Sponsoring/Pressearbeit/Werbung - Eltville

Barbara Lilje: 47 Jahre, verheiratet,
Verlagskauffrau und Diplom-Germanistin,
mit Stationen bei der Leipziger Volkszeitung,
Ullstein Berlin, beim Fränkischen Tag Bamberg
und bei der Frankfurter Rundschau,
seit 2009 bei der Stadt Eltville, zunächst als
Stabsstelle des Bürgermeisters, seit 2013
Fachbereich Stadtentwicklung, Kultur und
Ehrenamt
Manfred Diehl, 66 Jahre,
ML bei einem amerik. Computerhersteller
Chefredakteur bei einer Computerzeitschrift
Inhaber Agentur für Marketing
Seminare, Pressearbeit
2

mal angenommen, dieser Workshop
wäre für Sie ein voller Erfolg,
woran würden Sie das festmachen?
wie wollen wir dieses Ziel erreichen?
6

Wofür steht E³ ?
E hrenamtliches
E ngagement für
E ltville am Rhein
www.eltville.de/soziales/ehrenamtsbuero_stadt_eltville.html
freitags von 14 bis 17 Uhr
oder nach tel. Absprache: 06123 701772
E-Mail: ehrenamt@eltville.de
7

politisch neutrale Haltung
keiner Partei und keinem kommunalen Mandatsträger
unterstellt
Die Arbeit ist auf alle Stadtteile gleichermaßen ausgerichtet.
Die Bürger und Bürgerinnen aller Stadtteile werden bei der
Suche nach EhrenamtsPaten mit einbezogen.
8

Wer steht dafür ?
Ehrenamtslotsen:
ehrenamtliche Mitarbeiter/innen im
EhrenamtsBüro zur Vermittlung auf
für den Aufbau von Projekten
EhrenamtsPaten:
Ehrenamtliche, die ihre Zeit und
ihr Wissen unentgeltlich einbringen
9

