Rückfragentool - Knappschaft-Bahn-See

Öffentliche Ausschreibung
Rückfragentool
" Optimierung der
Rechnungseingangsbearbeitung für die
Krankenhäuser "
Nr. Bezug Frage Antwort
1 Bietergemeinschaft Sind die Dokumente „Anlage 2“
(Bietergemeinschaftserklärung), „Anlage 3“
(Eignungsanleihe) und „Anlage 4“
(Nachunternehmererklärung) auch dann mit den
anderen Unterlagen einzureichen, wenn keine
Bietergemeinschaft gebildet wird, keine
Eignungsanleihe vorgenommen wird und/oder
kein Nachunternehmer eingesetzt wird? Falls die
Dokumente eingereicht werden sollen, sind
diese entsprechend auszufüllen und zu
unterschreiben, oder sollen sie unausgefüllt
eingereicht werden?
nein
2 Anlage 9 (Auflistung
der beizufügenden
Unterlagen)
Gemäß Anlage 9 (Auflistung der beizufügenden
Unterlagen) soll die Anlage 7 (Datenschutz-
Verpflichtungserklärung) im Rahmen des
Angebots eingereicht werden. Soll die Anlage 7
hierfür unterzeichnet werden? Falls ja, von wem
soll diese Anlage unterzeichnet werden?
Die Inhalte der Datenschutzverpflichtungserklärung ( Anlage 7)
werden mit die Unterschrift des Angebotes anerkannt. Im
Auftragsfall ist die Erklärung je Krankenhaus und
Projektmitarbeiter des Auftragnehmers auszufüllen.

Öffentliche Ausschreibung
Rückfragentool
3 Anlage 9 (Auflistung
der beizufügenden
Unterlagen)
Gemäß Anlage 9 (Auflistung der beizufügenden
Unterlagen) sollen die Anlagen 8 (Vereinbarung
zur Fernwartung) und 8a (Beschreibung der
technischen und organisatorischen Maßnahmen
zum Datenschutz und zur Datensicherheit beim
Auftragnehmer) im Rahmen des Angebots
NICHT eingereicht werden. Gehen wir Recht in
der Annahme, dass diese Dokumente erst nach
Zuschlagserteilung auszufüllen und zu
unterzeichnen sind?
Die Annahme ist korrekt
4 Anlage 9 (Auflistung
der beizufügenden
Unterlagen)
Im Dokument „Anlage 9“ (Auflistung der
beizufügenden Unterlagen) wird dargestellt,
welche Unterlagen einzureichen sind. Mehrere
Unterlagen sollen auch „einfach als CD“
eingereicht werden. Gehen wir Recht in der
Annahme, dass alle Unterlagen, die
entsprechend eingereicht werden sollen, auf
einer einzigen CD vorhanden sein sollen und
nicht mehrere CD’s mit jeweils einem Dokument
eingereicht werden sollen?
Darüber hinaus soll die Produktdokumentation
der erforderlichen Software-Module „2fach auf
CD“ eingereicht werden. Ist diese Anforderung
so zu verstehen, dass zusätzlich eine CD
eingereicht werden soll, auf dem nur dieses
Dokument vorhanden ist?
Die Annahme ist korrekt.
Die Produktdokumentation ist auf einer gesonderten CD 2fach
einzureichen.

Öffentliche Ausschreibung
Rückfragentool
5 Kapitel B.I.3.1 der
Bewerbungsunterlage
n
In Kapitel B.I.3.1 der Bewerbungsunterlagen
wird zunächst von einem Mengengerüst von
95.000 Rechnungen pro Jahr ausgegangen. In
der tabellarischen Übersicht über die
vorhandenen Buchungskreise und das
Belegaufkommen pro Betrieb im gleichen
Kapitel ergibt sich eine Summe von 120.000
Eingangsrechnungen pro Jahr. Von welchem
Belegaufkommen kann bei der
Angebotserstellung ausgegangen werden?
6 LB Aus wie vielen zu erfassenden Seiten besteht
eine Rechnung bei den Krankenhäusern der
Knappschaft im Durchschnitt?
Es ist von 95.000 Rechnungen auszugehen.
Das Verhältnis Rechnungen : Seiten beträgt ca. 1 : 2.
7 Kapitel B.I.5.3. der
Leistungsbeschreibun
g
Gemäß Kapitel B.I.5.3. der
Leistungsbeschreibung sind die Lieferung und
Installation von Serverhardware und -software
nicht vom Auftragnehmer zu erbringen. Gehen
wir Recht in der Annahme, dass auch die
Lieferung und Installation von Clienthardware
und -software (für das Einscannen der
Rechnungen und für die Nachbearbeitung nicht
automatisch erfasster Informationen) vom
Auftraggeber erbracht wird?
Die PC-Hardware incl. Betriebssystem werden vom
Auftraggeber bereitgestellt. Die Anwendungssoftware, wie z.B.
Scan-Applikation ist vom Auftragnehmer zu liefern

