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MANAGEMENT
Ordnung schaffen
Gerade in kleinen Unternehmen mit einer flachen Hierarchie, die zudem
nur wenige Fahrzeuge im Fuhrpark beherbergen, wird das Thema Car
Policy oft stiefmütterlich behandelt. Flottenmanagement klärt auf, wie
sich aus der Dienstwagenordnung Kosteneinsparungspotenziale ergeben
können und welche Aspekte unbedingt dort vermerkt sein sollten.
Grundlegend werden in einer Car Policy beziehungsweise
Dienstwagenordnung die Normen
zur Steuerung des Fuhrparkgeschehens und die
unternehmensspezifische Fuhrparkstruktur definiert.
Damit verbindet sie die Anforderungen
der Dienstwagennutzer mit der Notwendigkeit
zur Sicherstellung der Mobilität unter dem
Blickwinkel der Kosteneffizienz des Unternehmens.
Die Inhalte der Dienstwagenordnung ergeben
sich dabei zunächst aus den jeweiligen
Bedürfnissen und Interessen des Unternehmens.
Neben der Definition von Nutzergruppen,
Fahrzeugkategorien und Serviceleistungen regelt
sie die Prozessabläufe von der Fahrzeuganforderung
und der Fahrzeugübergabe über die
Laufzeitbetreuung bis hin zur Fahrzeugrückgabe.
Jedoch ist hierbei zu unterscheiden, ob
es sich um einen klassischen Fuhrpark oder um
ein Gehaltsumwandlungsmodell handelt.
Dienstwagenberechtigung
Bei der Erstellung einer Dienstwagenordnung
ist anzuraten, dass neben dem Fuhrparkmanager
auch die Personalabteilung, der Betriebsrat
sowie die Rechts- beziehungsweise Steuerabteilung
in den Prozess miteinbezogen werden
und die Car Policy ohne Ausnahmen im gesamten
Unternehmen Anwendung findet. Dadurch und
durch die Unterstützung der Unternehmensführung
ist die Akzeptanz auf allen Führungsebenen
gesichert. Trotz verbindlicher Regelungen
empfiehlt es sich, die Inhalte der Dienstwagenordnung
in regelmäßigen Abständen hinsichtlich
Wirtschaftlichkeit und Marktgängigkeit zu
überprüfen. Zudem ist es unerlässlich, Anpassungen
vorzunehmen, wenn sich aufgrund einer
unternehmensinternen Umstrukturierung oder
eines Modellwechsels von Fahrzeugen Änderungen
ergeben.
Als erster Punkt der Dienstwagenordnung sollte
zunächst festgelegt werden, welche Personengruppen
des Unternehmens dienstwagenberechtigt
sind und für wen damit die Regelungen
der Car Policy verbindlich gelten. Darüber hinaus
sollte bereits anfänglich vermerkt werden,
ob das Fahrzeug ausschließlich für dienstliche
Zwecke bestimmt ist oder ob es auch privat genutzt
werden darf. Es sollte außerdem auf die
Gestaltungsparameter der Dienstwagenordnung
wie steuerliche Regelungen, Vertragsgestaltungen,
Fahrzeugbeschaffung und Serviceleistungen
eingegangen werden.
Insbesondere bei der Versteuerung des Dienstwagens
ist ein reger Austausch mit der Personalabteilung
unerlässlich. So erhält diese bei
der Methode der Pauschalversteuerung in der
Regel das Original beziehungsweise eine Kopie
der Zulassungsbescheinigung Teil II, früher als
Kfz-Brief bekannt, die Fahrzeugrechnung mit
dem ausgewiesenen Bruttolistenneupreis des
Fahrzeugs, die Angabe des vom Dienstwagenberechtigten
zu tragenden Eigenanteils und
dessen Arbeitsweges. Hingegen sind bei der
Abrechnung über ein Fahrtenbuch der Personalabteilung
spätestens am Ende jedes Jahres die
schriftlichen Aufzeichnungen des Dienstwagennutzers
– beispielsweise der Ausdruck des
elektronischen Fahrtenbuchs – zur Ermittlung
des geldwerten Vorteils einzureichen.
Ein weiterer Punkt ist die Einteilung der Berechtigten
in verschiedene Nutzergruppen: Dabei
können hier die für verschiedene Fahrzeugmodelle
fixierten Budgetrahmen festgelegt werden,
die sich aufgrund des Dienstwagenzwecks
beziehungsweise der unterschiedlichen Hierarchieebenen
ergeben. In diesen Dienstwagenkategorien
können neben einem Gesamtkostenlimit
auch beispielsweise maximale monatliche
Kosten in Euro zugeordnet werden. Dabei ist es
auch üblich, zu den jeweiligen Dienstwagenkategorien
bestimmte Fahrzeuge oder zumindest
ein Referenzfahrzeug zu definieren.
Fahrzeugauswahl
Bei den Fahrzeugen angekommen, ist zunächst
einmal festzulegen, welche Fahrzeughersteller
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Flottenmanagement 6/2013