Ausführliche Informationen zum DATEV-Export - Lexware Online ...

Ausführliche Informationen zum DATEV-Export/ Import in DATEV-Kanzlei Rechnungswesen
Inhalt
1. VORAUSSETZUNGEN FÜR DEN DATEV-EXPORT ............................................................................................. 1
1.1. KLÄREN SIE DIE DATEV-ANGABEN MIT DEM STEUERBERATER ................................................................................... 1
1.2. AKTIVIEREN SIE DIE DATEV-SCHNITTSTELLE .......................................................................................................... 2
2. FRAGEN ZUM DATEV-EXPORT ....................................................................................................................... 3
2.1. WERDEN NEU ANGELEGTE KONTEN BEIM EXPORT BERÜCKSICHTIGT ............................................................................ 3
2.2. WIRD DER BELEGNUMMERNKREIS BEIM DATEV-EXPORT EXPORTIERT ........................................................................ 3
2.3. WAS IST BEI DER NEUANLAGE VON PERSONENKONTEN ZU BEACHTEN .......................................................................... 3
2.4. WELCHE FUNKTION HAT DAS MENÜ 'DATEV–KONTENZUORDNUNG'......................................................................... 4
2.5. WELCHE FUNKTION HAT DIE KONTENEIGENSCHAFT 'DATEV-AUTOMATIKKONTO'......................................................... 4
2.6. WELCHE FUNKTION HABEN DIE 'DATEV-STEUERSCHLÜSSEL'..................................................................................... 5
2.7. WERDEN AUTOMATISCHE GENERIERTE STEUERBUCHUNGEN EXPORTIERT ..................................................................... 6
3. IMPORT IN DATEV-KANZLEI RECHNUNGSWESEN .......................................................................................... 6
3.1. IMPORT IM POSTVERSANDFORMAT ...................................................................................................................... 6
3.2. IMPORT IM DATEV-FORMAT ............................................................................................................................. 7
1. Voraussetzungen für den DATEV-Export
1.1. Klären Sie die DATEV-Angaben mit dem Steuerberater
Die DATEV-Angaben sind für den DATEV-Export erforderlich. Klären Sie vor dem Export diese
Fragen mit Ihrem Steuerberater.
Frage Auswahl/ Bemerkung Notizen
Welches Exportformat soll
verwendet werden?
Postversandformat (KNE)
DATEV-Format (CSV)
Welche Mandantennummer hat
die Firma?
Pflichtangabe für beide
Exportformate
Welche Beraternummer hat Ihr
Steuerberater?
Pflichtangabe für beide
Exportformate
Welcher Beratername soll
verwendet werden?
Pflichtangabe nur bei
Postversandformat
Gibt es ein DATEV-Passwort? Optionale Angabe bei
Postversandformat
Sollen die Exportdateien per E-
Mail gesendet werden?
Optionale Angabe: E-Mail
des Beraters
Tipp: In der Spalte 'Notizen' können Sie die Antworten dokumentieren.
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1.2. Aktivieren Sie die DATEV-Schnittstelle
Wenn im Menü 'Datei' die DATEV-Schnittstelle nicht vorhanden ist, aktivieren Sie in der
Firmenverwaltung die Schnittstelle.
Vorgehen 1
Beachten Sie die unterschiedliche Vorgehensweise für Lexware buchhalter, Lexware financial office
und Lexware buchhalter pro/premium:
Lexware buchhalter
1. Öffnen Sie das Menü 'Bearbeiten – Firma'
2. Wechseln Sie zu den 'Einstellungen'.
3. Aktivieren Sie 'DATEV-Unterstützung'
4. Wechseln Sie in die Auswahl 'DATEV'.
5. Hinterlegen Sie die DATEV-Angaben.
Lexware financial office
1. Öffnen Sie das Menü 'Bearbeiten – Firma'.
2. Wechseln Sie in die 'Firmenangaben'.
3. Wählen Sie 'DATEV'
4. Aktivieren Sie 'DATEV--Unterstützung'
5. Hinterlegen Sie die DATEV-Angaben.
Lexware buchhalter pro/premium
1. Öffnen Sie das Menü 'Bearbeiten – Firmenangaben'.