Öffentliche Ausschreibung
Rückfragentool
8 Kapitel A.2.6 der
Bewerberunterlagen
Gemäß Kapitel A.2.6 des Dokuments
Bewerberunterlagen beträgt die Vertragslaufzeit
4 Jahre ab Auftragserteilung. In Kapitel 5.2 des
Dokuments Anlage 5 EVB-IT-Vertrag wird
demgegenüber eine Vertragslaufzeit von 5
Jahren bzw. 60 Monaten definiert. Welche
Vertragsdauer ist vom Auftraggeber
vorgesehen?
Im EVB-IT fordern wir die Systemserviceleistungen von 60
Monaten. Der Gesamtvertrag über die Beschaffung einer
Systemlösung für eine automatisierte
Rechnungseingangsbearbeitung bestehend aus den
Komponenten: Scannen, Klassifizieren, Daten extrahieren,
freigeben, monitoren und archivieren für die Standorte mit
unterschiedlichen Startzeitpunkten hat eine Laufzeit von 4
Jahren.
9 Bewerbungsunterlage
n und Anlage 5 EVB-
IT-Vertrag
In den Dokumenten „Bewerbungsunterlagen“
Kapitel B.I.5.2 und Anlage 5 EVB-IT-Vertrag
Kapitel 5.1.1.2 und 14.4.1 wird pauschal eine
Wiederherstellungszeit von 8 Stunden gefordert.
Gehen wir Recht in der Annahme, dass diese
Wiederherstellungszeit, die für
betriebsverhindernde Mängel gilt, bei anderen
Mängeltypen erhöht werden kann? So wäre es
beispielsweise in Ordnung kleinere grafische
Anzeigefehler (anderer Schrifttyp, andere
Farbgebung etc.) erst nach mehreren
Tagen/Wochen zu beheben?
Wiederherstellung bedeutet nicht Fehlerbehebung;
Wiederherstellung bedeutet, dass ggf. Daten-
/Dokumentensicherungen zurückgespielt und am definierten
Wiederaufsetzpunkt weitergearbeitet werden können.
Vgl auch Kap. 4 der AGBs des EVB IT.

Öffentliche Ausschreibung
Rückfragentool
10 Kap.4.3.5 in den Bewerbungsunterlagen wird (z.B. auf S.
12) davon gesprochen, dass die einzuführende
Lösung „die langzeitstabile, revisionssichere
Ablage“ … „zu „ermöglichen“ habe. Beim
Leistungsumfang ist u.a. von der „Standard-
Software-WORM-Lösung“ (S. 30) und in den
SLA (S. 33) vom „DMS“ die Rede.
Für uns geht daraus nicht ganz eindeutig hervor,
ob die Lieferung und Einführung einer solchen
Lösung (Kap. 4.3.5) lediglich allgemein bei den
Krankenhäusern geplant ist oder explizit von uns
als Anbieter auf diese Ausschreibung gefordert
wird.
Frage hierzu: Gehört die Lieferung und
Einführung einer Langzeit-Archivierungslösung
bzw. eines DMS zu dem von uns zwingend
geforderten Leistungsumfang?
11 Anlage 5 EVB-IT
Vertrag
An dem EVB-IT Systemvertrag sind
Änderungen/Einschübe vorgenommen worden.
Dürfen wir davon ausgehen, dass alle
Änderungen deutlich kenntlich gemacht wurden,
z.B. durch Unterstreichungen?
Im Rahmen dieses Projektes soll eine zentrale Lösung für alle
Häuser zur Aufbewahrung von kaufmännischen Dokumenten
mit eingeführt werden (4.3.5) . Da das Produkt
zukunftsorientiert sein soll, werden einige DMS bezogene
Anforderungen im Anforderungskatalog abgefragt und
bewertet.
Ja. Änderungen sind durch Unterstreichungen, Ankreuzfelder
oder Tabelleneinträge erkennbar.
12 Anlage 5 EVB-IT
Vertrag
Wir gehen davon aus, dass der beigefügte EVB-
IT Systemvertrag nur noch um die
bieterspezifischen Daten sowie die Preise
angepasst wird. Sehen wir dies so richtig?
Die Annahme ist korrekt.

Öffentliche Ausschreibung
Rückfragentool
13 Anlage 5 EVB-IT
Vertrag
Wir gehen davon aus, dass für alle gesetzlichen
und vertraglichen Schadens-, Freistellungs- und
Aufwendungsersatzansprüche des
Auftraggebers die Regelungen gemäß Ziffer
15.1 – 15.4 EVB-IT System gelten. Haben wir
dies so richtig verstanden?
Andernfalls bitten wir um Mitteilung, wo ggfls.
Abweichendes gelten soll.
Die Annahme ist korrekt.
14 Leistungsbeschreibun
g
Die Ausschreibungsunterlagen enthalten
verschiedene Regelungen, wonach der
Auftragnehmer etwas zusichert, garantiert oder
sicherstellt. Soweit in den Unterlagen
„Garantien“, „Zusicherungen“, „Sicherstellungen“
etc. genannt werden, gehen wir davon aus, dass
es sich um reine Leistungsbeschreibungen und
nicht um Garantien und / oder Zusicherungen im
Sinne des Gesetzes handelt. Gehen wir zu
Recht in der Annahme davon aus, dass der
Auftragnehmer keine Garantien im Rechtssinne
übernimmt?
Die Annahme ist korrekt.
15 einzureichende
Unterlagen
Aus unserer Sicht bestehen Unstimmigkeiten in
Bezug auf die geforderten einzureichenden
Unterlagen. So weicht z.B. der Umfang der
gemäß Anlage 9 einzureichenden Unterlagen
von denen der Ziffer A 3.4.3 der
Bewerbungsbedingungen mit Verweis auf
Anlage 10 ab. Wir bitten daher um Aufklärung.
Hinweis Änderung
Der Einwand ist berechtigt.Die Ziffer A 3.4.3 der
Bewerbungsbedingungen ist wie folgt zu ändern: Dem Angebot
sind die in der Anlage 9 aufgeführten Erklärungen/Anlagen
zwingend beizufügen und zu unterschreiben.

