Der Terminologiekreis - tekom

Der Terminologiekreis 

Unternehmensweite Abstimmungsprozesse 

planen und leiten 

Tekom-Herbsttagung Wiesbaden 2013, TERM 14, Tutorial 

Tamara Arndt, TermTechnologies, Dormagen 

Birgit Wöllbrink, TermSolutions, Dormagen 

© 2013 Tamara Arndt / Birgit Wöllbrink

Agenda 

• Prozesse in der Terminologiearbeit 

• Bildung „Terminologiekreis“ 

• Der Terminologieverantwortliche 

• Abstimmungsprozesse 

• Mitglieder des Terminologiekreises 

• Abstimmungsmethoden (inkl. Übung) 

• Kategorisierung von Terminologiekreisen 

• Vom einfachen zum komplexen Abstimmungsprozess 


Was kennzeichnet einen Prozess? 

Ein Prozess hat: 

• einen definierten Anfang (Input) und 

ein definiertes Ende (Output, Ergebnis) 

• eine messbare Wertschöpfung 

• einen Prozesseigner, 

der den Prozess steuert und kontrolliert 

Ein Prozess ist: 

• in gleicher Weise wiederholbar 

• evtl. aus mehreren Teilprozessen zusammengesetzt 

oder selbst Teilprozess 


(Teil-)Prozesse in der Terminologiearbeit 

Terminologie 

sammeln 

Terminologie 

abstimmen 

Terminologiearbeit als kontinuierlicher Prozess; 

Validierung, Freigabe 

Terminologie 

bereitstellen 

Terminologie 

prüfen 

Terminologie 

vorschlagen, 

kommentieren 

(Terminologie 

sammeln) 

Terminologieextraktionsprogramme 

----- 

Recherche 

Leitfaden 

(Regeln, Prozesse) 

---- 

Abstimmen 

mit/ohne 

Terminologiekreis 

---- 

Vereinheitlichen 

Terminologieverwaltungssysteme 

------ 

Excel 

Terminologieprüfprogramme 

Terminologieverwaltungssysteme 

------ 

Excel 


Prozesse in der Terminologiearbeit 

Terminologiearbeit ist nie „fertig“, 

sondern ein kontinuierlicher Prozess 


Prozesse in der Terminologiearbeit 

Und das Ganze auch noch für die Fremdsprachen: 

• Fremdsprachige Äquivalente 

vor Übersetzung bereitstellen 

(im Idealfall) 

• Terminologiearbeit 

in den laufenden 

Übersetzungsprozess 

integrieren 


Beispiel: Wer ist am Prozess beteiligt? 

• Terminologie sammeln 

• Terminologie verwalten 

• Terminologie prüfen 

Redakteure 

Übersetzer 



Konstrukteure 

Produktmanager 

Märkte 

Marketing 

Redakteure 

Übersetzer 

Terminologiezirkel 



Konstruktion 

Redakteure 

Marketing 

Übersetzer 

vorschlagen 

vorschlagen 

prüfen 

prüfen 


abstimmen 


Märkte 

freigeben 

freigeben 

Terminologie- 

Master 

freigeben 



Konstruktion 

Redakteure 

Marketing 

Übersetzer 

vorschlagen 

vorschlagen 

prüfen 

prüfen 

? 


abstimmen 


Märkte 

freigeben 

freigeben 

Terminologie- 

Master 

freigeben 



Konstruktion 

Redakteure 

Marketing 

Übersetzer 

vorschlagen 

vorschlagen 

prüfen 

prüfen 

Terminologie- 

Master 

abstimmen 


Märkte 

freigeben 

freigeben 

Terminologie- 

Master 

freigeben 



vorschlagen 

Alle 

prüfen 

Terminologie- 

Master 

abstimmen 


freigeben 

freigeben 

Terminologie- 

Master 


Fazit 

Abstimmungsprozesse und Terminologiekreise 

sind immer firmenspezifisch. 

„Den einen“ Abstimmungsprozess gibt es nicht. 

Warum? 

• Entwicklungszyklen für Produkte: unterschiedlich lang 

• Produkte selbst: einheitliches oder inhomogenes Portfolio 

• Personelle Ressourcen: unterschiedliche Verfügbarkeit 

… Aber – was brauchen alle? Das Rezept … 


Man nehme: 

Für unternehmensweite Terminologiearbeit brauchen wir 

• einen (besser: zwei) Terminologieverantwortliche(n) im Unternehmen 

• einen einzigen Terminologieleitfaden 

mit Regeln 



Auch: 

