2. Bieterrundschreiben - Niedersächsisches Ministerium für ...
2. Bieterrundschreiben - Niedersächsisches Ministerium für ...
2. Bieterrundschreiben - Niedersächsisches Ministerium für ...
Erfolgreiche ePaper selbst erstellen
Machen Sie aus Ihren PDF Publikationen ein blätterbares Flipbook mit unserer einzigartigen Google optimierten e-Paper Software.
<strong>2.</strong> <strong>Bieterrundschreiben</strong> (0<strong>2.</strong>10.2012)<br />
Ausschreibung (TED-Dokumentennummer: 281549-2012) Erstellung Ex-ante Evaluierung<br />
inkl. SUP & Begleitung bei Programmerstellung <strong>für</strong> nds. Multifondsprogramm (EFRE &<br />
ESF) <strong>für</strong> EU-Strukturfondsperiode 2014-2020<br />
Sehr geehrte Damen und Herren,<br />
ein Bieter hat am 26.09.2012 folgende Fragen gestellt:<br />
1. Interpretieren wir die ausgeschriebene Leistung richtig, dass die beiden Lose von ein und<br />
demselben Bieter erbracht werden können, ohne dass eine Trennung der beiden<br />
Aufgabenbereiche in zwei Teams erfolgen muss? Im vorliegenden Fall würden die Rollen des<br />
Ex-ante Evaluators teilweise mit derjenigen des OP-Erstellers zusammenfallen.<br />
Dürfen wir insofern davon ausgehen, dass die beiden Lose von ein und demselben Team<br />
bearbeitet werden können? Sofern eine Trennung in Teams erforderlich wäre, ist dennoch die<br />
Übertragung der Gesamtprojektleitung (<strong>für</strong> beide Lose) auf eine Person möglich?<br />
Für den Fall dass eine Trennung der Teams <strong>für</strong> beide Lose stattfinden soll, ist es hinreichend<br />
eine räumliche Trennung sicherzustellen? Oder ist auch eine institutionelle Trennung bzw.<br />
über einen Subunternehmer oder Partner in einer Bietergemeinschaft erforderlich?<br />
<strong>2.</strong> Die Ausführungen zur Ausgestaltung des interaktiven und iterativen Prozesses hat bei uns<br />
die Frage aufgeworfen, welche Arbeiten und Aufgaben am Beginn und welche tatsächlich am<br />
Ende stehen sollen. Üblicherweise ist eine Ex-ante-Evaluierung so angelegt, dass dabei<br />
schriftliche Konzepte oder Entwürfe <strong>für</strong> die Ausgestaltung von Operationellen Programmen<br />
bewertet werden, der sich daraus ergebende Handlungs- und Überarbeitungsbedarf von der<br />
Verwaltungsbehörde <strong>für</strong> die konzeptionelle Weiterentwicklung bzw. die weitere OP-<br />
Erstellung umgesetzt wird und an- bzw. abschließend die Ex-ante Evaluatoren einen Bericht<br />
über den Prozess und die Bewertung insgesamt verfassen.<br />
Gemäß Ihrer Leistungsbeschreibung ist die Grenze zwischen Ex-ante Evaluierung und OP-<br />
Erstellung nicht vollständig klar und transparent, da - wie oben bereits kurz angeführt - die<br />
Rollen des Ex-ante Evaluators und des OP-Erstellers nicht vollständig trennbar sind. Dies<br />
zeigt sich auch daran, dass sich die Zeitpläne und Ausführungsfristen <strong>für</strong> beide Lose gleichen,<br />
ob wohl eine um rd. 4 Wochen zeitlich versetzte Herangehensweise zur methodisch klaren<br />
Bearbeitung und der Einhaltung der Kommissionsvorgaben notwendig wäre.<br />
Wir möchten daher anregen, dass Sie Ihre Bewertungsmaßstäbe bzw. Vorstellungen zur<br />
Ausgestaltung des interaktiven und iterativen Prozess nochmals skizzieren, um Ihrem<br />
tatsächlichen Bedarf Rechnung zu tragen und Ihnen ein passendes Angebot unterbreiten zu<br />
können.<br />
3. Auf welche zum Zeitpunkt der Auftragserteilung vorliegenden oder in Bearbeitung<br />
befindlichen Materialien kann sich der erfolgreiche Bieter <strong>für</strong> Los 2 stützen? Liegt z.B. bereits<br />
eine Sozioökonomische Analyse (SÖA), eine SWOT-Analyse und die beabsichtigte<br />
Förderstrategie <strong>für</strong> das niedersächsische Multifondsprogramm vor? Oder ist deren Erstellung<br />
ebenfalls Aufgabe des Bieters <strong>für</strong> Los 2?<br />
Weiterhin: Die Operationellen Programme bestehen gemäß der Fiches 5A, 5B bzw. 5C. aus<br />
verschiedenen Bestandteilen. Welche dieser Bestandteile erstellt der Auftraggeber selbst oder<br />
von ihm beauftragte Dritte und welche sind vom erfolgreichen Bieter <strong>für</strong> Los 2 zu erstellen?<br />
In der Ausschreibung heißt es dazu lediglich, dass "der Auftraggeber weiterhin<br />
Programmbausteine des Operationellen Programms nach Vorgaben des Auftraggebers zu<br />
formulieren" habe. Weiterhin sei die "technische Umsetzung bei der Programmerstellung [...]
