2. Bieterrundschreiben - Niedersächsisches Ministerium für ...

2. Bieterrundschreiben (02.10.2012)
Ausschreibung (TED-Dokumentennummer: 281549-2012) Erstellung Ex-ante Evaluierung
inkl. SUP & Begleitung bei Programmerstellung für nds. Multifondsprogramm (EFRE &
ESF) für EU-Strukturfondsperiode 2014-2020
Sehr geehrte Damen und Herren,
ein Bieter hat am 26.09.2012 folgende Fragen gestellt:
1. Interpretieren wir die ausgeschriebene Leistung richtig, dass die beiden Lose von ein und
demselben Bieter erbracht werden können, ohne dass eine Trennung der beiden
Aufgabenbereiche in zwei Teams erfolgen muss? Im vorliegenden Fall würden die Rollen des
Ex-ante Evaluators teilweise mit derjenigen des OP-Erstellers zusammenfallen.
Dürfen wir insofern davon ausgehen, dass die beiden Lose von ein und demselben Team
bearbeitet werden können? Sofern eine Trennung in Teams erforderlich wäre, ist dennoch die
Übertragung der Gesamtprojektleitung (für beide Lose) auf eine Person möglich?
Für den Fall dass eine Trennung der Teams für beide Lose stattfinden soll, ist es hinreichend
eine räumliche Trennung sicherzustellen? Oder ist auch eine institutionelle Trennung bzw.
über einen Subunternehmer oder Partner in einer Bietergemeinschaft erforderlich?
2. Die Ausführungen zur Ausgestaltung des interaktiven und iterativen Prozesses hat bei uns
die Frage aufgeworfen, welche Arbeiten und Aufgaben am Beginn und welche tatsächlich am
Ende stehen sollen. Üblicherweise ist eine Ex-ante-Evaluierung so angelegt, dass dabei
schriftliche Konzepte oder Entwürfe für die Ausgestaltung von Operationellen Programmen
bewertet werden, der sich daraus ergebende Handlungs- und Überarbeitungsbedarf von der
Verwaltungsbehörde für die konzeptionelle Weiterentwicklung bzw. die weitere OP-
Erstellung umgesetzt wird und an- bzw. abschließend die Ex-ante Evaluatoren einen Bericht
über den Prozess und die Bewertung insgesamt verfassen.
Gemäß Ihrer Leistungsbeschreibung ist die Grenze zwischen Ex-ante Evaluierung und OP-
Erstellung nicht vollständig klar und transparent, da - wie oben bereits kurz angeführt - die
Rollen des Ex-ante Evaluators und des OP-Erstellers nicht vollständig trennbar sind. Dies
zeigt sich auch daran, dass sich die Zeitpläne und Ausführungsfristen für beide Lose gleichen,
ob wohl eine um rd. 4 Wochen zeitlich versetzte Herangehensweise zur methodisch klaren
Bearbeitung und der Einhaltung der Kommissionsvorgaben notwendig wäre.
Wir möchten daher anregen, dass Sie Ihre Bewertungsmaßstäbe bzw. Vorstellungen zur
Ausgestaltung des interaktiven und iterativen Prozess nochmals skizzieren, um Ihrem
tatsächlichen Bedarf Rechnung zu tragen und Ihnen ein passendes Angebot unterbreiten zu
können.
3. Auf welche zum Zeitpunkt der Auftragserteilung vorliegenden oder in Bearbeitung
befindlichen Materialien kann sich der erfolgreiche Bieter für Los 2 stützen? Liegt z.B. bereits
eine Sozioökonomische Analyse (SÖA), eine SWOT-Analyse und die beabsichtigte
Förderstrategie für das niedersächsische Multifondsprogramm vor? Oder ist deren Erstellung
ebenfalls Aufgabe des Bieters für Los 2?
Weiterhin: Die Operationellen Programme bestehen gemäß der Fiches 5A, 5B bzw. 5C. aus
verschiedenen Bestandteilen. Welche dieser Bestandteile erstellt der Auftraggeber selbst oder
von ihm beauftragte Dritte und welche sind vom erfolgreichen Bieter für Los 2 zu erstellen?