2. Wählen Sie 'DATEV'.
3. Aktivieren Sie 'DATEV--Unterstützung'
4. Hinterlegen Sie die DATEV-Angaben.
Hinweis: Die DATEV-Angaben (Mandantennummer, Beraternummer, usw.) können Sie auch im
DATEV-Export Assistenten hinterlegen.
Vorgehen 2
Wenn die DATEV-Schnittstelle trotz aktiver 'DATEV Unterstützung' nicht angeboten wird, öffnen Sie
den Konfigurationsassistenten:
1. Öffnen Sie das Menü 'Verwaltung – Konfigurationsassistent'.
2. Wählen Sie 'Einstellungen'.
3. Öffnen Sie den Menüpunkt 'Datei'
4. Öffnen Sie 'Export'.
Hinweis für Lexware buchhalter pro/premium: Öffnen Sie 'DATEV-Schnittstelle'.
5. Aktivieren Sie 'DATEV-Export'.
6. Schließen Sie den Assistenten mit 'Speichern'.
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2. Fragen zum DATEV-Export
2.1. Werden neu angelegte Konten beim Export berücksichtigt
Beim DATEV-Export von Buchungsdaten werden keine neuen Konten exportiert. Wenn Sie in
Lexware buchhalter Personenkonten oder Sachkonten neu angelegt haben, beachten Sie
nachfolgende Vorgehensweise.
Vorgehen
Über die DATEV-Schnittstellen exportieren Sie alle neuen Personenkonten. Sachkonten legen Sie in
DATEV-Kanzlei Rechnungswesen manuell an.
Personenkonten
Wählen Sie beim DATEV-Export 'Kontendaten Kunden und Lieferanten'. Importieren Sie in DATEV-
Kanzlei Rechnungswesen die Personenkonten vor den Buchungsdaten.
Tipp: Speichern Sie in Lexware buchhalter Personenkonten in einem eigenen Ordner.
Sachkonten
Informieren Sie den Steuerberater über neu angelegte Sachkonten. Der Berater muss vor dem Import
alle neuen Konten manuell anlegen.
2.2. Wird der Belegnummernkreis beim DATEV-Export exportiert
In Lexware buchhalter und 'DATEV-Kanzlei Rechnungswesen ist die Systematik zur Verwaltung der
Belegnummern unterschiedlich.
In Lexware buchhalter hinterlegen Sie den Belegnummernkreis im Menü 'Verwaltung –
Belegnummern', z B. AR, ER, BA. Der Belegnummernkreis ist in DATEV unbekannt. Deshalb fehlt
der Belegnummernkreis nach dem Import in DATEV-Kanzlei Rechnungswesen.
Vorgehen
Wenn Sie die Angabe zum Belegnummernkreis mit exportieren wollen, verwenden Sie
alphanummerische Belegnummern. Hinterlegen Sie den Belegnummernkreis in der Belegnummer,
z. B. Belegnummer 'AR10000'.
Tipp: Nutzen Sie in dem Fall in Lexware buchhalter keinen Belegnummernkreis. Ansonsten wird der
Belegnummernkreis im Journal doppelt dargestellt, z. B. 'ARAR10000'.
2.3. Was ist bei der Neuanlage von Personenkonten zu beachten
Für Personenkonten nutzen Sie den vorgesehenen Kontenbereich. Für Debitoren die Konten 10.000
bis 69.999. Für Kreditoren die Konten 70.000 bis 99.999.
Die Kontennummernlänge zwischen Sach- und Personenkonten soll nur um eine Stelle differieren,
z. B. vierstellige Sachkonten und fünfstellige Personenkonten.
Vorgehen
Wenn zwischen Sachkonten und Personenkonten mehr Stellen vorhanden sind, z. B. vierstellige
Sachkonten und sechsstellige Personenkonten, nutzen Sie die Funktion DATEV-Kontenzuordnung.
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2.4. Welche Funktion hat das Menü 'DATEV–Kontenzuordnung'
In der 'DATEV-Kontenzuordnung' können Sie abweichende DATEV-Kontennummern definieren.
Hinweis: Wenn Sie beim 'DATEV-Export' die Option 'DATEV-Kontenzuordnung' aktiviert haben,
werden die Angaben aus der DATEV-Kontenzuordnung übernommen.