u.a. Erstellung der Gliederung und die Formatierung des umfangreichen Textes des<br />
Operationellen Programms" Bestandteil der Leistungen.<br />
4. In der Leistungsbeschreibung nehmen Sie zudem Bezug auf die Verordnungsentwürfe<br />
(insb. AVO-E) sowie das entsprechende Addendum (das interinstitutionelle Dossier<br />
2011/0276 (COD) des Rates von 20.06.201<strong>2.</strong> Darin geht es um die Ex-ante-Evaluierung bei<br />
geplantem Einsatz von Finanzierungsinstrumenten. Es ist gemäß Artikel 32, Abs. 2 (AVO-E)<br />
vorgesehen, dass eine "Unterstützung von Finanzierungsinstrumenten basiert auf einer Exante<br />
Bewertung, in der Marktschwächen oder suboptimale Investitionssituationen<br />
nachgewiesen wurden, [...]".<br />
Verstehen wir die Aufgabe diesbezüglich richtig, dass <strong>für</strong> Los 1 eine Ex-ante Evaluierung<br />
dieser idealerweise im Rahmen einer SÖA und SWOT stattgefundenen Ex-ante Bewertung<br />
von Marktschwächen oder suboptimale Investitionssituationen evaluiert? Eine Ex-ante<br />
Bewertung von Marktschwächen oder suboptimale Investitionssituationen ist zwingend als<br />
Teil einer umfassenden auf makroökonomische und finanzmarktlich Indikatoren bezogenen<br />
SÖA zu sehen. Insofern gehen wir auch im Hinblick auf die vorherige Frage davon aus, dass<br />
diese Bewertung und somit die Ableitung des Bedarfs bereits stattfand oder als Teil des Loses<br />
2 erfolgt.<br />
5. Aufbewahrungspflicht<br />
Nach § 3 (2) der VOL/B dürfen die von den Vertragsparteien einander überlassenen<br />
Unterlagen ohne Zustimmung des Vertragspartners weder veröffentlicht, vervielfältigt noch<br />
<strong>für</strong> einen anderen als den vereinbarten Zweck genutzt werden. Sie sind, soweit nichts anderes<br />
vereinbart ist, auf Verlangen zurückzugeben.<br />
Wir sind gesetzlich verpflichtet von Unterlagen, die wir an den Auftraggeber zurückgeben,<br />
Abschriften oder Fotokopien anzufertigen und zurückzubehalten (Aufbewahrungspflicht nach<br />
§ 51b WPO). Dürfen wir insoweit davon ausgehen, dass die gesetzlichen und berufsüblichen<br />
Pflichten zur Anfertigung und Aufbewahrung von Handakten/Arbeitspapieren von § 3 (2)<br />
VOL/B unberührt bleiben?<br />
6. Haftungsbegrenzung<br />
Dürfen wir diesbezüglich davon ausgehen, dass im Hinblick auf § 7 Nr. 2 Ans. 2 VOL/B eine<br />
branchenübliche Haftungsbegrenzung im Sinne von § 54a WPO auf 4 Mio. € <strong>für</strong> fahrlässig<br />
verursachte Schäden zugrunde gelegt werden kann? Als branchenüblich <strong>für</strong> durch die<br />
Wirtschaftsprüfungsordnung (WPO) regulierten Anbieter dürfte die in den vom Institut <strong>für</strong><br />
Wirtschaftsprüfer e.V. (IDW) herausgegebenen Allgemeinen Auftragsbedingungen <strong>für</strong><br />
Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in der Fassung vom 1. Januar 2002<br />
(Ziffer 7) gelten.<br />
Die in Ziffer 7 enthaltene, mit § 54a WPO im Einklang stehende Haftungsregelung lautet:<br />
"Die Haftung des Auftragnehmers <strong>für</strong> Schadensersatzansprüche jeder Art, mit Ausnahme von<br />
Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit, ist gemäß § 54 a Abs. 1 Nr. 2<br />
WPO bei einem fahrlässig verursachten einzelnen Schadensfall auf EUR 4 Mio. begrenzt;<br />
dies gilt auch dann, wenn eine Haftung gegenüber einer anderen Person als dem Auftraggeber<br />
begründet sein sollte. Ein einzelner Schadensfall ist auch bezüglich eines aus mehreren<br />
Pflichtverletzungen stammenden einheitlichen Schadens gegeben. Der einzelne Schadensfall<br />
umfasst sämtliche Folgen einer Pflichtverletzung ohne Rücksicht darauf, ob Schäden in einem<br />
Jahr oder in mehreren aufeinanderfolgenden Jahren entstanden sind. Dabei gilt mehrfaches<br />
auf gleicher oder gleichartiger Fehlerquelle beruhendes Tun oder Unterlassen als einheitliche<br />
Pflichtverletzung, wenn die betreffenden Angelegenheiten miteinander in rechtlichem oder<br />
wirtschaftlichem Zusammenhang stehen. In diesem Fall kann der Auftragnehmer nur bis zur<br />
Höhe von EUR 5 Mio. in Anspruch genommen werden."