In der Ausschreibung heißt es dazu lediglich, dass "der Auftraggeber weiterhin
Programmbausteine des Operationellen Programms nach Vorgaben des Auftraggebers zu
formulieren" habe. Weiterhin sei die "technische Umsetzung bei der Programmerstellung [...]

u.a. Erstellung der Gliederung und die Formatierung des umfangreichen Textes des
Operationellen Programms" Bestandteil der Leistungen.
4. In der Leistungsbeschreibung nehmen Sie zudem Bezug auf die Verordnungsentwürfe
(insb. AVO-E) sowie das entsprechende Addendum (das interinstitutionelle Dossier
2011/0276 (COD) des Rates von 20.06.2012. Darin geht es um die Ex-ante-Evaluierung bei
geplantem Einsatz von Finanzierungsinstrumenten. Es ist gemäß Artikel 32, Abs. 2 (AVO-E)
vorgesehen, dass eine "Unterstützung von Finanzierungsinstrumenten basiert auf einer Exante
Bewertung, in der Marktschwächen oder suboptimale Investitionssituationen
nachgewiesen wurden, [...]".
Verstehen wir die Aufgabe diesbezüglich richtig, dass für Los 1 eine Ex-ante Evaluierung
dieser idealerweise im Rahmen einer SÖA und SWOT stattgefundenen Ex-ante Bewertung
von Marktschwächen oder suboptimale Investitionssituationen evaluiert? Eine Ex-ante
Bewertung von Marktschwächen oder suboptimale Investitionssituationen ist zwingend als
Teil einer umfassenden auf makroökonomische und finanzmarktlich Indikatoren bezogenen
SÖA zu sehen. Insofern gehen wir auch im Hinblick auf die vorherige Frage davon aus, dass
diese Bewertung und somit die Ableitung des Bedarfs bereits stattfand oder als Teil des Loses
2 erfolgt.
5. Aufbewahrungspflicht
Nach § 3 (2) der VOL/B dürfen die von den Vertragsparteien einander überlassenen
Unterlagen ohne Zustimmung des Vertragspartners weder veröffentlicht, vervielfältigt noch
für einen anderen als den vereinbarten Zweck genutzt werden. Sie sind, soweit nichts anderes
vereinbart ist, auf Verlangen zurückzugeben.
Wir sind gesetzlich verpflichtet von Unterlagen, die wir an den Auftraggeber zurückgeben,
Abschriften oder Fotokopien anzufertigen und zurückzubehalten (Aufbewahrungspflicht nach
§ 51b WPO). Dürfen wir insoweit davon ausgehen, dass die gesetzlichen und berufsüblichen
Pflichten zur Anfertigung und Aufbewahrung von Handakten/Arbeitspapieren von § 3 (2)
VOL/B unberührt bleiben?
6. Haftungsbegrenzung
Dürfen wir diesbezüglich davon ausgehen, dass im Hinblick auf § 7 Nr. 2 Ans. 2 VOL/B eine
branchenübliche Haftungsbegrenzung im Sinne von § 54a WPO auf 4 Mio. € für fahrlässig
verursachte Schäden zugrunde gelegt werden kann? Als branchenüblich für durch die
Wirtschaftsprüfungsordnung (WPO) regulierten Anbieter dürfte die in den vom Institut für
Wirtschaftsprüfer e.V. (IDW) herausgegebenen Allgemeinen Auftragsbedingungen für
Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in der Fassung vom 1. Januar 2002
(Ziffer 7) gelten.
Die in Ziffer 7 enthaltene, mit § 54a WPO im Einklang stehende Haftungsregelung lautet:
"Die Haftung des Auftragnehmers für Schadensersatzansprüche jeder Art, mit Ausnahme von
Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit, ist gemäß § 54 a Abs. 1 Nr. 2
WPO bei einem fahrlässig verursachten einzelnen Schadensfall auf EUR 4 Mio. begrenzt;
dies gilt auch dann, wenn eine Haftung gegenüber einer anderen Person als dem Auftraggeber
begründet sein sollte. Ein einzelner Schadensfall ist auch bezüglich eines aus mehreren
Pflichtverletzungen stammenden einheitlichen Schadens gegeben. Der einzelne Schadensfall
umfasst sämtliche Folgen einer Pflichtverletzung ohne Rücksicht darauf, ob Schäden in einem
Jahr oder in mehreren aufeinanderfolgenden Jahren entstanden sind. Dabei gilt mehrfaches
auf gleicher oder gleichartiger Fehlerquelle beruhendes Tun oder Unterlassen als einheitliche
Pflichtverletzung, wenn die betreffenden Angelegenheiten miteinander in rechtlichem oder
wirtschaftlichem Zusammenhang stehen. In diesem Fall kann der Auftragnehmer nur bis zur
Höhe von EUR 5 Mio. in Anspruch genommen werden."

