Verhaltenskodex

Verhaltenskodex
Schwerpunkt Integrität

Vorwort
unseres CEO
„Die richtige Wahl
ist – zumindest
kurzfristig gesehen –
nicht immer die
einfachste, schnellste
oder wirtschaftlichste
Entscheidung. Das
Merkmal richtiger
Entscheidungen ist
jedoch auch, dass sie
Tech Data, unseren
Geschäftspartnern,
unseren Mitarbeitern
und den Aktionären
langfristig von Vorteil
sind.”

Liebe Kolleginnen und Kollegen,
wir verfolgen bei Tech Data in allen
Geschäftsbereichen höchste Qualitätsstandards.
Wir sind stolz auf die Servicequalität, die wir
unseren Lieferanten, Kunden und anderen
Geschäftspartnern bieten, und darauf wie wir mit
einander umgehen. Auch auf die kaufmännische
Führung und die wirtschaftliche Verantwortung,
die wir im Namen unserer Aktionäre wahrnehmen,
sind wir stolz. Vor allem aber ist uns der gute Ruf
wichtig, der für unseren Erfolg maßgeblich ist.
Sowohl innerhalb von Tech Data als auch im
weiteren geschäftlichen Umfeld beruhen die
Beziehungen, die wir mit unseren Aktionären
aufgebaut haben, auf Vertrauen –welches
wiederum auf unserem Engagement für die
Werte unseres Unternehmens basiert. Besondere
Bedeutung haben Integrität und Respekt als
Grundlage für alle Handlungen, jede neue
Entscheidung für den Aufbau einer vertrauensvollen
Beziehung zu unseren Aktionären. Hierin liegt der
Schlüssel zum Fortbestehen des Wachstums und
des finanziellen Erfolgs unseres Unternehmens.
Der Verhaltenskodex von Tech Data (der „Kodex“)
enthält die ethischen und rechtlichen Standards
unseres Geschäftsbetriebs. Diese Standards gelten
für alle Mitarbeiter von Tech Data, einschließlich der
Manager (Führungskräfte) und Vorstandsmitglieder.
Unser Kodex fasst die wichtigsten Elemente der
Unternehmensrichtlinien zusammen, mit denen
rechtlich und ethisch einwandfreies Verhalten
erreicht wird, und spiegelt damit eine klare
Erwartungshaltung für unsere geschäftliche
Aktivität wieder. Obwohl der Kodex als Leitfaden für
angemessenes Verhalten dient und Möglichkeiten
zum Ableiten richtiger Entscheidungen anbietet,
ist er kein Ersatz für gutes, individuelles
Urteilsvermögen. Solltest Du Zweifel haben oder
sollte Dir etwas nicht korrekt vorkommen, solltest
Du das Gespräch mit einem Vorgesetzten suchen
oder eine der anderen im Kodex angesprochenen
Anlaufstellen nutzen.
Unser Kodex ist erst der Anfang. Es stehen weitere
Materialien und Ressourcen bereit, mit denen Du
potenzielle Probleme erkennen und aus denen Du
die richtigen Maßnahmen ableiten kannst. Wir
alle sind persönlich dafür verantwortlich, unseren
Geschäftsbetrieb rechtlich und ethisch einwandfrei
durchzuführen. Die richtige Wahl ist dabei –
zumindest kurzfristig gesehen – nicht immer
die einfachste, schnellste oder wirtschaftlichste
Entscheidung. Das Merkmal richtiger
Entscheidungen ist jedoch auch, dass sie Tech Data,
unseren Geschäftspartnern, unseren Mitarbeitern
und den Aktionären langfristig von Vorteil sind.
Tech Data ist darauf angewiesen, dass Du
Fragen und Anliegen meldest, damit wir unsere
Prozesse kontinuierlich verbessern können, um
eventuell auftretende Probleme zu lösen. Im
Rahmen unseres Engagements für Integrität
werden Meldungen vertraulich behandelt und
Straf- oder Vergeltungsmaßnahmen aufgrund
nachvollziehbarer Hinweise nicht geduldet.
Ich danke Dir für Dein Engagement für Tech Data
und für die Mithilfe bei der Aufrechterhaltung
unserer Reputation für Integrität und Exzellenz. Ich
zähle auf Dich, mit gutem Beispiel voranzugehen.
Bob Dutkowsky
Chief Executive Officer
i

Unsere gemeinsamen Werte
Integrität und Respekt
Die Basis unseres Geschäfts ist Integrität. Jeder
Umgang mit Kunden, Lieferanten, Investoren und
Mitarbeitern muss von Rechtschaffenheit, Ethik und
gegenseitigem Respekt getragen sein.
Teamarbeit
Wir investieren in unsere Team-Mitglieder und
bieten ein professionelles, herausforderndes und
bereicherndes Umfeld. Wir arbeiten als eingespieltes
Team zusammen und teilen Ideen und Ressourcen.
Leidenschaftlich gewinnen
Wir streben danach, stets unser Bestes zu geben
und erste Wahl bei Kunden, Lieferanten und
Partnern zu sein.
Verantwortung
Wir fördern ein Umfeld persönlicher Verlässlichkeit,
indem wir unseren Worten Taten folgen lassen. Wir
stehen hinter Team-Entscheidungen, wie wir auch
hinter unseren eigenen Entscheidungen stehen.
Partnerschaft
Strategische Geschäftsbeziehungen zu Kunden
und Lieferanten bringen beiderseitige Vorteile.
Wir wissen um den Wert dieser Beziehungen und
bemühen uns um deren langfristige Entwicklung.

Inhalt
i
ii
Vorwort unseres CEO
Unsere gemeinsamen Werte
Einleitung: Integrität als
Fundament
1 Wozu dient dieser Kodex?
1 Wen betrifft der Kodex?
Schwerpunkt
Eigenverantwortung
3 Teil der Lösung sein
3 Fragen und Bedenken
ansprechen
5 Zusätzliche Erwartungen an
Manager
Schwerpunkt Respekt
7 Belästigung und
Diskriminierung verhindern
8 Sicherheit und Gesundheit am
Arbeitsplatz
9 Arbeitsumgebung und
Arbeitsverhältnisse
9 Schutz personenbezogener
Daten
Schwerpunkt Unternehmen
11 Geschenke und Entertainment
12 Interessenkonflikte
14 Vermögenswerte des
Unternehmens
15 Vertrauliche Informationen
16 Externe Anfragen
17 Prozess bei
Vertragsabschlüssen
Schwerpunkt Geschäftspartner
19 Angemessene
Geschäftspraktiken
19 Service-Qualität
20 Fairer Wettbewerb
21 Wettbewerbsrelevante
Informationen
Schwerpunkt Aktionäre
23 Korruptionsbekämpfung
24 Ein- und Ausfuhrbestimmungen
25 Cash Compliance und
Anti-Geldwäsche
25 Korrekte Buchhaltung und
Bilanzierung
26 Insider-Handel
Schwerpunkt Gemeinschaft
29 Politische und gemeinnützige
Aktivitäten
29 Respekt gegenüber der
Umwelt
iii

Einleitung:
Integrität als Fundament

Wir streben danach, stets unser Bestes zu geben und erste
Wahl bei Kunden, Lieferanten und Partnern zu sein.
Wozu dient dieser Kodex?
Tech Data engagiert sich im gesamten
Geschäftsbetrieb für Integrität. Wir gehen davon
aus, dass anspruchsvolle Compliance- und
Ethikstandards keine einmaligen Bemühungen
sind, sondern einen wichtigen Teil der täglichen
Arbeit darstellen. Der Kodex hilft uns dabei, die
geschäftlichen Ziele von Tech Data auf Grundlage
von Vertrauen zwischen unseren Mitarbeitern und
den Aktionären zu erzielen.
Durch den Kodex werden die fundamentalen
Werte von Tech Data vermittelt und er bietet uns
eine Anleitung zur Entscheidungsfindung auf
Grundlage dieser Werte. Der Kodex informiert uns
über die Erwartungen von Tech Data bezüglich
unserer Geschäftspraktiken und über relevante
Gesetzgebung, bzw. Bestimmungen und
Richtlinien, die unsere Geschäftsaktivität betreffen.
Gleichzeitig bietet der Kodex eine Anleitung für
das Vorgehen bei Einwänden und Fragen und
beschreibt Möglichkeiten, vermutetes Fehlverhalten
ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen melden zu
können.
Unser Unternehmen entwickelt sich ständig weiter
und agiert in einer dynamischen Branche. Der
Kodex ist ein Leitfaden für richtige Entscheidungen.
Da jedoch niemand alle potentiell auftretenden
Probleme vorhersagen kann, wirst Du sicherlich
mit Situationen konfrontiert, die hier nicht
angesprochen werden. Wenn Du Dir über die
Anwendung der Ratschläge im Kodex nicht sicher
bist, oder Fragen zum Verhalten anderer hast,
solltest Du um Rat fragen.
Wen betrifft der Kodex?
Jeder von uns trägt die Verantwortung dafür, die
im Kodex ausgeführten Standards umzusetzen.
Wir erwarten auch, dass unsere Geschäftspartner
ähnliche Prinzipien befolgen. Letztlich hängt
die Reputation und der Erfolg von Tech Data
von unserer Integrität – sowohl auf individueller
Basis wie auch als Gruppe - ab. Zu dieser Gruppe
gehören der Vorstand, die Geschäftsleitung sowie
alle Mitarbeiter und weltweiten Stellvertreter von
Tech Data.
Ausnahmeregelung
In sehr seltenen Fällen können für bestimmte
Aspekte des Kodex Ausnahmeregelungen gelten.
Diese Ausnahmefälle müssen in begründeter
Form dem zuständigen regionalen Management
vorgelegt werden. Falls die Ausnahmeregelung die
Geschäftsführung, die Finanzdirektion oder ein
Vorstandsmitglied von Tech Data betrifft, darf sie
nur durch den Prüfungsausschuss des Vorstands
autorisiert werden, und die Ausnahmeregelung
muss mit den Regeln des Kodex und der NASDAQ
OMX-Börse in Einklang stehen.
1