Ehrenamtliche Mitarbeiter:
Dr. Gerd Sommer
Manfred Diehl
Barbara Lilje
(Stadt Eltville)
Klaus Kohlhöfer
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Vermittlung
Software pflegen
Einarbeitung/Schulung
Kinderstadt Eltville
Modellprojekt der Stadt
„Ehrenamt sicher in die Zukunft“
Gewinnung von neuen
EhrenamtsPaten
Bewegungsparcours für Senioren
Indoor-Konzept
Ehrenamts-Kompass erarbeiten
Tag des Ehrenamtes
Ehrenamts-Beratung
Ehrenamtsnachweis
Netzwerke fördern
Verwaltung strukturieren
Ernährungsberatung
Sterne des Ehrenamtes
Gewinnung von neuen Vereinen
EhrenamtsCard
Eigenständigkeit als Verein prüfen
Workshops anbieten
Sponsoren finden
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www.eltville.de/soziales/ehrenamtsbuero_stadt_eltville.html
freitags von 14 bis 17 Uhr
oder nach tel. Absprache: 06123 701772
E-Mail: ehrenamt@eltville.de
Wir freuen uns über Ihre Unterstützung:
Das EhrenamtsBüro der Stadt Eltville sucht immer wieder EhrenamtsPaten:
Menschen, die gerne ehrenamtlich in Vereinen und anderen Organisationen
mithelfen.
Das EhrenamtsBüro sucht auch immer wieder Organisationen, Altenheime,
Jugendheime, Vereine etc., die ehrenamtliche Unterstützung brauchen.
Wir vermitteln gerne!
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Erscheinungsformen des Sponsoring:
Beim Sponsoring können wir folgende Erscheinungsformen
unterscheiden:
‣ Sportsponsoring
‣ Kunst- und Kultursponsoring
‣ Sozio- und Umweltsponsoring
‣ Wissenschaftssponsoring
‣ Gesundheitssponsoring
‣ Medien- und Programmsponsoring
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Unterscheidung:
Sponsoring für Unternehmen –
Sponsoring für Vereine
Vereine stehen hier im
Vordergrund
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Spende
ohne Gegenleistung, ausschl. zur Förderung des
begünstigten Vereinszwecks (Spendenquittung)
Sponsoring
Gegenleistung des Gesponserten wird erwartet
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Das aus dem Vertrieb bekannte „MVN“-Prinzip
M erkmale beschreiben,
um welche Werbeart geht es?
V orteile benennen, welche Vorteile/
Besonderheiten bietet das Produkt/
diese Werbeform?
N utzen verdeutlichen,
Welchen Nutzen/Mehrwert hat das Produkt
für den Kunden?
Ziele und Angebote definieren:
Was soll gesponsert werden – wofür benötigt der Verein Geld?
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Der Verein bietet dem Partner etwas an:
Kontakte und eine
Werbeplattform!
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Jahresplanung der Aktivitäten auf das
Geschäftsjahr des Sponsors abstimmen
bereits im Herbst des Vorjahres vorstellen
erleichtert dem Sponsor ebenfalls die Planung
Liste erstellen: Wer kommt in Frage?
Unternehmen, Handwerker, Kanzleien, Gerichte
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Vorbereitung Sponsoren-Termin:
Wofür benötigen Sie das Sponsoring:
‣ Veranstaltung?
‣ Trikots?
Welche Ziele verfolgt der Sponsor?
‣ Image (Innen- und Außenwirkung)?
‣ Neukunden?
‣ Soziales Engagement?
‣ Netzwerken mit anderen Sponsoren?
Was können Sie dem Sponsor bieten?
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Sponsoren-Pakete:
Paket I: xxx Euro
Logoabdruck auf Plakaten und im
Programmheft
Paket II: xxxx Euro
Logoabdruck auf Plakaten und im
Programmheft
+ zusätzliche Bandenwerbung
Paket III: xxxxx Euro
Logoabdruck auf Plakaten und im
Programmheft
+ zusätzliche Bandenwerbung
+ Trikotwerbung
+ VIP-Karten
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Statt finanzieller Unterstützung,
ggf. Sachwerte (z. B. von
Vereinsmitgliedern mit eigener Firma!)
Dienstleistungen:
Autos zur Verfügung stellen
Steuerberatertätigkeit
anwaltliche Beratung
Marketing-Beratung
Imbiss/Getränke für Feste zur Verfügung
stellen (lassen)
Anstrich des Vereinshauses übernehmen
Elektroarbeiten, Fliesen etc.
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Vorbereitung der eigenen Zahlen
Kontakte, Mitgliederzahlen
Besucherzahlen bei Spielen/
Veranstaltungen
weitere Sponsoren
Mitglieder als Sponsoren gewinnen
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Öffentlichkeitsarbeit/PR,
wo präsentiert sich der Verein
‣ auf Sportmessen/
‣ Stadtveranstaltungen
wo kann dem Sponsor eine Plattform
geboten werden kann?
‣ Gemeinsame Pressekonferenz
‣ im Rahmen eines Jubiläums?
‣ ???
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Wo kann der Verein den Sponsoren
noch mit einbinden ?
‣ Jahresfeste
‣ Sponsorenempfang
Nennung der Sponsoren,
Danksagungen in
‣ Begrüßungen
‣ Vereinsnewsletter
‣ beim Rundschreiben an die
Vereinsmitglieder
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Die Leistung des Sponsors muss zu den
Vereinszielen passen!
Gegenseitiger Imagetransfer soll
gewährleistet sein!
Ziel ist eine langfristige Partnerschaft,
die beidseitig gepflegt werden muss!
DANKE sagen: kostet nichts, ist
wertvoll und unersetzlich!
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Finanzielle und rechtliche Aspekte
Achtung Spendengelder:
Spendenquittung über den
Geld- oder Sachmittelbetrag
28