7. Wir sind berufsrechtlich zur vertraulichen Behandlung jeglicher Informationen verpflichtet
und dürfen damit jeglichen Dritten ggü. keine Informationen über einen Auftrag zukommen
lassen (also auch anderen mit uns verbundenen Gesellschaften etc. nicht). Allerdings müssen
wir für unsere tägliche Arbeit sicherstellen, dass unsere internen Systeme (u.a. unser globales
Abrechnungssystem und unsere globale Referenzendatenbank) benutzt werden kann, ohne
dass eine Verletzung der berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflicht vorliegt. Für den Fall der
Zuschlagserteilung werden wir daher Ihre begrenzte Zustimmung zur Aufhebung unserer
Verschwiegenheit zur Nutzung unserer Systeme einholen. Diese Zustimmung erstreckt sich
selbstverständlich nicht auf die Verschiegenheitsverpflichtung für den Gegenstand des
Auftrags.
Sofern Ihrerseits diesbezüglich Bedenken bestehen, dann würden wir Sie darum bitten diese
entsprechend zu artikulieren.
8. Wir weisen Sie darauf hin, dass gemäß Ziffer 6.2 ZVB wir Ihnen den uneingeschränkten
Zugang zu unseren Geschäftsräumen aus berufsrechtlichen Gründen nicht gewähren können,
da dies einen Verstoß gegen die berufliche Verschwiegenheitspflicht darstellen würde. Sofern
erforderlich können wir jedoch sicherstellen, dass Prüfer Zugang zu den erforderlichen und
berufsrechtlich zulässigen Unterlagen bekommen.
Wir bitten Sie analog der zuvor bereits übermittelten Ziffern 5, 6 und 7 darum diesen
berufsrechtlich relevanten Besonderheiten entsprechend Rechnung zu tragen.
9. Der den Ausschreibungsunterlagen beigefügte Mustervertrag enthält eine
Schlichtungsklausel. Besteht für den Fall der Zuschlagserteilung alternativ dazu auch die
Möglichkeit eine ordentliche Gerichtsbarkeit zu vereinbaren?
Wir haben diese Fragen heute wie folgt beantwortet:
„Vorbemerkung:
Die Beantwortung der folgenden Fragen führt nicht zu einer Einschränkung des in
der Leistungsbeschreibung und der Auftragsbekanntmachung genannten
Leistungsspektrums. Alle dort genannten Anforderungen und Leistungen sind also –
unter Berücksichtigung etwaiger Modifizierungen durch die Antworten auf
Bieterfragen bzw. die entsprechenden Bieterrundschreiben - weiterhin zu erfüllen
bzw. zu erbringen. Durch die Beantwortung dieser Bieterfragen werden lediglich
Teilbereiche der ausgeschriebenen Leistungen konkretisiert. Weiterhin sind im
Folgenden dann, wenn der Begriff Bieter verwendet wird, stets auch
Bietergemeinschaften gemeint. Wenn in den Antworten der Begriff „Ex-ante
Evaluator“ verwendet wird, schließt dies auch immer die Möglichkeit ein, dass der
Zuschlag an eine Bietergemeinschaft erfolgt und somit letztlich mehrere Evaluatoren
bzw. ein Evaluatorenteam beauftragt wird. Auf eine Verwendung beider
Bezeichnungen wird jeweils nur aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit der
Antworten verzichtet.

Dieses vorweg geschickt, beantworte ich Ihre Fragen wie folgt:
„1. Interpretieren wir die ausgeschriebene Leistung richtig, dass die beiden Lose von ein und
demselben Bieter erbracht werden können, ohne dass eine Trennung der beiden
Aufgabenbereiche in zwei Teams erfolgen muss? Im vorliegenden Fall würden die Rollen des
Ex-ante Evaluators teilweise mit derjenigen des OP-Erstellers zusammenfallen.
