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MANAGEMENT Nutzung Sollte eine große Anzahl an Beschäftigten einen Anspruch auf einen Dienstwagen haben, können die Überlassungsbedingungen bereits Bestandteil der Dienstwagenordnung sein. Hierbei sind ähnlich wie bei der Vereinbarung im Arbeitsvertrag die Grundlagen der Überlassung des Fahrzeuges inklusive Zweck und Umfang konkret zu regeln. Außerdem ist für den Wegfall des Dienstwagenanspruchs ein Widerrufsrecht für die Dienstwagenüberlassung mit einer Rückgabefrist des Fahrzeuges auszuweisen. Bei Urlaubsfahrten ist zwischen Dienstwagen mit rein dienstlicher Nutzung und Dienstwagen mit privatem Nutzungsrecht zu unterscheiden. Falls das Fahrzeug ausschließlich zu dienstlichen Zwecken überlassen wurde, hat der Dienstwagennutzer für die Zeit des Urlaubs keinen Anspruch auf die Nutzung des Fahrzeuges, da er währenddessen keine Arbeitsleistung erbringt. Anders ist es bei Dienstwagen mit privatem Nutzungsrecht: Hierbei stellt dieses Recht einen geldwerten Vorteil dar, der als Sachleistung Teil der Vergütung ist. Soweit es im Arbeits- oder Überlassungsvertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht abweichend geregelt ist, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf die Nutzung des Dienstwagens für Urlaubsreisen. Jedoch lässt sich auch hier eine Vereinbarung im Arbeitsbeziehungsweise Überlassungsvertrag treffen, die eine private Nutzung während des Urlaubs untersagt. Ist dies der Fall, so kann sich der Arbeitgeber verpflichten, einen angemessenen Ausgleich zu zahlen. Dieser Betrag muss vom Arbeitnehmer in dieser Zeit anstelle des geldwerten Vorteils versteuert werden. Im Zusammenhang mit der Behandlung des Dienstwagens sind zudem Sorgfaltspflichten des Dienstwagenberechtigten zu definieren. Dabei muss sich der Arbeitnehmer einer sachgemäßen sowie schonenden Fahrweise verpflichten und das Fahrzeug in einem betriebs- und verkehrssicheren Zustand halten. Dies beinhaltet auch die Inspektionen und Reparaturen in einer der dafür vorgesehenen Fachwerkstätten oder Niederlassungen. Bei Zuwiderhandlungen des Mitarbeiters kann das Unternehmen die sich daraus ergebenden Mehrkosten an den Mitarbeiter weitergeben. Vor allem bei Dienstwagen mit Privatnutzung muss geregelt werden, wer das Fahrzeug nutzen darf. Wird in der Car Policy nicht ausdrücklich auf die ausschließliche Nutzung des Dienstwagens durch den Arbeitnehmer eingegangen, sind beispielsweise alle Familienangehörigen berechtigt, den Dienstwagen zu fahren. Zusätzliche Regelungen In der Dienstwagenordnung sollten auch die Rahmenbedingungen für den Ersatzzeitpunkt vorgeschrieben sein. Sinnvoll ist es hier, eine maximale Fahrleistung in Kilometern oder einen Zeitraum in Monaten als Richtwert für den Ersatzzeitpunkt zu definieren. Im Falle eines Schadens (Totalschaden) oder des Endes der Leasinglaufzeit kann das Notwendigkeitskriterium für eine Ersatzbeschaffung schon vor dem festgesetzten Zeitpunkt erfüllt werden. Zudem sind in der Car Policy auch der Verantwortliche für die Rückgabe des Fahrzeuges, wie beispielsweise der Dienstwagenberechtigte oder der Serviceprovider, und der Rückgabeort zu vermerken. Dabei sollte auch auf Umfang sowie den Ablauf der Rückgabe näher eingegangen werden. Beispielsweise im Falle eines nachträglichen Einbaus von Sonderausstattungen muss auch festgelegt werden, ob diese vor der Rückgabe zurückgerüstet werden müssen. Ein oft vernachlässigter Punkt ist die Führerscheinkontrolle: Bereits in der Car Policy ist es empfehlenswert, den Umfang und Ablauf der Führerscheinkontrolle sowie die Folgen einer Zuwiderhandlung festzulegen. Denn vor Übergabe und während der gesamten Nutzungszeit des Dienstwagens ist der Dienstwagenberechtigte jederzeit verpflichtet, nach Aufforderung, mindestens aber zweimal jährlich, den Originalführerschein vorzulegen. Dabei ist die Überprüfung des Führerscheins eine gesetzliche Verpflichtung des Halters, sodass sich ein Mitarbeiter nicht unter Berufung auf den Datenschutz der Kontrolle entziehen kann. Für die einfache Fahrzeugkonfiguration und die Berechnung der entsprechenden Konditionen bieten Fuhrparkmanagement- sowie Leasinggesellschaften hilfreiche Tools an Zuletzt sollte in der Dienstwagenordnung auch festgelegt sein, was mit dem Fahrzeug nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses passiert. Klar ist, dass der Dienstwagen an den Arbeitgeber zurückgegeben werden muss. Jedoch hat der Arbeitgeber je nach vertraglicher Regelung unterschiedliche Möglichkeiten der Verwendung. Auf der einen Seite kann im Vertrag geregelt sein, dass der ehemalige Dienstwagenberechtigte verpflichtet oder auch berechtigt ist, das Fahrzeug zu übernehmen. Entscheidet sich dieser jedoch gegen eine Fahrzeugübernahme, kann der Dienstwagen an einen Dritten verkauft oder an einen anderen Dienstwagenberechtigten weitergegeben werden. Bei der Weitergabe sollten sich die Fahrzeugeigenschaften weitgehend decken und die durch das Unternehmen festgelegte Laufleistung beziehungsweise das zulässige Fahrzeugalter noch nicht überschritten sein. Daneben ist es auch möglich, das Fahrzeug als Interimsfahrzeug einzusetzen, wenn beispielsweise einem Mitarbeiter ein Fahrzeug zusteht, welches aber noch nicht verfügbar ist. Fazit Insgesamt lässt sich feststellen, dass sich die einzelnen Aspekte der Car Policy immer in einem Spannungsdreieck zwischen Einsatzzweck, Fuhrparkkosten und Mitarbeitermotivation befinden. Daher ist es die schwierigste Aufgabe der Beteiligten, diesen Seiltanz zu einem sachgerechten Kompromiss zu vereinigen. Jedoch ist das Ziel klar: Streitfälle schon im Vorfeld verhindern und dem Dienstwagennutzer eine Art Anleitung für den Umgang mit dem Dienstwagen an die Hand zu geben. 38 Flottenmanagement 6/2013
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