Sponsoring-Einnahmen:
‣ unterliegen der Umsatzsteuer, wenn der Verein die
Kleinunternehmergrenze von 17.500 Euro bzw.
35.000 Euro bei wirtschaftlichen
Geschäftsbetrieben (z.B. Eigenbewirtschaftung
Vereinsgaststätte) steuerpflichtiger Erlöse überschritten
hat, wozu keine Mitgliedsbeiträge zählen
‣ die Sponsoring-Einnahmen müssen vom Verein
versteuert werden (Ertragssteuerpflicht), wenn der
Verein aktive Werbung für den Sponsor betreibt
(nicht der bloße Logoabdruck auf einem Plakat)
‣ z. B. der Abdruck von Anzeigen im Vereinsheft oder
der Werbebanner auf der Homepage, der zum
kostenpflichtigen Angebot des Sponsors führt
‣ Dies kann vermieden werden, wenn der Verein z. B.
die Werberechte an eine Werbeagentur langfristig
verpachtet (z.B. DSM = Dt. Städte Medien)
29

Der Sponsor kann seine Aufwendungen
als Betriebsausgabe absetzen.
Es darf kein Missverhältnis zwischen
Leistungen des Vereins und Leistung des
Sponsors bestehen!
30

Beschäftigen Sie sich im Verein mit den
Regeln und Möglichkeiten des Fundraisings, der
planvollen Mittelbeschaffung. Dafür ist
Kommunikation und der Aufbau und die Pflege
eines guten Netzwerkes unerlässlich.
Und denken Sie daran: Sie und Ihr Verein haben
dem Sponsoren / Partner echt etwas zu bieten!
Schaffen Sie in Ihrem Verein die
Positionen eines
Marketing-/Sponsorenbeauftragten.
31

Produzieren Sie Füller-Anzeigen!
‣ Für die Jubiläums-Ausgabe
‣ Unter jeden Brief
‣ Unter jedes Mailing
‣ Unter jede Rechnung
‣ Auf jede Homepage
Wir freuen uns
über Ihre Unterstützung:
Die Jugendabteilung des MTV Oben-Unten
braucht neue Wettkampf-Trikots
Ihr Spendenkonto: VoBa Rheingau
IBAN: DE22 2233 4455 6677 678901
Stichwort: Jugend-Trikots
32

Sponsoring
http://de.wikipedia.org/wiki/Sponsoring
http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/sponsoring.html
http://www.bdvv.de/stern-ratgeber/recht.htm
http://www.bdvv.de/ehrenamt-sponsoring-satzung/Article/ID/165/Session/1-
c9q7aqsZ-0-IP/_Steuerrecht.htm
http://www.verein-aktuell.de/haushalt-finanzen/spenden-sponsoring/sponsorleistungen-koennen-umsatzsteuerfrei-sein
http://www.vereinswelt.de/vereinswissen/details.html?tx_ttnews[tt_news]=176&cH
ash=82161242827b703e6acf9c726942a1e4
http://www.vereinssponsoren.com/
http://www.meinverein.de/knowhow/einen-sponsor-finden
http://www.sportmarketing-sponsoring.biz/blog/tag/sponsoring/
http://www.vertrieb-strategie.de/vertrieb-aufgaben/gespraechsleitfaden-vertrieb/
http://www.vereinsknowhow.de/kurzinfos/spendenrecht.htm
http://www.nonprofit.de/artikel-lesen/artikel/mehr-erfolg-mit-individuellenspendenbriefen/
http://www.marienkircheschoenkirchen.de/seite/150943/spenden_und_zuschuesse.html
http://www.mediendesign-mai.com/future4kids_app.html
http://www.gemeinsamaktiv.de/dynasite.cfm?dsmid=15457&elink=spende/spenden_liste_hessen.php
www.eltville.de/soziales/ehrenamtsbuero_stadt_eltville.html
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Um in der täglichen Info-Flut nicht unterzugehen, müssen
Sie beim Erstellen von Pressemitteilungen einige Regeln
beachten:
Dies gilt für Inhalt und Form.
Nur dann können Sie sicher gehen, dass Ihre Post nicht
gleich in den Papierkorb der Empfänger wandert.
Zu lange Artikel werden naturgemäß von hinten gekürzt.
Sie erleichtern Redakteuren deshalb die Arbeit, wenn sich
die wichtigen Informationen am Anfang Ihrer
Pressemitteilung finden.
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"Tell one story only"
Überlegen Sie, was die "Story" Ihrer Mitteilung sein soll.
Ihre Mitteilung braucht einen roten Faden, der den Leser
ohne Überforderung zum Weiterlesen animiert.
Nebenaspekte sollten Sie allenfalls kurz einfließen lassen.
37