Dürfen wir insofern davon ausgehen, dass die beiden Lose von ein und demselben Team
bearbeitet werden können? Sofern eine Trennung in Teams erforderlich wäre, ist dennoch die
Übertragung der Gesamtprojektleitung (für beide Lose) auf eine Person möglich?
Für den Fall dass eine Trennung der Teams für beide Lose stattfinden soll, ist es hinreichend
eine räumliche Trennung sicherzustellen? Oder ist auch eine institutionelle Trennung bzw.
über einen Subunternehmer oder Partner in einer Bietergemeinschaft erforderlich?“
Zur 1. Frage:
Beide Lose bzw. die darin ausgeschriebenen Leistungen können von ein und
demselben Bieter erbracht werden, ohne dass zwei unterschiedliche Teams/Gruppen
mit der Leistungserbringung betraut werden müssten. Es können also beide Lose
von ein und demselben Team bearbeitet werden.
„2. Die Ausführungen zur Ausgestaltung des interaktiven und iterativen Prozesses hat bei uns
die Frage aufgeworfen, welche Arbeiten und Aufgaben am Beginn und welche tatsächlich am
Ende stehen sollen. Üblicherweise ist eine Ex-ante-Evaluierung so angelegt, dass dabei
schriftliche Konzepte oder Entwürfe für die Ausgestaltung von Operationellen Programmen
bewertet werden, der sich daraus ergebende Handlungs- und Überarbeitungsbedarf von der
Verwaltungsbehörde für die konzeptionelle Weiterentwicklung bzw. die weitere OP-
Erstellung umgesetzt wird und an- bzw. abschließend die Ex-ante Evaluatoren einen Bericht
über den Prozess und die Bewertung insgesamt verfassen.
Gemäß Ihrer Leistungsbeschreibung ist die Grenze zwischen Ex-ante Evaluierung und OP-
Erstellung nicht vollständig klar und transparent, da - wie oben bereits kurz angeführt - die
Rollen des Ex-ante Evaluators und des OP-Erstellers nicht vollständig trennbar sind. Dies
zeigt sich auch daran, dass sich die Zeitpläne und Ausführungsfristen für beide Lose gleichen,
ob wohl eine um rd. 4 Wochen zeitlich versetzte Herangehensweise zur methodisch klaren
Bearbeitung und der Einhaltung der Kommissionsvorgaben notwendig wäre.
Wir möchten daher anregen, dass Sie Ihre Bewertungsmaßstäbe bzw. Vorstellungen zur
Ausgestaltung des interaktiven und iterativen Prozess nochmals skizzieren, um Ihrem
tatsächlichen Bedarf Rechnung zu tragen und Ihnen ein passendes Angebot unterbreiten zu
können.“
Zur 2. Frage:
Nach den Planungen des Auftraggebers gestaltet sich die Zusammenarbeit der
erfolgreichen Bieter beider Lose mit dem Auftraggeber sowie der „interaktive und
iterative Prozess“ in einer ersten Phase wie folgt:
Zum 30.11.2012 wird der Endbericht der SWOT-Analyse oder zumindest eine nur
noch in einzelnen Punkten zu überarbeitende Vorversion des Endberichts vorliegen.

Die Besprechung des Berichts über die SWOT-Analyse erfolgt in einer gemeinsamen
Sitzung der Verwaltungsbehörde (Auftraggeber) mit dem Ersteller der SWOT-
Analyse und dem Ex-ante Evaluator sowie dem erfolgreichen Bieter des Loses II. Der
Abschlussbericht wird sodann den Fachressorts/Programmverantwortlichen zur
Verfügung gestellt, damit diese auf Grundlage des Berichts ihre Planungen für die
Förderperiode 2014- 2020 darlegen. Die Ergebnisse dieser Abfrage werden dem Ex-
Ante Evaluator zur Verfügung gestellt, der sie sodann – u.a. unter Berücksichtigung
der SWOT-Analyse bewertet.