Öffentliche Ausschreibung
Rückfragentool
16 Rangfolgen An mehreren Stellen der
Ausschreibungsunterlagen sind Rangfolgen
angegeben, so z.B. unter Ziffer A 3.1, 4, B II 1
der Bewerbungsbedingungen und Ziffer 1.3.1
des EVB-IT Systemvertrags. Wir bitten um
Erläuterung/Klarstellung, was wie gelten soll.
Die Rangfolgen in den Bewerbungsbedingungen gelten für die
"Angebotsphase". Nur wenn der EVB IT Vertrag geschlossen
wird, gelten für die entstehende Geschäftsbeziehung die
Unterlagen in der Rangfolge, wie sie im EVB IT Vertrag
ausgewiesen wurden.
17 Anlage 5 EVB-IT
Vertrag
18 Kap.4.3.5/ Rückfrage
zu Antwort Nr.10
Gemäß Ziffer 1.3.1 des EVB-IT Systemvertrags
wird im Rahmen der Rangfolge auch auf eine
Ziffer 6 verwiesen. Eine solche ist nicht
aufgeführt. Wir bitten auch hier um Erläuterung.
Zu Ihrer Antwort auf die unter der lfd. Nr. 10
geführte Frage im Rückfragentool hätten wir
noch eine Nachfrage:
Wir interpretieren Ihre Antwort so: Die
anzubietende Lösung soll zwar entsprechende
Systeme zur Langzeitarchivierung bestmöglich
unterstützen und keinen Weg verbauen. Im
Rahmen der Ausschreibung soll aber kein
System zur Langzeitarchivierung (ECM/DMS)
angeboten werden. Ist diese Interpretation
richtig?
Hinweis Änderung
Der Einwand ist berechtigt. Unter Ziffer 1.3.1 des EVB-IT
Systemvertrages ist im Rahmen der Rangfolge die Ziffer 6 zu
streichen.
Die Annahme ist korrekt.

Öffentliche Ausschreibung
Rückfragentool
19 Kapitel 5.2 der
Leistungsbeschreibun
g
g
enthält einige Informationen, die im Widerspruch
zu Informationen an anderer Stelle der
Leistungsbeschreibung stehen bzw. für den
Ausschreibungsgegenstand nicht von
Bedeutung sind.
1.1 Können wir davon ausgehen, dass die
Forderung „Proaktives Management (7*24*365)
zu den Systemen“ auf die vorliegende
Ausschreibung nicht zutrifft bzw. für den
Ausschreibungsgegenstand nicht relevant ist?
1.2 Das Kapitel enthält 2 widersprüchliche
Angaben zu den gewünschten Servicezeiten.
Welche Servicezeiten möchte die Knappschaft
realisieren, „5*8“ oder „Mo.-Fr. (werktags) 07.00
Uhr bis 18.00 Uhr“?
1.3 Können wir davon ausgehen, dass die
Angabe „Garantierte Verfügbarkeit 99,99%“ für
den Ausschreibungsgegenstand nicht relevant
ist, da dieser sich auf die (Server-)Hardware
bezieht, die von der Knappschaft bereitgestellt
wird?
1.4 Können wir davon ausgehen, dass die
Angaben „ Berechnungsgrundlage User Help
Desk außerhalb der Regelzeiten“ und
„Berechnungsgrundlage Technikereinsatz
außerhalb der Servicezeiten“ für die
Ausschreibung nicht relevant sind?
1.5 Es besteht ein Widerspruch zwischen der
zu 1.1) Die Annahme ist korrekt. Die Forderung betrifft die
Ausbaustufe DMS
zu 1.2) 5*8
zu 1.3) Die Annahme ist korrekt.
zu 1.4) Die Annahme ist korrekt.

Öffentliche Ausschreibung
Rückfragentool
1.5 Es besteht ein Widerspruch zwischen der
Definition der Fehlerprioritäten/-level in Kapitel
5.2 (Die Einordnung in Fehlerprioritäten/-level ist
abhängig von der Anzahl der betroffenen
Benutzer + Es werden Reaktionszeiten von 0,5h
/ 1h / 4 h gewünscht) und der Definition der
Fehlerprioritäten/-level im EVB-IT Systemvertrag
in den Kapiteln 5.1.1.2 und 14.4.1 (Die
Einordnung in Fehlerprioritäten/-level ist
abhängig vom Fehlerausmaß + Es werden
Reaktionszeiten von 0,5h / 1h / 3h gewünscht).
Im Hinblick auf die Einordnung der
Fehlerprioritäten/-level würden z.B. kleinere
grafische Einzeigefehler, von denen alle
Benutzer betroffen sind, entweder der
Fehlerpriorität 1 (gemäß Definition in Kapitel 5.2
der Leistungsbeschreibung) oder der
Fehlerpriorität 3 (gemäß Definition im EVB-IT
Systemvertrag) zugeordnet werden. Können wir
davon ausgehen, dass die gewünschten
Fehlerprioritäten/-level der Definition im EVB-IT
Systemvertrag entsprechen, da diese für den
zu 1.5) Die Annahme ist korrekt.

