01(04)09

Protokoll der Vorstandssitzung des Fördervereins 01(4)2009
Förderverein: Protokoll der Vorstandssitzung vom 05.01.2009
Anwesende: Hr. Lehmann, Fr. Klee, Hr. Mehlhase, Fr. Pagel, Fr. Scheffler, Frau Urban
Fr. Dr. Rosentraeger-Subklew, Fr. Lenke-Beck (später), Fr.Reimann
Gäste:
Fr.Hüfler, Fr. Zweiniger, Herr Lucchesi, Hr. Schultze, Hr. Woitalla, Hr. Swatek,
Fr. Marhoff, Fr. Makredis, Fr. Vogel, Hr. Jähnig
Tagesordnung
Öffentlicher Teil
1. Begrüßung (Herr Lehmann)
2. Protokollkontrolle
3. Auswertung der Weihnachtskonzerte
4. Post und Anträge mit Erläuterung
5. Aktivgruppe Chorkleidung
6. Vorbereitung Festkonzert
7. Sonstiges
8. Aktivgruppe Finanzen
Interner Teil
9. Abstimmung Anträge
10. Personelle Planung für die Neuwahl
Termin nächste FV- Sitzung
Top 1 Begrüßung (Hr. Lehmann)
Hr. Halank ist krank und kann nicht an der Versammlung teilnehmen.
Top 2 Protokollkontrolle (Fr. Reimann)
Herr Schultze wird erinnert die ausstehenden 2.000 € aus der Abrechnung der Tallinnreise an
den FV zu überweisen! Außerdem ist der Beleg für den 2. Teilbetrag der
Übernachtungskosten (Bankauszug) in Kopie dem FV zu übergeben.
Die Abrechnung der Reise des RKC nach Nevers und der Primaner nach Graz ist noch offen.
V: Ensembleleiter
Foto des neuen Vorstandes für FV-Seite muss gemacht werden!
Top 3 Auswertung der Weihnachtskonzerte
Alle Weihnachtskonzerte der Schule waren sehr erfolgreich und gut organisiert. Eventuell
sollte der Konzertumfang in Zukunft überdacht werden. Bis auf das sog. Schulkonzert am
12.12. wurden alle Konzerte als zu lang eingeschätzt, besonders das Konzert der 5.Klassen
mit dem Chor der Ehemaligen.
Es wurden gute Einnahmen erzielt, alle Konzerte waren kostendeckend. Das Konzert des
RKC’s im Konzerthaus am 26.12. war leider nicht so gut besucht. Hier wird in einer
gesonderten Arbeitsgruppe überlegt, wie die Besucherzahl erhöht werden kann, besonders
durch die Eltern und Verwandten. Ideen und Verbesserungen können an Hr. Schultze
herangetragen werden.
Niederschrift: 08.01.2009
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Offen ist noch der Eingang einiger Einnahmen, z.B. von den Primanern aus den Konzerten
vom 30.11. und 10.12.2008.
Die Schatzmeisterin erinnert daran, dass noch nicht alle Honorarverträge zurückgereicht
wurden, die genaue Höhe der Nebenkosten der Weihnachtskonzerte ist wegen erst heute
übergebener Rechnungen noch nicht genau berechnet.
Die Schatzmeisterin wird, wenn alle Einnahmen und Ausgaben aus den Weihnachtskonzerten
endgültig feststehen, eine genaue Abrechnung der Konzerte in der nächsten Sitzung vorlegen.
Frau Klee weist darauf hin, dass intern zwischen der Schulleitung und dem Fachbereich
Musik abgeklärt werden muss, welche Veranstaltungen sind Veranstaltungen der Schule, wer
ist berechtigt Honorarverträge zu machen, wenn die Schule der Auftraggeber/Veranstalter ist.
Grundsätzlich sind Konzerttermine der Schulensemble mit der Schulleitung abzustimmen,
auch wenn die Schule nicht der Veranstalter ist.
Herr Letz stellt eine CD vor, darauf sind je 4 Beiträge von jedem Ensemble. Die Aufnahmen
wurden bei den Weihnachtskonzerten gemacht. Nachdem sich die Ensembleleiter von der
Qualität der Aufnahmen überzeugt haben, soll an Hand eines Kostenangebotes entschieden
werden, in welcher Auflage die CD´s hergestellt werden sollen. Die Gestaltung sollte mit dem
FV abgestimmt werden. Eine Fertigstellung bis zum Festkonzert wäre wünschenswert.
