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Drucksache V/4066 Deutscher Bundestag — 5. Wahlperiode verarbeiten. Das darf aber nicht dazu verleiten, lediglich die Daten über die technische Leistung zu den durchzuführenden Arbeiten in Beziehung zu setzen und daraus Schlüsse zu ziehen. Es ist irrig anzunehmen, die neue Technik müsse zwangsläufig Verbesserungen in der Organisation und Wirtschaftlichkeit der Verwaltung zur Folge haben und eine Verminderung der Verwaltungskosten sei geradezu selbstverständlich, wenn nur die Zahl der zu verarbeitenden Daten genügend groß und damit eine ausreichende Auslastung der Maschine gewährleistet ist. Eine direkte Senkung der Verwaltungskosten ist mit Hilfe der EDV nur über eine Personaleinsparung zu erreichen, die so groß ist, daß die immer erheblichen Sachkosten und der Aufwand für das EDV-Personal mehr als ausgeglichen werden. Wann ein solcher Fall vorliegt, ist nicht durch eine allgemein gültige Relation zwischen Datenmengen einerseits und Größe und Auslastung der DVA andererseits zu bestimmen. Entscheidend sind vielmehr Art und Umfang der zu lösenden Datenverarbeitungsprobleme. Von den Kosten her gesehen sind die Voraussetzungen für den Übergang auf die EDV dort günstig, wo innerhalb eines Aufgabengebiets dieselben Grunddaten häufig, vielseitig und schematisch zu verarbeiten und auszuwerten sind und diese Arbeiten bisher manuell oder teilmaschinell, in jedem Falle aber mit großem Personaleinsatz, durchgeführt werden. Oft ist aber trotz eines großen Datenanfalls keine oder eine zu geringe Personaleinsparung zu erzielen und somit nicht eine Senkung, sondern eine Steigerung der Kosten die Folge. Das ist darauf zurückzuführen, daß die mit Hilfe der Maschine zu verarbeitenden Daten vorher ermittelt werden müssen. Außerdem setzt die Verarbeitung der Daten ihre Erfassung und Übertragung auf Datenträger voraus. Der hierfür notwendige Aufwand könnte zwar unter Umständen dadurch vermindert werden, daß verschiedene Stellen Datenträger austauschen und dadurch insbesondere Locharbeit ersparen. Solche Möglichkeiten haben sich aber in der Bundesverwaltung bisher nur in geringem Umfang ergeben; sie sollten indessen im Auge behalten werden. Die Kosten-Nutzen-Rechnung kann sich dann verbessern, wenn durch Einführung der automatischen Beleglesung im Laufe der Jahre der Personalaufwand für die Datenerfassung und -eingabe entbehrlich werden sollte. Überwiegt jedoch in einem Aufgabengebiet die nicht automatisierbare Tätigkeit (Datenermittlung u. a.), so wird der mögliche personalsparende Automationseffekt der EDV auch in Zukunft gering bleiben. 38. Man wird der EDV ohnehin nicht gerecht, wenn man ihre Bedeutung vorwiegend danach beurteilt, ob Verwaltungskosten durch Automation einzelner Arbeitsvorgänge gespart werden können. Entscheidend sind vielmehr ihre neuartigen Möglichkeiten, die Leistungsfähigkeit der Verwaltung zu steigern. Beispiele hierfür könnten etwa die geplante Errichtung eines politischen Informationszentrums für die Bundesregierung, die Überwachung des Haushaltsablaufs mit Hilfe der EDV durch den Bundesminister - der Finanzen, die Verbesserung der Verbrechensbekämpfung durch Einführung der EDV beim Bundeskriminalamt und die Beschleunigung der Patentrecherche beim Deutschen Patentamt durch Aufbau einer maschinellen Patentdokumentation sein. In diesen und anderen Fällen erscheint eine finanzielle Bewertung der erwarteten Leistungssteigerung und damit die Herstellung einer Beziehung zu den Kosten der neuen Verfahren kaum möglich. Für die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit der EDV können dann die kostenmäßigen Auswirkungen nicht die entscheidende Rolle spielen. Die Wirtschaftlichkeit ließe sich vielmehr in solchen