Währenddessen erstellt der erfolgreiche Bieter des Loses II auf Basis des
Abschlussberichts der SWOT-Analyse und den Rückmeldungen der Fachressorts zu
ihrer Programmplanung für die Förderperiode 2014 – 2020 einen Gliederungsentwurf
für das Operationelle Programm der kommenden Förderperiode. Als Ausgangspunkt
könnten dabei die niedersächsischen Operationellen Programme der laufenden
Förderperiode herangezogen werden, um zu überprüfen, welche Aspekte
beibehalten werden können und was geändert bzw. neu eingefügt werden muss.
Dieser Gliederungsentwurf wird der Verwaltungsbehörde zur Verfügung gestellt und
sodann von dieser mit dem Ex-ante Evaluator rückgekoppelt.
Das Ergebnis der Bewertung des Ex-ante Evaluators zur Abfrage bei den
Programmverantwortlichen zu ihren Planungen zur kommenden Förderperiode wird
der Verwaltungsbehörde zur Verfügung gestellt. Sodann werden in einer
gemeinsamen Sitzung des Auftraggebers mit den erfolgreichen Bietern beider Lose
ein Zeitplan und eine Hierarchie der Erarbeitung der verschiedenen Bestandteile des
Operationellen Programms erarbeitet.
Die Verwaltungsbehörde berücksichtigt die Ergebnisse der Bewertung des Ex-ante
Evaluators zu den Planungen der Ressortvertreter sowie den vom Ex-ante Evaluator
beurteilten Gliederungsentwurf des Operationellen Programms bei der weiteren
Programmaufstellung. Die wird in Zusammenarbeit mit den Fachressorts auf dieser
Basis die inhaltliche Ausgestaltung der verschiedenen Bestandteile des künftigen
Operationellen Programms vornehmen. Die Programmplanung orientiert sich am
gemeinsam aufgestellten Zeitplan.
Die Aufstellung des Operationellen Programms wird somit in inhaltlicher Hinsicht
durch die Verwaltungsbehörde in Abstimmung mit den
Fachressorts/Programmverantwortlichen und unter Berücksichtigung der erarbeiteten
Hierarchie durchgeführt. Die Verwaltungsbehörde wird dabei vom erfolgreichen
Bieter des Loses II unterstützt. Dem erfolgreichen Bieter des Loses II kommt dabei
u.a. die Aufgabe zu, nach den inhaltlichen und strategischen Vorgaben des
Auftraggebers und in enger Abstimmung mit diesem Entwürfe der einzelnen
Programmbestandteile zu auszuformulieren. Die so erarbeiteten
Programmbestandteile werden anschließend dem Ex-ante Evaluator zur vorläufigen
Stellungnahme übermittelt. Der Auftraggeber überarbeitet die entsprechenden
Kapitel des Operationellen Programms ggf. unter Berücksichtigung der Anmerkungen
des Ex-ante Evaluators unterstützt vom erfolgreichen Bieter des Loses II zum
endgültigen Entwurf des Operationellen Programms. Dieser hat auch die
redaktionelle Umsetzung beim Verfassen des Programms (z.B. Formatierung des
umfangreichen Textes) zu übernehmen.

„3. Auf welche zum Zeitpunkt der Auftragserteilung vorliegenden oder in Bearbeitung
befindlichen Materialien kann sich der erfolgreiche Bieter für Los 2 stützen? Liegt z.B. bereits
eine Sozioökonomische Analyse (SÖA), eine SWOT-Analyse und die beabsichtigte
Förderstrategie für das niedersächsische Multifondsprogramm vor? Oder ist deren Erstellung
ebenfalls Aufgabe des Bieters für Los 2?
Weiterhin: Die Operationellen Programme bestehen gemäß der Fiches 5A, 5B bzw. 5C. aus
verschiedenen Bestandteilen. Welche dieser Bestandteile erstellt der Auftraggeber selbst oder
von ihm beauftragte Dritte und welche sind vom erfolgreichen Bieter für Los 2 zu erstellen?
