Broschüre Beiträge 2014 - Techniker Krankenkasse

D - Entgeltunterlagen
1. Die Entgeltunterlagen
Der Arbeitgeber wird als Erfüllungsgehilfe der
Sozialversicherungsträger tätig. Er beurteilt
die Versicherungspflicht bzw. -freiheit zu den
einzelnen Versicherungszweigen, ermittelt
das beitragspflichtige Arbeitsentgelt und
berechnet die Beiträge. Außerdem erstellt
er auch die erforderlichen Meldungen. Diese
Auftragstätigkeit wird von den Versicherungsträgern
überwacht. Neben den Krankenkassen
als Einzugsstellen, die zumeist aufgrund
eines konkreten Einzelfalls aktiv werden,
Beiträge und ggf. Meldungen anfordern, sind
es in erster Linie die Rentenversicherungsträger,
die eine Überwachung im Rahmen der
Betriebsprüfungen vornehmen.
2.1 Entgeltunterlagen
Als Entgeltunterlagen bezeichnet man im Allgemeinen
alle Informationen und Nachweise,
die einen Beschäftigten und seine sozialversicherungsrechtliche
und beitragsrechtliche
Beurteilung betreffen.
Zu den einzelnen Beschäftigten sind die folgenden
Mindestinhalte vorgeschrieben 291 :
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Familien- und Vorname,
Geburtsdatum,
bei Ausländern aus Staaten außerhalb
des Europäischen Wirtschaftsraumes die
Staatsangehörigkeit und die Arbeitsgenehmigung
der Bundesagentur für Arbeit,
2. Aufzeichnungs- und Nachweispflichten
Die Verpflichtung zur Führung von Entgeltunterlagen
ist im Gesetz geregelt 290 . Dort
ist allerdings nur festgelegt, dass Entgeltunterlagen
für jeden Beschäftigten zu führen
sind. Weitere Bedingungen sind: Führung in
deutscher Sprache, Aufbewahrung innerhalb
Deutschlands, Aufbewahrung bis zum Ablauf
des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres.
Beispiel
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Anschrift.
Achtung | Die Personendaten sollten
Sie immer amtlichen Dokumenten
(Personalausweis, Reisepass, Sozialversicherungsausweis)
entnehmen. Am
besten nehmen Sie eine Kopie der Dokumente
zu den Unterlagen.
Beginn und Ende der Beschäftigung,
Beginn und Ende der Altersteilzeitarbeit,
Die letzte Betriebsprüfung durch die
Rentenversicherung fand bei der Firma
Lüdenscheidt im Juli 2013 statt. Die
Unterlagen sind daher bis zum 31. Dezember
2014 aufzubewahren.
Achtung | Im Steuerrecht gelten längere
Aufbewahrungsfristen.
Insgesamt müssen die Aufzeichnungen so
beschaffen sein, dass sie dem Betriebsprüfer
innerhalb angemessener Zeit einen Überblick
über die Entgeltabrechnung vermitteln
können. Die Angaben sind richtig, vollständig,
in zeitlicher Reihenfolge und geordnet vorzunehmen.
Welche Angaben im Detail festzuhalten sind,
regelt die Beitragsverfahrensverordnung.
290 Das Gesetz spricht nur von „Lohnunterlagen“.
Gemeint sind aber natürlich alle Abrechnungsunterlagen
der Lohn- und Gehaltsempfänger.
Im allgemeinen Sprachgebrauch hat sich daher
inzwischen der Begriff der „Entgeltunterlagen“
weitgehend durchgesetzt.
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Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit einschließlich
der Zu- und Abgänge (Details
hierzu finden Sie unter Punkt B 12),
Beschäftigungsart (genaue Bezeichnung
der Tätigkeit),
alle Angaben, die für die Versicherungsfreiheit
oder Befreiung von der Versicherungspflicht
maßgebend sind (zum Beispiel
Befreiungsbescheinigung, Angaben zur wöchentlichen
Arbeitszeit, Stundenzettel, Entgelthöhe,
Immatrikulationsbescheinigung
bei Studenten, Rentenbescheide usw.).
Achtung | Die Prüfer der Rentenversicherung
untersuchen insbesondere die
Unterlagen zum Nachweis der Versicherungsfreiheit
sehr genau und kritisch.
Die Führung vollständiger Nachweise,
einschließlich von Stundennachweisen
bei Studenten, schützt vor unliebsamen
Nachberechnungen zum Beispiel in
Form von Summenbeitragsbescheiden
(siehe Punkt D 3.4).
291 § 28f SGB IV
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