PUBLIC PRIVATE PARTNERSHIP - Convent

einem übergeordneten Teil beschrieben werden.
Spezifische Anforderungen, die der Nutzungsart
oder einer besonderen baulichen Situation geschuldet
sind, sollten in einem separaten Teil pro
Standort oder Nutzergruppe beschrieben werden.
Bieterentschädigungen decken die Kosten einer
Angebotserstellung häufig nicht vollständig ab.
Der Aufwand bei der Angebotserstellung für solche
Projekte ist naturgemäß sehr groß und der
Angebotsumfang kann häufig in Umzugskartons
bemessen werden. Um den Aufwand auf Auftraggeber-
wie auch auf Bieterseite überschaubar
zu halten, empfiehlt es sich, den Umfang der mit
dem Angebot vorzulegenden Unterlagen in der
ersten Angebotsphase zu beschränken. In der
zweiten Angebotsphase können dann von einem
kleineren Bieterkreis weitere oder detaillierte Angaben
abgerufen werden.
Wie auch bei Einzelprojekten ist die Einbindung
der Nutzer in die Auswertung der Angebote absolut
hilfreich. Bei Portfolios ist es sinnvoll, hierbei
Gruppen je Standort oder Nutzer zu bilden, um
alle Einzelmeinungen zu Stärken, Schwächen
und Optimierungspotenzialen in überschaubaren
Zeitfenstern aufzunehmen. Die Zusammenfassung
der Gruppenergebnisse kann dazu führen,
dass eine Nutzergruppe mit dem Gesamtergebnis
unzufrieden ist bzw. dieses zunächst nicht akzeptieren
kann. Wie die Abbildung zeigt, ist das
in Summe mit „7+“ am besten bewertete Angebot
A für die Nutzergruppe 2 aufgrund von z.B.
schlecht gelösten funktionalen Zusammenhängen
der einzelnen Räume oder der architektonischen
Gestaltung nicht ausreichend.
Dass ein solcher Fall auftreten kann, sollte bereits
in der Vorbereitungsphase allen Beteiligten
kommuniziert werden. Um sicherzustellen, dass
den Nutzern eine für ihre Bedürfnisse geeignete
Gebäudeplanung realisiert wird, sind von vornherein
Maßnahmen und Vorgehensweisen abzustimmen,
wie solche unbefriedigenden Angebotsbestandteile
im weiteren Verhandlungsverfahren
optimiert und weiterentwickelt werden können.
Dies können z.B. Planungsüberarbeitungen und
Kommentierungen parallel zu den Verhandlungsgesprächen
sein.
Leistungsänderungen festhalten
Ein Ziel der Vorbereitungs- und Vergabephase ist
es, den Zeitraum zwischen Bedarfsfeststellung
und Zuschlag so kurz wie möglich zu halten.
Da die Vorbereitungs- und Vergabephase für ein
Großprojekt selbst bei Einhaltung aller terminlichen
Ziele meist mehrere Jahre benötigt, überrascht
es nicht, wenn sich Nutzeranforderungen
im Laufe der Zeit ändern.
Daher sollten bereits in der Ausschreibungs- und
Verhandlungsphase klare vertragliche Mechanismen
zum Umgang mit Leistungsänderungen vereinbart
werden. Um diese erfolgreich mit Leben
zu füllen, ist durch Auftragnehmer und öffentlichen
Träger ein gewisser Spagat zu meistern.
Zum einen sind die Angebotsplanungen mit den
Nutzern ausführlich abzustimmen und ggf. anzupassen,
zum anderen muss hierbei darauf geachtet
werden, dass Vertragstermine nicht gefährdet
werden. An diesen Terminen – üblicherweise
Baufertigstellungstermine – hängen u.a. Finanzierungsverträge
mit Banken, die bei Nichteinhaltung
oft beträchtliche Mehrkosten auslösen. Des
Weiteren hängt von der Einhaltung dieser Termine
häufig das Stimmungsbild der öffentlichen
Wahrnehmung ab. Es bedarf also eines leistungsfähigen,
partnerschaftlich agierenden Teams von
Auftraggeber und privatem Partner, das in der Lage
ist, Veränderungen umzusetzen und gleichzeitig
Kosten und Termine zu berücksichtigen.
Zur Steuerung von Kosten ist es erforderlich,
das Gesamtprojekt und seine gesamten Veränderungen
im Auge zu behalten. Werden einzelne
Standorte oder Nutzergruppen ausschließlich als
separate Einzelprojekte betrachtet, besteht die
Gefahr, dass der Fokus nicht mehr darauf liegt,
Einsparmöglichkeiten an einem Standort oder bei
einer Nutzergruppe zu identifizieren, um damit
Mehraufwendungen an einem anderen Stand-
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