Öffentliche Ausschreibung
Rückfragentool
20 Bieterfrage 9 Gehen wir bei der Antwort auf die Bieterfrage 9
recht in der Annahme, dass nur für Fehler der
Priorität 1 eine Wiederherstellungszeit von 8h
gewünscht wird?
Bei Fehlern der Prioritäten 2 und 3 ist das
System per Definition weiterhin lauffähig und
eine Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft
(inkl. Zurückspielen von Daten-
/Dokumentensicherungen und Möglichkeit zum
Weiterarbeiten am definierten
Wiederaufsetzpunkt) nicht erforderlich. Bei
Fehlern der Prioritäten 2 und 3 ist demnach also
eine längere Fehlerbehebungszeit als 8 Stunden
für die Knappschaft in Ordnung?
Hinweis Änderung und Austausch
Die Punkte 5.1.1.2,14.4.1 und 17.8 der Anlage 5 EVB IT
Systemvertrag werden wie folgt geändert:
1=Betriebsverhindernder Mangel: Systemstillstand bzw.
Funktionale Einschränkungen, die das Arbeiten stark
behindern
2= Betriebsbehindernder Mangel: funktionale
Einschränkungen, die mittels Workaround umgangen werden
können
3= Leichter Mangel: kleinere Fehler, die das Arbeiten funktional
nicht behindern.
Für die Fehlerklasse 2 wird eine Fehlerbehebungszeit von
max.16 Stunden und für die Fehlerklasse 3 von max.24
Stunden akzeptiert.
Bitte tauschen Sie die Anlage 5 evb_ it_ systemvertrag
gegen die neue Anlage 5 evb_ it_systemvertrag_ 12122013
aus.

Öffentliche Ausschreibung
Rückfragentool
21 Kap.3.1 der
Leistungsbeschreibun
g
Können wir davon ausgehen, dass die
Bieterfragen
und die Antworten auf die Bieterfragen die
Anforderungen der Leistungsbeschreibung bzw.
der
Bewerbungsunterlagen konkretisieren und damit
rechtlich höherrangig sind? Wie in Kapitel 3.1
der
Leistungsbeschreibung dargestellt, wären
dementsprechend bei eventuellen
Widersprüchen
zwischen den Bieterfragen/den Antworten auf
die
Bieterfragen und dem EVB-IT Systemvertrag die
Informationen aus den Bieterfragen/Antworten
auf
die Bieterfragen höherrangig?
Die Annahme ist korrekt

Öffentliche Ausschreibung
Rückfragentool
22 Pflege /Wartung Für die Einhaltung der von der Knappschaft
gewünschten Wiederherstellungs- und
Reaktionszeiten bei Pflege/Wartung sind einige
Rahmenbedingungen zu definieren.
Ist es in Ordnung, wenn diese
Rahmenbedingungen im Rahmen des
Dokuments „Beschreibung des Lizenzmodells“
ergänzt werden, oder sollen diese in einem
eigenen Dokument eingereicht werden?
Kann davon ausgegangen werden, dass diese
Rahmenbedingungen als Konkretisierung der (in
Leistungsbeschreibung/Bewerbungsunterlagen
und EVB-IT Systemvertrag dargestellten)
Anforderungen der Knappschaft im Falle der
Zuschlagserteilung rechtlich gleichrangig mit
diesen sind?
Von den Bietern sind keine Rahmenbedingungen zu definieren.