In der Ausschreibung heißt es dazu lediglich, dass "der Auftraggeber weiterhin
Programmbausteine des Operationellen Programms nach Vorgaben des Auftraggebers zu
formulieren" habe. Weiterhin sei die "technische Umsetzung bei der Programmerstellung [...]
u.a. Erstellung der Gliederung und die Formatierung des umfangreichen Textes des
Operationellen Programms" Bestandteil der Leistungen.“
Zur 3. Frage
Zum ersten Teil der Frage:
Wie bereits in Antwort zu Frage zwei beschrieben wird zum 30.11.2012 der
Endbericht der SWOT-Analyse bzw. zumindest eine nur noch in einzelnen Punkten
zu überarbeitende Vorversion dieses Berichts vorliegen. Diese SWOT-Analyse
enthält auch eine Sozioökonomische Analyse. Wie in der Antwort zu Frage zwei
bereits dargestellt, werden die Fachressorts/Programmverantwortlichen nach
Vorliegen der SWOT-Analyse auf deren Grundlagen um Mitteilung ihrer Planungen
für die Strukturfondsförderperiode 2014-2020 gebeten.
Dem erfolgreichen Bieter des Loses zwei können zudem u.a. erste Überlegungen der
Verwaltungsbehörde über die Gestaltung der Strukturfondsförderung in der
kommenden Förderperiode sowie die Protokolle und sonstigen Unterlagen der
Arbeitsgruppe Programmaufstellung zugänglich gemacht werden. Diese tagt unter
Beteilung der Fachressorts und verschiedenster Wirtschafts- und Sozialpartner sowie
der kommunalen Spitzenverbände seit Jahresanfang etwa monatlich zur
Vorbereitung der Strukturfondsförderperiode 2014 – 2020. Die erfolgreichen Bieter
beider Lose sollen nach Auftragserteilung regelmäßig an den Sitzungen der AG
teilnehmen.
Zum zweiten Teil der Frage:
Der Auftraggeber wird sämtliche inhaltlichen Bestandteile und Aspekte des
Operationellen Programms (in Abstimmung mit den Fachressorts bzw. mit
Programmverantwortlichen) erarbeiten und festlegen. Dem erfolgreichen Bieter des
Loses II kommt aber u.a. die Aufgabe zu, nach den inhaltlichen und strategischen
Vorgaben des Auftraggebers Entwürfe der einzelnen Programmbestandteile zu
formulieren.
Gleichzeitig wird vom erfolgreichen Bieter des Loses II erwartet, dass er sämtliche
Vorgaben der EU-Kommission im Zusammenhang mit der Programmerstellung im
Detail kennt. Er soll die inhaltlichen Planungen und die Vorgaben des Auftraggebers
dahingehend überprüfen, ob sie den Anforderungen der EU-Kommission genügen
und mit diesen übereinstimmen.

Entsprechende detaillierte Kenntnisse der EU-Vorgaben (Verordnungstexte, Fiches,
Leitfäden, etc.) und ggf. erforderliche Überprüfungen der Planungen des
Auftraggebers mit den Vorgaben der EU werden auch vom erfolgreichen Bieter des
Loses I für den Bereich der Ex-ante Evaluation erwartet.
„4. In der Leistungsbeschreibung nehmen Sie zudem Bezug auf die Verordnungsentwürfe
(insb. AVO-E) sowie das entsprechende Addendum (das interinstitutionelle Dossier
2011/0276 (COD) des Rates von 20.06.2012. Darin geht es um die Ex-ante-Evaluierung bei
geplantem Einsatz von Finanzierungsinstrumenten. Es ist gemäß Artikel 32, Abs. 2 (AVO-E)
vorgesehen, dass eine "Unterstützung von Finanzierungsinstrumenten basiert auf einer Exante
Bewertung, in der Marktschwächen oder suboptimale Investitionssituationen
nachgewiesen wurden, [...]".
Verstehen wir die Aufgabe diesbezüglich richtig, dass für Los 1 eine Ex-ante Evaluierung
dieser idealerweise im Rahmen einer SÖA und SWOT stattgefundenen Ex-ante Bewertung
von Marktschwächen oder suboptimale Investitionssituationen evaluiert? Eine Ex-ante
Bewertung von Marktschwächen oder suboptimale Investitionssituationen ist zwingend als
Teil einer umfassenden auf makroökonomische und finanzmarktlich Indikatoren bezogenen
SÖA zu sehen. Insofern gehen wir auch im Hinblick auf die vorherige Frage davon aus, dass
diese Bewertung und somit die Ableitung des Bedarfs bereits stattfand oder als Teil des Loses
2 erfolgt.“
Zur 4. Frage:
Die Leistungsbeschreibung für Los I ist so zu verstehen, dass im Zuge der Ex-ante
Evaluierung auch sämtliche Arbeiten vorzunehmen sind, die für eine entsprechende
Evaluierung der Finanzinstrumente erforderlich sind. Die entsprechenden
Anforderungen werden nach derzeitigem Kenntnisstand des Auftraggebers von Art.
