Beschaffungscontrolling

Beschaffungscontrolling
Beschaffungscontrolling
1. Einführung in das Beschaffungscontrolling .......................................................... 1
2. Definition Beschaffungscontrolling ....................................................................... 1
3. Organisation und Eingliederung in das Unternehmen .......................................... 2
4. Ziele und Funktionen............................................................................................ 3
5. Strategische und Operative Aufgaben ................................................................. 4
6. Ausgewählte Instrumente ..................................................................................... 5
7. Fragen .................................................................................................................. 6
1. Einführung in das Beschaffungscontrolling
Ziel der Ausarbeitung ist es einen Gesamtüberblick über das
Beschaffungscontrolling zu geben und die Wichtig- und Notwendigkeit des
Beschaffungscontrollings herauszuarbeiten, indem auf seine Ziele,
Funktionen, Aufgaben und Instrumente eingegangen wird.
2. Definition Beschaffungscontrolling
Beschaffung („Procurement“)
Im weiteren Sinne:
„Alle Maßnahmen zur Versorgung der Unternehmung mit allen
Produktionsfaktoren (Material, Personal, Kapital, etc.) die nicht selbst erstellt
werden.“ Beispiel: Personal wird auf dem Arbeitsmarkt, Kapital auf dem
Finanzmarkt beschafft.
Im engeren Sinne:
„Alle Maßnahmen zur Versorgung der Unternehmung mit Material (z.B. Roh-,
Hilfsstoffe, Handelswaren) und Dienstleistungen.“
In der Praxis werden Beschaffung und Einkauf meist synonym verwendet,
obwohl ein Unternehmen nicht nur durch „einkaufen“ einen Produktionsfaktor
„beschaffen“ kann. Beispiel: Leasing, Leihe
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Beschaffungscontrolling
Controlling
Controlling als ein Arbeitsbegriff „ist ein funktionsübergreifendes
Steuerungsinstrument, das den unternehmerischen Entscheidungs- und
Steuerungsprozess durch zielgerichtete Informationsverarbeitung unterstützt.
Der Controller sorgt dafür, dass ein wirtschaftliches Instrumentarium zur
Verfügung steht, das durch die systematische Planung und der damit
notwendigen Kontrolle hilft, die aufgestellten Unternehmensziele zu
erreichen.“
Beschaffungscontrolling
Beschaffungscontrolling „ist ein Subsystem des Beschaffungsmanagements,
das eine zukünftige engpass-, informations- und zielorientierte Steuerung und
Koordination der Beschaffung ermöglichen soll.“
Durch die beratende Unterstützung sollen rationale Entscheidungen in der
Beschaffung sichergestellt werden, was zu einer Erhöhung der Reaktions- und
Adaptionsfähigkeit führt.
3. Organisation und Eingliederung in das Unternehmen
Aufgrund zahlreicher Einflussfaktoren (Globalisierung, =) hat das Controlling
eine enorm wichtige Rolle in den Unternehmen übernommen. Ökonomisch
sinnvoll ist das Einrichten einer Controlling-Abteilung jedoch erst ab einer
gewissen Größe eines Unternehmens. In kleinen Unternehmen gibt es
meistens keine eigene Controlling-Abteilung. Hier arbeiten verschiedene
Personen aus teilweise unterschiedlichen Abteilungen zusammen, damit
sichergestellt ist, dass die Aufgaben trotzdem erledigt werden.
Einordung in das Unternehmen
Es gibt verschiedene Möglichkeiten wie man das Controlling bzw. das
Beschaffungscontrolling in einem Unternehmen ansiedeln kann:
1. als Linienstelle
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Stellung höherwertig im Vergleich zu einer Stabstelle, denn dann kann das
Controlling Entscheidungen selbstständig treffen und hat ein
Weisungsrecht gegenüber anderen Stellen im Unternehmen
2. als Stabstelle
Spezialisierte Leitungshilfsstelle, die fachspezifische Aufgaben ohne
Fremdentscheidungs- und Weisungskompetenzen wahrnimmt.
Stabsstellen sind immer an eine Leitungsstelle gebunden und erfüllen
Aufgaben, die zum Bereich der jeweiligen Instanz gehören.
Bei größeren Unternehmen ist die Controllinghierarchie häufig dreistufig
(Zentralcontrolling, Bereichscontrolling, Funktionscontrolling).
Controlling hat in der heutigen Zeit einen enormen Stellenwert in den
Unternehmen eingenommen.
4. Ziele und Funktionen des Beschaffungscontrollings
Ziele:
Die Ziele des Beschaffungscontrollings leiten sich aus den Zielen der
Beschaffung sowie des Unternehmenscontrollings ab. Diese sind sowohl in
direkte bzw. indirekte, als auch in strategische und operative Ziele zu
differenzieren:
direkte Ziele:
indirekte Ziele:
strategische Ziele:
operative Ziele:
Realisierung der Ergebnisziele und Erfüllung der Sachziele
des Unternehmens
Erreichung der Ziele des Beschaffungsbereiches
Erkennung von Chancen und Risiken der Beschaffungsmärkte
Senkung der Beschaffungskosten und Gewährleistung
der Lieferbereitschaft
Funktionen:
Die Funktionen des Beschaffungscontrollings sind vor allem die Steuerung
und Koordination des Beschaffungsbereiches sowie die Unterstützung der
Beschaffungsverantwortlichen. Zudem zählen die Informationsversorgung des
Top-Managements sowie den in Relation zur Beschaffung stehenden
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Manager zu den Funktionen. Diese leiten sich ebenfalls, als so genanntes
Bindestrichcontrolling, von den Funktionen der Beschaffung sowie des
Controllings ab.