Schwerpunkt
Eigenverantwortung

Wir fördern ein Umfeld persönlicher Verlässlichkeit, indem wir unseren Worten
Taten folgen lassen. Wir stehen hinter Team-Entscheidungen, wie wir auch
hinter unseren eigenen Entscheidungen stehen.
Teil der Lösung sein
Alle Mitarbeiter von Tech Data einschließlich
der Vorstandsmitglieder haben eine persönliche
Verpflichtung zur korrekten Geschäftsführung, um
den Erfolg des Unternehmens zu gewährleisten.
Indem wir unser Vorgehen und unsere
Entscheidungen kritisch betrachten, können wir
uns bei Fragen zum Kodex als Teil der Lösung
einbringen. Im Zweifelsfall solltest Du zunächst
stets Deine Optionen bedenken oder die im Kodex
genannten Anlaufstellen zu weiterer Hilfestellung
heranziehen.
Fragen und Bedenken
ansprechen
Tech Data ist auf unsere Hinweise angewiesen,
um Prozesse zu verbessern und auftretende
Probleme schnell lösen zu können. Wir ermutigen
Dich dazu, Dich bei Fragen zu melden und uns zu
benachrichtigen, wenn Du Zeuge eines ethischen
Fehlverhaltens oder eines Rechtsbruchs wirst,
oder solche Übertretungen vermutest. Folgende
Möglichkeiten stehen Dir bei Fragen oder Bedenken
zur Verfügung:
»»
Direkter Vorgesetzter und andere Manager
»»
Ethikbeauftragter Deines Standorts
»»
Personalabteilung
»»
Ethik- und Compliance-Organisation
»»
Rechtsabteilung
»»
Ethics Line von Tech Data
Um auf die Ethics Line zuzugreifen, gehe zu
www.techdataethicsline.com
Tech Data reagiert prompt auf alle Bedenken und
überprüft alle stichhaltigen Berichte gründlich
und fair, um bei Bedarf geeignete Maßnahmen
einzuleiten. Im Gegenzug erwarten wir, dass
Du nach entsprechender Aufforderung an einer
Untersuchung teilnimmst. Dabei wird Deine
Privatsphäre sowohl während als auch nach der
Untersuchung geschützt. Falls Du Deinen Bericht
anonym abgeben möchtest, besteht dazu über
unsere Ethics Line die Möglichkeit, falls die lokalen
Gesetze dies zulassen. Denke jedoch daran, dass
ein anonymes Vorgehen auch bedeuten kann, dass
Tech Data Dein Anliegen nicht weiter verfolgen
kann, falls dazu weitere Informationen von Dir
erforderlich sind und keine Kontaktmöglichkeit
besteht.
Tech Data toleriert keinerlei
Vergeltungsmaßnahmen (hierzu gehören
Entlassung, Degradierung oder
Belästigung) gegen Mitarbeiter aufgrund ihrer
Meldung von Verstößen - nach bestem Wissen und
3

Gewissen - oder weil sie an einer Untersuchung
teilgenommen haben. Dabei spielt es keine Rolle,
ob das gemeldete Verhalten sich tatsächlich als
unethisch herausstellt oder nicht. Mitarbeiter, die
entgegen dieser Richtlinie Vergeltungsmaßnahmen
anwenden, werden mit Disziplinarmaßnahmen bis
hin zur Kündigung sanktioniert.
Es ist die Verantwortung aller Mitarbeiter,
alle geltenden Gesetze und Bestimmungen
der Länder, in denen wir geschäftlich tätig
sind, einzuhalten – auch ist es wichtig, dass
Du den vorliegenden Kodex und andere
Unternehmensrichtlinien kennst. Verstöße gegen
den Kodex, Unternehmensrichtlinien oder das
Gesetz können für die betreffende Person oder
das Unternehmen schwerwiegende Konsequenzen
haben und beispielsweise Rufschädigung,
Bußgelder und möglicherweise zivil- oder
strafrechtliche Folgen nach sich ziehen. Mitarbeiter,
die sich unethisch oder illegal verhalten, werden
mit Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung
bestraft. Tech Data wird solche Fälle, falls
erforderlich, an die Behörden weitergeben.
Wusstest Du schon?
An jedem Tech Data Standort weltweit steht
ein Ethikbeauftragter als Ansprechpartner
für Fragen zum Kodex und zur Besprechung
bestehender Bedenken zur Verfügung. Eine Liste
der lokalen Ethikbeauftragten kann aus den Tech
Data Intranets oder über die Personalabteilung
abgerufen werden.

Zusätzliche Erwartungen an
Manager
Manager haben eine besondere Verantwortung, die
Standards des Kodex zu befolgen und mit Worten
und Taten zu begleiten. Manager haben folgende
Auflagen zu erfüllen:
»»
Ansprechbar sein für alle Mitarbeiter mit
ethischen Bedenken oder Fragen
»»
Berichten oder Bedenken von Angestellten
ernsthaft nachgehen und angemessen reagieren
»»
Verantwortung übernehmen und andere zum
Befolgen des Kodex anzuhalten
»»
Die lokale Gesetzgebung und Bestimmungen
verstehen und aktiv Schritte zu deren Befolgung
unternehmen
»»
Dafür sorgen, dass unterstellte Mitarbeiter
eine Schulung zum Kodex und damit
zusammenhängenden Compliance Themen
erhalten
Manager, die ethische oder rechtlichen Verstößen,
müssen diese umgehend melden. Falls Manager
Meldungen über Verstöße, die ihnen bekannt
sind oder bekannt sein sollten, nicht weiterleiten,
müssen sie mit arbeitsrechtliche Maßnahmen bis
hin zur Kündigung rechnen. Schließlich ist es von
besonderer Wichtigkeit, dass ein Manager niemals
Vergeltung übt, oder Vergeltungsmaßnahmen
gegen andere ignoriert.
5

Schwerpunkt Respekt

Die Basis unseres Geschäfts ist Integrität. Jeder Umgang mit Kunden,
Lieferanten, Investoren und Mitarbeitern muss von Rechtschaffenheit,
Ethik und gegenseitigem Respekt getragen sein.
Teamwork ist für den Erfolg von Tech Data von
grundlegender Bedeutung. Der gemeinsame
Umgang miteinander und mit unseren
Geschäftspartnern muss von gegenseitigem
Respekt bestimmt sein.
Belästigung und
Diskriminierung verhindern
Es ist ein Anliegen von Tech Data, dass die
Arbeitsatmosphäre stets positiv und respektvoll
ist. Insbesondere wird Tech Data niemals
Einstellungsentscheidungen auf Basis von Rasse,
ethnischer Herkunft, Religionszugehörigkeit, Alter,
Geschlecht, Behinderungen, sexueller Neigung oder
anderen gesetzlich geschützten Faktoren treffen.
Tech Data stellt zudem qualifizierte Mitarbeiter mit
Behinderungen ein.
Eine respektvolle Arbeitsumgebung zeichnet
sich dadurch aus, dass es keine Einschüchterung
und Belästigung gibt. Zur Belästigung zählen
alle unerwünschten Verhaltensweisen, die eine
einschüchternde oder anstößige Arbeitsumgebung
hervorrufen. Eine Belästigung kann in physischer
oder verbaler Form, oder durch unangebrachte
Videos, Bilder oder E-Mails erfolgen. Zur sexuellen
Belästigung gehören unerwünschte sexuelle
F Natalie arbeitet bereits seit fünf Monaten für das
Unternehmen. Natalies Kollege, Elias, ist ihr zunehmend
unangenehm. Er hat sie bereits mehrfach zum Abendessen
eingeladen und betont immer wieder, dass er viel mit
Natalie gemeinsam hat. Elias sieht kein Problem darin,
Natalie außerhalb ihrer geschäftlichen Beziehung besser
kennenzulernen, aber Natalie weist Elias stets aufs Neue
ab und empfindet seine Annäherungen als störend und
unangenehm. Hat Elias etwas falsch gemacht?
A Ja. Es ist zwar klar, dass soziale Kontakte außerhalb
der Arbeitszeit zwischen Angestellten von Tech Data in den
meisten Fällen angemessen sind. Wenn eine Einladung
jedoch abgelehnt wurde, ist es nicht angemessen, weiterhin
darauf zu bestehen. Durch das fortgesetzte Fragen, ob
Natalie mit ihm zu Abend essen möchte, obwohl sie diese
Frage bereits oft verneint hat, belästigt Elias Natalie. Elias
sollte die Beziehung zu Natalie auf einer rein geschäftlichen
Ebene halten und ihren Wunsch, er möge sie nicht dauernd
einladen, respektieren. Sollte Natalie Einwände oder
Bedenken haben, sollte sie das unangemessene Verhalten
Elias ihrem Manager oder der Personalabteilung melden.
7