Top 4 Post und Anträge
Internetabstimmung
1. Antrag: Fr. Gutjahr/ Antrag zur Herstellung von weiteren Kunstkalendern wegen des guten
Absatzes, nur Vorkasse, Einnahmen aus dem Verkauf gehen an den FV
Abstimmung: 10 x ja 0 x nein 0 x enthalten
Betrag: 343,48 Euro Überweisung Schatzmeisterin nach Vorlage der Rechnung
2. Antrag: Primaner/ Antrag für die Übernahme der Kosten zur Herstellung von
Präsentationsmappen für die Gewinnung von Sponsoren für die Koreareise
Abstimmung: 0 x ja 7 x nein 3 x enthalten
Betrag: 400,00 Euro Keine Aktivitäten der Schatzmeisterin
Begründung: Es steht noch nicht fest, ob die Reise zur Chorweltmeisterschaft nach Korea
stattfindet.
3. Antrag: Frau Brodersen/ Antrag für die Übernahme der Kosten für Schulmittagessen für
14 englische Austauschschüler, die das Händelgymnasium besuchen
Abstimmung: 10 x ja 0 x nein 0 x enthalten
Betrag: 41,60 Euro
Überweisung Schatzmeisterin nach Vorlage der Rechnung
Begründung: Es steht noch nicht fest, ob die Reise zur Chorweltmeisterschaft nach Korea
stattfindet.
4. Antrag: Fam. Sch*/ Antrag für die Übernahme von Kosten für die Reise der Shikamana
nach Spanien wegen besonderer sozialer Härte
Abstimmung: 7 x ja 0 x nein 3 x enthalten
Betrag: 300 Euro
Überweisung Schatzmeisterin an die Eltern
Niederschrift: 08.01.2009
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Abstimmungen in der FV-Sitzung
1.Antrag: Herr Schultze für RKC/ Übernahme von Honorarkosten für das Weihnachtskonzert
des RKC im Konzerthaus am 26.12.2008 ca. 8000 Euro gemäß vorliegenden
Finanzierungsplan. Die Einnahmen aus dem Konzert gingen schon an den FV.
Abstimmung: 9 x ja 0 x nein 0 x enthalten
Betrag: ca. 8.000 Euro
Überweisung Schatzmeisterin nach Vorlage der Rechnungen
Anmerkung: Honorarverträge vorlegen.
2.Antrag: Herr Lucchesi für alle Ensemble/ Übernahme der Buskosten für die Ensemblefahrt
nach Windisch Leuba und Rheinsberg im Februar
Abstimmung: 9 x ja 0 x nein 0 x enthalten
Betrag: ca. 5.000 Euro
Überweisung Schatzmeisterin nach Vorlage der Rechnung
3.Antrag: Herr Lucchesi für das JSO/ Übernahme der Kosten für den Erwerb von Noten
Nussknacker
Abstimmung: 9 x ja 0 x nein 0 x enthalten
Betrag: ca. 248 Euro
Überweisung Schatzmeisterin nach Vorlage der Rechnung
Anmerkung: Die im Haushaltsplan vorgesehene Summe für Notenmaterial ist noch nicht
ausgeschöpft.
4.Antrag: Herr Swatek / Vorschlag eine Ehrengästekarte für Hr. Lasch für das Festkonzert
am 16.03.2009 zur Verfügung zu stellen. Herr Lasch hat schon zahlreiche Bilddokumente von
Konzertereignissen der Primaner kostenfrei erstellt und zusammengestellt. Er hat außerdem
angeboten, Fotos während des Festkonzertes zu machen.
Abstimmung: 9 x ja 0 x nein 0 x enthalten
Betrag: 0,00
Keine Aktivitäten der Schatzmeisterin
Hinweis: Hr. Swatek bitte den Beschluss an Hr. Lasch weitergeben.
Top 5 Aktivgruppe Chorkleidung
Die Probekollektion wurde angefertigt.
Jetzt erfolgt die Anprobe, so dass die Bestellung festgelegt werden und dann der endgültige
Auftrag ausgelöst werden kann.
Die Fertigstellung zum Festkonzert muss vertraglich vereinbart und sichergestellt werden!