Redaktionelle Berichterstattung aufgrund von
Pressemitteilungen ist laut Statistik um ein vielfaches
wirkungsvoller als klassische Werbung.
Pressemitteilungen folgen festen textlichen und formalen
Regeln. Achtung: Sie müssen wahr, interessant und
informativ sein!
Keine Werbetexte!
Niemand möchte in seiner Tageszeit gerne einen
typischen Werbetext voller Superlative und Anpreisungen
lesen. Von den Medien wird eine sachliche und kritische
Berichterstattung erwartet. Genau deshalb ist ein
objektiver Text ohne übertriebene werbliche
Anpreisungen für Journalisten besonders leicht zu
verarbeiten und als Meldung geeignet.
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Die Überschrift zählt
Aufgrund der Vielzahl von Presseinformationen, die
ein Redakteur täglich zu sichten hat, dauert die
Entscheidung für oder gegen Ihre Pressemitteilung
oft nur wenige Sekunden.
Sorgen Sie deshalb für eine Interesse weckende
Überschrift. Zum einen sachlich, d.h. die wirklich
interessante Neuigkeit muss bereits in der
Überschrift klar werden.
Zum anderen stilistisch, d.h. formulieren Sie griffigaussagekräftig,
vielleicht auch etwas frech oder
humorvoll, soweit es thematisch passt.
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Hat sich der Empfänger nach der Überschrift entschlossen
weiterzulesen, haben Sie schon die halbe Miete:
Er interessiert sich für das Thema.
Jetzt gilt es in den ersten Sätzen alle wichtigen Fakten
rüberzubringen. Um wirklich keine der Fakten zu
vergessen, sollten Sie sich selbst die sogenannten W-
Fragen stellen und diese im Lead (im Journalismus ein fett
gedruckter Einleitungssatz oder -absatz, der den Inhalt
eines Artikels zusammenfasst. Vorspann, 1. Absatz)
beantworten.
Die W-Fragen sind:
wer
was
wann
wo
wie
warum
(auch ein "für wie viel" lässt sich noch unterbringen)
40

Die Informationsschlagzeile soll beim Leser
Aufmerksamkeit und Neugier wecken und den
Nachrichtenkern enthalten.
Der Untertitel soll einen Überblick über die einzelnen
Bestandteile des Geschehens vermitteln.
Im Vorspann (Lead) wird neben Ort und Quelle noch
genauer das Geschehen erklärt (W-Fragen: Wer tut was
wann wo usw.).
Im Bericht werden Einzelheiten des Geschehens
beschrieben.
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Weitere Details über
Funktionen,
Beweggründe
oder den Verein/Organisation
selbst können im Fließtext folgen.
Bei einer Meldung sollte man mit den wichtigsten
Neuerungen fortfahren.
42

Schlagen Sie den Bogen zurück zum Anfang,
nehmen Sie den Text oder die Idee der Headline,
des Vorspanns wieder auf, machen Sie die PR „rund“.
43