Annäherungen, anzügliche Kommentare oder
Witze. Tech Data verbietet Belästigungen in jeder
Form.
Solltest Du Diskriminierung oder Belästigung
bemerken, hast Du die Pflicht, diesen Umstand
zu melden. Auf Meldungen nach bestem
Wissen und Gewissen erfolgen niemals
Vergeltungsmaßnahmen.
Sicherheit und Gesundheit
am Arbeitsplatz
Tech Data engagiert sich für einen sicheren
und gesunden Arbeitsplatz. In dieser Hinsicht
müssen wir alle die Regeln zur Gesundheit und
Sicherheit kennen und befolgen. Solltest Du eine
gefährliche Tätigkeit ausführen oder Dich in einer
Gefahrensituation befinden oder entsprechend
beobachten, solltest Du diesen Umstand sofort
Deinem Manager oder der Personalabteilung
melden.
Gewalt oder die Androhung von Gewalt wird
am Arbeitsplatz nicht geduldet. Aggressives oder
einschüchterndes Verhalten oder Drohungen sind
bei Tech Data inakzeptabel, selbst wenn sie mit
scherzhafter Absicht ausgesprochen werden. Du
solltest bedrohliches Verhalten im Rahmen lokaler
Richtlinien und Prozeduren der Loss Prevention
& Security Abteilung melden. Falls Du oder ein
Kollege sich in direkter Gefahr befindet, solltest Du
nicht zögern, die Polizei zu rufen, bevor Du den
Vorfall auf dem normalen Weg weiter meldest.

Der Einfluss von Drogen, Medikamenten oder
Alkohol kann zu gefährlichen Arbeitssituationen
führen und die Sicherheit aller Anwesenden
beeinträchtigen. Aus diesem Grund ist in unserem
Unternehmen der Verkauf und Ankauf sowie der
Besitz illegaler Drogen und auch der Missbrauch
von Alkohol, Drogen oder Medikamenten auf
dem Firmengelände und bei der Arbeit für das
Unternehmen untersagt. In bestimmten Fällen –
beispielsweise bei Unternehmensfesten – kann
das Trinken alkoholischer Getränke erlaubt sein,
dennoch sollten wir stets darauf achten, uns
professionell zu verhalten. Zusätzliche Ratschläge
hierzu findest Du in lokalen Richtlinien.
Arbeitsumgebung und
Arbeitsverhältnisse
Tech Data engagiert sich stark für die
Gleichbehandlung seiner Mitarbeiter. Zu diesem
Zweck hält sich das Unternehmen an das aktuelle
Arbeitsrecht der Länder, in denen wir tätig sind.
Tech Data respektiert Deine Rechte am Arbeitsplatz
und schafft attraktive Arbeitssituationen für
seine Angestellten. Unser Unternehmen befolgt
die geltenden Regelungen bezüglich Lohn,
Überstunden, Mindestgehalt und maximaler
Arbeitszeit.
Als Teil unseres Engagements für gegenseitigen
Respekt ist Kinderarbeit in unserem Unternehmen
untersagt. Zusätzlich hat sich Tech Data gegen den
Einsatz erzwungener oder unfreiwilliger Arbeit im
Unternehmensbetrieb ausgesprochen, und wir
erwarten von unseren Geschäftspartnern dasselbe.
Schutz personenbezogener
Daten
Tech Data hält sich an geltende Datenschutzgesetze
und setzt sich für den Schutz der Privatsphäre
unserer Mitarbeiter und Geschäftspartner ein. Tech
Data erfasst und speichert bestimmte vertrauliche
personenbezogene Daten, die dem wirkungsvollen
Betrieb und Funktionieren unseres Unternehmens
dienen. Wir stehen in der Verantwortung, nur
personenbezogene Daten zu erfassen, die für den
Geschäftsbetrieb erforderlich und relevant sind,
unter strikter Beachtung der Datenschutzgesetze.
Im Rahmen Deiner Tätigkeit hast Du
möglicherweise Zugang zu diesen Daten.
Es wird erwartet, dass Du den vertraulichen
und schützenswerten Charakter dieser Daten
respektierst und die Datensätze nur bei tatsächlich
vorhandenem, geschäftlichen Bedarf und unter
Einhaltung der Datenschutzgesetze aufrufst,
weitergibst, oder auf sonstige Weise nutzt. Häufige
Beispiele für personenbezogene Daten, die wir im
Rahmen unserer Angestelltenzeit bei Tech Data an
Kollegen weitergeben könnten:
»»
Bonus-Informationen und ärztliche Angaben
»»
Informationen über Behinderungen oder Atteste
»»
Gehaltsinformationen und
Leistungsbeurteilungen
»»
Kontaktangaben, beispielsweise Privatanschrift
und Telefonnummern
Bitte wende Dich bei Fragen an die
Rechtsabteilung.
Tech Data schafft ein Arbeitsumfeld, das
unsere Rechte als Mitarbeiter einschließlich der
Versammlungsfreiheit in vollem Umfang respektiert.
9

Schwerpunkt
Unternehmen

Wir investieren in unsere Team-Mitglieder und bieten ein professionelles,
herausforderndes und bereicherndes Umfeld. Wir arbeiten als eingespieltes
Team zusammen und teilen Ideen und Ressourcen.
Geschenke und
Entertainment
Geschenke und Entertainment – hierzu gehören
Ausflüge, Events, Dienstleistungen,
Vergünstigungen und sonstige Leistungen – werden
oft angeboten, um wertvolle Geschäftsbeziehungen
zu gründen oder zu pflegen. Trotzdem musst Du
in dieser Beziehung ein gutes Urteilsvermögen
besitzen. Der Austausch von Geschenken mit
unseren Geschäftspartnern ist unbedenklich, sofern
die Geschenke folgender Art sind:
»»
Unregelmäßig
»»
Im Rahmen der Wertgrenzen, wie sie in unserer
Geschenkerichtlinie definiert sind; und
»»
Im Rahmen der Geschenkerichtlinien von Tech
Data und des Empfängers erlaubt
Unter keinen Umständen dürfen wir folgende Art
von Geschenken annehmen oder anbieten:
nach einem Angebot oder offenen
Ausschreibungsverfahren gegeben werden
»»
Die gesetzlich oder durch Bestimmungen
verboten sind
Des weiteren dürfen wir niemals Geschenke oder
Entertainment erbitten.
Wir sollten Geschenke oder Entertainment
vermeiden, die nicht erwidert werden können,
eine geschäftliche Verpflichtung bedeuten, oder
uns bzw. das Unternehmen beschämen könnten.
Weitere Ratschläge zu diesem Thema sind der
Geschenkerichtlinie zu entnehmen.
Denke bitte daran, dass die Regeln für Geschenke
an Mitarbeiter im öffentlichen Dienst noch
wesentlich strenger sind als die hier erläuterten.
Weitere Ratschläge findest Du im
Abschnitt „Korruptionsbekämpfung“.
»»
Bargeld oder Bargeldähnliches wie
Geschenkkarten, Darlehen oder Wertpapiere,
außer wenn das Bargeld oder die
bargeldähnlichen Mittel vor ihrer Vergabe oder
Annahme von der Buchhaltung bearbeitet
wurden
»»
Anstößige, anzügliche oder illegale Produkte
oder Dienstleistungen
»»
Die unmittelbar vor, während oder direkt
11