• Terminologiezirkel 

• Terminologiegremium 

• AG Terminologie 

• Termkreis 

• Terminologiegipfel 

• … 



• Regelmäßiges oder unregelmäßiges Treffen von Vertretern 

verschiedener Abteilungen oder Unternehmensbereiche 

• Geleitet von einem Terminologieverantwortlichen 

• Abstimmung über 

– Verwendung von Begriffen und Benennungen 

– Änderung oder Erweiterung von Regeln und Prozessen 


Beispiel: Terminologie bei Amazone 










Abstimmungsprozesse 

• Abstimmungsprozesse ohne Terminologiekreis 

• Abstimmungsprozesse mit Terminologiekreis 


Abstimmungsprozesse ohne Terminologiekreis 

• Terminologe: 

Vereinheitlichung laut 

Terminologieleitfaden 

• Optional: 

Rücksprache mit einem Experten 


Freigabe der Terminologie 


Abstimmungsprozesse ohne Terminologiekreis 

NACHTEIL: 

Sehr zeitaufwändig für den Terminologen 


Abstimmungsprozesse mit Terminologiekreis 

Variante 1: 

Alle Begriffe und Benennungen 

durchlaufen den Terminologiekreis 


Vereinheitlichung laut 

Terminologieleitfaden 

• Optional: 


• Abstimmung im Terminologiekreis 




Abstimmungsprozesse mit Terminologiekreis – Variante 1 

NACHTEIL: Die Treffen des Terminologiekreises dauern sehr lange! 



Variante 2: 

Nur neue und/oder unklare Begriffe 

und Benennungen durchlaufen 

den Terminologiekreis 

• Terminologe: Vereinheitlichung 

laut Terminologieleitfaden 

• Optional: 


• Optional: 

Abstimmung im Terminologiekreis 





Variante 2: 

Nur neue und/oder unklare Begriffe 

und Benennungen durchlaufen 

den Terminologiekreis 



Vorteil 

• Maximale Zeitersparnis 

Erfahrungswerte bei der Abstimmung 

• 80% direkt freigegeben (Leitfaden) 

• 15% mit Experten abstimmen 

• 5% im Terminologiekreis besprechen 


Mitglieder des Terminologiekreises 

Aus Abteilungen, die am Abstimmungsprozess beteiligt sind: 

Abteilungsleiter 

• Vorteil: Weiß mehr über neue Projekte 

• Nachteil: Hat wenig Zeit, kostet viel, ist nicht ersetzbar 

Mitarbeiter aus der Abteilung 

• Vorteil: Hat mehr Zeit, kostet weniger, ist ersetzbar 

• Aber: Muss vom Prozess überzeugt sein, 

nicht nur verpflichtet 

Wichtig: 

Festgelegter Personenkreis 

-> Alle müssen geschult sein (Grundlagen!) 


Beispiel: Terminologie bei Mitutoyo 


Beispiel: Terminologie bei Mitutoyo 


Übung: Abstimmungsmethoden 

Und jetzt Sie … 

Mit Ihrem Nachbarn 

• Besprechen Sie mögliche Schreibweisen des genannten Worts. 

• Falls Sie Synonyme finden, diskutieren Sie auch diese. 

• Versuchen Sie, sich auf eine Schreibweise zu einigen. 

-> Welche Gründe können Sie für Ihre Entscheidung angeben? 





• Produktinformationsmanagementsystem 

• Produkt-Informations-Management-System 

• Produktinformations-Managementsystem 

• Produktinformationsmanagement-System 

• Produkt-Informationsmanagementsystem 

• PIM 

• PIM-System 

• Managementsystem für Produktinformationen 

• Content-Management-System 

• Content Management-System 

• Contentmanagementsystem 

• Terminologie… 


Ergebnis der Übung – Teil 1 

• Diskussionen dauern! 

Und wenn es keine Abstimmungs- und Benennungsbildungsregeln 

gibt, umso länger... 

• Sie brauchen unternehmensspezifische Bildungsregeln für 

Benennungen. Das verkürzt die Diskussion und verringert 

die Anzahl der zu besprechenden Benennungen. 

• Eine Herausforderung ist es, Wege zu finden, mit minimalem 

Zeitaufwand maximale Abstimmungsergebnisse zu erzielen. 

Das geht neben den unternehmensspezifischen Regeln zur 

Benennungsbildung nur mit individuell auf Ihr Unternehmen 

zugeschnittenen Abstimmungsprozessen und -methoden. 


Ergebnis der Übung – Teil 2 

Ein paar Tipps zur Regelbildung: 

• Regeln sollten sich auf ähnliche Fälle übertragen 

lassen, d.h. "Wortmuster" ermöglichen. 

• Kompromisse bei der Regelfindung sind "normal" 

(diskutiertes Beispiel: Bindestriche bei Fugen-s: lt. Duden nein, 

firmenspezifisch häufig ja, um bestimmte Wortmuster zu 

ermöglichen). 

• Regeln sind nur dann praktikabel, wenn es nicht zu viele Ausnahmen 

gibt. Wenn die Ausnahmen überhandnehmen: Regel überdenken. 


