Zur Fallstudie - AnNoText

Kanzlei Momberger & Niersbach nutzen die neue Version von AnNoText seit 2010
Ein Umstieg, der unserer Kanzlei
Freiräume schafft.
Die Kanzlei Momberger & Niersbach in Düsseldorf ist eine der ersten Kanzleien, die nach der Einführung der neuen
Generation der AnNoText-Software im Jahr 2010 den Umstieg vollzog. Sie wechselte von der AnNoText Business Solution
auf die heutige Version von AnNoText und setzt sie inzwischen an zwei Standorten und neun Arbeitsplätzen ein.
Softwareumstellung ist eine Investition in die Zukunft
Als Rechtsanwalt Henrik Momberger im Jahr 2008 einen
neuen Kanzleipartner sucht, trifft er die Entscheidung,
auch in eine neue Organisationssoftware zu investieren.
„Für mich ist die Kanzleisoftware das Handwerkszeug in
meinem Beruf. Ist die Software gut, kann ich meine Arbeit
auch gut machen“, sagt er. Rechtsanwalt Momberger
informiert sich über den Markt und die Anbieter. Er
stellt sich Fragen wie: Welche Kundenreferenzen
gibt es? Ist Kontinuität in der Weiterentwicklung der
Software gewährleistet? Wie gut ist das Unternehmen
insgesamt aufgestellt, das dahintersteht? Wie gut
erreichbar und qualifiziert ist der Kundensupport? Kann
ich davon ausgehen, dass vorhandene Daten optimal
in das neue System integriert werden? Werden meine
Mitarbeiter intensiv geschult? Er entschied sich 2008
für die AnNoText-Software Business Solution und
fasste gleichzeitig den Entschluss, die Kanzlei auf das
Verkehrsrecht zu spezialisieren. Sein Ziel: Die Software
muss mehr sein als ein Adressspeicher. Sie muss die
Arbeitsabläufe so nachhaltig unterstützen, dass die
Effizienz der Kanzlei steigt und sich die Investition
trägt. „Das war am Anfang gar nicht so sicher. Mit der
Entscheidung zur Spezialisierung im Verkehrsrecht und
der Investition in eine neue Software sind wir voll ins
Risiko gegangen“, beschreibt Rechtsanwalt Momberger
seine Ausgangssituation.
Spezialisierung weckt Interesse an neuer AnNoText-Version
Die Spezialisierung der Kanzlei war es auch, die den
Anwalt früh auf die neue AnNoText Software-Generation
stoßen lässt. Rechtsanwalt Momberger erkennt sofort
die Möglichkeiten für seine Kanzlei. Ihn interessieren
die Vorteile eines Systems, mit dem man die Arbeit
mit Papierakten auf ein Minimum reduzieren kann. Mit
AnNoText sind die Akten jederzeit digital verfügbar. Zur
Bearbeitung oder bei Anfragen von Mandanten können
die Mitarbeiter von jedem Arbeitsplatz darauf zugreifen.
Der Zeitbedarf, der im Kanzleialltag für die Suche nach
Akten aufgewendet werden muss, fällt weg. „Ein Umstieg
auf die Software eines anderen Anbieters kam für mich zu
dem Zeitpunkt nicht mehr infrage. Ich war mit AnNoText
sehr zufrieden“, erklärt Henrik Momberger.

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Hardwaresystem vor der Umstellung auf das neue System überprüfen
Der Umstieg auf die neue Generation der AnNoText-
Software beginnt für die Kanzlei mit einer kurzen,
anstrengenden Umstellungsphase. „Ich empfehle
jedem, das Hardwaresystem im Vorfeld der Umstellung
genau zu überprüfen. Das haben wir damals versäumt,
das hat Zeit und Nerven gekostet.“, sagt Rechtsanwalt
Momberger. Der Umstellungsprozess in den ersten Tagen
sei schwierig gewesen. Auch habe er mit einer gewissen
Blockade der Mitarbeiter bei der Einführung des neuen
Systems rechnen müssen. Deshalb lässt der Anwalt
sich gemeinsam mit ihnen auf das System schulen,
unterstützt sie beim Anlegen von Test-Akten und bei der
Beantwortung von Fragen. „Es ist nur eine Frage der Zeit,
dann kommt der Erfolg – nach zwei Wochen im täglichen
Einsatz lief alles rund “, sagt Rechtsanwalt Momberger.