7. Wir sind berufsrechtlich zur vertraulichen Behandlung jeglicher Informationen verpflichtet<br />
und dürfen damit jeglichen Dritten ggü. keine Informationen über einen Auftrag zukommen<br />
lassen (also auch anderen mit uns verbundenen Gesellschaften etc. nicht). Allerdings müssen<br />
wir <strong>für</strong> unsere tägliche Arbeit sicherstellen, dass unsere internen Systeme (u.a. unser globales<br />
Abrechnungssystem und unsere globale Referenzendatenbank) benutzt werden kann, ohne<br />
dass eine Verletzung der berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflicht vorliegt. Für den Fall der<br />
Zuschlagserteilung werden wir daher Ihre begrenzte Zustimmung zur Aufhebung unserer<br />
Verschwiegenheit zur Nutzung unserer Systeme einholen. Diese Zustimmung erstreckt sich<br />
selbstverständlich nicht auf die Verschiegenheitsverpflichtung <strong>für</strong> den Gegenstand des<br />
Auftrags.<br />
Sofern Ihrerseits diesbezüglich Bedenken bestehen, dann würden wir Sie darum bitten diese<br />
entsprechend zu artikulieren.<br />
8. Wir weisen Sie darauf hin, dass gemäß Ziffer 6.2 ZVB wir Ihnen den uneingeschränkten<br />
Zugang zu unseren Geschäftsräumen aus berufsrechtlichen Gründen nicht gewähren können,<br />
da dies einen Verstoß gegen die berufliche Verschwiegenheitspflicht darstellen würde. Sofern<br />
erforderlich können wir jedoch sicherstellen, dass Prüfer Zugang zu den erforderlichen und<br />
berufsrechtlich zulässigen Unterlagen bekommen.<br />
Wir bitten Sie analog der zuvor bereits übermittelten Ziffern 5, 6 und 7 darum diesen<br />
berufsrechtlich relevanten Besonderheiten entsprechend Rechnung zu tragen.<br />
9. Der den Ausschreibungsunterlagen beigefügte Mustervertrag enthält eine<br />
Schlichtungsklausel. Besteht <strong>für</strong> den Fall der Zuschlagserteilung alternativ dazu auch die<br />
Möglichkeit eine ordentliche Gerichtsbarkeit zu vereinbaren?<br />
Wir haben diese Fragen heute wie folgt beantwortet:<br />
„Vorbemerkung:<br />
Die Beantwortung der folgenden Fragen führt nicht zu einer Einschränkung des in<br />
der Leistungsbeschreibung und der Auftragsbekanntmachung genannten<br />
Leistungsspektrums. Alle dort genannten Anforderungen und Leistungen sind also –<br />
unter Berücksichtigung etwaiger Modifizierungen durch die Antworten auf<br />
Bieterfragen bzw. die entsprechenden <strong>Bieterrundschreiben</strong> - weiterhin zu erfüllen<br />
bzw. zu erbringen. Durch die Beantwortung dieser Bieterfragen werden lediglich<br />
Teilbereiche der ausgeschriebenen Leistungen konkretisiert. Weiterhin sind im<br />
Folgenden dann, wenn der Begriff Bieter verwendet wird, stets auch<br />
Bietergemeinschaften gemeint. Wenn in den Antworten der Begriff „Ex-ante<br />
Evaluator“ verwendet wird, schließt dies auch immer die Möglichkeit ein, dass der<br />
Zuschlag an eine Bietergemeinschaft erfolgt und somit letztlich mehrere Evaluatoren<br />
bzw. ein Evaluatorenteam beauftragt wird. Auf eine Verwendung beider<br />
Bezeichnungen wird jeweils nur aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit der<br />
Antworten verzichtet.
