Hamburgisches - Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und

in Akten, so dass insoweit die Definition des Dateibegriffs an Bedeutung
verloren hat (vgl. Bü-Drs. 13/3282 zu § 1 und § 4 Abs. 5).
Seit der Gesetzesänderung im Jahre 2001 wird der Begriff der Datei im
HmbDSG in Anlehnung an Art. 2 Buchstabe c der EG-Datenschutzrichtlinie
definiert. Danach ist eine Datei jede strukturierte Sammlung personenbezogener
Daten, die nach bestimmten Kriterien zugänglich ist, so dass
auch strukturierte Akten und Aktensammlungen vom Dateibegriff erfasst
werden. Eine strukturierte Aktensammlung liegt vor, wenn z.B. die zu einer
Person geführte Akte in einer Hängeregistratur abgelegt wird, deren Ordnung
an die alphabetische Reihenfolge der Namen anknüpft oder durch
Aktenzeichen nach Aktenplan gekennzeichnet ist. Dadurch, dass Akten
nun vom Dateibegriff umfasst wurden, wurde die bis dato bestehende eigenständige
Legaldefinition des Begriffs der Akte als „jede sonstige amtlichen
und dienstlichen Zwecken dienende Unterlage; nicht hierunter fallen
Vorentwürfe und Notizen, die nicht Bestandteil eines Vorgangs werden sollen“
für verzichtbar erachtet (Bü-Drs. 16/3995 zu § 4 Abs. 6).
Nach wie vor sind jedoch „für die aktenmäßige Datenverarbeitung einige
Sonderregelungen unvermeidbar, weil sich nur so sachgerechte und überzeugende
Ergebnisse erzielen lassen. Bei konventioneller Verarbeitung personenbezogener
Daten in bzw. aus Akten handelt es sich gegenüber der automatisierten
Datenverarbeitung oft nicht um ausschließlich auf eine bestimmte
Person bezogene Einzelinformationen, sondern um personenbezogene
Angaben, die untrennbar mit anderen Daten verbunden sind, so dass
die an sich gebotene beschränkte Übermittlung, die Auskunft oder die Korrektur
bestimmter Daten in der Regel nicht möglich ist, ohne den inneren und
äußeren Sachzusammenhang der Informationen zu zerstören. Bestimmte
Pflichten datenverarbeitender Stellen können daher nicht mit den gleichen
Methoden verwirklicht werden, wie dies bei der Datenverarbeitung in automatisierten
Verfahren möglich ist.“ (Bü-Drs. 13/3282 zu § 4 Abs. 6). Bei der
Anwendung dieser Sonderregelungen für die aktenmäßige Datenverarbeitung
(z.B. § 14 Abs. 2 Übermittlung aus Akten, § 18 Abs. 1 Auskunft aus
Akten, § 19 Abs. 2 u. 3 Sperrung und Löschung von Daten) führte die
frühere Legaldefinition des Aktenbegriffs „nicht wesentlich weiter, da es
dort ersichtlich nicht darauf ankommt, dass es sich um eine amtlichen oder
dienstlichen Zwecken dienende Unterlage handelt, was auch von einzelnen
Vorgängen innerhalb einer Akte behauptet werden könnte, sondern auf den
Konvolutcharakter einer Akte im herkömmlichen Sinne, der die Erschließung
einzelner Daten wesentlich erschwert, auf der anderen Seite aber auch die
davon ausgehenden Gefahren für das Recht auf informationelle Selbstbestimmung
als weniger gravierend erscheinen lässt, als diejenigen, die von
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