Handout- Cont in NPO

Handout „Controlling in Non-Profit Organisation“
I. Definition Dritter Sektor und Non-Profit-Organisation
- Bindeglied zwischen Markt und Staat
1. Abgrenzung von NPOs über:
- steuerlichen Status
- wichtigste Einnahmequellen
- dominante unternehmensinterne Ziele
2. NPOs sind:
- formal organisiert
- privat getragen
- nicht gewinnausschüttend
- selbstverwaltet
- bis zu einem gewissen Grad freiwillig
3.Ziele von NPOs
4. Verschiedene Arten von NPOs
- gemeinwirtschaftliche NPOs
- öffentlich-rechtliche Selbstverwaltungskörperschaften
- wirtschaftliche NPOs
- soziokulturelle NPOs
- politische NPOs
- soziale NPO
Controlling in Non-Profit Unternehmen SP Controlling 2012 Seite 1

5. Rechtsformen von NPOs (Vereine, Stiftungen, Genossenschaften GmbH)
6. Möglichkeiten der Finanzierung, Beispiele
II. Controlling in NPO`s
Notwendigkeit:
Aufgrund der Betroffenheit von NPO`s von der zunehmenden Komplexität und
Dynamisierung im Wirtschaftsleben ist Controlling notwendig, um das Management
zu entlasten. Die Abdeckung der nachgefragten Leistungen werden nicht durch die
frei wirksamen Marktkräfte ausgeglichen, sondern muss, insofern ein
funktionierender Markt fehlt, durch Planung, Steuerung und Kontrolle ausgeglichen
werden.
Definition und Funktionen des Controllings:
Abgeleitet vom Wortstamm to controll haben sich die Übersetzungen lenken, steuern
und regeln als sinnvoll herausgestellt , was belegt, dass Controlling eher als
führungsergänzendes und – unterstützendes System zu verstehen ist, als als reines
Kontrollinstrument.
4 Funktionen des Controllings:
• Koordinationsfunktion
• Informationsfunktion
• Steuerungs- und Regelfunktion
• Interpretationsfunktion
Voraussetzungen von Controlling in NPO`s
Auch wenn Controlling grundsätzlich in Non Profit Organisationen notwendig ist
erfordert es nicht immer eine sinnvolle und erfolgreiche Handhabung in der
Organisation an sich. Trotzdem sind folgende Mindestanforderungen für das
Controlling in NPO`s zu erkennen:
• Ein gewisses Maß an Management Know – How
• interne als auch externe Interessengruppen hinter dem Management –
Gedanken stehen und diesen akzeptieren
• Mindestgröße der Organisation
• Controllinggerechte Organisationsstruktur
• Einsatz controlling – gerechter Instrumente
Besonderheiten des Controllings in NPO`s
• Unterschiedliche Betriebsgrößen
• Wahlrechte in der Buchführung und Dokumentation und somit der Einfluss der
Rechtsform auf die Gestaltung des Planungssystems
• Interne Strukturen bezüglich Entscheidungsfindung
• Ziele und Standards
• In den meisten Fällen Finanzierung durch externe monetäre Mittel
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Ziele
Allgemein gesehen sind die Ziele des Controllings in Non Profit Organisationen mit
denen in profitorientierten Unternehmen vergleichbar.
• Die Versorgung der obersten Leitungsorgane oder des Managements der
Organisation
• mit den aktuellsten benötigten Informationen als Entscheidungsgrundlage
• unter Verwendung adäquater Instrumente ist die Aufgabe des Controllings
• sowie die Koordination aller Interessen als auch
• bestmögliche Erfüllung der Mission der Organisation.
• Durch Kostentransparenz soll Effizienz gesteigert werden
• Steigerung des Zielbewusstseins
• Lenkung der Informationsströme, sowohl formal als auch informal
• Die Argumentationsposition gegenüber externen Interessengruppen
verbessern
Probleme
Erfahrungsgemäß treten aufgrund der Eigenheiten der einzelnen Objektbereiche und
Probleme im Management hauptsächlich folgende Problemstellungen bei der
Einführung und Anwendung von Controlling auf:
• Erkennen und koordinieren der unterschiedlichen Bedürfnisse der
Anspruchsgruppen,
• Die allgemeine Effizienzmessung, besonders die Messung der Wirkung der
Leistungen bei den Anspruchsgruppen,
• Daraus resultierend das Problem des Soll – Ist Vergleichs bezüglich
qualitativer Größen,
• Die Kontroverse einzelwirtschaftlicher Notwendigkeit in NPO`s (z.B.