Öffentliche Ausschreibung
Rückfragentool
23 Frage 10/ Frage 18 Gemäß Kapitel 5.1.1 der Leistungsbeschreibung
umfasst der Leistungsumfang des
Auftragnehmers:
Lieferung der erforderlichen Software-Module für
Test-/Schulungs- und Produktivsystem, inkl.
erforderlicher Zusatzkomponenten, wie z.B.
Scanner-Hardware, DBRuntime-Lizenzen und
Standard-Software-WORM-Lösung (zunächst
für 1 TB), incl. Produktdokumentation.
Gemäß den Antworten auf die Bieterfragen 10
und 18 soll eine Standard-Software-WORM-
Lösung bzw. ein revisionssicheres
Langzeitarchiv nun kein Bestandteil des Liefer-
/Leistungsumfang sein, richtig?
Können wir davon ausgehen, dass
dementsprechend auch keine separaten
Datenbank-Runtime-Lizenzen im Lieferumfang
enthalten sein sollen, da gemäß der Darstellung
in Kapitel 4.4.1.1 bereits MS SQL Server
2008/2012 R2-Datenbanken bei der
Knappschaft vorhanden sein sollten, auf denen
24 Anlagen Müssen Anlagen, die für uns nicht relevant sind
mitgeschickt und als nicht relevant
gekennzeichnet
werden?
Gemäß Pkt. I.1 Leistungsbestimmung wird die langzeitstabile,
revisionssichere Ablage der Rechnungsdokumente als MUSS
gefordert. Sofern der Lösungsvorschlag des Anbieters auf
einer WORM-Lösung aufsetzt, ist dies mit anzubieten. Sofern
die anzubietende Lösung komplett innerhalb von SAP
ablauffähig ist und somit auf der SAP-Datenbank (DB2)
aufsetzt, sind keine weiteren Datenbank-Lizenzen anzubieten.
Benötigen hingegen Zusatzkomponenten eine zusätzliche
Datenbanklizenz, so ist diese als Runtime-Lizenz mit
anzubieten. Unter Punkt 4.4.1.1 wird die derzeitige IT-
Infrastruktur der KIT beschrieben und benennt lediglich die
Präferenz der Datenbank. Im Übrigen wird auf die
Bieterfrage/Antwort 30 verwiesen.
Nein

Öffentliche Ausschreibung
Rückfragentool
25 Punkt 3.6.1 der
Bewerbungsbedingun
gen
Was ist genau mit der fachlichen Beschreibung
des
Einführungsplans gemeint (Punkt 3.6.1 aus den
Bewerbungsbedingungen)?
Auf Teil B der Leistungsbeschreibung Punkt 6 Qualität wird
verwiesen.
26 Anlage 1 In der Anlage 1, Register 6 FachAdmin Punkt
59: Es sollen aus Microsoft Exchange heraus E-
Mails archiviert werden.
Um wie viele Postfächer handelt es sich?
In Ausbaustufe 1 sollte pro Standort ein Postfach
für den elektronischen Rechnungsempfang vorgesehen
werden, optional bis 225 Mailboxen für die Endanwender. Dies
setzt voraus, dass die Endanwender die zur Rechnung
gehörenden Mails direkt aus Outlook heraus ablegen können.
27 Anlage 1 In der Anlage 1, Register 6 FachAdmin Punkt
46: „Vergabe von Zugriffsrechten kann an
benutzerspezifische Sicherheitsfreigaben
gebunden sein, die mit entsprechenden
Vertraulichkeitsstufen für Objekte verknüpft
sind.“
Hier bitten wir um nähere Erläuterungen.
Insbesondere beim Vertragsmanagement muss
es möglich sein, Dokumente mit entsprechenden
Vertraulichkeitsstufen (Attribute) auszustatten und diese
sowohl beim Zugriff auf das Dokument als auch im Workflow
entsprechend zu berücksichtigen. Weiteres Beispiel ist die
Berücksichtigung von Betragsgrenzen bei der
Rechnungsfreigabe etc.

Öffentliche Ausschreibung
Rückfragentool
28 Funktionaler
Anforderungskatalog
zur
Leistungsbeschreibun
g
Bearbeitung und
Recherche
2.1_Rechnungseinga
ngsbuch
Das Anstarten eines Freigabe-Workflows soll Die Annahme ist korrekt.
zunächst manuell durch den/die Mitarbeiter(in) in
der Wirtschaftsabteilung oder Buchhaltung
erfolgen und erst zu einem späteren Zeitpunkt
auch automatisiert werden. Soll das
automatisierte Anstarten des Freigabe-
Workflows bereits im Projekt konzipiert werden?
29 Funktionaler
Anforderungskatalog
zur
Leistungsbeschreibun
g
2.2_Workflow
Zur Überwachung von Terminen und Fristen soll
es möglich sein, entsprechende
Bearbeitungszeiten sowohl statisch als auch
dynamisch zu definieren und bei
Fristüberschreitung eine vordefinierte Aktion
(z.B. Erinnerungsmail, Rücksendung an
vorherigen Bearbeiter, etc.) automatisiert
auszulösen. Wie sollen die Bearbeitungszeiten
definiert werden?
Die Bearbeitungszeiten müssen einerseits als fixe Termine
- konkretes Datum (Monats-/Quartals-/Jahresende) oder
- Vergabe eines fixen Datums bei manuellem Anstoss bzw.
Änderung im Workflow
- Berechnung anhand des Scandatums + x Tage
anderseits aber auch dynamisch errechnet werden können,
z.B. Rechnungsdatum + Skontofrist.
Die konkrete Umsetzung wird dann im Rahmen der
Feinkonzepterstellung definiert.