Abstimmungsmethoden 

Wie gehen wir‘s an: 

•Klassische Besprechung 

•Per Mail, per Telefon, per Video/Web 

•Per Excel-Tabelle oder Tool 


Abstimmung in einer klassischen Besprechung 

Und wenn 

• Teilnehmer an verschiedenen Standorten sitzen? 


Abstimmung per E-Mail 

Was kann passieren? 

• Empfänger werden vergessen 

• Personen sind nicht da, haben keine Zeit 

• Diskussion sind nicht wirklich abgeschlossen 

(passive Enthaltung statt 

aktiver gemeinsamer Entscheidung?) 

• E-Mail-Menge wird unüberschaubar 


Abstimmung per Web- oder Videokonferenz 

Was kann passieren? 

• Man sieht nicht, wenn Teilnehmer „abdriften“ 


Abstimmung in der Terminologiedatenbank 

Voraussetzungen für Abstimmungsprozesse im Tool: 

• Datenbanken müssen flexibel sein 

• und unternehmensspezifische Workflows abbilden 

– dynamische Anpassung an Anforderungen des Unternehmens 

• Entscheidungen müssen im Tool dokumentiert werden 

– Warum erlaubt/verboten? 

– Abgestimmt mit … 

– Fachlich OK: ja/nein 

– Kategorien/Fachgebiete/Abteilung/Produktgruppe/-linie 

(klärt die Zuständigkeit bei Abstimmung) 


Anforderung an Tools: flexible Workflows 

Bsp. Feld „Status Sprache“ 

- Neu 

- Geprüft 

- Freigegeben 

- … 

Feld „Produktlinie“: A|B|C 

Feld „Geprüft von“: Peter|Hans|Karl 

Feld „Geprüft Peter“: ja/nein 

Feld „Geprüft Hans“: ja/nein 

Feld „Geprüft Karl“: ja/nein 


Workflow über komplexe Filter 


Workflow über komplexe Filter 

Filter „Prüfung Landtechnik“ 

Bereich: Landtechnik 

Status Sprache Deutsch: zur Prüfung 

Angelegt am: Datum von … bis … 


Anforderung an Tools: flexible Workflows 

Bsp. „Status Sprache“ 

-Neu 

-In Bearbeitung 

-In Terminologiekreis 

-In Übersetzung 

-Geprüft 

-Freigegeben 

Kommentarfunktionen 

Vorschlagsdatenbanken 

-> Schreibrechte für alle! 

Terminologiesysteme 

mit Workflows 

-> Workflows nicht fest 

vom Tool vorgegeben, 

sondern individuell anpassbar 


Kategorisierung von Terminologiekreisen 

• Allgemeine und thematische Terminologiekreise 

• Produktspezifische und produktlinienübergreifende 

Terminologiekreise 

• Firmenspezifische und firmenübergreifende 



Allgemeine und thematische Terminologiekreise 

Homogenes 

Produktportfolio, 

gemeinsame Fachgebiete 

Allgemeiner Terminologiekreis 

Ggf. 

Thematische Terminologiekreise 


Produktspezifische Terminologiekreise 

Kein homogenes 

Produktportfolio, 

verschiedene Fachgebiete 

Produktspezifische Terminologiekreise 

Ggf. produktlinienübergreifende 



Firmenspezifische Terminologiekreise 

Mehrere Firmen (Konzern) 

mit unterschiedlichen 

Strukturen und 

Abstimmungsprozessen 

Firmenspezifische Terminologiekreise 

Firmenübergreifender Terminologiekreis 


Kategorisierung von Terminologiekreisen 

• Sprachraumspezifische Terminologiekreise 


Vom einfachen zum komplexen Prozess 

Alle möchten 

• komplexe Abstimmungsprozesse für 

das gesamte Unternehmen 

• Übersetzungsproblematik früh einbeziehen: Abstimmung 

zwischen Märkten und externen Sprachdienstleistern 

• vollständigen Datenaustausch 

mit TMS, ERP, PIM, RS und Prüfprogrammen etc. 

Aber: 

• Meist kein oder kaum Budget für das 

Terminologiemanagement eingeplant 



Besser: 

• Prozesse entwerfen und in der Praxis testen (ggf. ändern) 

Für die Umsetzung gilt: 

• Klein anfangen 

• Systematisch ausbauen 

• Und dann wachsen … 



Modell I: zuerst ohne Terminologiekreis 

• Am besten zuerst nur für eine 

Abteilung oder einen Produktbereich 

• Netz von Experten ausbauen 

Modell II: zuerst mit kleinem Terminologiekreis 

• von Vorteil wenn bereits von Anfang 

an mehrere Abteilungen mitarbeiten 


Ganz wichtig 

Planen Sie kein Projekt 

ohne (anteilige) Terminologiestelle! 

Fördern Sie die Terminologiearbeit im 

Unternehmen! 


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 

Sie haben Fragen? 

Sprechen Sie uns an! 

Per E-Mail 

arndt@termtechnologies.com 

woellbrink@termsolutions.de

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