32 des Entwurfs der Allgemeinen Verordnung in der Fassung des interinstitutionellen
Dossiers 2011/0276 (COD) – 11027/12 ADD 2 REV 1 des Rates der Europäischen
Union vom 20.06. 2012 festgelegt. Sie umfassen nach Art. 32 Abs. 2 u.a. eine „Exante
Bewertung, in der Marktschwächen oder suboptimale Investitionssituationen
nachgewiesen wurden“. Die sozioökonomische Analyse im Rahmen der SWOT-
Analyse wird diesen Themenbereich nicht umfassen.

„5. Aufbewahrungspflicht
Nach § 3 (2) der VOL/B dürfen die von den Vertragsparteien einander überlassenen
Unterlagen ohne Zustimmung des Vertragspartners weder veröffentlicht, vervielfältigt noch
für einen anderen als den vereinbarten Zweck genutzt werden. Sie sind, soweit nichts anderes
vereinbart ist, auf Verlangen zurückzugeben.
Wir sind gesetzlich verpflichtet von Unterlagen, die wir an den Auftraggeber zurückgeben,
Abschriften oder Fotokopien anzufertigen und zurückzubehalten (Aufbewahrungspflicht nach
§ 51b WPO). Dürfen wir insoweit davon ausgehen, dass die gesetzlichen und berufsüblichen
Pflichten zur Anfertigung und Aufbewahrung von Handakten/Arbeitspapieren von § 3 (2)
VOL/B unberührt bleiben?“
Zur 5. Frage:
Die gesetzlichen und berufsrechtlichen Pflichten zur Anfertigung und Aufbewahrung
von Handakten/Arbeitspapieren bleiben trotz Anwendung der VOL/B unberührt.
„6. Haftungsbegrenzung
Dürfen wir diesbezüglich davon ausgehen, dass im Hinblick auf § 7 Nr. 2 Ans. 2 VOL/B eine
branchenübliche Haftungsbegrenzung im Sinne von § 54a WPO auf 4 Mio. € für fahrlässig
verursachte Schäden zugrunde gelegt werden kann? Als branchenüblich für durch die
Wirtschaftsprüfungsordnung (WPO) regulierten Anbieter dürfte die in den vom Institut für
Wirtschaftsprüfer e.V. (IDW) herausgegebenen Allgemeinen Auftragsbedingungen für
Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in der Fassung vom 1. Januar 2002
(Ziffer 7) gelten.
Die in Ziffer 7 enthaltene, mit § 54a WPO im Einklang stehende Haftungsregelung lautet:
"Die Haftung des Auftragnehmers für Schadensersatzansprüche jeder Art, mit Ausnahme von
Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit, ist gemäß § 54 a Abs. 1 Nr. 2
WPO bei einem fahrlässig verursachten einzelnen Schadensfall auf EUR 4 Mio. begrenzt;
dies gilt auch dann, wenn eine Haftung gegenüber einer anderen Person als dem Auftraggeber
begründet sein sollte. Ein einzelner Schadensfall ist auch bezüglich eines aus mehreren
Pflichtverletzungen stammenden einheitlichen Schadens gegeben. Der einzelne Schadensfall
umfasst sämtliche Folgen einer Pflichtverletzung ohne Rücksicht darauf, ob Schäden in einem
Jahr oder in mehreren aufeinanderfolgenden Jahren entstanden sind. Dabei gilt mehrfaches
auf gleicher oder gleichartiger Fehlerquelle beruhendes Tun oder Unterlassen als einheitliche
Pflichtverletzung, wenn die betreffenden Angelegenheiten miteinander in rechtlichem oder
wirtschaftlichem Zusammenhang stehen. In diesem Fall kann der Auftragnehmer nur bis zur
Höhe von EUR 5 Mio. in Anspruch genommen werden."