F Gabriel, ein Vertreter von Laras größtem Lieferanten,
hat Lara neulich erzählt, er würde ihr ein Geschenk für ihre
harte Arbeit zusenden. Sie warnte Gabriel, dass sie kein
Bargeld oder teure Geschenke annehmen dürfe. Gabriel
versuchte, ihre Bedenken zu zerstreuen – als sie jedoch den
Umschlag öffnete, lagen darin zwei Flugtickets nach Fiji für
Lara und eine Freundin. Wie sollte sie sich verhalten?
A Lara sollte das Geschenk höflich ablehnen und den
Vorfall dem Abteilungsleiter melden. Die Flugtickets
übersteigen deutlich den üblichen Wert eines geschäftlichen
Geschenks. Wir dürfen solche teuren Geschenke nicht
annehmen, weil sie unsere Fähigkeit beeinträchtigen, faire
und neutrale Entscheidungen zu treffen.
Interessenkonflikte
Ein Interessenkonflikt tritt auf, wenn unsere
persönlichen Interessen mit unserer Fähigkeit in
Konflikt treten, Entscheidungen zu treffen, die dem
besten Interesse des Unternehmens dienen. Wir
müssen Interessenkonflikte – selbst den Anschein
solcher Konflikte – bestmöglich vermeiden.
Interessenkonflikte können auf vielfältige Weise
entstehen – wie beispielsweise beim Geben oder
Annehmen von Geschenken, wie oben besprochen,
und den gängigen Fällen wie unten beschrieben.
Falls Du glaubst, Dich in einem Interessenkonflikt
zu befinden, musst Du die Situation von einem
Manager Deiner Abteilung klären lassen.
Interessenkonflikte, die Manager betreffen,
sind vom Tech Data Vorstand zu klären. Alle
Interessenkonflikte müssen gemäß der Richtlinie
Interessenkonflikte behandelt werden.
Persönliche Beziehungen
Wann immer eine Arbeitsbeziehung eine Situation
hervorruft oder sich eine Situation anbahnt,
die dem Interesse von Tech Data abträglich
sein kann, wird das Unternehmen nach Art der
Anstellung bzw. der Beziehung eine Entscheidung
bezüglich des Arbeitsplatzes treffen. Die
geschäftliche Führung oder Unterstellung von
Familienmitgliedern kann einen Interessenkonflikt
darstellen, weil die Situation zu Bevorzugung oder
Voreingenommenheit führen
kann. „Familienmitglieder“ sind Ehepartner, Kinder,
nicht leibliche Kinder, Eltern, Schwiegereltern,
Geschwister und andere Mitglieder Deines
Haushalts. Auch andere Arten persönlicher
Beziehungen, beispielsweise Liebesbeziehungen,
können zu Interessenkonflikten führen. Solltest Du
Dich in einer ähnlichen Situation befinden, kannst
Du Dich melden, damit Du angemessen beraten
werden kannst.

Nebentätigkeiten und Vorstandsmitgliedschaften
Neben Deiner Arbeit bei Tech Data darfst Du
mit Ausnahme der nachstehend beschriebenen
Regeln für Mitglieder des Managements nicht
für Wettbewerber (wie zum Beispiel Kunden,
Distributoren, Lieferanten oder sonstige
Unternehmen die mit uns Geschäfte tätigen) tätig
sein. Du solltest auch sorgfältig darauf achten,
F Der Tech Data Angestellte Mathias hat eine Schwester,
Karla, die als Vertriebsdirektorin für einen Lieferanten
arbeitet, der Tech Data Produkte zum Weiterverkauf an
seine Kunden liefert. Mathias wurde vor kurzem zum
Marketing Leiter benannt und ist für die Beziehungen mit
einer Reihe von Lieferanten verantwortlich, einschließlich
Karla´s Firma. Der Vorgesetzte von Mathias, der ihn für die
neue Position benannt hat, weiß nichts von der Verbindung
zwischen Mathias und Karla. Mathias geht davon aus,
dass es keine Probleme gibt – schließlich kann er mit Karla
ja in der Tat einfacher kommunizieren, da die beiden sich
gegenseitig kennen und sich vertrauen. Ist diese Regelung
vertretbar?
A Nein, Mathias muss die Situation gemäß der Richtlinie
Interessenkonflikte melden. Obwohl die Kommunikation
gut verlaufen kann, deutet die neue Situation darauf hin,
dass Karlas Firma durch die Hilfe von Mathias bevorzugt
behandelt werden könnte. Die Fähigkeit von Mathias,
objektive Entscheidungen im Namen von Tech Data zu
treffen, könnte durch die Beziehung beeinträchtigt werden,
und es entsteht ein Interessenkonflikt. Durch das Offenlegen
der Umstände kann Mathias mit seinem Manager eine
Lösung ausarbeiten, bei der Tech Data weiterhin mit Karlas
Firma Geschäfte tätigt, aber der Anschein der Bevorzugung
beseitigt wird.
dass Nebentätigkeiten oder andere Aktivitäten
– einschließlich selbstständiger Arbeit – keine
negativen Auswirkungen auf Deine Arbeitsleistung
bei Tech Data haben. In einigen Ländern kann
es Einschränkungen Deiner freien Wahl von
Nebentätigkeiten außerhalb des Unternehmens
geben. Bitte wende Dich für zusätzliche
Informationen an die zuständige Personalabteilung.
Achte in jedem Fall darauf, dass Du Nebenjobs stets
an die Personalabteilung meldest und genehmigen
lässt, und von Deiner Tätigkeit im Unternehmen
trennst, und keinesfalls für andere Firmen unter
Zuhilfenahme von Tech Data Ressourcen (Zeit,
Büroraum usw.) arbeitest oder Arbeit suchst.
Genauso gilt: Du darfst nicht ohne Genehmigung
einer Führungskraft (auf Vice President-Ebene
oder darüber) von Tech Data als Direktor
oder in ähnlicher leitender Funktion für
kommerziell tätige Organisationen arbeiten.
Unsere Vorstandsmitglieder dürfen nicht
ohne Genehmigung unseres CEO im Vorstand
kommerziell tätiger Organisationen sein. Eine
Genehmigung von Tech Data für leitende
Positionen bei Non-Profit-Organisationen,
Stiftungen und sozialen Einrichtungen ist nicht
erforderlich, sofern Deine Dienstleistung nicht
mit den Interessen von Tech Data in Konflikt
steht. Auch unsere Direktoren unterliegen
Einschränkungen bezüglich externer Aktivitäten,
die im Dokument Tech Data Corporate Governance
Principles festgehalten sind. Auch durch geltendes
Recht können sich Einschränkungen ergeben,
sodass Vorstandsmitglieder und Direktoren nicht als
Direktoren anderer Firmen tätig sein dürfen.
Finanzielle Beteiligung und Interessen
Ein Interessenkonflikt kann auch auftreten, wenn
finanzielle Interessen an Wettbewerbern, Kunden,
Lieferanten oder Distributoren vorhanden sind.
13

Obwohl wir in börsennotierte Wettbewerber,
Kunden, Lieferanten oder Distributoren investieren
können, sollten unsere Beteiligungen an den Aktien
nicht so hoch sein, dass unsere geschäftliche
Urteilsfähigkeit beeinträchtigt wird. Zusätzlich
gilt, dass Tech Data keine Darlehensvergabe oder
das Vermitteln von Darlehen an Manager oder
Mitglieder des Managements erlaubt.
Unternehmerische Chancen
Jeder von uns hat die Pflicht, die Interessen
des Unternehmens möglichst wahrzunehmen.
Solltest Du von einer unternehmerischen Chance
erfahren, die Tech Data nutzen könnte, teile diese
Information Deinem Manager mit, damit das
Unternehmen die Chance direkt prüfen kann.
Vermögenswerte des
Unternehmens
Jeder Einzelne von uns nutzt während
der täglichen Arbeit Vermögenswerte des
Unternehmens. Bei diesen Vermögenswerten
handelt es sich um physisches Eigentum oder
Besitz (die Gebäude von Tech Data mit den darin
befindlichen Gegenständen) oder um immaterielles
Eigentum (beispielsweise Aufzeichnungen,
Handelsgeheimnisse, Arbeitszeit und Strategien).
Wir alle stehen in der Verantwortung, die
Vermögenswerte von Tech Data zu schützen und
sachgemäß zu nutzen. Diebstahl, Fahrlässigkeit
und Verschwendung beim Gebrauch der
Vermögenswerte des Unternehmens haben
direkten Einfluss auf die finanzielle Leistung von
Tech Data. Von jedem von uns wird erwartet,
dass er die Vermögenswerte verantwortungsvoll
nutzt und pflegt, um Diebstahl, Missbrauch oder
Zerstörung zu verhindern.
Benutzen der IT-Systeme von Tech Data
Wenn auch Tech Data den Gebrauch technischer
Geräte des Unternehmens für persönliche Zwecke
in begrenztem Umfang duldet, so darf dieses
Privileg nicht missbraucht werden. Beim Gebrauch
der Ressourcen von Tech Data müssen wir
professionell und mit gesundem Menschenverstand
vorgehen. Wir dürfen die IT-Ressourcen des
Unternehmens niemals zu illegalen oder
unethischen Aktivitäten nutzen, beispielsweise zum
Downloaden unangemessener Inhalte oder solcher
Inhalte, die als obszön, pornographisch, abstoßend
oder beleidigend gelten oder einen rassistischen
Hintergrund haben.
Alle Daten, die auf den Informationssystemen von
Tech Data gespeichert sind oder durch sie gesendet
werden, sollten grundsätzlich nur zu beruflichen
Zwecken verwendet werden. Zusätzlich müssen
wir beim Verfassen elektronischer Nachrichten wie
E-Mail, Sofortnachrichten und SMS-Texten mit
Sorgfalt vorgehen. Diese Kommunikationsvorgänge
sind von dauerhafter Wirkung und können ohne
Erlaubnis weitergeleitet und verändert werden.
Tech Data erkennt den Einfluss sozialer Medien auf
bestimmte Arbeitsweisen von Unternehmen an.
Dennoch sind nur bestimmte Personen autorisiert,
unser Unternehmen im Internet zu repräsentieren
oder öffentlich zu kommentieren. Dies bedeutet,
dass Du niemals vertrauliche oder proprietäre
Informationen über Tech Data versenden oder
an diesbezüglichen Diskussionen auf externen
Webseiten teilnehmen darfst, ohne dich zuvor, wie
in der Richtlinie Social Media beschrieben, beraten
zu lassen. Obwohl unser Unternehmen unsere
persönlichen Interaktionen auf solchen Webseiten
nicht einschränken möchte, wird erwartet, dass wir
uns beim Gebrauch sozialer Medien angemessen
verhalten – so auch in Blogs, Diskussionsforen oder
auf anderen öffentlichen Online-Ressourcen.