Dieses vorweg geschickt, beantworte ich Ihre Fragen wie folgt:<br />
„1. Interpretieren wir die ausgeschriebene Leistung richtig, dass die beiden Lose von ein und<br />
demselben Bieter erbracht werden können, ohne dass eine Trennung der beiden<br />
Aufgabenbereiche in zwei Teams erfolgen muss? Im vorliegenden Fall würden die Rollen des<br />
Ex-ante Evaluators teilweise mit derjenigen des OP-Erstellers zusammenfallen.<br />
Dürfen wir insofern davon ausgehen, dass die beiden Lose von ein und demselben Team<br />
bearbeitet werden können? Sofern eine Trennung in Teams erforderlich wäre, ist dennoch die<br />
Übertragung der Gesamtprojektleitung (<strong>für</strong> beide Lose) auf eine Person möglich?<br />
Für den Fall dass eine Trennung der Teams <strong>für</strong> beide Lose stattfinden soll, ist es hinreichend<br />
eine räumliche Trennung sicherzustellen? Oder ist auch eine institutionelle Trennung bzw.<br />
über einen Subunternehmer oder Partner in einer Bietergemeinschaft erforderlich?“<br />
Zur 1. Frage:<br />
Beide Lose bzw. die darin ausgeschriebenen Leistungen können von ein und<br />
demselben Bieter erbracht werden, ohne dass zwei unterschiedliche Teams/Gruppen<br />
mit der Leistungserbringung betraut werden müssten. Es können also beide Lose<br />
von ein und demselben Team bearbeitet werden.<br />
„<strong>2.</strong> Die Ausführungen zur Ausgestaltung des interaktiven und iterativen Prozesses hat bei uns<br />
die Frage aufgeworfen, welche Arbeiten und Aufgaben am Beginn und welche tatsächlich am<br />
Ende stehen sollen. Üblicherweise ist eine Ex-ante-Evaluierung so angelegt, dass dabei<br />
schriftliche Konzepte oder Entwürfe <strong>für</strong> die Ausgestaltung von Operationellen Programmen<br />
bewertet werden, der sich daraus ergebende Handlungs- und Überarbeitungsbedarf von der<br />
Verwaltungsbehörde <strong>für</strong> die konzeptionelle Weiterentwicklung bzw. die weitere OP-<br />
Erstellung umgesetzt wird und an- bzw. abschließend die Ex-ante Evaluatoren einen Bericht<br />
über den Prozess und die Bewertung insgesamt verfassen.<br />
Gemäß Ihrer Leistungsbeschreibung ist die Grenze zwischen Ex-ante Evaluierung und OP-<br />
Erstellung nicht vollständig klar und transparent, da - wie oben bereits kurz angeführt - die<br />
Rollen des Ex-ante Evaluators und des OP-Erstellers nicht vollständig trennbar sind. Dies<br />
zeigt sich auch daran, dass sich die Zeitpläne und Ausführungsfristen <strong>für</strong> beide Lose gleichen,<br />
ob wohl eine um rd. 4 Wochen zeitlich versetzte Herangehensweise zur methodisch klaren<br />
Bearbeitung und der Einhaltung der Kommissionsvorgaben notwendig wäre.<br />
Wir möchten daher anregen, dass Sie Ihre Bewertungsmaßstäbe bzw. Vorstellungen zur<br />
Ausgestaltung des interaktiven und iterativen Prozess nochmals skizzieren, um Ihrem<br />
tatsächlichen Bedarf Rechnung zu tragen und Ihnen ein passendes Angebot unterbreiten zu<br />
können.“<br />
Zur <strong>2.</strong> Frage:<br />
Nach den Planungen des Auftraggebers gestaltet sich die Zusammenarbeit der<br />
erfolgreichen Bieter beider Lose mit dem Auftraggeber sowie der „interaktive und<br />
iterative Prozess“ in einer ersten Phase wie folgt:<br />
Zum 30.11.2012 wird der Endbericht der SWOT-Analyse oder zumindest eine nur<br />
noch in einzelnen Punkten zu überarbeitende Vorversion des Endberichts vorliegen.