Zur 6. Frage:
Die Vereinbarung einer Haftungsbegrenzung auf 4 Mio. EUR im Sinne von § 54a
WPO für fahrlässig verursachte Schäden ist entsprechend § 7 Nr.2 Abs. 2 VOL/B
möglich.

„7. Wir sind berufsrechtlich zur vertraulichen Behandlung jeglicher Informationen
verpflichtet und dürfen damit jeglichen Dritten ggü. keine Informationen über einen Auftrag
zukommen lassen (also auch anderen mit uns verbundenen Gesellschaften etc.nicht).
Allerdings müssen wir für unsere tägliche Arbeit sicherstellen, dass unsere internen Systeme
(u.a. unser globales Abrechnungssystem und unsere globale Referenzendatenbank) benutzt
werden kann, ohne dass eine Verletzung der berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflicht
vorliegt. Für den Fall der Zuschlagserteilung werden wir daher Ihre begrenzte Zustimmung
zur Aufhebung unserer Verschwiegenheit zur Nutzung unserer Systeme einholen. Diese
Zustimmung erstreckt sich selbstverständlich nicht auf die Verschiegenheitsverpflichtung für
den Gegenstand des Auftrags.
Sofern Ihrerseits diesbezüglich Bedenken bestehen, dann würden wir Sie darum bitten diese
entsprechend zu artikulieren.“
Zur 7. Frage:
Der Auftraggeber würde im Falle der Zuschlagserteilung einer begrenzten Aufhebung
der Verschwiegenheitsverpflichtung im vom Bieter skizzierten Umfang zustimmen.
Dabei muss allerdings gewährleistet sein, dass – wie vom Bieter zugesichert - die
Verschwiegenheit über den Auftragsgegenstand selbst gewahrt bleibt.
„8. Wir weisen Sie darauf hin, dass gemäß Ziffer 6.2 ZVB wir Ihnen den uneingeschränkten
Zugang zu unseren Geschäftsräumen aus berufsrechtlichen Gründen nicht gewähren können,
da dies einen Verstoß gegen die berufliche Verschwiegenheitspflicht darstellen würde. Sofern
erforderlich können wir jedoch sicherstellen, dass Prüfer Zugang zu den erforderlichen und
berufsrechtlich zulässigen Unterlagen bekommen.
Wir bitten Sie analog der zuvor bereits übermittelten Ziffern 5, 6 und 7 darum diesen
berufsrechtlich relevanten Besonderheiten entsprechend Rechnung zu tragen.“
Zur 8. Frage:
Für den Auftraggeber ist es ausreichend, wenn bei entsprechender Notwendigkeit
allen berechtigten Personen bzw. allen Prüfern alle erforderlichen und berufsrechtlich
zugelassenen Unterlagen zur Verfügung gestellt werden. Sämtliche Prüftätigkeiten
im Rahmen der EU-Finanzkontrollvorschriften müssen allerdings ermöglicht werden.
Jeder Auftragnehmer ist verpflichtet die EU-Finanzkontrollen (auch im Rahmen von
Vor-Ort-Kontrollen beim Auftragnehmer) in jeder erforderlichen Weise zu
unterstützen.
„9. Der den Ausschreibungsunterlagen beigefügte Mustervertrag enthält eine
Schlichtungsklausel. Besteht für den Fall der Zuschlagserteilung alternativ dazu auch die
Möglichkeit eine ordentliche Gerichtsbarkeit zu vereinbaren?“
Zur 9. Frage:
Im Falle der Zuschlagserteilung kann von der Schiedsklausel nicht abgewichen
werden bzw. nicht auf die Anrufung einer Schiedsperson verzichtet werden.

Für Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.
Mit freundlichem Gruß
Im Auftrage
Lars Wiesehahn, MLE
Niedersächsisches Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr
Referat 14 - Europäische Strukturfonds EFRE und ESF
Friedrichswall 1
30159 Hannover
Achtung! Neue Telefon- und Faxnummer:
Telefon: (0511) 120 -5741
Telefax: (0511) 120-99-5741
E-Mail: lars.wiesehahn@mw.niedersachsen.de