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Kanzlei & Persönliches
Kanzleimanagement
hat. Auswertungen aus der Finanzbuchhaltung
beispielsweise werden als verschlüsselte
PDF-Datei an Mandanten gesendet. HSP
bietet zusätzlich die Option, sämtliche Mails
zu verschlüsseln. Doch nach Aussage von
Carsten Schulz ist dieser Wunsch auf Mandantenseite
die absolute Ausnahme.
Eine Mailverschlüsselung stellt Kanzleien
auch bei der Archivierung vor technische
Herausforderungen. Werden Mails verschlüsselt
archiviert, kann eine spätere Lektüre
daran scheitern, dass der Mitarbeiter (Empfänger)
die Kanzlei bereits verlassen hat
und niemand seinen persönlichen Schlüssel
kennt oder dieser nicht mehr vorliegt. Auch
hier nutzt HSP eine Datev-Lösung, bei der
Mails unverschlüsselt im Dokumentenmanagementsystem
abgelegt werden.
Viele Dateien sind für einen Versand als
Mailanhang inzwischen zu groß. Deswegen
bieten sich sogenannte Cloud-Dienste wie die
populäre Dropbox oder Skydrive von Microsoft
an. Dabei liegen die Dateien auf einem
Server in einem Rechenzentrum. „Für Mandantendaten
ist die Dropbox tabu“, so Schulz.
Der Grund: Die Server stehen in den USA
und unterliegen nicht den deutschen Datenschutzbestimmungen.
Doch der Dienst ist so
praktisch, dass ihn Schulz und seine Kollegen
für kanzleiinterne Zwecke nutzen. Damit
allerdings keine US-Behörde mitlesen kann,
Unterschiedliche Lösungen
verwenden sie den Verschlüsselungsdienst
Box-Cryptor.
USB-Sticks und CDs
als Einfallstore für Viren
Mögliche Einfallstore für Viren sind Datenträger
wie etwa USB-Sticks oder CDs. Falls
Mandanten oder Mitarbeiter Daten darüber in
den Rechner einlesen, sollte ein Virencheck
vorangehen. Wenn bei Mandanten gearbeitet
wird und keine Datenverbindung zum Server
besteht, sollten sie die Mitarbeiter verschlüsselt
ablegen. Wie eine Kanzlei Daten
sammelt, verarbeitet und speichert, sollte sie
gegenüber Mandanten offenlegen. Das fängt
interner Datenschutzbeauftragter externer Datenschutzbeauftragter
ständiger Zugriff und
bringt praktische Erfahrung
Verfügbarkeit der Person
aus anderen Unternehmen bei
der Umsetzung ein
darf nicht zeitgleich der
Geschäftsleitung angehören
oder IT-Verantwortlicher sein
fällt zeitlich für beratende
Tätigkeit oder andere
Kanzleiarbeit aus
laufende Kosten und Zeitaufwand
für Weiterbildung zum
Thema
Kanzlei ist auf diesen Mitarbeiter
angewiesen, erneute
Kosten bei einem Kanzleiwechsel
Quelle: Autor
keine Kosten für Weiterbildung
zum Thema
höhere Spezialisierung durch
Konzentration auf das Thema
kalkulierbare
Monatspauschale
» Interessante Links
Wechsel des Dienstleisters bei
Unzufriedenheit
Berufsverband der Datenschutzbeauftragten Deutschlands: www.bvdnet.de
Fachgruppe Externe Datenschutzbeauftragte: www.externer-datenschutz.de
Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit: www.gdd.de
Bundesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit:
www.bfdi.bund.de
Informationsseite der Intersoft Consulting Services:
www.datenschutzbeauftragter-info.de
Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): www.gesetze-im-internet.de/bdsg_1990
bei der Internetseite mit einem Hinweis an:
Wie wird mit persönlichen Daten aus
einem Kontaktformular umgegangen?
Werden Dateien mit der IP-Adresse des
Besuchers (Cookies) gespeichert?
Werden die Seitenaufrufe mit Analysewerkzeugen
wie beispielsweise Google-
Analytics ausgewertet?
Auch neue Mitarbeiter sollten über die Art
und Weise der Datenverarbeitung informiert
werden. „Neue Mitarbeiter erhalten
mit ihrem Arbeitsvertrag eine Datenschutzrichtlinie,
die sie unterschreiben müssen“,
erklärt StB Klöcker. Bei HSP gibt es außerdem
noch eine Internetrichtlinie, die die private
Nutzung von Mails und Internet regelt. „Wer
die Nutzung des beruflichen Mailkontos für
private Zwecke zulässt, wird im Auge des
Gesetzgebers zum Telekommunikationsanbieter
und unterliegt damit dem Telekommunikationsgeheimnis.
Die Kanzlei darf
bei Verstößen eines Mitarbeiters nicht ohne
weiteres in seine Mails schauen“, sagt Haag.
Bei HSP ist die private Internetnutzung in
den Pausen erlaubt – Onlinespiele, Facebook,
Webseiten mit rassistischen, rechtsradikalen
oder sexistischen Webseiten sind untersagt.
Die Internetrichtlinie enthält auch Regeln zu
Stil und Etikette in Mail-Texten.
Unabhängig davon, ob sich Kanzleien für
einen in- oder externen DSB entscheiden,
die Umsetzung der gesetzlichen Vorschriften
kostet Geld. Welche Lösung günstiger ist,
hängt von der jeweiligen Kanzlei ab, doch an
der Qualität sollte sie nicht sparen, denn das
BDSG sieht bei Verstößen Geldbußen in Höhe
von bis zu 300.000 Euro vor. Der Verrat von
betrieblichen oder geschäftlichen Geheimnissen
kann laut Strafgesetzbuch Freiheitsstrafen
bis zu zwei Jahren oder eine Geldstrafe
zur Folge haben. Doch wäre für die Zukunft
einer Steuerkanzlei der Vertrauensverlust
nach Bekanntwerden eines „Datenlecks“
wahrscheinlich noch deutlich schlimmer.
46 SteuerConsultant 2 _ 13 www.steuer-consultant.de