Die Besprechung des Berichts über die SWOT-Analyse erfolgt in einer gemeinsamen<br />
Sitzung der Verwaltungsbehörde (Auftraggeber) mit dem Ersteller der SWOT-<br />
Analyse und dem Ex-ante Evaluator sowie dem erfolgreichen Bieter des Loses II. Der<br />
Abschlussbericht wird sodann den Fachressorts/Programmverantwortlichen zur<br />
Verfügung gestellt, damit diese auf Grundlage des Berichts ihre Planungen <strong>für</strong> die<br />
Förderperiode 2014- 2020 darlegen. Die Ergebnisse dieser Abfrage werden dem Ex-<br />
Ante Evaluator zur Verfügung gestellt, der sie sodann – u.a. unter Berücksichtigung<br />
der SWOT-Analyse bewertet.<br />
Währenddessen erstellt der erfolgreiche Bieter des Loses II auf Basis des<br />
Abschlussberichts der SWOT-Analyse und den Rückmeldungen der Fachressorts zu<br />
ihrer Programmplanung <strong>für</strong> die Förderperiode 2014 – 2020 einen Gliederungsentwurf<br />
<strong>für</strong> das Operationelle Programm der kommenden Förderperiode. Als Ausgangspunkt<br />
könnten dabei die niedersächsischen Operationellen Programme der laufenden<br />
Förderperiode herangezogen werden, um zu überprüfen, welche Aspekte<br />
beibehalten werden können und was geändert bzw. neu eingefügt werden muss.<br />
Dieser Gliederungsentwurf wird der Verwaltungsbehörde zur Verfügung gestellt und<br />
sodann von dieser mit dem Ex-ante Evaluator rückgekoppelt.<br />
Das Ergebnis der Bewertung des Ex-ante Evaluators zur Abfrage bei den<br />
Programmverantwortlichen zu ihren Planungen zur kommenden Förderperiode wird<br />
der Verwaltungsbehörde zur Verfügung gestellt. Sodann werden in einer<br />
gemeinsamen Sitzung des Auftraggebers mit den erfolgreichen Bietern beider Lose<br />
ein Zeitplan und eine Hierarchie der Erarbeitung der verschiedenen Bestandteile des<br />
Operationellen Programms erarbeitet.<br />
Die Verwaltungsbehörde berücksichtigt die Ergebnisse der Bewertung des Ex-ante<br />
Evaluators zu den Planungen der Ressortvertreter sowie den vom Ex-ante Evaluator<br />
beurteilten Gliederungsentwurf des Operationellen Programms bei der weiteren<br />
Programmaufstellung. Die wird in Zusammenarbeit mit den Fachressorts auf dieser<br />
Basis die inhaltliche Ausgestaltung der verschiedenen Bestandteile des künftigen<br />
Operationellen Programms vornehmen. Die Programmplanung orientiert sich am<br />
gemeinsam aufgestellten Zeitplan.<br />
Die Aufstellung des Operationellen Programms wird somit in inhaltlicher Hinsicht<br />
durch die Verwaltungsbehörde in Abstimmung mit den<br />
Fachressorts/Programmverantwortlichen und unter Berücksichtigung der erarbeiteten<br />
Hierarchie durchgeführt. Die Verwaltungsbehörde wird dabei vom erfolgreichen<br />
Bieter des Loses II unterstützt. Dem erfolgreichen Bieter des Loses II kommt dabei<br />
u.a. die Aufgabe zu, nach den inhaltlichen und strategischen Vorgaben des<br />
Auftraggebers und in enger Abstimmung mit diesem Entwürfe der einzelnen<br />
Programmbestandteile zu auszuformulieren. Die so erarbeiteten<br />
Programmbestandteile werden anschließend dem Ex-ante Evaluator zur vorläufigen<br />
Stellungnahme übermittelt. Der Auftraggeber überarbeitet die entsprechenden<br />
Kapitel des Operationellen Programms ggf. unter Berücksichtigung der Anmerkungen<br />
des Ex-ante Evaluators unterstützt vom erfolgreichen Bieter des Loses II zum<br />
endgültigen Entwurf des Operationellen Programms. Dieser hat auch die<br />
redaktionelle Umsetzung beim Verfassen des Programms (z.B. Formatierung des<br />
umfangreichen Textes) zu übernehmen.