Unser Unternehmen kann den Gebrauch seiner
IT-Ressourcen im Rahmen der gesetzlichen
Möglichkeiten überwachen. Einzelheiten zu diesem
Thema erfährst Du in der Tech Data Richtlinie IT
Security.
Vertrauliche Informationen
Die vertraulichen Informationen von Tech Data
gehören zu den wertvollsten Vermögenswerten des
Unternehmens. Zu den vertraulichen Informationen
zählen unter anderem Handelsgeheimnisse,
nicht veröffentlichte Finanzergebnisse,
Preiskalkulationen, Kundenlisten, Verkaufszahlen
und andere Informationen, die zum Kern unseres
Unternehmens gehören.
Wir müssen beim Weitergeben vertraulicher
Informationen und bei der Prüfung des Empfängers
besonders sorgfältig vorgehen. Als Regel gilt,
dass Du vertrauliche Informationen an niemand
außerhalb von Tech Data weitergeben darfst,
sofern Du dazu keine Genehmigung hast oder wir
rechtlich dazu verpflichtet sind. Selbst innerhalb
der Firma sollten vertrauliche Informationen nur
dann an Kollegen weitergegeben werden, wenn
geschäftlicher Bedarf an diesen Daten besteht. Um
zu verhindern, dass vertrauliche Information nach
außen dringt, sollten vertrauliche Informationen
nicht an Orten diskutiert werden, an denen
man abgehört werden kann, wie zum Beispiel
Aufzügen oder Restaurants, oder an öffentlichen
Plätzen bei Tech Data wie Pausenräumen usw.
Wenn Du im Besitz vertraulicher Informationen
bist, beispielsweise auf einem Notebook, Handy
oder anderen Geräten, darfst Du das Gerät nicht
ohne Aufsicht lassen. Achte darauf, korrekte
Vertraulichkeitserklärungen vorliegen zu haben,
falls Du aus geschäftlichen Gründen vertrauliche
Informationen an Dritte weitergeben musst.
Die Unternehmensrichtlinie Information
Classification beschreibt die Klassifizierung von
Daten, die weitergegeben werden dürfen, und
auch die Arten von Daten, die ausschließlich
innerhalb des Unternehmens offengelegt werden
dürfen bzw. außerhalb des Unternehmens
Genehmigungen und Kontrollen unterliegen.
Du solltest mit der Datenklassifizierung und den
Wusstest Du schon?
Alle der folgenden Daten gelten als
Handelsgeheimnisse oder vertrauliche
Informationen:
» Verfahren und Prozesse
» Pläne, Forschungsdaten und
Computerprogramme
» Finanz- und Personaldaten
» Liste der Kunden und Anbieter von Tech Data
Tech Data hat legitime Geschäftsinteressen,
die eine regelmäßige Weitergabe vertraulicher
Informationen an Geschäftspartner erfordern.
Dennoch müssen diese Daten durch eine
schriftliche Vertraulichkeitsvereinbarung geschützt
werden.
15

Umgangsvorschriften der Richtlinie Information
Classification vertraut sein.
Denke auch daran, dass die Verantwortung für
den Schutz vertraulicher Unternehmensdaten auch
fortbesteht, nachdem Du Tech Data verlassen hast.
Weitere Informationen zu diesem Thema findest Du
in unseren IT-Sicherheitsrichtlinien.
Geistiges Eigentum
Zu den vertraulichen Daten gehört auch das
geistige Eigentum (intellectual property, IP)
des Unternehmens. Zum geistigen Eigentum
F Carlos, ein Business-Analyst, fährt jeden Morgen mit
der S-Bahn zur Arbeit. Während seiner einstündigen
Anfahrt fragt er seine Voicemail ab, beantwortet E-Mails
und arbeitet an Verkaufspräsentationen. Seit längerer Zeit
arbeitet er morgens im Zug an einer Zusammenstellung
von Daten verschiedener Abteilungen in einer Master-
Datenbank. Obwohl diese Daten vertraulich sind, sieht
Carlos kein Problem, in der Öffentlichkeit daran zu arbeiten,
weil ihm wahrscheinlich niemand über die Schulter sieht.
Geht Carlos für sich selbst und Tech Data ein Risiko ein?
A Ja. Obwohl viele von uns morgens in öffentlichen
Verkehrsmitteln oder während der Mittagspause
geschäftliche Dinge besprechen, müssen wir aufpassen,
vertrauliche Informationen nicht zu besprechen oder zu
bearbeiten, wenn Fremde mithören könnten. Durch seine
Arbeit an der Datenbank könnte Carlos in der S-Bahn
anderen vertrauliche und firmeneigene Geschäftsdaten
zugänglich machen, ohne sich darüber bewusst zu sein.
Je nach Art der Informationen könnte dies weitreichende
Konsequenzen haben, z. B. den Insider-Handel ermöglichen.
In diesen Fällen ist es am besten, sensible Daten im Büro zu
bearbeiten.
gehören Informationen im Besitz von Tech Data,
beispielsweise Urheberrechte, Patente, Trademarks,
Marken, Handelsgeheimnisse, Design-Rechte,
Logos und andere Immaterialgüter. Es ist unsere
Pflicht, diese Güter zu schützen und im Bedarfsfall
rechtlich einzufordern. Im Rahmen des geltenden
Rechts gehört unserem Unternehmen das gesamte
geistige Eigentum, das von Tech Data-Angestellten
während ihrer Arbeitszeit geschaffen wird.
In ähnlicher Weise müssen auch wir die Rechte
am geistigen Eigentum Dritter respektieren und
dürfen diese Rechte nicht wissentlich verletzten.
Besondere Vorsicht ist beim Gebrauch fremder
Firmenbezeichnungen oder Druck-Erzeugnisse
oder beim Betrieb von Computersoftware auf
Computern des Unternehmens oder anderen IT-
Ressourcen geboten. Nur Software, die rechtmäßig
von Tech Data lizenziert wurde, darf auf Computern
des Unternehmens installiert sein.
Externe Anfragen
Der Name und die Marke Tech Data sind von
höchster Wichtigkeit für die Identität unseres
Unternehmens.
Um unseren Namen und die Marke zu schützen,
dürfen nur benannte Personen im Namen
des Unternehmens sprechen. Anfragen von
Medien oder Investoren bezüglich unserer
Geschäftsaktivitäten, Ergebnisse, Pläne oder
öffentlichen Stellungnahmen sollten an die
zuständige Abteilung für Öffentlichkeitsarbeit
weitergeleitet werden. Zusätzlich gilt, dass
Angestellte von Tech Data ohne entsprechende
Genehmigung keine Empfehlungen für andere
Unternehmen oder Produkte aussprechen dürfen.