Zu diesem Zeitpunkt sei jedoch die Gefahr groß, sich mit
den Grundfunktionalitäten zu begnügen und die Möglichkeiten
der Software nie ganz auszuschöpfen. Um die
Anwender auch mit Eigenschaften der Software vertraut
zu machen, die über täglich genutzte Basisfunktionen
hinausgehen, rät er Kollegen, die einen Softwareumstieg
vorhaben, ein vertiefendes Coaching ca. 6- 8 Wochen
nach dem Systemwechsel einzuplanen. Aus technischem
Interesse begibt sich der Anwalt nach der Umstellung
selbst auf Entdeckungsreise in die neue Software: Er weist
seine Mitarbeiter an, bei der Aktenanlage im System
konsequent alle Felder auszufüllen – mit sämtlichen
Kontaktdaten der Mandanten, Bankverbindungen,
Notizen. „Wir haben sofort erkannt, dass die Abläufe
sauber durchlaufen, wenn die Akten vollständig angelegt
sind. Und das hat uns richtig Spaß gemacht“, erklärt
Rechtsanwalt Momberger.
Konsequente Nutzung aller Funktionen bringt den größten Erfolg
Vor der Umstellung von der damaligen Fremdsoftware
auf die AnNoText Business Solution habe jeder
Mitarbeiter jeden Tag unbezahlte Überstunden gemacht,
um die Arbeit zu bewältigen. „Ich selbst saß bis nachts
in der Kanzlei. Die Stimmung war schlecht, die physische
Belastung enorm hoch“, berichtet der Anwalt. Seit die
Kanzlei auf AnNoText umgestellt habe, seien zusätzliche
Freiräume geschaffen worden, die in die Qualifizierung
der Mitarbeiter gesteckt werden konnten. Heute arbeiten
die Mitarbeiter der Kanzlei völlig selbstständig und
können den Mandanten auch fachlich Auskunft geben.
Täglich werden durchschnittlich 40 Akten abgearbeitet.
Büroleiterin Sarah Schintze berichtet: „Mit AnNoText
arbeiten, ist entspanntes Arbeiten. Ich erledige 80 %
der Fälle komplett selbst.“ Dass der Rechtsanwalt
inzwischen Freiräume hat, sich über Akquise-Strategien
und Mandantenbindung Gedanken zu machen, sieht er
primär dem neuen System geschuldet.
Kommunikationsmöglichkeiten der eAkte schaffen Vertrauen
Zur Mandantenbindung und –betreuung nutzt die
Kanzlei inzwischen auch die AnNoText eAkte. „Jeder
neue Mandant bekommt von uns den Zugang zu seiner
eAkte und kann sich dort über den Fortgang seiner Sache
selbst informieren. 75 % der Mandanten machen das
auch. Dadurch haben wir 30 % weniger Anrufe am Tag,
in denen es um Kleinigkeiten geht. Das spart uns Zeit, die
wir in den Service stecken können“, sagt Rechtsanwalt
Momberger. Aus den Rückmeldungen der Mandanten
wisse man, dass die Kommunikationsmöglichkeiten der
eAkte bei den Mandanten Vertrauen schaffe, ergänzt
Büroleiterin Schintze: „Das ist ein Grund, warum wir oft
weiterempfohlen werden.“ Mit den Auswertungstools
in AnNoText verschafft sich Rechtsanwalt Momberger
regelmäßig einen Überblick über die Effizienz seiner
Kanzlei. Er ermittelt Faktoren, wie Gegenstandswerte
oder Umsatz pro Auftrag. Die Auswirkungen der
Systemumstellung auf die Kostenseite kann er beziffern:
„Mit der konsequenten Anwendung der AnNoText
Software und dem Einsatz der digitalen Akte sparen wir
allein ca. 6.500 € jährlich an Portokosten, dazu kommen
1.500 € für Papier, Briefumschläge, Toner.“ „Das Ganze
ging mehr durch die Decke, als ich gedacht habe. Die
richtige Software in Kombination mit der Entscheidung,
die Kanzlei auf ein Rechtsgebiet zu spezialisieren, hat
den maximalen Erfolg gebracht. Seit 2008 haben
wir den Umsatz pro Akte fast verdoppelt“, resümiert
Rechtsanwalt Momberger den Umstieg.
„Wenn uns die Arbeit Spaß macht, merken das auch
die Mandanten. Dank AnNoText haben wir jetzt die
nötigen Freiräume und bieten erstklassigen Service.“
Henrik Momberger,
Rechtsanwalt
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