An Hand der Ergebnisse aus dem Aufmass und der Auftragssumme wird die Höhe der
Kaution für die einzelnen Chorkleidungsstücke festgelegt.
Alle Ensemblemitglieder, die eine neue Chorkleidung erhalten, bekommen auch einen neuen
Kautionsvertrag (Ausarbeitung des Formulars durch die Schatzmeisterin).
Innerhalb der Schule ist die Verwaltung der Chorkleidung zu organisieren, die Verwaltung
der Kautionsverträge könnte weiterhin durch Eltern erfolgen. (zur Zeit erfolgt die Verwaltung
der Chorkleidung und Verträge für die Chöre von Hr. Olberg durch Fr. Hüfler, die
Verwaltung der Kautionsverträge für die Chöre von Hr. Schultze durch Fr. Reimann, der
Chorkleidung durch Hr. Schultze).
Es ist außerdem zu entscheiden, ob die zur Chorkleidung (Jungs) zugehörigen Schlipse mit
verwaltet werden sollen oder an die Chormitglieder zum Herstellungspreis von 10 Euro
verkauft werden sollen.
Niederschrift: 08.01.2009
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Überlegt werden muss auch, was mit der alten Chorkleidung passieren soll und wie diese
weiter verwaltet werden kann, wenn sie z.B. als Zweitausstattung für Reisen oder
Wettbewerbe zur Verfügung stehen soll. Hier sollte jedes Ensemble für sich eine
Entscheidung treffen.
Offen ist weiterhin, ob die Chorkleidung ein gesticktes Logo erhalten soll, wenn ja, welches
und wo soll es platziert werden? Nach Meinung des FV müsste das Logo nochmals bemustert
werden. Einige FV- Mitglieder überlegen, ob vielleicht auch ein Sticker verwendet werden
sollte.
Top 6 Vorbereitung Festkonzert
Herr Lehmann organisiert den Termin für den Vertragsabschluss noch im Januar!
(Verantw.: Hr. Lucchesi, Fr. Klee, Hr. Lehmann)
Beantragung der GEMA- Gebühren (auch für die ev. Herstellung einer CD) durch Hr.
Lucchesi!
Einladung des Komponisten Brubeck durch Herrn Olberg und Fr. Zweiniger.
Einholung eines Kostenangebotes für einen Tontechniker (z.B. Herrn Franke) durch Hr.
Olberg. Hinweis: Ein Vater der 5. Klasse bietet auch Unterstützung beim Mitschnitt an.
Organisation des Buffets am 21.02. zum Probenwochenende unter Leitung von Frau
Reimann. Briefe an die Eltern vor Weihnachten gegangen. Hinweis zum Buffet wird Fr.
Scheffler auf die Internetseite des FV bringen!
Herr Swatek bereitet bis zum Elternabend Bestellzettel für das Konzert vor. Vorderseite mit
Plakatinhalt/ Rückseite Bestellangaben.
Fam. Scheffler hat den Vorschlag für das Plakat zur Ankündigung des Konzertes fertig. Der
Entwurf wird per E-Mail an alle verschickt und Fr. Scheffler bittet noch einmal ausdrücklich
besonders den FB Musik darum, das Plakat auf Fehler zu kontrollieren.
Gemeinsam wird beschlossen, 80 Exemplare max. A3 herzustellen. Die Plakate werden im
Sekretariat hinterlegt, die Ensembleleiter organisieren die Verteilung in den Musikschulen
und an anderen lukrativen Plätzen.
Über weitere Werbeaktionen (z.B. TwoTickets, Konzertführer, Ticket-online) wird im
Februar entschieden.
Eine kleine Menge Freikarten könnten noch bestimmten Sendern wie Klassikradio o.ä. zur
Verlosung zur Verfügung gestellt werden, als Werbezweck.
Frau Zweiniger berichtet, dass die Vorbereitungen für das Programmheft auf Hochtouren
laufen.
Herr Olberg wollte sich um den Kontakt mit dem Stiftungsrat kümmern.
Hr. Swatek prüft, ob die DKB wieder einen Anteil von Konzertkarten abnimmt.
Niederschrift: 08.01.2009
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Eine Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben, ein Finanzierungsplan muss noch
durch den FB Musik vorgelegt werden.
