Tipps und Tricks mit ABK7

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Abrechnungsprüfung in ABK7 - Der rote Faden in der optimierten
Bauabrechnung: Von Ausmaßblättern bis zur Schlussrechnung
Umfangreiche Abrechnungen in all ihrer Komplexität mittels Prüfroutinen
(er-)fassbar machen
In der letzten Ausgabe unseres Newsletters haben wir für Sie die Grundlagen der Bauabrechnung
(basierend auf der ÖNORM) dargelegt. Nun werden spezielle Routinen für die Rechnungsprüfung
vorgestellt, mit Hilfe derer dieser detailreiche Arbeitsablauf so gut und übersichtlich wie möglich unterstützt
wird. Ihre Prüfergebnisse basieren auf fundierten Berechnungen – das soll auch transparent und
nachvollziehbar dokumentiert werden können.
Grundsatzfragen
Bei der Rechnungsprüfung wird für alle Rechnungsarten (Einzel-, Regie-, Abschlags-, Teilschluss- und
Schlussrechnungen) geprüft,
ob die in Rechnung gestellten Leistungen erbracht sind
ob die in Rechnung gestellten Leistungen vereinbart waren
ob eingesetzte Preise mit den vereinbarten und ob eingesetzte Massen mit den aufgemessenen
übereinstimmen
die rechnerische Richtigkeit der Rechnung
ob Skonti, Rabatte und sonstige Sonderkonditionen berücksichtigt sind
ob vereinbarte Sicherheiten geleistet wurden
ob bereits erfolgte Abschlagszahlungen berücksichtigt sind und ob schon eine Überzahlung vorliegt
ob vereinbarte Preisgleitungen schlagend werden
ABK hilft dem Prüfer bei der Abarbeitung dieser Punkte auch mit zentralen Lösungen. So wird zum Beispiel
festgelegt, in welcher Farbe Korrekturen vermerkt werden. Auch die Möglichkeit wie zum Beispiel
Änderungen in Ausmaßblättern rückgängig zu machen sind speziell bei der Prüfung von großer Hilfe. Der
Sachbearbeiter verfügt damit nicht nur über den Überblick sondern erhält auch die Sicherheit, Fehler
wieder korrigieren zu können. Denn wie heißt es doch schon nach Konfuzius so schön: Wer einen Fehler
gemacht hat und ihn nicht korrigiert, begeht einen zweiten.
Rechnungsdatenträger importieren
Der Datenträger der Prüfrechnung enthält die Rechnungseckdaten, Rechnungssummen und alle der
Rechnung zugrundeliegenden Ausmaßblätter.
Beim Import wird festgelegt, dass der Korrekturmodus für die Prüfung der Ausmaßblätter aktiviert wird.
Im anschließenden Protokoll sind einerseits die Daten aufgelistet, die importiert wurden. Andererseits
werden auch Werte wie zum Beispiel Preisindexprozentsätze vom Datenträger angezeigt, die nicht
übernommen werden, weil sie bei der Rechnungsprüfung in ABK neu berechnet werden.
Rechnerische Prüfung
Umfangreiche Ausmaßermittlungen werden direkt in den Ausmaßblättern geprüft. Wenn der Status
„Korrekturmodus“ gesetzt ist, werden Änderungen im Ausmaßblatt übersichtlich mitprotokolliert. Die
ursprünglichen Zeilen („Gefordert“) bleiben erhalten, werden aber durchgestrichen dargestellt. Das
Ergebnis dieser Bearbeitung wird in den Auswertungen als „Anerkannte Mengen/Beträge“ ausgewiesen.
© ib-data GmbH, Hasnerstraße 118, A-1160 Wien, Tel.: 01/4925570-0, Fax: 01/4925570-22 | E-Mail: abkinfo@abk.at | www.abk.at
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Änderung der Positionsnummer
Mit Doppelklick auf die Position öffnet man das Eigenschaftenfenster. Hier legt man fest, dass man die
aktuelle Position ändern möchte. Aus dem Abrechnungs-LV kann dann eine andere Position gewählt
werden.
Die eingegebenen Ausmaßblattzeilen
werden der neuen Position zugeordnet.
Für umfangreiche Mengenermittlungen
kann bei der Korrektur noch angegeben
werden, dass in den geforderten Zeilen
nur das Ergebnis der Mengenermittlung
gespeichert wird.
Änderung der Zuordnung zur Untergruppe /AKZ
Ausmaßblätter können einem Auswertungskennzeichen (AKZ) - oder auch Untergruppe genannt -
zugeordnet werden. Diese Möglichkeit wird für Berechnungen und das Controlling nach Bauteilen oft
eingesetzt.