5. Strategische und Operative Aufgaben
Die zentrale Aufgabe des Beschaffungscontrollings zeichnet sich dadurch aus,
die verantwortlichen Entscheidungsträger im Unternehmen bei der Steuerung
der Materialwirtschaft, durch Bereitstellung von relevanten Informationen, zu
unterstützen. Die Controllingaufgaben im Bereich der Beschaffung können
grundsätzlich in Strategisch und Operativ unterteilt werden
Strategische Aufgaben
Kontrolle der Beschaffungsmarktumwelt
Analyse der Umwelt, und Prognose der eventuellen oder mutmaßlichen
Entwicklungen der entsprechenden Umweltfaktoren.
Damit soll gewährleistet werden, auf Änderungen in der Beschaffungsumwelt
angemessen reagieren, sowie diese in der Einkaufsstrategie hinreichend
berücksichtigen zu können. Beispiel für Umweltfaktoren: Veränderungen im
politischen sowie wirtschaftlichen Umfeld, Angebots- bzw.
Nachfrageentwicklung bei Produktionsfaktoren.
Kontrolle des spezifischen Beschaffungsmarktes
Analyse der Marktstruktur um Veränderungen und Bewegungen am Markt
festzustellen. Ziel dieser Kontrolle ist es, mögliche Frühindikatoren ausfindig
zu machen, um auf etwaige Veränderungen angemessen reagieren zu
können.
Operative Aufgaben
Optimierung der Preise und Bestände
Optimierung der Bestände, auf wert- und mengenmäßiger Basis.
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Koordination der Zusammenarbeit mit Lieferanten
Konzepte für eine effektive Koordination der Zusammenarbeit zwischen dem
Unternehmen und seinen Lieferanten ein- und umzusetzen, um eine
kontinuierliche Verbesserung der Beschaffung zu erreichen.
Optimierung des Beschaffungssortiments
- Festlegung der optimalen Fertigungstiefe
- Schaffung eines Überblicks über die Beschaffungsobjektstruktur
- Aufzeigen von potenziellen horizontalen Verbundeffekten und deren
Auswirkung auf die Beschaffungsziele.
Cash Management
Koordination der kurzfristigen Zahlungen, der Liquidität, der Kosten sowie der
Rentabilität.
Messung des Beschaffungserfolgs
Steigerung der Effektivität und Effizienz des Beschaffungsbereichs. Die
wesentlichen Kriterien dabei sind Qualität, Termin und Kosten.
6. Ausgewählte Instrumente
ABC Analyse
Im Bereich des Beschaffungscontrollings dient das Verfahren zur Ermittlung
der mengen- und wertmäßigen Gliederung, Klassifizierung sowie Priorisierung
von Beschaffungsobjekten. Das Im Verfahren wird in vier Schritten
abgehandelt: Datenerhebung, Werteermittlung, Positionssortierung und
Auswertung mit grafischer Darstellung.
Make or Buy-Portfolio
Der Ausgangspunkt dieser Analyse ist die Beschäftigung mit der
Fragestellung, ob man das Gut bzw. die Dienstleistung selbst herstellt (Make
bzw. Eigenfertigung) oder ob man das Gut bzw. die Dienstleistung von einem
anderen Unternehmen herstellen lässt (Buy bzw. Fremdbezug).
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Portfolioanalyse
Portfoliomodelle werden in Form einer zweidimensionalen Matrix (einerseits
die Unternehmensumwelt und andererseits das Unternehmenskriterium)
dargestellt. Sie dienen der Segmentierung von Beschaffungsgütern sowie
Lieferanten zur frühzeitigen Warnung bzw. zum Aufzeigen von
Unschärfeflächen. Die wichtigsten Portfolios im Bereich der Beschaffung sind:
das Marktmacht-, das Versorgungsrisiko-, das Beschaffungsobjekte-
Beschaffungsquellen- sowie das Materialkostensenkungspotenzial-Portfolio.
Target Costing
(auch Zielkostenrechnung oder -management) ist ein Verfahren der
Kostenplanung, was die Kosten markt- und kundenorientierter gestalten soll.
Mit Target Costing sollen Produkte zu vom Kunden tolerierten Kosten
entwickelt werden. Im Mittelpunkt steht die Frage, was ein Produkt kosten
darf.
7. Fragen
Klausurfrage 1:
Stellen Sie bitte in einem Satz die Beziehung der Aufgaben und Ziele des
Beschaffungscontrollings zueinander dar und erläutern Sie anschließend die
zwei wesentlichen strategischen Aufgaben des Beschaffungscontrollings.
Klausurfrage 2:
Nennen und erläutern Sie zwei Instrumente des Beschaffungscontrollings.
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