Hamburgisches - Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und

einer ohne weiteres auswertbaren Datei ausgehen.“ (Bü-Drs. 16/3995 zu
§ 4 Abs. 6).
Zu beachten ist, dass die genannten Sonderregelungen (Aktenprivilegien)
für die aktenmäßige Bearbeitung zu Zeiten der Papieraktenführung getroffen
wurden und sich daher auch nur auf Papierakten beziehen. Für die
immer mehr zunehmende Datenverarbeitung in elektronische Akten sind
die spezialgesetzlichen Vorschriften, welche die elektronische Aktenführung
regeln, zu beachten.
Gemeinsames Merkmal aller Dateien und auch der Akten ist, dass sie
Sammlungen von personenbezogenen Daten auf Datenträgern sind.
In § 4 Abs. 6 wird zwischen der automatisierten Datei und der nicht-automatisierten
Datei unterschieden. In einer automatisierten Datei werden personenbezogene
Daten durch ein bestimmtes automatisiertes Verfahren verarbeitet.
Ein automatisiertes Verfahren umfasst demzufolge sämtliche Programme
und Programmteile, mit denen die Daten verarbeitende Stelle aufgrund
einer bestimmten Rechtsgrundlage für einen bestimmten Zweck
personenbezogene Daten verarbeitet. Bei einem automatisierten Verfahren
werden Daten von Systemkomponenten nach vorgegebenen Regeln in
Programmen verarbeitet. Es müssen dabei nicht alle Phasen der Verarbeitung
automatisiert sein. Beispielsweise ist die Speicherung der Daten nicht
zwingend erforderlich. Daher fällt auch die Videobeobachtung unter den
Begriff des automatisierten Verfahrens, auch wenn keine Aufzeichnung erfolgt.
In der Praxis wird häufig die Frage gestellt, ob es sich bei Bürokommunikationsprogrammen,
wie etwa Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen,
um ein automatisiertes Verfahren i.S. des Datenschutzgesetzes
handelt. Ein Bürokommunikationsprogramm für sich allein
kann kein automatisiertes Verfahren i.S. d. HmbDSG sein, weil kein Bezug
zur Verarbeitung personenbezogener Daten besteht. Im Gegensatz dazu
sind aber das Bürokommunikationsprogramm und damit erstellte Dateien,
mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden (z.B. Excel-Tabelle
mit zu überwachenden Gaststättenbetreibern etc.), automatisierte Verfahren
i.S. d. HmbDSG.
Dem verarbeitungstechnisch geprägten Dateibegriff werden diejenigen
nicht-automatisierten sonstigen strukturierten Datensammlungen gleichgestellt,
die gleichartig aufgebaut sind und nach bestimmten Merkmalen
geordnet und ausgewertet werden können (nicht-automatisierte Datei) (vgl.
Bü-Drs. 13/3282 zu § 4 Abs. 5). Eine nicht-automatisierte Datensammlung
ist dann gleichartig aufgebaut, wenn sie derart strukturiert ist, dass sie eine
äußere Ordnung aufweist, nach der die verschiedenen Arten von Daten in
einer bestimmten räumlichen Verteilung, einer bestimmten physikalischen
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