Prozess bei
Vertragsabschlüssen
Alle abgeschlossenen Verträge müssen im
besten Interesse von Tech Data sein. Damit diese
Bedingung erfüllt ist, wird die Genehmigung
von Vertragsabschlüssen bestimmten
Angestellten übertragen. Du bist verantwortlich
dafür, die korrekten Genehmigungs- und
Autorisierungsverfahren einzuhalten, bevor Du im
Namen von Tech Data einem Vertrag zustimmst.
Hierin sind sowohl mündliche als auch schriftliche
Vereinbarungen eingeschlossen als auch sonstige
Vereinbarungen, geschäftliche Verpflichtungen
oder Obligationen, die Du für unser Unternehmen
eingehen könntest.
Wusstest Du schon?
Tech Data unterhält die Richtlinie Worldwide
Disclosure, in der die gesamte externe
Kommunikation geregelt ist. Weitere Informationen
und Ratschläge hierzu sind in der Disclosure Policy
zu finden.
17

Schwerpunkt
Geschäftspartner

Strategische Geschäftsbeziehungen zu Kunden und Lieferanten bringen
beiderseitige Vorteile. Wir wissen um den Wert dieser Beziehungen und
bemühen uns um deren langfristige Entwicklung.
Angemessene
Geschäftspraktiken
Der faire Umgang mit unseren Kunden, Lieferanten
und Wettbewerbern ist unabdingbar für den Erfolg
von Tech Data. Du darfst niemals Fakten über unser
Unternehmen, unsere Produkte oder Fähigkeiten
falsch darstellen, oder illegal vorgehen, um einen
Wettbewerbsvorteil zu erlangen. Zudem gilt, dass
wir in allen Geschäftsbelangen Aufrichtigkeit
schätzen, und daher beim Vermarkten,
Bewerben und Promoten unserer Produkte und
Dienstleistungen wahrheitsgetreu sind. Zu diesem
Zweck müssen wir Folgendes sicherstellen:
»»
Vergleiche zwischen unserer Firma und
Wettbewerbern sind fair und beruhen auf
Fakten.
»»
Aussagen bezüglich unserer Produkte,
Dienstleistungen und Lösungen sind
wahrheitsgemäß und akkurat.
»»
Unsere Werbung, Beschriftung, Verpackung und
Promotionen geben Fakten korrekt wieder und
sind nicht irreführend
Service-Qualität
Unsere Kunden und Lieferanten vertrauen darauf
und respektieren, dass unsere Dienstleistungen
zuverlässig und wirkungsvoll und die Produkte
und Lösungen von höchster Qualität sind.
Wusstest Du schon?
Tech Data erwirbt den überwiegenden Teil der
Produkte für den Weitervertrieb direkt von dem
betreffenden Hardware-Hersteller oder Software-
Produzenten. Dennoch müssen in sehr begrenzten
Fällen Produkte aus anderen Quellen bezogen
werden. Aus diesem Grund wurde eine spezielle
Richtlinie mit zugehörigen Bestimmungen erstellt,
um unsere Mitarbeiter bei der Entscheidung
zu unterstützen, wann Produkte aus einer
anderen Quelle als vom Originalhersteller oder
Produzent bezogen werden dürfen, und um den
Entscheidungsprozess zu dokumentieren. Weitere
Informationen hierzu sind in der Broker and Sub-
Distribution Policy zu finden.
19

Wir schädigen unseren guten Ruf, wenn
wir Dienstleistungen erbringen, die unseren
Qualitäts- und Sicherheitsstandards nicht
entsprechen. Solltest Du eine Abweichung von der
Kundenspezifikation oder den Qualitätsstandards
bemerken, teile dies bitte umgehend Deinem
Vorgesetzten mit.
Fairer Wettbewerb
In den meisten Ländern, in denen Tech Data tätig
ist, gelten Wettbewerbsgesetze oder Antikartell-
Regelungen, die Geschäftspraktiken verbieten, die
Wusstest Du schon?
Aufgrund der Komplexität des Wettbewerbsund
Kartellrechts hat Tech Data eine Richtlinie
entwickelt, die uns beim Treffen richtiger
Entscheidungen unterstützt. Prinzipiell muss jeder
bei Tech Data die entsprechende Gesetzgebung
verstehen. Solltest Du jedoch im Marketing,
Vertrieb oder Einkauf beschäftigt sein, oder
Kontakt mit unseren Wettbewerbern haben, ist es
besonders wichtig, potenzielle Rechtsprobleme des
Wettbewerbs- und Kartellrechts zu kennen. Weitere
Informationen hierzu findest Du in der Antitrust
and Competition Law Compliance Policy.
den Wettbewerb behindern. Diese Gesetze sind auf
dem freien Markt – auf dem wir unsere Geschäfte
tätigen – ein wichtiger Faktor, dem wir uns in allen
Geschäftsbereichen unterordnen. Verstöße gegen
diese Gesetze können für Tech Data und seine
Mitarbeiter schwerwiegende Konsequenzen
haben – beispielsweise Bußgelder für das
Unternehmen oder Privatpersonen, und in einigen
Ländern sogar strafrechtliche Sanktionen. Vermeide
mit Bedacht jegliches Verhalten, das den Anschein
erweckt, dass wir gegen diese Gesetze verstoßen.
Die wichtigsten wettbewerbsbeschränkenden
Aktivitäten sind:
»»
Preisabsprachen, bei denen Wettbewerber (oder
Lieferanten und Kunden) ihre Preise gemeinsam
festlegen, um damit den Markt zu manipulieren
»»
Vereinbarungen mit einem Wettbewerber
über die Aufteilung von Kunden oder
Verkaufsgebieten
Wir müssen Gespräche mit unseren Wettbewerbern
darüber vermeiden und stets unabhängige
Geschäftsentscheidungen treffen. Sollte ein
Wettbewerber ein Gespräch mit Dir anfangen, in
dem es um wettbewerbsbeschränkendes Verhalten
geht, musst Du das Gespräch abbrechen und den
Vorfall umgehend der Rechtsabteilung melden.
Zudem ist es wichtig, bei der Arbeit mit
Geschäftspartnern vorsichtig zu sein. Die Absprache
unserer Einzelhandelspreise oder derer unserer
Kunden ist potenziell widerrechtlich. Du solltest
niemals mit einem Lieferanten vereinbaren,
welcher Preis für ein Produkt verlangt werden soll,
oder den Preis festlegen, zu dem ein Kunde ein
Produkt weiterverkaufen muss, ohne zuvor die
Rechtsabteilung eingeschaltet zu haben.

F Will ist Direktor für Produktmarketing bei Tech Data.
Vor einiger Zeit wurden er und alle direkten Wettbewerber
von einem Lieferanten, den Will betreut, zu einem Treffen
eingeladen. Auf der Einladung war vermerkt, dass der
Lieferant Marketing- und Rabatt-Programme neuer
Produkte für das kommende Fiskaljahr prüfen werde.
Während des Treffens äußerte sich die Vertreterin des
Lieferanten negativ über den Preiskampf zwischen den
Distributoren und appellierte an alle Anwesenden, ihre
Produkte nicht unterhalb eines bestimmten Preisniveaus
anzubieten. In der Annahme, dass die Unterhaltung
rechtlich zu beanstanden sei, erhob Will klaren Einspruch
und forderte, dass die Unterhaltung sofort zu unterbrechen
sei. Die Vertreterin des Lieferanten erwiderte, dass die
Preisdiskussion zu diesem Zeitpunkt am günstigsten sei, da
sie dieselbe Diskussion mit jedem Distributor führen müsse.
Will entschuldigte sich an dieser Stelle von dem Treffen und
begründete die Entscheidung damit, dass Tech Data weder
direkt noch indirekt Preisabsprachen mit Wettbewerbern
durchführe. Hat Will etwas falsch gemacht?
A Nein, Will befolgt die Richtlinie von Tech Data, indem
er es ablehnt, Preise in Gegenwart seiner Wettbewerber
zu diskutieren. Aufgrund der Richtlinie von Tech Data ist
Will klar verpflichtet, Einspruch zu erheben und auch zu
fordern, dass das Gespräch sofort abgebrochen wird. Falls
das Gespräch fortgesetzt wird, muss Will unserer Richtlinie
zufolge das Treffen verlassen. Ungeachtet dessen ist Will
im Rahmen der Tech Data-Richtlinie auch verpflichtet, das
Gespräch der Rechtsabteilung von Tech Data zu melden.
Falls Will einen dieser Schritte auslässt, verstößt er damit
gegen das Gesetz und setzt das Unternehmen und sich
selbst erheblichen Risiken aus, beispielsweise Geldbußen,
Strafverfolgung und möglicherweise Gefängnisstrafen.
Wettbewerbsrelevante
Informationen
Sich auf dem Laufenden über unsere Wettbewerber
und den Markt zu halten, hilft uns beim Erhalt
unserer Wettbewerbsfähigkeit. Dennoch dürfen
wir wettbewerbsrelevante Informationen nur auf
legale Weise beschaffen. Zu diesem Zweck dürfen
wir uns niemals Informationen über Wettbewerber
durch falsche Darstellungen, Täuschung oder unter
einem Vorwand erlangen. Besonders wichtig ist es,
dass Du neue Angestellte nicht dazu aufforderst,
vertrauliche Informationen über den vorigen
Arbeitgeber mitzuteilen.
Es ist völlig in Ordnung, öffentlich zugängliche
Informationen über unsere Wettbewerber
einzuholen. Wir müssen allerdings darauf
achten, diese Informationen auch nur über
öffentliche Kanäle zu beziehen, beispielsweise aus
Registerauszügen, Jahresberichten oder über das
Internet. Wir dürfen keinesfalls beim Einholen von
Informationen über einen Wettbewerber unsere
Identität verschleiern oder andere Personen zu
einem Bruch von Vertraulichkeitsvereinbarungen
verleiten.
21