Vorgehen
Öffnen Sie das Menü 'Verwaltung - DATEV-Kontenzuordnung'. Verwenden Sie die Funktion DATEV-
Kontenzuordnung' z. B. in folgenden Fällen:
• Anpassung Ihrer Konten an die Kontonummern Vorgaben von DATEV
Beispiel: Ein Debitorenkonto ist vierstellig. In DATEV-Kanzlei Rechnungswesen müssen
Debitorenkonten mindestens fünfstellig sein.
Vorgehen: Hinterlegen Sie in der 'DATEV-Kontenzuordnung' für das vierstellige
Debitorenkonto ein fünfstelliges 'DATEV- Konto'.
• Zusammenfassung verschiedener Konten auf ein DATEV-Konto.
Beispiel: Sie haben das Konto 8400 im SKR-03 kopiert und die Erlöskonten 8401, 8402,
8403 selbst angelegt.
Vorgehen: Hinterlegen Sie in der DATEV-Kontenzuordnung das 'DATEV-Konto' 8400 für die
selbst angelegten Konten. So fassen Sie selbst angelegte Konten zusammen.
Hinweis: Die Funktion DATEV–Kontenzuordnung ist Bestandteil von Lexware buchhalter plus und
Lexware buchhalter pro/premium.
2.5. Welche Funktion hat die Konteneigenschaft 'DATEV-Automatikkonto'
Wenn 'DATEV-Automatikkonto' aktiv ist, wird beim DATEV-Export die Steuerinformation nicht mit
exportiert. Die Steuer wird beim Import in DATEV-Kanzlei Rechnungswesen automatisch berechnet.
Die Konteneigenschaft 'DATEV-Automatikkonten' wird von der DATEV e.G. für alle Standardkonten
festgelegt.
In Lexware buchhalter finden Sie die Funktion in den Konteneigenschaften.
Tipp: Im Kontenplan können Sie die Spalte 'DATEV-Automatikkonto' über die Listeneinstellungen
einblenden.
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Vorgehensweise
Verändern Sie in Standardkonten die Eigenschaft 'DATEV-Automatikkonto' nicht.
Wenn Sie Konten neu anlegen, fragen Sie Ihren Berater nach der Aktivierung als DATEV-
Automatikkonto.
2.6. Welche Funktion haben die 'DATEV-Steuerschlüssel'
Wenn ein Steuersatz mit DATEV-Steuerschlüssel hinterlegt ist, wird beim Import in DATEV-Kanzlei
Rechnungswesen die Steuer anhand des Steuerschlüssels berechnet.
Wichtig: Ausnahme sind alle 'DATEV-Automatikkonten'. Bei ihnen wird der Steuerschlüssel nicht
exportiert. Die Steuerinformation wird durch die Eigenschaft 'DATEV-Automatikkonto' berechnet.
Vorgehen
Prüfen Sie die DATEV-Steuerschlüssel.
1. Wechseln Sie in das Menü 'Verwaltung – Steuersätze'.
2. Klicken Sie beim jeweiligen Steuersatz auf die rechts angezeigte, grüne Schaltfläche .
3. Ändern Sie ggf. den Steuerschlüssel.
Übersicht der Steuersätze mit Steuerschlüssel
Steuersatz Steuerschlüssel
gültig ab
01.01.1993
Steuerschlüssel
gültig ab
01.04.1998
Steuerschlüssel
gültig ab
01.01.2007
USt 7 % 2 2 2
USt 15 % 3 5 0
USt 16 % 0 3 5
USt 19 % 0 0 3
VSt 7 % 8 8 8
VSt 15 % 9 7 0
VSt 16 % 0 9 7
VSt 19 % 0 0 9
Bau 7 % 0 91 91
Bau 16 % 0 94 0
Bau 19 % 0 0 94
I.g.E. 7 % 0 18 18
I.g.E. 16 % 0 19 17
I.g.E. 19 % 0 0 19
Hinweis: Mit dem Berichtigungsschlüssel 4 wird die Steuerautomatik bei DATEV-Automatikkonten
aufgehoben. Beispiel: Sie haben beim Buchen auf Konto SKR-03 8400/ SKR-04 4400 die Steuer
manuell auf Steuer 'keine' geändert. Beim DATEV-Export wird der Berichtigungsschlüssel 4 oder 40
gesetzt.
