den und Aurich - In Form

2.2 Finanztechnische Abwicklung des Projekts
Für die finanztechnische Abwicklung dieses umfangreichen Projekts haben wir seinerzeit den
Landkreis Aurich, Abteilung Wirtschaftsförderung, in Person von Herrn Orlik gewinnen können, der
langjährige Erfahrung mit Projektabrechungen u. a. aus Leader, Interegg und anderen Förderkulissen
vorzuweisen hatte. Herr Orlik war zuständig für die Mittelanforderungen in Abgleich mit den
Budgets, erledigte die Mittelübertragung in das nächste Haushaltsjahr und stellte Anfang des Jahres
die neuen Budgets für die einzelnen Träger zusammen. Er war der Ansprechpartner in kniffligen
Fragen des Förderrechts und stand uns mit seinem langjährigen Fachwissen so manches mal
mit Rat und Tat zur Seite.
2.3 Sitzungen und Sitzungsmanagement
Die regelmäßigen Arbeitssitzungen, die zunächst in eine Arbeitsgruppe „Schule und Kindergarten“
sowie Plenumssitzungen (Maßnahmen UEK) unterteilt waren, wurden im 2. Projektjahr zusammengelegt.
Es entstand die AG-3-10, in der auch der Träger UEK mit seinen Maßnahmen vertreten
war. Die Sitzungen waren die Plattform, auf der sich die Träger trafen - vertreten durch die Projektleiter
der einzelnen Maßnahmen - um die Aktivitäten aufeinander abzustimmen, Termine und
Inhalte auszutauschen und die nächsten Schritte festzulegen. Die Sitzungen waren verpflichtend
und Bestandteil einer Geschäftsordnung, die die Trägergemeinschaft gleich zu Beginn des Projekts
gemeinsam erarbeitet hatte.
Die Sitzungen fanden regelmäßig, ungefähr alle 4 Wochen statt. Zu jeder Sitzung wurde eine Tagesordnung
erstellt und schriftlich eingeladen.
Mit den Schwerpunktschulen und –kindergärten haben 2 mal jährlich Reflexionsgespräche stattgefunden,
die zum gegenseitigen Austausch genutzt wurden aber auch, um spezielle Themen gemeinsam
zu bearbeiten (zum Beispiel: wie erreichen wir die Eltern noch besser). Von diesen Sitzungen
wurden detaillierte Protokolle angefertigt, die sich in der Anlage „M 37 Projektkoordination
befinden.
In Summe haben 34 AG-3-10 Sitzung stattgefunden, 12 Plenumssitzungen sowie und 6 Reflexionssitzungen
mit den Schwerpunktschulen und Kindergärten. Protokolle aller Sitzungen befinden
sich ebenfalls in der Anlage.
Bericht zum 31.12..09 Seite 47