Fällen schon bejahen, wenn die als Ziel bezeichneten Ergebnisse tatsächlich erreicht werden und die Kosten im vertretbaren Rahmen bleiben. Erst wenn das feststeht, sollte gefragt werden, welche Lösung im einzelnen die beste und billigste ist. In diesem Zusammenhang kann auch eine optimale Auslastung der Anlage von Bedeutung sein. In der Privatwirtschaft ist die EDV ein Mittel zur Erhöhung der Rentabilität; so kann ein Informationssystem die Unternehmensleitung in die Lage versetzen, Produktion, Absatz, Lagerhaltung, Transportwesen oder Personaleinsatz effektiver zu planen und zu steuern oder durch Leistungsverbeserung die Konkurrenzfähigkeit zu steigern. Den direkten Aufwendungen für die EDV können dann indirekte finanzielle Vorteile — möglicherweise in weit größerem Umfang — gegenüberstehen. Auch in der Bundesverwaltung sind ähnliche Ergebnisse denkbar, wie sich besonders bei den Betriebsverwaltungen und der Bundeswehr gezeigt hat. 39. Die Beantwortung der Frage, ob und wie im konkreten Fall die angestrebten Ziele erreicht werden können, erfordert umfangreiche und schwierige Vorbereitungen, die zunächst die Analyse des Ist Zustandes und dann die Entwicklung eines neuen Verfahrens unter Einbeziehung der EDV zum Gegenstand haben. Dafür bedarf es einer Planungsgruppe. Die Planungsgruppe muß sich aus qualifizierten Fachleuten auf dem betreffenden Aufgabengebiet sowie aus EDV- und Systemspezialisten zusammensetzen; sie sollte der Leitung unmittelbar unterstellt werden und mit ausreichenden Kompetenzen ausgestattet sein. Die Beteiligung externer Berater wird sich mitunter nicht vermeiden lassen. Aber auch dann muß die Leitung dafür Sorge tragen, daß eigenes Personal von Anfang an mitwirkt und möglichst früh selbständig arbeitet. Die Planungsarbeiten, an denen die Koordinierungsund Beratungsstelle für die EDV in der Bundesverwaltung beteiligt und über die der Bundesrechnungshof sowie der Bundesbeauftragte für Wirtschaftlichkeit in der Verwaltung unterrichtet werden sollten, werden zweckmäßig in eine Voruntersuchung und in die Detailplanung gegliedert. Für die Voruntersuchung dürfte eine Gruppe von drei bis sechs Kräften ausreichen. Der Personalbedarf für die Detailplanung kann wesentlich höher sein. Er richtet sich nach Umfang und Schwierigkeits-
Deutscher Bundestag — 5. Wahlperiode Drucksache V/4066 grad des Projekts. Durch eine straffe Führung ist zu gewährleisten, daß bei Aufteilung der Arbeiten auf Untersuchungsgruppen für die einzelnen Aufgabengebiete nicht die Gesamtkonzeption aus dem Auge verloren wird. Während für die Voruntersuchng einige Monate ausreichen dürften, wird bei der Detailplanung oft mit mehreren Jahren gerechnet werden müssen. 40. Erst der Bericht über die Detailplanung schafft die Voraussetzung dafür, daß die Leitung sachgerecht über die Einführung der EDV entscheiden kann und die zu beteiligenden Stellen das Projekt beurteilen können. Vor einer früheren Bindung muß eindringlich gewarnt werden; sie führt in der Regel zu kostspieligen Fehlinvestitionen. Der Bericht stellt auch eine geeignete Grundlage für die Ausschreibung der Lieferung der DVA dar, mit der alle kompetenten Herstellerfirmen zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden sollten. Soweit erforderlich, sind den Bundesministern Einzelheiten über die bei EDV-Planungen zu beachtenden Grundsätze mitgeteilt worden. 