Nehmen Sie sich einmal kurz die Zeit, einen
Backgrounder über Ihren Verein zu schreiben:
Wann hat wer gegründet
wie viele Mitglieder
welches sind die größten Erfolge
und die Ziele?
Damit bieten Sie dem Redakteur nochmals zwei Hilfen
an: Er weiß, mit wem er es zu tun hat und kann Fakten
aus dem Backgrounder gegebenenfalls noch in seiner
Meldung weiterverwenden.
Wenn Sie Zeit dafür haben, bereiten Sie Mitgliederzahlen
möglichst in aussagekräftigen Charts auf. Zusätzlich
sollten die Anzahl der Abteilungen notiert sein.
Den Backgrounder müssen Sie nur einmal schreiben,
können ihn aber in jeder Meldung wiederverwenden.
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Ein Artikel besteht grundsätzlich aus den folgenden
Elementen:
Headline, Vorspann, Text
Bilder, Infokasten, Autor
Zu den einzelnen Positionen einige Erklärungen
Head: Die Headline soll max. 2 Zeilen lang sein
mögl. keine Worttrennungen verwenden
Vorspann: der Vorspann darf 5 Zeilen lang werden
Bilder: 2-3 Bilder zur Auswahl mitliefern,
Bildunterschrift nicht vergessen
Infokasten: mögl. einen Kasten mit Zusatzinfos
verwenden
Autor: immer angeben
Bildrechte: bei Einzelpersonen immer Zustimmung
einholen, ab drei Personen ist es nicht unbedingt
erforderlich (aber besser). Bei Kindern immer!
45

Auf keinen Fall dürfen Sie IHRE Kontaktadresse am
Ende der Mitteilung vergessen, inkl. E-Mail-Adresse und
Telefonnummer für Rückfragen.
Stellen Sie dem Journalisten einen Ansprechpartner zur
Verfügung, der für ihn erreichbar und zu sprechen ist.
Das muss nicht immer der Vorsitzende sein!
46

Journalisten schreiben nach bestimmten formalen
Standards, übernehmen Sie dieses Wissen:
Herr Müller Harald Müller
Str.
Straße
heute
am Donnerstag
gestern
am Mittwoch
km
Kilometer
% Prozent
z.B.
Beispielsweise
Eintritt € 5
Eintritt fünf Euro
1, 2, 11 eins, zwei, elf
Schreiben Sie, wie Sie sprechen, keine Abkürzungen.
Ein wacher Blick ins Medium hilft
47

Nichts ist schlimmer als fehlerhaftes Pressematerial!
Schöner ist es, den Journalisten gut geschriebene und
fehlerfreie Informationen zu liefern, die sie ohne große
zusätzliche Mühe in ihre Arbeit einbeziehen können.
Korrektur lesen und lesen lassen!
Wenn Sie Ihre PR als E-Mail versenden:
Nutzen Sie Bcc!
48

Nicht nur wenn Sie neu sind: rufen Sie in den
Redaktionen an, stellen sich vor, lassen sich die Namen
der zuständigen Redakteure geben.
Fragen Sie nach
günstige Anrufzeit (Redaktionskonferenz)
Textformat: PR als Word (Version xy) oder PDF
Bilder digital (Speicher, Format)?
Ist die Bildfreigabe geprüft und wichtig?
Sind mehrere Bilder gewünscht?
Anordnung des Textes?
49

Gute Presseverteiler bestehen nicht nur aus
„redaktion@zeitungXY.de“-Adressen, sondern haben die
direkten Ansprechpartner integriert.
Erstellen Sie aus diesen Daten einen Presseverteiler:
Adresse
Telefon- und Faxnummer
persönliche E-Mail-Adresse
Durchwahlnummern
Abgabefristen
Redaktionsschluss-Zeiten
Aktualisieren Sie den Verteiler spätestens alle sechs
Monate.
50

Es spielt keine Rolle, ob Sie Karteikarten oder eine Software nutzen:
Ihr Presseverteiler sollte immer so gestaltet sein, dass jederzeit eine
Vertretung damit klar kommt!
Erstellen Sie eine Liste von
Medien
Publikationen
Multiplikatoren freien Journalisten
Geschäftsfreunden
Notieren Sie alle Details, alle Gespräche und die Inhalte.
Halten Sie den Kontakt zu den Freien!
Presseverteiler regional:
Wiesbadener Kurier/Tageblatt
rheingau-lokales@vrm.de
FAZ/FAZ am Sonntag
rheingau@faz.de
pepper@topas-service.de
Rheingau-Echo
echoredaktion@rheingau-echo.de
Wochenblatt
rgwo-redaktion@vrm.de
51