Öffentliche Ausschreibung
Rückfragentool
30 Frage 10/ Frage 18
Es ist eine grundlegende (wahrscheinlich für alle
Anbieter) Frage entstanden, welche
wesentlichen Einfluss auf die Ausschreibung
hat:
die Frage danach, ob ein DMS/Archiv mit
angeboten werden soll, ist im Rückfragetool
einmal mit „Ja“ beantwortet worden
(Interpretation der Frage/Antwort Nr. 10)
und einmal mit „Nein“ (Interpretation der
Frage/Antwort Nr. 18).
Viele Fragen (auch MUSS-Kriterien) beziehen
sich jedoch auf ein DMS/Archiv-System.
Entfällt dies, ist die geforderte Leistung an
einigen Stellen nicht mehr zu erbringen. Dies
dürfte für alle Anbieter gelten, da diese
Funktionen nicht von SAP übernommen werden
können.
Diese Frage ist eindeutig zu beantworten, damit
keine Interpretationen mehr möglich sind.
Die Antworten zu den Fragen 10 und 18 werden wie folgt
klargestellt:.
Die Archivierungskomponente ( revisionssichere Ablage) bzw.
das "DMS/Archiv-System" ist lt. Punkt I.1 der
Leistungsbeschreibung (und Nr.6.60 des
Anforderungskataloges) ein MUSS-Kriterium und wie alle
anderen MUSS-Kriterien auch Gegenstand der Ausschreibung
und somit preislich zu berücksichtigen. Über die genannten
Elemente hinaus sind DMS-Funktionalitäten als SOLL-Kriterien
Teil der Ausschreibung und im Anforderungskatalog
entsprechend ausgewiesen. Je nach Verfügbarkeit gibt es
Punkte, die in die Bewertung einfließen. Wird ein SOLL-
Kriterium nicht erfüllt, ist das dafür vorgesehene Antwortfeld
"leer" zu lassen.
MUSS-Kriterien, die nicht von SAP übernommen werden
können, sind durch geeignete Zusatzmodule bereitzustellen.
31 LB Es ist nicht ersichtlich, ob für die
Apothekenbestellungen SAP-MM oder ein
anderes Produkt eingesetzt wird und nur die
abschließende Buchung in SAP-FI erfolgt.
Hier bitten wir um Klarstellung.
Die Bestellungen aus der Apotheke laufen über
SAP-MM. Nur die Apothekenrechnungen welche keinen
Bestellbezug haben, laufen über SAP-FI.

Öffentliche Ausschreibung
Rückfragentool
32 Frage 20 Sofern für die Knappschaft bei Fehlern der
Prioritäten 2 und 3 eine längere
Fehlerbehebungszeit als 8 Stunden in Ordnung
ist,
können wir davon ausgehen, dass die Kapitel
5.1.1.2 und 14.4.1 im EVB-IT Systemvertrag vor
dem endgültigen Vertragsschluss entsprechend
adaptiert werden?
vgl. Antwort zu Frage 20
33 Bieterfrage 22 Für die Einhaltung einer Wiederherstellungszeit
von 8 Stunden bei Fehlern der Priorität 1 (und
der geforderten Reaktionszeiten) sind bestimmte
(v.a. technische) Voraussetzungen erforderlich.
Hierzu zählen beispielsweise regelmäßige
Sicherungen der Installationsverzeichnisse,
Anforderungen an die eingesetzte Hardware etc.
Wo bzw. in welcher Form können die
entsprechenden Voraussetzungen definiert
werden?
Können wir davon ausgehen, dass diese
Voraussetzungen als Konkretisierung der (in
Leistungsbeschreibung/Bewerbungsunterlagen
und EVB-IT Systemvertrag dargestellten)
Anforderungen der Knappschaft im Falle der
Zuschlagserteilung rechtlich gleichrangig mit
diesen sind?
Die Rahmenbedingungen sind in der Leistungsbeschreibung
unter Pkt. 4.4.1.1.1 Ausfallsicherheit, und 4.4.1.1.2 Backup &
Recovery beschrieben. Von den Bietern sind keine
Rahmenbedingungen zu definieren.
34 BewerbungsunterlagenIst die Deutsche Rentenversicherung als Träger
der Krankenhäuser dazu bestellt, Aufgaben der
öffentlichen Verwaltung wahrzunehmen und
handelt es sich deshalb bei den
Berufsgeheimnisträgern um Amtsträger?
Wir weisen darauf hin, dass Vertragspartner
vorliegend die KIT Services GmbH, eine
Beteiligungsgesellschaft der Deutschen Rentenversicherung
Knappschaft-Bahn-See, ist.

Öffentliche Ausschreibung
Rückfragentool
35 BewerbungsunterlagenWerden die Mitarbeiter, die die Möglichkeit der
Kenntnisnahme von personenbezogenen Daten
erhalten, förmlich nach dem VerpflG
verpflichtet? Wer ist die dafür zuständige Stelle?
Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen
vorliegen, kommt eine Verpflichtung nach dem VerpflG in
Betracht. Im Übrigen wird auf Anlage 7 verwiesen.
36 BewerbungsunterlagenSind die Voraussetzungen von § 13 Abs. 7 des
saarländischen Krankenhausgesetzes und § 7
des Gesetzes zum Schutz personenbezogener
Daten im Gesundheitswesen für NRW
vorliegend gegeben?
Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass wir in dem
vorliegenden Verfahren keine Rechtsauskünfte solcher Art
geben. Im Übrigen wird auf Anlage 7 verwiesen.
37 Fristverlängerung Ist eine Verlängerung der Angebotsfrist möglich? Nach hausinterner Abstimmung wird einer Verlängerung der
Angebotsfrist nicht zugestimmt.

