PUBLIC PRIVATE PARTNERSHIP - Convent

Strukturierte Betriebsaufnahme
Mit Blick auf die strukturierte Vorbereitung und
Aufnahme des Betriebs haben wiederum verschiedene
Tätigkeiten einen erfolgreichen Beginn des
Regelbetriebs in Pirna ermöglicht.
Im ersten Schritt wurden dazu frühzeitig die
schon im Betreiberkonzept beschriebenen Prozesse
vorgestellt und erläutert. Anschließend wurden
diese gemeinsam mit dem AG konkretisiert
und auf seine eigenen Betriebsabläufe abgestimmt.
Dadurch wurde auch der ein oder andere Anstoß
für den AG geliefert, seine Prozesse auf den neuen
Standort Schloss Sonnenstein anzupassen bzw.
überhaupt erst zu definieren. Beispiele für die
Prozessabstimmung sind die Konkretisierung und
IT-technische Umsetzung von Malus-System oder
Berichtswesen. Darüber hinaus wurden auch spezielle
Schnittstellen und Prozesse festgelegt, z.B.
in Bezug auf die Notfallbereitschaften von AG und
Betreiber, deren jeweilige Befugnisse, zu informierende
Stellen und Kommunikationswege. Mit einem
Diensthabenden für außergewöhnliche Ereignisse
(DAE) und einem Katastrophenschutzstab
sowohl als räumliche Vorhaltung im Schloss als
auch als Kreis von Funktionsträgern für den Fall
der Fälle gab es auf Seiten des AG hier umfangreiche
Strukturen. Angesichts von Pirnas Lage direkt
an der Elbe ist dies sicherlich notwendig, man
denke nur an das Hochwasser von 2002.
Ein neu zu errichtendes Parkhaus war ebenfalls
Teil des Projektumfangs. Aufgrund der Parksituation
vor Ort und verschiedenster im Schloss stattfindender
Veranstaltungen, von der Kreistagssitzung
bis zum Ärztekongress, wurden verschiedene Rabattierszenarien
für die Besucher und Gäste des
Landratsamts bis hin zu einer freien Ausfahrt festgelegt.
Der Druck der rabattierten Tickets und die
Instandhaltung des Systems liegen im Leistungsumfang
des Betreibers.
Hausaufgaben des Betreibers
Abgesehen von Prozessdefinitionen gemeinsam
mit dem AG gehört zur Vorbereitung des Betriebs
selbstverständlich auch die eigene Vorbereitung.
Die Liste der „Hausaufgaben“ des Betreibers ist
lang. Ohne die Aufstellung und Einarbeitung des
Objektteams, die Beschaffung von Werkzeug und
anderer Ausstattung, den Bezug des Betreiberbüros,
die Bindung der erforderlichen Nachunternehmer,
eine Anlagenaufnahme, die Implementierung
des CAFM-Systems, die Erstellung der Wartungsplanung
oder der Bereitschaftsplanung etc. ist keine
geordnete Aufnahme des Betriebs möglich.
Im wegen des engen Terminplans hektischen
Schlussspurt der Umsetzungsphase war dies mitunter
eine Herausforderung. Insbesondere die für
den Betriebsbeginn wichtigen Einweisungen in die
Anlagen fanden teilweise sehr kurzfristig statt und
waren überhaupt nur deshalb realisierbar, weil
das Objektteam bereits mehrere Wochen vor dem
Start des Regelbetriebs komplett vor Ort war.
Sehr bewährt hat sich rückblickend, dass der spätere
Objektleiter wie vorgesehen schon nahezu
während der kompletten Umsetzungsphase mit
zunehmender Kapazität zur Verfügung stand. Er
konnte so seine umfassenden technischen Kenntnisse
und operativen Erfahrungen in die Planung
einbringen. Es fand ein kontinuierlicher Transfer
des Know-hows aus der Angebotsphase statt und
der Objektleiter war zu Betriebsbeginn in einzigartiger
Weise mit seinem Objekt und den projektspezifischen
Prozessen vertraut, da er Planung und
Umsetzung mit begleitet hatte.
Ihren Abschluss fand die Umsetzungsphase in der
Eröffnungsfeier des sanierten Schlosses Sonnenstein
und zwei Tagen der offenen Tür für alle Interessierten
– erste Bewährungsproben für das Objektteam
des Betreibers, die erfolgreich gemeistert
wurden.
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