Achtung Falle: an die Künstlersozialkasse denken!
PR Link-Liste
http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/public-relations-pr.html
http://www.4imedia.com/was-ist-public-relations
http://de.wikipedia.org/wiki/%C3%96ffentlichkeitsarbeit
http://www.wirtschaftslexikon24.com/d/public-relations-pr/public-relations-pr.htm
http://www.dernachrichtenverteiler.de/blog/marketing/online-marketing-goldeneregeln-erfolgreiche-pr-arbeit/
http://www.lange-pr.de/pa.pdf
http://www.wissen.de/oeffentlichkeitsarbeit-erfolgreich-gestalten
http://www.online-public-relations.de/home.htm
http://pressemitteilung.net/
http://www.press2day.de/write/pressetext_vorlage.html
http://www.experto.de/b2b/kommunikation/unternehmenskommunikation/pressear
beit/pressemitteilung/pressemitteilung-muster-fuer-das-einfache-verfassen-vonpressetexten.html
http://www.pr-gateway.de/docs/14-expertentipps-online-pressemitteilungen.pdf
http://de.wikihow.com/Eine-Pressemitteilung-schreiben
http://www.presserat.info/uploads/media/Pressekodex_2013.pdf
www.eltville.de/soziales/ehrenamtsbuero_stadt_eltville.html
52

Viele Portal-Anbieter stellen auch gerne kostenlose
Hilfsmittel ins Netz:
http://www.pr-gateway.de/docs/7-geheimnisseerfolgreicher-pressemitteilungen.pdf
Wir freuen uns über Ihre Unterstützung:
Das EhrenamtsBüro der Stadt Eltville
sucht immer wieder
Gemeinnützige Organisationen
Alten- und Jugendheime
Vereine, Verbände
Privatpersonen
die ehrenamtliche Unterstützung brauchen.
Wir vermitteln gerne!
Telefon: 06123-701772
53

Als Werbung wird die Verbreitung von Informationen in der Öffentlichkeit
oder an ausgesuchte Zielgruppen, zwecks Bekanntmachung,
Verkaufsförderung oder Imagepflege von meist gewinnorientierten
Unternehmen bzw. deren Produkten und Dienstleistungen, selten auch für
unentgeltliche, nicht gewinnorientierte Dienste oder Informationen,
verstanden. Werbung kommt klassisch als Impuls, Anpreisung, Anregung,
Stimulation oder Suggestion daher, um eine spezifische Handlung, ein
gewisses Gefühl oder einen bestimmten Gedanken bei anderen Menschen
anzuregen und zu erzeugen.
Sie dient sowohl der gezielten und bewussten als auch der indirekten und
unbewussten Beeinflussung des Menschen zu meist kommerziellen Zwecken.
Teils durch emotionale (Suggestion), teils durch informelle Botschaften,
spricht Werbung bewusste und unbewusste Bedürfnisse an oder erzeugt
neue. Werbung wird über das rein optische Vorhandensein eines
bedürfnisgerechten Angebotes wie z.B. eines ansprechenden Früchtestandes,
über verbales Anpreisungen durch Marktschreier oder über Schrift und Text
wie Tafeln, Plakate, Zeitungen, Zeitschriften und dergleichen sowie über
Bilder verbreitet. Durch die modernen Medien wie Radio, TV, Film, Kino etc.
wurden die Möglichkeiten der Werbung sehr vielschichtiger, komplexer und
dadurch z.T. kaum bewusst erkennbar bzw. unterschwellig und versteckt, so
z.B. im Product Placement oder im Sponsoring.
(Quelle: Wikipedia)
59

Flyer
Rundbriefe
Plakat
Briefbogen
Jahresbericht
Schaukasten
Handzettel
_____________________
Werberecht
Anzeigen
Mailing
Visitenkarte
Logo
Jubiläumsheft
Aushang
_____________________
_____________________
online-Werbung
_____________________
60

Wir freuen uns
über Ihre Unterstützung:
Das EhrenamtsBüro der Stadt Eltville sucht
immer wieder EhrenamtsPaten: Menschen,
die gerne ehrenamtlich in Vereinen und
anderen Organisationen mithelfen.
Das EhrenamtsBüro sucht auch immer
wieder Organisationen, Altenheime,
Jugendheime, Vereine etc., die
ehrenamtliche Unterstützung brauchen.
Wir vermitteln gerne!
63