„3. Auf welche zum Zeitpunkt der Auftragserteilung vorliegenden oder in Bearbeitung<br />
befindlichen Materialien kann sich der erfolgreiche Bieter <strong>für</strong> Los 2 stützen? Liegt z.B. bereits<br />
eine Sozioökonomische Analyse (SÖA), eine SWOT-Analyse und die beabsichtigte<br />
Förderstrategie <strong>für</strong> das niedersächsische Multifondsprogramm vor? Oder ist deren Erstellung<br />
ebenfalls Aufgabe des Bieters <strong>für</strong> Los 2?<br />
Weiterhin: Die Operationellen Programme bestehen gemäß der Fiches 5A, 5B bzw. 5C. aus<br />
verschiedenen Bestandteilen. Welche dieser Bestandteile erstellt der Auftraggeber selbst oder<br />
von ihm beauftragte Dritte und welche sind vom erfolgreichen Bieter <strong>für</strong> Los 2 zu erstellen?<br />
In der Ausschreibung heißt es dazu lediglich, dass "der Auftraggeber weiterhin<br />
Programmbausteine des Operationellen Programms nach Vorgaben des Auftraggebers zu<br />
formulieren" habe. Weiterhin sei die "technische Umsetzung bei der Programmerstellung [...]<br />
u.a. Erstellung der Gliederung und die Formatierung des umfangreichen Textes des<br />
Operationellen Programms" Bestandteil der Leistungen.“<br />
Zur 3. Frage<br />
Zum ersten Teil der Frage:<br />
Wie bereits in Antwort zu Frage zwei beschrieben wird zum 30.11.2012 der<br />
Endbericht der SWOT-Analyse bzw. zumindest eine nur noch in einzelnen Punkten<br />
zu überarbeitende Vorversion dieses Berichts vorliegen. Diese SWOT-Analyse<br />
enthält auch eine Sozioökonomische Analyse. Wie in der Antwort zu Frage zwei<br />
bereits dargestellt, werden die Fachressorts/Programmverantwortlichen nach<br />
Vorliegen der SWOT-Analyse auf deren Grundlagen um Mitteilung ihrer Planungen<br />
<strong>für</strong> die Strukturfondsförderperiode 2014-2020 gebeten.<br />
Dem erfolgreichen Bieter des Loses zwei können zudem u.a. erste Überlegungen der<br />
Verwaltungsbehörde über die Gestaltung der Strukturfondsförderung in der<br />
kommenden Förderperiode sowie die Protokolle und sonstigen Unterlagen der<br />
Arbeitsgruppe Programmaufstellung zugänglich gemacht werden. Diese tagt unter<br />
Beteilung der Fachressorts und verschiedenster Wirtschafts- und Sozialpartner sowie<br />
der kommunalen Spitzenverbände seit Jahresanfang etwa monatlich zur<br />
Vorbereitung der Strukturfondsförderperiode 2014 – 2020. Die erfolgreichen Bieter<br />
beider Lose sollen nach Auftragserteilung regelmäßig an den Sitzungen der AG<br />
teilnehmen.<br />
Zum zweiten Teil der Frage:<br />
Der Auftraggeber wird sämtliche inhaltlichen Bestandteile und Aspekte des<br />
Operationellen Programms (in Abstimmung mit den Fachressorts bzw. mit<br />
Programmverantwortlichen) erarbeiten und festlegen. Dem erfolgreichen Bieter des<br />
Loses II kommt aber u.a. die Aufgabe zu, nach den inhaltlichen und strategischen<br />
Vorgaben des Auftraggebers Entwürfe der einzelnen Programmbestandteile zu<br />
formulieren.<br />
Gleichzeitig wird vom erfolgreichen Bieter des Loses II erwartet, dass er sämtliche<br />
Vorgaben der EU-Kommission im Zusammenhang mit der Programmerstellung im<br />
Detail kennt. Er soll die inhaltlichen Planungen und die Vorgaben des Auftraggebers<br />
dahingehend überprüfen, ob sie den Anforderungen der EU-Kommission genügen<br />
und mit diesen übereinstimmen.
Entsprechende detaillierte Kenntnisse der EU-Vorgaben (Verordnungstexte, Fiches,<br />
Leitfäden, etc.) und ggf. erforderliche Überprüfungen der Planungen des<br />
Auftraggebers mit den Vorgaben der EU werden auch vom erfolgreichen Bieter des<br />
Loses I <strong>für</strong> den Bereich der Ex-ante Evaluation erwartet.<br />
„4. In der Leistungsbeschreibung nehmen Sie zudem Bezug auf die Verordnungsentwürfe<br />
(insb. AVO-E) sowie das entsprechende Addendum (das interinstitutionelle Dossier<br />
2011/0276 (COD) des Rates von 20.06.201<strong>2.</strong> Darin geht es um die Ex-ante-Evaluierung bei<br />
geplantem Einsatz von Finanzierungsinstrumenten. Es ist gemäß Artikel 32, Abs. 2 (AVO-E)<br />
vorgesehen, dass eine "Unterstützung von Finanzierungsinstrumenten basiert auf einer Exante<br />
Bewertung, in der Marktschwächen oder suboptimale Investitionssituationen<br />
nachgewiesen wurden, [...]".<br />
Verstehen wir die Aufgabe diesbezüglich richtig, dass <strong>für</strong> Los 1 eine Ex-ante Evaluierung<br />
dieser idealerweise im Rahmen einer SÖA und SWOT stattgefundenen Ex-ante Bewertung<br />
von Marktschwächen oder suboptimale Investitionssituationen evaluiert? Eine Ex-ante<br />
Bewertung von Marktschwächen oder suboptimale Investitionssituationen ist zwingend als<br />
Teil einer umfassenden auf makroökonomische und finanzmarktlich Indikatoren bezogenen<br />
SÖA zu sehen. Insofern gehen wir auch im Hinblick auf die vorherige Frage davon aus, dass<br />
diese Bewertung und somit die Ableitung des Bedarfs bereits stattfand oder als Teil des Loses<br />
2 erfolgt.“<br />
Zur 4. Frage:<br />
Die Leistungsbeschreibung <strong>für</strong> Los I ist so zu verstehen, dass im Zuge der Ex-ante<br />
Evaluierung auch sämtliche Arbeiten vorzunehmen sind, die <strong>für</strong> eine entsprechende<br />
Evaluierung der Finanzinstrumente erforderlich sind. Die entsprechenden<br />
Anforderungen werden nach derzeitigem Kenntnisstand des Auftraggebers von Art.<br />
32 des Entwurfs der Allgemeinen Verordnung in der Fassung des interinstitutionellen<br />
Dossiers 2011/0276 (COD) – 11027/12 ADD 2 REV 1 des Rates der Europäischen<br />
Union vom 20.06. 2012 festgelegt. Sie umfassen nach Art. 32 Abs. 2 u.a. eine „Exante<br />
Bewertung, in der Marktschwächen oder suboptimale Investitionssituationen<br />
nachgewiesen wurden“. Die sozioökonomische Analyse im Rahmen der SWOT-<br />
Analyse wird diesen Themenbereich nicht umfassen.