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2.7. Werden automatische generierte Steuerbuchungen exportiert
Lexware buchhalter erzeugt in bestimmten Fällen eine automatische Steuerbuchung:
• Umsatzsteuer/ Vorsteuer für innergemeinschaftlichen Erwerb
• Umsatzsteuer/ Vorsteuer für Leistungen nach § 13b UStG
• Umbuchungen der Umsatzsteuer bei Istbesteuerung
Die automatischen Steuerbuchungen werden beim DATEV-Export nicht mit exportiert. Wenn das
Kennzeichen 'DATEV-Automatikkonto' aktiv ist, wird die Steuer beim Import in DATEV-Kanzlei
Rechnungswesen automatisch erzeugt.
Vorgehen
Prüfen Sie, ob die Konteneigenschaft 'DATEV-Automatikkonto' in den Aufwandskonten zum
innergemeinschaftlichen Erwerb und Leistungen §13b UStG aktiv ist.
Ausnahme: DATEV bietet kein Standardkonto für 'Lieferung von Mobilfunkgeräten und
Schaltkreise §13b 19% USt/VSt'. In dem Fall muss der Steuersatz zum Konto der DATEV-
Schlüssel 94 enthalten.
Hinweis Istbesteuerung
Bei der Istbesteuerung wird die Steuerumbuchung automatisch generiert. In DATEV-Kanzlei
Rechnungswesen muss der Mandant mit der Besteuerungssart 'Istbesteuerung' angelegt sein.
3. Import in DATEV-Kanzlei Rechnungswesen
Wie importieren Sie die in Lexware buchhalter erstellen Exportdateien in das Programm DATEV-
Kanzlei Rechnungswesen? Folgen Sie der Anleitung für den Import im Postversandformat oder
DATEV-Format.
3.1. Import im Postversandformat
Importieren Sie Buchungsdaten und Kontendaten im 'Postversandformat' in DATEV-Kanzlei
Rechnungswesen.
Vorgehen
1. Öffnen Sie das Menü 'Erfassen'.
2. Wählen Sie 'Belege Buchen'.
Das Fenster 'Stapel auswählen' öffnet.
3. Klicken Sie unten auf die Schaltfläche 'Importieren'.
4. Wählen Sie den Reiter 'Postversanddaten'.
5. Klicken Sie auf 'Postversanddaten importieren'.
6. Suchen Sie über die Auswahl 'Quellverzeichnis' die Datei.
Zur Auswahl stehen alle in diesem Verzeichnis vorhandenen Verwaltungsdateien.
Tipp: Wenn durch den E-Mail Versand Dateiendungen angehängt sind z. B. 'EV01.dat', wird
die Verwaltungsdatei nicht angezeigt. Entfernen Sie die Dateiendung '.dat'.
7. Markieren Sie den gewünschten Vorlauf.
8. Klicken Sie auf 'Importieren'.
Der Stapel kann verarbeitet werden.
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3.2. Import im DATEV-Format
Importieren Sie Buchungsdaten und Kontendaten im 'DATEV-Format' in DATEV-Kanzlei
Rechnungswesen.
Vorgehen
1. Öffnen Sie das Menü 'Erfassen'.
2. Wählen Sie 'Belege Buchen'.
Das Fenster 'Stapel auswählen' öffnet.
3. Klicken Sie unten auf die Schaltfläche 'Importieren'.
4. Wählen Sie den Reiter 'DATEV-Format'.
5. Klicken Sie auf 'DATEV – Format importieren'
6. Suchen Sie über die Auswahl 'Quellverzeichnis' die Datei.
Zur Auswahl stehen alle in diesem Verzeichnis vorhanden.csv Dateien.
Hinweis: Der Dateinamen muss mit 'EXTF' beginnen. Die Dateiendung muss '.csv'
lauten. Andere Dateien werden nicht angezeigt.
7. Markieren Sie den gewünschten Vorlauf.
8. Klicken Sie auf 'Importieren'.
Der Stapel kann verarbeitet werden.
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