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MANAGEMENT<br />
Ordnung schaffen<br />
Gera<strong>de</strong> in kleinen Unternehmen mit einer flachen Hierarchie, die zu<strong>de</strong>m<br />
nur wenige Fahrzeuge im Fuhrpark beherbergen, wird das Thema Car<br />
Policy oft stiefmütterlich behan<strong>de</strong>lt. <strong>Flotte</strong>nmanagement klärt auf, wie<br />
sich aus <strong>de</strong>r Dienstwagenordnung Kosteneinsparungspotenziale ergeben<br />
können und welche Aspekte unbedingt dort vermerkt sein sollten.<br />
Grundlegend wer<strong>de</strong>n in einer Car Policy beziehungsweise<br />
Dienstwagenordnung die Normen<br />
zur Steuerung <strong>de</strong>s Fuhrparkgeschehens und die<br />
unternehmensspezifische Fuhrparkstruktur <strong>de</strong>finiert.<br />
Damit verbin<strong>de</strong>t sie die Anfor<strong>de</strong>rungen<br />
<strong>de</strong>r Dienstwagennutzer mit <strong>de</strong>r Notwendigkeit<br />
zur Sicherstellung <strong>de</strong>r Mobilität unter <strong>de</strong>m<br />
Blickwinkel <strong>de</strong>r Kosteneffizienz <strong>de</strong>s Unternehmens.<br />
Die Inhalte <strong>de</strong>r Dienstwagenordnung ergeben<br />
sich dabei zunächst aus <strong>de</strong>n jeweiligen<br />
Bedürfnissen und Interessen <strong>de</strong>s Unternehmens.<br />
Neben <strong>de</strong>r Definition von Nutzergruppen,<br />
Fahrzeugkategorien und Serviceleistungen regelt<br />
sie die Prozessabläufe von <strong>de</strong>r Fahrzeuganfor<strong>de</strong>rung<br />
und <strong>de</strong>r Fahrzeugübergabe über die<br />
Laufzeitbetreuung bis hin zur Fahrzeugrückgabe.<br />
Jedoch ist hierbei zu unterschei<strong>de</strong>n, ob<br />
es sich um einen klassischen Fuhrpark o<strong>de</strong>r um<br />
ein Gehaltsumwandlungsmo<strong>de</strong>ll han<strong>de</strong>lt.<br />
Dienstwagenberechtigung<br />
Bei <strong>de</strong>r Erstellung einer Dienstwagenordnung<br />
ist anzuraten, dass neben <strong>de</strong>m Fuhrparkmanager<br />
auch die Personalabteilung, <strong>de</strong>r Betriebsrat<br />
sowie die Rechts- beziehungsweise Steuerabteilung<br />
in <strong>de</strong>n Prozess miteinbezogen wer<strong>de</strong>n<br />
und die Car Policy ohne Ausnahmen im gesamten<br />
Unternehmen Anwendung fin<strong>de</strong>t. Dadurch und<br />
durch die Unterstützung <strong>de</strong>r Unternehmensführung<br />
ist die Akzeptanz auf allen Führungsebenen<br />
gesichert. Trotz verbindlicher Regelungen<br />
empfiehlt es sich, die Inhalte <strong>de</strong>r Dienstwagenordnung<br />
in regelmäßigen Abstän<strong>de</strong>n hinsichtlich<br />
Wirtschaftlichkeit und Marktgängigkeit zu<br />
überprüfen. Zu<strong>de</strong>m ist es unerlässlich, Anpassungen<br />
vorzunehmen, wenn sich aufgrund einer<br />
unternehmensinternen Umstrukturierung o<strong>de</strong>r<br />
eines Mo<strong>de</strong>llwechsels von Fahrzeugen Än<strong>de</strong>rungen<br />
ergeben.<br />
Als erster Punkt <strong>de</strong>r Dienstwagenordnung sollte<br />
zunächst festgelegt wer<strong>de</strong>n, welche Personengruppen<br />
<strong>de</strong>s Unternehmens dienstwagenberechtigt<br />
sind und für wen damit die Regelungen<br />
<strong>de</strong>r Car Policy verbindlich gelten. Darüber hinaus<br />
sollte bereits anfänglich vermerkt wer<strong>de</strong>n,<br />
ob das Fahrzeug ausschließlich für dienstliche<br />
Zwecke bestimmt ist o<strong>de</strong>r ob es auch privat genutzt<br />
wer<strong>de</strong>n darf. Es sollte außer<strong>de</strong>m auf die<br />
Gestaltungsparameter <strong>de</strong>r Dienstwagenordnung<br />
wie steuerliche Regelungen, Vertragsgestaltungen,<br />
Fahrzeugbeschaffung und Serviceleistungen<br />
eingegangen wer<strong>de</strong>n.<br />
Insbeson<strong>de</strong>re bei <strong>de</strong>r Versteuerung <strong>de</strong>s Dienstwagens<br />
ist ein reger Austausch mit <strong>de</strong>r Personalabteilung<br />
unerlässlich. So erhält diese bei<br />
<strong>de</strong>r Metho<strong>de</strong> <strong>de</strong>r Pauschalversteuerung in <strong>de</strong>r<br />
Regel das Original beziehungsweise eine Kopie<br />
<strong>de</strong>r Zulassungsbescheinigung Teil II, früher <strong>als</strong><br />
Kfz-Brief bekannt, die Fahrzeugrechnung mit<br />
<strong>de</strong>m ausgewiesenen Bruttolistenneupreis <strong>de</strong>s<br />
Fahrzeugs, die Angabe <strong>de</strong>s vom Dienstwagenberechtigten<br />
zu tragen<strong>de</strong>n Eigenanteils und<br />
<strong>de</strong>ssen Arbeitsweges. Hingegen sind bei <strong>de</strong>r<br />
Abrechnung über ein Fahrtenbuch <strong>de</strong>r Personalabteilung<br />
spätestens am En<strong>de</strong> je<strong>de</strong>s Jahres die<br />
schriftlichen Aufzeichnungen <strong>de</strong>s Dienstwagennutzers<br />
– beispielsweise <strong>de</strong>r Ausdruck <strong>de</strong>s<br />
elektronischen Fahrtenbuchs – zur Ermittlung<br />
<strong>de</strong>s geldwerten Vorteils einzureichen.<br />
Ein weiterer Punkt ist die Einteilung <strong>de</strong>r Berechtigten<br />
in verschie<strong>de</strong>ne Nutzergruppen: Dabei<br />
können hier die für verschie<strong>de</strong>ne Fahrzeugmo<strong>de</strong>lle<br />
fixierten Budgetrahmen festgelegt wer<strong>de</strong>n,<br />
die sich aufgrund <strong>de</strong>s Dienstwagenzwecks<br />
beziehungsweise <strong>de</strong>r unterschiedlichen Hierarchieebenen<br />
ergeben. In diesen Dienstwagenkategorien<br />
können neben einem Gesamtkostenlimit<br />
auch beispielsweise maximale monatliche<br />
Kosten in Euro zugeordnet wer<strong>de</strong>n. Dabei ist es<br />
auch üblich, zu <strong>de</strong>n jeweiligen Dienstwagenkategorien<br />
bestimmte Fahrzeuge o<strong>de</strong>r zumin<strong>de</strong>st<br />
ein Referenzfahrzeug zu <strong>de</strong>finieren.<br />
Fahrzeugauswahl<br />
Bei <strong>de</strong>n Fahrzeugen angekommen, ist zunächst<br />
einmal festzulegen, welche Fahrzeughersteller<br />
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<strong>Flotte</strong>nmanagement 6/2013