„5. Aufbewahrungspflicht<br />
Nach § 3 (2) der VOL/B dürfen die von den Vertragsparteien einander überlassenen<br />
Unterlagen ohne Zustimmung des Vertragspartners weder veröffentlicht, vervielfältigt noch<br />
<strong>für</strong> einen anderen als den vereinbarten Zweck genutzt werden. Sie sind, soweit nichts anderes<br />
vereinbart ist, auf Verlangen zurückzugeben.<br />
Wir sind gesetzlich verpflichtet von Unterlagen, die wir an den Auftraggeber zurückgeben,<br />
Abschriften oder Fotokopien anzufertigen und zurückzubehalten (Aufbewahrungspflicht nach<br />
§ 51b WPO). Dürfen wir insoweit davon ausgehen, dass die gesetzlichen und berufsüblichen<br />
Pflichten zur Anfertigung und Aufbewahrung von Handakten/Arbeitspapieren von § 3 (2)<br />
VOL/B unberührt bleiben?“<br />
Zur 5. Frage:<br />
Die gesetzlichen und berufsrechtlichen Pflichten zur Anfertigung und Aufbewahrung<br />
von Handakten/Arbeitspapieren bleiben trotz Anwendung der VOL/B unberührt.<br />
„6. Haftungsbegrenzung<br />
Dürfen wir diesbezüglich davon ausgehen, dass im Hinblick auf § 7 Nr. 2 Ans. 2 VOL/B eine<br />
branchenübliche Haftungsbegrenzung im Sinne von § 54a WPO auf 4 Mio. € <strong>für</strong> fahrlässig<br />
verursachte Schäden zugrunde gelegt werden kann? Als branchenüblich <strong>für</strong> durch die<br />
Wirtschaftsprüfungsordnung (WPO) regulierten Anbieter dürfte die in den vom Institut <strong>für</strong><br />
Wirtschaftsprüfer e.V. (IDW) herausgegebenen Allgemeinen Auftragsbedingungen <strong>für</strong><br />
Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in der Fassung vom 1. Januar 2002<br />
(Ziffer 7) gelten.<br />
Die in Ziffer 7 enthaltene, mit § 54a WPO im Einklang stehende Haftungsregelung lautet:<br />
"Die Haftung des Auftragnehmers <strong>für</strong> Schadensersatzansprüche jeder Art, mit Ausnahme von<br />
Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit, ist gemäß § 54 a Abs. 1 Nr. 2<br />
WPO bei einem fahrlässig verursachten einzelnen Schadensfall auf EUR 4 Mio. begrenzt;<br />
dies gilt auch dann, wenn eine Haftung gegenüber einer anderen Person als dem Auftraggeber<br />
begründet sein sollte. Ein einzelner Schadensfall ist auch bezüglich eines aus mehreren<br />
Pflichtverletzungen stammenden einheitlichen Schadens gegeben. Der einzelne Schadensfall<br />
umfasst sämtliche Folgen einer Pflichtverletzung ohne Rücksicht darauf, ob Schäden in einem<br />
Jahr oder in mehreren aufeinanderfolgenden Jahren entstanden sind. Dabei gilt mehrfaches<br />
auf gleicher oder gleichartiger Fehlerquelle beruhendes Tun oder Unterlassen als einheitliche<br />
Pflichtverletzung, wenn die betreffenden Angelegenheiten miteinander in rechtlichem oder<br />
wirtschaftlichem Zusammenhang stehen. In diesem Fall kann der Auftragnehmer nur bis zur<br />
Höhe von EUR 5 Mio. in Anspruch genommen werden."<br />
Zur 6. Frage:<br />
Die Vereinbarung einer Haftungsbegrenzung auf 4 Mio. EUR im Sinne von § 54a<br />
WPO <strong>für</strong> fahrlässig verursachte Schäden ist entsprechend § 7 Nr.2 Abs. 2 VOL/B<br />
möglich.