Finanzierung) in Relation zu gesamtwirtschaftlichen Bedürfnissen (z.B.
Verminderung der Hungersnot)
Grundsätzliche Möglichkeiten der Institutionalisierung von Controlling in
NPO`s
• Eigenständige Controllingabteilung erst ab einer bestimmten Mindestgröße
sinnvoll wegen Refinanzierung
• Verteilung von Controllingaufgaben auf verschiedene Bereiche wie z.B. Top –
Management, Expertenteams, Rechnungswesen usw.
• Controlling durch externen Dienstleister, in der Regel
Unternehmensberatungen
Controllingeinführung in NPO`s
Die Implementierung von Controlling in Non Profit Organisationen stellt eine
tiefgreifende organisatorische Veränderung dar, welche von persönlichen und
sachlichen Widerständen begleitet wird. Zur erfolgreichen und nachhaltigen
Umsetzung der Implementierung wurden in der Praxis folgende Erfolgsfaktoren
definiert:
• Die Vorstellungen dem Controlling - System in der NPO betreffend müssen
inhaltlich klar sein
• Hohe Transparenz bei der Einführung
• Höchste Priorität auf Führungsebene
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• Einplanung von genügend Zeit für die Überzeugungsarbeit
• Das Einführungstempo muss den Möglichkeiten en der NPO angepasst werden.
Vor allem sollte hier schrittweise vorgegangen werden
• Der Nutzen für alle Beteiligte durch die Einführung muss eindeutig
herausgearbeitet und jenen aufgezeigt werden
• Es sind die internen und externen Kapazitäten für die Einführung zu prüfen.
Controlling in NPO`s in der Praxis
Controlling hat als führungsergänzendes Konzept eine klare Aufgabe zu erfüllen. Die
Praxis spiegelt aber diese Annahme nicht befriedigend wieder. Im Vergleich zu
profitorientierten Unternehmen ist der Gebrauch von Controlling noch wesentlich
geringer, was empirische Studien belegt haben. Jedoch ist davon auszugehen, dass
sich der Einsatzgrad aufgrund der verschärften Rahmenbedingungen wesentlich
erhöhen wird. Dagegen ist die Komplexität der eingesetzten Instrumente zum
größten Teil gering und in die Tiefe gehend als im Vergleich zu profitorientierten
Unternehmen.
III. Strategische Controllinginstrumente in Non – Profit Organisationen
Dieses Kapitel befasst sich mit der Frage, ob es überhaupt sinnvoll ist mit
strategischen Controllinginstrumenten in einer NPO vorzugehen. Die Frage ist
durchaus berechtigt, da es relativ schwer ist eine klare Dimensionierungen einer
Strategie in einer nicht auf Profit ausgerichteten Organisation abzustecken. Das
Hauptsächliche Problem liegt in den fehlenden operationalisierten Kriterien, welche
die wesentliche Basis für eine quantitative Erfolgsmessung sind.
Jedoch zeigt dieses Kapitel, dass die Anwendung der strategischen
Controllinginstrumenten mit signifikanten Anpassungen umsetzbar sind. Hierzu
wurde anhand des Beispiels einer Umweltschutzorganisation der Aufbau und die
Durchführung einer SWOT-Analyse sowie einer Portfolioanalyse nach der Boston
Consulting Group durchgeführt. Die Ergebnisse zeigen auf, in welche Chancen und
Stärken sowie in welchen strategischen Geschäftsfeldern die NPO investieren sollte
ohne dabei die ethische Mission außer Acht zu lassen.
Es zeigt sich demnach, dass mit der richtigen Anpassung von
betriebswirtschaftlichen Modellen auch sozial ausgerichtete Organisationen
koordiniert und kontrolliert werden können.