Schwerpunkt
Aktionäre

Wir sind stolz auf unsere finanzielle Führungrolle und die finanzpolitische
Verantwortung im Namen unserer Aktionäre.
Korruptionsbekämpfung
In vielen Ländern und internationalen
Organisationen bestehen bereits Gesetze und
Regelungen zur Korruptionsbekämpfung, die
wir auch in allen Bereichen befolgen müssen.
Tech Data befolgt alle geltenden Gesetze zur
Korruptionsbekämpfung und bietet oder akzeptiert
niemals irgendwie geartete Vorteile (einschließlich
finanzieller oder anderer versprochener Vorteile)
in Anbahnung illegaler oder unethischer
Vorgehensweisen.
Die Antikorruptionsgesetze verbieten konkret den
Einsatz, das Versprechen oder das Angebot von
Bestechung zum Erlangen eines missbräuchlichen
Geschäftsvorteils. Beim Umgang mit Mitarbeitern
des öffentlichen Dienstes ist besonders achtsam
vorzugehen.
»»
Als „Bestechung“ kann jede Art von Leistung
angesehen werden, beispielsweise Bargeld,
Spenden, Darlehen, Reisekosten, Geschenke
und Unterhaltung. Kurz gesagt ist jede Zahlung
oder Leistung mit der Absicht, einen unfairen
Wettbewerbsvorteil zu erzielen, eine Bestechung
»»
Als Staatsbeamte gelten im Allgemeinen
nationale oder lokale Staatsangestellte,
Mitglieder politischer Parteien, Parteifunktionäre,
F Die Verkaufsleiterin Anna arbeitet eng mit einem
Wiederverkäufer zusammen, der auf eine Ausschreibung
für die Lieferung von Druckern und Toner an eine Behörde
in Südamerika hofft. Anna fragt ihren Ansprechpartner
bei diesem Wiederverkäufer, wie es mit der Ausschreibung
läuft. Er scheint sehr zuversichtlich zu sein, dass das
gemeinsame Angebot gewinnt, und spielt darauf an, dass
sein Chef alles Nötige veranlassen wird, um den Zuschlag
zu erhalten. Anna glaubt, dass der Wiederverkäufer
Regierungsbeamte zu bestechen versucht. Wie sollte sie sich
verhalten?
A Anna sollte diesen Vorfall der Rechtsabteilung
melden. Das Fehlverhalten eines einzigen Partners in einer
Transaktion kann alle anderen Partner einbeziehen. Daher
ist die Möglichkeit, dass Geschäftspartner Bestechungen
vornehmen, ein schwerwiegender Umstand. Unser
Unternehmen kann entscheiden, die Beziehung zu diesem
Wiederverkäufer zu beenden.
Bei den Geschäftsbeziehungen zu Dritten, die für Tech
Data mit Regierungsvertretern zusammentreffen, müssen
wir stets mit der erforderlichen Sorgfalt vorgehen, um
Situationen wie die geschilderte zu vermeiden. Zudem
sollten wir an alle Geschäftspartner klar kommunizieren,
dass Tech Data Bestechungen in jeglicher Form ablehnt.
23

Kandidaten für politische Ämter oder
Angestellte von Organisationen, die der
Regierung unterstehen
Tech Data toleriert Bestechung in keiner Art
und Weise. Insbesondere dürfen wir keine
unrechtmäßigen Zahlungen im Namen von Tech
Data veranlassen. Wir dürfen auch nicht über
Mittelpersonen bzw. über Dritte unrechtmäßige
Zahlungen veranlassen, oder Bestechungen in
irgendeiner Form akzeptieren.
Solltest Du Fragen zum Thema
Korruptionsbekämpfung oder zum Thema
unrechtmäßige Zahlungen haben, lies bitte
die Tech Data-Richtlinie zur Korruptions- und
Bestechungsbekämpfung.
Ein- und
Ausfuhrbestimmungen
Unser Unternehmen ist weltweit vertreten, daher
müssen wir Bestimmungen und Einschränkungen,
die für internationale Handelsaktivitäten gelten,
einhalten. Andernfalls wäre unser Recht gefährdet,
international tätig zu sein, und Sanktionen
könnten gegen uns verhängt werden. Zu diesen
Einschränkungen gehören Bestimmungen zur
Einfuhr, Ausfuhr und Wiederausfuhr von Waren
und Technik. Besonders zu beachten ist, dass als
„Ausfuhr“ nicht nur der physische Transfer von
Waren gilt, sondern z. B. auch Auslandsreisen mit
Firmendaten, das Herunterladen von Software
oder die Freigabe von Quellcode oder technischen
Spezifikationen. Falls Deine Tätigkeit die Ein- und
F Mark arbeitet in der IT-Abteilung in den USA und muss
eine Lieferung mit Computerplatinen an ein Tech Data-
Warenlager in Peru versenden. Normalerweise hat Mark
nicht mit Exporten zu tun, daher nimmt er an, dass die
Warensendung von einem Tech Data-Warenlager an ein
anderes ohne besondere Formulare möglich sei. Wie sollte
er sich verhalten?
A Da die Warenausfuhr kein häufiger Bestandteil von
Marks Tätigkeit ist, sollte er die Lieferung an einen hierfür
geschulten Spezialisten übergeben. Mark kann sich an die
Abteilung für Regulatory Compliance von Tech Data oder an
den lokalen Regulatory Compliance-Beauftragten wenden,
um eine entsprechende Schulung zu erhalten. Dort lernt er,
welche Bestimmungen befolgt werden müssen und welche
Genehmigungen vorliegen müssen, um die Versendung
durchzuführen.
Ausfuhr betrifft, bist Du dafür verantwortlich, alle
betreffenden Handelskontrollen zu kennen und
zu befolgen. Solltest Du Fragen zur praktischen
Bedeutung dieser Anforderungen für Deinen
Arbeitsbereich haben, wende Dich an Deinen
direkten Vorgesetzten, den Director Regulatory
Compliance oder den lokalen Regulatory
Compliance-Beauftragten.
Anti-Boykott
Da der Hauptsitz von Tech Data in den USA liegt,
müssen wir alle US-Gesetze und -Bestimmungen
befolgen, die uns die Teilnahme an Boykotts
verbieten, die von den USA nicht unterstützt
werden. Diese Gesetze betreffen auch ausländische
Zweigstellen von US-Unternehmen und sie

sind daher ungeachtet des Standorts global
anzuwenden. Ein Boykott liegt vor, wenn eine
Person, eine Gruppe oder ein Land sich weigert,
mit bestimmten Personen oder Ländern Handel
zu treiben. Oft geschieht dies aus Protest, als
Strafmaßnahme oder als Methode, Zwang
auszuüben. Solltest Du eine Aufforderung zu einem
Wusstest Du schon?
Der wichtigste aktuelle Wirtschaftsboykott für US-
Firmen ist der Boykott Israels durch die Arabische
Liga. Boykotts wie dieser treten am häufigsten im
Zusammenhang mit Bestellungen, Kreditbriefen,
Kundenverträgen, Herkunftszertifikaten oder
Kundenmitteilungen auf. Ungeachtet ihrer Herkunft
sind solche Einschränkungen bei Tech Data nicht
erlaubt.
Boykott erhalten oder glauben, eine solche Anfrage
erhalten zu haben, musst Du umgehend die
Rechtsabteilung oder die Regulatory Compliance-
Abteilung verständigen. Boykott-Aufrufe können
subtil und schwer zu erkennen sein – daher ist
Wachsamkeit angesagt. Verstöße gegen Anti-
Boykott-Gesetze sind schwerwiegend und können
zivil- und strafrechtliche Konsequenzen für das
Unternehmen und die betroffenen Personen nach
sich ziehen. Weitere Informationen sind in der
Anti-Boykott-Richtlinie von Tech Data zu finden.
Cash Compliance und
Anti-Geldwäsche
Tech Data befolgt Gesetze zur Geldwäsche- und
Terrorismusbekämpfung und unterhält ein Anti-
Geldwäsche-Compliance-Programm. Im Fall von
Verstößen können hohe zivil- und strafrechtliche
Bußgelder verhängt werden. Weitere Informationen
bezüglich unseres Cash Compliance- und Anti-
Geldwäsche-Programms erhältst Du von der
Regulatory Compliance-Abteilung.
Korrekte Buchhaltung und
Bilanzierung
Geschäftsbücher und Belege müssen einwandfrei
geführt werden. Das genaue Befolgen der
diesbezüglichen gesetzlichen Auflagen für
Buchhaltung und Belegführung ist überaus wichtig.
Aus diesen Gründen müssen wir für Transparenz,
Ehrlichkeit und Genauigkeit der Einträge in
Büchern und Belegen sorgen. Hierzu gehören unter
anderem Rechnungen, Reisekosten und andere
Geschäftsberichte und Belege, deren Richtigkeit
für uns entscheidend ist. Wir dürfen Verträge nur
mit Genehmigung oder nach den Vorgaben der
Unternehmensleitung abschließen und Gelder nur
für autorisierte Geschäftszwecke einsetzen. Falsche
oder irreführende Einträge in unseren Büchern und
Belegen sind strengstens untersagt. Tech Data führt
interne Kontrollen durch, mit denen die Umsetzung
der entsprechenden Regeln sichergestellt wird.
Solltest Du einen Verstoß gegen die Regeln
25