Öffentliche Ausschreibung
Rückfragentool
38 Kapitel 5.1.1: Gemäß Kapitel 5.1.1 soll der Leistungsumfang
eine Standard-Software-WORM-Lösung
(zunächst für 1 TB) umfassen. Hierzu folgende
Fragen:
1. Was versteht die Knappschaft unter dem
Begriff Standard-Software-WORM-Lösung? Ist
damit ganz allgemein ein revisionssicheres
Archiv gemeint, oder beispielsweise die
Archivierung im Rahmen einer „Jukebox“ etc.?
1. Mit Standard-Software-WORM-Lösung ist eine
hardwareunabhängige Archivlösung gemeint, die es ermöglicht
einmal geschriebene Dateien innerhalb der definierten
Aufbewahrungsfrist nicht mehr verändern, löschen oder
überschreiben zu können. (WORM = Write once read many).
2. Welche Hardware wird von der Knappschaft
für die WORM-/ bzw. Archivierungs-Lösung
bereitgestellt?
3. Welche konkreten Anforderungen stellt die
Knappschaft an die WORM-/ bzw. Archivierungs-
Lösung?
2.File Server Microsoft DFS basierend auf Windows Server
2012.
3.- Speicherung im Ursprungsformat, sowie in einem
langzeitstabilen Format (PDF/a)
- Unterstützung des Single-Instance-Verfahrens
- Nutzung vorhandener Fileserver-Kapazitäten
- Replikation der Dateien
- SnapLock-vergleichbare Funktionalität
- Mandantentrennung (siehe Pkt. 4.3.6 der
Leistungsbeschreibung)
4. Soll das Archiv als Hochverfügbarkeitssystem
ausgelegt werden, beispielsweise über einen
Active-Passive-Cluster?
4. ja

Öffentliche Ausschreibung
Rückfragentool
5. Wie viele SAP-Systemumgebungen hat die
Knappschaft im Einsatz, in die die angebotene
Lösung integriert werden soll
(Produktionsumgebung, Testumgebung,
Schulungsumgebung, etc.)
6. Wird die Systemumgebung von der
Knappschaft selbst betrieben, oder von einem
externen Unternehmen gehostet?
5. Es sind das Produktivsystem und das Testsystem im
Einsatz. wir haben die Applikationsserver auf AIX (V. 7.1) und
die Datenbank auf DB2 - z/OS (derzeit V10). Die Produktion
und das Testsystem liegen AIX-seitig auf unterschiedlicher
Hardware. Die Datenbanken liegen auf einem Großrechner,
aber in unterschiedlichen LPARs
6. Das SAP System wird in und vom Rechenzentraum der
Knappschaft betrieben.

Öffentliche Ausschreibung
Rückfragentool
39 DAT-Dateien“
(Seite 12 (B.I.1., Abs.
2) und S. 15 (3.2.1.
Abs. 3)):
Können Sie uns ein Muster der DAT-Datei oder
eine
Beschreibung des Dateiaufbaus zur Verfügung
stellen?
Musterdatei Buttkereit
01;201002421
02;1070000410;20100621;000000319.48;EUR;1900;00000000
0003;R;
03;304504050700011;00010
;00000500.000;000000098.00;1070004378;20070329;1900
03;304504050700020;00020
;00000250.000;000000098.00;1070004469;20070329;0700
03;304504050700020;00030
;00000500.000;000000098.00;1070004469;20070329;0000
99;201002421;00006
Satzart "02"
- 'R'. "Rechnung
- 'G'. "Gutschrift
- 'B'. "NachBelastung
- 'E'. "Nachentlastung
1900; 0007; 0000.. MWST Kennzeichen
40 DAT-Dateien“
(Seite 12 (B.I.1., Abs.
2) und S. 15 (3.2.1.
Abs. 3)):
Soll auch für die Rechnungen ein Workflow
möglich
sein, die über ein Datenaustauschverfahren
(DAT-Dateien) eingehen?
Das für die Firmen VOSS und Buttkereit implementierte
Verfahren „Import der DAT-Datei aus Fileverzeichnis“ und
Verarbeitung mit einem speziellen ABAP-Programm soll auch
zukünftig beibehalten werden. Ein Workflow ist für diese
Dateien nicht geplant.