Mission
definieren
Analyse
anpassen
Strategie
entwickeln
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IV. Operatives Controlling in Non-Profit Organisationen
Ziele und Funktionen
Ziel: Unterstützung des Managements, um die Produktivität, Wirtschaftlichkeit,
Rentabilität, Liquidität und Vermögen nachhaltig zu sichern.
Funktionen des operativen Controllings sind:
• Prozesse, Entscheidung und Ergebnisse der Organisation transparent
gestalten
• Zielbewusstsein und Zielorientierung der Organisationsmitglieder verstärken
• Erhöhung der Qualität der operativen Entscheidung
Instrumente zur Unterstützung der operativen Planung
• Leistungsbudget
• Finanzplan
• Planbilanz
Leistungsbudget
• zentralen operativen Planungs- und Kontrollinstrumente
• Bei der Planung des Budgets werden Zielgrößen vereinbart
• Im Leistungsbudget werden die Leistungen (Erträge und Einnahmen) den
Kosten (Aufwendungen und Ausgaben) einer Periode gegenübergestellt
• Dadurch kann der Periodenerfolg einer Organisation festgestellt werden.
• Vom Unternehmensergebnis wird die Steuer abgezogen und in den
Finanzplan übertragen
Finanzplan
Ergebnis nach Steuern laut Leistungsbudget
+ nicht ausgabenwirksame Aufwendungen
- nicht einnahmewirksame Erträge
= Cash Flow
+/- Veränderungen im kurzfristigen Vermögens- und Kapitalbereich
+/- Veränderungen im langfristigen Vermögens- und Kapitalbereich
= Zahlungsmittelbedarf bzw. –überschuss
Zahlungsmittelbedarf bzw. –überschuss.
Der Überschuss kann als weitere Leistung der Non-Profit-Organisation genutzt
werden, während bei einem Bedarf alternative Finanzquellen herangezogen werden
müssen, damit die Liquidität gewährleistet ist.
Planbilanz
Aus den Werten des Leitungsbudget und des Finanzplanes wird die Planbilanz am
Ende jeder Planperiode erfasst.
Damit wird die Vermögens- und Kapitallage einer Organisation dokumentiert.
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Instrumente der operativen Kontrolle
• Soll-Ist-Vergleich
• Erwartungsrechnung
• Kennzahlen
Soll-Ist-Vergleich
Die tatsächlichen Werte werden mit den Planwerten verglichen und bewertet
Ein solcher Verglich sollte monatlich bzw. quartalsweise durchgeführt werden, um
rechtzeitig reagieren zu können
Der Kontrollvorgang hat folgende Phasen:
1. Festlegung der Kontrollmaßstäben
2. Ermittlung der Ist-Daten
3. Feststellung der Abweichungen gegenüber den Budgetzahlen (Soll)
4. Erstellen einer Abweichungsanalyse
5. Festlegung der Korrekturmaßnahmen
Erwartungsrechnung
Der Soll-Ist-Vergleich kann durch die Erwartungsrechnung erweitert werden, die dazu
beiträgt, die gesamte Planungsperiode zu berücksichtigen
Kennzahlen
Die Ermittlung von Kennzahlen kann dabei einen Überblick über die wichtigsten
Daten in einer Organisation leisten und ermöglicht einen Soll-Ist-Vergleich.
Dies könnten sein:
• Liquiditätskennzahlen (Liquidität des 1.,2.,3. Grades)
• Working capital (Umlaufvermögen-kurzfristige Verbindlichkeiten)
• Schuldentilgungsdauer (Verbindlichkeiten/Cash-flow)
• Umschlagshäufigkeit (Wareneinsatz/durchschnittliches Warenlager)
• Umschlagsdauer (365/Umschlagshäufigkeit)
Klausurfragen:
1. Welches Hauptproblem besteht bei der Übertragung
betriebswirtschaftlicher strategischer Controllinginstrumente in einer
Non- Profit Organisation?
2. Welche Ziele und Funktionen hat das operative Controlling eine einer
Non-Profit Organisation?
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