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Interview
„Jahresgespräche sind keine Zeitdiebe“
Kanzleiberater und Buchautor WP/StB Carsten Bach aus Köln spricht über die Bedeutung von Mitarbeitergesprächen
in Steuerkanzleien und die richtige Strategie, um sie für beide Seiten angenehm zu gestalten.
SteuerConsultant: Herr Bach, warum fürchten
so viele Kanzleimitarbeiter und Steuerberater
das sogenannte Jahresendgespräch?
Carsten Bach: Das Jahresendgespräch hat
bei vielen noch den Nimbus einer einseitigen
Abrechnung. Mitarbeiter fürchten sich vor
Kritik und der fehlenden Anerkennung ihrer
Leistung, denn allzu häufig bekommen sie nur
Schlechtes zu hören. Manche empfinden die
Beurteilungen als willkürlich, denn sie haben
das Gefühl, dass der Vorgesetzte ihre Leistung
gar nicht wahrnimmt. Die Mitarbeiter sind
unsicher, wie sie ihre Bedürfnisse, Wünsche
oder Entwicklungsziele adäquat kommunizieren
können. Auf der anderen Seite gehört auch
für den Steuerberater ein solches Gespräch
nicht zu seinem Tagesgeschäft. Einerseits
möchte er dem Mitarbeiter echtes Feedback
geben und sich mit ihm austauschen, ihn auf
der anderen Seite aber auch nicht vor den Kopf
stoßen. Auch erwartete Kritik vom Mitarbeiter
sowie antizipierte Forderungen können zur
Verunsicherung führen. Schließlich befürchten
beide Seiten, ihr Gesicht zu verlieren oder sich
unbeliebt zu machen. Hier ist Beziehungs- und
Kommunikationskompetenz gefragt.
SteuerConsultant: Könnte man aus Ihrer
Erfahrung auf Jahresgespräche in Kanzleien
ganz verzichten?
Bach: Ein gut geführtes, vom Mitarbeiter und
vom Steuerberater adäquat vorbereitetes und
vor allem auch ernst genommenes Gespräch
bietet erhebliche Chancen für beide Seiten.
Es ist Feedback- und Motivationsinstrument
zugleich. Unter diesem Aspekt ist der gänzliche
Verzicht kontraproduktiv. Auch Verlautbarungen
zur Qualitätssicherung sehen
Zielvereinbarungen und regelmäßige Beurteilungen
als Qualitätssicherungsaspekte
im Rahmen des Unterstützungsprozesses
Personalmanagement vor. Umfang, Grad der
Formalisierung und Turnus sollten jedoch an
die individuellen Gegebenheiten der Kanzlei
angepasst sein.
SteuerConsultant: Was sollten Steuerberater
unbedingt beachten, wenn sie ins Mitarbeitergespräch
gehen?
Bach: Mitarbeitergespräche sind Auszeiten.
Diese Wertschätzung dem Mitarbeiter gegenüber
sollte neben der umfassenden personenbezogenen
Vorbereitung und einer angenehmen
Gesprächsatmosphäre auch bereits
durch die äußeren Rahmenbedingungen zum
Ausdruck gebracht werden. Dem Mitarbeiter
sollte das Gefühl gegeben werden, willkommen
zu sein. Dazu gehören beispielsweise eine
Terminver einbarung mit ausreichendem Vorlauf,
ein neutraler Ort, also nicht unbedingt
das Büro des Chefs, eine gleichberechtigte
Sitzordnung, Ungestörtheit sowie weitere
Annehmlichkeiten wie Kekse und Getränke.
Als Dauer sind etwa 60 bis 90 Minuten üblich.
Höflichkeit und Pünktlichkeit sollten ebenfalls
selbstverständlich sein.
SteuerConsultant: Welche Kardinalfehler
sollten Steuerberater im Jahresgespräch
vermeiden?
Bach: Ein Kardinalfehler wäre, das Gespräch
als einseitige Abrechnung zum vergangenen
Jahr, als Zeitdieb oder als lästige Pflicht mit
Alibifunktion zu betrachten, vielleicht noch
in der Annahme, dass der Mitarbeiter schon
weiß, wo er steht. Es geht nicht darum, alle
Fehler, Versäumnisse, Schwächen oder
persönlichen Differenzen in komprimierter
Form schnell und möglichst zwischen Tür
und Angel loszuwerden, sondern Selbstbild
und Fremdbild ausführlich abzugleichen.
Auch Kritik konstruktiv zu äußern, ist lernbar.
Durch eine unzureichende Vorbereitung
dokumentiert der Steuerberater zudem, dass
er das Gespräch nicht wichtig nimmt. Das hat
Folgen für die Motivation des Mitarbeiters.
Die eigene positive Einstellung trägt viel zur
positiven Gesprächsatmosphäre bei, das
bloße Abhaken von Checklisten eher weniger.
Dementsprechend sind auch Gesprächsstörer
wie Killerphrasen, Unterstellungen oder Du-
Botschaften wie „Sie wollen doch bloß …“
kontraproduktiv. Der Redeanteil des Mitarbeiters
sollte erheblich höher sein als jener des
Steuerberaters. Monologisieren hilft nicht. Der
Mitarbeiter sollte seine eigene Einschätzung
in Ruhe schildern können. Statt zu unterbrechen
oder sofort seine eigene, abweichende
Einschätzung kundzutun, sollte man besser
aktiv zuhören und nachfragen, den anderen
ausreden lassen sowie Respekt gegenüber seinen
Emotionen und Meinungen zeigen. Zuhören
heißt nicht automatisch auch zustimmen.
Im Gespräch getroffene Vereinbarungen und
Zusagen sollten eingehalten werden, sonst
leidet die Glaubwürdigkeit. Unklare Ziele und
Erwartungen behindern die Leistungserbringung
der Mitarbeiter und ihre Beurteilung. Die
Beurteilung sollte frei von Schubladendenken
sein und ein adäquates Bild des gesamten Jahres
beinhalten.
SteuerConsultant: Wie sollten Steuerberater
mit Kritik seitens des Mitarbeiters umgehen?
Bach: Konstruktive Kritik ist etwas Positives.
Wer kritisiert, ist noch dabei. Das Offensein für
Kritik sowie der Umgang mit Kritik durch den
Steuerberater ist ein Ausdruck von Wertschätzung.
Daher ist der Gegenangriff bei Kritik
sicher der falsche Weg. Auch sofortige Rechtfertigungen
oder Abwiegelungen führen kaum
weiter. Der Steuerberater sollte versuchen zu
verstehen, was der Mitarbeiter wirklich will
und wie er zu seiner Einschätzung gekommen
ist. Im Anschluss kann er seine Wahrnehmung
neben die des Mitarbeiters stellen
und gemeinsam können Lösungsansätze diskutiert
werden. Überspitzt könnte man sagen,
dass es ein Ziel des Steuerberaters sein sollte,
die Anzahl der konstruktiven Beschwerden zu
maximieren. Das ist auf jeden Fall besser als
Mitarbeiter, die zunächst den Frust in sich
hineinfressen und am Ende kündigen – innerlich
oder mit Kündigungsschreiben.
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