der Buchhaltung oder die Prüfungsstandards
beobachten oder vermuten, bist Du verpflichtet,
den Vorfall umgehend zu melden.
Der Finance Director und andere Mitarbeiter
der Finanzabteilung haben eine besondere
Verantwortung dafür, dass die Finanz- und
Buchhaltungsverfahren vollständige, faire, akkurate,
zeitnahe und verständliche Berichte ermöglichen.
Die Mitarbeiter der Finanzabteilung müssen
die Prinzipien der Buchführung sowie geltende
Standards, Gesetze und Bestimmungen in ihrer
Arbeit verstehen und umsetzen.
Ein wichtiger Aspekt korrekter Buchführung ist
die Beachtung unserer internen Kontrollverfahren,
beispielsweise der Aufbewahrungsfristen, die
festlegen, wie lange Dokumente und Daten
aufbewahrt werden, und wann sie wie zu
entsorgen sind. Belege des Unternehmens dürfen
im Schutz dieser Richtlinie niemals vor Ablauf der in
der Record Retention-Richtlinie des Unternehmens
genannten Zeiten gelöscht oder vernichtet werden.
Von Zeit zu Zeit werden wir davon unterrichtet,
dass bestimmte Dokumente oder Belege im
Rahmen einer laufenden Untersuchung, Revision
oder eines Gerichtsverfahrens benötigt werden.
Es dürfen niemals wissentlich Firmendokumente
(elektronisch oder in Papierform) vernichtet oder
verändert werden, die im Rahmen einer strafoder
zivilrechtlichen Untersuchung oder in einem
Gerichtsverfahren verwendet werden. Zusätzlich
darfst Du im Zusammenhang mit laufenden
Untersuchungen Revisoren oder Beamten
gegenüber niemals falsche oder irreführende
Aussagen machen. Ein solches Verhalten wäre nicht
nur unethisch, sondern kriminell. Bitte wende Dich
bei eventuellen Fragen an die Rechtsabteilung.
Insider-Handel
Als Angestellter von Tech Data hast Du
möglicherweise über unser Unternehmen oder
andere Börsen-Unternehmen, mit denen wir
geschäftlich tätig sind, Zugang zu „Insider“-
Informationen. Zu den Insider-Informationen
gehören sowohl materielle Daten (damit sind
F Emilia, eine Verkaufsangestellte von Tech Data, wird
um ihr Quartalsergebnis gebeten. Sie liegt kurz vor ihrer
Zielvorgabe, zu der ihr nur noch ein Geschäftsabschluss
fehlt, der offiziell erst in einigen Tagen erfolgen wird. Emilia
arbeitet aber bereits seit einigen Monaten daran, daher ist
sie der Meinung, es sei fair, ihn auf ihre Liste des laufenden
Quartals zu setzen. Wäre dieses Vorgehen rechtmäßig?
A Nein, Emilia sollte nur Verkaufszahlen melden, die
gemäß der Unternehmensrichtlinie final sind. Selbst wenn
sie eine mündliche Vereinbarung mit dem Kunden hat,
hat der Verkauf nicht im laufenden Quartal stattgefunden
und darf nicht in Emilias Quartalsbericht auftauchen.
Da Tech Data sich auf unsere Belege beruft, um unseren
Erfolg zu messen und für die Zukunft zu planen, sollten
wir stets besonders akkurat bei den von uns gemachten
Angaben sein. Das Fälschen von Belegen und Büchern des
Unternehmens kann zivil- und strafrechtliche Konsequenzen
für das Unternehmen und die betroffenen Personen nach
sich ziehen.

Informationen gemeint, die einen vernünftigen
Investor zum Kaufen, Halten oder Verkaufen von
Aktien bewegen würden) als auch nicht-öffentliche
Daten, die der Öffentlichkeit im Allgemeinen
nicht zugänglich sind. Informationen werden
im Allgemeinen nach ihrer öffentlichen Freigabe
weitere drei Börsentage lang als nicht-öffentlich
betrachtet. Dein Insider-Wissen verschafft Dir
einen unfairen Vorteil beim persönlichen Kauf
oder Verkauf von Aktien. Daher dürfen wir niemals
Aktien unseres Unternehmens auf der Grundlage
von Insider-Informationen kaufen oder verkaufen.
In ähnlicher Weise dürfen wir auch keine nichtöffentlichen
Informationen über Geschäftspartner
verwenden, um mit deren Aktien zu handeln.
Folgende Liste enthält Beispiele für Insider-
Informationen:
»»
Gewinn- und Verlustprognosen
»»
Anstehende oder vorgeschlagene
Unternehmens-Übernahmen
»»
Der Verkauf erheblicher Vermögenswerte
»»
Ankündigung eines Aktiensplits oder Angebots
zusätzlicher Anlagen
»»
Personelle Änderungen im Vorstand
»»
Neue Produkte, Kunden oder Lieferanten
Gib niemandem außerhalb Tech Data –
einschließlich Familienmitgliedern und
Freunden – Einblick in Insider-Informationen.
Auch sollten diese Informationen nicht mit
Kollegen besprochen werden, soweit dies nicht aus
geschäftlichen Gründen unvermeidlich ist.
Insider-Handel verstößt nicht nur gegen unsere
Unternehmensrichtlinie, sondern auch gegen die
Wertpapiergesetze der USA und vieler Länder,
in denen wir tätig sind. Ein Verstoß gegen diese
Gesetze kann zivil- und strafrechtliche Folgen für
die betroffenen Personen haben. Das Nichtbefolgen
dieser Richtlinie bedeutet für die Betroffenen auch
Disziplinarstrafen bis hin zur Entlassung.
Weitere Informationen unter anderem darüber,
welche Informationen Insider-Informationen
darstellen, sind in der Richtlinie Insider-Handel von
Tech Data enthalten.
27

Schwerpunkt
Gemeinschaft

Die richtige Vorgehensweise stellt immer die langfristigen Interessen von Tech
Data, unseren Geschäftspartnern und den Gemeinschaften sicher, in deren
Umfeld wir leben und arbeiten.
Politische und
gemeinnützige Aktivitäten
An gemeinnützigen Aktivitäten oder Stiftungen
können wir uns nur mit privaten Mitteln in unserer
Freizeit beteiligen, es sei denn unser Manager hat
die Verwendung von Firmenmitteln genehmigt.
Zudem dürfen wir Parteien oder deren Mitgliedern
niemals ohne ausdrückliche Genehmigung
Unternehmensgelder oder Vermögenswerte zur
Verfügung stellen, einschließlich Räumlichkeiten,
Geräten oder Marken. Bei der Teilnahme an
politischen oder gemeinnützigen Aktivitäten
dürfen wir keinesfalls den Namen von Tech Data
verwenden.
Respekt gegenüber der
Umwelt
Tech Data befolgt alle geltenden
Umweltschutzgesetze und Bestimmungen. Wir
versuchen, negative ökologische Einflüsse zu
minimieren, die Energie effizient zu nutzen und
die Abfallverwertung besonders sorgfältig zu
planen. Wir freuen uns auf Deine Beiträge! Wende
Dich mit Vorschlägen an das Unternehmen,
falls Dir Bereiche einfallen, in denen wir unsere
Umweltschutzprogramme verbessern können.
29

5350 Tech Data Drive
Clearwater, FL 33760
(727) 539-7429
www.techdata.com
Bei Fragen oder Bedenken gehe zu:
www.techdataethicsline.com.