PUBLIC PRIVATE PARTNERSHIP - Convent

PPP für eine kleine, mittlere oder große Behördeneinheit
zu vereinbaren?
Informationstechnik scheint für viele Mitarbeiter
in der Verwaltung im Vergleich zu Schwimmbädern,
Schulen, Häusern und Straßen immer noch
etwas Nebulöses zu sein. Oft besteht auch die
Annahme, dass der Umgang mit IT ein kritischer
Prozess der Verwaltung sei, den man nicht aus
der Hand geben dürfe. Dabei ist die Verwaltung
schnell dabei, bestimmte Bildschirmgrößen oder
besondere Softwarepakete zu fordern. Neue Informationstechnik
kennt man von zu Hause: von
den eigenen Kindern oder von einem Besuch der
letzten CeBIT-Messe in Hannover. Und die Industrie
ist ebenso schnell bereit, diese Technik zu
liefern.
Eine neue Technik wäre also einfach zu realisieren.
Aber es wird eben nicht nur Technik an den
Arbeitsplatz gestellt, sondern IT-Unterstützung
und IT-Service greifen unmittelbar in die gewohnte
Arbeit des Nutzers ein.
Was soll IT bewirken?
Nach der Installation von IT kommt es immer
dann zu Problemen, wenn vorher nicht überlegt
wurde, welche Verwaltungsabläufe in welcher
Weise konkret mit dieser Informationstechnik unterstützt
werden sollen. Es muss deshalb festgehalten
werden, welche Prozesse unterstützt werden
sollen, um die Arbeit zu erleichtern, indem
z.B. ein Mehrfacheintrag von Daten in Formulare
überflüssig wird oder einmal eingegebene Daten
von Kollegen mitbenutzt werden können.
Diese Unterstützung der Verwaltungsabläufe bewirkt
häufig, dass Personal freigesetzt wird und
für Aufgaben verfügbar ist, die bisher unbearbeitet
liegen blieben. Wenn dieses Ziel nicht im Detail
vorher festgelegt wurde, kann es dazu führen,
dass das bisherige Personal die Aufgaben wie
bisher durchführt – jetzt zwar mit Unterstützung
der Informationstechnik, aber mit mehr Aufwand
als vorher. Oder einfach ausgedrückt: Wenn die
Zielvorgaben vor Installation und Betrieb der
neuen IT nicht konkret formuliert wurden, kann
man nicht objektiv feststellen, was sich verbessert
hat. „Erst mal hinstellen und dann weitersehen“
ist leider eine häufig praktizierte, aber nicht
unbedingt zu empfehlende Methode.
Bedürfnisse prüfen
Wie kommt man zu den wirklichen Bedürfnissen
des Nutzers? Man sollte meinen, dass die wirklichen
Bedürfnisse am besten vom Nutzer selbst
beschrieben werden können. Wenn man diesen
Weg geht, kann eine unbezahlbare Liste aus Individualkomponenten
entstehen, die zu neuen
Standardprodukten nicht kompatibel wären und
deren Wartungskosten den verfügbaren Haushalt
sprengen würden.
PPP im IT-Bereich – 2 Schritte zum Erfolg
Schritt 2:
„Was wird durch PPP besser?“
x Partnerschaft leben
x Wirtschaftlichkeit nachweisen
x Funktionale Ausschreibung starten
x Zielvorgaben festschreiben
x PPP-geeignete Aufgaben herausarbeiten
x Wirtschaftlichkeit nachweisen
x IT-Konzept erarbeiten
x Zielvorgaben festschreiben
x Aufgaben/Abläufe analysieren
Schritt 1:
„Lohnt sich IT-Unterstützung?“
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