Falls eine Position zur falschen UG/AKZ aufgenommen wurde, kann man das unmittelbar bei der Position
korrigieren. Die Zuordnung direkt beim Ausmaßblatt wird auf „Splittung“ gesetzt, damit ist erkennbar, dass
mehrere UG/AKZ verwendet wurden.
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Änderung Leistungszeitraum
Ebenso kann der Leistungszeitraum für einzelne Positionen abgeändert werden. Bei der Abrechnung von
veränderlichen Preisen ist diese Anpassung nötig.
Prüfvermerke verfassen
Im Register Notiz werden Anmerkungen vom Prüfer eingegeben. Ist die Prüfung abgeschlossen wird der
Status auf „Anerkannt“ gesetzt. Das Ausmaßblatt ist somit schreibgeschützt, irrtümliche Änderungen sind
nun nicht mehr möglich.
Leistungsübersicht – Fortschrittsprüfung im Detail
In der Leitungsübersicht werden geforderte und abgerechnete Beträge bisheriger und aktueller
Rechnungen nach unterschiedlichen Zuordnungen gegenübergestellt. Mit diesen ausdrucksvollen Zahlen
ist die Fortschrittsüberwachung schnell gemacht. Für jede Position kann eine Prognosemenge und eine
Prüfnotiz aufgenommen werden. Sollte man für eine Position keine weiteren Zusatzmengen erwarten, wird
das Kennzeichen „Position fertig abgerechnet“ gesetzt - zu so gekennzeichnete Positionen können danach
keine Zuwachsmengen mehr erfasst werden!
Von der Berechnung zur „Abgerechneten Menge“
Alle Ergebnisse von Ausmaßblättern die anerkannt wurden, werden - nachdem die Funktion „Ausmaße
berechnen und prüfen“ aufgerufen wurde - in der Spalte „Abgerechnete Menge“ in der Leistungsübersicht
und in der LV-Bearbeitung aufsummiert.
In ABK- Leistungsverzeichnis erstellen können diese Mengen auch in die Spalte „Abgerechnete Menge“
importiert werden. Auf einem Blick sind dann Abweichungen von der Phase Ausschreibung zur Phase
Abrechnung erkennbar. Wird im Baustein ABK-Angebotsprüfung, Preisspiegel ein Angebotsvergleich mit der
abgerechneten Menge durchgeführt, erkennt man, ob durch die Differenz von ausgeschriebener zur
abgerechneten Menge mit einem Bietersturz zu rechnen ist.
Wenn eine abzurechnende Leistung nicht im Abrechnungs-LV enthalten ist
Falls die abzurechnende Leistung im Abrechnungs-LV noch nicht enthalten ist, muss die erforderliche
Position aufgenommen werden. Änderungen eines Abrechnungs-LV werden mit der ÖNORM A2063:2011
über ein Zusatzangebots-LV ausgetauscht. Es werden die zusätzlichen oder geänderten Positionen unter
Beachtung der hierarchisch übergeordneten Gliederung ausgetauscht. Dabei werden Positionen als
„Beantragt“, „Genehmigt“ oder „Abgelehnt“ gekennzeichnet.
Im Eingabefenster der Positionseigenschaften werden die Änderungen im Register Änderungen ZA
eingegeben.
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Kaufmännische Prüfung der Rechnung
In den Eigenschaften der Rechnung, im Rechnungsdeckblatt, werden Skonti, Rabatte und sonstige
Sonderkonditionen sowie Deckungsrücklass oder Haftrücklass berücksichtigt. Bereits erfolgte
Abschlagszahlungen werden übersichtlich und nachvollziehbar aufgelistet. Sollten vereinbarte
Preisgleitungen schlagend werden, wird der Erhöhungsbetrag nach einem Rechenlauf ausgewiesen.
(Details dazu siehe auch Newsletter Beitrag Ausgabe 07/2013)
Freigegebene Prüfrechnung retournieren
Die anerkannte Rechnung wird als Datenträger nach ÖNORM A2063:2011 ausgegeben und an den
Auftragnehmer retourniert. Sie enthält die Werte der Rechnung, mit allen zugehörigen Ausmaßblättern, mit
den geforderten und korrigierten Ausmaßzeilen, Zuordnungen und Preisumrechnungindizies.
Die vorgestellten ABK-Routinen dienen in erster Linie der Vereinfachung des Prozederes, beschleunigen
den Prüfvorgang und geben dem Bearbeiter Sicherheit durch Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Mit
Produkten von ABK werden komplexe Prozesse wie die Bauabrechung einfach wie ein Kinderspiel!
Für weiterführende Produktinformationen, Packages und individuelle Beratung steht Ihnen Ihr
lokales ABK-Kundenzentrum jederzeit gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns. Wir freuen uns auf Ihre
Anfrage!
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