits mit Verwendungen in
Bilder: :em engineering

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Die Qualität der Interpretation bleibt mit der
Software immer gleich.
Die notwendige Interpretationszeit steigt bei
manueller Auswertung deutlich an.
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anderen Projekten verglichen und –
farblich codiert – dem Endnutzer zur
weiteren Bearbeitung zur Verfügung
gestellt (Beispiel: Eine identische
Vertragspassage wurde bereits im
Vertragsentwurf mit einem anderen
Geschäftspartner als zu risikoreich
bewertet.).
Hinzufügen und Zerlegen: Einzelne
Anforderungen können manuell hinzugefügt,
als ungültig markiert oder
in mehrere Anforderungen zerlegt
werden (Eine erkannte Anforderung
bezieht sich inhaltlich beispielsweise
auf zwei Produkte und soll jeweils
separat bewertet werden.).
Kommentieren: Anforderungen im
Kontext eines Projektes können
direkt kommentiert und der Status
der Bearbeitung im System hinterlegt
werden. Recherchen bezüglich
Bewertungen in anderen Projekten
zur selben Anforderung können
direkt im laufenden Prozess vorgenommen
werden (Die gleiche Anforderung
wurde bereits in einem Projekt
mit einem anderen Auftraggeber
hinsichtlich Realisierbarkeit als
„machbar“ bewertet.).
Exportieren: Anforderungen und die
Kommentare zu Anforderungen
können in unterschiedlichen Formaten
und Strukturen für unterschiedliche
DownStream-Prozesse exportiert
werden. Sei es als EXCEL-oder
Word-Report für den Austausch mit
Zulieferern und Auftraggebern, im
ReqIF-Format für die Bedatung digitaler
Nachfolgeprozesse oder
die Ausgabe als csv- oder
txt-Datei.
Nutzen
Den Nutzen von ReqMan
kann man an einem Zahlenbeispiel
sehr schnell erkennen:
Nehmen wir an, dass
eine PDF-Datei (ein Lastenheft
für eine Baugruppe) fünftausend
Anforderungen enthält.
Ein Experte benötigt
durchschnittlich 30 Sekunden,
um eine Anforderung zu
lesen, in einem existierenden
Bestand von Anforderungen
und Kommentierungen zu suchen
und die Anforderung
dann entweder in der Bestandsliste
nachzutragen oder als „ist
schon vorhanden“ zu markieren.
Nach knapp 42 Stunden ist diese Arbeit
abgeschlossen. Neben der langen
Zeit, die dieser Vorgang benötigt, ist die
erzielte Qualität der Ergebnisse in Frage
zu stellen: Aufgrund der monotonen Arbeit
können sich Flüchtigkeitsfehler einschleichen,
die – je nach Ausprägung –
teure Folgen haben können. Wehe, man
hat ein „nicht“ oder „muss“ überlesen,
das in der Vorversion noch nicht enthalten
war.
Die mit ReqMan benötigte Zeit zur
Interpretation und zum Vergleich der Informationseinheiten
beträgt durchschnittlich
12,5 Millisekunden pro Element.
Nach einer Minute sind die 5.000
Anforderungen verarbeitet und das bei
höchster Ergebnisqualität. Zudem werden
alle durchgeführten Erkennungsprozesse
transparent und nachvollziehbar
im System protokolliert und sind somit
zu jeder Zeit nachzuvollziehen. Dieser
Geschwindigkeits- und Qualitätsvorteil
kommt umso mehr zum Tragen, je öfter
eine PDF-Datei interpretiert werden
muss. Alleine bei jährlich zehn Projekten
mit vier relevanten Dokumenten in je
fünf Versionen und 2.500 Informationseinheiten
können so sehr schnell 4.000
Stunden pro Jahr eingespart werden. W
j
:em
engineering methods AG
www.em.ag
Christian Donges ist Vorstandsmitglied der
:em engineering methods AG in Darmstadt.
:em engineering
methods AG
Die :em engineering methods AG,
kurz :em AG, entwickelt und vermittelt
innovative Methoden der Produktentwicklung
und verfügt als Integrator
von IT-Systemen im Produktentstehungsprozess
über ein umfassendes
Leistungsangebot für OEM, Zulieferer
und Ingenieurdienstleister. Hohe Kompetenzen
in den Bereichen Prozesse,
Methoden und Technologien nutzt die
:em AG bei der Konzeption, Entwicklung
und Umsetzung von integrierten
und leistungsoptimierten Lösungen
für den gesamten Produktlebenszyklus.
Die :em AG ist mit den Geschäftsbereichen
Geschäftsprozesse,
CAD| CAE, Software und PDM|PLM
Ihr Partner für eine ganzheitliche, am
Entwicklungsprozess orientierte
Einführung, Anpassung und Anwendung
von Methoden und Systemen
der Informationstechnologie. Die
Mitarbeiter der :em AG greifen dabei
auf langjährige branchenübergreifende
Erfahrungen in der Planung und
Durchführung von Projekten im
Maschinen- und Anlagenbau, der
Automobil- und Zuliefererindustrie
sowie der Luft- und Raumfahrttechnik
zurück und sind somit Garant für
erfolgreiche Projektdurchführungen.
:em engineering methods AG
Christian Donges
Rheinstraße 97
64295 Darmstadt
Telefon: +49 6151/ 950 54 20
Telefax: +49 6151/950 54 21
Web: www.em.ag
E-Mail: christian.donges@em.ag
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