Öffentliche Ausschreibung
Rückfragentool
41 DAT-Dateien“
(Seite 12 (B.I.1., Abs.
2) und S. 15 (3.2.1.
Abs. 3)):
42 DAT-Dateien“
(Seite 12 (B.I.1., Abs.
2) und S. 15 (3.2.1.
Abs. 3)):
43 Konsiliar-Rechnungen
(S. 26 ff, 4.3.8)
Können Sie uns bitte den SAO-Objekttyp
nennen,
der beim Import der DAT-Dateien entsteht?
Wird der beim Import der DAT-Dateien
entstehende
Beleg zunächst vorerfasst oder gleich
vollständig gebucht?
In welchem System befindet sich die
Patienten-Verwaltung?
Die Dateien gehen per Mail ein und werden in ein
Fileverzeichnis geschrieben und von dort aus ins
SAP importiert. Damit sie nicht doppelt eingelesen
werden, wird lediglich eine Datei mit der Dateiendung
END erzeugt.
Es sind beide Varianten im Einsatz. Die DAT
Dateien der Firma Buttkereit werden sofort gebucht. Die
Rechnungen der Wäschereischnittstelle werden vorerfasst.
Die Patientenverwaltung ist in IS-H angesiedelt.
44 Konsiliar-Rechnungen
(S. 26 ff, 4.3.8)
Enthalten die Arztrechnungen nur eine Kennzahl
(Fallzahl) oder mehrere?
Es sind Rechnungen für einzelne Patienten aber
auch Sammelrechnungen möglich.
45 WORM-Lösung
(S. 30, 5.1.1. erster
Unterpunkt)
46 Anlage 1, Register
Bearbeitung-
Recherche
Auf welcher Storage sollen die Belege
gespeichert
werden?
Nr. 47
o Wir gehen davon aus, dass es sich bei der
beschriebenen „hinterlegte Aufbauorganisation“
um eine Standard SAP Aufbauorganisation auf
dem produktiven SAP System (nicht in einem
externen SAP System o.ä. hinterlegt) handelt.
Ist das korrekt?
vgl. Antwort zu Frage 38 Nr.2,
File Server Microsoft DFS basierend auf Windows Server 2012.
Die Abteilung des Users wird aktuell in SAP Feld
DEPARTMENT im Benutzerstamm gepflegt, hat bisher jedoch
keine Verwendung und kann für eine Aufbauorganisation
innerhalb von SAP verwendet werden.

Öffentliche Ausschreibung
Rückfragentool
47 Anlage 1, Register
Bearbeitung-
Recherche
Nr. 51
Die Auszahlungsanordnung wird in Bochum z.B zur
o Nach Durchsicht der Leistungsbeschreibung Überweisung der Reisekostenabrechnung aus der
(Kapitel 3.2.7 und 3.2.8) gehen wir davon aus, Personalstelle, Buchung von Studien auf Kreditoren incl.
dass es sich um im Original verarbeitete bzw. für Rechnung der beigefügten Rechnung der Fachabteilung
einen Buchungsprozess (Buchungsanordnung) verwendet. Eine Stapelverarbeitung ist hierbei nicht nötig, da
und einen Zahlungsanweisungsprozess es nur wenige Rechnungen betrifft.
(Auszahlungsanordnung) manuell
Die Buchungsanordnung ist in Bochum für alle Rechnungen
zusammengefasste Rechnungen handelt, die des Hauses verwendet worden z.B. alle Rechnungen des
mit entsprechenden „Deckblättern“ in
Einkaufs eines Tages wurde mit der Buchungsanordnung als
Fachbereichen manuell (in Papierform) zu Deckblatt an die Finanzabteilung weitergeleitet. Auf Grund
verarbeiten sind. Hierfür können Funktionen einer Umstrukturierung innerhalb der Abteilung ist die
zum „späten Erfassen“ in SAP im Standard Buchungsanordnung zum 01.12.2013 abgeschafft worden. In
genutzt werden. Unter Nummer 51 (Bearbeitung- den Saarländischen Standorten sind beide Formulare noch im
Recherche) der Anlage 1 wird beschrieben, dass Einsatz.
ggf. Freigabeschritte für „Buchungsanordnung“
und „Auszahlungsanordnung“ vorzusehen sind.
Soll eine Umsetzung der besonderen
Bearbeitungsformen (Verarbeitung mehrerer
Rechnungen/Belege im Stapel) innerhalb des
elektronischen Workflows erfolgen oder wird die
beschriebene Bearbeitungsform entfallen
(dargestellt sind Formblätter für das
Knappschaftskrankenhaus Bochum –
Umsetzung ist zum 01.01.2015 geplant)?
48 Anlage 1, Register
Bearbeitung-
Recherche
Nr. 52
o Wir gehen davon aus, dass eine Email-
Benachrichtigung (Standardfunktionsumfang der
Lösung) einen Link zur Anmeldung des Users
enthalten soll. Ist das korrekt?
Die Annahme ist korrekt. Es sollte jedoch die Möglichkeit
bestehen, dass SingleSignOn anzubinden, so dass es bei
jedem Klick auf den Link nach Kennwort eingegeben werden
muss.

Öffentliche Ausschreibung
Rückfragentool
49 Anlage 1, Register
Bearbeitung-
Recherche
50 Kap.5.1 der
Leistungsbeschreibun
g
Nr. 55
o Was ist konkret in Bezug auf
„Freigabeprozesse“ mit „Einbeziehung einer
elektronischen Signatur“ gemeint?
Hinweis Änderung
Das einzuführende System sollte über die generelle
Möglichkeit zur Einbindung einer digitalen Signatur verfügen,
um diese in weiteren Freigabeprozessen, sofern erforderlich,
nutzen zu können. Für den Rechnungsfreigabeprozess ist
diese nicht erforderlich.
Bei der letzten Vorstandssitzung der KIT haben die
Verwaltungsdirektoren entschieden, dass sich die unter „5.1
Allgemeine Beschreibung des Leistungsumfangs“
beschriebene Reihenfolge der Einführungstermine ändern wird.
Der Beschluss ergab, dass das Klinikum Saar das Pilothaus für
dieses Projekt sein wird. ( 01.07.2014)