41. Soweit irgend möglich, sollte die Aufgabenstellung, nicht die genau festgelegte Maschinenausstattung Grundlage der Ausschreibung sein, damit die Hersteller mit ihrem Angebot auch die Verantwortung für die Eignung und die ausreichende Kapazität der von ihnen angebotenen Anlage übernehmen können. Der Zeitbedarf für die Arbeiten, die nach Auswahl und Bestellung einer Anlage bis zu ihrer Installation durchzuführen sind, darf nicht unterschätzt werden. Auf jeden Fall ist sicherzustellen, daß der Termin für die Abnahme der Anlage durch die Verwaltung nicht vor dem Abschluß aller Vorbereitungsarbeiten liegt. Die Lieferung sollte sich also nicht nur nach den Möglichkeiten des Herstellers richten. Nach der Bestellung der Anlage kann die Verwaltung weitgehend die Hilfe der Lieferfirma in Anspruch nehmen. Dagegen wäre es bedenklich, wenn sie sich bei der Festlegung der Zielsetzung und der Beurteilung der Erfolgschancen allein oder überwiegend auf eine Herstellerfirma stützen würde. Über die Planung, Vorbereitung und Installation der DVA sind ebenso wie für den laufenden Betrieb aussage- und prüfungsfähige Unterlagen zu führen. Über die Erfahrungen mit der EDV sollte — wenigstens solange das Verfahren noch nicht seine endgültige Form gefunden hat — mindestens jährlich berichtet werden. 42. Über die Auswirkungen des Einsatzes von EDV-Anlagen in einigen Verwaltungsbereichen sind unter Nr. 90, 91, 192 bis 196 nähere Ausführungen enthalten. Es ist beabsichtigt, später zu den Ergebnissen auf anderen Gebieten, insbesondere auf solchen mit umfassender EDV-Anwendung, Stellung zu nehmen. Übertragung von Aufgaben aus den Bundes ministerien auf das Bundesverwaltungsamt und andere Bundesbehörden Allgemeines 43. Der Deutsche Bundestag hat durch seinen auf Antrag des Innenausschusses (Drucksache V/1013) am 26. Oktober 1966 gefaßten Beschluß ersucht zu berichten, welche Möglichkeiten bestehen, die Bundesministerien zu entlasten und kleinere Bundesdienststellen entbehrlich zu machen, indem Aufgaben auf das Bundesverwaltungsamt übertragen werden. Hierzu ist gegenüber dem Bundestag in einem ersten Bericht vom August 1967 und in einem zweiten Bericht vom Mai 1968 gutachtlich Stellung genommen worden. Im ersten Bericht wurde vor allem die Übertragung einer Reihe von Aufgaben aus dem Bundesministerium des Innern auf das Bundesverwaltungsamt vorgeschlagen. Der zweite Bericht behandelt Vorschläge zur Verlagerung von Verwaltungsarbeiten aus dem Bundesministerium für Familie und Jugend und einiger Einzelaufgaben aus anderen Ministerien und die Aus- und Fortbildung der Beamten des gehobenen Dienstes beim Bundesverwaltungsamt, insbesondere für ihre Verwendung in internationalen und supranationalen Organisationen. Außerdem ist — auch auf Ersuchen des Bundesministers für gesamtdeutsche Fragen — die Zweckmäßigkeit der Errichtung einer Zentralstelle für innerdeutsche Angelegenheiten untersucht worden. Ein Bericht hierzu wurde im Oktober 1968 erstattet. Vorschläge zur Übertragung von Aufgaben auf das Bundesverwaltungsamt 44. Aus dem Bundesministerium des Innern sollten z. B. die im Zusammenhang mit der Gewährung von Zuwendungen des Bundes für kulturelle Angelegenheiten (Kapitel 06 02) anfallenden umfangreichen Verwaltungsarbeiten in den Arbeitsbereichen Kulturpflege, Angelegenheiten der Kirchen und Religionsgesellschaften, Schutz von Kulturgut, Musikpflege, Archivwesen, internationale Aufgaben im Inland, Mitwirkung in Angelegenheiten der Wissenschaftsförderung, Förderung wissenschaftlicher Institute im Ressortbereich - und Erwachsenenbildung dem Bundesverwaltungsamt übertragen werden. Gleiches gilt für die Bearbeitung von Anträgen auf Erlaubnis zum Aufenthalt in der Bundesrepublik Deutschland. Ihre Zahl betrug im Jahre 1961 etwa 9 000, 1963 etwa 19 000 und 1966 etwa 53 000. Nur ein sehr geringer Teil der Anträge, etwa 1 v.H., bedurfte einer besonderen Bearbeitung. Soweit hierbei politische Entscheidungen notwendig werden, können sie auch künftig vom Ministerium getroffen werden. Die restlichen Fälle erfordern nur routine-
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