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Zur Fallstudie - AnNoText

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WKD81-1311-005<br />

Hardwaresystem vor der Umstellung auf das neue System überprüfen<br />

Der Umstieg auf die neue Generation der <strong>AnNoText</strong>-<br />

Software beginnt für die Kanzlei mit einer kurzen,<br />

anstrengenden Umstellungsphase. „Ich empfehle<br />

jedem, das Hardwaresystem im Vorfeld der Umstellung<br />

genau zu überprüfen. Das haben wir damals versäumt,<br />

das hat Zeit und Nerven gekostet.“, sagt Rechtsanwalt<br />

Momberger. Der Umstellungsprozess in den ersten Tagen<br />

sei schwierig gewesen. Auch habe er mit einer gewissen<br />

Blockade der Mitarbeiter bei der Einführung des neuen<br />

Systems rechnen müssen. Deshalb lässt der Anwalt<br />

sich gemeinsam mit ihnen auf das System schulen,<br />

unterstützt sie beim Anlegen von Test-Akten und bei der<br />

Beantwortung von Fragen. „Es ist nur eine Frage der Zeit,<br />

dann kommt der Erfolg – nach zwei Wochen im täglichen<br />

Einsatz lief alles rund “, sagt Rechtsanwalt Momberger.<br />

Zu diesem Zeitpunkt sei jedoch die Gefahr groß, sich mit<br />

den Grundfunktionalitäten zu begnügen und die Möglichkeiten<br />

der Software nie ganz auszuschöpfen. Um die<br />

Anwender auch mit Eigenschaften der Software vertraut<br />

zu machen, die über täglich genutzte Basisfunktionen<br />

hinausgehen, rät er Kollegen, die einen Softwareumstieg<br />

vorhaben, ein vertiefendes Coaching ca. 6- 8 Wochen<br />

nach dem Systemwechsel einzuplanen. Aus technischem<br />

Interesse begibt sich der Anwalt nach der Umstellung<br />

selbst auf Entdeckungsreise in die neue Software: Er weist<br />

seine Mitarbeiter an, bei der Aktenanlage im System<br />

konsequent alle Felder auszufüllen – mit sämtlichen<br />

Kontaktdaten der Mandanten, Bankverbindungen,<br />

Notizen. „Wir haben sofort erkannt, dass die Abläufe<br />

sauber durchlaufen, wenn die Akten vollständig angelegt<br />

sind. Und das hat uns richtig Spaß gemacht“, erklärt<br />

Rechtsanwalt Momberger.<br />

Konsequente Nutzung aller Funktionen bringt den größten Erfolg<br />

Vor der Umstellung von der damaligen Fremdsoftware<br />

auf die <strong>AnNoText</strong> Business Solution habe jeder<br />

Mitarbeiter jeden Tag unbezahlte Überstunden gemacht,<br />

um die Arbeit zu bewältigen. „Ich selbst saß bis nachts<br />

in der Kanzlei. Die Stimmung war schlecht, die physische<br />

Belastung enorm hoch“, berichtet der Anwalt. Seit die<br />

Kanzlei auf <strong>AnNoText</strong> umgestellt habe, seien zusätzliche<br />

Freiräume geschaffen worden, die in die Qualifizierung<br />

der Mitarbeiter gesteckt werden konnten. Heute arbeiten<br />

die Mitarbeiter der Kanzlei völlig selbstständig und<br />

können den Mandanten auch fachlich Auskunft geben.<br />

Täglich werden durchschnittlich 40 Akten abgearbeitet.<br />

Büroleiterin Sarah Schintze berichtet: „Mit <strong>AnNoText</strong><br />

arbeiten, ist entspanntes Arbeiten. Ich erledige 80 %<br />

der Fälle komplett selbst.“ Dass der Rechtsanwalt<br />

inzwischen Freiräume hat, sich über Akquise-Strategien<br />

und Mandantenbindung Gedanken zu machen, sieht er<br />

primär dem neuen System geschuldet.<br />

Kommunikationsmöglichkeiten der eAkte schaffen Vertrauen<br />

<strong>Zur</strong> Mandantenbindung und –betreuung nutzt die<br />

Kanzlei inzwischen auch die <strong>AnNoText</strong> eAkte. „Jeder<br />

neue Mandant bekommt von uns den Zugang zu seiner<br />

eAkte und kann sich dort über den Fortgang seiner Sache<br />

selbst informieren. 75 % der Mandanten machen das<br />

auch. Dadurch haben wir 30 % weniger Anrufe am Tag,<br />

in denen es um Kleinigkeiten geht. Das spart uns Zeit, die<br />

wir in den Service stecken können“, sagt Rechtsanwalt<br />

Momberger. Aus den Rückmeldungen der Mandanten<br />

wisse man, dass die Kommunikationsmöglichkeiten der<br />

eAkte bei den Mandanten Vertrauen schaffe, ergänzt<br />

Büroleiterin Schintze: „Das ist ein Grund, warum wir oft<br />

weiterempfohlen werden.“ Mit den Auswertungstools<br />

in <strong>AnNoText</strong> verschafft sich Rechtsanwalt Momberger<br />

regelmäßig einen Überblick über die Effizienz seiner<br />

Kanzlei. Er ermittelt Faktoren, wie Gegenstandswerte<br />

oder Umsatz pro Auftrag. Die Auswirkungen der<br />

Systemumstellung auf die Kostenseite kann er beziffern:<br />

„Mit der konsequenten Anwendung der <strong>AnNoText</strong><br />

Software und dem Einsatz der digitalen Akte sparen wir<br />

allein ca. 6.500 € jährlich an Portokosten, dazu kommen<br />

1.500 € für Papier, Briefumschläge, Toner.“ „Das Ganze<br />

ging mehr durch die Decke, als ich gedacht habe. Die<br />

richtige Software in Kombination mit der Entscheidung,<br />

die Kanzlei auf ein Rechtsgebiet zu spezialisieren, hat<br />

den maximalen Erfolg gebracht. Seit 2008 haben<br />

wir den Umsatz pro Akte fast verdoppelt“, resümiert<br />

Rechtsanwalt Momberger den Umstieg.<br />

„Wenn uns die Arbeit Spaß macht, merken das auch<br />

die Mandanten. Dank <strong>AnNoText</strong> haben wir jetzt die<br />

nötigen Freiräume und bieten erstklassigen Service.“<br />

Henrik Momberger,<br />

Rechtsanwalt<br />

Wolters Kluwer Deutschland GmbH • Software + Services Legal • Robert–Bosch-Str. 6 • 50354 Hürth<br />

Zentrale Rufnummer: (02 21) 94 373-6000 • Zentrale Faxnummer: (02 21) 94 373-16000<br />

E-Mail: info@annotext.de • Internet: www.annotext.de

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