63

Die häufigsten Fehler bei PR-Meldungen
S
ie glauben gar nicht, was man als Redakteur so alles an Pressemitteilungen
in der Mailbox findet. Welches Verhalten so mancher PR Beauftragte doch
an den Tag legt, um seine ach so wichtige Pressemitteilung an den Mann
bzw. in das Medium zu bringen! Wer Pressemitteilungen erfolgreich in einem
Medium platzieren will, der muss zunächst professionell auftreten, etwas zu sagen
haben und damit an den Journalisten seiner Wahl herantreten. Eine PR-Aktion
sollte sorgfältig vorbereitet werden: Denn wer sich einen oder mehrere der
nachfolgend erwähnten Fehler mehrfach zuschulden kommen lässt, ist beim
Empfänger „unten durch“ und dessen Mails werden dann meist ungelesenen aus
der Mailbox gelöscht.
Die 9 häufigsten Fehler:
1. Das falsche Medium.
Die Agentur XY hat einen neuen Account Supervisor, schreibt mir die
Agentur XY, und sendet gleich ein 5 MB großes Foto des neuen
Mitarbeiters mit. Leider offenbart ein solches Schreiben eine große
Unprofessionalität der PR-Berater. Es zeigt: Sie kennen das Medium, das
ihre Pressemitteilung veröffentlichen soll, gar nicht.
So vermeiden Sie diesen Fehler: Versenden Sie PR-Mitteilungen nur an
Medien, die Sie persönlich gelesen haben. Machen Sie sich mit deren re -
daktionellem Konzept vertraut und überlegen Sie, ob die Meldung, die Sie
versenden wollen, überhaupt ins Medium passt.
2. Heiße Luft. Das ist jetzt eine Weisheit, die so alt ist wie die gesamte PR-
Branche überhaupt: Wer eine Pressemeldung verschickt, der sollte auch
etwas zu sagen haben.
So vermeiden Sie diesen Fehler: Bitte bewerten Sie den
Nachrichtenwert Ihrer Meldung vor dem Versand möglichst kritisch und
genau. Die Motivation, einfach mal wieder der Presse etwas mitzuteilen,
reicht einfach nicht aus. Verzichten Sie auf eine Pressemitteilung mit
wenig Inhalt. Versenden Sie lieber Qualität.
Seite 2
© EhrenamtsBüro Eltville, Workshop Sponsoring, PR, Werbung, Freitag, 01.11.2013

3. Ein inhaltsleeres Anschreiben
Das könnten wirklich viele besser machen. Denn ein Anschreiben, das
lediglich die Worte enthält: „Anbei finden Sie unsere Pressemitteilung, wir
bitten um Beachtung“, wird seinem eigentlichen Zweck nicht gerecht. Ein
gutes Anschreiben hat die Aufgabe, den Inhalt der Pressemitteilung
kurz anzureißen. Es muss das Interesse des Journalisten wecken und
bereits wichtige Fakten enthalten, die es ihm erlauben, die Relevanz der
Nachricht einzuschätzen.
So vermeiden Sie diesen Fehler: Schildern Sie bereits im Anschreiben
in 10 bis 20 Zeilen den Inhalt der Pressemitteilung, sodass der Journalist
über die wichtigsten Fakten informiert ist.
4. Ein Word-Dokument
Oft werden Word-Dokumente im Anhang versandt. Die Idee dahinter: Der
Journalist kann den gesamten Text übernehmen oder mit geringfügigen
Korrekturen weiterbearbeiten. Allerdings sind Word-Dokumente in vielen
Redaktionen nicht gern gesehen – wegen der drohenden Virusgefahr.
Und sie bergen auch für den Absender eine große Gefahr. Denn hat man
nicht die Versionshistorie des Word-Dokuments gelöscht, können die
Empfänger alle Bearbeiter, Korrekturstufen und Anmerkungen einsehen.
Das kann mitunter peinlich werden.
So vermeiden Sie diesen Fehler: Senden Sie Anhänge (wenn Sie
überhaupt Anhänge versenden) als PDF.
5. Anhänge statt Links
Ich gebe zu, bei diesem Punkt sind viele Journalisten geteilter Meinung.
Die einen finden es ganz in Ordnung, wenn Texte und Bilder als Dateien
im Anhang mitgesandt werden. Mehr und mehr Journalisten finden es
aber furchtbar. Denn die Datenmenge belastet den Server in der
Redaktion. Und wenn Journalisten auch via Smartphones und Tablets
von unterwegs ihre Nachrichten abrufen, sind die großen Datenmengen
natürlich umso ärgerlicher.
So vermeiden Sie diesen Fehler: Senden Sie statt Anhänge in Ihrer
Pressemitteilung Links zu weiterführenden Informationen und zum
Download von Bildern. Der interessierte Journalist kann sich so die
gewünschten Informationen selbst herunterladen.
Seite 3
© EhrenamtsBüro Eltville, Workshop Sponsoring, PR, Werbung, Freitag, 01.11.2013