„7. Wir sind berufsrechtlich zur vertraulichen Behandlung jeglicher Informationen<br />
verpflichtet und dürfen damit jeglichen Dritten ggü. keine Informationen über einen Auftrag<br />
zukommen lassen (also auch anderen mit uns verbundenen Gesellschaften etc.nicht).<br />
Allerdings müssen wir <strong>für</strong> unsere tägliche Arbeit sicherstellen, dass unsere internen Systeme<br />
(u.a. unser globales Abrechnungssystem und unsere globale Referenzendatenbank) benutzt<br />
werden kann, ohne dass eine Verletzung der berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflicht<br />
vorliegt. Für den Fall der Zuschlagserteilung werden wir daher Ihre begrenzte Zustimmung<br />
zur Aufhebung unserer Verschwiegenheit zur Nutzung unserer Systeme einholen. Diese<br />
Zustimmung erstreckt sich selbstverständlich nicht auf die Verschiegenheitsverpflichtung <strong>für</strong><br />
den Gegenstand des Auftrags.<br />
Sofern Ihrerseits diesbezüglich Bedenken bestehen, dann würden wir Sie darum bitten diese<br />
entsprechend zu artikulieren.“<br />
Zur 7. Frage:<br />
Der Auftraggeber würde im Falle der Zuschlagserteilung einer begrenzten Aufhebung<br />
der Verschwiegenheitsverpflichtung im vom Bieter skizzierten Umfang zustimmen.<br />
Dabei muss allerdings gewährleistet sein, dass – wie vom Bieter zugesichert - die<br />
Verschwiegenheit über den Auftragsgegenstand selbst gewahrt bleibt.<br />
„8. Wir weisen Sie darauf hin, dass gemäß Ziffer 6.2 ZVB wir Ihnen den uneingeschränkten<br />
Zugang zu unseren Geschäftsräumen aus berufsrechtlichen Gründen nicht gewähren können,<br />
da dies einen Verstoß gegen die berufliche Verschwiegenheitspflicht darstellen würde. Sofern<br />
erforderlich können wir jedoch sicherstellen, dass Prüfer Zugang zu den erforderlichen und<br />
berufsrechtlich zulässigen Unterlagen bekommen.<br />
Wir bitten Sie analog der zuvor bereits übermittelten Ziffern 5, 6 und 7 darum diesen<br />
berufsrechtlich relevanten Besonderheiten entsprechend Rechnung zu tragen.“<br />
Zur 8. Frage:<br />
Für den Auftraggeber ist es ausreichend, wenn bei entsprechender Notwendigkeit<br />
allen berechtigten Personen bzw. allen Prüfern alle erforderlichen und berufsrechtlich<br />
zugelassenen Unterlagen zur Verfügung gestellt werden. Sämtliche Prüftätigkeiten<br />
im Rahmen der EU-Finanzkontrollvorschriften müssen allerdings ermöglicht werden.<br />
Jeder Auftragnehmer ist verpflichtet die EU-Finanzkontrollen (auch im Rahmen von<br />
Vor-Ort-Kontrollen beim Auftragnehmer) in jeder erforderlichen Weise zu<br />
unterstützen.<br />
„9. Der den Ausschreibungsunterlagen beigefügte Mustervertrag enthält eine<br />
Schlichtungsklausel. Besteht <strong>für</strong> den Fall der Zuschlagserteilung alternativ dazu auch die<br />
Möglichkeit eine ordentliche Gerichtsbarkeit zu vereinbaren?“<br />
Zur 9. Frage:<br />
Im Falle der Zuschlagserteilung kann von der Schiedsklausel nicht abgewichen<br />
werden bzw. nicht auf die Anrufung einer Schiedsperson verzichtet werden.
Für Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.<br />
Mit freundlichem Gruß<br />
Im Auftrage<br />
Lars Wiesehahn, MLE<br />
<strong>Niedersächsisches</strong> <strong>Ministerium</strong> <strong>für</strong> Wirtschaft, Arbeit und Verkehr<br />
Referat 14 - Europäische Strukturfonds EFRE und ESF<br />
Friedrichswall 1<br />
30159 Hannover<br />
Achtung! Neue Telefon- und Faxnummer:<br />
Telefon: (0511) 120 -5741<br />
Telefax: (0511) 120-99-5741<br />
E-Mail: lars.wiesehahn@mw.niedersachsen.de