Aufstellung von Lehreraufsichten
V: Schulleitung
Top 7 Sonstiges
Gestaltung der FV-Seite:
Es wurde aktuell von dem Schulweihnachtkonzert berichtet. Weitere Beiträge konnten nicht
gebracht werden, weil keine Texte zur Verfügung standen, Bilder hätten geliefert werden
können. Hier fehlt immer noch das Interesse der Ensemblemitglieder über ihre Erfolge zu
berichten. Es wäre schön, wenn die Ensembleleiter die Kinder dahingehend motivieren
könnten.
Wirkung des FV bei den Schülern
Einige Schüler haben ihr Misstrauen zur der Arbeit des FV und zur Verteilung der FV- Gelder
ausgedrückt. Es wurde überlegt, wie man solchen Vorwürfen entgegen wirkt, wie man die
Arbeit transparenter gestaltet. Einige Vorschläge wurden diskutiert. Zunächst sollen Erfolge
an die Öffentlichkeit gelangen, z.B. dass das Geld für die neue Chorkleidung erwirtschaftet
wurde, u.a. durch die Einnahmen der Weihnachtskonzerte. Weiterhin sollen neue Eltern für
die FV-Arbeit gewonnen werden, Gäste wie zum Bsp. Eltern aus der GEV zu den
Versammlungen geladen werden, den Schülern mitgeteilt werden, wann bestimmte Projekte
in welcher Höhe unterstützt werden.
Tag der offenen Tür
Der FV wird mit einem Verkaufsstand präsent sein. Frau Pagel organisiert einen Beamer, so
dass eine von Herrn Lasch zusammengestellte DVD des Schulweihnachtskonzertes gezeigt
werden kann. Außer Fr. Dr. Ro.-Subklew nehmen alle Vorstandsmitglieder am Tag der
offenen Tür teil.
Top 8 Aktivgruppe Finanzen
Die Schatzmeisterin gibt einen ausführlichen Bericht zur Finanzlage.
Es gibt einige zweckgebundene Spenden für die Koreareise. Die Spender müssen darüber
aufgeklärt werden, dass die Reise nicht stattfindet und die Spende muss- wenn vom Spender
gewünscht- zurückgegeben werden. V: Fr. Zweiniger/ Fr. Ro.-Subklew
Es gibt ungeklärte Buchungen per Lastschrift. Keiner konnte diese Buchungen identifizieren.
Die Schatzmeisterin wird sich um Aufklärung kümmern.
Von Europa Cantat ist für die Reise des RKC nach Nevers ein Zuschuss von 10.000 Euro
eingegangen. Damit wird die notwendige Fördersumme des FV erheblich reduziert.
Bekanntmachung aus einer Schulung des Landesverbandes der FV:
Es können auch zweckgebundene Spenden, z. B. für Klassenfahrten, getätigt werden. Dabei
ist es wichtig, dass der Zweck der Bildung und Erziehung dient. Der Zweck darf nicht zu
allgemein formuliert werden, sondern es muss eine Zuordnung zu einem bestimmten Projekt
Niederschrift: 08.01.2009
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möglich sein. Bei Durchführung des Projektes kann der Betrag dann beim FV abgerufen
werden. Die Einzahlung des regulären Betrags für das Projekt, für die jeweilige Person,
müssen durch Kopie des Kontoauszugs belegt werden.
Der Einzug der Mitgliedsbeiträge wird vorbereitet.
Termin nächste Termin
Nächste öffentliche Sitzung des Vorstandes:
16.02.2009/ 18.30 Uhr / in der Schule
Anträge bis zum 02.02.2008 beim Förderverein vorlegen!
Protokollantin: Kerstin Reimann
Das Protokoll bedarf der Zustimmung auf der nächsten ordentlichen Vorstandssitzung.
Verteiler nur per e-Mail an: Teilnehmer, weitere Vereinsmitglieder und an die Ensembleleiter
Anmerkung zur Nummerierung von Protokollen: a(b)jjjj
a….laufende Nummer des Jahres 02.06.2008 Jahreshauptversammlung
b….laufende Nummer der Legislatur 16.09.2008 5 ( 1) 2008
jjjj Jahr 06.10.2008 6 ( 2) 2008
10.11.2008 7 ( 3) 2008
05.01.2009 1 ( 4) 2009
Niederschrift: 08.01.2009
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