6. Das Nachfassen per Mail
PR-Ratgeber empfehlen gern nachzufassen, wenn der Journalist auf eine
zugesandte Mitteilung nicht reagiert. Der Tipp von mir und allen Kollegen:
Lassen Sie es bleiben! Wer nicht reagiert, hat kein Interesse.
So vermeiden Sie diesen Fehler: Nehmen Sie das Desinteresse einfach
zur Kenntnis und versuchen Sie Ihr Glück beim nächsten Mal wieder.
Analysieren Sie auch mal kritisch, wieso der Journalist kein Interesse
haben könnte. Manchmal ist schon Punkt 1 die Ursache.
7. Das Nachtelefonieren
Das ist noch schlimmer als das Nachfassen per Mail. Unterlassen Sie das
unter allen Umständen! Nehmen Sie lieber die Gelegenheit wahr, um in
einem persönlichen Gespräch/Telefonat nochmal den Kontakt
aufzufrischen und mit dem zuständigen Redakteur zu sprechen.
8. Bitte um Belegexemplare
Beinahe standardmäßig steht bei allen Pressemitteilungen der Satz mit
der Bitte um Belegexemplare. Das ist nicht weiter schädlich, aber unnütz.
Auf der anderen Seite wird gerne die Pressepräsenz dokumentiert. Aber:
Belegexemplare werden heute kaum mehr versandt, die elektronische
Variante ist zeitgemäßer.
So vermeiden Sei diesen Fehler: Hier ein Mustertext für die Bitte nach
einem Beleg:
Der Abdruck oder die Verwendung mit Quellenangabe ist honorarfrei.
Gern versorgen wir Sie mit weiterführenden Informationen, eine Anfrage
per E-Mail reicht aus. Über eine Veröffentlichung der Meldung in Ihrer
Zeitung, auf Ihrer Webseite oder im Newsletter würden wir uns freuen und
sind Ihnen dankbar, wenn Sie uns über Ihre Veröffentlichungen auf dem
Laufenden halten. Bei Online-Texten reicht uns ein Link, ansonsten
freuen wir uns über ein Belegexemplar, einen Scan, oder über ein PDF.
Einen Link zu setzen hat darüber hinaus den Vorteil, dass Ihre SEO
(Suchmaschinen-Optimierung) gesteigert wird.
9. Vorlage zur Freigabe
Wir geben zu, man liest es selten, aber man liest es doch hin und wieder:
„Vor Veröffentlichung des Artikel bitten wir um Vorlage zur Freigabe.“ Die
Schreiber dieser Zeilen haben weder von Pressefreiheit noch vom
Berufsverständnis der Journalisten gehört.
So vermeiden Sie diesen Fehler: Streichen Sie Sätze, in denen Sie um
die Vorlage zur Freigabe bitten. Bieten Sie lieber an: „Sollten Sie
weitergehende Fragen haben, rufen Sie mich an unter …“
© EhrenamtsBüro Eltville, Workshop Sponsoring, PR, Werbung, Freitag, 01.11.2013