Hamburgisches - Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und

Absatz 3
„Nach Absatz 3 Satz 1 Nummer 1 sind … personenbezogene Daten zu
löschen, wenn ihre Speicherung unzulässig ist; das hier gebrauchte Präsens
erfasst auch den Fall, dass nicht mehr nach heutiger, wohl aber nach
früherer Rechts- und Tatsachenlage die Speicherung unzulässig war“
(Bü-Drs. 13/3282 zu § 19).
Es ist zu beachten, dass die Löschungsverpflichtung durch ein Sperren der
Daten nicht erfüllt wird, wenn nicht die spezifischen Voraussetzungen des
§ 19 Abs. 2 vorliegen.
Eine Ausnahme von der Löschungspflicht nach Wegfall der Erforderlichkeit
im Sinne von Abs. 3 S. 1 Nr. 2 gilt für die Speicherung in Akten, „wenn die
Datenkenntnis zur Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich ist (Satz 2). Die
Löschung wird nur dann durchgeführt, wenn die gesamte Akte zur Aufgabenerfüllung
nicht mehr benötigt wird; wird sie noch benötigt, sind die jeweiligen
Daten zu sperren. In der Praxis der öffentlichen Stellen wird regelmäßig
in Aufbewahrungsbestimmungen nach fachlicher Einschätzung festgelegt,
für welchen Zeitraum die Aufbewahrung von Akten zur Aufgabenerfüllung
(dazu gehört auch die externe Rechnungsprüfung) noch erforderlich ist“
(Bü-Drs. 13/3282 zu § 19). Von der Löschungsverpflichtung sind neben den
zu löschenden Daten im Produktivdatenbestand auch die Daten in den Sicherungskopien
umfasst. Der Löschungsvorgang erfolgt in solchen Fällen
regelhaft mehrstufig: „beginnend mit dem aktuellen Bestand; erst mit der
Löschung der letzten, das Datum enthaltenen Sicherungsversion ist die Löschung
vollendet“ (Simitis, BDSG, 7. Aufl. § 3 Rd 185).
Absatz 4
„Die obligatorische Verpflichtung der öffentlichen Stelle, nicht mehr zur Aufgabenerfüllung
benötigte personenbezogene Daten in Dateien zu löschen,
darf allerdings nicht das öffentliche Interesse an einer Überlieferung historisch
gewordener Vorgänge an die Nachwelt unmöglich machen“ (Bü-Drs.
13/3282 zu § 19). Abs. 4 bringt deshalb zum Ausdruck, dass eine Anbietungspflicht
an das zuständige Archiv besteht und die Löschung
grundsätzlich erst nach Verneinung der Archivwürdigkeit erfolgen darf (Archivklausel).
Eine Ausnahme besteht nur bezüglich Daten, deren Speicherung
unzulässig ist; dies stimmt mit § 3 Abs. 2 S. 2 Hamburgisches Archivgesetz
(HmbArchG) überein. Zuständig ist in der Regel das Staatsarchiv,
doch kommt nach Maßgabe des Hamburgischen Archivgesetzes auch ein
von einem Träger mittelbarer Staatsverwaltung errichtetes Archiv in Betracht
(vgl. Bü-Drs. 13/3282 zu § 19).
117